Curso de Inducción de Secretarios y Coordinadores Administrativos

Curso de Inducción de Secretarios y Coordinadores Administrativos
SECRETARIA ADMINISTRATIVA Unidad de Desarrollo Administrativo

Introducción Objetivo
Brindar al Secretario Administrativo una serie de conocimientos y herramientas que le sirvan de apoyo en el cumplimiento de su responsabilidad administrativa, para el manejo y observación de la normatividad interna y externa, utilizando herramientas actuales que permitan el cumplimiento oportuno y eficiente de las funciones inherentes al cargo.

Introducción Alcance Comprensión de los aspectos culturales y filosóficos institucionales para la alineación de la actuación del Secretario Administrativo de las unidades. Conocimiento de la estructura orgánica institucional con descripción de las funciones y servicios que ofertan las áreas. Conocimiento, localización y manejo de los sistemas utilizados como herramientas para el aprovechamiento de los servicios proporcionados por las diferentes áreas. Práctica de los Módulos del sistema web en operación para el uso de los servicios que se proporcionan.

Introducción Dirigido a:
A personas de nuevo ingreso en el puesto de Secretario Administrativo, por incorporación a la institución o por reemplazo de personal. Coordinadores de área administrativa de las entidades universitarias. A toda persona involucrada en el manejo de recursos humanos, financieros y materiales de las unidades universitarias. Duración: 15 horas Requisitos: Conocimientos y/ó formación en administración de recursos. (no indispensable)

Universidad de Guanajuato
Misión Construir, preservar y compartir el conocimiento con el fin de contribuir a la formación integral del Ser Humano, la preservación de su entorno y la construcción y consolidación de una sociedad, democrática, justa y libre.

Visión Una universidad pública modelo dentro de un sistema estatal de educación superior: Abierta a todas las posibilidades académicas. Con presencia en todo el estado. Con apertura nacional e internacional al intercambio académico. Líder en pensamiento y organización. Que conforme personas de la más alta calidad académica y humana. Que contribuya al desarrollo social, científico y tecnológico del estado. Que desarrolle y brinde servicios académicos de docencia, e investigación y extensión con calidad y apego a los valores. Que brinde a sus colaboradores un ambiente propicio para el desarrollo académico y administrativo. Que tenga salud financiera. Que cuente con infraestructura y recursos necesarios para atender el avance del conocimiento.

Valores Los valores esenciales que sustentan nuestra idea de universidad son: búsqueda y promoción de la verdad, · educación, · construcción y promoción de los valores humanos, · compromiso social, · universidad pluralista y · preservación, promoción y difusión del patrimonio cultural de la humanidad y de la cultura nacional.

Organigrama Administrativo Fuente: WWW.ugto.mx

Organigrama Administrativo

SECRETARIA ADMINISTRATIVA
MISION Brindar a la comunidad universitaria servicios con calidez y prontitud para cubrir las necesidades y requerimientos humanos, financieros y materiales, preservando el patrimonio institucional y cuidando las transparencia en el uso de los recursos

VISION Somos una Secretaría que ha integrado electrónicamente los sistemas de información y los ha descentralizado para la toma de decisiones académicas y administrativas. Entregamos cuentas claras y oportunas al Rector, y a través de él a la sociedad, sobre la administración de los recursos y sobre el patrimonio universitario. La certificación de nuestros procesos prueba que los servicios que ofrecemos son de calidad. La innovación permanente nos permite estar a la vanguardia de las transformaciones de nuestro entorno. Comprendemos la importancia de las funciones sustentivas de la Universidad y nos innovamos cada día para servir mejor a las Unidades Académicas y Administrativas buscando la mejora continua hacia un modelo de Gestión de Calidad.

Función genérica Planear, organizar, dirigir un sistema administrativo eficiente, ágil y flexible, que dé respuesta oportuna y apoye el cumplimiento de planes y programas de desarrollo institucional.

Estructura En términos generales, la estructura de la Secretaría Administrativa comprende la secretaría particular, tres direcciones, tres coordinaciones y una unidad de apoyo: Secretaría Particular Director Financiero Director de Recursos Humanos Director de Servicios Generales Coordinador General de Red Médica Coordinador General de Sistemas y Telecomunicaciones Coordinador Administrativa SIIA y Coordinador de la Unidad de Desarrollo Administrativo Coordinador Institucional de Certificación

Objetivos Los objetivos de la Secretaría Administrativa son: organizar, controlar y registrar, los recursos y servicios de la Universidad, proporcionándoselos a las unidades con eficiencia; participar de manera activa en el rediseño administrativo de la Universidad; rediseñar la estructura administrativa y los procesos en la propia Secretaría; implantar dentro de la Secretaría un proceso de planeación estratégica que incluya la verificación administrativa dentro de la Secretaría y en las unidades de la Universidad; mejorar el ambiente organizacional adecuándolo a las necesidades del personal de la institución; e implantar el Sistema Integral de Información Administrativa SIIA, como una herramienta dinámica y de apoyo.

Políticas Las políticas estratégicas que sigue la Secretaría Administrativa son: Se institucionalizará la cultura de mejora continua en nuestros procesos administrativos, para que éstos nos permitan ofrecer un servicio de calidad. Se revisarán y mejorarán de manera continua nuestros procesos, servicios y productos, buscando cumplir y superar las expectativas de nuestros usuarios internos o externos, en la forma y en el tiempo adecuados Se trabajará en el rediseño de los procesos y procedimientos de trabajo, buscando siempre la simplificación y el ahorro de recursos; Se creará una cultura que maneje equipos de trabajo, con lo cual se busca mejorar las condiciones de nuestros usuarios externos o internos; y Se manejará un enfoque administrativo que tienda a la planeación.

