Sistema Archivístico de la Universidad Nacional Agraria

Presentación del tema: "Sistema Archivístico de la Universidad Nacional Agraria"— Transcripción de la presentación:

1 Sistema Archivístico de la Universidad Nacional Agraria
09/04/2017 Sistema Archivístico de la Universidad Nacional Agraria María Dolores Rodríguez Ruiz Analista Documental CENIDA - UNA Universidad Nacional Agraria, K12 carretera Norte 09/04/2017

2 SISTEMA ARCHIVISTICO DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL AGRARIA
A. Heredia en su reciente manual define un sistema de Archivos o archivístico “una estructura técnico-administrativa integrada por: Cuyo fin común es la defensa y mayor servicio del Patrimonio documental”. 09/04/2017 Sistema Archivistico de la Universidad Nacional Agraria, Maria Dolores Rodriguez Ruiz Analista Docuemental UNA, CENIDA

3 Que motivo este trabajo?
Dar respuestas a necesidades internas de la UNA, pero sumado a ello el cumplimiento de la ley de acceso a la información pública (621/05/2007). La UNA, es una Inst. de Educación Superior, sin fines de lucro, que contribuye, desde la perspectiva del compromiso Social Universitario, al desarrollo agrario integral y sostenible, y a la conservación del ambiente la formación de profesionales competentes, con valores éticos, morales y cultura ambientalista, la construcción de conocimiento científico y tecnológico, y la producción, gestión y difusión de información”. 09/04/2017 Sistema Archivistico de la Universidad Nacional Agraria, por: Maria Dolores Rodriguez Ruiz Analista Docuemental UNA, CENIDA

4 Ley en La Gaceta número 118 del 2007.
(LAIP), en donde se Insta a los poderes del Estado, Gobiernos Regionales Autónomos y Gobiernos Municipales a crear a la brevedad posible las OAIP Ley en La Gaceta número 118 del 2007. 09/04/2017 Sistema Archivistico de la Universidad Nacional Agraria, por: Maria Dolores Rodriguez Ruiz Analista Docuemental UNA, CENIDA

5 También esta investigación se centra problema de la conservación y preservación crítica en el que han permanecido los doc de archivo de la UNA. Si no se actúa rápidamente puede tener consecuencias dramáticas ya que la memoria histórica institucional se perderá y la Universidad quedará desprotegida ante la falta de las evidencias documentales que testimonien su actuación. 09/04/2017 Sistema Archivistico de la Universidad Nacional Agraria, por: Maria Dolores Rodriguez Ruiz Analista Docuemental UNA, CENIDA

6 OBJETIVO Refleje situación de los archivos en la UNA, a fin de obtener información que nos permita tomar decisiones. Diagnostico Diseñar y proponer un sistema archivístico en la Universidad Nacional Agraria (SAUNA) que logre contribuir a una buena gestión de documentos de Archivo y establecer la preservación de su memoria histórica e institucional. Para la elaboración del sistema se ha partido de la realización de un diagnostico 09/04/2017 Sistema Archivistico de la Universidad Nacional Agraria, por: Maria Dolores Rodriguez Ruiz Analista Docuemental UNA, CENIDA

7 Situación de los documentos de archivo de la UNA
Entrevistas información precisa y específica sobre la producción documental en la UNA Conservación y su uso. Incluyendo aspectos como: forma de almacenamiento en los depósitos, tipo de formatos, procesos para determinar su resguardo o eliminación. También se obtuvo información sobre las políticas y normas que amparan estos procesos, y sobre el nivel de conocimiento del personal en el campo archivístico. Situación de los documentos de archivo de la UNA 09/04/2017 Sistema Archivistico de la Universidad Nacional Agraria, por: Maria Dolores Rodriguez Ruiz Analista Docuemental UNA, CENIDA

