Grupo de procesos de Planificación

Presentación del tema: "Grupo de procesos de Planificación"— Transcripción de la presentación:

1 Grupo de procesos de Planificación
Fuentes: Information Technology Project Management, Fifth Edition, Copyright 2007 PMBOK, Quinta edición

2 Objetivos de Aprendizaje
Describir un marco general para la gestión de la integración del proyecto refiriéndose a las otras áreas del conocimiento de gerencia y gestión de proyectos y el ciclo de vida del proyecto Describir el desarrollo del plan para la dirección del proyecto, incluyendo el contenido, utilizando las directrices y plantillas para el desarrollo de planes Comprender los elementos que hacen importante una buena gestión del alcance del proyecto Explicar el proceso de planificación del alcance y describir el contenido de un plan de gestión del alcance de la aplicación Describir el proceso de desarrollo de la declaración del alcance del proyecto utilizando el acta del proyecto y la declaración sobre el alcance preliminar Analizar el proceso de definición del alcance y el trabajo que implica construir una estructura de desglose del trabajo usando el enfoque por analogía, de arriba abajo, de abajo hacia arriba y de mapas mentales

3 Grupo del Proceso de Planificación
El objetivo principal de la planificación del proyecto es orientar la ejecución

4 Grupo de proceso vs Área de Conocimiento
Áreas de conocimiento Grupo del Proceso de Planificación 4. Gestión de la integración del proyecto 4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto 5. Gestión del alcance del proyecto 5.1 Planificar la gestión del alcance 5.2 Recopilar Requisitos 5.3 Definir el Alcance 5.4 Crear la EDT 6. Gestión del Tiempo del proyecto 6.1 Planificar la gestión del cronograma 6.2 Definir las Actividades 6.3 Secuenciar las Actividades 6.4 Estimar los Recursos de las Actividades 6.5 Estimar la Duración de las Actividades 6.6 Desarrollar el Cronograma 7. Gestión de los costos del proyecto 7.1 Planificar la gestión de costos 7.2 Estimar Costos 7.3 Determinar el Presupuesto 8. Gestión de la Calidad del proyecto 8.1 Planificar la gestión de la Calidad 9. Gestión de los Recursos Humanos del proyecto 9.1 Planificar la gestión de Recursos Humanos 10. Gestión de las Comunicaciones del proyecto 10.2 Planificar la gestión de las Comunicaciones 11. Gestión de los Riesgos del proyecto 11.1 Planificar la Gestión de Riesgos 11.2 Identificar Riesgos 11.3 Realizar Análisis Cualitativo de Riesgos 11.4 Realizar Análisis Cuantitativo de Riesgos 11.5 Planificar la Respuesta a los Riesgos 12. Gestión de las adquisiciones del proyecto 12.1 Planificar la gestión de las Adquisiciones 13 Gestión de los interesados del proyecto 13.2 Planificar la gestión de los interesados

5 Grupo del Proceso de Planificación
La flecha circular punteada indica que el proceso es parte del área de Conocimiento Gestión de la Integración. Esta Área de Conocimiento coordina y unifica los procesos de las otras Áreas de Conocimiento

6 Desarrollar el plan para la dirección del proyecto
5.1 Planificar la gestión del alcance Gestión de la Integración del Proyecto 5.6 Controlar el Alcance 4.1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto Activos de procesos de la organización Factores ambientales de la Empresa 6.1 Planificar la gestión del cronograma Empresa/ Organización 6.7 Controlar el Cronograma Acta de constitución 4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto 7.1 Panificar la gestión de costos Plan de dirección del proyecto 7.4 Controlar costos Salidas de otros Procesos Plan de gestión de comunicaciones Plan de gestión de costos Plan de recursos humanos Plan de gestión de adquisiciones Plan de mejoras de procesos Plan de gestión de calidad Plan de gestión de requerimientos Plan de gestión de riesgos Plan de gestión del cronograma Plan de gestión del alcance Plan de gestión de interesados Línea base de costo Línea base de alcance Actualizaciones al plan de gestión 4.3 Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto 8.1 Planificar la gestión de la Calidad 9.1 Planificar la gestión de Recursos Humanos 4.4 Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto 10.1 Planificar la gestión de las Comunicaciones 4.5 Realizar el Control Integrado de Cambios 10.3 Controlar las Comunicaciones 4.6 Cerrar Proyecto o Fase 11.1 Planificar la Gestión de Riesgos 11.6 Controlar los Riesgos 12.1 Planificar la gestión de las Adquisiciones 12.3 Controlar las Adquisiciones 12.4 Cerrar las Adquisiciones 13.2 Planificar la Gestión de los Interesados 13.4 Controlar los compromisos de los Interesados