Las medidas que se toman para llevar a cabo satisfactoriamente todas esta políticas son: Simplificar los trámites. Mejorar el servicio a los usuarios internos y/o externos. Prever las necesidades de nuestros usuarios internos y/o externos. Eficientar el uso de los recursos. Instalar un Sistema de Gestión de Calidad. Y Buscar la Certificación de Procesos.

Secretaria Administrativa Organigrama General
Secretario Administrativo Secretario Particular Apoyo Secretarial Y Mensajería Asistente Administrativo Director Financiera Director de Recursos Humanos Director de Servicios Generales Coordinador General de Red Médica Coordinador General de Sistemas y Telecomunicaciones Coordinador Administrativo SIIA Coordinador de la Unidad de Desarrollo Administrativo Coordinado Institucional de Certificación Línea de autoridad Línea de apoyo

Secretaria Administrativa Organigrama General
Secretario Administrativo Director Financiero Director de Recursos Humanos Servicios Generales Coordinador General de Red M é dica Coordinaci ó n General de Sistemas y Telecomunicacione s Particular Asistente Apoyo Secretarial y mensajer í a Administrativo SIIA Coordinador de la Unidad de Desarrollo Institucional de Certificaci

Secretaría Administrativa
Dirección Financiera Juan Fernando Calderón Cabello Unidad de Atención y Trámite José Luís Olmos Secretaría Administrativa Martín Pantoja Aguilar Dirección de Recursos Humanos Juan Francisco Llovera Arredondo Dirección de Servicios Generales Rafael Ornelas Esqueda Departamento de Presupuestos y Programas Martha Pérez Departamento de Caja Alfonso Adrián Martínez Plaza Departamento de Contabilidad Soledad García Saldaña Depto. de Selección y Desarrollo Andrea León Zavala Depto. de Sistemas Marcela Flores Yurrita Depto. De Relaciones Laborales J. Antonio Marmolejo García Depto. de Sueldos y Salarios Francisco Morales Vallejo Departamento de Adquicisiones J. Francisco Martínez Gallardo Departamento de Servicios Generales Alberto E. Páez Pérez Departamento de Control de Bienes Verónica Segoviano Mena Departamento de Conservación y Mantenimiento Rafael Vargas Gallardo Departamento de Transportes Octavio Contreras García Coordinación de Mensajería Secretario Particular Armando Preciado Gutiérrez Apoyo Secretarial y Mensajería Ma. Elena Gutiérrez Delgado Coordinador General de Sistemas y Telecomunicaciones Guillermo Carrillo Gallardo Departamento de Proyectos Arquitectónicos Esaul Bueno Depto. de Gestión Organizacional Eloy Arredondo Luna Coordinador Administrativo SIIA Patricia Carrillo Gallardo Coordinador de la Unidad de Desarrollo Administrativo Santiago Salmerón González Sistemas e Informática Jesús Amador Coordinación de Calidad Coordinación de Organización y Procesos Alfonso Flores Coordinadora General de Red Médica Brenda del Carmen Sabanero Contreras Coordinador Institucional de Certificación Pablo Rodríguez González

Estructuras Funcionales de las Direcciones
DIRECCION FINANCIERA UNIDAD DE ATENCION Y TRAMITE DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTOS DEPARTAMENTO DE CAJA DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD -CONTROL DE PRESUPUESTO: ORDINARIO, PROSAA, PIFI, CONVENIOS. -VALIDACIÓN DE: REQUISICIONES, CONTROL DE BECAS -RECEPCIÓN DE PAGOS. -ELABORACIÓN DE CHEQUES -DISPERCION DE FONDOS. -CONTROL DE INGRESOS PROPIOS -MANEJO DE CTAS DE CHEQUES. -MANEJO DE INVERSIONES. -MANEJO DE FIDEICOMISOS. -CONCILIACIONES BANCARIAS. -RESPONSIVAS DE DONATIVOS Y FACTURAS. -RESGUARDO DOCUMENTOS POR COBRAR (FINANCIAMIENTO) -VALIDA REGISTRO DE INGRESOS Y EGRESOS. -CORRIGE REGISTROS. -CONTROLA CUENTAS POR COBRAR. -CONTROLA CUENTAS POR PAGAR. ELABORA ESTADOS FINANCIEROS SISTEMAS E INFORMATICA APOYO SECRETARIAL CALIDAD -Módulos Locales para usuarios locales -Análisis, diseño, creación, implementación y mantenimiento de sistemas de información. -Generación de reportes especiales. -Seguridad de la red -Respaldos -Administración de la red, bases de datos, web. -Mantenimiento de equipo. -SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD -RECEPCIÓN, REVISIÓN, VALIDACIÓN, ALTA EN SISTEMA DE DOCUMENTOS DE PAGO

