Microsoft Excel Hoja de cálculo.

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1 Microsoft Excel Hoja de cálculo

2 La hoja de cálculo Excel es una aplicación integrada cuya finalidad es la realización de cálculos sobre datos introducidos en la misma, así como la representación de estos valores de forma gráfica. Excel trabaja con hojas de cálculo que están integradas en libros de trabajo. El libro de trabajo contiene16 hojas de cálculo que se pueden eliminar, insertar, mover, copiar, cambiar de nombre,...

3 Hoja de Cálculo Cada una de las hojas de cálculo es una cuadrícula rectangular quetiene filas y 256 columnas. Las filas están numeradas desde el uno y las columnas están rotuladas de izquierda a derecha de la A a la Z Las celdas es la unidad básica de funcionamiento de Excel. En las celdas se introducirán los datos necesarios para sus operaciones. Las filas son una serie de celdas consecutivas en sentido horizontal, y las columnas las colocadas en sentido vertical. Para referirse a una determinada celda, se hace por su ubicación utilizando para ello la letra que corresponde a su columna y el número de su fila.

4 Seleccionar Cuando se seleccionan varias celdas se denomina rango. Se pueden seleccionar de diferentes maneras: Para seleccionar todas las celdas de una hoja decálculo, haga clic en el botón Seleccionar todo (intersección de filas y columnas). Para seleccionar todas las celdas de una fila haga clic en el encabezado de la fila (a la izquierda de la fila). Para seleccionar todas las celdas de una columna haga clic en el encabezado de la columna (la parte superior de la columna). Para seleccionar un rango de celdas contiguas, haga clic en la primera celda del rango y arrastre el ratón hasta la última. Para seleccionar varias celdas o rangos de celdas no contiguas, haga clic en la primera celda y manteniendo pulsada la tecla Ctrl. haga clic en las demás celdas.

5 Tareas comunes Autosuma - ofrece una manera rápida de sumar una columna o una fila. Excel adivina sobre que celdas se desea sumar, pero siempre será fácil cambiar las referencias de una celda.  Ordenar - Arregla las celdas seleccionadas en orden alfabético y numérico o inverso.   Asistente para Gráficos - convierte los números en barras, círculos, líneas o puntos de manera que se pueden ver rápidamente como se relacionan entre sí.   Formatear Números - asigna a los datos, estilos estándar para números: Monedas, Porcentaje y coma.

6 Autosuma Una de las tareas más comunes para las hojas de cálculo es la de sumar números. Excel tiene un botón especial, que hace una estimación acerca de qué números se quieren sumar.

7 Práctica 1 - autosuma Escriba los siguientes datos en una hoja de cálculo llamada Práctica1: Calcule el total de la 1ª fila y la 1ª colúmna (rango por default) en A8 y D1 Calcule el total de las celdas B2 a B6 en B9 Calcule el total de C1+D1, C4 a D7 y A4 a C6 Calcule el total de todos los datos 35000 10000 500 20000 5000 600000

8 Ordenar Una de las bendiciones de la tecnología, es su habilidad de poner una cantidad de datos en orden con un clic. Excel hace que eso sea fácil. Hay peligros al ordenar los datos sin pensar cuidadosamente qué es lo que se ha elegido, para que sea ordenado.   Separando Datos:  Si tiene datos en filas relacionadas y ordena algunas celdas, separará partes que deben estar integradas.   Cambiando Fórmulas: Cuando cambian de lugar las celdas, las fórmulas que contienen dichas celdas cambiarán para hacer juego. Si mueve la celda con la fórmula que hay en ella, la fórmula también cambiará.

9 Práctica 2 - ordenar En el mismo libro, nombre otra hoja como práctica2, inserte la siguiente columna y pegue en seguida los datos anteriores. Seleccione las celdas C1 a C6 Ordene de forma ascendente Al recibir la advertencia, indique Continuar Ordene la columna B de forma descendente (incluyendo el total), corrija el error de la fórmula Comisión Consulta Ingreso por Intereses Otros Ingresos Premio Servicios Profesionales Ventas Brutas

10 Formato Los números pueden ser escritos de diferentes maneras y aún así significar la misma cantidad. Por ejemplo, 1 puede  ser escrito  como 1.00, o  100%, dependiendo de lo que está haciendo y como quiere que aparezcan esos números.    Excel incluye botones para algunas de las maneras más comunes de dar formato a los números. Mas adelante va a usar un diálogo que tiene más opciones aún. Moneda: aplicar formato a un número como dinero, Porcentual: da formato al número como un porcentaje como se ve en 100%. Millares: da formato al número  mostrando dos decimales después del punto Aumentar/Disminuir Decimales: cambia el número de lugares que quedan a la derecha del punto decimal. Cuando disminuyen los decimales, el valor del número es redondeado

