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REVISIÓN POR LA DIRECCIÒN JUNIO 24 DE 2010. Compromisos de la Dirección para el mantenimiento y mejora del SGC Asignación de Recursos Enfoque al cliente.

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1 REVISIÓN POR LA DIRECCIÒN JUNIO 24 DE 2010

2 Compromisos de la Dirección para el mantenimiento y mejora del SGC Asignación de Recursos Enfoque al cliente Política Planificación y objetivos Respons. y autoridad Comunicación Revision Gerencial

3 PROCEDIMIENTO PARA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN REVISIÓN POR LA DIRECCION (P rocedimiento SI-P-07) OBJETIVO DE LA REVISIÓN Por lo menos una vez al año y siempre que se juzgue necesario Convocada por el Representante de la Dirección Asegurar la mejora continua y verificar la adecuación, conveniencia y eficacia del SGC

4 ENTRADASENTRADAS ENTRADASENTRADAS R E S U L T A D O S Resultados de auditorias internas / externas Retroalimentación del cliente Desempeño de los Centros de Investigación Estado de las acciones correctivas y preventivas Recomendaciones para la mejora Acciones de seguimiento de revisiones por la dirección previas Cambios que podrían afectar el SGC Desempeño de los procesos y conformidad del producto REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN Revisión por la dirección Revisión por la dirección Mejora de la eficacia del SGC y sus procesos Mejora del producto en relación requisitos clientes Necesidades de recursos

5 1.Resultados de auditorias internas

6 Resultados por CentroNo.% Sede Central5549,1% C.I. La Selva1412,1% C.I. Turipaná1412,1% C.I. La Libertad1210,3% C.I. Palmira119,5% C.I. Nataima65,2% C.I. Tibaitatá - CBB43,4% Total116100,0% Resultados I Ciclo Auditorias 2010 No. Hallazgos

7 Resultados I Ciclo Auditorias 2010 NC y Observaciones HALLAZGOSNC Reales73 Potenciales43 Total116

8

9 No. de NC por ciclo de Auditoria Total SGC NoConformidades NoConformidades Ciclo de Auditorias

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11 Oportunidades de Mejora Prioritarias La planificación de los cambios (5.4.2) que afectan al SGC, y su adecuación para mantener la integridad del SGC (cambios como Sinergy, Apoteosys, Estructura Organizacional, Descentralización financiera y del proceso de compras.) La provisión de recursos para el SGC, la mejora continua y la satisfacción del cliente (6.1, ). El cumplimiento de requisitos para la evaluación y re- evaluación de proveedores (7.4.1). El uso de herramientas para la mejora continua (8.5.1), acciones correctivas (8.5.2) y acciones preventivas (8.5.3).

12 2. Estado de las Acciones Correctivas y Acciones Preventivas

13 SedeCerradasAbiertasTotal por Centro Sede Central C.I. Tibaitatá C.I. Turipaná C.I. Nataima C.I. La Libertad C.I. Palmira C.I. La Selva Total Consolidado histórico de las Acciones Correctivas y Preventivas

14 2.2 Acciones Correctivas y Preventivas abiertas por fuente SedeAuditorías Internas Dirección Ejecutiva ICONTECSegui- miento procesos TOTAL POR CENTRO Sede Central C.I. Turipaná53 C.I. Tibaitatá14519 C.I. La Libertad51 C.I. Nataima13 C.I. Palmira51 C.I. La Selva26 TOTAL

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16 GRAFICA NO CONFORMIDADES ABIERTAS POR SEDE CentralC.I.TuripanáC.I. La LibertadC.I. PalmiraC.I. La SelvaC.I.TibaitatáC.I. Nataima

17 SedeAcciones Correctivas Acciones Preventivas Total Sede Central C.I. Turipaná53 C.I. La Libertad C.I. Tibaitatá14519 C.I. La Selva18826 C.I. Palmira C.I. Nataima5813 Total Tipo de Hallazgos