7 Develop Project Management Plan
5.1 Plan Scope Management Project Integration Management 5.6 Control Scope 4.1 Develop Project Charter Organizational process assets Enterprise environmental factors 6.1 Plan Schedule Management Enterprise/ Organization 6.7 Control Schedule Project charter 4.2 Develop Project Management Plan 7.1 Plan Cost Management Project management plan 7.4 Control Costs Outputs from Other Processes Communications management plan Cost management plan Plan de recursos humanos Procurement management plan Process improvement plan Quality management plan Requirements management plan Risk management plan Schedule management plan Scope management plan Stakeholder management plan Cost baseline Scope baseline Actualizaciones al plan de gestión 4.3 Direct and Manage Project Work 8.1 Plan Quality Management 9.1 Plan Human Resource Management 4.4 Monitor and Control Project Work 10.1 Plan Communications Management 4.5 Perform Integrated Change Control 10.3 Control Communications 4.6 Close Project or Phase 11.1 Plan Risk Management 11.6 Control Risks 12.1 Plan procurement Management 12.3 Control Procurements 12.4 Close Procurements 13.2 Plan Stakeholder Management 13.4 Control Stakeholder Engagement

8 Desarrollar el plan para la dirección del proyecto
Proceso donde se documentan las acciones necesarias para definir, preparar, integrar y coordinar todos los planes subsidiarios. Salida: Plan para la dirección del proyecto Establece el orden y características de los procesos del proyecto desde su planeación hasta su cierre y ayuda a orientar la ejecución y el control del proyecto Entradas: Acta de constitución del proyecto Planes subsidiarios que pertenecen a otras áreas del conocimiento aun no vistas Factores ambientales de la empresa Activos de los procesos de la organización Lo elaboran: Gerente del proyecto Equipo de dirección del proyecto (PMO) Acta de constitución del proyecto Factores Ambientales de la Empresa Plan para la dirección del Proyecto Activos de los Procesos de la Organización Interesados Adquisiciones Riesgos Comunicaciones Recursos humanos Calidad Costos Tiempo Alcance Elaborar una declaración preliminar del alcance del proyecto : trabajar con los Interesados, especialmente los usuarios de los productos, servicios o resultados, para desarrollar los requerimientos de alto nivel y crear una declaración preliminar del alcance

9 La clave para el éxito general del proyecto: Buena Gestión de la Integración del proyecto
Los gerentes de proyecto deben coordinar todas las otras áreas de conocimiento durante todo el ciclo de vida del proyecto Muchos gerentes de proyectos nuevos tienen problemas para ver el "panorama general" y quieren centrarse en demasiados detalles La Gestión de integración de proyectos no es lo mismo que la integración de software

10 Elementos comunes de un plan para la dirección del proyecto
Introducción y panorama general del proyecto Descripción de cómo esta organizado el proyecto Gestión y procesos técnicos utilizados en el proyecto Trabajo a realizar Cronograma Información presupuestaria

11 Ejemplo de contenido de un plan para la dirección de un proyecto de software
SECCIONES PRINCIPALES TEMAS DE LA SECCIÓN PANORAMA Propósito, alcance y objetivos; limitaciones e hipótesis; entregables; resumen del cronograma y del presupuesto; evolución del plan ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO Interfaces externas; estructura interna; roles y responsabilidades PLAN DE PROCESOS DE GESTIÓN Plan de inicio (estimaciones, equipo, adquisición de recursos, planes de entrenamiento al equipo), plan de trabajo( actividades, cronograma, recursos, presupuesto); plan de control; plan de gestión de riesgos; plan de cierre PLAN DE PROCESOS TECNICOS Modelo del proceso; métodos, herramientas y técnicas; plan de infraestructura; plan de aceptación del producto PLAN DE PROCESOS DE SOPORTE Plan de gestión de la configuración; plan de validación y verificación; plan de documentación; plan de aseguramiento de la calidad; revisiones y auditorias; plan de solución de problemas

12 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto
Entradas Acta de Constitución del Proyecto Salidas de otros Procesos Factores Ambientales de la Empresa Activos de los Procesos de la Organización Herramientas y técnicas Juicio de Expertos Técnicas de facilitación Salidas Plan para la Dirección del Proyecto Proceso que: Pertenece al grupo del Proceso de Planificación Pertenece al área de conocimiento Gestión de la Integración del proyecto

13 Grupo del Proceso de Planificación Plan Subsidiario: Gestión del alcance
Fuentes: Information Technology Project Management, Fifth Edition, Copyright 2007 PMBOK, Quinta edición

14 Grupo del Proceso de Planificación
La flecha circular punteada indica que el proceso es parte del área de Conocimiento Gestión de la Integración. Esta Área de Conocimiento coordina y unifica los procesos de las otras Áreas de Conocimiento

15 Planificar la gestión del alcance
Gestión del Alcance del Proyecto Empresa/ Organización Activos de procesos de la organización Factores ambientales de la Empresa Plan de gestión de requerimientos 5.1 Planificar la gestión del alcance Plan de gestión del alcance 5.2 Recopilar Requisitos 4.1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto Acta de constitución 5.3 Definir el Alcance 4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto Plan de dirección del proyecto 5.4 Crear la EDT

16 Plan Scope Management Project Scope Management
Enterprise/ Organization Organizational process assets Enterprise environmental factors Requirements management plan 5.1 Plan Scope Management Scope management plan 5.2 Collect requirements 4.1 Develop Project Charter Project charter 5.3 Define scope 4.2 Develop Project Management Plan Project management plan 5.4 Create WBS

17 Gestión del alcance del proyecto
Se refiere a todo el trabajo involucrado en la creación de productos del proyecto y el proceso utilizado para crearlos Entregable Es un producto resultado del proyecto, como hardware o software, documentos de planeación, o actas de reunión Gestión del alcance del proyecto Incluye el proceso involucrado en definir y controlar que está o no incluido en un proyecto.