11 Práctica 3 - formato En la hoja 3 de tu libro, copia los datos anteriores y aplique los formatos de: Pesos para la 2ª columna Porcentaje para la 3ª Millares para la 4ª Aumento de dígitos para la 5ª

12 Errores en los datos ##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa. #¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos. #¡DIV/0! cuando se divide un número por cero. #¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula. #N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula. #¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida. #¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función. #¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersectan.

13 Presedencia de los operadores
^ EXPONENCIACIÓN 1 * MULTIPLICA 2 / DIVIDE + SUMA 3 - RESTA & UNIÓN / CONCATENAR 4 = Comparación IGUAL QUE 5 > Comparación MAYOR QUE < Comparación MENOR QUE >= Comparación MAYOR IGUAL QUE <= Comparación MENOR IGUAL QUE <> Comparación DISTINTO

14 Práctica 4 - Operadores Realice las siguientes operaciones en la hoja 4

15 Insertar función con el asistente
Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero Excel dispone de una ayuda para utilizarlas. Si queremos introducir una función en una celda: Situarse en la celda donde queremos el resultado, en el menú Insertar, elegir la opción Función... O bien, hacer clic sobre el botón Fx de la barra de fórmulas. Aparecerá un cuadro que nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo una breve descripción de la función necesitada en el recuadro Buscar una función: y a continuación hacer clic sobre el botón.

16 En la Barra de herramientas existe el botón Autosuma que nos permite realizar la de forma más rápida otras funciones utilizando la flecha de la derecha del botón. Y podremos utilizar otra función que no sea la Suma, como puede ser Promedio (calcula la media aritmética), Cuenta (cuenta valores), Máx (obtiene el valor máximo) o Mín (obtiene el valor mínimo). Ademas de poder accesar al diálogo de funciones a través de Más Funciones...

17 Práctica 5 – Funciones Básicas
Copia los datos de la hoja 3 a la hoja 5 Obtén, de la tabla de valores originales: El promedio de la cada columna El valor máximo de la tabla El valor mínimo de la tabla El total de elementos en la tabla La suma de A2 a D5, de B3 a F4 y de A5 La suma de los promedios de la fila 1 y 2

18 Clasificación de funciones
De fecha De texto De búsqueda Financieras Matemáticas y trigonométricas Estadísticas Lógicas Definidas por el usuario

19 Práctica 6 – Funciones de fecha
Inserta una hoja (6) en tu libro de trabajo. Sitúate en la celda A1, inserta una función de la categoría de fecha y hora y elige la función AHORA(). Vamos a calcular nuestra edad. Sitúate en la celda D1 y escribe “fecha de nacimiento”, luego en D2 escribe tu fecha de nacimeinto en formato (dia/mes/año) En la celda E1 escribe “Hoy es” y E2=HOY() En la celda F1 escribe “Días transcurridos” , colócate en F2 y selecciona la función DIAS360, como fecha inicial la celda D2 (fecha nacimiento), como fecha final E2 (el día de hoy). Ahora en la celda F3 escribe =F2/360 para obtener los años. El resultado aparece con decimales, para que nos salga solo la parte entera podemos utilizar la función =ENTERO(F2/360).

20 Práctica 7 – Funciones de fecha
En la hoja 7 de tu libro, En la columna A, genera una lista con las letras del abecedario (minúsculas) y obtén para c/u su código ASCII por medio de la función CODIGO() en B Sitúate en la celda C1, selecciona la función CARACTER(), Como argumento escribe selecciona B1. Haz lo mismo para las letras mayúsculas Sitúate en la celda H2 y escribe "Hoy es ". Fíjate en dejar los espacios en blanco. Sitúate en la celda H3 y escribe " Septiembre ". En la celda H4 escribe 12 y en la celda H5 escribe 2006.

