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REVISIÓN POR LA DIRECCIÒN

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Presentación del tema: "REVISIÓN POR LA DIRECCIÒN"— Transcripción de la presentación:

1 REVISIÓN POR LA DIRECCIÒN
JUNIO 24 DE 2010

2 Compromisos de la Dirección para el mantenimiento y mejora del SGC
Asignación de Recursos Enfoque al cliente Política Planificación y objetivos Respons. y autoridad Comunicación Revision Gerencial

3 PROCEDIMIENTO PARA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
REVISIÓN POR LA DIRECCION (Procedimiento SI-P-07) Por lo menos una vez al año y siempre que se juzgue necesario Convocada por el Representante de la Dirección OBJETIVO DE LA REVISIÓN Asegurar la mejora continua y verificar la adecuación, conveniencia y eficacia del SGC

4 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
Resultados de auditorias internas / externas Retroalimentación del cliente Desempeño de los Centros de Investigación Estado de las acciones correctivas y preventivas Recomendaciones para la mejora Acciones de seguimiento de revisiones por la dirección previas Cambios que podrían afectar el SGC Desempeño de los procesos y conformidad del producto R E S U L T A D O S Mejora de la eficacia del SGC y sus procesos Mejora del producto en relación requisitos clientes Necesidades de recursos Revisión por la dirección E N T R A D S

5 Resultados de auditorias internas

6 Resultados I Ciclo Auditorias 2010 No. Hallazgos
Resultados por Centro No. % Sede Central 55 49,1% C.I. La Selva 14 12,1% C.I. Turipaná C.I. La Libertad 12 10,3% C.I. Palmira 11 9,5% C.I. Nataima 6 5,2% C.I. Tibaitatá - CBB 4 3,4% Total 116 100,0%

7 Resultados I Ciclo Auditorias 2010
NC y Observaciones HALLAZGOS NC Reales 73 Potenciales 43 Total 116

8

9 No. de NC por ciclo de Auditoria Total SGC
Co n f o rm i d a d e s 2008 2009 2010 Ciclo de Auditorias

10

11 Oportunidades de Mejora Prioritarias
La planificación de los cambios (5.4.2) que afectan al SGC, y su adecuación para mantener la integridad del SGC (cambios como Sinergy, Apoteosys, Estructura Organizacional, Descentralización financiera y del proceso de compras.) La provisión de recursos para el SGC, la mejora continua y la satisfacción del cliente (6.1, ). El cumplimiento de requisitos para la evaluación y re-evaluación de proveedores (7.4.1). El uso de herramientas para la mejora continua (8.5.1), acciones correctivas (8.5.2) y acciones preventivas (8.5.3).

12 2. Estado de las Acciones Correctivas y Acciones Preventivas

13 2.1 Consolidado histórico de las Acciones Correctivas y Preventivas
Sede Cerradas Abiertas Total por Centro Sede Central 308 110 418 C.I. Tibaitatá 225 19 244 C.I. Turipaná 204 53 257 C.I. Nataima 185 13 198 C.I. La Libertad 133 51 184 C.I. Palmira 134 C.I. La Selva 103 26 129 Total 1292 323 1615

14 2.2 Acciones Correctivas y Preventivas abiertas por fuente
Sede Auditorías Internas Dirección Ejecutiva ICONTEC Segui-miento procesos TOTAL POR CENTRO Sede Central 93 11 2 4 110 C.I. Turipaná 53 C.I. Tibaitatá 14 5 19 C.I. La Libertad 51 C.I. Nataima 13 C.I. Palmira C.I. La Selva 26 TOTAL 301 9 323

15

16 GRAFICA NO CONFORMIDADES ABIERTAS POR SEDE 19 13 26 51 53 110 20 40 60
20 40 60 80 100 120 Central C . I Turipaná C.I. La Libertad C.I. Palmira C.I. La Selva Tibaitatá C.I. Nataima GRAFICA

17 2.3 Tipo de Hallazgos Sede Acciones Correctivas Acciones Preventivas
Total Sede Central 73 37 110 C.I. Turipaná 53 C.I. La Libertad 28 23 51 C.I. Tibaitatá 14 5 19 C.I. La Selva 18 8 26 C.I. Palmira 24 27 C.I. Nataima 13 215 108 323