18 Gestión del alcance del proyecto
INICIACIÓN PLANIFICACIÓN Acta de constitución del proyecto Registro de interesados Recopilar requisitos Matriz de trazabilidad de requisitos Documentación de requisitos Plan de gestión de requisitos Definir el alcance Línea base del alcance Declaración del alcance del proyecto Elaborar una declaración preliminar del alcance del proyecto : trabajar con los Interesados, especialmente los usuarios de los productos, servicios o resultados, para desarrollar los requerimientos de alto nivel y crear una declaración preliminar del alcance Crear la EDT EDT Diccionario de la EDT

19 Recopilar requisitos Se definen y documentan las necesidades de los interesados a fin de cumplir con los objetivos del proyecto. Se decide qué se definirá, verificará y controlará en el alcance. Se incluyen descripciones de como el equipo preparará la declaración del alcance del proyecto, creará la EDT, Verificará que los entregables estén completos, y controlará las peticiones de cambios sobre el alcance del proyecto.

20 Sugerencias para reducir los requisitos incompletos y Cambiantes
Elaborar y seguir un proceso de gestión de requerimientos Utilizar técnicas como la elaboración de prototipos y el modelado de casos de uso para obtener una mayor participación de los usuarios Poner los requerimientos por escrito y mantenerlos actualizados Crear una base de datos de gestión de requerimientos para documentar y controlar los requerimientos Proporcionar las pruebas adecuadas y realizarlas durante todo el ciclo de vida del proyecto Revisar los cambios desde una perspectiva de sistemas Hacer hincapié en las fechas de finalización para ayudar a centrarse en lo que es más importante Asignar recursos específicamente para manejar las solicitudes de cambios / mejoras

21 Ejemplo de Matriz de rastreabilidad de requisitos*
Tomado de Dharma Consulting

22 Plan para la dirección del proyecto y planes subsidiarios
Interesados Alcance Adquisiciones Riesgos Comunicaciones Recursos humanos Calidad Costos Tiempo Recopilar requisitos Documentación de requisitos Plan de gestión de requisitos Matriz de rastreabilidad Definir el Alcance Crear la EDT

23 Recopilar Requisitos Gestión del Alcance del Proyecto
5.1 Planificar la gestión del alcance 4.1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto Plan de gestión de requerimientos Plan de gestión del alcance 8.1 Planificar la gestión de la Calidad Acta de constitución 5.2 Recopilar Requisitos 12.1 Planificar la gestión de las Adquisiciones Registro de interesados Documentación de requerimientos Plan de gestión de interesados 13.1 Identificar a los Interesados Matriz de trazabilidad de requerimientos 13.2 Planificar la Gestión de los Interesados 5.3 Definir el Alcance 5.5 Validar el Alcance 5.4 Crear la EDT 5.6 Controlar el Alcance

24 Collect requirements Project Scope Management
5.1 Plan Scope Management 4.1 Develop Project Charter Requirements management plan Scope management plan 8.1 Plan Quality Management Project charter 5.2 Collect requirements 12.1 Plan procurement Management Stakeholder register Requirements documentation Stakeholder management plan 13.1 Identify stakeholders Requirements traceability matrix 13.2 Plan Stakeholder Management 5.3 Define scope 5.5 Validate Scope 5.4 Create WBS 5.6 Control Scope

25 Herramientas y técnicas
Recopilar Requisitos Entradas Plan de Gestión del Alcance Plan de Gestión de Requisitos Plan de Gestión de Interesados Acta de Constitución del Proyecto Registro de Interesados Herramientas y técnicas Entrevistas Grupos de Opinión Talleres Facilitados Técnicas Grupales de Creatividad Técnicas Grupales de Toma de Decisiones Cuestionarios y Encuestas Observaciones Prototipos Estudios Comparativos Diagramas de Contexto Análisis de Documentos Salidas Documentación de Requisitos Matriz de Rastreabilidad de Requisitos Proceso que: Pertenece al grupo del Proceso de Planificación Pertenece al área de conocimiento Gestión del Alcance del proyecto

26 Definir el Alcance del Proyecto
Se describe de forma detallada lo que se va a realizar en el proyecto Se revisa la autorización legal del proyecto y el alcance preliminar además de la información de los requerimientos desarrollados y las solicitudes de cambio aprobadas A medida que pasa el tiempo, el alcance de un proyecto debe ser más claro y específico

