BIENVENIDAS. BIENVENIDOS.

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1 BIENVENIDAS. BIENVENIDOS.
PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL La Experiencia PGD un reto en la construcción del mejoramiento continuo EQUIPO DE APOYO PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL – PGD 2012

2 Por la Modernización del Servicio Publico Registral
Talleres Registrales 2012

3 Objetivo Promover el cumplimiento de Ley 594 de por medio de una adecuada cultura archivística, la aplicación del Modelo del Programa de Gestión Documental PGD, como aporte al sostenimiento del Sistema Integrado de Gestión SIG y el logro de las metas del Plan Estratégico Institucional - PEI.

4 Orígenes Desde su origen el ser humano ha tenido una gran necesidad de comunicarse y plasmar en diferentes medios sus hechos acciones para construir la historia… La Real Academia Española etimológicamente define como documento: "un escrito o cualquier otra cosa que pruebe o acredita algo". Desde el punto de vista administrativo, documento seria toda información o hecho fijado o registrado en cualquier tipo de soporte material que sirvan para comprobar o acreditar algo. La Ley 594 de 2000 define como documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

5 Generalidades 52 años En desarrollo de las actividades, historia, evolución y modernización de Nuestra Entidad, en sus funciones frente a la administración pública y dada la producción masiva de documentos, se plantean problemas y retos frente a la aplicación de la teoría, la legislación y la practica archivística… Creación: Decreto Ley 3346 de 28 de Diciembre de 1959 GESTIÓN DOCUMENTAL. Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

6 Problemática en archivos
Uso de unidades de conservación (UdC) no adecuadas. Tener documentos sin identificar y sin criterios de organización. Apilar indiscriminadamente expedientes en amarres o paquetes. Permitir causas que puedan generar deterioro Usar Cajas no apropiadas para almacenamiento. Almacenar los documentos en espacios con elementos de consumo. Tener documentos sin identificación y foliación en las Unidades de Conservación (UdC) Carecer del inventario documental de los archivos a “mi cargo”. Conservar en los archivos documentos de apoyo. Conservar información en papel térmico. Generar carpetas con “Correspondencia R/E , Varios, Pendientes, misceláneos..”

7 PLAN ESTRATEGICO INSITUCIONAL
Alineados con el PEI PLAN ESTRATEGICO INSITUCIONAL MISION PEI 2012 – 2014: La Superintendencia de Notariado y Registro, como responsable de la guarda de la Fe Pública, garantiza mediante la orientación, inspección, vigilancia y control, la seguridad jurídica y administración del servicio público registral inmobiliario; así como la actividad notarial. A partir de la innovación y efectividad en sus procesos y calidad de los servicios ofrecidos a nuestros clientes. VISION PEI 2012 – 2014: En el 2014 la SNR será una institución modelo en la prestación del servicio público registral y en la guarda de la Fe Pública. Líder en el proceso de protección, restitución y formalización para que los colombianos recuperen su tierra, con recurso humano calificado y tecnología de punta. VALORES Honestidad Transparencia Confianza Compromiso Oportunidad

8 Lineamientos de Calidad

9 Paralelo de la Gestión Documental
Intencionalidad de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública Desarrollar y mantener la documentación necesaria para asegurar el funcionamiento del Sistema de Gestión de la Calidad, adaptado a las necesidades específicas de la organización. La entidad debe establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Gestión de la Calidad y mejorar continuamente su eficacia, eficiencia y efectividad, de acuerdo con los requisitos de esta norma; este Sistema incluye de manera integral todos los procesos de la entidad que le permiten cumplir su función (Véase Ley 872 de 2003 artículos 3 y 7). Modelo Estándar de Control Interno – MECI 2005 Subsistema: Control de Gestión Componente: información Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTC GP 1000:2009: Numeral 4. Sistema de Gestión de la Calidad 4.2 Gestión documental 4.2.1 Generalidades 4.2.2 Manual de Calidad 4.2.3 Control de Documento

10 Paralelo de la Gestión Documental
El archivo NO es solo un conjunto de papeles en una carpeta, es todo aquello que transmite y nos proporciona información. Aspectos comunes. Transformar la información en documentos que soporten el quehacer de la entidad y faciliten el control de las actividades que permiten el cumplimiento de sus funciones. Dentro de los documentos que pueden unificarse se incluyen: procedimientos, manuales, instructivos, guías, registros, actas de reuniones, normatividad interna o externa entre otros. Esta información puede estar en cualquier medio de soporte (digital, papel, etc.).

