Las organizaciones son tan eficientes como lo son sus procesos

Presentación del tema: "Las organizaciones son tan eficientes como lo son sus procesos"— Transcripción de la presentación:

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2 Las organizaciones son tan eficientes como lo son sus procesos
Conjunto de actividades que se ejecutan coordinadamente para alcanzar un objetivo. Las organizaciones son tan eficientes como lo son sus procesos Todos los Procesos son mejorables Las Mejoras las realizan las personas En el ámbito de la Gestión de Valor

3 Resultado Organizacional
AUSENTISMO MOROSIDAD TECNOLOGIA INFORMACION INVENTARIOS FALTA DE CALIFICACION TAMAÑO LOCALIZACION FINANZAS COSTOS EFICIENCIA Resultado Organizacional DISEÑO DISEÑO

4 Tipos de procesos Según el cliente al cual vayan dirigidos se dividen en: 1.- Clave: Son aquellos que afectan de modo directo la prestación de un servicio y por lo tanto a la satisfacción del cliente . Ejemplos: procesos relacionados con la enseñanza-aprendizaje. 2.- Estratégicos: Son aquellos que permiten desarrollar e implantar la estrategia de una institución. Ejemplo: procesos relacionados con el Programa Institucional de Calidad. 3.- Soporte: Son aquellos que permiten la operación de la institución. Ejemplo: procesos administrativos, pagar nómina.

5 Características de los Procesos:
Es definido por un verbo de acción en infinitivo que denota la cualidad de imperativo (terminaciones ar, er, ir). Ejemplo: Nómina no es un proceso, elaborar la nómina sí. Tiene un principio y un fin (límites). La finalidad de un proceso es generar un producto o servicio. Existen para satisfacer la necesidad de un cliente. Todo proceso tiene un dueño. Transforma o complementan las entradas (valor agregado). Se representan en un diagrama. Debe ser evaluado. Debe ser mejorado.

6 La identificación y secuencia de los procesos: El Mapa de Procesos
Es la representación gráfica de la estructura de procesos que conforman el sistema de gestión. Para su elaboración se debe: 1.Identificar los procesos clave de la organización. 2. Agrupar los procesos identificados. 3. Establecer interrelaciones entre los procesos.

7 Gráfica de Proceso

8 Ejemplo: Ficha de proceso

9 QUE ES UN PROYECTO: Es una planificación que consiste en un conjunto de actividades interrelacionadas y coordinadas para alcanzar objetivos específicos dentro de los limites que imponen un presupuesto, de calidad y en un lapso de tiempo definido.

10 La Misión Contiene las respuestas a: quienes somos?, en donde estamos? y hacia donde vamos? Establece nuestra contribución al logro de la visión. De manera regular define los valores de la organización.

11 La Visión La visión de una organización consiste en la imagen positiva de la realización de su misión en un plazo de tiempo dado. Es la imagen deseada o la imagen de futuro de la organización en un corte de tiempo determinado ( por lo general de 25 a 30 años). Incluye la ventaja competitiva o la superioridad de calidad que se quiere obtener.

12 Análisis de Escenarios
(entornos) Oportunidades y amenazas (se refiere a los factores externos que de manera relevante afectan positiva o negativamente a una organización en la realización del largo plazo de su misión/visión. (internos) Debilidades y Fortalezas (se refiere a la situación que guardan sus factores internos fundamentales): Estructura Orgánica, Normatividad, Cultura, Activos, Personal, Habilidades, Competencias, etc.

13 Análisis FODA Consiste en relacionar lo interno con el Entorno, en lo que concierne a la realización de la misión/visión, y su propósito es determinar la probabilidad de realizarla exitosamente.

14 EL MARCO LÓGICO Es una herramienta analítica para la planificación de la gestión de proyectos. Permite fortalecer la preparación y la ejecución de programas y proyectos. Resume los principales resultados de la preparación del programa o proyecto. Sirve de base para la programación de la ejecución. Facilita el seguimiento y la evaluación de resultados e impactos.

