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1© ReadSoft 2008 Gestión Automática de Facturas jueves, 07 de noviembre de 2013 Digitalización Certificada y Destrucción de Papel.

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1 1© ReadSoft 2008 Gestión Automática de Facturas jueves, 07 de noviembre de 2013 Digitalización Certificada y Destrucción de Papel

2 2© ReadSoft 2008 Contenido Perfil de Compañía Automatización de Documentos Digitalización Certificada de Facturas recibidas en papel Gestión Automática de Facturas

3 3© ReadSoft 2008 Perfil de Compañía…

4 4© ReadSoft 2008 Perfil de Compañía Fundada en Suecia en 1991 Empresa cotizada en bolsa de Estocolmo desde 1999 Más de: 400 Partners y clientes en todo el mundo 20 Partners y 350 clientes en España Oficina en España desde 1997 Equipo de soporte técnico local Soluciones en 9 idiomas Soluciones certificadas por los principales fabricantes de ERP (SAP, Oracle y Microsoft)

5 5© ReadSoft 2008 Automatización de Documentos Capacidad de leer e interpretar la información (letra manuscrita, letra impresa, marcas y códigos de barra): De diferentes documentos (facturas, albaranes, encuestas, etc.)documentos En diferentes soportes (papel, Internet, , fax) Y transferirla a un sistema de destino (ERP, WF, CRM, etc.) Archivo imágenesSistema de gestión Procesamiento e Intercambio de Documentos

6 6© ReadSoft 2008 Algunos de nuestros clientes en España...

7 7© ReadSoft 2008 Digitalización Certificada de Facturas…

8 8© ReadSoft 2008 Normativa Orden EHA/962/2007, del 10 de abril de 2007

9 9© ReadSoft 2008 Normativa Los obligados tributarios podrán proceder a la digitalización certificada de las facturas que conserven en papel que tengan el carácter de originales Las facturas así digitalizadas permitirán que el obligado tributario pueda prescindir de los originales en papel La digitalización certificada es el proceso que permite, mediante un escáner, convertir la imagen contenida en un documento en papel en una imagen digital codificada conforme a algunos de los formatos estándares de uso común y con un nivel de resolución que sean admitidos por la AEAT

10 10© ReadSoft 2008 Normativa Este proceso de digitalización deberá cumplir los siguientes requisitos: a)Que sea realizado por el propio obligado tributario o por un tercero prestador de servicios de digitalización, utilizando en ambos casos un software de digitalización certificado b)Que garantice la obtención de una imagen fiel e íntegra de cada documento digitalizado y que esta imagen digital sea firmada con firma electrónica en base a un certificado electrónico instalado en el sistema de digitalización

11 11© ReadSoft 2008 Normativa c)Que el resultado de la digitalización certificada se organice en torno a una base de datos documental y que por cada documento digitalizado se conserve un registro de datos con todos los campos que exige el RD 1624/1992 (por el que se aprueba el IVA), además de un campo con la imagen binaria del documento d)Que el obligado a la conservación disponga del software de digitalización certificado con las siguientes funcionalidades: -Firma de la base de datos que garantice la integridad de datos e imágenes -Acceso completo y sin demora a la base de datos

12 12© ReadSoft 2008 ReadSoft Documents for Invoices INVOICES: escaneo y digitalización de facturas ipsCA: servidor de firma digital VISOR: repositorio documental INVOICES: captura OCR de datos básicos requeridos por la normativa (fecha, número, proveedor, bases imponibles, cuotas, etc.), así como aquellos otros necesarios para contabilización (líneas de detalle, etc.)

13 13© ReadSoft 2008 Digitalización Certificada y Captura Automática de Datos Interpretación Control de Calidad Transferencia ScanServidor de FirmaBB.DD. Documental

14 14© ReadSoft 2008 Gestión automática de facturas...

15 15© ReadSoft 2008 Gestión Automática de Facturas Flujo de Aprobación Pagos Imagen F a c t u r a s Captura Clasificación e Identificación Transferencia Verificación Validación Internet Sistema Financiero

16 16© ReadSoft 2008 ¿Cómo funciona Invoices?...

17 17© ReadSoft 2008 ¿Cómo funciona Invoices? ¿Quién la envía? Cualquier campo único (Logo, C.I.F, teléfono o Fax) puede ser usado como identificador. ¿Está completa? Búsqueda dentro de la factura de los palabras clave, previamente definidas. ¿Es correcta? Cada campo capturado puede ser cotejado y verificado contra un ERP, una base de datos externa, tablas locales, etc.

18 18© ReadSoft 2008 ¿Quién la envía?...

19 19© ReadSoft 2008 Clasificación Automática de Facturas Factura Monopágina Factura Multipágina Factura(s) Anexos Identificación por Página Identificación de Proveedor Identificación de Comprador Identificación de Factura Buzones de Recepción Maestro de Proveedores Maestro de Compradores Factura GE Factura PO Abono Ordenación: Proveedor Comprador Tipo

20 20© ReadSoft 2008 ¿Está Completa?...

21 21© ReadSoft 2008 Extracción Automática de Información Campos del Proveedor Campos de Cabecera Número Factura Fecha Factura Base Imponible Tipo de IVA Total IVA Total Factura Número y líneas de Pedido Código Descripción Unidades Precio Unitario Tipo de IVA Importe

22 22© ReadSoft 2008 ¿Es Correcta?...

23 23© ReadSoft 2008 Validación Automática, Aprobación y Envío Validaciones Reglas de negocio locales Cálculos matemáticos Validaciones contra BB.DD y/o tablas locales Aprobación y Envío Transferencia al Sistema Financiero Todas las facturas (si no existe WF o integración con ERP con módulo de pedidos) WorkFlow Facturas generales Todas la facturas (si no existe integración con ERP y módulo de pedidos) Integración automática con ERP Facturas con pedidos validadas

24 24© ReadSoft 2008 Fernando Hurtado Aznar Partner Sales Manager ReadSoft España, S.L. | Avda. de la Vega, 15. Edificio III. 2º Izqda. | | Alcobendas (Madrid) Directo: | Móvil: Fax: | Tarjeta de Visita

25 25© ReadSoft 2008 Fin Invoices

26 26© ReadSoft 2008 Tipo de Documentos Documentos Estructurados Se conoce qué tipo de información se está buscando Se conoce qué diseño tiene el documentos Formularios de pedido, Cuestionarios, Pruebas de laboratorio, etc. Documentos Semi Estructurados Se conoce qué tipo de información se está buscando por el contexto Se desconoce qué diseño tiene el documento Facturas, Facturas con líneas de pedido, Albaranes, etc. Documentos No Estructurados Se desconoce qué tipo de información se está buscando Se desconoce qué diseño tiene el documento Escrituras hipotecarias, citas judiciales, etc.

27 27© ReadSoft 2008 Meta Datos – Datos Básicos Proveedor Fecha Factura Número Factura Base Imposible Tipo Impositivo Total Factura


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