18 NO CONFORMIDADES ABIERTAS SEGÚN EL TIPO DE HALLAZGO
Consolidado Nacional 108 215 Correctivas Preventivas

19 2.4 Oportunidades de Mejora priorizadas
Requisito 5.4.2 La mejora en la planificación de los cambios y la adecuación del SGC a dichos cambios para que se mantenga su integridad (Cambios tales como la descentralización - Apoteosys – Estrategia Financiera para la estabilidad económica y patrimonial) PROCESO: Gestión Financiera - Gestión de compras Requisito 6.1 – 6.3 – 6.4 Mayor provisión de recursos para el SGC, la mejora continua y la satisfacción del cliente. PROCESO: Direccionamiento Corporativo – Gestión de Mantenimiento e Infraestructura - Requisito 6.2.2 La reorientación del programa de formación de la Corporación dado que está orientado solamente a la línea de Salud Ocupacional PROCESO: Gestión del Talento Humano

20 2.4 Oportunidades de Mejora priorizadas
Requisito 6.2.2 La realización de la evaluación de competencias del personal. PROCESO: Gestión del Talento Humano Requisito 7.4.1 La realización de la Re - Evaluación de proveedores y retroalimentación sobre los resultados de estas evaluaciones. PROCESO: Gestión de compras Requisito 7.6 La Verificación y/o calibración de equipos de volumetría (Micropipetas). PROCESO: Gestión de mantenimiento e infraestructura

21 2.4 Oportunidades de Mejora priorizadas
Requisito 8.2.1 La solución de las Quejas de LIBRA (inventario de publicaciones) y la entrega oportuna de informes financieros. PROCESO: Transferencia de tecnología, Gestión.Financiera, Investigación Requisito 8.2.3 La Medición y análisis de los indicadores según la periodicidad PROCESO: Todos los procesos. Requisito – 8.5.3 La detección e implementación de acciones correctivas y preventivas por fuentes diferentes a las de auditoría interna. PROCESO: Todos los procesos

22 3. Retroalimentación del cliente

23 SATISFACCIÓN DEL CLIENTE
INFORME SEMESTRAL SATISFACCIÓN DEL CLIENTE Clientes Comerciales, Financiadores, Usuarios ( Eventos y BAC) TRANSFERENCIA DE TECNOLOGIA, BAC, CONVENIOS, GESTION INTEGRAL

24 COMO MEDIMOS LA SATISFACCIÓN DE NUESTROS CLIENTES
Comerciales Financiadores Usuarios Eventos Usuarios BAC 10% Base de clientes 100% Proyectos finalizados 10% Asistentes a eventos 2 Personas que usan servicios Muestra Enero Febrero Julio Agosto Abril Septiembre Al finalizar cada evento Diario Frecuencia Instalaciones Servicio Tiempos de entrega Respuesta a inquietudes Confianza Capacidad equipos e infraestructura Atención de solicitudes Contenido de Informes Cumplimiento de Actividades Logística Temática Indicador de satisfacción Servicio más utilizado Aspectos Evaluados Se realiza un informe semestral consolidado en los meses de Mayo y Octubre

25 NIVEL DE SATISFACCIÓN GENERAL
CLIENTE NIVEL DE SATISFACCIÓN META CUMPLIMIENTO Comerciales 95.2% 80% 119% Financiadores 70.5% 88.1% Usuarios – Eventos 90.2% 112,7% Usuarios - BAC 90.0% 112,5% Satisfacción General 86.47% 108,08%

26 CÓMO NOS EVALUARON LOS CLIENTES EN ESTE PERÍODO
COMERCIALES USUARIOS FINANCIADORES

27 RESULTADOS OBTENIDOS 95.2% COMERCIALES
Se aplicó un nuevo instrumento a 116 clientes, distribuidos en Centros de Investigación y Estaciones Experimentales

28 TEMA VALOR ANALISIS INSTALACIONES E INFRAESTRUCTURA SERVICIOS Y PRODUCTOS 91% El 91% de los encuestados se mostró satisfecho con los equipos y maquinaria, con las instalaciones y la disponibilidad del producto con facilidad. PRECIO Y OPORTUNIDAD EN LA ENTREGA DEL PRODUCTO 80% El 80% considera que el precio está acorde con el producto y quedo satisfecho con el cumplimiento en la entrega en el tiempo pactado. ATENCION A LOS INCONVENIENTES 63% El 63% percibió que la Corporación prestó interés para resolver inconvenientes presentados con los productos entregados; este aspecto se refiere a la oportuna atención postventa, constituyéndose en el aspecto con el índice de calificación mas baja entre los encuestados.

