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Versión 2. 12.03.12. Se debe establecer el procedimiento de selección de clientes y proveedores críticos. Incluir a compras y el proceso de gestión comercial.

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2 Se debe establecer el procedimiento de selección de clientes y proveedores críticos. Incluir a compras y el proceso de gestión comercial para la selección y mantenimiento. Medición anual del comportamiento de los asociados de negocio. Los transportistas de carretera deben tener procesos escritos y verificables para la selección de asociados de negocios. Además de procedimientos de evaluación de nuevos clientes que vayan más allá de los asuntos de solidez financiera e incluyan indicadores de seguridad. Versión

3 Definir claramente los riesgos que implica la selección de un asociado de negocios clasificando su criticidad. Revisar con las centrales de riesgo, DATT, DEFENCARGA, etc., los antecedentes. Deben existir procedimientos escritos para evaluar a los asociados de negocios que identifiquen factores o prácticas específicas cuya presencia activaría un examen adicional por parte del transportista de carretera. Versión

4 Para asociados de negocio certificados BASC, pedir copia del certificado actualizado. En caso de que la empresa haya tenido eventos que alteran la protección, verificar las referencias de los acontecido. Pedir les referencias con otras empresas a las que haya brindado sus servicios. Para aquellos asociados de negocios que cumplan con los requisitos para obtener la certificación BASC, el transportista de carretera debe tener documentación indicando si estos asociados están o no certificados. El transportista de carretera puede someter a un examen adicional a los asociados de negocios no integrados a BASC Versión

5 Se requiere establecer acuerdos de seguridad con los asociados no certificados BASC. Se debe adelantar visita domiciliaria. Requerir los aspectos de seguridad que cumple el asociado. Inducir al asociado a mejores prácticas en seguridad Los transportistas de carretera deben asegurar que los proveedores de servicio por contrato se comprometan a seguir las recomendaciones de seguridad mediante acuerdos contractuales. En el caso de envíos destinados a los EEUU, los transportistas de carretera afiliados a BASC que subcontratan servicios de transporte a otros transportistas de carretera, deben utilizar a otros transportistas aprobados por BASC Versión

6 Especialmente aplica para empresas que poseen certificaciones de seguridad a nivel internacional (Sociedades portuarias certificadas en PBIP) En forma similar, los asociados de negocios actuales o futuros que hayan obtenido certificación en un programa de seguridad de la cadena de suministro administrado por una autoridad aduanera extranjera deben indicar su situación de participación al transportista de carretera. Versión

7 Incluir las medidas que deben adoptarse para garantizar la seguridad de la carga y los vehículos desde el punto de origen. Establecer responsabilidades en el manejo de la carga, para saber desde y hasta donde responde la empresa de transporte, en la cadena logística. Ya que los transportistas de carretera en última instancia son los responsables de toda la carga contenida en sus remolques o vehículos, deben comunicar la importancia de la seguridad de la cadena de suministro y que mantener una cadena de custodia es un aspecto fundamental de la política de seguridad de una empresa Versión

8 La empresa mantiene contacto con los conductores por celular, de igual forma se requiere flota con GPS y ésta se controla satelitalmente desde la oficina de control tráfico, chequeando el destino, hora de llegada, paradas, etc., se lleva la trazabilidad mediante el sistema de rastreo Los transportadores terrestres tienen que asegurar que la integridad del transporte y remolques es mantenida mientras se está transportando carga para las fronteras o destino, utilizando un registro de actividad de monitoreo y seguimiento o un medio tecnológico equivalente. Si el conductor usa registros, estos tienen que reflejar que la integridad del remolque fue verificada. Versión

9 Control de rutas: Puntos de control Sistema satelital Registro en libro Reporte al arribo Seguridad con escolta Apoyo en varadas Las rutas predeterminadas deberían ser identificadas, y deberían existir procedimientos para revisiones aleatorias de las rutas, documentando y verificando el lapso de tiempo entre punto de carga del remolque y los destinos de entrega. Los conductores deben notificar al despachador de cualquier demora en la ruta debido al tiempo, tráfico y/o re- enrutamiento. Versión

