U.T. 14 ANÁLISIS Y DISEÑO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO

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1 U.T. 14 ANÁLISIS Y DISEÑO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO
Concepto. Alcance de la Técnica. Ventajas de su utilización. Aplicación de la Técnica. Sistemas de graficación de cursogramas. Características. Ventajas y limitaciones de los sistemas de graficación más usuales. Tendencias modernas para la mejora de procesos. Metodología de análisis. Manual de procedimeintos. Elaboración y presentación.

2 INTRODUCCION Dos conceptos de organización:
Organización como función o proceso. Organización como el resultado de esa función o proceso: Organización como estructura formal. Organización como estructura y sistemas administrativos. Organización como estructura y sistemas adminitrativos. Organización Formal: Estructura y Sistemas Administrativos Sistema Administrativo: Conjunto ordenado de procedimientos relacionados entre sí que sirven de base para el cumplimiento de una función o actividad, acompañados con frecuencia de políticas.

3 CONCEPTO Procedimiento: es una sucesión cronológica y secuencial de operaciones. Mediante procedimientos se cumplen las tareas que se llevan a cabo en una organización. Procedimiento: que es un conjunto de operaciones generalmente secuencialmente vinculadas y su método o forma de ejecución. Procedimiento: que es un conjunto de operaciones relacionadas entre sí y ejecutadas en base a determinado método.

4 Estructura y Procedimientos
Estructura y procedimientos administrativos son elementos estrechamente interrelacionados. Los procedimientos, o las operaciones, son los actos mínimos a partir de los cuales se integran tanto el aspecto estructural de la organización (funciones y relaciones) como el aspecto operativos (sistemas administrativos). Los procedimientos administrativos “transitan”, a través de las estructuras. Por eso cualquier modificación en los aspectos estructurales puede aparejar cambios en los procedimientos y viceversa.

5 Estructura y Procedimientos
Un conjunto de procedimientos afines conforman una actividad y actividades afines constituyen una función. Un grupo de funciones afines y la gente involucrada en su cumplimiento conforman un órgano. Los órganos y sus relaciones formales constituyen la estructura formal. Las estructura junto con los sistemas administrativos componen la organización formal.

6 ALCANCE DE LA TÉCNICA y VENTAJAS
En el campo de los procedimientos, el alcance de O y M es muy amplio, logrando entre otras cosas: flujos de operaciones ágiles y constantes, evitar exceso de burocracia, promover una eficaz delegación, lograr unificación. Ventajas: maximización de la eficiencia de los circuitos administrativos, para una buena toma de decisiones. sencillez, claridad, exactitud, uniformidad y flexibilidad, comunicaciones ágiles y precisas de los sistemas de información..

7 APLICACIÓN DE LA TÉCNICA
Descripción de Procedimientos: Forma narrativa. Diagrama de Procedimientos. Forma Narrativa, fallas: Lectura extensa: complica interpretación, Relación entre la información: dificil visión del procedimiento en su conjunto, Narración subjetiva: dificulta ver omisión de información, Distintas interpretaciones, Complica elaboración sotware.

8 APLICACIÓN DE LA TÉCNICA
Diagrama de Procedimientos: Cursograma, flujograma, fluxograma, diagrama de flujo. Definición: es la representación gráfica de los procesos y procedimientos de trabajo. Pueden aplicarse para procedimientos industriales y administrativos. Los procedimientos administrativos procesan información, representada en documentos o soportes de información.  

9 APLICACIÓN DE LA TÉCNICA
Ventajas del Diagrama de Procedimientos: Aplica a cada actividad administrativa un nombre el cual se repetirá: elimina ambigüedad, Facilita apreciación en conjunto del procedimiento, Evita diferencias de interpretación.

10 APLICACIÓN DE LA TÉCNICA
Utilidad del Diagrama de Procedimientos: Relevar información o sistematizar información relevada “actual o vigente”, Analizar un procedimiento y detectar problemas, Diseñar propuestas de cambio “propuesto”, Comparar realidades administrativas en diferentes momentos históricos.

11 SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS
No existe universalidad de criterios respecto a los sistemas de graficación y existe gran diversidad de lenguajes. Todos los sistemas tienen: símbolos y un conjunto de reglas. El símbolo es el elemento o figura que sirve para representar los hechos que suceden en los procedimientos.