11 Ley General de Archivos
“La Ley 594 de 2000 y demás disposiciones, reglas y principios generales que regulan la función archivística respecto a la elaboración e implementación del Programa de Gestión Documental PGD, fijan los parámetros de obligatorio cumplimiento tendientes a lograr la eficiente y eficaz organización de la documentación producida y recibida en ejercicio de sus obligaciones, obteniendo un adecuado manejo de sus archivos”. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia.

12 Fundamentos Ley Servir a la comunidad Garantizan la efectividad de los principios, derechos y deberes. Importancia de los archivos. Institucionalidad e instrumentalidad. Son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Institucionalizan decisiones administrativas. (materializar) Facilitan la participación de la comunidad y el control del ciudadano Son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones Constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia. Son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional. Como centros de información institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano

13 El Servidor Público y la Gestión Documental
Todo servidor público (sin importar la forma o manera en que se encuentre vinculado) está al servicio del Estado y de la comunidad y debe ejercer funciones en la formas previstas por la constitución, la ley y los reglamentos, estando bajo su responsabilidad la manera de hacerlos efectivos. Art 4 Lit. d) Responsabilidad. Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos. La Ley comprende a todos aquellos que se encuentran en las condiciones previstas por ella, sin excepciones de ninguna clase. Nadie puede invocar su desconocimiento o ignorancia para dejar de cumplirla. Se dicta con carácter indefinido. Art 15. Los servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos Art. 35 lit b) Las faltas contra el patrimonio documental serán tenidas como faltas gravísimas cuando fueren realizadas por servidores públicos, de conformidad con el artículo 25 de la Ley 200 de 1995.

14 Programa de Gestión Documental
Programa de Gestión Documental - PGD NTC GP 1000:2009; GTC 185 Constitución Política de Colombia 8, 15, 23, 63, 71, 72, 74; Decreto 4110 de 2004; Decreto 4124 de 2004 SNA Ley arts.1, 2, 10,11; Decreto 1599 de 2005 MECI P.G.D. Programa de Gestión Documental Superintendencia de Notariado y Registro

15 Programa de Gestión Documental - PGD
Es la denominación que se da a las distintas fases o etapas por las que va pasando el documento (Archivo de Gestión Central e Histórico), desde su creación hasta su disposición final (Microfilmación, digitalización, conservación permanente, selección o eliminación). (Ley arts. 3, 11,16, 23; ACUERDO AGN )

16 Programa de Gestión Documental - PGD

17 Las estrías hacia la parte interior
Metodología para la organización de nuestros archivos (NTC 5397:2005; Guía “Especificaciones para Cajas y Carpetas de Archivo” AGN.) Uno de los procedimientos importantes consiste en la conformación del expediente en el cual puede implementarse el uso de diferentes elementos para las unidades de conservación, pero debe tenerse en cuenta que cumplan con las especificaciones recomendadas en cuanto a diseño y materiales, considerando el volumen, el formato de los documentos, los tiempos de retención y la disposición final según la TRD y evitando el uso de material metálico. x No doblar los folios x No usar material metálico x No usar cinta pegante comercial. x No amarrar con pita, cabuya, etc. x No perforar ni resaltar el documento Reemplazar Metálicos por Plásticos (Máximo 200 folios) Las estrías hacia la parte interior