Estructuras Funcionales de las Direcciones
DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS DEPARTMANETO DE SELECCIÓN Y DESARROLLO DEPARTAMENTO DE SISTEMAS DEPARTAMENTO DE RELACIONES LABORALES DEPARTAMENTO DE SUELDOS Y SALARIOS -CÁLCULO DE IMPUESTOS DE PAGOS POR CONTRATO DE HONORARIOS. -ADECUACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMÁTICA DE ACUERDO A LAS NECESIDADES DE CADA ÁREA. -ATENCIÓN DE LAS SOLICITUDES DE ADELANTO DE QUINCENAS. -ATENCIÓN DE SOLICITUDES DE CONSTANCIAS DE RETENCIÓNES. -INFORMACIÓN A PROVEEDORES PARA AUTORIZACIÓN DE DESCUENTOS EN NÓMINA. -INFORMACIÓN Y APOYO AL PERSONAL EN EL LLENADO DE LAS FORMAS DE PRÉSTAMOS PERSONALES E HIPOTECARIOS. -OTORGAR INFORMACIÓN A LAS UNIDADES COMO PLANTILLAS Y BASES DE DATOS. -EMISIÓN DE NÓMINA. -APOYA A LAS UNIDADES ACADÉMICAS Y ADMINISTRATIVAS EN LA APLICACIÓN Y OBSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS NORMATIVOS QUE REGULAN LAS RELACIONES ENTRE LA UNIVERSIDAD Y SUS TRABAJADORES. -ATENCIÓN DE CONFLICTOS LABORALES TANTO INDIVIDUALES COMO COLECTIVOS. -ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DE LOS PROYECTOS DE CONTRATOS COLECTIVOS DE TRABAJO. -DIFUSIÓN DE LOS DERECHOS Y OBLIGACIONES DE LOS TRABAJADORES A LOS DIRECTIVOS DE LA UNIDADES. -ASESORÍA SOBRE CONDICIONES DE RIESGO E IMPLEMENTACIÓN DE MEDIDAS DE SEGURIDAD, HIGIENE Y PROTECCIÓN.. -ASESORÍA Y CAPACITACIÓN EN SEGURIDAD, HIGIENE Y PROTECCIÓN. -ATENCIÓN A SOLICITUDES DE REALIZACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LOS CONTROLES DE PAGOS DE SUELDOS, PRESTACIONES, ASÍ COMO DEDUCCIONES DE JUBILACIONES Y PESNSIONES. ATENCIÓN A SOLICITUDES PARA EL OTORGAMIENTO DE LAS PRESTACIONES CONTRACTUALES CONVENIOS PARA PROTECCIÓN AL SALARIO CON DIFERENTES CASAS COMERCIALES. -PROGRAMA DE CALIDAD DE VIDA EN EL TRABAJO. -ATENCIÓN A SOLICITUDES DE ELABORACIÓN DE HOJAS DE SERVICIO. DEPARTAMENTO DE GESTIÓN ORGANIZACIONAL -PLAN DE PERMANENCIA. -APOYO A LA NEGOCIACIÓN COLECTIVA. APOYO EN EL PROCESO DE MEDICIÓN DEL CUMPLIIMIENTO DE METAS. APOYO EN EL SISTEMA DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO. -REALIZACIÓN DE CURSOS DE CAPACITACIÓN. -SELECCIÓN DE PERSONAL ADMINISTRATIVO. ELABORACIÓN Y REVISIÓN DE CONTRATOS HONORARIOS.

Estructuras funcionales de las direcciones
COORDINACIÓN DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES DEPARTAMENTO DE CONTROL BIENES DEPARTAMENTO DE CONSERVACIÓN Y MANTENIMIENTO DEPARTAMENTO DE TRANSPORTES COORDINACION DE MENSAJERIA -ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS. -ENTREGA DE BIENES A LAS UNIDADES. -ASESORÍA EN MANEJO DE EQUIPOS (CALIDAD, PRECIOS, ENTREGAS, GARANTIAS, SOPORTE TÉCNICO, PAGO, ETC.) -LOGÍSTICA DE IMPORTACIONES. -MANTENER EL PROGRAMA DE LIMPIEZA Y VIGILANCIA EN EL EDIFICIO DE LACURAIN DE RETANA. -BRINDAR APOYO CON LOS SERVICIOS DE INTENDENCIA EN EVENTOS EXTRAORDINARIOS. -APOYAR LOS SERVICIOS DE VIGILANCIA EN UNIDAD NORIA ALTA. -BRINDAR SERVICIO DE FOTOCOPIADO CON EQUIPOS EN RENTA. -LEVANTAMIENTO DE INVENTARIOS. -REALIZAR LOS MOVIMIENTOS DE CAMBIO DE RESGUARDO. -REALIZAR BAJAS DEFINITIVAS. -ASESORÍA PARA REALIZAR MEJORAS EN LOS ESPACIOS. -SUPERVISIÓN Y CONTROL DE LAS OBRAS. -MANTENIMIENTO EN LAS ÁREAS DE: ALBAÑILERÍA, FONTANERÍA, CARPINTERÍA, ELECTRICIDAD, PINTURA Y HERRERÍA. -MONTAJE PARA FERIAS Y EXPOSICIONES. -APOYO EN LEVANTAMIENTOS TOPOGRÁFICOS. -RETIRO DE LAS UNIDADES DE LOS BIENES NO NECESARIOS, OBSOLETOS O EN MALAS CONDICIONES. -DOTAR A LAS UNIDADES DE BIENES MUEBLES EN BUEN ESTADO Y DE REUSO. -APOYO EN MOVIMIENTO EXTRAORDINARIO DE BIENES MUEBLES. -MANTENIMIENTO DE LA FLOTILLA VEHICULAR. -TRÁMITE DE TENENCIAS Y SEGUROS. -APOYO EN CASO DE SINIESTROS. -SERVICIO DE MENSAJERÍA. -RECEPCCION Y DISTRIBUCION DE MENSAJERIA -RECEPCCION Y ENTREGA DE PAQUETERIA -RECOLECCION DE MENSAJERIA LOCAL DEPARTAMENTO DE PROYECTOS ARQUITECTÓNICOS -ELABORACIÓN DE PROYECTOS ARQUITECTÓNICOS Y EJECUTIVOS. -SUPERVISIÓN ARQUITECTÓNICA EN EL PROCESO DE LAS OBRAS. DIRECCION DE SERVICIOS GENERALES APOYO SECRETARIAL -ADQUISICIÓN DE BIENES. -CONSTRUCCIÓN. Y MANTENIMIENTO. DE INFRAESTRUCTURA FÍSICA. -APOYO EN MONTAJE LOGISTICO EN FERIAS Y EXPOSICIONES. -CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES. -BRINDAR SERVICIO DE LIMPIEZA, VIGILANCIA Y FOTOCOPIADO. -PROPORCIONAR SERVICIO DE TRANSPORTE. -ELABORAR PROYECTOS ARQUITECTÓNICOS Y EJECUTIVOS.

