MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

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1 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

2 CERRAR PROCESOS ESTRATÉGICOS REQUERIMIENTOS DE LOS SATISFACCIÓN DE LOS
Direccionamiento y Planeación PE.01 Comunicaciones PE.02 Aplicación del Conocimiento PM.02 Generación del Conocimiento PM.01 Apropiación del Conocimiento PM.03 PROCESOS MISIONALES USUARIOS REQUERIMIENTOS DE LOS USUARIOS SATISFACCIÓN DE LOS Gestión del Talento Humano PA.01 Gestión de Recursos Financieros PA.02 Gestión de Recursos Físicos PA.03 Gestión Contractual PA.04 Gestión De la Tecnología PA.05 Jurídico PA.06 Gestión documental PA.07 PROCESOS DE APOYO Evaluación, Control Y Mejora PV.01 PROCESOS DE EVALUACIÓN CERRAR RETROALIMENTACIÓN

3 Direccionamiento y Planeación
PROCESOS ESTRATÉGICOS Direccionamiento y Planeación PE.01 Caracterización del Proceso Formatos Normatividad Instructivos Procedimientos Formatos Transversales

4 Direccionamiento y Planeación PE.01
PROCESOS ESTRATÉGICOS Direccionamiento y Planeación PE.01 Formatos F.01-PE Ficha EBI F.01-PE Sábana de Seguimiento F.02-PE Movimientos presupuestales créditos y contra-créditos F.01-PE Hoja de Vida de Indicadores F.01-PE Mapa y Plan de manejo de Riesgos F.07-PE Informe de seguimiento por proceso al Mapa de Riesgos y Plan de manejo de Riesgos F.08-PE Informe consolidado de seguimiento por proceso al Mapa de Riesgos y Plan de manejo de Riesgos Instructivos INS.01-PE Instructivo para la elaboración de Indicadores

5 PE Formulación, inscripción, registro y actualización de los proyectos de inversión del Jardín Botánico de Bogotá PE Formulación, actualización y seguimiento al Plan de Acción del Jardín Botánico PE.01.01 DIRECCIONAMIENTO PROGRAMATICO PE Cargue inicial del presupuesto y Modificación presupuestal entre Líneas de Acción, Productos y Objeto de Gasto de los proyectos de inversión PE Formulación, actualización y seguimiento a los indicadores de gestión de la Entidad PE Registro, seguimiento y actualización de Presupuesto, Metas y Resultados. PE.01 DIRECCIONAMIENTO Y PLANEACION PE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO PE Formulación y seguimiento de mapa de riesgos y plan de manejo de riesgos – Acción Preventiva. PE Elaboración, seguimiento y reporte del Plan de acción cuatrienal ambiental. PE Identificación de requisitos ambientales y otros requisitos. PE PLANEACIÓN AMBIENTAL PE Identificación y valoración de aspectos e impactos ambientales. PE Elaboración, seguimiento y reporte del PIGA.

6 PROCESOS ESTRATÉGICOS
Comunicaciones PE.02 Caracterización del Proceso Formatos Normatividad Instructivos Procedimientos Formatos Transversales

7 PROCESOS ESTRATÉGICOS
Comunicaciones PE.01 Formatos F.02-PE Solicitud Medios de Comunicación F.01-PE Recepción de Quejas, Reclamos, Sugerencias, Solicitudes de Información F.03-PE Modelo de Respuesta Requerimientos F.04-PE Encuesta de percepción atención al ciudadano F.05-PE Ficha Técnica - Encuesta de percepción atención al ciudadano F.01-PE Solicitud Plan de Publicidad

8 PROCESOS ESTRATÉGICOS
Comunicaciones PE.01 Instructivos INS.01-PE Realización de campañas institucionales INS.02-PE Realización ruedas de prensa INS.03.PE Elaboración de comunicados o boletines de prensa INS.04.PE Realización del programa de radio y/o televisión INS.05.PE Realización del monitoreo de medios INS.05.PE Respuesta a las PQRS INS.01.PE Solicitud de Plan de Publicidad

9 PE.02.01 COMUNICACION ORGANIZACIONAL PE Elaboración de los contenidos y divulgación en los medios de comunicación internos PE Producción de Material Divulgativo y Editorial PE Divulgación dirigida a medios de comunicación masivos y alternativos PE.02.02 COMUNICACIÓN INFORMATIVA O EXTERNA PE Administración de contenidos en la página Web PE.02 COMUNICACIONES PE Participación en eventos ocasionales organizados por entes externos PE.02.04 QUEJAS Y SOLUCIONES PE Atención y trámite de peticiones, quejas, reclamos, recursos, solicitudes, sugerencias y soluciones

10 Generación del Conocimiento
PROCESOS MISIONALES Generación del Conocimiento PM.01 Caracterización del Proceso Formatos Normatividad Procedimientos Caracterización del Producto Plan de Calidad Formatos Transversales

11 Generación del Conocimiento PM.01
PROCESOS MISIONALES Generación del Conocimiento PM.01 Formatos F.01-PM Verificación en Campo F.02-PM Registro del levantamiento florístico F.02-PM Seguimiento a germinación F.03-PM Seguimiento y análisis de banco plantular F.04-PM Accesión de microrganismos edáficos, micorrizas y bacterias presentes al banco de microrganismos del Jardín Botánico F.05-PM Cronograma y seguimiento semanal de labores asignadas a personal operativo F.06-PM Seguimiento a crecimiento plantular. F.01-PM Diagnóstico rápido de las áreas potenciales de restauración. F.02-PM Planilla Control semanal de Actividades-consolidado-operarios F.01-PM Registro de datos para salidas de campo. F.02-PM Pre-accesión de material vegetal a la colección viva F.07-PM Autorización de salida y entrega de material vegetal, insumos y ejemplares de herbario y Carpofilacio F.12-PM Seguimiento a estacas