18 TRD: ENTIDAD PRODUCTORA : (Fondo Documental)
ESTRUCTURA TRD Dependencia – Sección Nombre (Procedencia) Dependencia Código Área Cuadro de clasificación DP: Dependencia - SR: Serie - SB: Subserie Serie Documental y sus contenidos. (Tipo Documental) Tiempos de retención. Archivo Gestión Archivo Central DISPOSICIÓN FINAL: Acción una vez finalizados los tiempos de retención. CT: Conservación Total del Documento M: Microfilmación o Digitalización. S: Selección Documental E: Eliminación después de su retención. PROCEDIMIENTO: Describe la disposición final señalada en las TRD o TVD considerando valores primarios y secundarios, justificando la destinación a los soportes. TRD: ENTIDAD PRODUCTORA : (Fondo Documental)

19 ESTRUCTURA TRD

20 SECUENCIA ARCHIVISTICA PARA ORDENAR UN EXPEDIENTE
Metodología para la organización de nuestros archivos SECUENCIA ARCHIVISTICA PARA ORDENAR UN EXPEDIENTE La secuencia para la ordenación de un documento de archivo inicia desde su clasificación (según TRD) luego procede con las ordenación de las unidades de conservación en las que previamente se ha aplicado la depuración o expurgue retirando la documentación personal, otro material bibliográfico y en general todo aquello que no haga parte del archivo. “No toda la documentación que llega a una oficina, forma parte de su archivo”. Se deben ORDENAR e IDENTIFICAR los expedientes atendiendo los principios de procedencia y orden original , evidenciando la secuencia de los trámites que dieron lugar a su producción (ejemplo: orden cronológico). Para efectos de transferencia y disposición final se tendrán en cuenta los tiempos de retención establecidos

21 PREPARACION FISICA DEL ARCHIVO
Metodología para la organización de nuestros archivos PREPARACION FISICA DEL ARCHIVO 1. SELECIONE adecuadamente la documentación Retire documentación personal y otro Material Bibliográfico (Libros, Revistas, periódicos, folletos, propuestas, cotizaciones, portafolios de servicios, etc.) que NO haga parte del archivo. No toda la documentación que llega a una oficina, forma parte de su archivo. 2. CLASIFIQUE por años y por series documentales según TRD su Archivo de Gestión y separe Transferencia Documental 3. DEPURE expedientes y efectué reparaciones menores. NO duplicados idénticos, hojas en blanco NO documentos de apoyo. NO material metálico Restaurar rasgaduras. Fotocopiar documentos impresos papel fax. Eliminación de dobleces Retire cintas adhesivas 4. ORDENE de acuerdo al principio de orden original. De acuerdo con los trámites que dieron lugar a su producción. El más común es el orden cronológico.

22 Metodología para la organización de nuestros archivos
¿ CUAL ES LA MANERA ADECUADA PARA ORDENAR UN EXPEDIENTE? n 3 2 1 Legajador Plástico Hoja de Control Rotulo ROTULO.

23 FOLIACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO
Metodología para la organización de nuestros archivos FOLIACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO Almacenar y conservar un adecuado volumen documental es prioridad dentro de la gestión archivística. Una vez construido el expediente y cuando se este seguro que se encuentra completo se procede a FOLIAR las unidades documentales atendiendo las recomendaciones técnicas dadas por el Archivo General de la Nación -AGN. IMPORTANTE: Foliar no es lo mismo que paginar. “Numeración en archivos, se refiere única y exclusivamente a foliación, la cual ratifica la ordenación” Foliar los documentos habitualmente evitará que existan faltantes inexplicables en la numeración.

24 ANTECEDENTES SOBRE FOLIACIÓN DE DOCUMENTOS
A partir del siglo XIII, un momento en el que se pretende dar orden y luz en la oscuridad sapiencial de la Edad Media, experimentando continuos cambios sociales, culturales, económicos, intelectuales y con el surgimiento de las universidades se universalizará la lectura y escritura,, se dará la necesidad del libro y con ello se requerirá señalar el número de páginas. Surgen las técnicas de foliación (numeración del anverso del folio) y paginación (numeración del anverso y el reverso), con el fin de evitar problemas en la encuadernación , en un contexto en el que se da importancia al saber escrito así como a la distribución y extensión de dicho saber.