27 Ejemplo de plan de gestión del alcance
Nombre del proyecto Proyecto de actualización de sistemas de información Introducción El propósito de este documento es proveer una guía para preparar documentos importantes sobre la gestión del alcance relacionados con este proyecto Preparando la declaración del alcance La declaración preliminar dará las bases para la preparación de una declaración de alcance mas detallada. La declaración del alcance debe ser revisada con los interesados clave del proyecto, en especial el patrocinador y los usuarios finales. Use plantillas corporativas cuando estas estén disponibles y asegúrese de tener expertos en la declaración del alcance. Cada versión del alcance debe estar etiquetada adecuadamente y fechada para asegurarse de que cada uno utilice la versión mas reciente. Los cambios y adiciones serna debidamente comunicados. El alcance estará disponible por medio de una clave en el sitio Web del proyecto. Creando la EDT El equipo del proyecto trabajará conjuntamente en la creación de la EDT. El patrocinador y el comité revisaran la EDT para verificar que todas las actividades necesarias para culminar el proyecto están incluidas. El equipo de trabajo revisará EDTs de proyectos similares y las guías de la compañía para crear la EDT y enfocarse en determinar los entregables del proyecto. El equipo determinara las tareas necesarias para completar cada entregable. La EDT debe ser revisada tantas veces como sea necesario y el comité y el patrocinador deben aprobar dichas revisiones. Verificar que los entregables están completos El gerente de proyecto trabajará con el patrocinador y el comité para desarrollar un proceso para verificar el éxito y si esta completo cada entregable. En general el patrocinador será el encargado de verificar que estén completos los entregables importantes. Los contratos deberán incluir cláusulas describiendo el proceso de verificación del alcance. Gestionando las peticiones de cambios a la declaración del alcance Todas las peticiones de cambios sobre el alcance que tengan un efecto significativo en los requerimientos deben seguir un proceso formal de control de cambios. Una petición de cambio será completada y revisada por el grupo de diseño.

28 Más sobre el plan de gestión del Alcance del Proyecto
Acta del proyecto: Las actualizaciones afectarán los servidores… Declaración preliminar del alcance: Servidores: si son necesarios servidores adicionales para este proyecto, estos deberán ser compatibles con los servidores existentes. Si es más económico mejorar los servidores actuales esas mejoras deberán ser reportadas al CIO para aprobación. Ver las especificaciones de los servidores actuales en el Anexo 6. El CEO debe aprobar un plan detallado describiendo los servidores y su localización al menos dos semanas antes de la instalación. Declaración del alcance del proyecto Versión 1: Servidores: Este proyecto necesitará de la compra de 10 servidores nuevos para soportar la Web, Intranet, Base de datos, aplicaciones, y funciones de impresión. Dos de cada tipo de servidor será comprado y se utilizará para este proyecto. La descripción detallada de los servidores están en el Brochure del producto en el Apéndice 8 con su respectivo plan de localización.

29 Plan para la dirección del proyecto y planes subsidiarios
Interesados Alcance Adquisiciones Riesgos Comunicaciones Recursos humanos Calidad Costos Tiempo Recopilar requisitos Definir el Alcance Declaración de alcance Crear la EDT

30 Definir el Alcance Gestión del Alcance del Proyecto
Documentos del proyecto 5.1 Planificar la gestión del alcance 5.2 Recopilar Requisitos Empresa/ Organización Activos de procesos de la organización Plan de gestión del alcance Documentación de requerimientos Documentos del proyecto actualizados 5.3 Definir el Alcance 6.3 Secuenciar las Actividades Acta de constitución Declaraciones de alcance del proyecto 4.1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto 6.5 Estimar la Duración de las Actividades 5.4 Crear la EDT 6.6 Desarrollar el Cronograma

31 Define scope Project Scope Management Organizational process assets
Project documents 5.1 Plan Scope Management 5.2 Collect requirements Enterprise/ Organization Organizational process assets Scope management plan Requirements documentation Project documents updates 5.3 Define scope 6.3 Sequence Activities Project charter Project scope statement 4.1 Develop Project Charter 6.5 Estimate Activity Durations 5.4 Create WBS 6.6 Develop Schedule

32 Herramientas y técnicas
Definir el Alcance Entradas Plan de Gestión del Alcance Acta de Constitución del Proyecto Documentación de Requisitos Activos de los Procesos de la Organización Herramientas y técnicas Juicio de Expertos Análisis del Producto Identificación de Alternativas Talleres Facilitados Salidas Declaración del Alcance del Proyecto Actualizaciones a los Documentos del Proyecto Proceso que: Pertenece al grupo del Proceso de Planificación Pertenece al área de conocimiento Gestión del Alcance del proyecto

33 EDT* EDT Agrupación orientada a la prestación de los componentes del proyecto, la cual organiza y define el alcance total del proyecto Documento que proporciona la base para la planificación y la gestión del programa, costos, recursos y cambios del proyecto Descomposición Subdivisión de los paquetes de trabajo del proyecto en componentes más pequeños y más manejables Paquete de trabajo Tarea en el nivel más bajo de la EDT EDT Estructura de Desglose del Trabajo WBS Work Breakdown Structure