18 NO CONFORMIDADES ABIERTAS SEGÚN EL TIPO DE HALLAZGO Consolidado Nacional CorrectivasPreventivas

19 2.4 Oportunidades de Mejora priorizadas Requisito La mejora en la planificación de los cambios y la adecuación del SGC a dichos cambios para que se mantenga su integridad (Cambios tales como la descentralización - Apoteosys – Estrategia Financiera para la estabilidad económica y patrimonial) PROCESO: Gestión Financiera - Gestión de compras Requisito 6.1 – 6.3 – 6.4 Mayor provisión de recursos para el SGC, la mejora continua y la satisfacción del cliente. PROCESO: Direccionamiento Corporativo – Gestión de Mantenimiento e Infraestructura - Requisito La reorientación del programa de formación de la Corporación dado que está orientado solamente a la línea de Salud Ocupacional PROCESO: Gestión del Talento Humano

20 2.4 Oportunidades de Mejora priorizadas Requisito La realización de la Re - Evaluación de proveedores y retroalimentación sobre los resultados de estas evaluaciones. PROCESO: Gestión de compras Requisito 7.6 La Verificación y/o calibración de equipos de volumetría (Micropipetas). PROCESO: Gestión de mantenimiento e infraestructura Requisito La realización de la evaluación de competencias del personal. PROCESO: Gestión del Talento Humano

21 2.4 Oportunidades de Mejora priorizadas Requisito Requisito La solución de las Quejas de LIBRA (inventario de publicaciones) y la entrega oportuna de informes financieros. PROCESO: Transferencia de tecnología, Gestión.Financiera, Investigación Requisito – La Medición y análisis de los indicadores según la periodicidad PROCESO: Todos los procesos. La detección e implementación de acciones correctivas y preventivas por fuentes diferentes a las de auditoría interna. PROCESO: Todos los procesos

22 3.Retroalimentación del cliente

23 INFORME SEMESTRAL SATISFACCIÓN DEL CLIENTE Clientes Comerciales, Financiadores, Usuarios ( Eventos y BAC) TRANSFERENCIA DE TECNOLOGIA, BAC, CONVENIOS, GESTION INTEGRAL

24 COMO MEDIMOS LA SATISFACCIÓN DE NUESTROS CLIENTES 10% Base de clientes 100% Proyectos finalizados 10% Asistentes a eventos 2 Personas que usan servicios Enero Febrero Julio Agosto Abril Septiembre Al finalizar cada evento Diario Se realiza un informe semestral consolidado en los meses de Mayo y Octubre ComercialesFinanciadores Usuarios Eventos Usuarios BAC Muestra Frecuencia Instalaciones Servicio Tiempos de entrega Respuesta a inquietudes Confianza Capacidad equipos e infraestructura Atención de solicitudes Contenido de Informes Cumplimiento de Actividades Logística Temática Indicador de satisfacción Servicio más utilizado Aspectos Evaluados

25 NIVEL DE SATISFACCIÓN GENERAL CLIENTENIVEL DE SATISFACCIÓN META CUMPLIMIENTO Comerciales95.2% 80% 119% Financiadores70.5% 88.1% Usuarios – Eventos 90.2%112,7% Usuarios - BAC90.0%112,5% Satisfacción General 86.47% 108,08%

26 CÓMO NOS EVALUARON LOS CLIENTES EN ESTE PERÍODO COMERCIALES FINANCIADORES USUARIOS

27 Se aplicó un nuevo instrumento a 116 clientes, distribuidos en Centros de Investigación y Estaciones Experimentales 95.2% RESULTADOS OBTENIDOS COMERCIALES

28 TEMAVALORANALISIS INSTALACIONES E INFRAESTRUCTURA SERVICIOS Y PRODUCTOS 91%El 91% de los encuestados se mostró satisfecho con los equipos y maquinaria, con las instalaciones y la disponibilidad del producto con facilidad. PRECIO Y OPORTUNIDAD EN LA ENTREGA DEL PRODUCTO 80%El 80% considera que el precio está acorde con el producto y quedo satisfecho con el cumplimiento en la entrega en el tiempo pactado. ATENCION A LOS INCONVENIENTES 63%El 63% percibió que la Corporación prestó interés para resolver inconvenientes presentados con los productos entregados; este aspecto se refiere a la oportuna atención postventa, constituyéndose en el aspecto con el índice de calificación mas baja entre los encuestados.