10 Se deben hacer auditorias o revisiones aleatorias a los registros, procedimientos y monitoreo desarrollado en ruta y correspondientes al despacho, con el fin de garantizar el cumplimiento con los procedimientos establecidos por la compañía. Estos deben quedar documentados. La Gerencia del transportador terrestre tiene que desarrollar un proceso de verificación no anunciado, periódico y documentado para asegurar que los registros son mantenidos y los procedimientos de seguimiento y monitoreo del transporte están siendo seguidos y reforzados. Versión

11 Pasar un comunicado a los conductores quienes deben reportar cualquier anomalía que se presente y esta conservarse documentada Durante las inspecciones realizadas por las autoridades competentes al transporte, los conductores tienen que reportar y documentar cualquier anomalía o modificaciones estructurales inusuales encontradas en el transporte. Adicionalmente, se deberá desarrollar un proceso de verificación no anunciada, Versión

12 Se debe elaborar una lista de chequeo para conductores, donde deben inspeccionar diariamente el lugar donde salen, los aspectos de seguridad del remolque, etc. Usando una Lista de Chequeo, los conductores deberían ser entrenados para inspeccionar sus transportes por compartimentos ocultos o naturales. El entrenamiento en búsquedas deberá ser adoptado como parte de un programa de entrenamiento de la compañía. Versión

13 Estas inspecciones las tiene que realizar a la salida el conductor y cuando el vehículo este parqueado, otra persona ajena al cargo de conductor. Las inspecciones al transporte tienen que ser sistemáticas y deberían ser completadas en la entrada y salida del patio de estacionamiento y en el último punto de cargue antes de llegar a la frontera o destino. Versión

14 Realizar las inspecciones, aleatorias y designar al Jefe de sistemas de Gestión o al Jefe de mantenimiento. Para contrarrestar conspiraciones internas, personal de supervisión o el Gerente de Seguridad deberían buscar en el transporte después que el conductor ha conducido la búsqueda. Estas búsquedas deberían ser aleatorias, documentadas, basadas en el riesgo y deberían ser conducidas en el patio de camiones y después que el camión ha sido cargado y despachado. Versión

15 Los transportadores terrestres tienen que inspeccionar visualmente todos los remolques vacios, incluyendo el interior del remolque, en el patio de camiones y en el punto de cargue, si es posible. El siguiente proceso de inspección es recomendado para todos los remolques y tractores: Versión

16 TRACTORES: Parachoques, neumáticos y llantas Puertas y compartimientos de herramientas Caja de la batería Respiraderos Tanques de combustible Compartimientos del interior de la cabina, litera Sección de pasajeros y techo Versión

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18 REMOLQUES: Área de la quinta rueda – inspeccionar el compartimiento natural/placa del patín Exterior – frente/costados Posterior – parachoques/puertas Pared delantera Lado izquierdo Lado derecho Piso Techo interior/exterior Puertas interiores/exteriores Exterior/Sección inferior Versión

19 El conductor solo puede estar vigilante sobre la carga que lleva mientras sea transportado, ya que durante el cargue o cargue, no se permite en las empresas, sociedades portuarias etc., presencia del conductor, el tiempo de paradas en puntos, es vigilado por Satrack con el sistema satelital GPS Aun cuando el transportador no puede ejercer un control total sobre la carga y el contenido que esta acoplada a su vehículo, si tiene que estar vigilante para asegurarse que la mercancía es legítima y esta no ha sido afectada. El transportador tiene que asegurarse que durante el tránsito hacia la frontera o hacia el destino, no ocurra ninguna afectación a la carga o que el vehículo no tenga paradas inesperadas. Versión

20 Se requiere contar con un procedimiento de control de acceso a los parqueaderos de la empresa o donde los camiones se estacionan durante la noche, debe encontrarse vigilado por seguridad privada las 24 horas Los remolques tienen que ser almacenados en un área segura para prevenir el acceso o manipulación no autorizados. Tiene que haber procedimientos en el sitio para neutralizar y reportar accesos no autorizados a los remolques, camiones o zonas de almacenamiento. Versión

