Miércoles, 17 de septiembre de 2008 SOCIALIZACIÓN CONVENIO DE COLABORACIÓN DAB Nº 003 08 ENTRE ECOPETROL Y CÁMARA DE COMERCIO DE VILLAVICENCIO Coordinador.

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1 Miércoles, 17 de septiembre de 2008 SOCIALIZACIÓN CONVENIO DE COLABORACIÓN DAB Nº 003 08 ENTRE ECOPETROL Y CÁMARA DE COMERCIO DE VILLAVICENCIO Coordinador del convenio Orlando Aguilar Gómez

2 2 CONVENIO DE COLABORACION DAB Nº 003 08 Actualización de la base de datos de oferentes regionales de ECOPETROL y fortalecimiento empresarial en la zona de influencia de la superintendencia de operaciones central según necesidades empresariales identificadas por ECOPETROL y la cámara de Comercio de Villavicencio. SOCIALIZACIÓN CONVENIO DE COLABORACIÓN DAB Nº 003 08 ENTRE ECOPETROL Y CÁMARA DE COMERCIO DE VILLAVICENCIO

3 33 Fortalecer las competencias administrativas y comerciales de los empresarios del área de influencia de la Superintendencia de Operaciones Central: Villavicencio (incluye Pompeya y Apiay), Acacías (incluye antigua Inspección de Chichimene) y Castilla La Nueva, mediante el aseguramiento de capacitaciones y asesorías empresariales y la elaboración de un análisis que permita determinar nuevas necesidades empresariales; así como generar y actualizar el directorio de la oferta regional empresarial correspondiente a las líneas de contratación de ECOPETROL y, promover y coordinar logísticamente encuentros locales con proveedores, contratistas y empresarios. OBJETO DEL CONVENIO SOCIALIZACIÓN CONVENIO DE COLABORACIÓN DAB Nº 003 08 ENTRE ECOPETROL Y CÁMARA DE COMERCIO DE VILLAVICENCIO

4 44 COMPONENTES FUNDAMENTALES 1. Desarrollar Programas de Formación y Fortalecimiento Empresarial. Ecopetrol y la Cámara de Comercio de Villavicencio trabajarán conjuntamente para establecer las temáticas, periodicidad e intensidad horaria de los Programas de Formación Empresarial. SOCIALIZACIÓN CONVENIO DE COLABORACIÓN DAB Nº 003 08 ENTRE ECOPETROL Y CÁMARA DE COMERCIO DE VILLAVICENCIO

5 55 COMPONENTES FUNDAMENTALES 2. Generación y actualización del Directorio de Proveedores Locales de Ecopetrol en el área de influencia de la Superintendencia de Operaciones Central: Villavicencio (incluye Pompeya y Apiay), Acacías (incluye antigua Inspección de Chichimene) y Castilla La Nueva. Instalación del software (Siclar, Aquiles u otro que ECOPETROL suministre) La Cámara de Comercio de Villavicencio utilizará constantemente los distintos medios publicitarios tales como: emisoras radiales, avisos de prensa local, volantes, afiches, trípticos, página Web de la Cámara, reuniones con empresarios, perifoneos, entre otros, para fortalecer la difusión y promoción de la actualización del Directorio de Proveedores Locales. informes mensuales sobre avance en actualización del directorio de proveedores. análisis DOFA y recomendaciones para asegurar el desarrollo de los proveedores. SOCIALIZACIÓN CONVENIO DE COLABORACIÓN DAB Nº 003 08 ENTRE ECOPETROL Y CÁMARA DE COMERCIO DE VILLAVICENCIO

6 6 COMPONENTES FUNDAMENTALES 3. Coordinación logística de eventos locales con proveedores, contratistas y empresarios: Evento coordinado por Ecopetrol y la Cámara de Comercio de Villavicencio Se aplicará una encuesta a los asistentes al final de evento Características del evento: Evento sobrio, académico, de impacto y recordación en los asistentes. Espacio que refleje la identidad de Ecopetrol, que garantice la obtención de resultados positivos y que transmita correctamente los mensajes planteados. La asistencia esperada es de 120 personas entre invitados y el personal de Ecopetrol. No podrán ingresar al evento personas que no estén en la base de datos entregada por Ecopetrol y que no estén en la base de datos de confirmados registrada en la sede del evento al momento de ingreso. La definición del evento, su seguimiento y aprobación de las actividades, se realizará conjuntamente por las partes de este Convenio. SOCIALIZACIÓN CONVENIO DE COLABORACIÓN DAB Nº 003 08 ENTRE ECOPETROL Y CÁMARA DE COMERCIO DE VILLAVICENCIO

