Sistemas, Bases de Datos y archivos

Presentación del tema: "Sistemas, Bases de Datos y archivos"— Transcripción de la presentación:

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2 Sistemas, Bases de Datos y archivos

3 Sistemas, Bases de Datos y archivos
El estudio inicial que han de realizar los auditores se cierra y culmina con una idea general de los procesos informáticos realizados en la empresa auditada Volumen, antigüedad y complejidad de las Aplicaciones. El equipo de auditoría informática hallará un promedio de los conceptos epigrafiados. Se pondrá especial énfasis en la periodicidad de ejecuciones de la carga. Metodología del diseño. Se calificará globalmente la existencia total o parcial de metodologías en el desarrollo de las Aplicaciones. Se pondrá de relieve el hecho de que se hayan desarrollado simultáneamente Aplicaciones con metodologías diferentes. Esta simulación comporta un evidente desaprovechamiento de recursos. Documentación. La existencia de una adecuada documentación de las Aplicaciones proporciona beneficios muy importantes. Una documentación correcta es aún más. La documentación de programas disminuye grandemente el mantenimiento de los mismos. La actividad de mantenimiento de Aplicaciones representa a veces hasta un 70% del total de los recursos de Desarrollo. Cantidad y complejidad de Bases de Datos y Archivos. El Auditor recabará información de tamaño y características de las Bases de Datos, clasificándolas en relacionales y jerárquicas. Hallará un promedio de número de accesos a ellas por horas o días. Esta operación se repetirá con los archivos, así como la frecuencia de actualizaciones de los mismos. Estos datos proporcionan una visión aceptable de las características de la carga informática.

4 Plan: Recursos, prioridades, disponibilidades, estructura de tareas
Mediante los resultados del estudio inicial realizado, se procede a: determinar los recursos humanos y Recursos materiales que han de emplearse en la auditoría

5 Plan: Recursos, prioridades, disponibilidades, estructura de tareas
Recursos materiales La mayoría de ellos son proporcionados por el cliente, sobre el cual gravita el aumento de carga y las interferencias sobre el desarrollo normal de su trabajo Las herramientas de software propias del equipo auditor van a utilizarse igualmente en el Sistema auditado, por lo que han de convenirse en lo posible las fechas y horas de uso entre auditor y cliente. Los recursos materiales del auditor son de dos tipos

6 Plan: Recursos, prioridades, disponibilidades, estructura de tareas
Recursos materiales Software Programas propios de la Auditoría. Se indicó en su momento que son muy potentes y flexibles. Habitualmente se añaden a las ejecuciones de los procesos del cliente para verificar los recorridos de aquellos. Recursos materiales Hardware Estos son proporcionados por el cliente. Los procesos de control deben efectuarse necesariamente en los computadores del auditado. Habrá de convenirse: tiempo de máquina y oportunidad de fecha, hora y duración de las sesiones de medida, cantidad de pantallas, espacio en disco, montajes de cintas, impresoras ocupadas y líneas de comunicaciones si van a utilizarse en forma exclusiva. El auditor deberá calcular con la mayor precisión posible los incrementos de carga por él generados.

7 Plan: Recursos, prioridades, disponibilidades, estructura de tareas
Recursos humanos La cantidad de recursos depende del volumen auditable. Las características y perfiles del personal seleccionado dependen de la materia auditable. Suponiendo una auditoría general, es habitual la presencia de personas no informáticas pero expertas en temas de organización y análisis de costos. Debe resaltarse que el equipo auditor no es solamente la agregación de expertos. Por el contrario, es necesaria la cohesión entre sus integrantes. Esta suele ser proporcionada por un informático generalista. Es igualmente reseñable que la Auditoría Informática y la Auditoría en general suele ser ejercida por profesionales universitarios y por otras personas de probada experiencia multidisciplinaria.