25 PAUTAS BÁSICAS FOLIACIÓN DE DOCUMENTOS EN SOPORTE PAPEL
Beneficios: Permite ubicar y localizar de manera puntual un documento. Es necesaria para diligenciar diferentes instrumentos de control, descripción y de consulta (inventarios, formatos de control de préstamos, TRD, TVD, guías, catálogos). Permite preparar y es requisito ineludible para efectuar transferencias. La foliación es una tarea que prepara el documento para ejecutar procesos de reprografía (microfilmación o digitalización) y empastes. Antes de iniciar el procedimiento la documentación que será objeto de foliación debe estar previamente depurada y ordenada retirando duplicados idénticos, folios en blanco, notas internas y documentos de apoyo. Los expedientes deben legajarse con un contenido máximo de 200 folios por cada unidad de conservación. La HOJA DE CONTROL es un requisito en series documentales complejas y un instrumento de descripción en el cual se consigna el contenido del documento foliado (asuntos-contenidos-fechas). En el área de notas de la se deben relacionar anexos y otros soportes indicando el numero de folio al que hacen referencia, las características extraordinarias y las referencias cruzadas. La referencia cruzada consiste en un medio para dejar constancia mediante un testigo del lugar de destino de un material retirado del expediente y a su vez en este se indicará la procedencia

26 PAUTAS GENERALES SOBRE LA FOLIACIÓN DE DOCUMENTOS EN SOPORTE PAPEL
Se deben foliar todos y cada uno de los expedientes de una serie, del Archivo de Gestión de acuerdo a la TRD y las que van a ser objeto de transferencia al Archivo Central o Archivo Histórico. Se recomienda el uso LÁPIZ de mina negra y blanda tipo HB ó B, dado que permite corregir una foliación mal ejecutada y no altera la originalidad del documento NO se debe utilizar lápiz de mina roja ya que este color dificulta la captura de imágenes en los equipos de microfilmación y digitalización NO se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar daño irreversible al soporte papel. La numeración de los folios se realiza en la esquina superior derecha de la cara recta (principal) del folio. Preferiblemente en el mismo sentido que se encuentra el texto del documento (Horizontal-Vertical) La numeración debe ser legible y sin enmendaduras sobre un espacio en blanco, sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales. IMPORTANTE: Foliar no es lo mismo que paginar. Para efectos de ordenación documental se asigna un solo número en la cara principal de la hoja; mientras que la paginación tiene por objeto marcar la numeración por página (lo escrito por cada cara) en publicaciones. Sabía Usted: Que existe una prohibición respecto del uso de Micropunta o esfero de tinta húmeda para la producción documental, esto para garantizar su permanencia y durabilidad. (Circular 13 de1999)

27 PAUTAS BÁSICAS FOLIACIÓN DE DOCUMENTOS EN SOPORTE PAPEL
Cada unidad documental (expediente) tendrá una sola foliación continua consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir números. El número uno (1) asignado al primer folio (corresponde a la fecha más antigua del documento) que dio inicio al tramite en consecuencia. En el caso de requerir anular una numeración previa o si se presentaran errores en la foliación y no es posible borrarla, ésta se anulará con una línea oblicua ( / ), evitando tachones. NO se debe utilizar números con el suplemento A, B, C, ó bis. NO se deben foliar las pastas, ni las hojas guarda o folios totalmente en blanco. En el proceso de digitalización la numeración se realizara en las páginas que contienen algún grado de información y que será capturada por los dispositivos ópticos (ESCANER). En el procesos técnico de microfilmación de requerirse numerar las dos caras del folio, se designara un único numero por hoja y se identificará junto al numero F/R (folio recto) a la cara principal y F/V (Folio vuelto) a la cara anversa. En series documentales complejas si el expediente se encuentra repartido en más de una unidad de conservación la foliación se ejecutará de forma tal que la segunda carpeta (Unidad de Conservación) será la continuación de la primera y así sucesivamente. Ejemplo: contratos, historias laborales, investigaciones disciplinarias, procesos jurídicos, etc.) Carpeta 1 de n (Folios 1 al 200); Carpeta 2 de n (Folios 201 al 400); Carpeta 3 de n (Folios 401 a n);….