8 Esta investigación da pautas importantes
Es importante destacar que la Universidad en sus estrategias de desarrollo contempla la comunicación social y la educación masiva como uno de los medios para generar cambios sustanciales en la sociedad nicaragüense. Ante este reto, la realización de esta investigación tiene una gran importancia ya que brinda resultados concretos en relación a la implementación de procesos claves que lleven a desarrollar buenas prácticas en la administración y la gestión documental, que faciliten el acceso y difusión a la información. Esta investigación da pautas importantes 09/04/2017 Sistema Archivistico de la Universidad Nacional Agraria, por: Maria Dolores Rodriguez Ruiz Analista Docuemental UNA, CENIDA

9 Distintos datos 09/04/2017 Sistema Archivistico de la Universidad Nacional Agraria, por: Maria Dolores Rodriguez Ruiz Analista Docuemental UNA, CENIDA

10 Datos en relación a: Central y sedes , quienes se sirven o utilizan diferentes tipos de documentos.
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11 Los documentos de Archivos en gestión, en el momento del diagnostico estaban ocasionando un hacinamiento en las distintas oficinas, actualmente esto ha cambiado un poco lo que todavía no resuelve en su totalidad, pero si de alguna manera la situación actual es un poco mejor que antes. 09/04/2017 Sistema Archivistico de la Universidad Nacional Agraria, por: Maria Dolores Rodriguez Ruiz Analista Docuemental UNA, CENIDA

12 Lo mas común y la UNA no es la Excepción
Como ocurre en muchas instituciones, los documentos de archivo de la UNA están actualmente depositados en zonas inapropiadas que no reúnen los requisitos mínimos de conservación y que, más bien, funcionan como depósitos de todo lo inservible o poco utilizado, llamadas “bodegas” en Nicaragua. Y en verdad, por sus características, orden, aseo y condiciones medio ambientales, funcionan como lo hace realmente un almacén, pues esas bodegas lo mismo sirven para “almacenar” documentos como para guardar material de limpieza, computadoras averiadas. 09/04/2017 Sistema Archivistico de la Universidad Nacional Agraria, por: Maria Dolores Rodriguez Ruiz Analista Docuemental UNA, CENIDA

13 Evidencia grafica y por imagen
A partir de los resultados obtenidos de las entrevistas y con la ayuda de las anotaciones realizadas de la observación directa, como parte de la metodología utilizada para la obtención de datos, presentamos en este trabajo una propuesta de creación y funcionamiento del sistema archivístico de la UNA, acompañado de un reglamento y de un manual de normas y procedimientos archivísticos, que pueden servir de guía en su implantación y desarrollo. 09/04/2017 Sistema Archivistico de la Universidad Nacional Agraria, por: Maria Dolores Rodriguez Ruiz Analista Docuemental UNA, CENIDA

14 Se propone desarrollarse por etapas, con los procesos definidos y viables, que permita mejorar la organización documental y con ello se facilite el acceso a los documentos de forma ágil, oportuna y mejore la calidad en los servicios documentales ofrecidos a productores y ciudadanos en general. 09/04/2017 Sistema Archivistico de la Universidad Nacional Agraria, por: Maria Dolores Rodriguez Ruiz Analista Docuemental UNA, CENIDA

15 una vez esté funcionando este sistema archivístico permitirá que los procesos gestionados y desarrollados en la Universidad se puedan realizar de forma ágil y efectiva, haciendo que las gestiones internas se resuelvan con eficacia, respondiendo con agilidad a las demandas de información internas y externas. SEDES 09/04/2017 Sistema Archivistico de la Universidad Nacional Agraria, por: Maria Dolores Rodriguez Ruiz Analista Docuemental UNA, CENIDA

16 Incorpora un reglamento que debe regular el sistema archivístico propuesto y que es de suma importancia para su implementación, una vez aprobado por el Consejo Universitario, órgano de máxima autoridad de la UNA. En él se normalizan y regulan aspectos esenciales del quehacer archivístico como la producción documental, las remisiones o transferencias de acuerdo a los plazos de conservación determinados en las tablas de retención documental, la elaboración de cuadros de clasificación, etc. Usuarios externos 09/04/2017 Sistema Archivistico de la Universidad Nacional Agraria, por: Maria Dolores Rodriguez Ruiz Analista Docuemental UNA, CENIDA

