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Introducción a la tramitación electrónica Departamento de Justicia y Administración Pública Vitoria-Gasteiz Enero 2011 Elaboración de las disposiciones.

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1 Introducción a la tramitación electrónica Departamento de Justicia y Administración Pública Vitoria-Gasteiz Enero 2011 Elaboración de las disposiciones normativas de carácter general

2 Dirección de Innovación y Administración Electrónica 2 Tramitación electrónica DNCG Origen Objetivos y alcance Implantación y puesta en marcha Algunos aspectos sobre la tramitación telemática Evolución y próximas líneas de trabajo Índice 5

3 Dirección de Innovación y Administración Electrónica 3 Tramitación electrónica DNCG 1 Origen Acuerdo de Consejo de Gobierno Acuerdo de Consejo de Gobierno (9 de febrero de 2010) aprueba instrucciones para la tramitación de disposiciones normativas de carácter general (DNCG) con rango de Decreto Contenido del Acuerdo Aprueba oModelo de tramitación : rediseño del procedimiento en el marco de la Ley 8/2003Modelo de tramitación oLegesarea : espacio colaborativo jurídico para la mejora de las iniciativas normativasLegesarea Encarga dos trabajos oDigitalización del procedimiento conforme al Modelo de Tramitación oReflexión acerca del marco normativo actual, a fin de avanzar en una mayor transparencia, participación y agilización del procedimiento

4 Dirección de Innovación y Administración Electrónica 4 Tramitación electrónica DNCG 1 Origen Acuerdo de Consejo de Gobierno Acuerdo de Consejo de Gobierno (28 de diciembre 2010) aprueba instrucciones para la tramitación de disposiciones normativas de carácter general (DNCG) Contenido del Acuerdo Aprueba oProcedimiento para futuras versiones del Modelo de Tramitación: rediseño del procedimiento en el marco de la Ley 8/2003Modelo de Tramitación oTramitación electrónica de las DNCG: desde la fecha y los que se encuentren en fase de iniciación oTareas a realizar en Legesarea oColaboración departamental para la actualización de personas usuarias oLa colaboración del IVAP para la técnica de redacción bilingüe Encarga oInteracción con otras aplicaciones (CG y BOPV): 1año

5 Dirección de Innovación y Administración Electrónica 5 Procedimiento Construcción del procedimiento general (Ley 8/2003) y de los procedimientos sectoriales (Medio Ambiente y Ordenación Territorial) Tramitación telemática del procedimiento, para todas las disposiciones de carácter general (Leyes, Decretos y Órdenes), firma electrónica de los documentos y sin movimiento interno de papel, mejorando así la agilidad de la tramitación Completo y tratamiento integral, desde elaboración de la propuesta y orden de inicio hasta publicación en BOPV, incluyendo el informe OCE y dictamen COJUAE Acceso común a expedientes: puerta de entrada única para cada Departamento. Guía en la tramitación para el cumplimiento del procedimiento: cada trámite sugiere el siguiente Tramitación homogénea en todo el Gobierno: los cambios en los procesos se reflejarían en la herramienta común. 2 Objetivos y alcance Tramitación electrónica DNCG

6 Dirección de Innovación y Administración Electrónica 6 Expedientes Gestión ordenada de los expedientes, visión permanentemente actualizada de la fase y estado e información básica de los mismos y acceso sencillo al detalle de la tramitación, incluyendo los documentos asociados a cada trámite: por Departamento Codificación homogénea y automática en todo el Gobierno Vasco. Rango o tipo _ Áreanº_ nºcorrelativo GV / año / _nºDepartamento. p.ej.: D_03/2010_09 Generación automática del historial: cada vez que se ejecuta una tarea, trámite o se aporte un documento se refleja en un índice cronológico de los mismos. Gestión de históricos (expedientes cerrados) Posibilidad de búsquedas multivariantes: en expedientes en curso e históricos Incorporación de la información del estado contencioso-administrativo Control de tarea en curso, pendiente y responsable Control de plazos: activación de alertas Documentación migrable a otras aplicaciones:COJUAE, Consejo de Gobierno… 2 Objetivos y alcance Tramitación electrónica DNCG

7 Dirección de Innovación y Administración Electrónica 7 Firma electrónica de los documentos Digitalización completa (escaneado y aportación de la parte presencial). Óbjetivo: papel 0 Normalización de plantillas Identificación de responsable de expediente Posibilidad de cambiar de instructor Posibilidad de asignar / rechazar tareas Firma electrónica e interacción de buzones 2 Objetivos y alcance Documentos Personas Tramitación electrónica DNCG