12 Almacenamiento o archivo.
Código ASME SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Desarrollado por la Sociedad Norteamericanoa de Ingenieros Mecánicos, para procedimientos de tipo industrial. Cinco operaciones: Operación Transporte o traslado Inspección o control Demora o espera Almacenamiento o archivo.

13 Código ASME Ventajas: Desventajas:
SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código ASME Ventajas: Noción clara y precisa de la sucesión de etapas, Frecuencia relativa de cada operación, Cantidad de pasos del trámite, Demoras, Cantidad de traslados, Oportunidad de controles. Desventajas: No muestra los documentos utilizados No muestra los puestos de trabajo donde se realizan las operaciones.

14 SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS
Código ASME Símbolos

15 Código ASME Reglas de diagramación:
SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código ASME Reglas de diagramación: Presenta cinco columnas, una para cada operación. Los códigos se relacionan mediante líneas. Decidir el procedimiento a diagramar: diagramas separados si desviaciones. Describir cada paso: breve en columna descripción. Anotar tiempo y distancia, puesto de trabajo y formularios. Seleccionar el símbolo: se relacionan entre sí a través de líneas rectas. Sumar cantidades: de operaciones, traslados, controles, demoras y archivos, y también tiempos y distancias establecidas.

16 SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS
Código ASA La American Standard Asociation (ASA), símbolos estandar para la descripción y análisis de problemas de procesamiento de información. Resalta la importancia de la información dentro de los procesos administrativos. Con la información se pueden hacer cinco operaciones: Registrar: anotar un dato en un portador de información; Comunicar: transferir un dato de un punto a otro; Controlar: cotejar un dato para establecer coincidencio o no; Computar: obtener un nuevo conocimiento; Archivar: guardar información para recuperarla en otro momento.

17 Código ASA Símbolos REGISTRACIÓN
SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código ASA Símbolos REGISTRACIÓN Grabación de información en un portador COMUNICACIÓN Indica la dirección del flujo de operaciones, tanto transferencia del portador como la ligazón de dos operaciones consecutivas Transferencia de información sin portador (verbal, personal o telefónica) CONTROL Selección de alternativas. A su salida diferentes procesos a seguir COMPUTO Obtención de un nuevo conocimiento a partir de información conocida ARCHIVO Acumulación centralizada de datos, ordenados de acuerdo a determinado criterio de clasificación.

18 Código ASA Símbolos referidos a los portadores de información
SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código ASA Símbolos referidos a los portadores de información FORMULARIO Todo portador de información sea en papel o cartulina. Donde se registran datos en forma manual, mecánica o eléctrica. LISTADO o INFORME Listados producto del procesamiento electrónico de datos y los informes producto de elaboraciones humanas. PROCESO PREDEFINIDO Se realizan operaciones cuya secuencia se definió anteriormente. CONECTOR "DENTRO DE HOJA" ( ) Interrupción de la secuencia de operaciones y continuación en la misma hoja. CONECTOR "FUERA DE HOJA" Interrupción de la secuencia de operaciones y continuación en otra hoja.

19 Código ASA Reglas de diagramación:
SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código ASA Reglas de diagramación: Se divide la hoja de trabajo en bandas verticales, poniéndose en el encabezamiento nombre de unidad o puesto. Definir grado de detalle del diagrama y mantenerlo. No se representan hechos físicos, sino operaciones con la información. El flujo normal de operaciones se diagrama de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo. No líneas quebradas ni diagonales.

20 Reglas de diagramación:
SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código ASA Reglas de diagramación: Cuando se cruzan dos líneas de comunicación, una de ellas debe formar un codo. 1 Las operaciones deben numerarse con números dentro de círculos graficados a la izquierda y arriba del símbolo que indica la operación. Líneas de comunicación parten del punto medio del lado inferior del símbolo anterior e ingresan por el punto medio del lado superior del símbolo siguiente. Cuando se registran datos en un formulario, debe indicarse dentro del símbolo de registración, los datos que se registran. Si el texto supera el espacio del símbolo, se completará debajo del símbolo dentro de un ángulo abierto al efecto. Igual en comunicación sin portador.