21 Práctica 7-2 Sitúate en la celda H7 y selecciona la función CONCATENAR() y como argumentos escribe H2, H4, " de", H3, "de " y H5. Sitúate en la celda H15 y escribe “tu nombre" en la celda H16 escribe “tu apellido paterno" y en la celda H17 escribe “tu apellido materno". No mayúsculas. Ahora en la celda H18, selecciona la Función CONCATENAR() pulsa Aceptar y escoge como parámetros H15, H16 y H17. Debemos añadir los espacios para separar el nombre completo. La fórmula debe quedar así =CONCATENAR(A5;" ";B5;" ";C5). Sitúate en la celda G5 y selecciona la Función NOMPROPIO() y pásale como parámetro la celda D5.

22 Gráficas Los gráficos son visualmente llamativos y facilitan la comprensión de algunos aspectos en el análisis de datos. Para crear un gráfico, en el menú Insertar,􀃆 Imagen, Gráfico, o bien pulsar el botón de la barra de herramientas. Aparecerá la ventana del asistente para gráficos A partir de ella podemos definir todas las características de nuestro gráfico.

23 Ejemplo Tabla de Temperaturas máximas mínimas Sombrerete 8 Loreto 18
máximas mínimas Sombrerete 8 Loreto 18 Pinos 17 7 Zacatecas 16 6 Nochistlán 14 4 Río Grande 3 Jalpa Frenillo 15 2 En la hoja 7 de tu libro, inserta los datos de la siguiente tabla y genera un gráfico como este

24 Práctica 8 En la hoja 8 de su libro, escribir los siguientes datos:
Calcular la producción por producto y por país Realizar la representación gráfica de los valores obtenidos

25 Práctica 8-1 Calcule el promedio de temperatura por municipio y realice la representación en una gráfica lineal Tabla de Temperaturas máximas mínimas media Sombrerete 8 Loreto 18 Pinos 17 7 Zacatecas 16 6 Nochistlán 14 4 Rio Grande 3 Jalpa Frenillo 15 2

26 Referencias Referencia relativa: es la que hemos visto hasta ahora. Se componen de la letra de la columna y del numero de la fila, como por ejemplo A1, C12, H15, … Cuando se copia una fórmula con una referencia relativa a una celda, no se copia exactamente la fórmula, sino que se “traslada” también la fórmula, utilizando la posición relativa de la celda. Referencias absoluta: cuando no se desea que, al copiar una fórmula, NO se “trasladen” las referencias a celdas, se puede poner el símbolo $ delante de la letra de la columna, del número de la fila, o de ambos, como por ejemplo: $C12 hace que, al ser copiada la fórmula, la refencia a la columna NO se “traslade”, es decir, sea absoluta, y la refencia a la fila sí; en C$12 NO se “traslada” el número de la fila; en $C$12 son absolutas tanto la referencia a la columna como a la fila.

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28 Práctica 9 En la hoja 9 de tu libro, inserta los siguientes datos y realiza las operaciones con referencias mixtas (absolutas y relativas)

29 Práctica 9-1 Se consideran los siguientes datos:
Para la Clase A, calcular el porcentaje de niños y de niñas por clase respecto al número total de alumnos. Igual para la Clase B. Hacer dos gráficas, una con los porcentajes de niños y niñas para la clase A y la otra para la clase B.

30 MATRICULAS PRIMER CURSO
Práctica 10 Calcula el valor total % de mujeres y hombres sobre el total calculado Gráfica representativa de porcentajes MATRICULAS PRIMER CURSO REPITEN NUEVOS TOTAL TITULACION Total Mujeres %Mujeres %Hombres Lic. Veterinaria 10 2 232 124 Lic. Ciencia y Tecnología 13 38 27 Lic. en Biología 22 155 98 Lic. en Química 9 168 91 Lic. en Física 1 53 18 Lic. en Bioquímica 8 5 14 7 Lic. en Ciencias Ambientales 4 99 58

31 Práctica 11 Crea una tabla, donde cada celda es el producto de la fila por la columna Haz una copia de esta y realiza una multiplicación de matrices Tablas de Multiplicar 1 2 3 4 5 6 7 8 9

32 Práctica 12 Calcular el total por categoría de cada año (suma de hombres y mujeres) Calcular el total de cada una de las columnas (suma) Calcular el año 2001, si el incremento es del 15% del 2000 para cada rubro Agregar una fila al final y calcular cuál género es mayor (función SI) en cada año Hacer una gráfica en la que se vea cuántos hombres y mujeres hay en cada año

33 Datos práctica 12 Categoría 1998 1999 2000 Hombres Mujeres Total
Funcionarios 900 500 950 520 956 580 Laborales 300 200 320 250 325 260 Investigadores 100 90 232 275 Becarios 60 180 65