8 Dirección de Innovación y Administración Electrónica 8 Objetivos y alcance del proyecto Calidad normativa Agilización y reducción de plazos Referencias estables y actualizadas para los tramitadores Normalización de documentos (plantillas) oIncorporación de la visión interdepartamental desde el inicio del procedimiento. oIncorporación del análisis de la reducción de cargas administrativas para la ciudadanía oPrevisión de la redacción bilingüe oOrdenes de las Consejerías oMemorias técnicas y económicas oInformes jurídicos Configuración inicial previa del expediente y adaptación de la herramienta de tramitación oIdentificación de posibles interesados (audiencia) y creación de listas personalizadas oTramitación conjunta entre departamentos oPrevisión de la redacción bilingüe y, en su caso, corredacción oNecesidad de dictamen COJUAE oIdentificación de informes preceptivos y facultativos y órganos según el ámbito de la norma oSimultaneidad de los trámites de audiencia, información pública, consulta a otras administraciones, e informes y dictámenes oReunificación de plazos. oNormativa oModelo Básico de Tramitación oManual de Usuario de la herramienta oTipificación de ámbitos de las disposiciones oInformes y dictámenes posibles: identificación de órganos colegiados implicados distinguiendo preceptivos de facultativos oRedacción bilingüe: opciones y protocolos oGestión actualizada de maestros de elementos y aspectos implicados Tramitación electrónica DNCG 2 Objetivos y alcance.- Elementos innovadores en el procedimiento Información y participación Anuncio del trámite de Información Pública en sedes electrónicas, complementario a BOPV

9 Dirección de Innovación y Administración Electrónica 9 Tramitación electrónica DNCG 3 Implantación y puesta en marcha Nueva versión del Modelo de Tramitación con las mejoras detectadas en el proyectoModelo de Tramitación Manual de usuario y Anexos: Manual de usuario oAnexo 1: ámbitos de las DNCGAnexo 1 oAnexo 2: cuadros fases-estados expediente (Ley 8/2003 y leyes sectoriales)Anexo 2 oAnexo 3: órganos unipersonales y colegiadosAnexo 3 oAnexo 4: redacción bilingüe (técnicas, protocolo y orden de inicio…)Anexo 4 Herramienta Fase 1 Fase 2 Herramienta informática: construida Interacción COJUAE fase 1 Interacción con CG fase 1: interfaz Interacción COJUAE fase 2: firma electrónica ellos Interacción con CG y BOPV fase 2 Ajustes

10 Dirección de Innovación y Administración Electrónica 10 oGestor de avisos y tareas (buzón de funcionario): operativo oCliente Tramitación Platea 2.3. En producción a finales de enero de 2011 oAplicativo del proyecto: Entorno de producción Herramienta Tramitación electrónica DNCG 3 Implantación y puesta en marcha Tramitación de expedientes oCriterios: expedientes en fase de iniciación escaneado y aportación a la herramienta oFecha: 01/01/2011

11 Dirección de Innovación y Administración Electrónica 11 Familia : Disposiciones normativas de carácter general. Procedimiento : por órgano promotor o Departamento. Ley 8/2003 y leyes sectoriales 4 Algunos aspectos sobre la tramitación telemática Tramitación electrónica DNCG Procedimientos del Departamento de Medio Ambiente, Planificación Territorial, Agricultura y Pesca Ley 16/1994, de Conservación de la Naturaleza del País VascoLey 16/1994, de Conservación de la Naturaleza del País Vasco. Ley 4/1990, de Ordenación del Territorio del País Vasco PORNs PRUGs DOT PTPs. PTSs Proyecto de digitalización del procedimiento GV DD.FF: Se incorporan en el trámite que corresponda DD.FF Se incorporan en el trámite que corresponda

12 Dirección de Innovación y Administración Electrónica 12 Expediente : cada iniciativa o proyecto de disposición: Ley, Decreto, Orden… Canales de Comunicación / Notificación : Identificación de interesados lanzándose a los mismos notificación para que envíen al Gobierno la elección del canal de comunicación e idioma. oCanal telemático : Mis gestiones en euskadi.net / buzones de funcionario… oCanal presencial : dirección postal oDictamen COJUA : expediente en soporte único, no mixto. Digitalización (escaneado de documentos) y firma electrónica de el/la funcionario/a) Configuración inicial parcial del procedimiento adaptado al expediente concreto 4 Algunos aspectos sobre la tramitación telemática Tramitación electrónica DNCG Marco: Internet (interacción exterior)

