Contrato Marco para la Prestación del Servicio Integral de Organización de Eventos Marzo, 2013 Javier Dávila Pérez Titular de la Unidad de Política de.

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1 Contrato Marco para la Prestación del Servicio Integral de Organización de Eventos Marzo, 2013 Javier Dávila Pérez Titular de la Unidad de Política de Contrataciones Públicas Subsecretaría de Responsabilidades Administrativas y Contrataciones Públicas

2 1. Estrategias de Agregación de la Demanda  En ausencia de agregación de la demanda, el mercado opera como una arena, en donde las operaciones tienen lugar de una en una.  Aún cuando se utilicen medios electrónicos, la operación final es directa. No existe agregación coordinada. CompradoresProveedores

3 1. Estrategias de Agregación de la Demanda  En presencia de alguna estrategia de agregación, las compras individuales son coordinadas para obtener mayores volúmenes, mejores precios y, muy probablemente, mejores condiciones de compra.  El esfuerzo colaborativo proporciona mejor poder de compra a los dispersos actores individuales, a la vez que la simultaneidad hace más atractivas las operaciones a los proveedores. Ent 1 Ent 2 Ent 3 Ent 1 Ent 2 Ent 3 Comprador Líder: 1. Agrega requerimientos 2. Recibe y evalúa las propuestas 59 142 67 3 8 Proposiciones de los proveedores requerimientos Entregas

4 1. Estrategias de Agregación de la Demanda Beneficios para los compradores Optimización del gasto mediante el fortalecimiento del apalancamiento de la compra agrupada. Menores precios Menos transacciones. Menos costos de embarque. Mayor eficiencia en procesos administrativos y contables. Reducción de costos de transacción Adquisiciones consolidadas en torno a un número reducido de bienes estandarizados. Reducción de costos de mantenimiento

5 1. Estrategias de Agregación de la Demanda Beneficios para los proveedores Incremento del volumen y velocidad de las transacciones, debido al mayor volumen e órdenes de compra agregadas. Mayores ingresos Múltiples ventas en transacciones individuales para llegar con eficiencia a un mayor número de compradores. Fortalecimiento de ventas estratégicas. Reducción del costo de las ventas Mantenimiento del control de las curvas volumen/valor. Competencia en factores distintos al precio. Márgenes asegurados Ganancia en información referente a la demanda futura debido a la visibilidad de la formación de los grupos de compradores. Mejor formación de expectativas. Mejor planeación de la cadena de suministro

6 2. Compras Consolidadas: Estrategia Agregación de la Demanda Antes Después

7 2. Compras Consolidadas: Características Artículo 17 de la LAASSP Establece la posibilidad de que las dependencias y entidades puedan agruparse para adquirir en forma consolidada sus bienes, arrendamientos o servicio EstrategiaCaracterísticasVentajas Compras Consolidadas Agrupación de las dependencias y entidades de la APF para la compra de bienes comunes. Un solo procedimiento en un momento del tiempo (AD, I3P, LP) Precio fijo Estandarización de la demanda Descuentos por volumen Economías de escala Ahorros

8 2. Compras Consolidadas: Bien y/o Servicio Vacunas Transportación terrestre Aseguramiento integral de inmuebles y obras portuarias Papelería Servicios de transportación terrestre Aseguramiento Seguro de Responsabilidad Profesional Seguros Inmuebles Transportación terrestre Impresión y fotocopiado, escneo, fax Vehículos blindados Vigilancia y Seguridad Boletos de avión

9 3. Contratos Marco: Estrategia Antes Después CM Eficiencia

10 3. Contratos Marco: Características Artículo 17 de la LAASSP La Secretaría de la Función Pública, en los términos del Reglamento de esta Ley, podrá promover contratos marco, previa determinación de las características técnicas y de calidad acordadas con las dependencias y entidades, mediante los cuales éstas adquieran bienes, arrendamientos o servicios, a través de la suscripción de contratos específicos. Artículo 41, Fracción XX de la LAASSP Establece la excepción a la licitación pública. Artículo 14 del Reglamento de la LAASSP Establece los requisitos para realizar los CM

11 3. Contratos Marco: Ventajas Es un acuerdo que anticipa los requerimientos para la provisión de bienes y servicios en un período de tiempo determinado y que ofrece ventajas relevantes como: Reducción del tiempo de adquisición Fortalece la transparencia Reducción en costos de proceso Ahorros Fortalecimiento del buen gobierno Descentralización eficiente 1 2 3 4 5 6