29 TEMAVALORANALISIS CONFIANZA EN EL PRODUCTO82.6%El 82.6% tiene confianza en los productos y/o servicios recibidos y especialmente en la validez de los resultados entregados por CORPOICA. ATENCIÓN Y CALIDAD EN EL SERVICIO 85.6%Este porcentaje muestra que los clientes perciben calidad, confianza, compromiso, seguridad por parte del personal de CORPOICA en el proceso de adquisición de productos y en la resolución de sus inquietudes. PROCESOS ADMINISTRATIVOS RELACIONADOS CON LA VENTA DE PRODUCTOS 79%El 79% considera que los procesos administrativos relacionados con la adquisición de productos han sido ágiles y sencillos, lo que nos indica que el 21% de los clientes tuvieron algún tipo de dificultad o demora en el proceso, bien sea por facturación o por pago.

30 TEMAVALORANALISIS ACOMPAÑAMIENTO82.5%El 82.5% de los clientes considera que las inquietudes y dudas fueron resueltas adecuadamente por el personal de CORPOICA con el respectivo acompañamiento. SATISFACCION GENERAL88%EL 88% de los clientes mostraron satisfacción hacia CORPOICA

31 RESULTADOS POR PRODUCTO Asistencia Técnica 100% 1 persona Productos Agrícolas 92% 18 personas Productos Pecuarios 78% 15 personas Agroindustriales, Tec y Laboratorio 86% 20 personas Publicaciones 78% 15 personas Semilla y Mat. Vegetal 90% 16 personas Servicios de Información 69% 1 persona Software 82% 3 personas Otro 91% 8 personas Análisis El resultado de la satisfacción por los productos y servicios de CORPOICA, en la mayoría de ellos se supera la meta del 80%. El reto es aumentar la satisfacción de los clientes que adquieren servicios de laboratorio, productos pecuarios y publicaciones a través de la librería virtual dado que este grupo de compradores manifestaron insatisfacción con cumplimientos en tiempos de entrega y confiabilidad

32 RESULTADOS POR CENTRO Análisis La satisfacción de los clientes en los Centros muestra en su mayoría resultados por encima del 95%, superando la meta, con excepción del C.I. La Selva. En este C.I. el nivel de satisfacción respecto a la maquinaria y equipos de trasporte fue bajo debido a la estado y apariencia del camión que trasporta la hortaliza y además, consideran alto el precio de las publicaciones y baja existencia de producto.

33 55 Encuestas de Proyectos finalizados en Investigación y Gestión 70.57% FINANCIADORES RESULTADOS OBTENIDOS

34 TEMAVALORANALISIS CAPACIDAD EN EQUIPOS E INFRAESTRUCCTURA 78%El 78% de los financiadores considera que CORPOICA cuenta con equipos e infraestructura. El resultado respecto a última medición, bajó principalmente por las encuestas del MADR que calificaron este punto como indiferente. OBTENCION DE SOLUCIONES TECNOLOGICAS NECESITADAS 56%El 56% de los Financiadores se encontraban satisfechos, principalmente por que obtuvieron los resultados que buscaban, sin embargo no encontraron en el contenido del informe técnico consistencia con lo establecido en el plan operativo y los productos entregados no respodieron a las necesidades. Este porcentaje es preocupante dado que afecta el objeto social de la Corporación y podría poner en riesgo el acceso a fuentes de financiación. Las calificaciones bajas en su mayoría provienen de las encuestas del MADR, por el contrario, Fedegan, Fedetabaco y Asohofrucol registraron mayores puntajes y por ende más satisfacción en el resultado de los proyectos.