29 TEMA VALOR ANALISIS CONFIANZA EN EL PRODUCTO 82.6% El 82.6% tiene confianza en los productos y/o servicios recibidos y especialmente en la validez de los resultados entregados por CORPOICA. ATENCIÓN Y CALIDAD EN EL SERVICIO 85.6% Este porcentaje muestra que los clientes perciben calidad, confianza, compromiso, seguridad por parte del personal de CORPOICA en el proceso de adquisición de productos y en la resolución de sus inquietudes. PROCESOS ADMINISTRATIVOS RELACIONADOS CON LA VENTA DE PRODUCTOS 79% El 79% considera que los procesos administrativos relacionados con la adquisición de productos han sido ágiles y sencillos, lo que nos indica que el 21% de los clientes tuvieron algún tipo de dificultad o demora en el proceso, bien sea por facturación o por pago.

30 TEMA VALOR ANALISIS ACOMPAÑAMIENTO 82.5% El 82.5% de los clientes considera que las inquietudes y dudas fueron resueltas adecuadamente por el personal de CORPOICA con el respectivo acompañamiento. SATISFACCION GENERAL 88% EL 88% de los clientes mostraron satisfacción hacia CORPOICA

31 RESULTADOS POR PRODUCTO
Asistencia Técnica 100% 1 persona Productos Agrícolas 92% 18 personas Productos Pecuarios 78% 15 personas Agroindustriales, Tec y Laboratorio 86% 20 personas Publicaciones 78% 15 personas Semilla y Mat. Vegetal 90% 16 personas Servicios de Información 69% 1 persona Software 82% 3 personas Otro 91% 8 personas Análisis El resultado de la satisfacción por los productos y servicios de CORPOICA, en la mayoría de ellos se supera la meta del 80%. El reto es aumentar la satisfacción de los clientes que adquieren servicios de laboratorio, productos pecuarios y publicaciones a través de la librería virtual dado que este grupo de compradores manifestaron insatisfacción con cumplimientos en tiempos de entrega y confiabilidad

32 Análisis RESULTADOS POR CENTRO
La satisfacción de los clientes en los Centros muestra en su mayoría resultados por encima del 95%, superando la meta, con excepción del C.I. La Selva. En este C.I. el nivel de satisfacción respecto a la maquinaria y equipos de trasporte fue bajo debido a la estado y apariencia del camión que trasporta la hortaliza y además, consideran alto el precio de las publicaciones y baja existencia de producto. Análisis

33 RESULTADOS OBTENIDOS 70.57%
FINANCIADORES 70.57% 55 Encuestas de Proyectos finalizados en Investigación y Gestión

34 TEMA VALOR ANALISIS CAPACIDAD EN EQUIPOS E INFRAESTRUCCTURA 78% El 78% de los financiadores considera que CORPOICA cuenta con equipos e infraestructura. El resultado respecto a última medición, bajó principalmente por las encuestas del MADR que calificaron este punto como indiferente. OBTENCION DE SOLUCIONES TECNOLOGICAS NECESITADAS 56% El 56% de los Financiadores se encontraban satisfechos, principalmente por que obtuvieron los resultados que buscaban, sin embargo no encontraron en el contenido del informe técnico consistencia con lo establecido en el plan operativo y los productos entregados no respodieron a las necesidades. Este porcentaje es preocupante dado que afecta el objeto social de la Corporación y podría poner en riesgo el acceso a fuentes de financiación. Las calificaciones bajas en su mayoría provienen de las encuestas del MADR, por el contrario, Fedegan, Fedetabaco y Asohofrucol registraron mayores puntajes y por ende más satisfacción en el resultado de los proyectos.