12 3. Contratos Marco: Características Contratos Marco Acuerdo de voluntades entre la APF y uno o más proveedores que regula en forma general las adquisiciones que mediante contratos específicos formalizaran las dependencias y entidades. Varios proveedores Se permite la adhesión de proveedores Características del bien estandarizadas Reglas claras Precios competitivos Eficiencia Ahorros Reducción de tiempos Reducción de costos de transacción Transparencia Manejo de operaciones de emergencia Confiabilidad en los proveedores EstrategiaCaracterísticasVentajas

13 3. Contratos Marco: Vigentes y Futuros Eventos Vales de Despensa Pasajes Aéreos Mantenimiento Vehicular* 1. Otros CM Vigentes: Ropa de Trabajo de PEMEX, Calzado de PEMEX 2. Otros en etapa de elaboración: Medicamentos de Patente, Arrendamiento Vehicular y Centros de Atención Teléfónica. Vacunas

14 3. Contratos Marco: Resumen de Ahorros Estimados Estrategi a/Año 2009201020112012Total OSD 2,837,415,354367,806,2783,686,623,123 368,965,133 7,260,809,888 CC 10,789,086107,097,285484,615,889 1,434,612,779 2,037,115,039 CM ---64,359,241742,038,395 240,075,609 1,046,473,235 IM 37,156,138--- 557,957,496 595,113,634 OU --- 3,318,139 Total 2,885,360,578539,262,7954,913,277,407 2,604,929,156 10,942,829,935 Nota: OSD = Ofertas Subsecuentes de Descuentos; CC = Compras Consolidadas; CM = Contratos Marco IM = Difusión de Investigación de Mercado ; OU= Ofertas Unilaterales

15 Vigencia Del 21 de julio de 2011 al 31 de diciembre de 2013. Objeto Contratación de la prestación del servicio integral para la organización de eventos. Alcance Se pueden contratar eventos que se realicen en el territorio nacional o en el extranjero siempre y cuando la contratación se lleve a cabo en la República Mexicana. Proveedores Actualmente se cuenta con 71 proveedores ( 20 N1, 32 N2, 19 N3) Documentos Contrato Marco, Catálogo de Conceptos, Formato del Evento 4. Contrato Marco de Eventos: Datos Generales del Contrato

16 4. Contrato Marco de Eventos: Macroproceso 12634 Detección de necesidades Inicio de diseño de estrategia para contratar Estudio de mercado Especificaciones generales del servicio Comunicación con proveedores 5 Lista de proveedores calificados técnicamente Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3 7 Características específicas del servicio Solicitud de cotizaciones Competencia $ Formalización del contrato específico Contrato Marco Fase 1: Preparación, Diseño, Publicación 8 Fase 2: Ejecución / Contratación Específica Entrega – Recepción Reglas del juego No se generan derechos y obligaciones Se generan derechos y obligaciones DEP 1 DEP 240 a SFP Dependencias y Entidades

17 Prestación del servicio integral para la organización de eventos, así como la mecánica de contratación. AnuncioExposiciónReunión de trabajo CeremoniaFeriaReunión ministerial/diplomática ClausuraFestejos internosConferencia o rueda de prensa ConferenciaForoSeminario CongresoGira de trabajoSimposio ConvenciónInauguraciónTaller Día festivoInformeVisitas de Estado Entretenimiento ciudadano Panel de discusión Otros similares a los actos o acontecimientos la dependencia o entidad requiera llevar a cabo. Evento de donación Presentación de programas o proyectos Evento tematizado Eventos vinculados con programas de apoyo a recursos humanos Evento deportivoRecaudación de fondos 4. Contrato Marco de Eventos: Objeto y Tipo de Eventos

18 4. Contrato Marco de Eventos: Catálogo de Conceptos 1. Sede y Mobiliario2. Tecnología 3. Diseño, Imagen y Ambientación 4. Promoción y Difusión Iluminación Audio Videoproyección Equipo de cómputo Telecomunicaciones CCTV Planta de luz Sede Mobiliario Escenografía Producción de videos promocionales Promocionales Diseños e impresiones Señalética Stands Florería Difusión Medios comunicación Memorias gráficas

