Curso del Reveal Recursos Humanos y Gestión de Voluntariado. Nivel Avanzado This project has been funded with support from the European Commission. This.

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1 Curso del Reveal Recursos Humanos y Gestión de Voluntariado. Nivel Avanzado This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the author, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

2 Nivel: Avanzado Recursos Humanos y Gestión de Voluntariado. Modulo 1: La preparación es la clave! Fondo esencial para la gestión del voluntariado. DU 1.1 – Análisis de las necesidades de la comunidad. Recursos Humanos y Gestión de Voluntariado. Avanzado.

3 Análisis de las necesidades de la comunidad Herramientas que puedes utilizar: Entrevistas – Recopile información de los miembros de la comunidad que están en condiciones de conocer las necesidades de la comunidad. Estas personas pueden ser líderes comunitarios, profesionales u otras personas que tengan afiliaciones con organizaciones particulares, instituciones públicas y empresas. Forums públicos - Traiga una amplia variedad de miembros de la comunidad, junto a las reuniones públicas para recopilar información a través de las discusiones de grupo. Grupo Focus – Obtenga opiniones e ideas de un pequeño grupo, dirigido por miembros de la comunidad. Sondeo – Use una encuesta formal o un cuestionario para recoger información de una amplia variedad de miembros de la comunidad. Segundo análisis de datos – Revise y analice datos que ya han sido recogidos en relación con los problemas y necesidades de la comunidad. Modulo 1: Análisis de las necesidades de la comunidad Recursos Humanos y Gestión de Voluntariado. Avanzado.

4 Pasos para evaluar las necesidades de una comunidad: Formar una comunidad necesita grupo de evaluación Promover e informar a la comunidad acerca de la evaluación, sus objetivos y sus métodos Para seleccionar a una comunidad se necesitan herramientas de evaluación Desarrollar un plan para la evaluación (quién, qué, cuándo, dónde, cómo) Implementar la evaluación con las herramientas seleccionadas Analizar los resultados Preparar el informe detallado de los resultados Utilizar el informe para determinar las partes interesadas y los voluntarios/as a participar Module 1: Análisis de las necesidades de la comunidad Recursos Humanos y Gestión de Voluntariado. Avanzado.

5 Información general que debería aparecer en todos los cálculos de necesidades de la comunidad: Descripción de la comunidad y estadísticas aplicables Necesidades identificadas por los líderes y miembros comunitarios Acciones actuales que se están llevando a cabo para cumplir con las necesidades de la comunidad (incluyendo acciones de voluntariado, si los hay) Los recursos locales disponibles para ayudar a satisfacer las necesidades de la comunidad Oportunidades para los proyectos Desafíos para los proyectos Participación de la comunidad en el proyecto La sostenibilidad a largo plazo del proyecto por la comunidad Module 1: Análisis de las necesidades de la comunidad Recursos Humanos y Gestión de Voluntariado. Avanzado.

6 Modulo 1: Prepare su organización para la implicación de voluntariado Recursos Humanos y Gestión de Voluntariado. Avanzado. Modulo 1: DU 1.2 Prepare su organización para la implicación de voluntariado Un documento de política aclarará todos los aspectos de la participación de los voluntarios/as y se regirá por los siguientes principios de buenas prácticas: Las tareas a realizar por los voluntarios/as estarán claramente definidas, por lo que todo el mundo estará seguro de sus respectivas funciones y responsabilidades. La organización cumplirá con la Ley de Protección de Datos en la utilización de los datos de todos los voluntarios/as. Las oportunidades de voluntariado serán complementar, no reemplazar el trabajo del personal pagados. Los voluntarios/as se les proporcionará periódicamente la oportunidad de compartir ideas / problemas. Todas las políticas existentes y futuras serán revisadas en cómo afectan a los voluntarios.

7 Modulo 2: Gestión de voluntariado Recursos Humanos y Gestión de Voluntariado. Avanzado. Modulo 2: Gestión de voluntariado Pasos: 1. Preparación de la organización para la participación de voluntarios/as 2. Buscar voluntarios/as 3. Selección de voluntarios/as 4. Orientación 5. Formación 6. Supervisión 7. Motivación 8. Reconocimiento 9. Evaluación

8 Prepare su organización Piense en los documentos necesarios de su organización para trabajar con voluntarios: –Descripciones de trabajo –Crear políticas para el voluntariado dentro de su organización –Añadir el voluntariado en el organigrama –Hacer descripciones de cargos para todos los roles de voluntariado que se necesiten –Informar a todo el personal y los miembros que involucrará voluntarios Recursos Humanos y Gestión de Voluntariado. Avanzado. Module 2: Volunteer Management

9 Proceso de buscar voluntarios/as Elegir los métodos adecuados para reclutar, los canales adecuados para transmitir información e ir a grupos de destinatarios disponibles Tenga cuidado acerca de cómo reclutar, especialmente para puestos de confianza con los participantes vulnerables. El proceso de selección debe estar basado en la evaluación del riesgo al que están expuestos los participantes. Tenga en consideración los siguientes pasos: Mire cada posición individual. Examine la descripción del puesto y determine la naturaleza y el grado de riesgo al que están expuestos los participantes a través de la prestación de servicios por parte de los voluntarios en la posición. Modulo 2: Gestión de voluntariado Recursos Humanos y Gestión de Voluntariado. Avanzado.