17 J. Llansó i San Juan. Este autor nos detalla de forma clara el funcionamiento de los archivos de distintos países Iberoamericanos, y los sistemas de gestión documental utilizados en ellos tanto en su organización como en su difusión y acceso. Es obvio que la creación del servicio de archivo supone un ahorro considerable de tiempo y dinero en la tramitación, archivo y disposición de los expedientes. Además agiliza y simplifica los procesos documentales con lo que se incrementa el grado de satisfacción de los usuarios por el servicio recibido. contexto La situación de los archivos en Iberoamérica nos es conocida a través de los trabajos consultados para definir las bases teóricas de nuestro estudio. 09/04/2017 Sistema Archivistico de la Universidad Nacional Agraria, por: Maria Dolores Rodriguez Ruiz Analista Docuemental UNA, CENIDA

18 Censo Guía del CIDA comprobamos que están registrados archivos nicaragüenses de ayuntamientos, de la iglesia (diocesanos) y de otras instituciones administrativas y de gobierno del país, pero en su descripción se indica que sus fondos son consultables solo por las oficinas productoras. Incluyen los archivos de tres universidades de Nicaragua, que por ser entidades de educación superior sirven para medir en qué grado de avance está la Universidad Nacional Agraria en materia de Archivística.: Archivo de la Universidad Politécnica de Nicaragua. Archivo del Registro Académico estudiantil y estadística de la Universidad Nacional Autónoma de Nicaragua de Managua (UNAN-Managua) 1971. El Archivo General de la Universidad Nacional de Ingeniería (UNI) 007, por acuerdo de su Consejo núm Depende de la Secretaria La dirección web es la siguiente: Con estos datos no debe sorprendernos el hecho de que ninguna de las tres tenga implementado un sistema de gestión documental de archivo 09/04/2017 Sistema Archivistico de la Universidad Nacional Agraria, por: Maria Dolores Rodriguez Ruiz Analista Docuemental UNA, CENIDA

19 La Historia UNA tiene un recorrido amplio
Un poco de Historia La Historia UNA tiene un recorrido amplio Los documentos que forman parte del proceso histórico de la UNA, se desconoce con precisión su estado, cantidad y su localización 09/04/2017 Sistema Archivistico de la Universidad Nacional Agraria, por: Maria Dolores Rodriguez Ruiz Analista Docuemental UNA, CENIDA

20 La ENA, precedente de la UNA fue creada en 1917, ha llevado al desconocimiento del destino de los documentos generados en cada uno de los procesos, por lo que se hace necesario su rescate si queremos preservar y reconstruir la memoria histórica institucional con la ayuda del patrimonio documental generado por la UNA. 09/04/2017 Sistema Archivistico de la Universidad Nacional Agraria, por: Maria Dolores Rodriguez Ruiz Analista Docuemental UNA, CENIDA

21 Estado de documentos El sistema beneficiaria a la sede central de la UNA como a sus sedes regionales y extensiones universitarias, incluyendo en ellas las medidas de conservación y preservación de sus documentos de archivo. Esta denominación de “Sistema de archivo institucional” ha sido defendida por distintos autores, entre ellos Luis Fernando Jaén García. Para este archivero el Sistema Archivístico Institucional es el modelo de integración de todos los archivos de una entidad con la finalidad de lograr la organización de sus documentos y su puesta en servicio. Este sistema depende de la institución productora y los elementos de este sistema serían: los archivos que lo forman (archivos de gestión y archivo central e histórico), la administración que se encarga de su gestión y planificación, los servicios técnicos que le sirven de apoyo, la normativa, y los recursos precisos para su funcionamiento (instalaciones, personal, medios técnicos y tecnológicos). Véase su artículo “Los modelos teóricos de unificación de Archivos”, Anales de Documentación, 6 (2003) pp Normas y políticas archivísticas Son urgente la creación de un Sistema de Archivo institucional, tomando como modelo a las ya existentes en universidades de otros países cercanos, dotado de condiciones adecuadas, personal capacitado infraestructuras, y con una buena regulación que posibilite o facilite, entre otras cosas, tanto la gestión de los documentos de archivo como su acceso. Ante esto nos hemos sumado en la conformación de la Red de centros Archivísticos Universitarios para con este proyecto de cooperación /colaboración se nos posibilite la solución de algunos de los problemas aquí planteados 09/04/2017 Sistema Archivistico de la Universidad Nacional Agraria, por: Maria Dolores Rodriguez Ruiz Analista Docuemental UNA, CENIDA