35 TEMAVALORANALISIS ACOMPAÑAMIENTO EN LA SOLUCION DE PROBLEMAS 64%El 64% de los Financiadores se encontraron satisfechos con el acompañamiento recibido, no obstante es de resaltar que persiste una queja en el sentido de que las actividades ejecutadas en el proyecto no se realiza de acuerdo a lo programado, sin embargo se da una buena calificacion al apoyo y dedicación con que se atienden a los interventores. CONTENIDO DE INFORME TECNICO 51%Solamente el 51% de los financiadores considera que el informe tecnico entregado por CORPOICA se ajustó a lo programado en el Plan Operativo inicial. Lo que indica que se hicieron muchas reprogramaciones y cambios a la propuesta aprobada. Esto denota que en la presentación y planificación de los proyectos no se tienen en cuenta factores que inciden en el desarrollo o que las metodologías propuestas no son las adecuadas CONTENIDO DEL INFORME FINANCIERO 50%El 50% de los Financiadores se encontraron satisfechos con el contenido del informe financiero.

36 TEMAVALORANALISIS CONFIANZA89.5%Pese a que no siempre se obtienen los resultados esperados, el 89,5% de los financiadores, mantienen niveles adecuados de confianza, tanto en la Corporación como en los empleados, consideran que los investigadores tienen los conocimientos y que los empleados en general atienden con buena actitud y amabilidad. Es de resaltar que el 92% considera que tienen buenas relaciones con CORPOICA SEGUIMIENTO76%Los financiadores se encuentran satisfechos con el contacto permanente de los investigadores aunque solo el 62% considera que CORPOICA vela por sus intereses

37 QUIENES NOS EVALUARON En Orden Nacional MADR 59.85% 22 encuestas COLCIENCIAS 70.83% 1 encuesta ICA 75% 1 encuesta INCODER 75% 1 encuesta En Orden Territorial SEC. DE LA MUJER DE 91.67% 1 Encuesta SEC. DEL ATLANTICO 70.83% 1 Encuesta SEC. DEL TOLIMA 100% 1 Encuesta SEC. CUNDINAMARCA 73.69% 1 encuesta ALCADIA DE BARRANCA 73.61% 1 Encuesta

38 RESULTADOS POR FINANCIADOR Universidades UDCA 83.33% 1 Encuesta SALLE 81.94% 1 Encuesta Internacionales FAO 75% 1 Encuesta Privadas PETROBRAS 94.44% 1 Encuesta Fondos Parafiscales FEDEGAN 91.67% 7 Encuestas ASOHOFRUCOL 67.96% 12 encuestas FEDETABACO 73.61% 2 encuestas

39 ENCUESTAS POR CENTRO

40

41 ASPECTOS EVALUADOS USUARIOS Satisfacción Total 90.18%

42 RESULTADOS POR TIPO DE EVENTO Eventos de Capacitación 89.85% 47 Eventos 1056 Usuarios Charla Técnica 89.70% 11 Eventos 230 Usuarios Congresos y Simposios 86.83% 2 Eventos 246 Usuarios Cursos 90.71% 21 Eventos 877 Usuarios Demostración de Método 91.71% 31 Eventos 648 Usuarios Días de Campo 90.60% 22 Eventos 1019 Usuarios Exposiciones y Ferias 85.61% 1 Eventos 66 Usuarios Giras Técnicas 91.32% 45 Eventos 1004 Usuarios Reuniones 88.00% 13 Eventos 324 Usuarios Seminarios 89.44% 26 Eventos 1569 Usuarios Socialización de Proyecto 92.28% 38 Eventos 1183 Usuarios Taller 89.07% 99 Eventos 2489 Usuarios

43 RESULTADOS POR TIPO DE EVENTO Visita Técnica 90.07% 13 Eventos 292 Usuarios Visita Centros 89.74% 62 Eventos 1389 Usuarios Otros Eventos 94.32% 29 Eventos 1069 Usuarios Análisis Con los resultados de satisfacción obtenidos por tipo de evento podemos ver que la meta del 80% de nivel de satisfacción se cumple satisfactoriamente; el evento con mas baja calificación corresponde a las Exposiciones y Ferias con un 85.61% de satisfacción, el tipo de evento con mas participantes fueron los talleres con un cumplimiento del 89.07%.