28 FOLIACIÓN DE DOCUMENTOS Y EL DILIGENCIAMIENTO DE LA “HOJA DE CONTROL”
La documentación cuyos folios estén sueltos y en blanco, se retirarán. Se foliaran solo si se encuentran empastados o cosidos y no es posible retirarlos. Se registra esta condición en la hoja de control. Los documentos en formatos mayores al carta/oficio (planos, mapas, dibujos, etc.), que se encuentren tendrán el número de folio consecutivo que les corresponde, aún cuando estén plegados. Registrar en hoja de control. Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeño adheridos a una hoja, a ésta se le escribirá su respectivo número de folio. Registrar en hoja de control (cantidad de documentos adheridos, título, asunto y fecha). Siempre que hallan anexos impresos (folletos, boletines, periódicos, revistas) que hagan parte del expediente, se numerarán como un solo folio. Registrar en hoja de control (título, año y total de páginas) Para fotografías de mayor formato (carta – oficio) se foliarán en la cara vuelta (al reverso), asignando un número para cada una de ellas. Para una o varias fotografías en formato pequeño adheridas a una hoja, a ésta se le escribirá su respectivo número de folio. Registrar en hoja de control.

29 Foliación de documentos
ASPECTOS COMPLEMENTARIOS RESPECTO DE LA FOLIACIÓN DE DOCUMENTOS EN SOPORTE PAPEL Las radiografías, diapositivas, negativos cuando hagan parte de un expediente deben colocarse en un sobre de protección (previamente foliado - antes de almacenar el material para evitar marcas). Registrar en hoja de control (cantidad, tamaño, color, título, asunto, fecha y otros datos) En caso de unidades de conservación como tomos y libros, que ya vienen empastados, foliados y/o paginados de origen, puede aceptarse como mecanismo de control sin necesidad de refoliar a mano. Registrar en hoja de control. (Cantidad de folios o páginas). Nota: Para el caso de unidades documentales que se generan foliadas por impresora, se dejará esta foliación siempre y cuando en una unidad de conservación no haya mas de una, en caso contrario, si existiese más de una, deberá refoliarse todo el expediente (unidad de conservación.) NO se deben foliar ni retirar los folios sueltos en blanco cuando éstos cumplen una función de conservación (hojas de protección) como: aislamiento de manifestación de deterioro biológico, protección de fotografías, dibujos, grabados u otros, o para evitar migración de tintas por contacto. NO se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (cassettes, discos digitales CD, disquetes, videos, etc.) Registrar en hoja de control. (Dejar constancia de su existencia y de la unidad documental a la que pertenecen) Si se opta por separar este material se etiquetará y se hará la respectiva referencia cruzada.

30 Conservación de archivos y disposición final

31 BENEFICIOS DE LA PREPARACIÓN FISICA DE DOCUMENTOS
Conservación de archivos y disposición final BENEFICIOS DE LA PREPARACIÓN FISICA DE DOCUMENTOS

32 Conservación de archivos y disposición final
Antes y Después… Con estas actividades obtendremos éxito en nuestro compromiso de mejorar el índice de satisfacción del ciudadano, materializado en la oportunidad, confianza, seguridad, amabilidad y guarda de la fe pública en las transacciones de la propiedad inmobiliaria en Colombia.

33 Paquete de archivo en estado natural. Documentos almacenados.
Conservación de archivos y disposición final Paquete de archivo en estado natural. Documentos almacenados. Proceso de Digitalización. Almacenamiento de archivos. Depósitos de archivos. Levantamiento de inventarios.

34 CERO PAPEL - SNR

35 Recomendaciones de Bioseguridad
PROTEJA SU SALUD: Tenga en cuenta las normas básicas de Bioseguridad. Evite el contacto con virus y bacterias presentes en el polvo, Se recomienda el uso de tapabocas y el lavado permanente de manos, siempre que se tenga contacto con archivos. Manipule cuidadosamente los archivos y evite cortaduras.