22 Coadyuve en la preservación de la memoria histórica de la Universidad
Desarrollar un sistema integral de gestión del archivo institucional que dinamice y propicie una administración eficiente. Coadyuve en la preservación de la memoria histórica de la Universidad Permita la organización, conservación y disposición de los documentos de archivo que se generan en todo el actuar de la universidad como institución y así resuelva los problemas de acceso a la información. Propuesta es : 09/04/2017 Sistema Archivistico de la Universidad Nacional Agraria, por: Maria Dolores Rodriguez Ruiz Analista Docuemental UNA, CENIDA

23 búsqueda de espacio para la conservación y custodia de sus documentos.
Prioridades búsqueda de espacio para la conservación y custodia de sus documentos. La solución que acompaña a esta propuesta debe solventar, sino todos los problemas, una buena parte de ellos, pretende iniciar el proceso de ir creando tanto las condiciones físico, medio-ambientales y técnicas que faciliten su conservación como las que favorezcan la capacitación profesional de sus responsables. Es evidente que las personas a cargo, en estos momentos, de los documentos de archivo en la Universidad Nacional Agraria, al menos en la parte de gestión, carecen de formación en técnicas archivísticas. Y esto es común tanto a los que realizan tareas administrativas como a los directivos de las distintas unidades y áreas. La conformación de Red, pretende resolver ver a través de la cooperación algunos de estos problemas. Pero igual irán planteadas dentro de las distintas etapas 09/04/2017 Sistema Archivistico de la Universidad Nacional Agraria, por: Maria Dolores Rodriguez Ruiz Analista Docuemental UNA, CENIDA

24 UNA . 09/04/2017 Sistema Archivistico de la Universidad Nacional Agraria, por: Maria Dolores Rodriguez Ruiz Analista Docuemental UNA, CENIDA

25 Inventarios Al no ser una única persona quien administra el acceso a estos lugares, sino que se accede a los mismos sin ningún tipo de control, los resultados de la búsqueda no son satisfactorias para localizar la información, Ello sin contar que el lugar no reúne las condiciones adecuadas para la atención de solicitudes de información - No existe inventario de los documentos , lo que imposibilita recuperar información en forma ágil aun para la misma persona que los resguarda. Pese a que sí existe alguna rotulación, esto no sucede así en todos los casos 09/04/2017 Sistema Archivistico de la Universidad Nacional Agraria, por: Maria Dolores Rodriguez Ruiz Analista Docuemental UNA, CENIDA

26 La expectativa generada con esta investigación ha sido positiva de parte de los entrevistados, tanto directores como auxiliares y responsables de áreas, que ven en este estudio una posibilidad de resolver algunos problemas de espacio, de ubicación de los documentos, de políticas y normas a seguir, de eliminación de documentos de información complementaria o auxiliar 09/04/2017 Sistema Archivistico de la Universidad Nacional Agraria, por: Maria Dolores Rodriguez Ruiz Analista Docuemental UNA, CENIDA