44 RESULTADOS POR CENTRO Análisis El nivel mas bajo de satisfacción se presenta en el C.I. Tibaitatá con el 86,11%, sin embargo este nivel de satisfacción es superior al establecido para los eventos que es del 80%. El nivel mas alto es para la E.E. Motilonia con un nivel de satisfacción del 94,08%

45 TEMAVALORANALISIS INSTALACIONES88.53% Los usuarios encontraron instalaciones adecuadas para la realización del evento DOCUMENTACION ENTREGADA83.79% El 84% considera que la documentación entregada en el evento es útil, pese a que es un porcentaje alto se debe revisar la pertinencia de la información al evento realizado ORGANIZACION87.79% El 88 % de los usuarios de eventos perciben que la organización del evento, es decir transportes, refrigerios, orientación y duración fue satisfactoria. Así mismo sienten que se cumplieron las condiciones de tiempos y temáticas

46 TEMAVALORANALISIS TRATO RECIBIDO94.52% El 94.5% considera que el trato del personal de CORPOICA es amable y respetuoso, siendo este el puntaje más alto dentro de la calificación de la encuesta DIVULGACIÓN DEL EVENTO, UTILIDAD Y CUMPLIMIENTO DE EXPECTATIVAS 90.5%Un 90.5% de los usuarios han sentido que el evento les es de gran utilidad y que los medios de difusión han sido adecuados, con lo que se denota niveles altos en el cumplimiento de expectativas CLARIDAD Y CONOCIMIENTO DEL EXPOSITOR 92.79%En los eventos se ha venido usando un lenguaje claro, es decir acorde al público objetivo. Se destaca el nivel de conocimiento de los temas por parte del expositor DEDICACIÓN DE TIEMPO Y USO DE MEDIOS POR PARTE DEL EXPOSITOR 91.35%Considera que se le dedica tiempo para resolver inquietudes y que los medios utilizados apoyan la transmisión del conocimiento

47 Semestre I 2010 Enero – Abril de 2010 Semestre II Julio – Diciembre de 2009 TOTAL PUNTAJE21643 TOTAL ENCUESTAS REALIZADAS1862 PUNTAJE PROMEDIO POR ENCUESTA11.62 PORCENTAJE IDEAL POR ENCUESTA13 PORCENTAJE DE SATISFACCIÓN89.14% TOTAL PUNTAJE28148 TOTAL ENCUESTAS REALIZADAS2601 PUNTAJE PROMEDIO POR ENCUESTA10.82 PORCENTAJE IDEAL POR ENCUESTA12 PORCENTAJE DE SATISFACCIÓN90.18% Se mantiene el nivel de satisfacción por parte de los usuarios a eventos, comparado con el semestre II del 2009, el número de encuestas aplicadas se ha incrementado en un 30.06% frente al segundo semestre del 2009 NIVEL DE SATISFACCIÓN

48 USUARIOS BAC Se aplicó a una muestra de 76 usuarios de los servicios de la Biblioteca Agropecuaria de Colombia 90% ASPECTOS EVALUADOS

49 Servicios Utilizados Catálogo – Consulta en Sala RESULTADOS OBTENIDOS El servicio más utilizado es Catálogo – Consulta en Sala con un 62%, le sigue bibliografía con un 24%, Reproducción y envío de documentos con 9% y revistas electrónicas 4% Análisis

50 Tipo de Usuario Estudiantes 60% RESULTADOS OBTENIDOS Los clientes que hicieron más uso de la biblioteca durante el primer trimestre 2010 de acuerdo al número de usuarios encuestados (76) son los estudiantes con 60%, seguidos de los investigadores con un 16%, Agricultores con el 13 %. Análisis