35 TEMA VALOR ANALISIS ACOMPAÑAMIENTO EN LA SOLUCION DE PROBLEMAS 64% El 64% de los Financiadores se encontraron satisfechos con el acompañamiento recibido, no obstante es de resaltar que persiste una queja en el sentido de que las actividades ejecutadas en el proyecto no se realiza de acuerdo a lo programado, sin embargo se da una buena calificacion al apoyo y dedicación con que se atienden a los interventores. CONTENIDO DE INFORME TECNICO 51% Solamente el 51% de los financiadores considera que el informe tecnico entregado por CORPOICA se ajustó a lo programado en el Plan Operativo inicial. Lo que indica que se hicieron muchas reprogramaciones y cambios a la propuesta aprobada. Esto denota que en la presentación y planificación de los proyectos no se tienen en cuenta factores que inciden en el desarrollo o que las metodologías propuestas no son las adecuadas CONTENIDO DEL INFORME FINANCIERO 50% El 50% de los Financiadores se encontraron satisfechos con el contenido del informe financiero.

36 TEMA VALOR ANALISIS CONFIANZA 89.5% Pese a que no siempre se obtienen los resultados esperados, el 89,5% de los financiadores, mantienen niveles adecuados de confianza, tanto en la Corporación como en los empleados, consideran que los investigadores tienen los conocimientos y que los empleados en general atienden con buena actitud y amabilidad. Es de resaltar que el 92% considera que tienen buenas relaciones con CORPOICA SEGUIMIENTO 76% Los financiadores se encuentran satisfechos con el contacto permanente de los investigadores aunque solo el 62% considera que CORPOICA vela por sus intereses

37 QUIENES NOS EVALUARON En Orden Nacional MADR COLCIENCIAS ICA INCODER
59.85% 22 encuestas COLCIENCIAS 70.83% 1 encuesta ICA 75% 1 encuesta INCODER 75% 1 encuesta En Orden Territorial SEC. DE LA MUJER DE 91.67% 1 Encuesta SEC. DEL ATLANTICO 70.83% 1 Encuesta SEC. DEL TOLIMA 100% 1 Encuesta ALCADIA DE BARRANCA 73.61% 1 Encuesta SEC. CUNDINAMARCA 73.69% 1 encuesta

38 RESULTADOS POR FINANCIADOR
Fondos Parafiscales FEDEGAN 91.67% 7 Encuestas ASOHOFRUCOL 67.96% 12 encuestas FEDETABACO 73.61% 2 encuestas Universidades UDCA 83.33% 1 Encuesta SALLE 81.94% 1 Encuesta Internacionales FAO 75% 1 Encuesta Privadas PETROBRAS 94.44% 1 Encuesta

39 ENCUESTAS POR CENTRO

40 ENCUESTAS POR CENTRO

41 ASPECTOS EVALUADOS USUARIOS 90.18% Satisfacción Total

42 RESULTADOS POR TIPO DE EVENTO
Eventos de Capacitación 89.85% 47 Eventos 1056 Usuarios Charla Técnica 89.70% 11 Eventos 230 Usuarios Congresos y Simposios 86.83% 2 Eventos 246 Usuarios Cursos 90.71% 21 Eventos 877 Usuarios Demostración de Método 91.71% 31 Eventos 648 Usuarios Días de Campo 90.60% 22 Eventos 1019 Usuarios Exposiciones y Ferias 85.61% 1 Eventos 66 Usuarios Giras Técnicas 91.32% 45 Eventos 1004 Usuarios Reuniones 88.00% 13 Eventos 324 Usuarios Seminarios 89.44% 26 Eventos 1569 Usuarios Socialización de Proyecto 92.28% 38 Eventos 1183 Usuarios Taller 89.07% 99 Eventos 2489 Usuarios

43 RESULTADOS POR TIPO DE EVENTO
Visita Técnica 90.07% 13 Eventos 292 Usuarios Visita Centros 89.74% 62 Eventos 1389 Usuarios Otros Eventos 94.32% 29 Eventos 1069 Usuarios Análisis Con los resultados de satisfacción obtenidos por tipo de evento podemos ver que la meta del 80% de nivel de satisfacción se cumple satisfactoriamente; el evento con mas baja calificación corresponde a las Exposiciones y Ferias con un % de satisfacción, el tipo de evento con mas participantes fueron los talleres con un cumplimiento del 89.07%.