27 - Es necesario un espacio y mobiliario apropiados, de acuerdo a estándares de archivístico y con los requerimientos necesarios. - Necesidad de adoptar con urgencia acciones respecto al deterioro documental actual en toda la Universidad Nacional Agraria. La limpieza y el orden son fundamentales para garantizar un buen estado de conservación de los documentos, evitando en lo posible la incidencia de los factores biológicos y ambientales que inciden en su deterioro llevando a la pérdida de la memoria histórica. - Es importante también adoptar las medidas preventivas ante huracanes y robo, controlando el local de depósito en épocas de lluvias y garantizar siempre que el local quede bien cerrado a la hora de la salida una vez implantado el Archivo General de la Universidad. Necesidades De acuerdo con las bases de aplicación del Sistema Archivístico de la Universidad Nacional Agraria - SAUNA, es importante y necesario mencionar su coincidencia con la puesta en marcha de procesos y cambios que está teniendo la Universidad, y más aún con la incursión de los servicios de calidad 09/04/2017 Sistema Archivistico de la Universidad Nacional Agraria, por: Maria Dolores Rodriguez Ruiz Analista Docuemental UNA, CENIDA

28 Necesarios y tomar en cuenta
- Las áreas en estos momentos para almacenamiento de los documentos, realmente son bodegas en condiciones inhóspitas, sin luz adecuada, sin ventilación correcta, sin equipamiento y mobiliario adecuado, en algunos casos con goteras, conviviendo documentos, equipos, cables, maquinas, cajas conteniendo todo tipo de cosas. Estrechez, lugares donde por sus condiciones no es propicio permanecer el tiempo de llevar a cabo búsquedas o efectuar consultas, lo que afecta tanto a los gestores como a los documentos indistintamente del formato que se use. En definitiva, son formas inadecuadas para el resguardo de la memoria institucional, factor que debe considerarse como de singular importancia. se deben de hacer licitaciones para las adquisiciones de acuerdo con las leyes del gobierno para hacerlo de forma ordenada y con criterio de calidad archivística (por ejemplo, las cajas deben tener un ph neutro frente a otras opciones. 09/04/2017 Sistema Archivistico de la Universidad Nacional Agraria, por: Maria Dolores Rodriguez Ruiz Analista Docuemental UNA, CENIDA

29 Aéreas Saturadas Un cálculo aproximado de la suma de los documentos almacenados en esas áreas o bodegas indica que en la actualidad se precisa un espacio de metros cuadrados. A efectos de programación de la actividad de coordinación del sistema de gestión de documentos y archivos que desarrollará el Archivo General, a esta cifra habría que sumar el crecimiento anual estimado, que se sitúa entre los 10 y los 20 metros lineales 09/04/2017 Sistema Archivistico de la Universidad Nacional Agraria, por: Maria Dolores Rodriguez Ruiz Analista Docuemental UNA, CENIDA

30 Programa de actuación archivística
El programa de actuación archivística prevé una actuación en 3 etapas secuenciales, las dos primeras correspondientes a una programación a medio plazo y la tercera a una programación a largo plazo. La primera fase corresponde a la "definición e implantación de las claves archivísticas", la segunda al "desarrollo de las claves archivísticas" y la tercera a la "consolidación del sistema archivístico e implantación del sistema de gestión integral de los documentos y archivos”. Las etapas a medio plazo están concebidas específicamente para demostrar cómo la puesta en marcha de unos elementos singulares del sistema es capaz de modificar en gran medida la problemática que plantea actualmente la gestión de los documentos en las fases activa y semiactiva. Tres etapas 09/04/2017 Sistema Archivistico de la Universidad Nacional Agraria, por: Maria Dolores Rodriguez Ruiz Analista Docuemental UNA, CENIDA

31 Sistema Archivístico Se entiende así que el Archivo General se insertará activamente en la dinámica administrativa de la Universidad. Su actuación irá dirigida a actuar con especial incidencia en la fase activa de la documentación, respondiendo a su papel de apoyo inmediato a las unidades de administración y servicios Su objetivo primordial es el de procurar que la comunidad universitaria desarrolle sus funciones con eficacia, economía, transparencia, calidad y eficiencia, operando desde el sector de actuación que le ha sido confiado. 09/04/2017 Sistema Archivistico de la Universidad Nacional Agraria, por: Maria Dolores Rodriguez Ruiz Analista Docuemental UNA, CENIDA