10 Selección Las entrevistas son muy importantes en este paso del proceso. Algunos consejos y trucos para hacer una buena entrevista Tener por lo menos dos personas realizando la entrevista; Explicar el proceso de la entrevista con el solicitante; Establecer un ambiente cómodo para el solicitante; Describir la posición específicamente, usando la descripción de la posición; Describir los procedimientos de selección de su organización; Documentar las respuestas del solicitante a las preguntas y mantenerlos en el expediente; Buscar actitudes hacia el grupo objetivo; Pedir a todos los aspirantes las mismas preguntas básicas para la consistencia. Module 2: Gestión de voluntariado Recursos Humanos y Gestión de Voluntariado. Avanzado.

11 Orientación y Formación Durante el período de orientación y formación, una organización debería: Adquirir conocimientos de enfoque, los valores del voluntariado y del estilo de trabajo - el juego de roles puede ser utilizado para explorar algunas de estas cuestiones Asegurarse de que el voluntario/a entiende las políticas de organización y su relación con su papel dentro de la organización Trabajar en el desarrollo de habilidades interpersonales, según sea necesario, en las zonas donde el voluntario/a va a trabajar Tomar la decisión final en cuanto a si el voluntario/a debe ocupar la posición de forma permanente. Module 2: Gestión de voluntariado Recursos Humanos y Gestión de Voluntariado. Avanzado.

12 Supervisión Los voluntarios/as deben completar hojas mensuales de las actividades y hacer breves informes sobre su actividad. Esto mantendrá actualizado su trabajo y será una herramienta útil para los informes anuales de la organización o informes de proyectos narrativos. A veces se requiere, dependiendo del campo de las actividades de voluntariado, que la información contenida en la misma se verifique, y que como coordinadores de voluntariado se reúnen regularmente con los voluntarios/as para proporcionar información sobre su trabajo. Este es un paso especial de la gestión de los voluntarios: Supervisar. Module 2: Gestión de voluntariado Recursos Humanos y Gestión de Voluntariado. Avanzado.

13 Motivación y Reconocimiento Guia para la motivación: Tratar el voluntariado como un valor Utilizar los documentos para trabajar con voluntarios/as Dar retroalimentación y apoyo Ofrecer oportunidades de crecimiento Cambiar las estrategias, si es necesario, e involucrar a voluntarios/as para ser parte del proceso de cambio Guia para el reconocimiento: Énfatizar el éxito en lugar de fracaso. Dar el reconocimiento y la recompensa de una manera abierta, pública. Entregar el reconocimiento de manera personal y honesta. Adaptar su reconocimiento y recompensa a las necesidades únicas de las personas involucradas. El tiempo es crucial. Reconocer la contribución a través de un proyecto. Los retrasos de tiempo debilitan el impacto de la mayoría de las recompensas. Hacer que la gente entienda por qué ellos reciben premios y los criterios utilizados para determinar premios. Modulo 2: Gestión de voluntariado Recursos Humanos y Gestión de Voluntariado. Avanzado.

14 Evaluación Durante la evaluación: Ir punto por punto con el voluntariado Pida al voluntariado que comenten lo que piensan que están haciendo y la forma en que disfrutan de su trabajo con la organización Dar retroalimentación sobre su desempeño Mantener los comentarios positivos, pero aclarar cualquier inquietud Documentar la evaluación; Tener el documento firmado por el voluntario/a y evaluador/a - que podría ser el coordinador de los voluntarios o el coordinador del proyecto Presentar el documento en los registros de la organización. Recursos Humanos y Gestión de Voluntariado. Avanzado. Modulo 2 Gestión de voluntariado

15 Modulo 3: El panorama general DU 3.1: Aspectos del programa de gestión de voluntariado Recursos Humanos y Gestión de Voluntariado. Avanzado. Modulo 3 El panorama general

16 Aspectos del programa de gestión de voluntariado Evaluación de riscos Analizar siempre los factores que pueden llegar a los riesgos: en términos de salud, el mal comportamiento, pérdida de motivación, etc. Como hacer crecer el departamento de gestión de voluntariado A bogar por el voluntariado, dentro y fuera de la organización. Trabajar en estrecha colaboración con los voluntarios/as y la comprender los beneficios individuales de las personas, de las organizaciones y de la comunidad en general. Los profesionales de gestión de voluntariado deben abogar de forma natural la promoción del voluntariado. Recursos Humanos y Gestión de Voluntariado. Avanzado. Modulo 3 El panorama general

17 DU 3.2 Trabajar con diferentes grupos de interés La comunicación sobre el voluntariado - aclarar conceptos, desacreditar mitos Hable sobre el voluntariado. Encuentra sus puntos fuertes e historias relevantes para los medios de comunicación, adapte su discurso a la audiencia que tenga. No asuma que la gente va a resolver esto por su cuenta. Recursos Humanos y Gestión de Voluntariado. Avanzado. Modulo 3 El panorama general

18 Como trabajar con voluntariado corporativo Muchas empresas prefieren dedicarse a su personal en los proyectos en equipo. Algunas empresas organizan uno o dos días de comunidad por año, que involucran la mayor parte de su personal. Es un gran esfuerzo sacar a los empleados de su trabajo diario y sin embargo, mantener los mismos resultados profesionales. Además, los empleados deben estar preparados a este tipo de actividad y deben participar de libre elección. Algunos ejemplos de voluntariado corporativo pueden incluir: la pintura y el mantenimiento de jardines, la plantación de árboles o limpieza de zonas como las montañas o playas, la preparación de los jardines de las escuelas o centros de día, la organización de grandes eventos, recaudación de fondos, la construcción de casas o edificios pequeños para los animales sin refugio, etc. Modulo 3 El panorama general Recursos Humanos y Gestión de Voluntariado. Avanzado.

19 Le deseamos mucho éxito en la participación de voluntarios! This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the author, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.