13 Dirección de Innovación y Administración Electrónica 13 Firma electrónica Los documentos podrán ser firmados por varias personas en los trámites en los que sea necesario (Órdenes conjuntas de Departamentos, Memorias …) oTxartela de el/la funcionario/a para las/os funcionarias/os oTarjeta ONA y e-DNI para las personas físicas en audiencia… oTarjeta de entidad corporativa para las personas jurídicas… Documentos o Posibilidad de subir documentos en la pantalla de iniciar expediente previo a la tramitación o Posibilidad de aportar varios documentos en un mismo trámite (p.ej. Varias memorias, versiones idiomáticas…) o 25 Mb de tamaño máximo para aplicación COJUAE oVersiones : Subir documentos con nombres distintos. Sustituir un documento por otro del mismo nombre Las acciones de altas - bajas de documentos dejan rastro. Todo documento firmado electrónicamente es inmodificable. oNormalización : plantillas de documentos 4 Algunos aspectos sobre la tramitación telemática Tramitación electrónica DNCG Registro salidas /entradas Para las notificaciones Para las solicitudes de informes y dictámenes

14 Dirección de Innovación y Administración Electrónica 14 Gestión de plazos oLa herramienta avisará del cumplimiento de plazos para las tareas y se pondrá en rojo. oEllo no significará que obligatoriamente el tramitador debe pasar a la siguiente tarea. Simplemente es un aviso y puede seguir esperando. oLa decisión de continuar cumplido el plazo del trámite se gestionará igual que en la actualidad en vía presencial: deberá adoptar la decisión el órgano promotor. Historial de un expediente en el cliente de tramitación oCada vez que se ejecuta una tarea, trámite o se aporte un documento se refleja en un índice cronológico de los mismos. Tramitación electrónica DNCG 4 Algunos aspectos sobre la tramitación telemática

15 Dirección de Innovación y Administración Electrónica 15 Tipos de participaciones ESQUEMA DEL PLANTEAMIENTO DE LA MECANIZACIÓN DEL PROCESO Tramitador/es Persona/s del órgano promotor que tramitan e impulsan el procedimiento. Responsable del expediente. oInteracción de buzones de grupo oGestor de avisos y tareas y portafirmas (Buzón del funcionario) oCliente de Tramitación Interesados Sólo acceden a la documentación que ellos mismos aportan o la que la administración les remite y ellos aceptan. (Titulares y representantes) oIdentificados por el tramitador p.ej. En audiencia oSurgen en el curso del procedimiento. p.ej. en la información pública. Identificación y elección del canal de comunicación al inicio del expediente owww.euskadi.net. oBandeja de notificaciones. oMis gestiones Tramitación electrónica DNCG 4 Otros (informes y dictámenes GV) otros órganos administrativos que deben emitir informes sin acceso al expediente firmantes oBuzón del Departamento oVisor de expedientes oCliente de Tramitación Algunos aspectos sobre la tramitación telemática Trámites concretos personas que tiene que materializar un trámite concreto del procedimiento con acceso al visor de expedientes y al cliente de tramitación (IVAP, Serv.Jur.Dpto, DDLYCN, OCE…) oBuzones de grupo oVisor de expedientes oCliente de Tramitación

16 Dirección de Innovación y Administración Electrónica 16 Interacción aplicaciones Práctica de puesta en común iniciativas oACG 09/02/2010 y 28/12/2010: Legesarea oAlta de la iniciativa: Orden de Inicio + documentación de interés oEl tramitador aporta al expediente en el cliente de tramitación las sugerencias (crea un documento word y lo aporta al expediente con firma de funcionario en su caso) oCierre de la iniciativa: Orden de Aprobación Previa + Proyecto de disposición oCOJUAE: interacción telemática: expediente electrónico oConsejo de Gobierno: interfaz desde la herramienta oParlamento y BOPV: como hasta ahora Tramitación electrónica DNCG 4 Algunos aspectos sobre la tramitación telemática Informes Departamentos oBuzón de trámite de informes de los Departamentos: Directores/as de Servicios y Responsables Asesorías Jurídicas

17 Dirección de Innovación y Administración Electrónica 17 Interrelación con el procedimiento de recursos contenciosos administrativos Cierre del Expediente Aportar BOPV de aprobación al expediente Otros Rangos Espera: Existe Contencioso Administrativo (2 Meses) ¿? Rango de Ley NO SI Aportar Ejecución de la Sentencia Tramitación electrónica DNCG 4 Algunos aspectos sobre la tramitación telemática

18 Dirección de Innovación y Administración Electrónica 18 Tramitación electrónica DNCG Materialización del trámite de alegaciones en Información Pública en sedes electrónicas. Interacción con JustiziaSIP (Expediente Judicial Electrónico) para recursos contencioso-administrativos Tramitación telemática con los sindicatos en el trámite de consulta a la representación del personal (en los casos que corresponda) Interacción telemática en el trámite de consulta a otras administraciones 4 Evolución y próximas líneas de trabajo

19 mila esker – muchas gracias Introducción a la tramitación electrónica Vitoria-Gasteiz Enero 2011 Elaboración de las disposiciones normativas de carácter general Departamento de Justicia y Administración Pública


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