51 Resultados de Quejas y Reclamos / Solicitudes por línea de Atención al Cliente

52 QUEJAS Y RECLAMOS VIRTUALES SEGMENTADAS POR TEMAS De las 28 quejas 15 se recibieron físicamente y fueron registradas en el sistema por lo centros, las restantes 13 quejas se recibieron directamente por el buzón virtual, como se observa en la gráfica los temas que presentaron el mayor número de quejas son Hortalizas y frutas con 12 (lote que sufrió inundaciones) seguido de la librería virtual con 11. Análisis

53 TIEMPOS DE RESPUESTA Tiempo promedio para dar respuesta 1,5 días El tiempo promedio que utilizado para solucionar las quejas del caso de LIBRA ha sido de 82 días

54 RESULTADOS OBTENIDOS En el primer semestre de 2010 se recibieron 55 solicitudes mas que el primer semestre de 2009 donde se recibieron 163, el lugar de procedencia generalmente es Bogotá y Cali. Se observa que la promoción de esta línea por los medios disponibles ha funcionado

55 TEMAS SOLICITADOS CON MAYOR FRECUENCIA Tal y como se observa en la cuadro los temas mas solicitados por nuestros clientes corresponden a Frutales, Pastos Maíz, Estevia, Aguacate, Héroes de la Patria y Plátano. Análisis

56 4.Desempeño de los procesos y conformidad del producto

57 ProcesoNumero Procesos Numero Indicadores Procesos Estratégicos 623 Procesos Misionales 717 Procesos de Apoyo 826 Total2166 Indicadores por Tipo de Proceso

58 ProcesoIndicadores Totales Indicadores Medidos Indicadores pendientes Procesos Estratégicos Procesos Misionales 1578 Procesos de Soporte Total Indicadores Medidos a Junio 2010

59 ProcesoTotal Indicadores Indicadores Medidos Indicadores pendientes Seguimiento y evaluación de la gestión 422 Imagen y Relacionamiento 211 Sistema de Gestión Integral 440 Gestión de Alianzas y Recursos 330 Total Indicadores Estratégicos Medidos a Junio 2010

60 ProcesoTotal Indicadores Indicadores Medidos Indicadores pendientes Generación Acceso y Socialización del Conocimiento 202 Identificación y Priorización de demandas 202 Gestión y Formulación de Proyectos 303 Investigación 330 Transferencia de Tecnología 440 Desarrollo de Negocios 101 Total 1578 Indicadores Misionales Medidos a Junio/10

61 ProcesoTotal Indicadores Indicadores Medidos Indicadores pendientes Gestión Documental 220 Gestión Compras 202 Gestión Humana 514 Gestión de Tecnologías de la Información 505 Gestión Financiera 303 Gestión Jurídica 202 Operaciones de Campo 303 Gestión de Mantenimiento e Infraestructura 422 Total Indicadores de Soporte Medidos a Junio/10

62 Grafica Indicadores pendientes por medir según Proceso EstratégicosMisionalesSoporte Indicadores Pendientes

63 ProcesoIndicador Medición por trimestreCumpli- miento Meta 12 Seguimiento y Evaluación de la Gestión Cumplimiento en la entrega de Informes Financieros 45%130%69,4100% Cumplimiento en la entrega de Informes Técnicos 41%138%65%100% Indicadores Medidos a Junio 2010 con Incumplimiento de meta

64 ProcesoNombre Indicador MediciónMETACumpli- miento Generación de Alianzas Y Recursos Ingresos por Nuevas Alianzas 20%100%20% Nuevas Alianzas 23%70%33% Indicadores Medidos a Junio 2010 con Incumplimiento de meta

65 ProcesoNombre Indicador MediciónMETACumpli- miento Investigación Procesos Científicos y Tecnológicos 67,7%90%75,2% Productos Científicos y tecnológicos 116,6%90%129,7% Sistemas de Información, Modelos de Producción y Apoyo a la Gestión Empresarial 25%90%27% Indicadores Medidos a Junio 2010 con Incumplimiento de meta