32 Primera etapa. Definición e implantación de las claves archivísticas
Entre los objetivos de esta etapa se encuentran la gestión con criterios documentales de los depósitos del Archivo General, la actuación urgente frente a los problemas de saturación documental existentes en las unidades productoras de documentos y finalmente la definición y puesta en marcha de los elementos esenciales que permitan la articulación del sistema archivístico. 09/04/2017 Sistema Archivistico de la Universidad Nacional Agraria, por: Maria Dolores Rodriguez Ruiz Analista Docuemental UNA, CENIDA

33 A lo largo de esta etapa se llevarán a cabo las siguientes actuaciones
- Reorganización de las instalaciones de depósito de documentos del Archivo General. Organizar los espacios disponibles para el alojamiento de los documentos gestionados por el Archivo General De manera que sea posible, mediante la centralización, liberar el espacio actualmente destinado a albergar documentación semiactiva en las unidades productoras. 09/04/2017 Sistema Archivistico de la Universidad Nacional Agraria, por: Maria Dolores Rodriguez Ruiz Analista Docuemental UNA, CENIDA

34 Elaboración y aprobación del Reglamento del Archivo General, con el objetivo de establecer un marco de relaciones entre la comunidad universitaria y el Archivo General Para conseguir el objetivo se procederá a la normalización física y descripción técnica de todas las unidades de instalación depositadas en los depósitos gestionados por el Archivo General. Traslado de toda la documentación localizada en otros edificios sin control directo por parte de las unidades productoras y a la acogida urgente pero programada de documentos semiactivos procedentes de las unidades administrativas en situación crítica. 09/04/2017 Sistema Archivistico de la Universidad Nacional Agraria, por: Maria Dolores Rodriguez Ruiz Analista Docuemental UNA, CENIDA

35 El Reglamento recoge las funciones de todos los actores en el dominio de la gestión documental
Contemplando su ciclo de vida completo, esto es, desde la creación de los documentos en las unidades de origen hasta su eliminación o conservación definitiva como testimonio de las actividades llevadas a cabo por la Universidad a lo largo de su trayectoria. Incluye también las técnicas archivísticas que deben ser aplicadas sobre la documentación, teniendo en cuenta los valores administrativos del documento, los intereses de los usuarios y la naturaleza específica de los documentos y de la información que contienen. 09/04/2017 Sistema Archivistico de la Universidad Nacional Agraria, por: Maria Dolores Rodriguez Ruiz Analista Docuemental UNA, CENIDA

36 En cuanto a la Metodología
En el panorama internacional, especialmente las Recomendaciones para la elaboración de reglamentos impulsadas por la Conferencia de Archiveros de Universidades Españolas. - Elaboración y consenso de un cuadro de clasificación global para la documentación administrativa, al objeto de identificar y organizar los documentos en series funcionales. El cuadro consiste en una estructura jerárquica y lógica que refleja las funciones de la Universidad, de manera que la información aparece organizada uniformemente y permite relacionar los expedientes y grupos de documentos entre sí. Deben tenerse en cuenta los reglamentos de archivos universitarios ya existentes 09/04/2017 Sistema Archivistico de la Universidad Nacional Agraria, por: Maria Dolores Rodriguez Ruiz Analista Docuemental UNA, CENIDA

37 Como por ejemplo la Universidad Pompeu Fabra, Carlos III de Madrid y Pública de Navarra,o bien el ejemplo de Universidades incorporadas en el proyecto red GIRA sobre la que se realizarán las modificaciones necesarias de acuerdo con las especificidades de nuestra Universidad de acuerdo con los responsables de las unidades productoras de documentos. Una vez alcanzado el consenso, los grupos de documentos se estructurarán funcionalmente y serán susceptibles de ser utilizados por el conjunto de la comunidad universitaria. Una vez implantado, el cuadro de clasificación constituirá la base para la organización del conjunto del sistema de gestión integral de documentos y archivos. Para su elaboración se partirá de la base de la estructura de clasificación adoptada por universidades españolas 09/04/2017 Sistema Archivistico de la Universidad Nacional Agraria, por: Maria Dolores Rodriguez Ruiz Analista Docuemental UNA, CENIDA