Puesto de Secretario Administrativo
Objetivo del puesto El puesto de Secretario ó Coordinador Administrativo, fue creado para ser enlace entre la administración y la ejecución de los programas y proyectos a cargo de la unidad, es el que funge como apoyo para la ejecución de los programas de la dirección como labor adjetiva para el cumplimiento de sus metas. Sirve de apoyo para la planeación financiera de la unidad, coadyuvando en la clasificación, aplicación y ejecución correcta del gasto de operación, ingresos propios y convenios específicos.

Ubicación orgánica del puesto dentro de la unidad Por lo general el puesto de Secretario o Coordinador Administrativo, su nombramiento depende del Director de la unidad, con una línea de autoridad del propio director de la dependencia. 1.- Dirección 1.1.-Secretaria Académica Apoyo Administrativo 1.1.-Secretaría Administrativa Auxiliares de Servicios

Secretaría o Coordinación Administrativa en Unidades Académicas ó Administración DIRECCIÓN DE LA UNIDAD SECRETARIO ACADÉMICO APOYO ADMINISTRATIVO AUXILIAR DE SERVICIOS SECRETARIO ADMINISTRATIVO

Descripción genérica del puesto Realiza funciones de planeación, organización, coordinación, registro y control de los asuntos administrativos propios de la unidad. Mantiene vínculos con las unidades universitarias relacionadas con su función; así mismo, con terceros en el suministros de bienes y servicios para la operación de la unidad.

Funciones y responsabilidades (DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA) RECURSOS HUMANOS: Levanta actas circunstanciadas de cualquier eventualidad del área administrativa que afecte las labores ordinarias de la unidad, reportando a la Dirección de Recursos Humanos. Genera y tramita contratos por servicios profesionales que requiera y sean autorizados por la dirección de la unidad, reportando a la Dirección de Recursos Humanos. Lleva el control de guardias y horarios del personal administrativo y de servicios. Distribuye y asigna las áreas y tareas de limpieza al personal Auxiliar de Servicios. Controla las tareas de vigilancia de las instalaciones de la unidad. Lleva el control y apoya el desarrollo de los eventos a realizarse en las áreas de la unidad. Aplica pruebas de trabajo específicas para candidatos en el proceso de selección del personal sindicalizado y de confianza.

Funciones y responsabilidades (DESCRIPCION ESPECIFICA) RECURSOS HUMANOS: Aplica el diagnostico de capacitación al personal administrativo y realiza el reporte correspondiente a la Dirección de Recursos Humanos, cuando ésta lo solicite. Elabora y actualiza la base de datos sobre la capacitación de los trabajadores de su unidad, y reporta los cambios a la Dirección de Recursos Humanos. Reporta a la Dirección de la unidad sobre cualquier problema relacionado con el desempeño de sus funciones, comunicando posibles soluciones. Lleva el control de asistencia del personal administrativo y de servicios y reporta las incidencias a la Dirección de Recursos Humanos. Integración y actualización de expedientes del personal adscrito a la unidad.

RECURSOS FINANCIEROS: Elabora en coordinación con la Dirección Financiera el presupuesto anual de gasto conforme a las necesidades de la unidad, asignando y haciendo una distribución equitativa del gasto. Lleva el control de fondo revolvente que tiene a cargo la unidad. Maneja las cuenta bancarias con apego a las políticas emitidas por la Dirección Financiera. Registra y controla las operaciones económicas y de ingresos propios generados por la unidad. Concilia cada mes los saldos contables y presupuestales con la información de Dirección Financiera.

RECURSOS FINANCIEROS: Propone estrategias para la generación de ingresos propios. Genera, controla y da seguimiento a los contratos en los que intervenga la unidad. Vigila la razonabilidad del gasto de la unidad. Observa el manejo del sistema de ingresos del Departamento de Caja de la Dirección Financiera, enviando los reporte de ingresos. Controla y comprueba el manejo de responsivas de donación y facturas que la unidad solicite a la Dirección Financiera.

RECURSOS MATERIALES: Controla el inventario de bines muebles, archivo y movimientos internos (altas, bajas, reubicaciones) en coordinación con el Departamento de Control de Bienes. Realiza gestiones para el mantenimiento de los bienes muebles e inmuebles de la unidad, estableciendo prioridades conforme a los recursos disponibles. Aplicar criterios y políticas de la Dirección de Servicios Generales para el uso de los bienes muebles de la unidad.

ORGANIZACIÓN: Organiza y coordina el trabajo del personal de apoyo administrativo y de servicios de acuerdo con los objetivos a cumplir. Dicta en ausencia del Director de la unidad, las disposiciones que estime urgentes y convenientes de su área de competencia, dando después cuenta de ellas. Efectúa reportes periódicos de sus actividades al director. Vigila el cumplimiento de las políticas generales que dicte la administración central. Genera y aplica manuales de organización y procedimientos conforme a sus necesidades. Coordina y en su caso administra los convenios que tenga la unidad o sus investigadores y profesores. Interviene en la entrega - recepción en el cambio de las autoridades, preparando la documentación necesaria para la elaboración del acta respectiva.