8 Plan: Recursos, prioridades, disponibilidades, estructura de tareas
PROFESIÓN ACTIVIDADES Y CONOCIMIENTOS DESEABLES Informático Generalista Con experiencia amplia en ramas distintas. Deseable que su labor se haya desarrollado en Explotación y en Desarrollo de Proyectos. Conocedor de Sistemas. Experto en Desarrollo de Proyectos Amplia experiencia como responsable de Proyectos. Experto Analista. Conocedor de las metodologías de Desarrollo más importantes. Técnico de Sistemas Experto en Sistemas Operativos y Software Básico. Conocedor de los productos equivalentes en el mercado. Amplios conocimientos de Explotación. Experto en Bases de Datos y Administración de las mismas Con experiencia en mantenimiento de bases de datos. Conocimiento de productos compatibles y equivalentes. Buenos conocimientos de Explotación. Experto en Software de Comunicaciones Alta especialización dentro de la Técnica de Sistemas. Conocimientos profundos de Redes. Muy experto en subsistemas de Teleproceso. Experto en Explotación y Gestión de Centro de Proceso de Datos Responsable de algún Centro de Cómputo. Amplia experiencia en Automatización de Trabajos. Experto en Relaciones Humanas. Buenos conocimientos de los Sistemas. Técnico de Organización Experto organizador y coordinador. Especialista en el análisis de flujos de información. Técnico de evaluación de Costos Economista con conocimientos de informática. Gestión de Costos.

9 Plan: Recursos, prioridades, disponibilidades, estructura de tareas
Una vez asignados los recursos Responsable de la auditoría y sus colaboradores establece un Plan de Trabajo Decidido éste Se procede a la Programación del mismo por parte del responsable de cada sector o de cada especialista responsable de la auditoría, para la aprobación final.

10 Plan: Recursos, prioridades, disponibilidades, estructura de tareas
El Plan de Auditoría se elabora teniendo en cuenta, entre otros criterios, los siguientes Si la Revisión ha de realizarse por áreas generales o áreas específicas. En el primer caso, la elaboración final es más compleja y costosa, lo cual redunda en una superior calidad. Si la Auditoría es global, de toda la informática, o parcial. El volumen determina no solamente el número de auditores necesarios, si no las especialidades necesarias de personal. En el Plan NO se consideran calendarios, porque se manejan recursos genéricos y no específicos. En el Plan se establecen los Recursos y Esfuerzos globales que van a ser necesarios El Plan establece las prioridades de materias auditables, de acuerdo siempre con las prioridades del cliente.

11 Plan: Recursos, prioridades, disponibilidades, estructura de tareas
El Plan establece la disponibilidad futura del personal y de los demás recursos mientras dure la Revisión. El Plan estructura las tareas a realizar por cada integrante del equipo. En el Plan se expresan todas las ayudas que el auditor ha de recibir del auditado. Una vez elaborado el Plan, se procede a la Programación de actividades. Esta ha de ser lo suficientemente flexible como para permitir modificaciones a lo largo del proyecto.

12 son las cuantificaciones del Plan
Programa de Trabajo son las cuantificaciones del Plan En ellos se asignan los recursos humanos y materiales concretos para cada sector del Plan Posee la naturaleza de una verdadero Proyecto, y por ello le son aplicables las reglas generales de los mismos. se establece el calendario real de actividades a realizar La Auditoría informática necesita de Planificación y Programación detallada

13 Programa de Trabajo

14 Auditoría por temas generales o por áreas específicas
Programas de trabajo: Cuantificación del Plan, Asignación de recursos, calendario real de actividades. Hagamos un repaso de las acciones auditoras, las técnicas concretas que se utilizan y las herramientas de las que se ayudan Auditoría por temas generales o por áreas específicas Si se examina por grandes temas: Por ejemplo desde el punto de vista de la Seguridad, resulta evidente: la mayor calidad, y el empleo de más tiempo total, y mayores recursos. Revisada la Seguridad, pasaríamos luego a la identificación de la Dirección con el modelo informático de la empresa en todas sus áreas. Luego a la percepción de los usuarios finales respecto a la Explotación, el Desarrollo, etc., y finalmente al funcionamiento interno de la informática como centro de trabajo.

15 Auditoría por temas generales o por áreas específicas
Programas de trabajo: Cuantificación del Plan, Asignación de recursos, calendario real de actividades. Hagamos un repaso de las acciones auditoras, las técnicas concretas que se utilizan y las herramientas de las que se ayudan Auditoría por temas generales o por áreas específicas Por el contrario, cuando la auditoría se realiza por áreas específicas: se abarcan de una vez todas las peculiaridades que afectan a las mismas, de forma que el resultado se obtiene más rápidamente y con menor calidad.

16 Basta con enumerarlas, ya se ha hablado del tema en clases:
Técnicas de Trabajo Basta con enumerarlas, ya se ha hablado del tema en clases: Análisis de la información recabada del auditado Análisis de la información propia Cruzamiento de las informaciones anteriores Entrevistas Simulación Muestreos

17 Herramientas Procedamos igualmente a su enumeración:
Cuestionario general inicial Cuestionario-Checklist Simuladores (Generadores de Datos) Paquetes de Auditoría (Generadores de Programas) Matrices de Riesgo Las matrices de riesgo tienen la doble particularidad de que deben ser incorporadas al Informe Final y de que pueden considerarse también como elementos decisorios para la realización de una Auditoría Informática de Seguridad.