19 4. Contrato Marco de Eventos: Catálogo de Conceptos 5. Personal de Apoyo, Talento y Diversión 6. Servicios Edecanía Oradores Talento artístico Inflables Pirotecnia Papirotecnia Juegos de feria Juegos didácticos Accesorios Traducción Registro Alimentos o bebidas Transportación Limpieza Sanitarios Sala de prensa Seguridad privada Médico Valet parking Paquetería Mensajería Aseguramiento Fotografía y video Señalización Servicios públicos Apoyo vial Utilería Otros

20 4. Contrato Marco de Eventos: Catálogo de Conceptos 7. Servicios de Apoyo Bases de datos de contactos Actualización de la base de datos Servicio de mensajería 24 x 7 Servicio de invitación o confirmación Servicio de registro electrónico Servicio de maestro de ceremonias Proyecto ejecutivo

21 4. Contrato Marco de Eventos: Condiciones Generales del Servicio Desarrollarlos y organizarlos en forma integral. Designar al menos un responsable de los aspectos técnicos, de coordinación y logística del evento, con capacidad de decisión y respuesta inmediata, ubicado de tiempo completo en el lugar designado por la dependencia o entidad para la realización del evento. Todos los bienes y servicios que utilice o contrate para el cumplimiento de las obligaciones que deriven de los contratos específicos que celebren con las dependencias o entidades serán por su cuenta y riesgo. Todos los bienes y servicios que utilice o contrate para el cumplimiento de las obligaciones que deriven de los contratos específicos que celebren con las dependencias o entidades deberán tener un nivel de calidad óptima, por lo que no deberán presentar daños, deficiencias ni algún otro aspecto que ponga en riesgo o atrase la realización del evento. En su caso, se compromete, previo y durante el desarrollo del evento, a corregir o sustituir los bienes o servicios que sean necesarios para cumplir con la calidad ofrecida.

22 4. Contrato Marco de Eventos: Condiciones Generales del Servicio Los servicios objeto del presente Contrato Marco deberán prestarse en el lugar, fecha y/o plazo y conforme a las condiciones que de manera particular acuerden con la dependencia o entidad con la que suscriban un contrato específico, en el cual se detallarán estos aspectos. Permitir a la dependencia o entidad, previo y durante el desarrollo del evento, verificar y, en su caso, realizar pruebas con respecto al funcionamiento óptimo de todos los elementos requeridos para asegurar la calidad del servicio contratado. Generar y remitir, con la periodicidad que le requiera la dependencia o entidad contratante, reportes electrónicos sobre los avances en la organización y desarrollo del evento. Cuando la prestación del servicio se realice en las instalaciones de la dependencia o entidad contratante deberá hacer uso adecuado de las mismas y responder por los daños y, en su caso, perjuicios que llegara a ocasionar. Llevar a cabo los trámites para la obtención de los permisos, licencias, avisos y cualquier otra autorización que se requiera para la realización del evento, salvo que el trámite sólo pueda efectuarlo la dependencia o entidad.

23 CaracterísticasEstadoGobiernoInstitucional Tiempo de respuesta para la atención de una solicitud de cotización PMGPMGPMG 8 h 12 h8 h Tiempo de respuesta para la atención de una solicitud urgente de cotización PMGPMGPMG 4 h6 h 3 h5 h6 h2 h3 h5 h Capacidad para realizar el montaje del evento en al menos las horas previas al inicio del mismo que se indican para cada caso PMGPMGPMG 8 h15 h 8 h16 h18 h8 h6 h4 h Capacidad para proporcionar, atendiendo al tipo y tamaño del evento, servicios médicos de emergencia (médico, ambulancia y/o unidad de primeros auxilios) * 4. Contrato Marco de Eventos: Características Técnicas *_Opcional

24 4. Contrato Marco de Eventos: Características Técnicas CaracterísticasEstadoGobiernoInstitucional Servicio de alimentos* Proporcionar por lo menos 4 alternativas de menús de 4 tiempos Proporcionar por lo menos 3 alternativas de menús de 3 tiempos Proporcionar por lo menos 2 alternativas de menús de 3 tiempos Capacidad para proporcionar, atendiendo al tipo y tamaño del evento, la logística de distribución de lugares (Personalización de los lugares por invitado, y/o disponibilidad de plano para la identificación de los lugares asignados, y/o personal para acompañar a los asistentes al lugar designado)* *_Opcional