Procedimientos de Trabajo El documento “Manual de Trámites y Servicios” expedido por la Secretaria Administrativa de la Universidad de Guanajuato, que es un instrumento de información para la comunidad universitaria y contiene las condiciones de gestione de los diferentes servicios prestados por las direcciones que integran la Secretaria Administrativa. En los diferentes módulos que integran la página Web del SIIA, se encuentran los lineamientos y la normatividad aplicable para las gestiones hacia el interior de la Secretaría Administrativa, conteniendo documentos relevantes tales como: “Lineamientos para el manejo de recursos aplicables a partir del 1º. de Enero de 2007” aprobados por le H. Consejo Universitario y los “Lineamientos para contratos de prestación de servicios Profesionales” expedido por la Dirección de Recursos Humanos, entre otros que también son importantes para la gestión administrativa.

Uso de equipo, materiales y herramientas Se refiere al equipo de computo, el cual para efectos de que funcionen los diferentes módulos generados por las Direcciones: Financiera, de Recursos Humanos y de Servicios Generales; se requiere el equipo de computo con determinadas características suficientes para la operación de los módulos operativos del sistema. Los operadores del equipo, se requieren con un mínimo de conocimiento para operar los programas diseñados

Herramientas de trabajo Existen varios Módulos que operan los diversos tramites administrativos implementados por la Secretaria Administrativa de la Universidad, nombrándolos en este curso como Herramientas de trabajo. Los Módulos desarrollados forman parte del Sistema Integral de Información Administrativa (SIIA); con el Modulo de Emisión de cheques, Adquisiciones. Además, sistemas complementarios como: Mensajería, Control de bienes, Transportes, Código programático presupuestal

Aspectos operacionales del puesto
Importancia del puesto dentro de la unidad Enlace entre las partes sustantivas y adjetivas de la unidad Ministración de insumos para cumplir los programas Planeación financiera de los programas Ejecución y control del gasto presupuestado

Importancia del puesto para la Secretaria Administrativa de la Universidad de Guanajuato Es el puesto clave para recibir insumos de calidad en la gestión de los tramites administrativos que tienen encomendados cada una de las Direcciones que conforman esta Secretaria, ya que de este dependen la calidad, oportunidad, valides, de los documentos generados para la gestión de los diferentes servicios prestados por las direcciones. De igual forma, vigila la aplicación de normas externas e internas en lo correspondiente a la operación de los diferentes programas y convenios a cargo de la unidad docente o administrativa que se trate.

De quien es cliente y que tipo de servicios recibe El Secretario Administrativo es cliente de todos los departamentos que conforman las diferentes direcciones de la Secretaria Administrativa de la Universidad de Guanajuato, en los servicios que proporcionan cada uno de estos

Quines son los clientes del puesto dentro de la unidad Son: el Director de la Unidad, el personal docente y de investigación, el personal administrativo y de servicios y toda persona que requiera de un servicios comprendido dentro del ámbito de influencia de las responsabilidades del Secretario Administrativo

Clientes del puesto dentro de la institución y fuera de su unidad El Secretario Administrativo de la Universidad de Guanajuato, Directores que integran la Secretaria Administrativa, Jefes de Departamentos que integran éstas Direcciones son los que generalmente están dentro del padrón de clientes del Secretario Administrativos de las unidades.

Clientes externos Todos los proveedores de bienes o servicios brindados a la unidad; así como, los organismos y organizaciones gubernamentales o privadas financiadores de programas específicos, ejecutados por personal de la unidad; todos estos conforman el padrón de clientes externos del puesto de Secretario Administrativo.

Rol que desempeña el Secretario Administrativo Planeación de los programas ordinarios, extraordinarios, específicos ó convenios, en lo referente la planeación financiera de estas acciones Apoyo para la clasificación adecuada del gasto conforme los objetivos planteados en cada proyecto Participación en la validación de la comprobación del gasto Vigila el cumplimiento de disposiciones normativas internas y externas Cubre los requerimientos de gestión de las entidades financiadoras de los programas Participa en organización y realización de proyectos para la generación de fuentes alternas de financiamiento Vigila en forma cercana el origen y la aplicación de los recursos

Dirección Financiera Módulo financiero
Con el Módulo Financiero La Dirección Financiera tiene un Sistema de información que responde de manera eficiente y oportuna a la gestión y trámite de recursos de las Unidades Académicas y Administrativas

Y le permite . . . Desconcentrar los procesos de trámite y gestión de los recursos Transparentar el uso de los recursos por medio del acceso a la información Permitir la gestión más eficiente de cada tipo de recurso por parte de las unidades

Su objetivo es apoyar a las unidades Académicas y Administrativas para que puedan acceder en línea al sistema de información de la Dirección Financiera de manera que puedan efectuar: Captura y consulta de solicitudes Consulta de movimientos y saldos Consulta de la situación presupuestal Transferencia de partidas presupuestales Emisión de cheques Compartir información con las unidades de apoyo académico y administrativo Ayuda a los niveles ejecutivos para la toma de decisiones oportuna con la información necesaria

Las Unidades (Uso y participación en el sistema) Integración de códigos por medio de conceptos Compromiso de recursos en la misma solicitud Transferencia en cuentas que lo permitan Procesamiento del documento al momento de capturarse Integración del documento con impresión para firmas y pendientes si es necesario Formato único de documentos

Estándares utilizados Código Programático de 35 posiciones (PRONAD) Claves de convenios SEP NUA de alumnos (Dirección de Administración Escolar) Número de Empleado (Dirección de Recursos Humanos) Claves de documentos internos: SP / SF / OR / RE / RI

En el Rediseño de Procesos Se tiene: Generación de solicitudes en Internet para todas las dependencias Consultas por Internet Movimientos en Internet sujetos a autorización Notificación vía Comunicación por Messenger Emisión de cheques por parte de las unidades que lo requieran Formato único para documentos de entrada Administración presupuestal en línea.