7 7 AGENDA EVENTO LOCAL PARA EL DÍA 9 DE OCTUBRE DE 2008 HoraEventoResponsable 8:00 a.mRegistro, entrega del recordatorio 8:30 a.m Apertura del evento: 1. Saludo de bienvenida 2. Lectura de la agenda del díaCoordinador del convenio 8:45 a.mMomento de seguridadProfesional HSE 9:00 a.mIntervención de la CCVPresidente Ejecutivo CCV 9:45 a.mBreak 10:00 a.mPanorama Negocio 2008-2009Superintendente 10:45 a.m Competitividad (asociatividad, liderazgo, aceptación al cambio) Profesional o catedrático de la región - Universidades 11:30 a.mRSE Profesional o catedrático de la región - Universidades 12:30 mAlmuerzo 1:30 p.m DAB - Abastecimiento Estratégico - Gestión de ProveedoresFuncionario Autorizado DAB 2:45 p.mMesas temáticas Funcionarios (planeadores e interventores) de las áreas del negocio 4:00 p.mBreak 4:15 p.mPreguntas e inquietudesCoordinador del convenio 4:45 p.mCierre (entrega certificación) SOCIALIZACIÓN CONVENIO DE COLABORACIÓN DAB Nº 003 08 ENTRE ECOPETROL Y CÁMARA DE COMERCIO DE VILLAVICENCIO

8 8 Generación y actualización del Directorio de Proveedores Locales de Ecopetrol en el área de influencia de la Superintendencia de Operaciones Central Para proceder al Registro efectivo de su Compañía, se le solicitará que, además de completar el Cuestionario Web, remita al Departamento de Registro la siguiente Documentación: Con carácter obligatorio: 1. Certificado de Existencia y Representación Legal (Original) otorgado por la Cámara de Comercio. 2. Certificado de inscripción, clasificación y calificación (Registro de Proponentes)(Original), otorgado por la Cámara de Comercio (Solo en caso que la empresa disponga de este documento). 3. Estados Financieros (Original): Balance General, y Estado de Pérdidas y Ganancias de los últimos dos ejercicios terminados. Únicamente se aceptaran Estados Financieros en Pesos o en Dólares 4. Certificación Bancaria (Original): de las cuentas referenciadas en el cuestionario. 5. R.U.T. (Registro Único Tributario) SOCIALIZACIÓN CONVENIO DE COLABORACIÓN DAB Nº 003 08 ENTRE ECOPETROL Y CÁMARA DE COMERCIO DE VILLAVICENCIO

9 9 Generación y actualización del Directorio de Proveedores Locales de Ecopetrol en el área de influencia de la Superintendencia de Operaciones Central 6. Certificación de Experiencia (Original o Copia Autenticada)(Contratos, Facturas, Certificaciones de Contratante, Órdenes de Compra, Actas de Liquidación). Únicamente se aceptaran certificaciones de experiencia en Pesos Colombianos o Dólares. El documento remitido debe contener como mínimo la siguiente información: 1. Nombre del Contratante 2. Dirección 3. Nombre del Contacto / Teléfono 4. Numero de Contrato / Numero de Orden 5. Fecha de Inicio / Fecha de Finalización 6. Objeto del Contrato 7. Valor del Contrato El documento debe provenir de la empresa contratante. No son aceptadas autocertificaciones. SOCIALIZACIÓN CONVENIO DE COLABORACIÓN DAB Nº 003 08 ENTRE ECOPETROL Y CÁMARA DE COMERCIO DE VILLAVICENCIO

10 10 Generación y actualización del Directorio de Proveedores Locales de Ecopetrol en el área de influencia de la Superintendencia de Operaciones Central 7. Formato de Certificación de Experiencia. (Se adjunta a este documento). Cada Certificación de experiencia debe tener en su primera página, de manera obligatoria, este formato debidamente completado. No se aceptaran certificaciones de experiencia que no tengan este formato en su primera página. Si son incluidos en el cuestionario, también será obligatorio presentar una copia de los siguientes documentos: 8. Certificación de Auto retenedores – Expedido por la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) 9. Certificados de Gestión de la Calidad 10. Certificado de Gestión Medioambiental 11. Certificado de Auditoria Consejo Colombiano de Seguridad (Calificación RUC) 12. Certificado del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional. 13. Certificados adicionales relacionados Los documentos deben ser enviados a la siguiente dirección. En el sobre debe colocarse el siguiente mensaje: Documentación Ecopetrol: Carrera 15, #95-51. Ofc. 306. Bogotá. Colombia SOCIALIZACIÓN CONVENIO DE COLABORACIÓN DAB Nº 003 08 ENTRE ECOPETROL Y CÁMARA DE COMERCIO DE VILLAVICENCIO