12 Generación del Conocimiento PM.01
PROCESOS MISIONALES Generación del Conocimiento PM.01 Formatos F.01-PM Ingreso de muestras de laboratorio sanidad vegetal F.02-PM Bioensayo Sanidad Vegetal - Ecofisiología F.03-PM Registro de Aislamiento de Microorganismos Sanidad Vegetal. F.01-PM Clasificación de especies vegetales según su uso (Calificación) F.02-PM Seguimiento a aspectos abordados sobre especies de uso potencial F.03-PM Encuesta etnobotánica (Información primaria) F.04-PM Encuesta etnoecológica en huertas de zonas rurales F.05-PM Registro de actividades realizadas en salidas de campo F.06-PM Registro de Valoración Agronómica por parcela F.07-PM Datos morfométricos F.08-PM Seguimiento a semillas de germinación F.01-PM Evaluación y seguimiento en campo de tecnologías en investigación sobre sistemas de producción en agricultura urbana F.02-PM Seguimiento de labores de cultivo de material en evaluación establecido en las UICAU F.01-PM Seguimiento participativo sobre aplicación de tecnologías transferidas

13 PROCESOS MISIONALES Formatos Generación del Conocimiento PM.01
F.01-PM Inventario de equipos F.02-PM Hoja de vida de equipos F.03-PM Verificación de balanza F.04-PM Verificación de ph metro F.05-PM Verificación de temperatura F.06-PM Control uso de equipos F.07-PM Registro y control de préstamo de elementos o equipos de laboratorio F.08-PM Registro y control para cabinas F.09-PM Inventario de reactivos F.10-PM Ficha consumo de materiales y reactivos F.11-PM Inventario de elementos F.12-PM Desinfección de área

14 PM Diagnóstico, caracterización y monitoreo de la dinámica de la cobertura vegetal de las áreas rurales del D.C. PM INVESTIGACIÓN PARA LA CONSERVACIÓN IN SITU DE ECOSISTEMAS PM Diagnóstico y caracterización de la conectividad ecológica del Distrito Capital PM Investigación básica y aplicada como base de la restauración ecológica. PM Generación e Implementación de Modelos de Restauración Ecológica PM.01 GENERACIÓN DEL CONOCIMIENTO PM Conservación y enriquecimiento de recursos fitogenéticos PM Investigación en organismo asociados a la flora nativa y exótica en Bogotá D.C. y área de influencia PM INVESTIGACIONES EN CONSERVACIONES EX SITU PM Determinación del uso potencial de las especies altoandinas del D.C. PM Definición y establecimiento de tecnologías aplicadas a sistemas de agricultura urbana PM Validación de la investigación en tecnologías aplicadas a sistemas de agricultura urbana PM Manejo y uso de los equipos, elementos e insumos.

15 Aplicación del Conocimiento
PROCESOS MISIONALES Aplicación del Conocimiento PM.02 Caracterización del Proceso Formatos Instructivos Protocolos Normatividad Procedimientos Caracterización del Producto Plan de Calidad Formatos Transversales

16 Aplicación del Conocimiento PM.02
PROCESOS MISIONALES Aplicación del Conocimiento PM.02 Formatos F.01-PM Rotulación de Herbario y Carpofilacio F.02-PM Actualización del inventario de la Colección Viva F.03-PM Registro de individuos de la Colección Viva para dar de baja o trasladar F.01-PM Seguimiento actividades mantenimiento colecciones F.02-PM Entrega y recibo herramienta casa vieja F.03-PM Mantenimiento integral de las colecciones F.04-PM Seguimiento actividades de infraestructura y servicios F.05-PM Muestras de material vegetal afectado F.01-PM Siembra ó Plantación de material vegetal - Vivero la Florida F.02-PM Solicitud de Tierra Negra y/o Fertilizante F.03-PM Orden de entrada o salida de material e insumos de almacén- Vivero la Florida. F.04-PM Seguimiento Actividades Operativas F.05-PM Seguimiento al crecimiento y desarrollo del material vegetal

17 Aplicación del Conocimiento PM.02
PROCESOS MISIONALES Aplicación del Conocimiento PM.02 Formatos F.06-PM Transferencia de material vegetal F.02-PM Seguimiento de especies colectadas y propagadas. F.02-PM Bitácora de obra F.03-PM Análisis de riesgos y medición F.04-PM Verificación elementos de señalización F.05-PM Informe mensual de actividades-Talas F.06-PM Registro de árboles talados F.07-PM Reporte atención de emergencias en campo F.01-PM Diagnóstico Fitosanitario Vivero F.02-PM Seguimiento actividades diarias-operarios sanidad F.03-PM Cronograma semanal-sanidad F.04-PM Gestión Sanidad Vegetal-jardinería F.05-PM Lista de chequeo seguridad industrial F.06-PM Diagnóstico Fitosanitario - Jardinería F.07-PM Gestión Sanidad Vegetal - Vivero F.01-PM Cronograma semanal arbolado joven

18 Aplicación del Conocimiento PM.02
PROCESOS MISIONALES Aplicación del Conocimiento PM.02 Formatos F.02-PM Ficha de diagnóstico en áreas para nuevos proyectos. F.03-PM Diseño de plantación F.04-PM Registro fotográfico comentado F.05-PM Acta de visita F.06-PM Seguimiento actividades de operarios-arbolado joven F.07-PM Consolidado de actividades-arbolado joven F.08-PM Seguimiento físico y sanitario - Formato 8 F.10-PM Reporte plantación nueva F.11-PM Programación de actividades sociales F.12-PM Registro de asistencia F.13-PM Entrega de certificados de adopción F.14-PM Reporte de actividades sociales F.15-PM Cartera de Georeferenciación F.16-PM Informe metas mensuales F.17-PM Lista de Chequeo para Nuevos Proyectos. F.19-PM Caracterización social.