Para el acceso al Módulo Financiero, se solicita al Director Financiero, en oficio donde se citan los datos de la (s) persona (s) que se le (s) concede (n) derechos para el uso del módulo, especificando el I. P. de la computadora asignada a la persona que se le dan derechos por el titular de la unidad. El formato del oficio esta en la información general que contiene el propio módulo. El Módulo Financiero se encuentra en la página:

Dirección Financiera Módulo Catálogos del Código Programático
Módulo interactivo que persigue que el usuario del Módulo Financiero, conozca de una manera teórica y práctica la forma como se estructura el Código Programático Presupuestal.

Donde se identifica a todos y cada uno de los elementos que integran un código Fondo Subfondo Subsubfondo Cuenta Contable Rubro Clasificación Cuenta Subcuenta Subsubcuenta Identificación del Área Unidad Responsable Función

Código Programático Presupuestal Programa Presupuestal Fuente de Financiamiento u organismo otorgante Subprograma Presupuestal o forma de asignación presupuestal Prioridad Institucional (programas prioritarios en el PLADI) Subprioridad (Identifica programas prioritarios y proyectos dentro del PLADI) Objetivo (Conjunto de actividades encaminadas a producir resultados) Año de asignación (Año en que fueron autorizados y otorgados los recursos)

El Código Programático Presupuestal es usado para toda gestión o aplicación de recursos, con el conocimiento y familiarización de la clave, se identifican: tipo y características del presupuesto. El Módulo Catálogo del Código Programatico se encuentra en la página:

Módulo de Recursos Humanos.
En el Módulo de Recursos Humanos, el Director de la Unidad puede realizar consultas del personal asignado a su Dependencias sobre: Nombramientos, Deducciones, Kardex, Percepciones y Becas. Ver los pagos de los trabajadores e imprimir los recibos de pagos. Contratos de tu unidad o dependencia y ahora también la posibilidad de renovarlos en línea. Tabuladores Académico, Administrativo, Técnico Académico, Beca al Desempeño Académico, Guardias, Deducciones y Percepciones. Todos estos siempre estarán actualizados conforme surjan modificaciones.

En el Módulo de Recursos Humanos, el Director de la Unidad puede realizar consultas del personal asignado a su Dependencias sobre: Nombramientos, Deducciones, Kardex, Percepciones y Becas. Ver los pagos de los trabajadores e imprimir los recibos de pagos. Contratos de tu unidad o dependencia y ahora también la posibilidad de renovarlos en línea. Tabuladores Académico, Administrativo, Técnico Académico, Beca al Desempeño Académico, Guardias, Deducciones y Percepciones. Todos estos siempre estarán actualizados conforme surjan modificaciones. Listado de las prestaciones, requisitos, formatos y la información de quien está encargado del trámite en esta Dirección. Calendarios de corte de Nomina y Contratos además imprimir los calendarios de corte. (Información sobre elección y desarrollo de personal)

Para obtener acceso al Módulo de Recursos Humanos, es necesario tener una cuenta en el SIIA, de no ser así, el Titular de la Unidad, dirige un oficio al Jefe de la Unidad de Sistemas de Información y Cómputo solicitando la asignación de una cuenta de usuario en la aplicación del Módulo del SIIA El Módulo de Recursos Humanos se encuentra en la página:

Dirección de Servicios Generales Módulo Departamento de Adquisiciones
Para el Departamento de Adquisiciones una de las principales tareas es el de surtir a las unidades de la Universidad de Guanajuato, equipamiento de toda índole, desde los materiales de consumo básico para uso cotidiano hasta equipo de alta tecnología para la investigación y la docencia.

Permite: La consulta en línea del precio de artículos de consumo Conocer el costo de los artículos bajo la modalidad de compra directa La unidad afecta directamente el sistema de Dirección Financiera, comprometiendo sus recursos para realizar la compra Participación directa de las unidades Otorga transparencia y seguridad en el proceso de compra Surtir la mercancía el mismo día que se solicita en unidades locales; y al día siguiente de su solicitud en unidades foráneas.

Los procesos que incluye el Módulo son: Recepción de requisiciones (Vía Web) Autorización de las requisiciones en liga con la Dirección Financiera Compromiso de artículos del almacén con base en requerimientos Salida de artículos del almacén según surtimientos Cotización de requisiciones de compra directa y tabla comparativa de la misma Generación de ordenes de compra con base en proveedor seleccionado Generación de solicitudes de pago según ordenes de compra surtidas Administración del documento en trámite por parte del Jefe de Departamento

Objetivos del módulo: Mejorar la calidad y rapidez en el servicio Tener un mejor control de entradas y salidas de almacén Tener un mejor control del gasto de las unidades Abatir costos en la prestación del servicio de surtimiento Realizar adquisiciones con apego a la legalidad Respetar las políticas presupuestales Integrarse con otros módulos

Licitaciones Electrónicas El sistema permite consultar en una página de Internet: La información de licitaciones Dar seguimiento al procedimiento de contratación Consulta gratuita de las bases de licitaciones Generación de formatos para el pago en banco Facilita la participación de proveedores de todo el país