11 11 Certificación de Experiencias Nombre de la Empresa: No Siclar: Tipo de Documento: Contrato Factura Certificación del Contratante Orden de Compra Acta de Liquidación Otros Datos del Documento: Nombre del Cliente: ___________________________ Numero del Contrato ___________________________ Fecha del Contrato ___________________________ Valor Total del Contrato __________________________ Porcentaje del Contrato para las distintas Especialidades a las cuales está asociado: Código de la Categoría Porcentaje del Contrato ___________________ _____________________ Comentarios: SOCIALIZACIÓN CONVENIO DE COLABORACIÓN DAB Nº 003 08 ENTRE ECOPETROL Y CÁMARA DE COMERCIO DE VILLAVICENCIO

12 12 DILIGENCIAMIENTO DEL CUESTIONARIO El cuestionario de registro cuenta con cinco secciones que deben ser diligenciadas: Datos Generales. Personal. Información Financiera. Sistemas de Gestión. Bienes y Servicios. SOCIALIZACIÓN CONVENIO DE COLABORACIÓN DAB Nº 003 08 ENTRE ECOPETROL Y CÁMARA DE COMERCIO DE VILLAVICENCIO

13 13 DILIGENCIAMIENTO DEL CUESTIONARIO: DATOS GENERALES Esta sección se divide en cinco subsecciones 1. Información General: En esta sección debe completar los datos generales de la empresa. Los Consorcios, Uniones Temporales, etc, deben inscribir por separado a cada empresa. 2. Información Personal: Información de la persona contacto. Preferiblemente, esta persona debe ser alguien que tenga la disponibilidad y la capacidad para atender inquietudes tanto a Ecopetrol como Aquiles. 3. Personal Clave: En esta sección debe diligenciarse la información sobre el personal clave de la empresa. (Presidente (o equivalente), Gerentes y Representantes Legales). 4. Centros de Trabajo: Información sobre su oficina principal y demás sucursales u oficinas que tenga la empresa. Como mínimo debe agregarse un centro de trabajo. 5. Declaración: Debe responder si o no a las preguntas de esta sección. SOCIALIZACIÓN CONVENIO DE COLABORACIÓN DAB Nº 003 08 ENTRE ECOPETROL Y CÁMARA DE COMERCIO DE VILLAVICENCIO

14 14 DILIGENCIAMIENTO DEL CUESTIONARIO: PERSONAL Recursos Humanos: Distribución de empleados directos y subcontratados para los últimos 2 años finalizados. (no agregar información del año en curso) SOCIALIZACIÓN CONVENIO DE COLABORACIÓN DAB Nº 003 08 ENTRE ECOPETROL Y CÁMARA DE COMERCIO DE VILLAVICENCIO

15 15 DILIGENCIAMIENTO DEL CUESTIONARIO: INFORMACIÓN FINANCIERA (1) Esta sección se divide en cuatro subsecciones 1. Societaria / Tributaria: En esta sección debe completar la información que se le solicita, soportándose en los siguientes documentos: a. Certificado de inscripción y representación legal otorgado por la Cámara de Comercio b. Registro Único Tributario. c. Certificado de autorretenedor d. Registro de Proponentes otorgado por la Cámara de Comercio (en caso de poseer este documento). 2. Banco / Revisor Fiscal: Debe colocar la información del revisor fiscal principal tal como aparece en el Certificado de Existencia y Representación Legal (solo aplica para sociedades anónimas o empresas con ventas superiores a 1000MM de Pesos. En caso de empresas extrajeras, debe colocar los datos del auditor de sus estados financieros. De igual modo, debe incluir la información de su cuenta bancaria (máximo 2 cuentas). SOCIALIZACIÓN CONVENIO DE COLABORACIÓN DAB Nº 003 08 ENTRE ECOPETROL Y CÁMARA DE COMERCIO DE VILLAVICENCIO