19 Aplicación del Conocimiento PM.02
PROCESOS MISIONALES Aplicación del Conocimiento PM.02 Formatos F.20-PM Encuesta de satisfacción Aplicación del Conocimiento F.20-PM Encuesta de satisfacción Aplicación del Conocimiento (2) F.22-PM Atención y Servicio al ciudadano. F.23-PM Reporte de adoptantes. F.24-PM Seguimiento solicitudes telefónicas. F.01-PM Cronograma semanal Jardinería F.02-PM Consolidado de actividades jardinería F.03-PM Seguimiento actividades de operarios-Jardinería F.04-PM Reporte de actividades de plantación y mantenimiento jardinería F.07-PM Diseño de plantación de jardines F.08-PM Lista de Chequeo jardinería F.01-PM Seguimiento físico sanitario Jardinería F.02-PM Seguimiento Proyectos Jardinería F.02-PM Caracterización Espacios Potenciales para UICAU

20 Aplicación del Conocimiento PM.02
PROCESOS MISIONALES Aplicación del Conocimiento PM.02 Formatos F.05-PM Asesoría para Distribución Espacios de Huerta F.06-PM Registro de Asistencia Técnica F.08-PM Seguimiento al mantenimiento UICAU F.09-PM Control de Entrega de Insumos F.12-PM Consolidado Asistencias Técnicas F.13-PM Matriz base selección UICAU

21 Aplicación del Conocimiento PM.02
PROCESOS MISIONALES Aplicación del Conocimiento PM.02 Instructivos y Protocolos INS.01-PM Instructivo de Seguridad Industrial INS.02-PM Diligenciamiento formato de Asistencia Técnica INS.04-PM Diligenciamiento reporte consolidado de Asistencias Técnicas PR.01-PM Atención de Emergencias

22 PM.02.01.01 Ingreso de material vegetal.
ENRIQUECIMIENTO Y MANTENIMIENTO DE COLECCIONES PM Mantenimiento de las colecciones PM Propagación de material vegetal con fines de Arborización y Jardinería. PM.02.02 PRODUCCION MATERIAL VEGETAL PM Propagación y reclutamiento de especies vegetales con fines de restauración ecológica PM.02 APLICACIÓN DEL CONOCIMIENTO PM Manejo silvicultural del arbolado antiguo PM Manejo integrado de plagas y enfermedades PM ARBORIZACIÓN Y JARDINERIA PM Plantación de árboles y arbustos con intervención social PM Plantación de jardines con intervención social PM Mantenimiento de arbolado joven con intervención social PM Mantenimiento de jardines con intervención social PM ESTABLECIMIENTO E IMPLEMENTACIÓN DE (UICAU) PM Implementación y mantenimiento de UICAU y asistencia técnica en agricultura urbana

23 Apropiación del Conocimiento
PROCESOS MISIONALES Apropiación del Conocimiento PM.03 Caracterización del Proceso Formatos Instructivos Normatividad Procedimientos Caracterización del Producto Plan de Calidad Formatos Transversales

24 Apropiación del Conocimiento PM.03
PROCESOS MISIONALES Apropiación del Conocimiento PM.03 Formatos F.02-PM Asistencia Reuniones Externas F.01-PM Participantes al seminario Enrique Pérez Arbeláez Nivel I y II F.02-PM Evaluación del seminario Enrique Pérez Arbeláez (sepa) nivel I F.03-PM Tabulación evaluación seminario Enrique Pérez Arbeláez nivel I F.01-PM Base de datos de los participantes del programa de educación ambiental intercultural F.02-PM Evaluación de actividades programa de educación ambiental intercultural F.03-PM Tabulación evaluación de actividades programa de educación ambiental intercultural F.04-PM Plan de acción programa de educación ambiental intercultural F.05-PM Cronograma PROCEDA F.06-PM Plan ejecución PROCEDA F.01-PM Registro y estado medico F.02-PM Inscripción para vacaciones científicas en el Jardín Botánico

25 Apropiación del Conocimiento PM.03
PROCESOS MISIONALES Apropiación del Conocimiento PM.03 Formatos F.03-PM Permiso de salida F.01-PM Inscripción para club de ciencias F.02-PM Acta de Compromiso F.04-PM Registro y seguimiento individual club de botánico ciencias F.05-PM Diario de campo – club botánico de ciencias F.06-PM Control de ingreso y retiro de niños y niñas F.07-PM Inscripción club de caminantes F.08-PM Registro diario de club de caminantes F.01-PM Registro de actividades programadas y no programadas F.02-PM Encuesta de satisfacción F.03.-PM Ficha técnica F.04-PM Asistencia - taller de planeación y aprovechamiento de la visita al Jardín Botánico José Celestino Mutis F.05-PM Registro de visitantes Jardín Botánico José Celestino Mutis F.01-PM Registro de asistencia - programación y desarrollo de eventos programados