21 Reglas de diagramación:
SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código ASA Reglas de diagramación: Si se llenan todos los datos de un formulario. Si es la mayor parte TODO de los datos de un formulario "TODO menos..." Todo formulario que ingresa al proceso debe ser graficado una vez, F 32/0/1 luego se indica sobre la línea de comunicación, el código del formulario y las copias que circulan por la línea del flujo. F 23 Dentro del símbolo del formulario debe anotarse su código en el RECIBO ángulo superior izquierdo y el nombre en el centro. Cantidad de copias de un formulario en rectángulos numerados en la parte inferior del símbolo. El (0) original, (1) la primera copia,..... 1 Si se desconoce la cantidad de copias (n). Cuando los formularios salen del procedimiento se indican los destinos. 0: CAJA 1: CONTADURÍA 1

22 Reglas de diagramación:
SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código ASA Reglas de diagramación: Destrucción de un formulario. ¿Cuál es el monto? Dentro del símbolo de control se pone la pregunta que determina la selección. Cuando de un control más de dos opciones. Precio Total Precio unitario x cantidad Dentro del símbolo de cómputo se indica la operación. Proceso predefinido, se pone la denominación y si es Rutina 3 necesario los pasos comprendidos. Deudores Dentro del símbolo de archivo se anota la denominación alfabético A la derecha, inferior del símbolo criterio de clasificación.

23 SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS
Código IRAM El Instituto Argentino de Racionalización de Materiales (IRAM) desarrolló normas que regulan la representación gráfica de los procedimientos administrativos

24 Código IRAM Símbolos OPERACIÓN
SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código IRAM Símbolos OPERACIÓN Toda acción de elaboración, modificación o incorporación de información o decisión. (cuando no se puede utilizar otro). CONTROL Verificación: cotejo entre comprobantes o registros, constatación, comprobación, control de cálculos, de integridad de datos, etc. DEMORA Detención transitoria del procedimiento en espera de un acontecimiento. No necesario criterio de ordenamiento. ARCHIVO TRANSITORIO Almacenamiento sistemático en forma temporaria, de elementos de portadores información (formulario y archivos magnéticos). Debe existir un criterio de ordenamiento. ARCHIVO DEFINITIVO Almacenamiento sistemático en forma permanente de elementos portadores de información. DESTRUCCIÓN Eliminación de la información, ya sea que se destruya o no el elemento portador de la misma.

25 Código IRAM Símbolos ALTERNATIVA
SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código IRAM Símbolos ALTERNATIVA Frente a una consulta, pueden originarse distintos cursos de acción. FORMULARIO u OTRO SOPORTE DE INFORMACIÓN Elemento portador de información que se traslada a tráves de las áreas. Puede ser: formularios, planillas, tarjetas, soporte magnéticos (diskettes, CD,etc). PROCESO NO REPRESENTADO Conjunto de acciones que se desconocen o que, no interesa representar. TRASLADO Desplazamiento físico del elemento portador de información. La flecha indica el sentido de la circulación. TOMA DE INFORMACIÓN Desplazamiento de la información, sin desplazamiento físico de los elementos que intervienen en el procedimiento. La "toma de información" significa la incorporación de datos al procedimiento que se extraen de archivos o listados. CONECTOR Nexo entre procedimientos o procesos.

26 Código IRAM Reglas de diagramación:
SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS Código IRAM Reglas de diagramación: Orientación del diseño: sentido descendente y de izquierda a derecha. Ubicación de los símbolos: multicolumnar, cada columna una unidad funcional. Traslado de Información o comunicaciones: líneas rectas continuas, el sentido con una flecha. Punto de encuentro de líneas “puentes”. Entrada de líneas por parte superior o lateral del símbolo, salida por parte inferior o lateral. Ubicación de los símbolos: posición inicial, media o final. Generación de información impresa: emisión de documentos e informes: símbolo operación a continuación de símbolo de formulario. Etc.