36 Conservación de archivos y disposición final
Cita un proverbio chino: "Cuando soplan vientos de cambio, hay quien construye muros de protección, otros construyen molinos de viento". La Conservación de documentos consiste en el conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad Resolución ; Depuración/Eliminación documentos de apoyo y facilitativos. Los funcionarios SNR al interior de sus dependencias, las ORIP principales y seccionales del país al interior de sus dependencias deben llevar a cabo los procesos de selección, depuración y posterior eliminación de los documentos, como responsables de la documentación producida y/o recibida.

37 Eliminación Primaria:
Resolución 5522 de 2012 Por la cual se deroga la Resolución 2897 de 11 de abril de 2011 y se dan otras disposiciones Acuerdo 002 de 2004 depuración entendida como el retiro de copias, y duplicados Término de conservación soportes, comprobantes y libros de contabilidad diez (10) años, contados a partir del 31 de diciembre del período, sin perjuicio de las normas específicas de conservación documental que señalen las autoridades competente. numeral 353 del Plan General de Contabilidad Publica Documento de apoyo: DEPURABLES Copias múltiples ya organizados y tramitados Folletos Catálogos Cursos a los que no se asistió. Notas internas. Papelería desactualizada y sin usar. Portafolios. Publicidad (no asociados a contratos). Copias de normatividad interna y externa (leyes, decretos, acuerdos, resoluciones, circulares). Fotocopias de artículos y extractos de libros. De carácter social (tarjetas de invitación, felicitación) Documentos en borrador. Cualquier eliminación que quiera hacer con base en las actuales Tablas – TRD adoptadas mediante resolución 1891 de marzo 13 de 2009, se debe consultar con anticipación al Grupo de Gestión Documental. Eliminación Primaria: Realizar Inventario debidamente diligenciado en el Formato Único de Inventario Documental, FUI_D. Levantar un acta de eliminación. Enviar solicitud al Coordinador del Grupo de Gestión Documental, quien a su vez deberá requerir autorización al Comité de Administración de Documentos. La eliminación de documentos se efectuará por medio del proceso de picado con el fin de preservar el medio ambiente.

38 S.G.D. APLICATIVO IRIS DOCUMENTAL
IRIS Documental Versión SNR S.G.D. SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL APLICATIVO IRIS DOCUMENTAL Aprovechamiento de la herramienta Tecnológica

39 IRIS Documental Versión SNR
Es una Solución de Administración y Gestión Documental, para organizar y administrar de manera efectiva nuestro archivo, de acuerdo con las necesidades de la Entidad y según la Normatividad Archivística Vincula los procesos de manejo físico al documento digital, (Recepción, Producción almacenamiento físico Bodegaje, Correspondencia, Digitalización, Indexación, Flujos Documentales, Administración de Contenido y Gestión de Procesos, etc.). Permite consultar cualquier documento y visualizarlo en tiempo real, sin necesidad de tener el físico y de necesitarlo, saber exactamente en donde se encuentra, además de poder realizar prestamos sin el riesgo que los documentos se extravíen, y al digitalizarlos mejora la consulta, los preserva y evita el daño provocado por el mal uso o la constante manipulación de quienes los consultan.

40 Procedimiento Misional RMI
Definir las actividades para la organización de paquetes de documentos pertenecientes a la serie documental “Registro de Matrícula Inmobiliaria”; posterior al proceso de digitalización de documentos misionales, con el fin de conformar los paquetes de éstos, organizados por turnos, generados por el aplicativo IRIS Documental, para garantizar la ordenación física de los documentos del proceso misional y su conservación total. Por qué es importante la trazabilidad?? Para saber que trámite se realiza con el documento; si ese original cuando ingresa es susceptible de copia para darle varios trámites en diferentes partes, o para saber a quien le llega copia como información; esto para poder saber cuáles documentos o copias se pueden seleccionar para eliminación, como documento facilitativo; como copia de copia. Esto antes de ser transferido al archivo central, cuando la dependencia debe hacer una selección previa de estos documentos. En IRIS, campo de anotaciones o comentarios: se debe dejar escrito si se redirecciona el documento, si no corresponde con sus funciones, si se envía copia para enterar o poner en conocimiento. Estos documentos conformarán el archivo de gestión, tanto en el sistema como en físico. Graficas: Clara Isabel Sánchez Aldana Bibliotecóloga