66 ProcesoNombre Indicador MediciónMETACumpli- miento ComprasOportunidad del Proceso 28%80%35% Indicadores Medidos a Junio 2010 con Incumplimiento de Meta

67 4.Conformidad del producto

68 A la fecha de análisis (30 de junio de 2010), se puede establecer que los centros muestran mejoría en la implementación del procedimiento para la identificación y tratamiento de producto no conforme. Sin embargo, los resultados de la identificación para los centros no se reportan a tiempo. En este sentido se debe continuar con el refuerzo en los centros acerca de la implementación del procedimiento así como la importancia de analizar la necesidad de toma de acciones correctivas cuando este se presenta.

69 INVESTIGACIÓN Producto/ServicioCausaTratamiento Informes de investigaciónCumplimiento al cronograma de entrega Concesión Proyectos de investigaciónGestión de proyectoDesecho DESARROLLO DE NEGOCIOS Servicio de LaboratorioOportunidad en la entregaConcesión Productos AgrícolasSanidadDesecho

70 Se evidencia retraso en el 100% del servicio de análisis tejido s vegetales. Se evidencia retraso en más 70% del servicio de análisis de suelos Se recomienda realizar un análisis de la capacidad institucional para responder ente nuestros clientes La causa principal es la aprobación bimensual del presupuesto de funcionamiento

71 SE RECOMIENDA RESOCIALIZAR LOS DIFERENTES MECANISMOS PARA LA IDENTIFICACIÓN DE PNC Sólo tres de los seis centros reportan producto no conforme para el año 2010 en el proceso desarrollo de negocios e investigación. El PNC se reporta principalmente en Tibaitatá-CBB, Palmira y la Libertad Se evidencia mejoría de la implementación del procedimiento de PNC (SI-P-05) en los centros que se ha realizado una mayor seguimiento y sensibilización del tema. Si no se identifica el PNC en los centros no se puede asegurar la entrega no intencional de productos y servicios desarrollados por Corpoica La no implementación del procedimiento PNC genera una No Conformidad MAYOR contra el requisito 8.3 ISO 9001:2008. La poca información de PNC puede ocultar oportunidades de mejora para los procesos misionales y puede afectar real ó potencialmente la satisfacción de nuestros clientes.

72 5. Acciones de seguimiento de revisiones por la dirección previas

73 SEGUIMIENTO A REVISIONES PREVIAS Acciones Pendientes Acta No 4Acciones Tomadas 1. Medición de la Satisfacción del cliente: -Divulgar los resultados a todo el personal para enfatizar en la importancia de atender los requerimientos de los clientes. -Divulgar los resultados a nuestros clientes y partes interesadas. -Esta divulgación a través de un folleto sencillo -Los resultados de la satisfacción de clientes fueron divulgados a los empleados a través de la herramienta de la Corponet. -Nota: Definir en el acta de revisión del mes de junio de 2010, la estrategia de divulgación de los resultados del segundo semestre de 2009 Clientes Comerciales -Concertar con los C.I. para establecer mejora en el tiempo de entrega de los productos. -Establecer una política de precios con base a estudios de mercado y una valoración de los productos ofrecidos por la Corporación. - Esta acciones se cubren dentro de la nueva estrategia de comercial de riesgo compartido Usuarios de Eventos -Formación a los investigadores en expresión oral y manejo del tiempo -Identificar en qué C.I. tienen problemas con la divulgación detallada del temario, para fortalecer esta actividad de divulgación. -