25 4. Contrato Marco de Eventos: Características Técnicas CaracterísticasEstadoGobiernoInstitucional Capacidad de proporcionar servicios de seguridad para el evento* Proporcionar al menos dos responsables especialistas en seguridad para la coordinación con el Estado Mayor Presidencial, así como el personal y equipo técnico requeridos. Proporcionar al menos dos responsables especialistas en seguridad, así como el personal y equipo técnico requeridos. Proporcionar al menos un responsable especialista en seguridad, así como el personal y equipo técnico requeridos. Registro de participantes* Proporcionar, al menos, el diseño, implementación, administración y actualización de una base de datos de contactos; servicio de invitación a participantes; servicio de call center para confirmar asistencias, y servicio integral para el registro electrónico Proporcionar, al menos, servicio integral para el registro electrónico y/o un módulo presencial para el registro de los asistentes al evento *_Opcional

26 4. Contrato Marco de Eventos: Características Técnicas CaracterísticasEstadoGobiernoInstitucional Producción y diseño Capacidad de ofrecer al menos 3 alternativas personalizadas con respecto a la producción y diseño del evento (no previstas en catálogos del proveedor) Capacidad de ofrecer catálogos que contengan al menos 3 alternativas de producción y diseño del evento

27 Donde: = 1, 2, 3 1 = Evento Grande 2 = Evento Mediano 3 = Evento Pequeño = Precio total del servicio = Costo base del servicio = Comisión por integración del servicio 4. Contrato Marco de Eventos: Precios

28 4. Contrato Marco de Eventos: Clasificación de Eventos Eventos de Estado Eventos en los que participa el Presidente de la Republica, mandatarios o altos funcionarios extranjeros Eventos de Gobierno Eventos en los que participan los miembros del Gabinete o gobernadores de los Estados Eventos Institucionales Eventos en los que participan servidores o funcionarios públicos de las dependencias o entidades

29 4. Contrato Marco de Eventos: Clasificación de Eventos Cada proveedor puede clasificarse como Proveedor con Perfil de Estado. Esta clasificación ha sido introducida por razones de seguridad. Cuando se realice un Evento de Estado, se deberán seleccionar los niveles de proveedores, y dentro de éstos se invitará solamente a los proveedores con perfil de estado. Perfil de Estado

30 4. Contrato Marco de Eventos: Clasificación de Eventos Pequeño Mediano Hasta 200 asistentesDe 201 a 500 asistentes Grande Más de 500 asistentes

31 Eventos en los que participan servidores públicos de las dependencias y entidades para cumplir con obligaciones propias de las instituciones o con sus objetivos Por su perfil EstadoGobiernoInstitucional Eventos en los que participan los miembros del Gabinete (o gobernadores de Entidades Federativas) Eventos en los que participa el Presidente de la República o los mandatarios o altos funcionarios extranjeros Más de 500 asistentes Por su tamaño PequeñoMedianoGrande Entre 201 y 500 asistentesHasta 200 asistentes 4. Contrato Marco de Eventos: Clasificación de Eventos

32 4. Contrato Marco de Eventos: Modelo de Contrato Marco Demanda Oferta Especificaciones técnicas y mecánica de contratación Contrato Marco Contrato Específico Proveedores Acreditados A P F

33 4. Contrato Marco de Eventos: Mecánica de Contratación Selección de Conceptos del Catálogo Alcance del Evento (Tamaño) Tipo de Evento 1 2 3 A través del formato del evento Opciones de Contratación Contrato para un solo evento Contrato para un evento compuesto de varios eventos paralelos Contrato para varios eventos diferentes ya programados

34 4. Contrato Marco de Eventos: Mecánica de Contratación Selección de la Oferta Publicación de “Convocatoria” Selección del Nivel de Proveedores en Base al Presupuesto 4 5 7 Evaluación Técnica 6 Firma del Contrato Específico 8

35 InstitucionalGobiernoEstado Rango monto alto (mayor a 6.2 mdp) Nivel 1 Rango monto medio (menor o igual a 6.2 mdp y mayor a 1.3 mdp) Nivel 1 Nivel 2 Nivel 1 Nivel 2 Nivel 1 Nivel 2 Rango monto bajo (menor o igual a 1.3 mdp) Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3 Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3 Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3 4. Contrato Marco de Eventos: Solicitud de Cotizaciones *La dependencia y/o entidad podrá invitar a proveedores de niveles más inferiores, bajo su propia responsabilidad