27 Metodología de Análisis
Descomposición en partes para conocer el objeto, la razón, el/los responsables, el lugar y el tiempo y los métodos utilizados. Preguntas: Referidas al objeto: qué se hace?, es necesario?, por qué se hace?, qué sucedería si no se hace?, ... Referidas al responsables de ejecución: quién lo hace?, por qué lo hace?, tiene la capacitación y experiencia adecuadas?,.... Referidas al lugar: dónde se hace?, por qué se hace en ese lugar?,.... Referidas al tiempo: cuándo se hace?, por qué se hace en ese momento?, es correcto el orden en que se efectúa?,... Referidas al método: cómo se hace?, por qué se hace de esa manera?,....

28 Metodología de Análisis
Ese sistema de preguntas permite describir el procedimiento, realizar su diagnóstico y ver las posibilidades de mejorarlo. Alternativas del análisis: Eliminar el trabajo innecesario Combinar o reordenar operaciones Simplificar las operaciones.

29 Metodología de Análisis
Algunas deficiencias: Número excesivo de etapas, “desandar lo andado”, falta de unificación, demasiado movimiento de personas, exceso de registros para fines de referencia o anotación, elevada cantidad de documentos. Dovey

30 Manual de Procedimientos
Se establecen y describen en detalle las operaciones que se deben ejecutar en forma cronológica y secuencial para realizar una tarea. Permiten comprender ordenada y detalladamente las operaciones, los órganos y puestos que intervienen y los portadores de información que se utilizan. Ventajas: normatizan y estandarizan la ejecución, facilitan la toma de decisiones programadas, capacitan al nuevo personal, elementos de consulta en caso de duda, jefes no participan en decisiones programadas. Desventajas: enlentecen el trabajo, difícil mantenimiento actualizado, pueden limitar la iniciativa del personal. Recomendable. Tamaño, rotación del personal.

31 Manual de Procedimientos
El manual debe contener una relación ordenada y sistematizada de los procedimientos, por eso clasificados por sistemas, procedimientos principales y procedimientos accesorios. Contenido: IDENTIFICACIÓN: nombre del órgano, nombre del procedimiento, número y/o código del procedimiento, fecha de elaboración, fecha de vigencia. OBJETIVO: en forma clara y precisa, saber para qué se desarrolla. TEXTO: es la forma narrativa donde enumera las operaciones en orden cronológico, en qué consiste cada operación, y quien debe ejecutarla, cómo, cuando y dónde. PORTADORES DE INFORMACIÓN: dibujo de un ejemplar del portador y las instrucciones del método de llenado. CURSOGRAMA.

32 Tendencias modernas para la mejora de procesos
Los manuales en el marco de los procesos de mejoramiento administrativo: Los manuales son un instrumento de análisis y también el producto final de un trabajo de mejoramiento administrativo. No han perdido vigencia como instrumento, pero su forma evolucionó hacia medios informáticos, permitiendo actualización permanente, y consultas interactivas del usuario. La técnica (procedimientos) ha sido recogida por otros procesos de mejoramiento administrativo como: la Mejora Continua/Calidad, las normas ISO 9000 y la Reingeniería.

33 Procesos Tendencia modernas para la mejora de procesos CONCEPTO Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman entradas en salidas (ISO 9000:2000). Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, que tienen el propósito de agregar valor a los inputs (elementos de entrada), transformándolos en un grupo de outputs (elementos de salida; resultados) valiosos para un cliente.

34 Procesos Las organizaciones tradicionales se gestionan por funciones
Tendencia modernas para la mejora de procesos Procesos Las organizaciones tradicionales se gestionan por funciones Las concepciones administrativas modernas indican que la eficacia aumenta cuando se identifican los procesos Las normas Unit-Iso 9000:2000 promueven la adopción del enfoque basado en procesos

35 ENFOQUE A PROCESOS EN UNIT-ISO 9001:2000
Identificar los procesos Determinar su secuencia e interacción Comprensión y cumplimiento de requisitos Consideración de procesos en términos de agregado de valor Obtención de resultados de desempeño y eficacia Mejora continua en base a mediciones objetivas

36 CLASIFICACIÓN DE LOS PROCESOS
Procesos claves, centrales, sustantivos, primarios, principales: constituyen la razón de ser de la organización, asociados a los objetivos estratégicos. Generan valor para el cliente. Varían por tipo de industria. Ej: Ventas, Producción. Procesos de apoyo, asociados o de soporte. Son los que sustentan los procesos centrales del negocio. Generalmente son los mismos para todas las empresas. Ej: Contabilidad, RRHH, Finanzas.