21 En caso de notificar a la autoridad correspondiente, se hará inmediatamente. El transportador tiene que notificar a la autoridad correspondiente, cualquier cambio estructural, como compartimentos ocultos descubiertos en los remolques, camiones o en cualquier equipo de transporte que se utilice para cruzar las fronteras o movilizar la carga hacia los puertos. Estas notificaciones pueden ser realizadas telefónicamente a las autoridades respectivas. Versión

22 La agencia de aduana es la que normalmente asigna los sellos, la empresa de transporte no debería colocar sellos en los contenedores, por seguridad, Basados en los riesgos, un sello de alta seguridad tiene que ser colocado en la puerta del contenedor o un sello de cable tiene que ser aplicado a las dos barras verticales del contenedor. Versión

23 Esto es verificado al momento en que el contenedor llegue a las instalaciones del cliente, se verifica que el sello con el que sale, es el mismo que el sello que llega a la empresa, en caso de alguna anomalía el jefe de transporte notifica inmediatamente el problema Los procedimientos escritos tienen que estipular claramente cómo serán controlados los sellos de seguridad por el transportista durante el transito en ruta. Estos procedimientos escritos deberían tener mecanismos para asegurar que los conductores o choferes hayan entendido los procedimientos y los sigan. Estos procedimientos tienen que incluir: Versión

24 Verificar que el sello este intacto y si presenta evidencia de haber sido forzado a lo largo de la ruta Documentar apropiadamente la numeración de los sellos. Verificar que el número de sello y la localización del sello sea la misma que fue indicada por el embarcador en los documentos de embarque. Si el sello es removido durante el transito, incluso por autoridad oficial, un segundo sello se tiene que instalar y este cambio tiene que ser documentado. El conductor o chofer tiene que reportar inmediatamente al despachador, que el sello fue roto, por lo cual, un segundo sello tiene que ser colocado en el remolque o en el contenedor. El transportista tiene que hacer una notificación inmediata al despachador, al agente de aduana y/o al importador, de la instalación del segundo sello. Versión

25 Transportistas LTL tienen que usar un candado de alta seguridad o un dispositivo similarmente apropiado cuando envíen localmente mercancías en un entorno internacional LTL y garantizar un estricto control para limitar el acceso a las llaves o combinaciones que pueden abrir estos candados. Versión

26 Después de que la carga recogida es ordenada, consolidada y cargada por la empresa encargada de llevar la carga a destino, el remolque tiene que ser sellado con un sello de alta seguridad que cumpla o supere la Norma ISO PAS para sellos de alta seguridad. En las operaciones de recolección y entrega de carga consolidada que no utiliza los centros de consolidación para ordenar o consolidar la carga antes de llegar al destino, el transportador de carretera tiene que utilizar sellos ISO PAS de alta seguridad para el remolque en cada parada, y antes de llegar al destino. Versión

27 Tienen que estar establecidos procedimientos escritos para registrar el cambio de sellos, así como establecer la forma como los sellos son controlados y distribuidos, y cómo se toma nota de las discrepancias y se informa al respecto. Estos procedimientos escritos deberían ser mantenidos en el terminal o local donde se realizan las operaciones de despacho. En el ambiente de los embarques consolidados y no consolidados, los procedimientos también deberían existir para el reconocimiento y la presentación de informes de sellos y remolques comprometidos a la autoridad correspondiente. Versión

28 Los controles de acceso impiden la entrada no autorizada a camiones, remolques e instalaciones, mantienen control de los empleados y visitantes, y protegen los bienes de la compañía. Los puntos de acceso deben incluir la identificación positiva de todos los empleados, visitantes, proveedores de servicio y vendedores en todos los puntos de entrada. Los empleados y proveedores de servicio sólo deben tener acceso a aquellas áreas de una instalación donde tengan necesidad comercial legítima. Versión

29 Tiene que existir un sistema de identificación de empleados con el propósito de controlar el acceso e identificarlos positivamente. Los empleados sólo deberían tener acceso a aquellas áreas seguras que necesitan para desempeñar sus funciones Versión