18 Hecho encontrado Ha de ser relevante Ha de ser exacto, y además convincente No deben existir hechos repetidos. Debe procurarse, evitar incluso las referencias y alusiones a otros hechos

19 Consecuencias Las consecuencias deben redactarse de modo que sean directamente deducibles del hecho.

20 Repercusión del hecho Se redactará, si existe, las influencias directas que el hecho pueda tener sobre otros aspectos informáticos u otros ámbitos de la empresa auditada.

21 No debe redactarse conclusiones,
Conclusión del hecho No debe redactarse conclusiones, más que en los casos en la exposición haya sido muy extensa y compleja

22 Recomendación del auditor informático
Siempre se explicitará la palabra “Recomendación”, y ninguna otra. Deberá entenderse por sí sola, por su simple lectura Deberá estar suficientemente soportada en el propio texto Deberá ser concreta y exacta en el tiempo, para que pueda ser seguida y verificada su implementación. La recomendación se redactará de forma que vaya dirigida expresamente a la persona o personas que puedan implementarla. Deberá evitarse las Recomendaciones demasiado generales. No deberá redactarse expresiones como “…se den las órdenes oportunas para que…”. Se deberá decir “…se elabore un programa para que en 60 días…”

23 Unidad 3: AUDITORÍA DE LA FUNCIÓN INFORMÁTICA

24 Una vez elaborada la planeación de la auditoría, la cual servirá como Plan Maestro de:
los tiempos, costos, y prioridades, y como medio de control de la auditoría, se debe empezar la recolección de la información.

25 Estructura Organizacional Bases jurídicas Niveles jerárquicos
Se procederá a efectuar la revisión sistematizada del área a través de la observación y entrevistas de fondo en cuanto a: Estructura Organizacional Bases jurídicas Niveles jerárquicos Departamentos Puestos Expectativas

26 Estructura Organizacional
Para lograr el objetivo de evaluación de la estructura orgánica se deberá solicitar el manual de organización de la dirección, el cual deberá comprender como mínimo: Organigrama con jerarquías Funciones Objetivos y políticas Análisis, descripción y evaluación de puestos Manual de procedimientos Instructivos de trabajo o guías de actividad Manual de normas También se debe solicitar: Objetivos de la dirección Políticas y normas de la dirección

27 Estructura Organizacional
El director de informática y aquellas personas que tengan un cargo directivo deben llenar los cuestionarios sobre : estructura orgánica, funciones, Objetivos, y políticas. El departamento de informática básicamente puede estar dentro de alguno de estos tipos de dependencia:

28 Depende de alguna dirección o gerencia la cual, normalmente, es la dirección de finanzas.
Esto se debe a que inicialmente informática o departamento de procesamiento electrónico de datos, nombre con que se le conocía, procesaba principalmente sistemas de tipo contable, financiero o administrativo; por ejemplo, la contabilidad, las remuneraciones, ventas o facturación. El que informática dependa del usuario principal normalmente se da en estructuras pequeñas o bien que inician en el área de informática y permite que el usuario principal tenga un mayor control sobre sus sistemas. La desventaja principal es que los otros usuarios son considerados como secundarios y normalmente no se les da la importancia y prioridad requerida; otra desventaja es que, como la información es poder, a veces hace que un área tenga un mayor poder. También en ocasiones, sucede que el gerente o director del área usuaria del cual depende informática tiene muy poco conocimiento de informática; ello ocasiona que el jefe de informática cree una isla dentro de la gerencia y que acuerde directamente con otras gerencias usuarias, dando lugar a problemas con las líneas de autoridad.

29 La segunda posibilidad es que la dirección de informática dependa de la gerencia general; esto puede ser en línea o bien en forma de asesoría. La ventaja de alguna de estas organizaciones es que el director de informática podrá tener un nivel adecuado dentro de la organización, lo cual le permitirá lograr una mejor comunicación con los otros departamentos usuarios y, por lo tanto, proporcionarles un mejor servicio y asignar las prioridades de acuerdo con los lineamientos dados por la gerencia general. La desventaja es que aumentan los niveles de la organización, lo que elevará el costo de la utilización de los sistemas de cómputo.