34 Plan para la dirección del proyecto y planes subsidiarios
Interesados Alcance Adquisiciones Riesgos Comunicaciones Recursos humanos Calidad Costos Tiempo Recopilar requisitos Definir el Alcance Crear la EDT EDT Diccionario de la EDT Línea base del alcance

35 Ejemplo de EDT de una intranet organizada por producto
Diseño del sitio Web Diseño del Inicio Páginas de mercadeo Páginas de ventas Mapa del sitio Textos Textos Textos Diseño gráfico Imágenes Imágenes Imágenes Programas Links Links Links

36 Ejemplo de la EDT

37 Ejemplo de EDT organizada por fases

38 Ejemplo de EDT de una intranet organizada por fases
Proyecto de intranet Nivel 0 Nivel 1 Concepto Diseño del sitio Desarrollo del sitio Despliegue del sitio Soporte Evaluar los Sistemas actuales Definir requerimientos Definir funcionalidad específica Definir El riesgo y Enfoque de Gestión de riesgos Desarrollar El plan Del proyecto Equipo de Desarrollo Web Breve Nivel 2 Nivel 3 Definir los Requerimientos de Los usuarios Definir los Requerimientos de contenido Definir los Requerimientos de sistema Definir los Requerimientos de Servidor propietario

39 Ejemplo de EDT basada en entregables

40 Ejemplo de EDT en forma tabular
1.0 Concepto 1.1 Evaluar los sistemas actuales 1.2 Definir Requerimientos 1.2.1 Definir requerimientos de usuario 1.2.2 Definir requerimientos de contenido 1.2.3 Definir requerimientos de sistema 1.2.4 Definir requerimientos de servidor propietario 1.3 Definir funcionalidad específica 1.4 Define riesgos y la gestión orientada al riesgo 1.5 Desarrollar el plan de desarrollo 1.6 Equipo de trabajo 2.0 Diseño del sitio Web 3.0 Desarrollo del sitio Web 4.0 Entrega 5.0 Soporte

41 Diagrama de Gantt de la EDT en Microsoft Project
cronograma EDT

42 Diagrama de Gantt Organizado por grupos de procesos de la gestión del proyecto
cronograma EDT

43 Ejemplo: tareas para la EDT
3.0 Ejecución 3.1 Encuesta 3.2 Entradas de usuario 3.3 Contenido de la intranet 3.3.1 Plantillas y herramientas 3.3.2 Artículos 3.3.3 Links 3.3.4 Pregunte al experto 3.3.5 Función de solicitudes del usuario 3.4 Diseño de la intranet 3.5 Construcción de la intranet 3.6 Pruebas del sitio 3.7 Promoción del sitio 3.8 Entrega del sitio 3.9 Medición de los beneficios del proyecto

44 Enfoques para el desarrollo de EDTs
Líneas base Algunas organizaciones proporcionan líneas base para la preparación de EDTs Analogía Revisar EDTs de proyectos similares y adaptarlos al proyecto Arriba - abajo Comenzar con los ítems mas grandes del proyecto hacia los mas pequeños Abajo - arriba Empezar con las tareas más específicas hacia las más generales Mapa mental Técnica que utiliza ramas que salen a partir de una idea central para estructurar los pensamientos y las ideas

45 Ejemplo de mapa mental enfocado en la creación de la EDT
Actualizar el inventario Realizar el inventario físico Gestión del proyecto Edificio A Edificio B Proyecto de actualización de TI Actualizar la BD Edificio C Servidores Instalar hardware y software Adquirir hardware y software Hardware de usuario Portátiles PCs

46 EDT en forma gráfica Proyecto de actualización de TI
Gestión del proyecto Actualizar inventario Adquirir hardware y software Instalar hardware y software Realizar el inventario físico Actualizar la BD Servidores Hardware de Usuario Edificio A Edificio B Edificio C Portátiles PCs

47 Diccionario de la EDT y línea base del Alcance
Muchas tareas de la EDT son vagas y deben explicarse más, así las personas sabrán qué hacer y podrán estimar cuánto tiempo se tardarán y cuánto les costará realizar la tarea Diccionario de EDT Documento que describe detalladamente cada elemento de la EDT Línea base de alcance La declaración del alcance del proyecto aprobada, su EDT y el diccionario de la EDT forman la línea base de alcance, la cual se utiliza para medir el rendimiento en el logro de los objetivos del alcance del proyecto.

