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Presentación La modelación es fundamental para entender cómo operan los procesos e identificar y evaluar los posibles cambios antes de su implementación.

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1 Presentación La modelación es fundamental para entender cómo operan los procesos e identificar y evaluar los posibles cambios antes de su implementación. Peter Fingar BPM- La tercera ola

2 Objetivos Entender el concepto de procesos como fundamento de la estrategia. Ubicar la Modelación y Análisis de Procesos en el contexto de la Gestión de Procesos Epresariales. Fundamentar los conceptos de Modelación y Análisis de Procesos. Presentar una metodología de aplicación práctica para la Modelación y Análisis de Procesos Conocer las funcionalidades básicas de una herramienta de software para modelación y simulación de procesos.

3 Programa DIA 1 DIA 2 Presentación Introducción Análisis de Datos
Gestión de Procesos Conceptos Básicos Análisis de Datos Tutorial Process Caso Process Metodología para Modelación y Análisis de Procesos-MAP

4 Introducción PROCESO PROCESO SISTEMA DE INFORMACION ESTRATEGIA
EMPRESARIAL ORGANIZACION FUNCIONAL PROCESO PROCESO SISTEMA DE INFORMACION

5 Introducción La estrategia empresarial es el mapa que nos muestra cómo una empresa planea ser exitosa

6 Introducción La ejecución de la estrategia descansa en la estructura organizacional. La estructura es la forma como se organiza la empresa.

7 Introducción La ejecución de la estrategia requiere procesos empresariales alineados con la estrategia.

8 Introducción PROCESOS GERENCIALES PROCESOS OPERATIVOS PROCESOS
PLANEACION MONITOREO CORRECCION PROCESOS OPERATIVOS PROCESOS COMERCIALES PROCESOS DE SOPORTE

9 Introducción Los sistemas de información son la base para la realización de los procesos.

10 Introducción Existe una relación directa entre el éxito de la estrategia y la eficiencia y efectividad de los procesos y los sistema de información.

11 Introducción Estrategia: Proveer productos y servicios a un precio más bajo que la competencia Organización: Involucra al Área Comercial, el Área Operativa y el Área Financiera Procesos: - Aprovisionamiento - Producción - Costeo de Productos/Servicios Sistemas: - Compras - Producción - Costeo de Productos y servicios

12 Conceptos Básicos Conceptos de Procesos Fundamentos de Modelación y Simulación

13 Conceptos Básicos RECURSOS CONTROLES
Un proceso es____________________________________________________ ________________________________________________________________

14 Conceptos Básicos Para la ejecución de las TAREAS que componen los procesos las Personas siguen Políticas y Controles, y se apoyan en Tecnología de información y otros Recursos Físicos.

15 Conceptos Básicos PROCESO AREAS COMERCIALES AREAS OPERACIONALES
AREAS DE SOPORTE PROCESO AREAS OPERACIONALES

16 Conceptos Básicos Cadena de valor Proceso Actividad Área 1 Área 2

17 Conceptos Básicos Proveedores Proveedores Clientes Clientes
Procesos Gerenciales Procesos Gerenciales Procesos Operacionales de Valor Procesos Operacionales de Valor Proveedores Proveedores Clientes Clientes Procesos de Apoyo Procesos de Apoyo

18 Conceptos Básicos Organización Función 1 Función 2 Función 3 Función 4
Unidad de negocio 1 Proceso 1 Unidad de negocio 2 Proceso 2 Unidad de negocio 3 Proceso 3

19 Conceptos Básicos AREA FUNCIONAL AREA FUNCIONAL ACTIVIDADES PROCESO

20 Conceptos Básicos PROCESOS ACTIVIDADES TAREAS

21 Conceptos Básicos MEDIDAS DE DESEMPEÑO RECURSOS CONTROLES
Costo de Recursos Cumplimiento de Controles Solicitudes recibidas Solicitudes atendidas Costo del Proceso

22 Un modelo es la representación de cómo opera y funciona un PROCESO
Conceptos Básicos MODELACION Un modelo es la representación de cómo opera y funciona un PROCESO creado de tal forma que pueda ser usado como medio para reproducir el proceso real

23 Conceptos Básicos ABSTRACCION Realidad Modelo

24 Conceptos Básicos ELEMENTOS DE UN MODELO DIAGRAMA + DATOS MODELO =

25 Conceptos Básicos SIMULACION “Es la reproducción del comportamiento de un proceso o sistema en condiciones que permiten comprimir el tiempo y el espacio”

26 Gestión de Procesos BPM Documentación Análisis Y Rediseño MODELACION Y
ANALISIS DE PROCESOS Documentación

27 Gestión del Desempeño Gestión de Procesos Gestión de Procesos
DOCUMENTACION Y NORMALIZACION ANALISIS Y REDISEÑO AUTOMATIZACION (workflow) Gestión de Procesos

28 DOCUMENTACION Gestión de Procesos
La documentación es la descripción de QUIEN HACE QUE. Es un insumo básico para cualquier trabajo de análisis y rediseño La documentación se utiliza para el entrenamiento de los responsables del proceso La documentación sirve para cumplir con los requerimientos legales y de Normalización (ISO)

29 ANALISIS DE DATOS Gestión de Procesos
El análisis de los datos implica evaluar los datos obtenidos en el levantamiento para determinar el comportamiento de los flujos y las duraciones de las tareas del proceso. Sin los datos, el modelo no puede reproducir el comportamiento del proceso Es necesario utilizar herramientas especializadas para el análisis de datos.