38 Creación de la Comisión de Evaluación Documental.
La Comisión estará integrada por un presidente, un vicepresidente (el responsable del Archivo General) y seis vocales (preferentemente un representante académico, dos profesores de historia contemporánea, un profesor de Derecho Administrativo, un representante de alta gestión y un jurista). Formación en gestión de documentos y archivos, al objeto de dar a conocer y familiarizar al personal administrativo y auxiliar de las unidades administrativas con las nociones y técnicas básicas de la gestión de documentos y archivos establecidas para la Universidad. Su objetivo consiste en establecer los valores de gestión, administrativo e histórico de los documentos, su accesibilidad y forma de conservación final, así como normalizar el procedimiento de producción de los documentos La Comisión debería reunirse periódicamente, y trabajar sobre los análisis de series documentales y propuestas de valoración presentadas por el Archivo General, a partir de las cuales emitirá el correspondiente dictamen. 09/04/2017 Sistema Archivistico de la Universidad Nacional Agraria, por: Maria Dolores Rodriguez Ruiz Analista Docuemental UNA, CENIDA

39 Segunda etapa. Desarrollo de las claves archivísticas
objetivos de la segunda etapa se centran en la articulación del sistema archivístico, la gestión organizada de transferencias de documentos a los depósitos del Archivo General, la actuación frente a los diferentes problemas ocasionados por una deficiente gestión documental en los servicios productores de documentos y la planificación y adopción de unos primeros instrumentos que faciliten la implantación progresiva del sistema de gestión integral de documentos y archivos. Implantación 09/04/2017 Sistema Archivistico de la Universidad Nacional Agraria, por: Maria Dolores Rodriguez Ruiz Analista Docuemental UNA, CENIDA

40 Regulación de los procedimientos de transferencia de documentos semiactivos Desde las unidades productoras al Archivo General Su finalidad es conseguir un mejor aprovechamiento del espacio y menor coste de espacio y equipo para almacenamiento. Para ello se procederá a instaurar una serie de procedimientos archivísticos, tales como un calendario regular de transferencias, redacción de relaciones de transferencia, organización de documentos y expedientes, homogeneización de unidades de conservación, circulación y préstamo de los expedientes o recordatorio de devolución de documentos. Transferencias 09/04/2017 Sistema Archivistico de la Universidad Nacional Agraria, por: Maria Dolores Rodriguez Ruiz Analista Docuemental UNA, CENIDA

41 Primeras medidas contra el exceso de producción de documentación inútil, al objeto de proceder a eliminaciones controladas de documentos inútiles y duplicados, que permita agilizar los procesos de gestión administrativa en el seno de las unidades productoras y racionalizar la producción, recuperación y custodia de la documentación activa y semiactiva. Expurgo/Eliminacion Las actuaciones previstas en esta etapa son las siguientes: 09/04/2017 Sistema Archivistico de la Universidad Nacional Agraria, por: Maria Dolores Rodriguez Ruiz Analista Docuemental UNA, CENIDA

42 Acceso de los servicios productores a los documentos en poder del Archivo General
Regulación del acceso de los servicios productores a los documentos en poder del Archivo General, de manera que sea posible el acceso de las unidades productoras y de la comunidad universitaria en general a la documentación semiactiva. Una vez que ésta ha sido transferida al Archivo General, garantizando la confidencialidad y privacidad de la información. Se establecerán una serie de formularios de consulta y de solicitud de préstamo, y procedimientos para la salida, transporte y retorno de los expedientes. Ley de acceso 09/04/2017 Sistema Archivistico de la Universidad Nacional Agraria, por: Maria Dolores Rodriguez Ruiz Analista Docuemental UNA, CENIDA