Para la asignación de cuentas de usuarios: Los interesados deben presentar un oficio llamado “Solicitud de cuenta de usuario SIIA”, formato contenido en la página principal del Sistema Integral de Información Administrativa SIIA

Dirección de Servicios Generales Módulo Departamento de Transportes
Las funciones principales del Departamento de Transportes son: La atención de las solicitudes de servicio de transportación El mantenimiento de la flotilla vehicular en óptimas condiciones Mantener actualizadas las bitácoras de los vehículos

Dirección de Servicios Generales Módulo Departamento de Transportes
Sistema de Gestión de Solicitudes de Servicio Es un sistema que esta incorporado al Sistema Integral de Información Administrativa (SIIA) Se pretende mejorar la calidad y rapidez del servicio Obtener un mejor control de las solicitudes Evitar duplicidad de funciones El Módulo de Transportes se encuentra en la página:

Dirección de Servicios Generales Módulo Departamento de Mensajería
Permite el registro y seguimiento de documentos enviados por otras instancias vía la mensajería interna de la universidad. El Módulo de Mensajería contempla una extensión en plataforma Web para brindar servicio de manera ágil y automatizada a las unidades. Evita la duplicidad de funciones Mejor control de envíos Ofrecer un medio seguro y confiable de los envíos de documentos normales y de valor

Dirección de Servicios Generales Módulo Coordinación de Mensajería
El enlace de la Coordinación de Mensajería se encuentra en el portal de SIIA de la Universidad en la dirección: Para la asignación de cuentas de usuarios: Los interesados deben presentar un oficio llamado “Solicitud de cuenta de usuario SIIA”, formato contenido en la página principal del Sistema Integral de Información Administrativa (SIIA) El Módulo Coordinación de Mensajería se encuentra en la página:

Coordinación General de Telecomunicaciones y Cómputo Organigrama Funcional
-ORIENTA EL TRABAJO DE LAS ÁREAS QUE CONFORMAN LA --COORDINACIÓN A LAS NECESIDADES DE LAS UNIDADES ACADÉMICAS Y ADMINISTRATIVAS CON CALIDAD Y OPORTUNIDAD COORINADOR GENERAL DEPARTAMENTO DE TELECOMUNICIONES UNIDAD DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y CÓMPUTO COORDINACIÓN DE TELEFONÍA -DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE REDES DE TELECOMUNICACIÓNES Y COMPUTO. -ADMINISTRAR SERVICIOS DE TELECOMUNICACIONES. COORDINACIÓN TÉCNICA DEL SIIA. -DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN. -APOYO TÉCNICO, DE ADMINISTRACIÓN, MANTENIMIENTO Y SOPORTE. -ASESORÍAA EN INSTALACIONES MAANTENIMIENTO, SOPORTE, MODERNIZACIÓN Y COMPRA DE INFRAESTRUCTURA DE TELEFONÍA. -DESARROLLO DE PROYECTOS E INFRAESTRUCTURA DE CABLEADO Y CONECTIVIDAD.

Coordinación General de Telecomunicaciones y Cómputo Módulo de Telefonía.
Coordinación de servicio de redes de voz y datos. Entra sus funciones en los siguientes servicios: Planeación, administración y asesoría de los servicios de redes locales (LAN) Planeación, administración y asesoría de servicio de redes de vos (Telefonía)

Coordinación General de Telecomunicaciones y Cómputo Módulo de Telefonía.
Algunos servicios que proporciona: Asesoría en la planeación e instalación de sistemas telefónicos en las dependencias UG Asesoría en la instalación, mantenimiento y compra de infraestructura de telefonía Integración y desarrollo de los proyectos en infraestructura de cableado estructurado y conectividad Análisis de tráfico en las líneas de la UG Proyecto de crecimiento de la infraestructura de telefonía Análisis de servicios de larga distancia y telefonía celular Entre otros

Coordinación General de Telecomunicaciones y Cómputo Módulo de Telefonía
Objetivos: Establecer la comunicación entre las dependencias de la Universidad de Guanajuato Proporcionar los servicios básicos de telecomunicaciones Administrar y monitorear el gasto en las líneas telefónicas de la UG

Para la asignación de cuentas de usuarios:
Coordinación General de Telecomunicaciones y Cómputo Módulo de Telefonía Para la asignación de cuentas de usuarios: Los interesados deben presentar un oficio llamado “Solicitud de cuenta de usuario SIIA”, formato contenido en la página principal del Sistema Integral de Información Administrativa (SIIA)

Unidad de Desarrollo Administrativo Organigrama Funcional
-COORDINAR, SUPERVISAR, APOYAR Y DAR SEGUIMIENTO A ÁREAS DE LA UNIDAD. GESTIÓN ANTE SECRETARIA ADMINISTRATIVA APOYOS PARA ACTIVIDADES DE LA UNIDAD. COORINADOR GENERAL COORDINACIÓN DE INDUCCIÓN Y DESARROLLO COORDINACIÓN CALIDAD Y PROCESOS COORDINACIÓN DE CONTROL DE RIESGOS -DAR SEGUIMIENTO AL PROGRAMA DE INDUCCIÓN Y DESARROLLO DE SECRETARIOS ADMINISTRATIVOS. -REALIZAR Y DAR SEGUIMIENTO A LA DETECCNIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN. -LLEVAR A CABO LOGÍSTICA DE EVENTOS. -ASESORAR, COORDINAR Y SUPERVISAR LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS. -APOYAR LA CERTIFICACIÓN DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS. -IMPLEMENTAR Y DAR SEGUIMIENTO A UN SISTEMA INTEGRAL DE PROTECCIÓN Y SEGURIDAD PARA LA UNIVERSIDAD DE GUANAJUATO.