48 Consejos para crear la EDT y el diccionario de la EDT*
Una unidad de trabajo debe aparecer en solo un lugar en la EDT Las tareas contenidas en un elemento de la EDT es la suma de los elementos de la EDT por debajo de el Un elemento de la EDT es la responsabilidad de un solo individuo, aunque muchas personas pueden estar trabajando en él La EDT debe ser coherente en la forma en que cada tarea realmente será realizada, debe servir al equipo del proyecto en primer lugar, y para otros fines sólo si son prácticos Los miembros del equipo del proyecto deben participar en el desarrollo de la EDT para garantizar la coherencia Cada ítem de la EDT debe ser documentado en el diccionario de la EDT para garantizar la correcta comprensión del alcance de las tareas incluidas y no incluidas en ese ítem La EDT debe ser una herramienta flexible para adaptarse a los cambios inevitables, mientras mantiene controlado, que el contenido del trabajo del proyecto esté de acuerdo con la declaración del alcance *Cleland, David I. Project Management: Strategic Design and Implementation, 1994

49 Crear la EDT Gestión del Alcance del Proyecto
Documentos del proyecto Gestión del Alcance del Proyecto 4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto 5.1 Planificar la gestión del alcance Plan de gestión del alcance 5.2 Recopilar Requisitos 6.2 Definir las Actividades 5.3 Definir el Alcance Documentación de requerimientos Declaraciones de alcance del proyecto 7.2 Estimar Costos Documentos del proyecto actualizados Empresa/ Organización 5.4 Crear la EDT Activos de procesos de la organización Factores ambientales de la Empresa Línea base del alcance 7.3 Determinar el Presupuesto 5.5 Validar el Alcance 11.2 Identificar Riesgos 11.3 Realizar Análisis Cualitativo de Riesgos

50 Create WBS Project Scope Management Scope management plan
Project documents Project Scope Management 4.2 Develop Project Management Plan 5.1 Plan Scope Management Scope management plan 5.2 Collect requirements 6.2 Define Activities 5.3 Define scope Requirements documentation Project scope statement 7.2 Estimate Costs Project documents updates Enterprise/ Organization 5.4 Create WBS Organizational process assets Enterprise environmental factors Scope baseline 7.3 Determine Budget 5.5 Validate Scope 11.2 Identify Risks 11.3 Perform Qualitative Risk Analysis

51 Herramientas y técnicas
Crear la EDT Entradas Plan de Gestión del Alcance Declaración del Alcance del Proyecto Documentación de Requisitos Factores Ambientales de la Empresa Activos de los Procesos de la Organización Herramientas y técnicas Descomposición Juicio de Expertos Salidas Línea Base del Alcance Actualizaciones a los Documentos del Proyecto Proceso que: Pertenece al grupo del Proceso de Planificación Pertenece al área de conocimiento Gestión del Alcance del proyecto

52 Plan para la dirección del proyecto y planes subsidiarios
Alcance Adquisiciones Riesgos Comunicaciones Recursos humanos Calidad Costos Tiempo Interesados Recopilar requisitos Documentación de requisitos Plan de gestión de requisitos Matriz de rastreabilidad Definir el Alcance Declaración de alcance Crear la EDT EDT Diccionario de la EDT Línea base del alcance

53 Procesos de la gestión del alcance del proyecto
Recopilar Requisitos: Se decide qué se definirá, verificará y controlará en el alcance. Definir el alcance: Se revisa la autorización legal del proyecto y el alcance preliminar además de la información de los requerimientos desarrollados y las solicitudes de cambio aprobadas Crear la EDT: Subdivide el proyecto en componentes más pequeños y manejables Verificar el alcance: Se formaliza la aceptación del alcance del proyecto Controlar del alcance: Se controlan los cambios sobre el alcance del proyecto

54 Sugerencias para mejorar la entrada de usuario
Desarrollar un buen proceso de selección de proyectos, e insistir en que los patrocinadores sean de la organización de los usuarios Disponer usuarios en el equipo del proyecto roles importantes Tener reuniones periódicas con agendas definidas, y que los usuarios firmen los entregable presentados en las reuniones Entregar algo a los usuarios y los patrocinadores de forma regular No prometer la entrega cuando se sabe que no se puede cumplir Co-localizar a los usuarios con los desarrolladores

55 Herramientas y técnicas
Controlar el Alcance Entradas 1. Plan para la Dirección del Proyecto 2. Información sobre el Desempeño del Trabajo 3. Documentación de Requisitos 4. Matriz de Rastreabilidad de Requisitos 5. Activos de los Procesos de la Organización Herramientas y técnicas 1. Análisis de Variación Salidas 1. Mediciones del Desempeño del Trabajo 2. Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización 3. Solicitudes de Cambio 4. Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto 5. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto Proceso que: Pertenece al grupo del Proceso de Seguimiento y Control Pertenece al área de conocimiento Gestión del Alcance del proyecto

56 Software útil en la gestión del alcance
Los procesadores de palabras ayudan en la creación de documentos relacionados con el alcance del proyecto Hojas de cálculo para realizar cálculos financieros y modelos de calificación, y el desarrollo de cuadros y gráficos El software de comunicación como el correo electrónico y la Web ayuda a comunicar sobre el alcance El software de gestión de proyectos ayuda en la creación de la EDT, la base de tareas en un diagrama de Gantt El software especializado está disponible para ayudar en la gestión del alcance del proyecto