30 La tercera posibilidad es para estructuras muy grandes en la que hay bases de datos, redes o bien equipos en diferentes lugares. En esta estructura se considera la administración corporativa. La dirección de informática depende de la gerencia general, o de departamentos de informática dentro de las demás gerencias, las cuales reciben todas las normas, políticas, procedimientos y estándares de la dirección de informática, aunque funcionalmente dependan de la gerencia a la cual están adscritas. Son controladas en cuanto a sus funciones y equipo en forma centralizada por la dirección de informática. La ventaja principal de esta organización consiste en que se puede tener centralizada la información (base de datos) y descentralizados los equipos; Se debe tener una adecuada coordinación entre la dirección de informática y los departamentos de informática de las áreas usuarias para evitar duplicar esfuerzos o duplicidad de mando.

31 La cuarta forma de organización es la creación de una compañía independiente que dé servicio de informática a la organización.

32 Bases jurídicas (principalmente en el sector público)
Se utilizará el siguiente cuestionario, a fin de satisfacer los requerimientos de información:

33 Niveles jerárquicos Es conveniente conocer los niveles jerárquicos para poder evaluar si son los necesarios y si están bien definidos.

34 Departamentos

35 Puestos Se debe tener cuidado de que estén bien definidas las funciones de cada puesto, ya que desafortunadamente existe mucha confusión en los nombres que se dan a los puestos dentro del medio de la informática.

36 Expectativas Dentro de las expectativas se pueden detectar, en algunas ocasiones, deficiencias y frustraciones de las personas.

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38 GRAFICO 1 LA DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA ESTÁ DEPENDIENDO DE LA GERENCIA DE FINANZAS O DEL USUARIO PRINCIPAL GERENTE GENERAL 1er. NIVEL DE LA ORGANIZACIÓN GERENTE DE FINANZAS 2do.Nivel de la organización USUARIO PRINCIPAL DE INFORMÁTICA GERENTE DE VENTAS GERENTE DE PRODUCCIÓN OTROS GERENTES DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA JEFE DE OPERACIÓN JEFE DE PROGRAMACIÓN JEFE DE ANÁLISIS OTRAS JEFATURAS DIRECTOR DIRECTOR DIRECTOR DIRECTOR

39 GERENTE DE INFORMÁTICA
GRAFICO 2 LA DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA ESTÁ DEPENDIENDO DE LA GERENCIA GENERAL – EN LINEA GERENTE GENERAL 1er. NIVEL DE LA ORGANIZACIÓN GERENTE DE FINANZAS GERENTE DE PRODUCCIÓN GERENTE DE INFORMÁTICA 2do.Nivel de la organización OTRAS GERENCIAS DIRECTOR DIRECTOR DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA DIRECTOR DE OPERACIÓN DIRECTOR DE PROGRAMACIÓN DIRECTOR DE ANÁLISIS OTROS DIRECTORES DIRECTOR

40 GERENTE DE INFORMÁTICA
GRAFICO 3 LA DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA ESTÁ DEPENDIENDO DE LA GERENCIA GENERAL COMO STAFF GERENTE GENERAL 1er. NIVEL DE LA ORGANIZACIÓN GERENTE DE INFORMÁTICA NIVEL STAFF GERENTE DE FINANZAS GERENTE DE PRODUCCIÓN GERENTE DE VENTAS OTRAS GERENCIAS DIRECTOR DIRECTOR DIRECTOR DIRECTOR

41 GRAFICO 4 LA GERENCIA DE INFORMÁTICA SE ENCUENTRA DEPENDIENDO DE LA GERENCIA GENERAL Y SE TIENE UNA ORGANIZACIÓN CORPORATIVA GERENTE GENERAL 1er. Nivel de la Organización GERENTE DE FINANZAS GERENTE DE INFORMÁTICA 2do. Nivel de la org. OTRAS GERENCIAS GERENTES FORANEOS OTROS DIRECTORES DIRECTOR DE OPERACIÓN OTROS DIRECTORES OTROS DIRECTORES DIRECTOR DE PROGRAMACIÓN DIRECTOR DIRECTOR DIRECTOR DE INFORMÁTICA DIRECTOR DE ANÁLISIS JEFE DE OPERACIÓN JEFES OTROS DEPARTAMENTOS JEFES OTROS DEPARTAMENTOS COORDINADOR DE FORÁNEAS JEFE DE PROGRAMACIÓN JEFE DE INFORMATICA JEFE DE INFORMATICA OTRAS DIRECCIONES JEFE DE SISTEMAS OTRAS JEFATURAS