16 16 DILIGENCIAMIENTO DEL CUESTIONARIO: INFORMACIÓN FINANCIERA (2) 3. Datos Financieros Clave: Debe incluir la información de los estados financieros de los últimos dos años finalizados. No debe incluir información de balances parciales del año en curso. La información financiera debe incluirse en millones de pesos colombianos o en dólares. No se aceptaran datos financieros en moneda distinta a las indicadas. 4. Compañías Asociadas: En caso de que su empresa consolide sus cuentas con una casa matriz, debe colocar la información de esta. Igualmente debe indicar las compañías con las cuales mantenga algún tipo de sociedad, indicando el tipo de asociación (Filiales, Consorcios, Uniones Temporales, etc.). SOCIALIZACIÓN CONVENIO DE COLABORACIÓN DAB Nº 003 08 ENTRE ECOPETROL Y CÁMARA DE COMERCIO DE VILLAVICENCIO

17 17 DILIGENCIAMIENTO DEL CUESTIONARIO: SISTEMAS DE GESTIÓN Esta sección se divide en cinco subsecciones 1. Calidad: En caso de poseer algún tipo de certificación de calidad, debe colocar la información que aparece en el certificado. En caso de poseer más de un certificado, puede agregarlo utilizando la opción Agregar Nueva Certificación 2. Medio Ambiente: En caso de poseer algún tipo de certificación medioambiental, debe colocar la información que aparece en el certificado. En caso de poseer mas de un certificado, puede agregarlo utilizando la opción Agregar Nueva Certificación 3. Seguridad Industrial y Salud Ocupacional: En caso de poseer algún tipo de certificación de Seguridad y Salud Ocupacional, debe colocar la información que aparece en el certificado. 4. RUC: Información del Registro Uniforme de Evaluación del Sistema de Gestión de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente para contratistas del Sector de Hidrocarburos - RUC. Debe colocar la información que aparece en el Certificado de Auditoria Consejo Colombiano de Seguridad (Calificación RUC) 5. Otras Certificaciones: Información de cualquier otro certificado del que disponga la empresa. En caso de poseer más de un certificado, puede agregarlo utilizando la opción Agregar Nueva Certificación 6. Responsabilidad Social Empresarial. Debe responder si o no a las preguntas de esta sección SOCIALIZACIÓN CONVENIO DE COLABORACIÓN DAB Nº 003 08 ENTRE ECOPETROL Y CÁMARA DE COMERCIO DE VILLAVICENCIO

18 18 DILIGENCIAMIENTO DEL CUESTIONARIO: BIENES Y SERVICIOS En esta sección, debe incluir los bienes y servicios que su empresa está en capacidad de ofrecer. Cada categoría seleccionada de estar soportada como mínimo por una experiencia. Antes de comenzar a añadir sus productos y servicios, por favor descargue el Catálogo de Productos y Servicios que le ayudara a ubicar dichos productos dentro de diferentes categorías con las que cuenta el sistema. Para añadir un Bien/Servicio, seleccione el botón "Agregar", ubicado en la barra de herramientas de la sección. Inmediatamente, el sistema le llevara a la sección Detalle del Producto Servicio y aparecerá la ventana de selección de categoría. Una vez haya definido la categoría que corresponde al producto o servicio que está añadiendo volverá a la pantalla de Información detallada del Producto/Servicio. En la descripción del Bien/Servicio descríbalo de forma concreta, completa y detallada. Es esencial que los términos utilizados sean los habituales en sus relaciones con los clientes, ya que las búsquedas en su base de datos se basan muchas veces en el texto recogido en este campo. SOCIALIZACIÓN CONVENIO DE COLABORACIÓN DAB Nº 003 08 ENTRE ECOPETROL Y CÁMARA DE COMERCIO DE VILLAVICENCIO

19 19 MUCHAS GRACIAS SOCIALIZACIÓN CONVENIO DE COLABORACIÓN DAB Nº 003 08 ENTRE ECOPETROL Y CÁMARA DE COMERCIO DE VILLAVICENCIO

20 Para uso restringido en Ecopetrol S.A. Todos los derechos reservados. Ninguna parte de esta presentación puede ser reproducida o utilizada en ninguna forma o por ningún medio sin permiso explícito de Ecopetrol S.A. SOCIALIZACIÓN CONVENIO DE COLABORACIÓN DAB Nº 003 08 ENTRE ECOPETROL Y CÁMARA DE COMERCIO DE VILLAVICENCIO