15 Metodología de Marco Lógico
Análisis de Problemas Análisis de Objetivos Análisis de Alternativas Matriz de Indicadores (MI) Definición del Problema e Identificación de Involucrados B C A Involucrados Percepción de la Problemática 1 • 2 3 E D Programas 3 2 1

16 LA MATRIZ DE MARCO LÓGICO
Medios de verificación Objetivos Indicadores Fin Propósito Componentes Actividades

17 Objetivos ¿A que objetivo estratégico contribuye el programa? Fin
Indica cómo el proyecto o el programa contribuirá a solucionar un problema de desarrollo. Fin Propósito Compo- nentes Activi- dades ¿Qué se espera lograr con el programa? Describe el impacto directo o resultado directo obtenido de la utilización de los Componentes. ¿Qué bienes o servicios se requiere producir? Son los bienes y servicios que debe producir el ejecutor del proyecto para poder lograr el Propósito. ¿Cómo se producirán los Componentes? Actividades principales que implican uso de recursos, que el ejecutor debe llevar a cabo para producir cada Componente. Se colocan, para cada Componente, en orden cronológico.

18 Propósito Compo- nentes Activi- dades Fin
Si el proyecto está bien diseñado se pueden examinar los vínculos causales de abajo hacia arriba: El Fin es una respuesta a un problema importante en el sector o región. Las SI Propósito Compo- nentes Activi- dades Fin Si se logra el propósito del proyecto contribuirá al logro del fin. Cada componente es necesario para lograr un propósito. Las actividades son necesarias y suficientes para Producir un componente.

19 ÁRBOL DE PROBLEMAS Y ÁRBOL DE OBJETIVOS
Se utiliza en la preparación de proyectos o programas. Ayuda a estructurar el programa o proyecto de modo de que exista la “lógica vertical”. Facilita la elaboración del resumen narrativo. Ayuda a la definición de indicadores

20 ÁNALISIS DEL PROBLEMA PASOS A SEGUIR: Identificar el problema
Examinar los efectos que provoca el problema Identificar las causas del problema Establecer la situación deseada (objetivo) Identificar medios para la solución del problema Definir acciones y configurar alternativas de proyecto

21 Se representa gráficamente el problema
Construcción del Árbol de Efectos Se representa gráficamente el problema Alta tasa de Accidentes en la Intersección

22 Se colocan sobre el problema los efectos directos o inmediatos, unidos con flechas
Alta mortalidad Gran número de heridos Grandes daños a la propiedad Descontento con la autoridad comunal Alta tasa de Accidentes en la Intersección

23 Alta tasa de Accidentes en la Intersección
Estudiar, para cada efecto de primer nivel, si hay otros efectos derivados de él. Colocarlos en un segundo nivel, unidos por flechas a el o los efectos de primer nivel que los provocan. Altos costos de atención de salud Alta inasistencia laboral Altos costos reparaciones Pérdida de votos Alta mortalidad Grandes daños a la propiedad Gran número de heridos Descontento con la autoridad comunal Alta tasa de Accidentes en la Intersección

24 Alta tasa de Accidentes en la Intersección
Continuar así hasta llegar a un nivel que se considere superior dentro de la órbita de competencia Alta tasa de Accidentes en la Intersección Alta mortalidad Gran número de heridos Grandes daños a la propiedad Descontento con la autoridad comunal Altos costos de atención de salud Alta inasistencia laboral Altos costos reparaciones Pérdida de votos Menor calidad de vida Pérdida de productividad

25 Árbol de Efectos SI APARECEN EFECTOS IMPORTANTES, EL PROBLEMA AMERITA SOLUCIÓN PROCEDER ENTONCES AL ANÁLISIS DE LAS CAUSAS

26 Árbol de Causas Se identifican las causas posibles del problema y se representan bajo éste. Alta tasa de Accidentes en la Intersección Exceso de velocidad de los vehículos Gran número de peatones cruzando Visibilidad limitada Falta de señalización

27 Árbol del Problema Efectos. Alta tasa de Accidentes en la Intersección
mortalidad Gran número de heridos Grandes daños a la propiedad Descontento con la autoridad comunal Altos costos de atención de salud Alta inasistencia laboral Altos costos reparaciones Pérdida de votos Menor calidad de vida Pérdida de productividad Efectos. Alta tasa de Accidentes en la Intersección Exceso de velocidad de los vehículos Gran número de peatones cruzando Visibilidad limitada Falta de señalización Gran distancia a semáforos aguas arriba y abajo Inexistencia de un puente peatonal Hay vehículos estacionados No hay semáforo Imprudencia de los conductores Imprudencia de los peatones No hay señal de prioridad Problema. Causas.