26 Apropiación del Conocimiento PM.03
PROCESOS MISIONALES Apropiación del Conocimiento PM.03 Formatos F.02-PM Control de ingreso y salida de bienes F.01-PM Propuesta cursos y foros F.03-PM Inscripción en taquilla - cursos F.04-PM Control de asistencia a los cursos y foros F.01-PM Control de asistencia F.02-PM Evaluación aprendizaje F.07-PM Inscripción y Carné Agricultores Urbanos F.08-PM Cronograma de actividades semanal F.09-PM Asistencia acumulada a talleres de capacitación básica en agricultura urbana F.10- PM Sabana consolidado de capacitación F.11-PM Encuesta de satisfacción Agricultura Urbana F.12-PM Reporte de actividades desarrolladas para articular y fortalecer la red distrital de AU

27 Apropiación del Conocimiento PM.03
PROCESOS MISIONALES Apropiación del Conocimiento PM.03 Formatos F.13- PM Sabana reporte de agricultores urbanos F.14-PM Registro fotográfico comentado F.02-PM Acta de participación F.03-PM Lista asistencia componente social

28 Apropiación del Conocimiento PM.03
PROCESOS MISIONALES Apropiación del Conocimiento PM.03 Instructivos INS.01-PM Diligenciamiento cronograma de actividades INS.02-PM Diligenciamiento asistencia acumulada a talleres INS.03-PM Diligenciamiento Sábana Consolidada Capacitaciones INS.04-PM Diligenciamiento Reporte Actividades Red INS.05-PM Diligenciamiento Sábana Agricultores Urbanos INS.06-PM Diligenciamiento Registro Fotográfico Comentado

29 INNOVACION E INVESTIGACIÓN PEDAGÓGICA PARA LA GESTIÓN AMBIENTAL
PM Formación de Gestores Ambientales, en la asesoría a colegios en procesos de investigación y/o innovación asociados a la Educación Ambiental PM.03.01 INNOVACION E INVESTIGACIÓN PEDAGÓGICA PARA LA GESTIÓN AMBIENTAL PM Formación y Actualización Docente PM Seminario Enrique Pérez Arbeláez. Nivel I y II PM Programa de Educación Ambiental Intercultural PM Implementación de vacaciones científicas en el Jardín PM.03.02 CONSTRUCCIÓN DE PENSAMIENTO AMBIENTAL Y DESARROLLO DE COMPETENCIAS CIENTIFICAS PM Implementación de Clubes en el Jardín PM.03 APROPIACIÓN DEL CONOCIMIENTO PM Reserva, programación, realización y evaluación de recorridos ambientales y ecotalleres PM.03.03 SOCIALIZACIÓN DEL CONOCIMIENTO CIENTÍFICO Y EDUCATIVO-AMBIENTAL PM Programación y desarrollo de eventos programados PM Programación y desarrollo de cursos y foros PM.03.04 INCLUSIÓN EN DINÁMICAS SOCIALES PM Planeación y desarrollo de capacitaciones a población adulta en temas ambientales PM Formación de Agricultores Urbanos para la consolidación de la Red Distrital de Agricultores Urbanos PM.03.05 PARTICIPACIÓN SOCIAL EN GESTIÓN AMBIENTAL PM Participación social en la implementación de modelos de restauración ecológica

30 Gestión del Talento Humano
PROCESOS DE APOYO Gestión del Talento Humano PA.01 Caracterización del Proceso Formatos Protocolos Normatividad Procedimientos Formatos Transversales

31 Gestión del Talento Humano PA.01
PROCESOS DE APOYO Gestión del Talento Humano PA.01 Formatos F.01-PA Lista de documentos para posesión F.02-PA Acta de Posesión F.03-PA Autorización préstamo de Historias Laborales F.01-PA Plan de mejoramiento individual F.02-PA Acuerdo de Gestión F.01-PA Permisos de Personal F.02-PA Autorización Retiro parcial de Cesantías F.01-PA Certificación Conjunta para funcionarios F.02-PA Evaluación de la capacitación F.03-PA Efectividad de la capacitación F.04-PA Ficha formulación del proyecto de aprendizaje en equipo F.01-PA Evaluación de Eventos F.01-PA Registro de Inscripción de candidatos a representantes de los empleados ante la comisión de personal F.02-PA Acta de escrutinio número total de sufragantes F.03-PA Acta escrutinio número de votos depositados en las urnas F.04-PA Acta escrutinio número de votos a favor de cada candidato

32 Gestión del Talento Humano PA.01
PROCESOS DE APOYO Gestión del Talento Humano PA.01 Protocolos PR.01-PA Reporte de Accidente de Trabajo PR.02-PA Manejo de Guadaña PR.01-PA Accidentes con Químicos. PR.02-PA Incendio Forestal. PR.03-PA Inundación. PR.04-PA Volcamiento de árboles.