36 4. Contrato Marco de Eventos: CompraNet Para poder recibir solicitudes de cotización para el Contrato Marco el proveedor deberá estar dado de alta en CompraNet:  La solicitud aparece como una Adjudicación Directa Nacional Simplificada  El tipo de participación como Electrónica  Se indica como fundamento legal Articulo 41, Fracción XX

37 4. Contrato Marco de Eventos: Selección del Ganador Dentro del Contrato Marco existe competencia entre los proveedores. El ganador debe cumplir con dos requisitos:  Cumplir con los requisitos técnicos establecidos  Presentar la cotización más baja de todas las propuestas solventes

38 4. Contrato Marco de Eventos: Modelo de Contrato Marco Solicitud de Cotización ¿Concepto Creativo? Junta Proveedores Propuesta Técnica ¿Aceptable? Propuesta Cotización Seleccionar más baja Sí No CriteriosJustificación Sí No 95% No concepto creativo 5% Concepto creativo

39 4. Contrato Marco de Eventos: Niveles de Proveedores Nivel 3 Nivel 2 Nivel 1 Recibirán solicitudes de cotización de cualquier valor presupuestado Recibirán solicitudes de cotización cuyo valor presupuestado sea menor o igual a 6.2 mdp sin IVA Recibirán solicitudes de cotización cuyo valor presupuestado sea menor o igual a 1.3 mdp sin IVA

40 4. Contrato Marco de Eventos: Requisitos para participar Solvencia Financiera Ingresos brutos mínimos anuales de 19.2 mdp Capacidad Técnica y Financiera Nivel 1 10 proyectos en los últimos 5 años 4 proyectos de al menos 6.2 mdp sin IVA

41 4. Contrato Marco de Eventos: Requisitos para participar Solvencia Financiera Ingresos brutos mínimos anuales de 4.7 mdp Capacidad Técnica y Financiera Nivel 2 8 proyectos en los últimos 3 años 2 proyectos de al menos 1.3 mdp sin IVA

42 4. Contrato Marco de Eventos: Requisitos para participar Solvencia Financiera Ingresos brutos mínimos anuales de 1.6 mdp Capacidad Técnica y Financiera Nivel 3 4 proyectos en los últimos 2 años 1 proyecto de al menos 0.3 mdp sin IVA

43 Se ordena la compra. Se logran mejoras en la calidad de los productos y confiabilidad de los proveedores. Se reducen los costos de transacción. Se reducen los tiempos en las adquisiciones. Se logra eficiencia en las operaciones de emergencia. Se logra eficiencia en el uso de las capacidades escasas. Se fortalece la gobernabilidad. Se fortalece la planeación presupuestaria. Se logran ahorros por promover la competencia. Se atienden requerimientos de emergencia. 4. Contrato Marco de Eventos: Ventajas

44 4. Contrato Marco de Eventos: Uso de Contratos Marco Contratos Marco N° Contratos EspecíficosMonto Organización Integral de Eventos4751,636,420,927 Vales de Despensa1197,896,362,581 Mantenimiento Preventivo y Correctivo del Parque Vehicular65130,510,689 Ropa de Trabajo, Calzado de Seguridad y Artículos de Protección Personal46190,941,201 Servicio de Reservación, Expedición y Entrega de Pasajes Aéreos28392,553,393 Calzado de Protección (Seguridad)138,059,700 Call Center712,924,224 Vacunas390,412,005 Poda de Árboles y Brecha2572,856 Total general75810,358,757,576

45 4. Contrato Marco de Eventos: Información http://www.funcionpublica.gob.mx/index.php/ua/sracp/upcp/contratos- marco.html

46 4. Contrato Marco de Eventos: Información Para adhesión de proveedores al contrato marco y dudas sobre el mismo comunícate con: José Carlos Fabián Ylizaliturri Rodríguez Subdirector de Reingeniería de Procesos Unidad de Política de Contrataciones Públicas Teléfono (55) 2000-3000 Extensión 2430 jylizaliturri@funcionpublica.gob.mx http://www.funcionpublica.gob.mx/index.php/ua/sracp/upcp/contratos- marco.html

47 Contrato Marco para la Prestación del Servicio Integral de Organización de Eventos Marzo, 2013 Javier Dávila Pérez Titular de la Unidad de Política de Contrataciones Públicas Subsecretaría de Responsabilidades Administrativas y Contrataciones Públicas