37 Orientación a procesos
Gerencia General Dirección Gerencia Producción Comercial Adm. y Fin. Proceso Comercial La organización tradicional es vertical y jerárquica. Basada en “funciones” (organización funcional), que puede llevar a que cada unidad organizacional se transforme en un silo o chacra lo cual genera suboptimización. Pero el negocio corre en forma horizontal. Si nos orientamos a procesos nos orientamos hacia el cliente y ganamos en eficiencia y en satisfacción de este cliente. Antes organización orientada a productos (ej. Ford A negro). Hoy, orientación hacia el cliente. Departamentos Compras Fabricación Calidad Ventas Mking Contabilidad Finanzas Proceso de Producción Ensamblado Envasado Interior Montevideo Sección Orientarse hacia el cliente y no hacia el producto.

38 Mapa de Procesos Diferencia entre proceso y procedimiento
Proceso: “¿Qué se hace?” Procedimiento: “¿Cómo se hace?” Proceso 1

39 GESTIÓN POR PROCESOS PERMITE
Toda la organización tiene identificados, clasificados e interrelacionados, a través de la red operativa, todos los procesos que se ejecutan . La alta dirección debe asegurar la eficacia y eficiencia de los procesos centrales y de apoyo, así como de la red de procesos para lograr la capacidad de satisfacer las necesidades de sus clientes. PERMITE Optimización de los procesos Simplificación de los procesos Mejora continua de los procesos

40 LA MEJORA CONTINUA DE PROCESOS ES...
Un proceso sistemático y continuo para conseguir el mejor producto (bien o servicio) en opinión de los clientes y con el mínimo costo de recursos. Acá hablar de las disfunciones y que las conocemos a través de los síntomas

41 MEJORA CONTINUA DE PROCESOS PAUTAS A SEGUIR:
1. IDENTIFICAR LOS PROCESOS CLAVE Delimitar el proceso, estableciendo el principio y el fin; Identificar insumos; Identificar a los clientes y proveedores del proceso. Identificar problemas CONOCER EL PROCESO, utilizando modelos estándar de diagramación que permitan emplear un lenguaje común y realizar comparaciones; ANALIZAR EL PROCESO 4. MEJORAR EL PROCESO

42 DOCUMENTACIÓN DE LOS PROCESOS
AYUDA A: Identificar y comunicar las características de los procesos. Formar al personal. Compartir conocimiento y experiencia. Efectuar la medición de los procesos. Llevar a cabo auditorías. Analizar, revisar y mejorar los procesos.

43 DIAGRAMA DE FLUJO PERMITE:
Es la herramienta que permite representar la operativa de la empresa, observando la totalidad de las actividades del proceso desde la óptica del cliente, con independencia de los límites funcionales y organizativos de las unidades que intervienen en el mismo PERMITE: Ver un proceso o parte de él Detectar “cuellos de botella” Detectar ausencia o duplicación de controles Racionalizar la documentación Simplificar/ Eliminar actividades duplicadas o que no agregan valor Determinar la secuencia de los procesos de realización Facilitar la elaboración de la documentación Otros.

44 Ejemplos de Software de Procedimientos y Procesos
WIZSPRO: es una herramienta de documentación de información empresarial en línea, especialmente desarrollada para diseñar y documentar procesos de negocios, en forma lógica, estructurada, y secuencial. Utilidades: Graficación automática de procesos (Flow Charts). Descripción resumida de tareas y acceso a documentación ampliada. Designación de responsables de tareas y tiempos de ejecución. Simulación automática de procesos. Seguimiento, control y costeo de procesos operacionales.

45 EJEMPLOS DE SOFTWARE DE PROCEDIMIENTOS Y PROCESOS
MetoCube: Es un sistema de documentación de Procesos, que permite describir los mismos en un formato , uniforme y fácilmente actualizable Un subproceso sirve para incluir un proceso (proceso base) dentro de otro proceso (proceso padre). Ejemplo: Proceso padre: Recursos Humanos Subproceso: Selección de personal