33 PA.01.01.01 Provisión de empleos
PA Concertación, Evaluación y Seguimiento a la Evaluación de Desempeño y Acuerdos de Gestión PA ADMINISTRACION DEL TALENTO HUMANO PA Situaciones administrativas PA Liquidación de nómina PA Retiro de funcionarios PA Planificación de la capacitación y evaluación de la eficacia PA.01 GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO PA Planificación del Bienestar Social PA DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO PA Plan de incentivos PA Elaboración, aprobación, ejecución y seguimiento del programa anual de salud ocupacional PA Elección de representante de empleados ante comisión de personal y comité paritario de Salud ocupacional PA Condiciones ambientales Internas Control Disciplinario Ordinario CONTROL DISCIPLINARIO Control Disciplinario Verbal

34 Gestión de Recursos Financieros
PROCESOS DE APOYO Gestión de Recursos Financieros PA.02 Caracterización del Proceso Formatos Instructivos Normatividad Procedimientos Formatos Transversales

35 Gestión de Recursos Financieros PA.02
PROCESOS DE APOYO Gestión de Recursos Financieros PA.02 Formatos F.01-PA Solicitud de Disponibilidad Presupuestal F.01-PA Solicitud de Anulación de Disponibilidad Presupuestal F.01-PA Acta de Anulación de Cheques F.01-PA Radicación de informes para pago F.02-PA Informe de Pago – Contrato Prestación de Servicios F.03-PA Solicitud Apertura de Cuenta F.04-PA Conciliación Bancaria F.05-PA Informe de Pago y recibo a satisfacción Cto. Compraventa o Suministro F.01-PA Inscripción a Transferencia Electrónica de Fondos ACH F.02-PA Ingreso de Efectivo Diario Taquilla F.03-PA Informe de Taquilla F.01-PA Modelo de Resolución Caja Menor F.02-PA Solicitud de Gasto por Caja Menor F.03-PA Comprobante provisional de Caja Menor F.04-PA Recibo de Caja Menor F.05-PA Comprobante de Egreso F.01-PA Modelo Resolución de Avance

36 Gestión de Recursos Financieros PA.02
PROCESOS DE APOYO Gestión de Recursos Financieros PA.02 Formatos F.01-PA Acta Arqueo de Caja F.01-PA Modelo de Resolución de Devolución a Terceros F.01-PA Planilla de control para entrega de Factura F.02-PA Certificado Parafiscales F.03-PA Factura de Venta F.01-PA Conciliación Bienes Muebles e Inmuebles Valorizados F.01.PA Conciliación de Cuentas en efectivo F.02-PA Conciliación Bancaria F.03-PA Conciliación Nómina F.04-PA Conciliación Elementos de Consumo F.05-PA Conciliación Activos Fijos F.06-PA Conciliación Depreciación F.07-PA Conciliación Presupuesto Ingresos F.08-PA Conciliación Presupuesto de Gastos e Inversión F.09-PA Conciliación Caja Menor F.10-PA Conciliación Operaciones reciprocas Transferencias

37 Gestión de Recursos Financieros PA.02
PROCESOS DE APOYO Gestión de Recursos Financieros PA.02 Instructivos INS.01-PA Diligenciamiento del Informe de pago - Contrato prestación de servicios

38 PA.02.01.01 Elaboración y aprobación del Anteproyecto de Presupuesto y Apertura del Presupuesto
PA Elaboración y reprogramación de la Programación Anual de Caja PAC PA Expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal PA.02 GESTIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS PA.02.01 ADMINISTRACION PRESUPUESTAL PA Expedición de Registro presupuestal PA Liberación y anulación de saldos PA Modificación presupuestal entre rubros y proyectos de inversión PA Elaboración de Informes Periódicos y cierre Presupuestal

39 PA.02.02.01 Manejo de Cuentas Bancarias
PA Trámite de pagos y traslado de fondos PA Registro y Control de Ingresos; Recaudo y Manejo de Taquilla PA.02.02 GESTION DE TESORERIA PA Manejo de caja menor PA Trámite y Legalización de Avances PA Realización Arqueo de Caja PA.02 GESTIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS PA Devolución de saldo a favor de tercero PA Generación de factura y recaudo de cartera PA Avalúo de Propiedades, Planta y Equipo PA Identificación, clasificación, registro y ajuste de la información contable PA.02.03 GESTION CONTABLE PA Revelación de Información Contable y Tributaria PA Manejo de inventarios y costos Vivero la Florida.

40 Gestión de Recursos Físicos
PROCESOS DE APOYO Gestión de Recursos Físicos PA.03 Caracterización del Proceso Formatos Instructivos Protocolos Normatividad Procedimientos Formatos Transversales

41 Gestión de Recursos Físicos PA.03
PROCESOS DE APOYO Gestión de Recursos Físicos PA.03 Formatos F.01-PA Solicitud de elementos de consumo F.02-PA Legalización de Bienes F.01-PA Reintegro de elementos F.02-PA Traslado de bienes por cambio de Responsable F.01-PA Monitoreos Materiales de Consumo Almacén JBB F.01-PA Planilla inventario físico de herramientas F.01-PA Planilla de consumo de combustible F.01-PA Planilla de control de ingreso y salida de vehículos F.02-PA Autorización de salida de elementos F.03-PA Control de Visitantes F.04-PA Planilla de control de Alarmas F.05-PA Planilla de control de ingreso y salida de bienes F.06-PA Planilla autorización ingreso personal y vehículos fines de semana F.01-PA Solicitud de Reparación Locativa

42 Gestión de Recursos Físicos PA.03
PROCESOS DE APOYO Gestión de Recursos Físicos PA.03 Formatos F.01- PA Autorización de Entrada F.02- PA Alquiler y Préstamo de espacios F.01- PA Entrega de residuos sólidos aprovechables F.02- PA Entrega de residuos peligrosos F.01- PA Mantenimiento y control de emisiones vehículos propios F.02- PA Control de emisiones vehículos contratados F.01- PA Entrada de Material Vegetal al Vivero F.02- PA Solicitud de salida de Material Vegetal del Vivero F.01- PA Autorización de Salida de Material Vegetal del Vivero F.02- PA Inventario Material Vegetal – Vivero la Florida