28 Árbol de Causas Se identifican las causas posibles del problema y se representan bajo éste. Alta tasa de Accidentes en la Intersección Gran número de peatones cruzando Visibilidad limitada Falta de señalización Exceso de velocidad de los vehículos Gran distancia a semáforos aguas arriba y abajo Inexistencia de un puente peatonal Hay vehículos estacionados No hay semáforo Imprudencia de los conductores Imprudencia de los peatones No hay señal de prioridad

29 Árbol de Objetivos Fines. Situación deseada. Medios.
Mejor calidad de vida Alta mortalidad Grandes daños a la propiedad Gran número de heridos Altos costos reparaciones Pérdida de votos Altos costos de atención de salud Alta inasistencia laboral Pérdida de productividad Alta tasa de accidentes en la intersección Gran número de peatones cruzando Visibilidad limitada Falta de señalización Imprudencia de los conductores Inexistencia de un puente peatonal Imprudencia de los peatones Gran distancia a semáforos aguas arriba y abajo No hay señal de prioridad No hay semáforo Buena productividad Fines. Menores costos de atención de salud Bajos costos de reparaciones Se mantiene apoyo electoral Menor inasistencia laboral Baja mortalidad Pocos heridos Menores daños a la propiedad Satisfacción con la autoridad comunal Situación deseada. Baja tasa de accidentes en la intersección Adecuada velocidad de los vehículos Bajo número de peatones cruzando Buena visibilidad Existe señalización Existe un puente peatonal No hay vehículos estacionados Hay semáforo Menor distancia a semáforos aguas arriba y abajo Medios. Prudencia de los conductores Prudencia de los peatones Hay señal de prioridad

30 Identificación de Acciones
Para cada base del árbol de objetivos se busca creativamente al menos una acción que permita lograr el medio. Menor distancia a semáforos aguas arriba y abajo Prudencia de los conductores Existe un puente peatonal Prudencia de los peatones No hay vehículos estacionados Hay señal de prioridad Hay semáforo Colocación de semáforos Campaña de programa uno en uno a conductores Difusión reglamento de tránsito Construcción de un puente peatonal Campaña de educación vial a peatones Se retiran vehículos estacionados cerca de esquinas Colocación de señales de prioridad en cruceros Colocación de semáforos en el crucero Para ello es necesario estudiar los distintos medios anotados en el árbol de objetivos, concentrándonos en los de nivel inferior (positivo de las causas últimas). Para cada una de éstos deberemos considerar una acción ( o más de una) que sea factible realizar para contar efectivamente con dicho medio. Por ejemplo, si el medio fuese “pupitres en buenas condiciones”, la acción podría ser “reparación de pupitres”. Una vez identificadas las acciones, es conveniente analizar, en forma preliminar y muy genérica, la viabilidad de realizar cada una de ellas. Ello puede llevar a descartar ciertas acciones que claramente no será posible realizar (por ejemplo, en un proyecto de disposición de residuos sólidos domiciliarios, el enviar estos al sol para que sean quemados).