44 Análisis RESULTADOS POR CENTRO
El nivel mas bajo de satisfacción se presenta en el C.I. Tibaitatá con el 86,11%, sin embargo este nivel de satisfacción es superior al establecido para los eventos que es del 80%. El nivel mas alto es para la E.E. Motilonia con un nivel de satisfacción del 94,08%

45 TEMA VALOR ANALISIS INSTALACIONES 88.53% Los usuarios encontraron instalaciones adecuadas para la realización del evento DOCUMENTACION ENTREGADA 83.79% El 84% considera que la documentación entregada en el evento es útil, pese a que es un porcentaje alto se debe revisar la pertinencia de la información al evento realizado ORGANIZACION 87.79% El 88 % de los usuarios de eventos perciben que la organización del evento, es decir transportes, refrigerios, orientación y duración fue satisfactoria. Así mismo sienten que se cumplieron las condiciones de tiempos y temáticas

46 TEMA VALOR ANALISIS TRATO RECIBIDO 94.52% El 94.5% considera que el trato del personal de CORPOICA es amable y respetuoso, siendo este el puntaje más alto dentro de la calificación de la encuesta DIVULGACIÓN DEL EVENTO, UTILIDAD Y CUMPLIMIENTO DE EXPECTATIVAS 90.5% Un 90.5% de los usuarios han sentido que el evento les es de gran utilidad y que los medios de difusión han sido adecuados, con lo que se denota niveles altos en el cumplimiento de expectativas CLARIDAD Y CONOCIMIENTO DEL EXPOSITOR 92.79% En los eventos se ha venido usando un lenguaje claro, es decir acorde al público objetivo. Se destaca el nivel de conocimiento de los temas por parte del expositor DEDICACIÓN DE TIEMPO Y USO DE MEDIOS POR PARTE DEL EXPOSITOR 91.35% Considera que se le dedica tiempo para resolver inquietudes y que los medios utilizados apoyan la transmisión del conocimiento

47 NIVEL DE SATISFACCIÓN Semestre II- 2009 Semestre I 2010
Julio – Diciembre de 2009 Semestre I 2010 Enero – Abril de 2010 TOTAL PUNTAJE 21643 TOTAL ENCUESTAS REALIZADAS 1862 PUNTAJE PROMEDIO POR ENCUESTA 11.62 PORCENTAJE IDEAL POR ENCUESTA 13 PORCENTAJE DE SATISFACCIÓN 89.14% TOTAL PUNTAJE 28148 TOTAL ENCUESTAS REALIZADAS 2601 PUNTAJE PROMEDIO POR ENCUESTA 10.82 PORCENTAJE IDEAL POR ENCUESTA 12 PORCENTAJE DE SATISFACCIÓN 90.18% Se mantiene el nivel de satisfacción por parte de los usuarios a eventos, comparado con el semestre II del 2009, el número de encuestas aplicadas se ha incrementado en un 30.06% frente al segundo semestre del 2009

48 ASPECTOS EVALUADOS 90% USUARIOS BAC
Se aplicó a una muestra de 76 usuarios de los servicios de la Biblioteca Agropecuaria de Colombia

49 Análisis RESULTADOS OBTENIDOS Servicios Utilizados
Catálogo – Consulta en Sala El servicio más utilizado es Catálogo – Consulta en Sala con un 62%, le sigue bibliografía con un 24%, Reproducción y envío de documentos con 9% y revistas electrónicas 4% Análisis

50 Análisis RESULTADOS OBTENIDOS Tipo de Usuario Estudiantes 60%
Los clientes que hicieron más uso de la biblioteca durante el primer trimestre 2010 de acuerdo al número de usuarios encuestados (76) son los estudiantes con 60%, seguidos de los investigadores con un 16%, Agricultores con el 13 %. Análisis