43 Gestión de Recursos Físicos PA.03
PROCESOS DE APOYO Gestión de Recursos Físicos PA.03 Instructivos INS.01-PA Toma Física del Inventario INS.01-PA Instructivo de Vigilancia INS.01-PA Clasificación de materiales por código de color INS.01-PA Registro de consumos de agua y energía y establecimiento de la línea base

44 Gestión de Recursos Físicos PA.03
PROCESOS DE APOYO Gestión de Recursos Físicos PA.03 Protocolos PR.01-PA Limpieza y desinfección de contenedores y sitio de almacenamiento PR.02-PA Plan de contingencia Residuos Peligrosos RESPEL PR.03-PA Manejo de Agroquímicos PR.04-PA Manejo de aceites usados PR.01-PA Limpieza y desinfección de tanques PR.02-PA Mantenimiento de pozos sépticos

45 PA.03.01.01 Ingreso y salida de bienes de consumo y devolutivos
PA Reintegro y traslado de Bienes Devolutivos al Almacén PA Inventario Físico de Bienes de Consumo y Devolutivos PA Salida definitiva por baja PA.03.01 ADMINISTRACION Y MANEJO DE BIENES DE CONSUMO Y DEVOLUTIVOS PA.03 GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS PA Administración y control de herramientas PA Mantenimiento Preventivo y Correctivo de Maquinaria, equipos y vehículos PA Administración de Combustibles para Maquinaria al interior del Jardín Botánico PA Trámite por pérdida o faltantes de bienes

46 PA.03.02 ADMINISTRACIÓN Y MANEJO DE VIGILANCIA EN EL JARDÍN PA Vigilancia del Jardín PA Construcción o adecuación de Infraestructura Física PA Mantenimiento de Infraestructura Física PA ADMINISTRACIÓN DE LA PLANTA FISICA PA Alquiler y préstamo de espacios múltiples PA.03 GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS PA Gestión integral de residuos sólidos PA Control de consumos PA Control de emisiones PA Ingreso de material vegetal al vivero la florida por compra, donación o convenio, traslado del jardín PA.03.04 ADMINISTRACIÓN DEL VIVERO PA Salida de Material Vegetal del vivero de la Florida PA Bajas de material vegetal

47 Caracterización del Proceso
PROCESOS DE APOYO Gestión Contractual PA.04 Caracterización del Proceso Formatos Pre y contractual Formatos Post Contractual Normatividad Procedimientos Manual de Contratación Manual de Interventoría y Supervisión Guía de Contratación Estatal Formatos Transversales

48 Gestión Contractual PA.04
PROCESOS DE APOYO Gestión Contractual PA.04 Formatos Pre y contractual F01-M01.PA.04 Plan de Contratación F.01-PA Modelo de Estudios Previos F.02-PA Modelo Pliego de Condiciones F.03-PA Lista de chequeo licitación pública o selección abreviada F.04-PA Ficha Técnica de Contratación C-3 F.05-PA Estudio de mercado F.06-PA Cuadro de distribución presupuestal bienes o servicios F.07-PA Minuta de contrato de bienes o servicios F.01-PA Modelo de Estudios Previos F.02-PA Modelo de Pliegos de condiciones F.03-PA Modelo Resolución de Apertura F.04-PA Registro de Asistencia Audiencia de cierre, aclaraciones y adjudicaciones F.05-PA Modelo de Resolución de Adjudicación F.06-PA Lista de chequeo Concurso de Méritos F.01-PA Modelo de Estudios Previos Convenios F.02-PA Ficha Técnica de Convenios C4

49 Gestión Contractual PA.04
PROCESOS DE APOYO Gestión Contractual PA.04 Formatos Pre y contractual F.03-PA Modelo Acta de Acuerdo F.05-PA Lista de Chequeo Convenios F.06-PA Modelo Minuta de Convenio F.01-PA Modelo de Estudios Previos Profesionales F.02-PA Ficha Técnica de Contratación C-1 F.04-PA Solicitud de Inexistencia de personal F.05-PA Certificado de Inexistencia de personal F.08-PA Lista de Chequeo Carpeta Contractual F.09-PA Evaluación de experiencia e idoneidad F.11-PA Registro proveedores de bienes y servicios F.12-PA Modelo Minuta Contrato F.14-PA Acta de Inicio F.17-PA Modelo Resolución Contratación Directa F.18-PA Cuadro de Distribución Presupuestal Prestación de Servicios F.22-PA Modelo de Estudios Previos Operarios F.23-PA Modelo Minuta Contrato inferior al 10%

50 Gestión Contractual PA.04
PROCESOS DE APOYO Gestión Contractual PA.04 Formatos Pre y contractual F.01-PA Registro Invitación telefónica para ofertar estudio de mercado F.02-PA Invitación a ofertar para estudio de mercado F.03-PA Modelo de estudios previos F.04-PA Invitación a Ofertar Proceso de Mínima Cuantía F.05-PA Evaluación de Propuestas y Requisitos Habilitantes F.06-PA Comunicación de aceptación de la oferta F.07-PA Modelo Acta de Cierre F.08-PA Lista de Chequeo Mínima Cuantía

