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6.0 Preparación del proceso de salida

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Presentación del tema: "6.0 Preparación del proceso de salida"— Transcripción de la presentación:

1 6.0 Preparación del proceso de salida
6.1. Cambiar la orientación del documento y tamaño del papel. Cuando estamos escribiendo en un documento Word es como si lo hiciéramos en una hoja de papel que luego puede ser impresa. Por lo tanto, existe un área en la cual podemos escribir y unos márgenes los cuales no podemos sobrepasar. Estos márgenes se definen en la pestaña Diseño de página, en el grupo de herramientas Configurar página.

2 Al pulsar el botón Orientación, permite determinar la orientación del papel: Vertical u horizontal.
También es conveniente especificar el tamaño del papel que vamos a utilizar en la impresión. Al hacer clic en el botón Tamaño, se abre una lista de Tamaños predeterminados.

3 Si el tamaño deseado no aparece, se puede personalizar el tamaño de la hoja, haciendo clic en la opción Más tamaños de papel… Aquí determinamos el tipo de papel a utilizar en la impresora: A4, Carta, etc. y también la bandeja de la que tomará el papel la impresora, en caso de que tenga más de una. Si el tipo de papel no está definido, se puede personalizar definiendo las medidas en Ancho: y Alto: , este nuevo tipo de papel quedará definido como Tamaño personal. (Microsoft, 2011).

4 6.2. Cambiar las márgenes. Al hacer clic sobre el botón Márgenes, aparecen unos márgenes predeterminados.

5 Si ninguno nos sirve, podremos definir unos desde la opción Márgenes Personalizados...

6 Podemos fijar los márgenes tecleando los centímetros deseados en cada campo: Superior, Inferior, Izquierdo y Derecho. También el de Encuadernación, que es un espacio adicional reservado para encuadernar las hojas. Posición del margen interno. Aquí indicaremos en qué posición vamos para aplicar el margen de encuadernación. Orientación. Indicamos si la página tiene orientación vertical (la más usual) o horizontal (también llamada apaisada). Páginas. Podemos establecer varias páginas, en ese caso tenemos varias opciones: Márgenes simétricos, Dos páginas por hoja o Libro plegado. Al establecer cada una de estas opciones la vista previa te mostrará claramente en qué consisten. En la parte derecha de la pantalla tenemos la Vista previa que nos dará una idea bastante aproximada de cómo afectan los cambios que hemos introducido al diseño de la página. Si pulsamos el botón Establecer como predeterminado, los valores actuales serán los que se utilicen en los nuevos documentos que creemos. En la pestaña Diseño fijaremos la posición de Encabezados y pies de página. Encabezado: indicaremos los cm. que deseamos que haya entre el borde superior del papel y la primera línea del encabezado. Pie de página: diremos los cm. que deben quedar entre la última línea del pie de página y el borde inferior de la página.

7 Ubicar el cursor donde desea empezar la página nueva.
6.3.Insertar saltos de página. Se puede insertar un salto de página en cualquier lugar del documento o bien especificar dónde debe colocar Microsoft Word los saltos de página automáticos. Ubicar el cursor donde desea empezar la página nueva. Hacer clic en la ficha Insertar > grupo Páginas > opción Salto de página. Otra alternativa Ubicar el cursor donde desea empezar la página nueva. Hacer clic en la ficha Diseño de página > grupo Configurar página > opción Saltos. En el menú contextual, seleccionar Pagina . También podemos hacerlo fácilmente pulsando las teclas Ctrl + Enter.

8 6.4. Eliminar un salto de página.
No se puede quitar los saltos de página que Word inserta automáticamente. Puede quitar todos los saltos de página insertados manualmente. Haga clic en Borrador. Seleccione el salto de página haciendo clic en el margen junto a la línea de puntos. Presione SUPR. (Microsoft, 2011).

9 6.5. Encabezados y pies de página.
Un encabezado es un texto que se insertará automáticamente al principio de cada página. Esto es útil para escribir textos como, por ejemplo, el título del trabajo que se está escribiendo, el autor, la fecha, etc. El pie de página tiene la misma funcionalidad, pero se imprime al final de la página, y suele contener los números de página. Para modificarlos vamos a la pestaña Insertar y hacemos clic en alguno de los dos botones (Pie de página o Encabezado) y seleccionamos la opción Editar. Se mostrará una nueva pestaña, Herramientas para encabezado y pie de página > Diseño, que contiene los iconos con todas las opciones disponibles: Aparece el Encabezado delimitado por una línea punteada y con los elementos que lo contienen en modo edición: Ahora podemos teclear el encabezado y, si lo creemos conveniente, insertar numeración de página, fechas o cualquier otro elemento de la barra de herramientas. Una vez hayamos acabado de editar el encabezado o pie de página finalizaremos haciendo clic en el botón Cerrar encabezado y pie de página, a la derecha de la cinta. Para ver los encabezados y pies de página en la pantalla de nuestro ordenador tenemos que estar en modo vista Diseño de Impresión donde se ven en un tono más claro que el texto normal.