51 Resultados de Quejas y Reclamos / Solicitudes por línea de Atención al Cliente

52 QUEJAS Y RECLAMOS VIRTUALES SEGMENTADAS POR TEMAS
CANTIDAD Porcentaje (%) Número de solicitud Estado de la queja Producto (LIBRA) 3 10,7 138, 146, 190 En proceso de solución 8 28,6 140, 174, 178, 199, 206, 208, 211, 212 Producto Corpoica (hortalizas - frutas) 12 42,9 160, 161, 162, 163, 164, 165, 166, 167, 168, 169,170, 171 Quejas Solucionadas se recibieron en La Selva Servicio 0,0 Atención Solicitudes Oportunidad de entrega 1 3,6 159 Queja Solucionada recibida en La Selva 213 recibida en Sede Central Precio del producto Presentación, Entrega de información Otra 155, 156, 157 Solucionada, se realizo cierre en el Software TOTAL QUEJAS 28 100,0 QUEJAS Y RECLAMOS I SEMESTRE 2010 Atención prestada - Servicio De las 28 quejas 15 se recibieron físicamente y fueron registradas en el sistema por lo centros, las restantes 13 quejas se recibieron directamente por el buzón virtual, como se observa en la gráfica los temas que presentaron el mayor número de quejas son Hortalizas y frutas con 12 (lote que sufrió inundaciones) seguido de la librería virtual con 11. Análisis

53 TIEMPOS DE RESPUESTA Tiempo promedio para dar respuesta 1,5 días
El tiempo promedio que utilizado para solucionar las quejas del caso de LIBRA ha sido de 82 días

54 RESULTADOS OBTENIDOS En el primer semestre de 2010 se recibieron 55 solicitudes mas que el primer semestre de 2009 donde se recibieron 163, el lugar de procedencia generalmente es Bogotá y Cali. Se observa que la promoción de esta línea por los medios disponibles ha funcionado

55 TEMAS SOLICITADOS CON MAYOR FRECUENCIA
Tal y como se observa en la cuadro los temas mas solicitados por nuestros clientes corresponden a Frutales, Pastos Maíz, Estevia, Aguacate, Héroes de la Patria y Plátano. Análisis

56 4. Desempeño de los procesos y conformidad del producto

57 Indicadores por Tipo de Proceso
Numero Procesos Numero Indicadores Procesos Estratégicos 6 23 Procesos Misionales 7 17 Procesos de Apoyo 8 26 Total 21 66

58 Indicadores Medidos a Junio 2010
Proceso Indicadores Totales Indicadores Medidos Indicadores pendientes Procesos Estratégicos 13 10 3 Procesos Misionales 15 7 8 Procesos de Soporte 26 5 21 Total 54 22 32

59 Indicadores Estratégicos Medidos a Junio 2010
Proceso Total Indicadores Indicadores Medidos Indicadores pendientes Seguimiento y evaluación de la gestión 4 2 Imagen y Relacionamiento 1 Sistema de Gestión Integral Gestión de Alianzas y Recursos 3 Total 13 10

60 Indicadores Misionales Medidos a Junio/10
Proceso Total Indicadores Indicadores Medidos Indicadores pendientes Generación Acceso y Socialización del Conocimiento 2 Identificación y Priorización de demandas Gestión y Formulación de Proyectos 3 Investigación Transferencia de Tecnología 4 Desarrollo de Negocios 1 Total 15 7 8

61 Indicadores de Soporte Medidos a Junio/10
Proceso Total Indicadores Indicadores Medidos Indicadores pendientes Gestión Documental 2 Gestión Compras Gestión Humana 5 1 4 Gestión de Tecnologías de la Información Gestión Financiera 3 Gestión Jurídica Operaciones de Campo Gestión de Mantenimiento e Infraestructura Total 26 21

62 Grafica Indicadores pendientes por medir según Proceso
3 21 8 5 10 15 20 25 Estratégicos Misionales Soporte Indicadores Pendientes

63 Indicadores Medidos a Junio 2010 con Incumplimiento de meta
Proceso Indicador Medición por trimestre Cumpli-miento Meta 1 2 Seguimiento y Evaluación de la Gestión Cumplimiento en la entrega de Informes Financieros 45% 130% 69,4 100% Cumplimiento en la entrega de Informes Técnicos 41% 138% 65%

64 Indicadores Medidos a Junio 2010 con Incumplimiento de meta
Proceso Nombre Indicador Medición META Cumpli-miento Generación de Alianzas Y Recursos Ingresos por Nuevas Alianzas 20% 100% Nuevas Alianzas 23% 70% 33%