30 La gerencia o el personal de seguridad de la compañía tienen que controlar adecuadamente la entrega y devolución de carnés de identificación de empleados, visitantes y proveedores. Se tiene que documentar los procedimientos para la entrega, devolución y cambio de dispositivos de acceso (por ejemplo, llaves, tarjetas de proximidad, etc.). Versión

31 Los visitantes tienen que presentar una identificación con foto al momento de ingresar a la instalación. Todos los visitantes deberían ser acompañados y exhibir en un lugar visible su identificación temporal. Todos los vendedores, proveedores y contratistas tienen que presentar su identificación apropiada y/o una identificación con foto con fines de documentación a su llegada. VISITANTE Versión

32 Los paquetes y el correo de llegada deberían ser examinados periódicamente antes de ser distribuidos. Tienen que existir procedimientos establecidos para identificar, enfrentar y dirigirse a personas no autorizadas o no identificadas. CARNET Versión

33 Deben existir procesos por escrito y verificables establecidos para evaluar a los candidatos con posibilidades de empleo y realizar verificaciones periódicas de los empleados actuales. Antes de la contratación se tiene que verificar la información de la solicitud de empleo, tal como los antecedentes y referencias laborales. Versión

34 De conformidad con la legislación local se deberían verificar y analizar los antecedentes de los candidatos con posibilidades de empleo. Revisiones periódicas se deberían realizar conforme la criticidad del cargo que ocupe el funcionario. Las compañías tienen que contar con procedimientos para retirar la identificación y eliminar el permiso de acceso a las instalaciones y sistemas para los empleados retirados de la empresa. Versión

35 Debe haber medidas de seguridad establecidas para garantizar la integridad y seguridad de los procesos relevantes al transporte, manejo y almacenaje de carga en la cadena de suministro. Debe haber procedimientos establecidos para impedir, detectar o disuadir que materiales no declarados y personal no autorizado ganen acceso al vehículo, incluso ocultos en los remolques. Versión

36 Se deben implementar procedimientos de seguridad que restrinjan el acceso al vehículo y que impidan el cargamento de contrabando durante la ruta de las instalaciones de origen hacia el destino Debe haber procedimientos establecidos para registrar y denunciar de inmediato todas las anomalías asociadas con los choferes de los camiones a la autoridad correspondiente. Si las leyes locales, federales o estatales y las normas sindicales lo permiten, se deben realizar inspecciones al azar del equipaje y efectos personales de los choferes de camiones. Versión

37 Se deben tomar medidas, como por ejemplo usar un archivador bajo llave, para guardar los formularios sin usar, incluso manifiestos, para impedir el uso no autorizado de dicha documentación. Deben existir procedimientos establecidos para garantizar que toda la información utilizada para despachar mercaderías y carga sea legible, completa, exacta y que esté protegida contra los cambios, pérdidas o introducción de información errónea. Versión

38 Se originan o están destinados a lugares poco usuales Pagados en efectivo o con cheque certificado Tienen métodos de rutas inusuales Exhiben prácticas de envío / recibo inusuales Dan información imprecisa, generalizada o insuficiente Todos los casos de un envío sospechoso deben ser notificados de inmediato a la autoridad correspondiente. El personal debe estar capacitado para examinar manifiestos y otros documentos e identificar o reconocer envíos de carga sospechosa que : Versión

39 La información del conocimiento de embarque presentada a la autoridad debe mostrar la primera ubicación/instalación en origen, donde el transportista de carretera toma posesión de la carga destinada a la exportación. Además, para ayudar a garantizar la integridad de la carga recibida en origen, debe haber procedimientos establecidos para asegurar que la información recibida de los asociados de negocios sea reportada en forma exacta y oportuna. La carga debe estar correctamente marcada e indicada en el manifiesto, incluso el peso exacto y la cuenta de unidades. Se debe notificar a aduanas y/o a otras agencias policiales apropiadas si se detectan actividades ilegales o sospechosas, según corresponda. Versión