41 Procedimiento Misional RMI

42 Resolución SNR 2053 1996. Comité de Administración de Documentos.
FUENTES Este documento se desarrollo atendiendo parámetros y lineamientos expresados entre otros de las siguientes fuentes las cuales pueden ser consultadas cómo apoyo para ampliar la información y solucionar inquietudes: Circular externa AGN 01 de Organización y conservación de los documentos de archivo, Circular 04 de D.A.F.P. – A.G.N. Organización de las Historias Laborales Circular 12 de D.A.F.P. – A.G.N. Orientaciones cumplimiento circular Circular 06 de A.G.N. Entrega de los archivos físicos y electrónicos con ocasión del cambio de administración de las entidades territoriales. Circular 01 de 2012 AGN. Competencias del personal encargado del manejo documental y archivístico de las Entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas e inscripción de proyectos archivísticos en los planes de desarrollo. Resolución SNR Comité de Administración de Documentos. Resolución SNR Adopta las tablas de retención SNR. Resolución SNR Por la cual se autoriza la eliminación de los documentos de apoyo. En proceso de modificación. Manual de Inducción Diciembre 2008.Superintendencia de Notariado y Registro. Cartilla MECI Diciembre Modelo Estándar de Control Interno.Superintendencia de Notariado y Registro. Cartilla Sistema de Gestión de Calidad –MECI Norma Técnica de Gestión Pública NTC GP 1000:2009 e ISO 90001:2008 Manual de Funciones Superintendencia de Notariado y Registro. Sitio Web AGN: Sitio Web SNR: Plan Estratégico Institutional PEI Las imágenes usadas fueron obtenidas de la pagina images/Google; respetando los derechos de autor.

43 Todos hacemos parte de la Calidad!!
ISO 9001:2008 Certificado No. SC NTC GP 1000:2009 Certificado No. GP 174-1

44 TODOS APORTAMOS PARA MEJORAR.
Reflexión final TODOS APORTAMOS PARA MEJORAR. Esta es la historia de un equipo de trabajo 4 personajes llamados Cadauno, Alguien, Cualquiera, Ninguno . Había que realizar un trabajo importante y entonces... Cadauno estaba seguro de que Alguien lo haría. Cualquiera pudo haberlo hecho, pero Ninguno lo hizo. Alguien se disgustó por eso, ya que el trabajo era de Cadauno. Cadauno pensó que Cualquiera podría hacerlo, pero Ninguno se dio cuenta de que Cadauno no lo haría. En conclusión, Cadauno culpó a Alguien, cuando Ninguno hizo lo que Cualquiera podía haber hecho!!!.

45 Dra. Concepción Farfán Montaño
Contacto: Agradecemos sus inquietudes y comentarios al correo electrónico: Dra. Concepción Farfán Montaño Coordinadora Grupo de Gestión Documental Teléfono: Extensión Este documento es de consulta, la información contenida ya fue impresa y ubicada en su serie documental TRD correspondiente. POR FAVOR NO LO IMPRIMA. Si de todos modos requiere imprimirlo por favor reutilice el papel por su segunda cara limpia, así ahorramos recursos y preservamos la naturaleza.

46 Por su Atención ¡GRACIAS! Jhon Jairo Torres Palacio
Por su Atención ¡GRACIAS! EQUIPO DE APOYO P.D.G. Jhon Jairo Torres Palacio Líder Equipo de Apoyo PGD Grupo de Gestión Documental

47 Grupo de Gestión Documental
Equipo de Apoyo PGD Grupo de Gestión Documental