65 Indicadores Medidos a Junio 2010 con Incumplimiento de meta
Proceso Nombre Indicador Medición META Cumpli-miento Investigación Procesos Científicos y Tecnológicos 67,7% 90% 75,2% Productos Científicos y tecnológicos 116,6% 129,7% Sistemas de Información, Modelos de Producción y Apoyo a la Gestión Empresarial 25% 27%

66 Indicadores Medidos a Junio 2010 con Incumplimiento de Meta
Proceso Nombre Indicador Medición META Cumpli- miento Compras Oportunidad del Proceso 28% 80% 35%

67 4. Conformidad del producto

68 A la fecha de análisis (30 de junio de 2010), se puede establecer que los centros muestran mejoría en la implementación del procedimiento para la identificación y tratamiento de producto no conforme. Sin embargo, los resultados de la identificación para los centros no se reportan a tiempo. En este sentido se debe continuar con el refuerzo en los centros acerca de la implementación del procedimiento así como la importancia de analizar la necesidad de toma de acciones correctivas cuando este se presenta.

69 DESARROLLO DE NEGOCIOS
INVESTIGACIÓN Producto/Servicio Causa Tratamiento Informes de investigación Cumplimiento al cronograma de entrega Concesión Proyectos de investigación Gestión de proyecto Desecho DESARROLLO DE NEGOCIOS Servicio de Laboratorio Oportunidad en la entrega Productos Agrícolas Sanidad

70 Se evidencia retraso en más 70% del servicio de análisis de suelos
La causa principal es la aprobación bimensual del presupuesto de funcionamiento Se evidencia retraso en el 100% del servicio de análisis tejido s vegetales. Se evidencia retraso en más 70% del servicio de análisis de suelos Se recomienda realizar un análisis de la capacidad institucional para responder ente nuestros clientes

71 ANÁLISIS Sólo tres de los seis centros reportan producto no conforme para el año 2010 en el proceso desarrollo de negocios e investigación. El PNC se reporta principalmente en Tibaitatá-CBB, Palmira y la Libertad Se evidencia mejoría de la implementación del procedimiento de PNC (SI-P-05) en los centros que se ha realizado una mayor seguimiento y sensibilización del tema. Si no se identifica el PNC en los centros no se puede asegurar la entrega no intencional de productos y servicios desarrollados por Corpoica La no implementación del procedimiento PNC genera una No Conformidad MAYOR contra el requisito 8.3 ISO 9001:2008. La poca información de PNC puede ocultar oportunidades de mejora para los procesos misionales y puede afectar real ó potencialmente la satisfacción de nuestros clientes. SE RECOMIENDA RESOCIALIZAR LOS DIFERENTES MECANISMOS PARA LA IDENTIFICACIÓN DE PNC

72 5. Acciones de seguimiento de revisiones por la dirección previas

73 SEGUIMIENTO A REVISIONES PREVIAS
Acciones Pendientes Acta No 4 Acciones Tomadas 1. Medición de la Satisfacción del cliente: -Divulgar los resultados a todo el personal para enfatizar en la importancia de atender los requerimientos de los clientes. -Divulgar los resultados a nuestros clientes y partes interesadas. -Esta divulgación a través de un folleto sencillo -Los resultados de la satisfacción de clientes fueron divulgados a los empleados a través de la herramienta de la Corponet. -Nota: Definir en el acta de revisión del mes de junio de 2010, la estrategia de divulgación de los resultados del segundo semestre de 2009 Clientes Comerciales -Concertar con los C.I. para establecer mejora en el tiempo de entrega de los productos. -Establecer una política de precios con base a estudios de mercado y una valoración de los productos ofrecidos por la Corporación. - Esta acciones se cubren dentro de la nueva estrategia de comercial de riesgo compartido Usuarios de Eventos -Formación a los investigadores en expresión oral y manejo del tiempo -Identificar en qué C.I. tienen problemas con la divulgación detallada del temario , para fortalecer esta actividad de divulgación. -