51 Gestión Contractual PA.04
PROCESOS DE APOYO Gestión Contractual PA.04 Formatos Pre y contractual Formatos Externos Formato de Declaración de Bienes y Rentas

52 Gestión Contractual PA.04
PROCESOS DE APOYO Gestión Contractual PA.04 Formatos Post contractual F.01-PA Solicitud de Liquidación F.02-PA Acta de Terminación F.03-PA Informe Final y de Recibo a Satisfacción Prestación de Servicios F.04-PA Certificación conjunta F.05-PA Acta de Liquidación por mutuo acuerdo F.06-PA Acta de Terminación Anticipada F.07-PA Informe Final y Recibo a Satisfacción Compraventa o Suministro F.01-PA Solicitud de Certificación F.03-PA Modelo de Certificación

53 PA.04.01.10 Trámite para contratar por la modalidad de Licitación Pública o Selección Abreviada
PA Trámite para contratar por la modalidad de Concurso de Méritos PA.04.01 ETAPA PRE Y CONTRACTUAL PA Trámite para celebración de convenios PA Trámite para contratación de Prestación de servicios PA.04 GESTIÓN CONTRACTUAL PA Trámite para contratar bajo la modalidad de selección de mínima cuantía PA Trámite para la Liquidación de contratos por mutuo acuerdo PA Trámite para la declaratoria de incumplimiento e imposición de multas. PA.04.02 ETAPA POSTCONTRACTUAL PA Trámite para expedición de certificaciones de contratos suscritos con el Jardín Botánico José Celestino Mutis PA Trámite para liquidación unilateral de contratos

54 Gestión de la Tecnología
PROCESOS DE APOYO Gestión de la Tecnología PA.05 Caracterización del Proceso Formatos Instructivos Normatividad Procedimientos Formatos Transversales

55 Gestión de la Tecnología PA.05
PROCESOS DE APOYO Gestión de la Tecnología PA.05 Formatos F.01-PA Acta de recibo a satisfacción F.01-PA Solicitud áreas geográficas F.02-PA Entrega de DMC con áreas geográficas F.03-PA Recepción de DMC con áreas geográficas F.04-PA Áreas Geográficas Georreferenciadas F.01-PA Soporte técnico a Hardware, Software y red F.02-PA Concepto técnico de mantenimiento para elementos Hardware y/o Software F.04-PA Mantenimiento de computadores, reinstalación del sistema operativo F.05-PA Solicitud de Requerimiento Sistema Stone

56 Gestión de la Tecnología PA.05
PROCESOS DE APOYO Gestión de la Tecnología PA.05 Instructivos INS.01-PA Instalación y configuración del aplicativo de correo electrónico EXHANGE INS.02-PA Instalacion del Aplicativo STONE INS.03-PA Instalación y configuración de la página WEB y Banco de Hojas de Vida INS.01- PA Administración de Bases de Datos INS.01- PA Carga de áreas geográficas en los Dispositivos Móviles de Captura INS.02-PA Descarga áreas geográficas de los Dispositivos Móviles de Captura INS.03-PA Actualización de áreas geográficas INS.01-PA Realización de Backup (Copias de seguridad) INS.02-PA Restauración a base de datos SIGA, GEOSIGA y STONE INS.01-PA Plan Contingencia

57 PA.05.01 ADQUISICIÓN Y PUESTA EN PRODUCCIÓN DE LAS TICS PA Adquisición, Implementación y Puesta en Producción de Hardware y Software PA Administración de aplicativos PA.05.02 ADMINISTRACIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN PA Administración de base de datos PA Actualización de la base de datos del Sistema de Información para la gestión del arbolado urbano-“SIGAU” PA.05 GESTIÓN DE LA TECNOLOGÍA PA Soporte técnico a elementos de hardware, software y red PA.05.03 SOPORTE A INFRAESTRUCTURA DE TICS PA Administración y Control de la seguridad de la Información institucional PA Prevención de riesgos y manejo de contingencias

58 Caracterización del Proceso
PROCESOS DE APOYO Jurídico PA.06 Caracterización del Proceso Formatos Normatividad Procedimientos Formatos Transversales

59 F.01-PA.06.01.01 Hoja de Control Defensa Jurídica del Jardín
PROCESOS DE APOYO Jurídico PA.06 Formatos F.01-PA Hoja de Control Defensa Jurídica del Jardín F.01-PA Hoja de Control asuntos extrajudiciales F.01-PA Modelo de Acto administrativo F.02-PA Planilla de control para elaboración y/o revisión de actos administrativos

60 PA.06.01.01 Respuesta y seguimiento a notificaciones de acciones de tutela
PA Procesos judiciales PA.06.01 DEFENSA JURIDICA DEL JARDÍN PA Trámite de conciliación prejudicial PA.06 JURIDICO PA Trámite para dar respuesta a derechos de petición y solicitudes de información PA.06.02 LEGALIDAD PA Elaboración y revisión de la legalidad de los actos administrativos

61 Caracterización del Proceso
PROCESOS DE APOYO Gestión Documental PA.07 Caracterización del Proceso Formatos Instructivos Protocolos Normatividad Procedimientos Formatos Transversales Manual de Gestión de Archivos Guías Normalizadas