43 Alternativas factibles
Estudio de aplicaciones informáticas de gestión de documentos y archivos existentes en el mercado, con el fin de dotar al sistema de gestión de documentos y archivos de un instrumento que permita el control, el seguimiento y la recuperación centralizada y descentralizada de los documentos y la información a través de todas las fases del ciclo de vida de los documentos. Para ello se analizarán las aplicaciones existentes en el mercado, para determinar la compra de un producto o la elaboración de uno específico, teniendo en cuenta los riesgos y desventajas de la segunda opción Alternativas factibles 09/04/2017 Sistema Archivistico de la Universidad Nacional Agraria, por: Maria Dolores Rodriguez Ruiz Analista Docuemental UNA, CENIDA

44 - Redacción de los primeros componentes de un manual de buenas prácticas o de procedimientos en gestión de documentos y archivos. El manual incluirá todos los procedimientos relacionados con la gestión documental establecidos con carácter normativo y de aquellos instrumentos técnicos racionalizadores de la práctica archivística. El manual de procedimientos se irá completando y actualizando conforme vayan implantándose o modificándose los diferentes elementos integrantes del sistema de gestión integral de documentos y archivos, hasta formar un corpus. Necesario un Manual 09/04/2017 Sistema Archivistico de la Universidad Nacional Agraria, por: Maria Dolores Rodriguez Ruiz Analista Docuemental UNA, CENIDA

45 Tercera etapa: consolidación del sistema archivístico e implantación del sistema de gestión integral de los documentos y archivos El Objetivo - La creación de los documentos e información (1ª etapa del ciclo de vida), objetivos: evitar la creación de documentos innecesarios, aumentar la disponibilidad, utilidad y valor de los documentos y su información que sí son necesarios, determinar los soportes más adecuados para su gestión, conservación y diseminación de su información. Incluye los siguientes elementos: objetivo de esta etapa consiste en establecer progresivamente un programa de gestión integral de los documentos y archivos que abarque todas las fases el ciclo de vida de los documentos: creación de los documentos e información, control, utilización y almacenamiento de los documentos activos y semiactivos, conservación y selección de los documentos, y gestión de la documentación con valor histórico o permanente. 09/04/2017 Sistema Archivistico de la Universidad Nacional Agraria, por: Maria Dolores Rodriguez Ruiz Analista Docuemental UNA, CENIDA

46 Normalización b) Sistemas de gestión de la información: evaluación de las necesidades de información, como se conserva y se presenta en el momento adecuado. c) Recurso (tecnologías de la información: operatividad de las aplicaciones informáticas de registro y seguimiento de expedientes dentro de la aplicación de gestión de documentos y archivo a) Normalización de los tipos documentales: formularios (selección del papel y los formatos, instrucciones de cumplimentación, distribución de datos, número de ejemplares, elaboración y supresión de modelos), correspondencia y otros documentos administrativos (estilo y formato, medio y amplitud de distribución, estructura), expedientes (aspecto formal, contenido, organización interna). 09/04/2017 Sistema Archivistico de la Universidad Nacional Agraria, por: Maria Dolores Rodriguez Ruiz Analista Docuemental UNA, CENIDA

47 La implantación del sistema archivístico, que quedará definido en el Reglamento del Archivo General, se hará gradualmente, conforme vayan asentándose en la Universidad las claves archivísticas y su papel normalizador. El sistema tiene como objetivo permitir la gestión de documentos y archivos, bajo la dirección superior del Archivo General, con responsabilidades directas en cuanto a gestión de la documentación semiactiva e inactiva, y con facultades reconocidas para establecer pautas en cuanto a creación de los documentos y administración de los archivos de gestión. El sistema archivístico estará formado por tres elementos básicos: archivos de gestión, Archivo General y Comisión de Evaluación Documental. Semiactivo 09/04/2017 Sistema Archivistico de la Universidad Nacional Agraria, por: Maria Dolores Rodriguez Ruiz Analista Docuemental UNA, CENIDA

48 MUCHAS GRACIAS 09/04/2017 Sistema Archivistico de la Universidad Nacional Agraria, por: Maria Dolores Rodriguez Ruiz Analista Docuemental UNA, CENIDA