Unidad de Desarrollo Administrativo Módulo de UDA
Es la vía de comunicación de los Secretarios y Coordinadores Administrativos para apoyarlos en el desarrollo de sus funciones. Contiene información de las áreas de conforman la unidad: Inducción y Desarrollo Calidad y Procesos Control de Riesgos

Unidad de Desarrollo Administrativo Módulo de UDA
El acceso a esta pagina se tiene en el portal del SIIA, no requiere de autorización previa ni solicitud de registro de usuario por tratarse de información general de los Secretarios Administrativos y de las unidades de la Universidad de Guanajuato. El Módulo de Unidad de Desarrollo Administrativo se encuentra en la página:

Coordinación SIIA Sistema Integral de Información Administrativa
El Sistema de Información Institucional es uno de los programas estratégicos del Plan de Desarrollo Institucional 2002 – 2010, donde las características del sistema se centran en cuanto, a la calidad, accesibilidad y oportunidad para la toma de decisiones. El SIIA proporciona diversos servicios a los alumnos, personal académico y administrativo a través de sus diferentes módulos, servicios tales como: trámites, consultas en línea y obtención de reportes en plataforma web a través del Sistema Institucional de Gestión Administrativa (SIGA).

Coordinación SIIA Sistema Integral de Información Administrativa
Se han eficientado los procesos Financieros, de Recursos Humanos, Administración Escolar, Servicios Generales y Superación del Personal Académico; con los módulos instalados en cada una de las áreas respectivas. Otros Módulos desarrollados: Administración escolar Tutorias COSUPERA Evaluación Docente Indicadores Estraatégicos Base Única de Datos Gestión de Asuntos y Ordenes de Servicio para soporte Téecnico

Otros Módulos desarrollados
La Dirección de Administración Escolar tienen contemplado implementar estudios de trayectoria escolar y de egresados, para lo local ha desarrollado un instrumento auxiliar contenido en el Módulo correspondiente; proporciona a los alumnos, personal académico y administrativo información académica para el control escolar; está integrado como parte del SIIA y se localiza en la misma página.

Otros Módulos desarrollados Tutorías
La Dirección de Docencia busca propiciar el desarrollo del estudiante mediante la extensión del Programa de Tutoría Académica: Ofrece apoyo académico para que el alumno culmine sus estudios con excelencia y en el plazo previsto. Lograr los objetivos de formación establecidos en la Misión Institucional como en los planes y programas de estudio. El proyecto permite capacitar a los tutores y generar instrumentos para la evaluación del proceso. Su uso y aprovechamiento se orienta a los Alumnos y Personal Académico. Este Módulo es un componente más del Sistema Integral de Información Administrativa (SIIA), y se encuentra en la misma página:

Otros Módulos desarrollados COSUPERA
La Coordinación de Superación del Personal Académico con la participación de las direcciones de Docencia, Desarrollo Estudiantil, Apoyo Académico y el Centro de Vinculación con el Entorno (VEN), mantienen el programa de educación continua y actualización. Además que el Módulo COSUPERA ofrece los programas de: Formación de profesores Evaluación de profesores Educación continua y actualización Este Módulo se encuentra en el Sistema Integral de Información Administrativa (SIIA), y encuentra en la página:

Otros Módulos desarrollados Evaluación Docente
Con el uso del módulo se podrá realizar la Evaluación de Docentes por ciclo académico: Evaluación al docente por el estudiante. Evaluación del docente por el Secretario Académico o Coordinadores de área. Auto evaluación del mismo docente. Ventajas de las evaluaciones vía web: No tener que hacerlo en papel Facilidad para el reporte de resultados. Como parte del Sistema Integral de Información Administrativa (SIIA), se encuentra en la página:

Otros Módulos desarrollados Indicadores y Datos Estadísticos
Contempla la información relativa a indicadores en los siguientes aspectos: Indicadores Institucionales a una fecha de corte. Indicadores Dinámicos al día de hoy para uso no oficial Datos Estadísticos Históricos Es información relativa a: Personal Alumnos Biblioteca Información anual de 1998 a 2003 Como parte del Sistema Integral de Información Administrativa (SIIA), se encuentra en la página:

Otros Módulos desarrollados Base de Datos Única
Módulo Base de Datos Única Contiene datos generales de las entidades que conforman la Universidad de Guanajuato, clasificación, datos específicos de las unidades y directorio. Como parte del Sistema Integral de Información Administrativa (SIIA), se encuentra en la página:

Otros Módulos desarrollados Módulo Institucional de Gestión de Asuntos
El módulo permite el registro y seguimiento de documentos enviados por otras instancias vía mensajería interna o de instancias externas a la Universidad de Guanajuato. Permite a los usuarios capturar los diferentes asuntos o tareas que les son turnadas. Permite además tener indicadores del tiempo de atención de los asuntos y el flujo que tiene que seguir para ser resuelto, para control de atención y sus tiempos. Como parte del Sistema Integral de Información Administrativa (SIIA), se encuentra en la página:

Otros Módulos desarrollados Módulo de Ordenes de Servicio para Soporte Técnico
Es de uso exclusivo del personal de la Secretaria Administrativa, el cual refleja la atención de las solicitudes que recibe la Unidad de Sistemas, Informática y Computo. Como parte del Sistema Integral de Información Administrativa (SIIA), se encuentra en la página:

Curso de Inducción de Secretarios y Coordinadores Administrativos

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