10 6.6. Agregar campos en los encabezados, pies de página.
Estando en modo de edición de Encabezado o pie de página. Hacemos clic en el botón Elementos rápidos > Campo, despliega una ventana:

11 Por ejemplo, seleccionar en Categorías: Fechas y horas y en nombre de campos seleccionar Date, despliega una ventana similar a la siguiente: En la ventana de formatos de fecha, seleccionamos el formato que mas nos convenga y pulsamos Aceptar. Si queremos insertar el número de la pagina: Categorías: Numeración, Nombres de campos: Page, seleccionamos el formato y pulsamos Aceptar Para el nombre del archivo: Categorías: Info. documento, Nombres de campos: FileName, seleccionamos el formato y pulsamos Aceptar. En este orden esta opción presenta gran cantidad de campos que podemos insertar en nuestro documento.

12 6.7. Aplicar la numeración automática.
Para numerar el documento automáticamente, desde la pestaña Insertar > opción Número de pagina, al seleccionar una ubicación se despliega una lista de formatos prediseñados para que elijamos el que más nos guste. Existe una gran cantidad de formatos prediseñados asociados a cada ubicación, estos están organizados por secciones para facilitarnos la localización del formato que buscamos.

13 6.8. Revisar la ortografía. La revisión ortográfica y gramatical es otra de las grandes aportaciones de los procesadores de texto. Word 2010 dispone de potentes herramientas en este campo que han sido mejoradas notablemente desde las primeras versiones. La forma que tiene Word para detectar las palabras erróneas es comprobar si las palabras de nuestro documento existen en el diccionario que lleva incorporado, junto con algunas reglas gramaticales. Obviamente Word realiza mejor la revisión ortográfica, porque únicamente debe contrastar con los diccionarios. Por eso es importante que prestemos especial atención a los posibles fallos gramaticales, que al depender del contexto, son más difíciles de identificar para el programa. Podemos realizar una revisión ortográfica, una gramatical o ambas a la vez, como veremos. Revisar mientras se escribe De forma predeterminada, Word irá subrayando con una línea ondulada las palabras que considere que contienen errores ortográficos en rojo y las que considere que contienen errores gramaticales en verde. Lo hará a medida que vayamos escribiendo, sin necesidad de solicitar la revisión de forma expresa.

14 Estas líneas son únicamente informativas, lo que significa que si imprimimos el documento no se imprimirán. Para corregir el error debemos colocar el cursor sobre palabra subrayada y pulsar el botón derecho del ratón. Entonces aparecerá el menú contextual que nos permitirá elegir una de las palabras sugeridas. Además de las palabras sugeridas, en el menú contextual encontramos varias opciones interesantes: Omitir: En ocasiones el corrector se equivoca, o simplemente estamos utilizando nombres propios o marcas que no están incluidos en el diccionario. En tal caso, deberemos omitir el error. Si queremos que no vuelva a identificar esta palabra como un error a lo largo del documento, deberemos seleccionar Omitir todas. Los fallos gramaticales se basan en que la palabra en sí no tiene ningún error, el error es producido por su dependencia con el contexto, por ese motivo, no podremos omitir todas, sino que deberemos Omitir una vez. Autocorrección. La autocorrección permite que Word substituya automáticamente la palabra errónea por otra de la lista de sugeridas mientras la escribimos. Idioma. Al hacer clic aparecerá una lista para que seleccionemos el nuevo idioma. Buscar. Se trata de una nueva opción de Word Permite realizar una búsqueda de la palabra en los distintos diccionarios instalados, así como en internet. Puede resultar útil si pretendes utilizar palabras coloquiales no aceptadas por los diccionarios pero sí popularmente o en determinadas jergas. Ortografía... / Gramática... Si hacemos clic aquí aparecerá un el cuadro de diálogo que nos ayuda a realizar la revisión de todo el documento sin necesidad de ir palabra por palabra. También lo haremos desde la pestaña Revisar > grupo Revisión > opción Ortografía y gramática, o bien pulsando la tecla F7. Word comienza a efectuar la revisión ortográfica y cuando encuentre un posible error se detendrá y lo mostrará en el cuadro de diálogo Ortografía y gramática que nos permitirá decidir qué hacer.