40 Debe haber procedimientos establecidos para impedir, detectar o disuadir que materiales no declarados y personal no autorizado ganen acceso al vehículo, incluso ocultados en los remolques. Las instalaciones de manejo y almacenaje de carga, patios de remolques, etc., deben tener barreras físicas y elementos de disuasión para resguardar contra el acceso no autorizado. Los transportistas de carretera deben incorporar los siguientes criterios de seguridad física de BASC en todas sus cadenas de suministro, según corresponda Versión

41 Una cerca perimétrica debe encerrar el patio o terminal de camiones completa, especialmente áreas donde se estacionan o almacenan tractores, remolques y otros equipos rodantes. Todas las cercas deben ser inspeccionadas regularmente para verificar su integridad e identificar daños. Versión

42 Las puertas de entrada o salida de todos los vehículos y/o personal deben ser atendidas y/o supervisadas. La cantidad de puertas debe mantenerse al mínimo necesario para permitir un acceso y seguridad apropiados Se debe prohibir que los vehículos de pasajeros privados se estacionen en cercana proximidad a las áreas de estacionamiento y almacenaje de tractores, remolques y otros equipos rodantes que cruzan la frontera internacional o ingresan a los puertos marítimos. Versión

43 Los edificios deben construirse con materiales que resistan la entrada ilegal. Se deben realizar inspecciones y reparaciones periódicas para mantener la integridad de las estructuras. Todas las ventanas, puertas y cercas interiores y exteriores deben asegurarse con cerraduras. La gerencia o el personal de seguridad deben controlar la entrega de todas las cerraduras y llaves, incluso las cerraduras y llaves para tractores. Cuando estén estacionados en el patio, las puertas de los tractores deben estar bajo llave con las ventanas cerradas para impedir el acceso no autorizado. Versión

44 Debe haber iluminación adecuada dentro y fuera de la instalación, incluso en las siguientes áreas: entradas y salidas, áreas de estacionamiento o almacenaje para tractores, remolques, equipos rodantes y cercas Se deben utilizar sistemas de alarmas y videocámaras de vigilancia para supervisar los locales e impedir el acceso no autorizado a embarcaciones, áreas de manejo y almacenaje de carga, basado en el riesgo. Versión

45 Se deben tomar medidas para proteger la información electrónica, incluso informar a los empleados sobre la necesidad de proteger sus contraseñas y el acceso a las computadoras. Para los sistemas automatizados se deben utilizar cuentas asignadas individuales que exijan un cambio periódico de la contraseña. Debe haber políticas, procedimientos y normas de tecnología de informática establecidas que se deben comunicar a los empleados mediante capacitación Debe haber un sistema establecido para identificar el abuso de los sistemas de computación y detectar el acceso inapropiado y la manipulación indebida o alteración de los datos comerciales. Se aplicarán medidas disciplinarias apropiadas a todos los infractores. Versión

46 Sistemas de GPS, o cualquier otro elemento electrónico provisto por una autoridad, por un exportador o por el transportador mismo, tiene que ser protegido contra robo, manipulación indebida, adulteración o duplicación. Los Empresas transportistas tienen que tener procedimientos documentados para la adecuación, operación, activación, desactivación y en general, para la manipulación de los equipos electrónicos o GPS. Está prohibido a las empresas transportistas BASC, colocar elementos electrónicos o GPS a camiones que no sean de su propiedad o que no estén controlados por ellos. Versión

47 Debería haber un programa de concientización sobre amenazas y mantenido por el personal de seguridad para reconocer y crear conciencia sobre las amenazas de terroristas y contrabandistas en cada punto de la cadena de suministro. Los empleados tienen que conocer los procedimientos establecidos de la compañía para considerar una situación y cómo denunciarla. Se debería brindar capacitación adicional a los empleados en las áreas de envíos y recibos, y también a aquellos que reciben y abren el correo. Versión

48 Entrenamiento para los empleados sobre seguridad de la cadena de suministros Se debería ofrecer capacitación específica para ayudar a los empleados a mantener la integridad de la carga, reconocer conspiraciones internas y proteger los controles de acceso. Estos programas deberían ofrecer incentivos por la participación activa de los empleados Versión

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