62 F.02-PA.07.01.01 Entrega de Correspondencia a Mensajería
PROCESOS DE APOYO Gestión Documental PA.07 Formatos F.02-PA Entrega de Correspondencia a Mensajería F.03-PA Entrega de Comunicaciones a Correspondencia F.04-PA Control de Consecutivos para Oficios F.01-PA Listado Maestro de Documentos F.02-PA Control de Distribución de Copias F.03-PA Solicitud de Elaboración, Modificación o Eliminación de Documentos del SGC F.01-PA Tabla de Retención Documental F.01-PA Listado de Documentos Externos o Normograma F.01-PA Formato Único de Inventario Documental F.01-PA Préstamo de documentos para consulta F.01-PA Solicitud de Libros F.02-PA Encuesta de Satisfacción de usuarios

63 INS.01-PA.07.03.07 Expedir Paz y Salvos de Biblioteca
PROCESOS DE APOYO Gestión Documental PA.07 Instructivos INS.01-PA Elaboración de procedimientos, diagramas de flujo y formatos INS.01-PA Expedir Paz y Salvos de Biblioteca INS.02-PA Encuesta de Satisfacción de usuarios de Biblioteca Protocolos PR.01-PA Protocolo para la eliminación de documentos de archivo Manuales M01-PA.07 Manual de Gestión de Archivos

64 PA.07.01 GESTION DE CORRESPONDENCIA PA Trámite a Comunicaciones Oficiales PA Control de Documentos del Sistema Integrado de Gestión PA Control de Registros PA Actualización de tablas de retención documental PA.07.02 GESTIÓN DE ARCHIVOS PA Control de Documentos Externos o Normograma PA Organización y conservación de archivos PA.07 GESTIÓN DOCUMENTAL PA Transferencias documentales PA Consulta de documentos de archivo PA Disposición final de documentos PA Adquisición por canje o donación de material bibliográfico PA.07.03 BIBLIOTECA ESPECIALIZADA PA Procesamiento técnico del material bibliográfico PA Servicio de préstamo de material bibliográfico PA Conservación de las colecciones bibliográficas

65 Evaluación, Control y Mejora
PROCESOS DE EVALUACIÓN Evaluación, Control y Mejora PV01 Caracterización del Proceso Formatos Instructivos Normatividad Procedimientos Formatos Transversales

66 Evaluación, Control y Mejora PV01
PROCESOS DE EVALUACIÓN Evaluación, Control y Mejora PV01 Formatos F.01-PV Informe de aplicación de la encuesta de Autoevaluación del Control Jardín Botánico F.02-PV Informe Consolidado de Autoevaluación del Control Jardín Botánico F.01-PV Programa de Auditorías Internas del SIG F.02-PV Listado de Auditores Internos del SIG F.03-PV Plan de Auditoría Interna del SIG F.04-PV Lista de verificación F.05-PV Reporte de No Conformidades u Observaciones F.06-PV Informe de Auditoría Interna del SIG F.07-PV Encuesta de evaluación de Auditores Internos del SIG F.08-PV Análisis de Evaluación de Auditores Internos del SIG F.09-PV Evaluación del cumplimiento legal F.10-PV Encuesta percepción de auditores internos y auditorias al SIG F.11-PV Análisis de evaluación de percepción de auditoría y auditores internos del SIG F.12-PV Lista de chequeo recepción registros F.13-PV Informe consolidado de resultados de las auditorias internas del SIG

67 Evaluación, Control y Mejora PV01
PROCESOS DE EVALUACIÓN Evaluación, Control y Mejora PV01 Formatos F.01-PV Presentación de informe preliminar o final de Auditoría Interna F.02-PV Plan de Auditoría Interna F.01-PV Plan de Mejoramiento por Procesos- AC - AM F.02-PV Informe de Seguimiento de Acciones Plan de Mejoramiento por Procesos- AC - AM F.03-PV Informe Consolidado de Seguimiento al Plan de Mejoramiento por Procesos AC-AM F.01-PV Caracterización de Productos F.03-PV Registro de Identificación de Producto y/o Servicio No Conforme F.01-PV Productos, Metas y Resultados Instructivos INS.01-PV Definición del Perfil de Auditores del SIG INS.01-PV Diligenciamiento Formato de Informe Preliminar o Final de Auditoría Interna

68 PV.01.01.01 Autoevaluación del Control
PV Evaluación Independiente al Sistema de Control Interno PV.01.01 EVALUACIÓN. PV Evaluación Independiente al Sistema de Control Interno Contable PV Revisión por la Dirección PV Auditorías Internas del Sistema Integrado de Gestión PV.01.02 CONTROL PV.01 EVALUACIÓN, CONTROL Y MEJORA PV Auditorías Internas PV Formulación y Seguimiento del Plan de Mejoramiento suscrito con la Contraloría de Bogotá PV.01.03 MEJORA PV Plan de mejoramiento por procesos Acción Correctiva - Acción de Mejora PV Producto No Conforme PV.01.04 ATENCIÓN A ENTES DE CONTROL PV Consolidación y envío de cuentas a la Contraloría de Bogotá PV Elaboración de los informes para la rendición de cuentas a la Contraloría de Bogotá

69 FORMATOS TRANSVERSALES
F.02-JBB.V1 Modelo Acta de Reunión (Digital) F.02-JBB.V1 Modelo Acta de Reunión (Manual) F.03-JBB.V1 Lista de Asistencia Reunión Interna F.04-JBB.V1 Lista de Asistencia Reunión Externa F.05-JBB.V1 Modelo de Memorando F.06-JBB.V1 Modelo de Oficio F.07-JBB.V1 Modelo de Directiva o Circular F.08-JBB.V1 Solicitud programación de transporte F.09-JBB.V1 Solicitud semanal de transporte