15 Veamos cómo funciona: En la parte superior de la ventana, en la barra de título, nos informa del idioma que se está utilizando en la corrección, en este caso, el español. Lo podemos cambiar desde el desplegable Idioma del diccionario que encontramos en la parte inferior de la ventana. En la zona titulada No se encontró: aparece en color rojo la palabra no encontrada en el diccionario (comenza) y la frase del texto en la que se encuentra esa palabra. Debajo tenemos una zona titulada Sugerencias: que contiene una lista con las palabras más parecidas que ha encontrado Word en sus diccionarios. En muchos casos, como en este, dentro de esta lista se encontrará la palabra correcta (comienza). Seleccionar la palabra correcta y pulsar Cambiar. Si ninguna palabra sugerida se adapta a nuestras necesidades, podremos modificarla directamente en el cuadro No se encontró. El siguiente proceso es igual al explicado anteriormente, mientras se escribe. Para errores gramaticales podremos Omitir esta vez u Omitir regla, así como pulsar Explicar para abrir un panel de ayuda con una explicación sobre por qué Word lo ha considerado un error. Ten presente que estos errores sólo se mostrarán si está activada la casilla Revisar gramática de la zona inferior. Ten presente que cada una de las correcciones realizadas se asumen como una acción en Word, y por lo tanto son susceptibles de ser deshechas con el botón Deshacer o las teclas CTRL+Z. Por ello, si te equivocas en alguna corrección, no te preocupes, puedes cerrar el cuadro y deshacer la acción, para luego proseguir con la revisión. (Aulaclic, 2011).

16 6.9. Añadir palabras a un diccionario.
Revisar mientras se escribe. Al pulsar el clic derecho sobre la palabra a corregir, en el menú contextual además de permitir elegir una de las palabras sugeridas, también tenemos la opción de Agregar al diccionario, lo cual agrega la palabra subrayada al diccionario personalizado y no la volverá a mostrar subrayada. Por la ventana de revisión ortográfica, también tenemos el botón de Agregar al diccionario.

17 6.10. Vista preliminar de un documento.
Otra posibilidad es visualizar el documento en modo de Vista previa. Para ello pulsar las teclas Ctrl + P o a través de la Ficha Archivo, elegir la categoría Imprimir, y a la izquierda del panel que se abrirá, podremos alejar y acercar la hoja para visualizarla. A la derecha podrás ver una vista previa del documento tal y como se imprimirá. Si te gusta el resultado será suficiente con pulsar el botón Imprimir y ya dispondrás de tu copia impresa. Se dispone de una serie de opciones de configuración que nos ayudarán a lograr el resultado deseado. Ventana de impresión Como hemos dicho, en la zona de la derecha vemos la vista previa de la página. En caso de tener más de una página, podremos cambiar la página a visualizar:

18 Utilizando las flechas inferiores o escribiendo el número de la página a visualizar
. O bien moviendo la barra de desplazamiento vertical que hay justo a la derecha de la vista previa. Justo a su lado encontramos una herramienta de zoom para acercar o alejar la página . Lo haremos pulsando los botones - y + o bien deslizando el marcador. El botón de la derecha permite ajustar la página para que se vea entera con un sólo clic. En la zona izquierda de la ventana dispondremos de una serie de opciones de configuración de la impresión, que nos permitirán: Elegir cuántas copias imprimir del documento. Escoger qué impresora queremos utilizar en la impresión del documento, en caso de que no queramos utilizar la predeterminada que viene seleccionada por defecto. También podremos modificar las Propiedades de impresora seleccionada, para por ejemplo imprimir en blanco y negro. Opciones de Configuración como: Qué hojas imprimir: Las hojas activas, todo el libro, o bien la selección realizada. La intercalación. Cuando imprimimos varias copias sin intercalación se imprime X veces cada página, por ejemplo: 1,1,1 2,2,2 3,3,3 4,4,4 sería la impresión de tres copias de un documento que ocupa cuatro páginas. En cambio, si utilizamos el intercalado, se imprime el trabajo completo, una vez tras otra. El mismo ejemplo sería: 1,2,3,4 1,2,3,4 1,2,3,4 La orientación y el tamaño del papel. Modificar los márgenes. Escoger cuántas páginas se incluirán en cada hoja impresa. (Aulaclic, 2011)


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