74 SEGUIMIENTO A REVISIONES PREVIAS Acciones Pendientes Acta No 4Acciones Tomadas Usuarios BAC -Establecer mecanismos de difusión de los servicios de la biblioteca con el acompañamiento de mercadeo Financiadores -Divulgar y socializar con los investigadores los resultados del problema. Levantar una No Conformidad al proceso de Investigación para identificar las causas, establecer la causa raíz y buscar soluciones definidas en un plan de acción. -Analizar la conveniencia de establecer una encuesta dirigida a los investigadores para conocer su opinión sobre la oportunidad de mejora detectada sobre la calidad del informe técnico. -Fortalecer la actividad actual de revisión de los avances de los informes técnicos. -Mayor acompañamiento a los investigadores en la gestión del proyectos. -Impartir un curso al 100% de los Investigadores en Gestión de proyectos. - Se estableció la no conformidad No CORP-365, se identificaron las causas en el comité de acciones correctivas y preventivas y el plan de acción se concertará con los investigadores que tuvieron proyectos con esta insatisfacción.

75 SEGUIMIENTO A REVISIONES PREVIAS Acciones Pendientes Acta No 4Acciones Tomadas Reforzar las jornadas de seguimiento con énfasis en los planes de acción para las NC de mayor riesgo, así: - -Elaboración del Listado Maestro de Control de Registros, Actualización de las Tablas de Retención de Documentos. Jornadas de verificación de la información que se encuentra en las carpetas. Aplicación de la metodología de Factores Clave de éxito, Actualización de objetivos o indicadores de los procesos, Medición de los indicadores, Análisis de resultados, Toma de acciones de acuerdo con los resultados de la medición. Ajuste a la estructura de acuerdo con el Plan de Mejora. Definición de planta básica. Ejecución de programa de capacitación, entrenamiento. - Se realizó el seguimiento a estas acciones de mayor riesgo, lo cual puede evidenciarse en el módulo de mejora. 3.Cambios que afectan al sistema Revisar las actividades de cada Proyecto Plan de Mejora y verificar la actividad que impacta al Sistema de Gestión de la Calidad y en que momento lo hace. - Se actualizaron los planes de mejora, indicando los tiempos en que deben estar actualizadas las actividades que afectan el sistema de calidad

76 SEGUIMIENTO A REVISIONES PREVIAS Acciones Pendientes Acta No 4Acciones Tomadas 4. Generales - Elaborar un documento sobre los laboratorios, definir la política de la corporación en este tema, un diagnostico de los laboratorios y propuestas de acción. Actividad programada para diciembre de Divulgar los Objetivos de Calidad a través de Fondo de Pantalla, Corponet, portalápices y separadores para todo el personal. - Aprobar la política integral a partir del Elaborar un plan de inversión para acreditar ensayos de laboratorios en ISO/IEC Los objetivos de calidad fueron divulgados conforme a lo programado. --Se está formulando un proyecto de acreditación de técnicas de laboratorio para Conciencias, el cual se entregará en el mes de julio de 2010.

77 6. Cambios que podrían afectar el SGC

78 CAMBIOS QUE AFECTAN AL SGC Proyectos de Mejora 2009: Estructura Aplanamiento Procesos Reparametrización de Apoteosys Cuadro de Mando Integral Rediseño Encuestas Satisfacción Cliente

79 CAMBIOS QUE AFECTAN AL SGC Proyectos de Mejora 2010: Estructura Organizacional Estrategia Financiera y Administrativa (Aplanamiento Procesos y reparametrización de Apoteosys) Cambio a Versión 2008 Documentación SGC por cambios Estructura

80 PRESUPUESTO 2010 ConceptoValor miles $ Infraestructura Metrología Ambiental Gestión SGC Total

81 NC planificación de cambios No existe evidencia de que haya sido efectiva la planificación del cambio a la plataforma Apoteosys reparametrizada. En diciembre se informó que a partir de enero el aplicativo entraría en funcionamiento con todos los servicios, lo cual no ha ocurrido a la fecha, afectando la operación del proceso de compras. (Numeral NTC ISO 9001:200 No se encuentra evidencia de planificación del cambio relativo a la descentralización del proceso de compras en el C.I. Tibaitatá y en Nataima, la cual se produjo con dos semanas de anticipación respecto a la fecha de la auditoría. (Numeral NTC ISO 9001:2000


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