57 Capítulo 12 Gestión de las adquisiciones del proyecto
Fuentes: Information Technology Project Management, Fifth Edition, Copyright 2007 PMBOK, Quinta edición Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes

58 Objetivos de Aprendizaje
Entender la importancia de la gestión de costos del proyecto Explicar lo básico de la gestión de costos del proyecto Discutir los diferentes tipos de métodos de estimación de costos y prepararlos Entender el proceso involucrado en presupuestar costos y preparar una estimación de costos y presupuesto para el proyecto de tecnología de la información Entender los beneficios de la gestión del valor ganado y la gestión del portafolio del proyecto para asistir en el control de costos Describir como el software de gestión de proyectos puede ayudar en la gestión de costos

59 Procesos de la gestión de las adquisiciones
La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos para comprar o adquirir los productos, servicios o resultados necesarios fuera del equipo del proyecto para realizar el trabajo Los procesos incluyen: Planificar las Adquisiciones Determinar qué comprar o adquirir, cuándo y cómo hacerlo Efectuar las Adquisiciones Obtener respuesta de proveedores (presupuestos, licitaciones, ofertas o propuestas), seleccionar proveedores y adjudicar el contrato Administrar las Adquisiciones Gestionar las relaciones de las adquisiciones, monitorear los contratos, gestionar los cambios (debidamente documentado) Cerrar las Adquisiciones Completar y aprobar cada contrato, incluida la solución de cualquier tema abierto, y cerrar cada contrato aplicable al proyecto o a una fase del proyecto

60 Planificar las adquisiciones
Entradas 1. Línea Base del Alcance 2. Documentación de Requisitos 3. Acuerdos para Trabajar en Equipo 4. Registro de Riesgos 5. Acuerdos Contractuales Relacionados con los Riesgos 6. Requisitos de Recursos de la Actividad 7. Cronograma del Proyecto 8. Estimaciones de Costos de las Actividades 9. Línea Base del Desempeño de Costos 10. Factores Ambientales de la Empresa 11. Activos de los Procesos de la Organización Herramientas y técnicas 1. Análisis de Hacer o Comprar 2. Juicio de Expertos 3. Tipos de Contrato Salidas 1. Plan de Gestión de las Adquisiciones 2. Enunciado del Trabajo Relativo a la Adquisición 3. Decisiones de Hacer o Comprar 4. Documentos de la Adquisición 5. Criterios de Selección de Proveedores 6. Solicitudes de Cambio Proceso que: Pertenece al grupo del Proceso de Planificación Pertenece al área de conocimiento Gestión de las adquisiciones del proyecto

61 Efectuar las adquisiciones
Entradas 1. Plan para la Dirección del Proyecto 2. Documentos de la Adquisición 3. Criterios de Selección de Proveedores 4. Lista de Vendedores Calificados 5. Propuestas de los Vendedores 6. Documentos del Proyecto 7. Decisiones de Hacer o Comprar 8. Acuerdos para Trabajar en Equipo 9. Activos de los Procesos de la Organización Herramientas y técnicas 1. Conferencias de Oferentes 2. Técnicas de Evaluación de Propuestas 3. Estimaciones Independientes 4. Juicio de Expertos 5. Publicidad 6. Búsqueda en Internet 7. Negociación de Adquisiciones Salidas 1. Vendedores Seleccionados 2. Adjudicación del Contrato de Adquisición 3. Calendarios de Recursos 4. Solicitudes de Cambio 5. Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto 6. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto Proceso que: Pertenece al grupo del Proceso de Ejecución Pertenece al área de conocimiento Gestión de las adquisiciones del proyecto

62 Administrar las adquisiciones
Entradas 1. Documentos de la Adquisición 2. Plan para la Dirección del Proyecto 3. Contrato 4. Informes de Desempeño 5. Solicitudes de Cambio Aprobadas 6. Información sobre el Desempeño del Trabajo Herramientas y técnicas 1. Sistema de Control de Cambios del Contrato 2. Revisiones del Desempeño de las Adquisiciones 3. Inspecciones y Auditorías 4. Informes de Desempeño 5. Sistemas de Pago 6. Administración de Reclamaciones 7. Sistema de Gestión de Registros Salidas 1. Documentación de la Adquisición 2. Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización 3. Solicitudes de Cambio 4. Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto Proceso que: Pertenece al grupo del Proceso de Seguimiento y Control Pertenece al área de conocimiento Gestión de las adquisiciones del proyecto

63 Buenas prácticas La empresa Accenture desarrolló una lista de las buenas prácticas para aplicarla con los compradores de servicios externos: Obtener resultados pronto y frecuentemente Contratar un socio, no sólo un proveedor Más que un contrato, establecer una relación de negocios Intercambiar influencias/ganancias Gobernar activamente Asignar un ejecutivo dedicado Enfocarse incansablemente en los objetivos primarios

64 Herramientas para ayudar en el cierre del contrato
Auditorías de adquisiciones Lecciones aprendidas en el proceso de adquisiciones Sistema de gestión de documentos relacionados con las adquisiciones Documentos organizados Fácilmente se encuentran los documentos Se archivan adecuadamente