74 SEGUIMIENTO A REVISIONES PREVIAS Acciones Pendientes Acta No 4
Acciones Tomadas Usuarios BAC -Establecer mecanismos de difusión de los servicios de la biblioteca con el acompañamiento de mercadeo Financiadores -Divulgar y socializar con los investigadores los resultados del problema. Levantar una No Conformidad al proceso de Investigación para identificar las causas, establecer la causa raíz y buscar soluciones definidas en un plan de acción. -Analizar la conveniencia de establecer una encuesta dirigida a los investigadores para conocer su opinión sobre la oportunidad de mejora detectada sobre la calidad del informe técnico. -Fortalecer la actividad actual de revisión de los avances de los informes técnicos. -Mayor acompañamiento a los investigadores en la gestión del proyectos. -Impartir un curso al 100% de los Investigadores en Gestión de proyectos. - Se estableció la no conformidad No CORP-365 , se identificaron las causas en el comité de acciones correctivas y preventivas y el plan de acción se concertará con los investigadores que tuvieron proyectos con esta insatisfacción.

75 SEGUIMIENTO A REVISIONES PREVIAS Acciones Pendientes Acta No 4
Acciones Tomadas Reforzar las jornadas de seguimiento con énfasis en los planes de acción para las NC de mayor riesgo, así: --Elaboración del Listado Maestro de Control de Registros, Actualización de las Tablas de Retención de Documentos. Jornadas de verificación de la información que se encuentra en las carpetas. Aplicación de la metodología de Factores Clave de éxito, Actualización de objetivos o indicadores de los procesos, Medición de los indicadores, Análisis de resultados, Toma de acciones de acuerdo con los resultados de la medición. Ajuste a la estructura de acuerdo con el Plan de Mejora. Definición de planta básica. Ejecución de programa de capacitación, entrenamiento. - Se realizó el seguimiento a estas acciones de mayor riesgo, lo cual puede evidenciarse en el módulo de mejora. 3.Cambios que afectan al sistema Revisar las actividades de cada Proyecto Plan de Mejora y verificar la actividad que impacta al Sistema de Gestión de la Calidad y en que momento lo hace. - Se actualizaron los planes de mejora, indicando los tiempos en que deben estar actualizadas las actividades que afectan el sistema de calidad

76 SEGUIMIENTO A REVISIONES PREVIAS Acciones Pendientes Acta No 4
Acciones Tomadas 4. Generales - Elaborar un documento sobre los laboratorios, definir la política de la corporación en este tema, un diagnostico de los laboratorios y propuestas de acción. Actividad programada para diciembre de 2009. -Divulgar los Objetivos de Calidad a través de Fondo de Pantalla, Corponet, portalápices y separadores para todo el personal. - Aprobar la política integral a partir del 2010. -Elaborar un plan de inversión para acreditar ensayos de laboratorios en ISO/IEC Los objetivos de calidad fueron divulgados conforme a lo programado. -Se está formulando un proyecto de acreditación de técnicas de laboratorio para Conciencias, el cual se entregará en el mes de julio de 2010.

77 6. Cambios que podrían afectar el SGC

78 CAMBIOS QUE AFECTAN AL SGC
Proyectos de Mejora 2009: Estructura Aplanamiento Procesos Reparametrización de Apoteosys Cuadro de Mando Integral Rediseño Encuestas Satisfacción Cliente

79 CAMBIOS QUE AFECTAN AL SGC
Proyectos de Mejora 2010: Estructura Organizacional Estrategia Financiera y Administrativa (Aplanamiento Procesos y reparametrización de Apoteosys) Cambio a Versión 2008 Documentación SGC por cambios Estructura

80 PRESUPUESTO 2010 Concepto Valor miles $ Infraestructura 55.000
Metrología Ambiental Gestión SGC Total

81 NC planificación de cambios
No existe evidencia de que haya sido efectiva la planificación del cambio a la plataforma Apoteosys reparametrizada. En diciembre se informó que a partir de enero el aplicativo entraría en funcionamiento con todos los servicios, lo cual no ha ocurrido a la fecha, afectando la operación del proceso de compras. (Numeral NTC ISO 9001:200 No se encuentra evidencia de planificación del cambio relativo a la descentralización del proceso de compras en el C.I. Tibaitatá y en Nataima, la cual se produjo con dos semanas de anticipación respecto a la fecha de la auditoría. (Numeral NTC ISO 9001:2000


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