31 Elementos del Resumen Narrativo
Mejor calidad de vida Alta mortalidad Grandes daños a la propiedad Gran número de heridos Altos costos reparaciones Pérdida de votos Altos costos de atención de salud Alta inasistencia laboral Pérdida de productividad Alta tasa de accidentes en la intersección Gran número de peatones cruzando Visibilidad limitada Falta de señalización Imprudencia de los conductores Inexistencia de un puente peatonal Imprudencia de los peatones Gran distancia a semáforos aguas arriba y abajo No hay señal de prioridad No hay semáforo Buena productividad Fin Propósito Compo- nentes Activi- dades Menores costos de atención de salud Bajos costos de reparaciones Se mantiene apoyo electoral Menor inasistencia laboral Baja mortalidad Pocos heridos Menores daños a la propiedad Satisfacción con la autoridad comunal Baja tasa de accidentes en la intersección Adecuada velocidad de los vehículos Bajo número de peatones cruzando Buena visibilidad Existe señalización Existe un puente peatonal No hay vehículos estacionados Hay semáforo Menor distancia a semáforos aguas arriba y abajo Prudencia de los conductores Prudencia de los peatones Hay señal de prioridad

32 Configurar alternativas del proyecto
Construcción de un puente peatonal Alternativa 2 Construcción de un puente peatonal + Programa uno en uno a conductores Campaña de educación vial Proyecto de semaforización Alternativa 1 Colocación de semáforos + campaña de educación vial a peatones Una vez definidas las alternativas de solución, se deberá analizar en forma preliminar la factibilidad de cada una. Para ello es conveniente discutir en el equipo del proyecto cada alternativa considerando los siguientes aspectos: Viabilidad técnica de construirla o implementarla Aceptabilidad de la alternativa por la comunidad Financiamiento requerido versus disponible Capacidad institucional para ejecutar y administrarla Impacto ambiental Este primer análisis permitira descartar rápidamenta aquellas alternativas que por uno u otro motivo sean claramente no viables. Ello ahorrará trabajo al equipo cunado las distintas alternativas de proyecto deban ser analizadas en detalle.

33 Fases y Etapas En el Ciclo de Vida de los Proyectos Idea Diseño
Pre-inversión Inversión Operacion Identificación del problema Diagnóstico de la situación actual Análisis de alternativas Evaluación Idea Diseño Puesta en marcha Perfil Ejecución Operacion plena Prefacti-bilidad Factibilidad

34 La Pre-inversión: Proceso de adquisición de certidumbre
Idea Perfil Prefactibilidad Factibilidad I n c e r t i d u m b 100% 0% C o s Bajo Alto

35 Esfuerzo de planificación y cumplimiento de metas
Costos Atrasos Alto - 4 % - 13 % Mediano - 2 % + 8 % Bajo + 16 % + 26 % Fuente: Construction Industry Institute Los mayores esfuerzos en la planificación del proyecto se recuperan con creces.

36 Proceso de Programación Operativa Multianual
Es la expresión presupuestal de las acciones a realizarse durante el ejercicio fiscal siguiente a través de proyectos de inversión, de operación y de innovación. Prioridades de Gobierno Planeación Operativa Programación Proyecto o Proceso Desglose de actividades Ruta crítica Calendarización Área Técnica Área Administrativa Listado de requerimientos: Artículos Servicios Bienes Personal Presentación de Proyectos y Procesos Estimaciones de costo Políticas de gasto público Cuantificación y Calendarización

37 Formulación de Proyectos
Las acciones determinadas en la Programación Operativa Multianual deberán ser priorizadas con el propósito de establecer cuales serán las que se ejecutarán en el ejercicio fiscal siguiente y que deberán ser presentadas en proyectos que integrarán el Anteproyecto de Presupuesto de Egresos de la Dependencia o Entidad. Inversión: Obra Pública e Inversiones Productivas 1- Determinar el tipo de proyecto: Innovación: Modernización, Ampliación, Calidad. Operación: Procesos Sustantivos y Actividades de Apoyo Admvo.

38 Formulación de Proyectos
2- Descripción del Proyecto: Nombre del Proyecto Objetivo del Proyecto Justificación del Proyecto Meta del Proyecto Indicador del Cumplimiento de la Meta o Medios de Verificación de Resultados

39 Formulación de Proyectos
3- Elaboración del Diagrama de Gantt: Descripción de Actividades Del Proyecto (secuencia lógica) Calendarización de Actividades (fecha de inicio y término) Expresión Grafica del Proceso (Diagrama de Gantt)