65 Cerrar las adquisiciones
Entradas 1. Plan para la Dirección del Proyecto 2. Documentación de la Adquisición Herramientas y técnicas 1. Auditorías de la Adquisición 2. Acuerdos Negociados 3. Sistema de Gestión de Registros Salidas 1. Adquisiciones Cerradas 2. Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización Proceso que: Pertenece al grupo del Proceso de Cierre Pertenece al área de conocimiento Gestión de las adquisiciones del proyecto

66 Software para la gestión de las adquisiciones
Los procesadores de palabra ayudan a escribir propuestas y contratos Las hojas de cálculo ayudan en la evaluación de proveedores Las bases de datos ayudan a guardar información de proveedores El software para presentaciones ayuda a mostrar información relacionada con las adquisiciones El software de adquisición electrónica realiza electrónicamente muchas funciones de la adquisición En Internet se puede encontrar información sobre proveedores

67 Resumen del capítulo La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos para comprar o adquirir los productos, servicios o resultados necesarios para realizar el trabajo, fuera del equipo del proyecto. Procesos: Planificar las Adquisiciones Efectuar las Adquisiciones Administrar las Adquisiciones Cerrar las Adquisiciones

68 Sobre el trabajo a realizar
SOW Plan gestión para la contratación Estudios previos Solicitar presupuesto Solicitar propuesta Términos de referencia Seleccionar proveedores Criterios calificación Ponderación Cumplimiento Experiencia Organización Equipos Plazo Precio Jurídica Técnica Económica Evaluar Seleccionar ganador Selección objetiva Planificación estratégica Análisis FODA Oferta / Propuesta Cronograma Calidad Riesgos Compras Contrato Pólizas Recursos humanos Presupuesto Materiales Normas Legislación Medio Ambiente Objeto Limitaciones Condiciones Costos * SWOT analysis: Analyzing Strengths, Weaknesses, Opportunities, and Threats * FODA Análisis de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas * SOW Statement Of Work - Enunciado del trabajo

69 Separador

70 Sobre el trabajo a realizar
Plan para la dirección del Proyecto Adquisiciones Riesgos Comunicaciones Recursos humanos Calidad Costos Tiempo Alcance Planificación estratégica Análisis FODA * SWOT analysis: Analyzing Strengths, Weaknesses, Opportunities, and Threats * FODA Análisis de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas * SOW Statement Of Work - Enunciado del trabajo

71 Sobre el trabajo a realizar
Plan para la dirección del Proyecto Planificar las adquisiciones Plan de gestión de las adquisiciones Enunciado trabajo relativo a adquisición Decisiones de hacer o comprar Documentos de la adquisición Criterios de selección de adquisición Solicitudes de cambio Planificar la gestión de riesgos Plan de gestión de riesgos Identificar riesgos Registro de riesgos Realizar análisis cualitativo de riesgos Actualizaciones al registro de riesgos Realizar análisis cuantitativo de riesgos Planificar respuesta a los riesgos Acuerdos contractuales relacionados con los riesgos Planificar las comunicaciones Plan de gestión de las comunicaciones Desarrollar el plan de recursos humanos Plan de recursos humanos Planificar la calidad Plan de gestión de calidad Métricas de calidad Listas de control de calidad Plan de mejoras del proceso Estimar costos Estimaciones costos de actividades Base de los estimados Determinar el presupuesto Línea base desempeño de costos Requisitos financiamiento proyecto Definir actividades Lista de actividades Atributos de actividades Lista de hitos Secuenciar actividades Diagramas red cronograma proyecto Estimar Recursos de las actividades Requisitos de recursos de actividad Estructura de desglose de recursos Estimar duración de las actividades Estimados duración de actividad Desarrollar el cronograma Cronograma del proyecto Línea base del cronograma Datos del cronograma Recopilar requisitos Documentación de requisitos Matriz de rastreabilidad Definir el Alcance Declaración de alcance Crear la EDT EDT Diccionario de la EDT Línea base del alcance * SWOT analysis: Analyzing Strengths, Weaknesses, Opportunities, and Threats * FODA Análisis de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas * SOW Statement Of Work - Enunciado del trabajo

72 Herramientas y técnicas
CÓDIGO DE COLORES Entradas 1. Documentos de la Adquisición 2. Plan para la Dirección del Proyecto 3. Contrato 4. Informes de Desempeño 5. Solicitudes de Cambio Aprobadas 6. Información sobre el Desempeño del Trabajo Herramientas y técnicas 1. Sistema de Control de Cambios del Contrato 2. Revisiones del Desempeño de las Adquisiciones 3. Inspecciones y Auditorías 4. Informes de Desempeño 5. Sistemas de Pago 6. Administración de Reclamaciones 7. Sistema de Gestión de Registros Salidas 1. Documentación de la Adquisición 2. Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización 3. Solicitudes de Cambio 4. Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto 204 102 254 240 215 102 204 255 153 204 236 255