30 Gestión de Procesos ANALISIS DE PROCESOS
Dónde están los cuellos de botella? Es la desviación promedio de cada paso consistente con las expectativas de los usuarios Es razonable el costo del proceso? Cuántas transacciones se pueden procesar por período de tiempo? Cuántos recursos adicionales serían necesarios para disminuir el tiempo de proceso?

31 Gestión de Procesos

32 REDISEÑO DEL PROCESO Gestión de Procesos
Una vez que se ha elaborado el modelo del proceso y se han analizado los datos, el paso siguiente es identificar y modelar los cambios de mejoramiento, antes de su implementación. Esta es la etapa de la preparación de los procesos que “deben ser” y de la prueba de los escenarios “qué si??” Los resultados permiten comparar los procesos actuales y las propuestas y determinar el impacto sobre el negocio, los recursos y su desempeño.

33 REDISEÑO DEL PROCESO Gestión de Procesos
Si se cambia el proceso y se eliminan, simplifican o automatizan algunas de las tareas, cuál será el nuevo resultado o ahorros en costos? Se eliminan los cuellos de botella con los cambios? Cuál será el nuevo throughput y costos de cada transacción? Cuántas nuevas transacciones se pueden manejar con el nuevo proceso? Cuáles son los recursos necesarios para ejecutar el nuevo proceso?

34 Gestión de Procesos Empresariales
BPM WFA EIA WFA: AUTOMATIZACION DEL FLUJO DE TRABAJO es un subconjunto de la GPE que trata con la automatización de procesos empresariales que involucran personas y aplicaciones de computador EAI: INTEGRACION DE APLICACIONES EMPRESARIALES es otro subconjunto de la GPE que trata con la automatización de procesos empresariales que involucran aplicaciones empresariales y de backoffice

35 WORKFLOW Gestión de Procesos Las características más importantes son:
1.- Convierte procesos basados en papel en procesos electrónicos eliminando todas las ineficiencias y costos asociados. 2.- Agrega CONTROLES que aseguran la integridad de los procesos. 3.- Incrementa la velocidad de respuesta y reduce el tiempo muerto 4.- Permite seguimiento de las transacciones en tiempo real 5.- Provee información inmediata sobre el desempeño de los procesos.

36 Gestión de Procesos APLICATIVO RECIBIR Y RADICAR SOLICITUD
AVISA A SUPERIOR INMEDIATO PREPARAR RESPUESTA REGISTRAR RESPUESTA ENVIAR RESPUESTA Si tiempo de respuesta > 5 días APLICATIVO

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38 Metodología DIAGNÓSTICO MODELACIÓN Y ANÁLISIS REDISEÑO IMPLEMENTACIÓN

39 Metodología OBJETIVOS DIAGNÓSTICO MODELACIÓN Y ANÁLISIS REDISEÑO
IMPLEMENTACIÓN Entendimiento de la situación actual Levantamiento y evaluación de procesos actuales, y detección de oportunidades de mejoramiento Rediseño de procesos y presentación de resultados esperados Instalación y puesta en marcha de las modificaciones y los procesos propuestos Conocer el negocio, su estructura de procesos y planes Identificar fuentes de información detallada Orientar el trabajo de las fases posteriores Crear los modelos de procesos actuales Determinar soporte tecnológico de hardware y software Identificar criterios de diseño Propuestas de Modelos de Procesos y Estructura Diseñar y simular modelos de procesos Analizar resultados de la simulación Identificar resultados esperados Presentar y llevar a cabo el plan de implementación de las soluciones propuestas OBJETIVOS

40 Metodología Fuentes Fase Resultado Actividades Plan estratégico
Organigrama y documentos de planta de cargos Mapa de procesos Manuales de procesos y funciones Información de sistemas que soportan el proceso Proyectos en curso Entendimiento del negocio y de la situación actual. Alcance del análisis detallado Plan detallado de la fase de modelación y análisis DIAGNÓSTICO Actividades Obtener y revisar documentación actual disponible Entender el o los procesos a analizar Detectar sistemas que soportan el proceso y en que fases Identificar fuentes de información estadística para la modelación y análisis Elaborar informe Ajustar el plan de trabajo

41 Metodología Fuentes Fase Resultado Actividades Diagnóstico
Procesos actuales Estructuras organizacionales actuales Tiempos, costos, responsables y estructura del proceso actual Información estadística del proceso Procesos actuales documentados, modelados y simulados Análisis de los resultados de la simulación Análisis de cargos y funciones actuales Escenarios propuestos (Proceso, estructura organizacional y tecnología) MODELACIÓN Y ANÁLISIS Actividades Conocer los procesos objeto de análisis Identificar oportunidades de mejoramiento y criterios de rediseño Elaborar Modelo de los procesos en el Software iGrafx Process 2005 Identificar responsables, tiempos de ejecución, costos y volúmenes del proceso. Simular en Process 2005 el proceso modelado Analizar los resultados de la simulación del proceso Definir escenarios propuestos (Proceso y estructura organizacional y Tecnología ).

42 Metodología Fuentes Fase Resultado Actividades
Escenarios de solución aprobados Analisis de cargos y funciones de acuerdo al proceso rediseñado Modelos de procesos simulados Análisis de los resultados de la simulación. Modelo integrado de Estructura de Funciones y Procesos Descripción de cargos y funciones Acciones inmediatas REDISEÑO Actividades Ajustar modelos de procesos Integrar la estructura de procesos con la estructura funcional Ajustar diseño del sistema de información necesario para soportar los procesos

43 Metodología Fuentes Fase Resultado Actividades Proceso rediseñado
Descripción de cargos y funciones Modelo integrado de Estructura de Funciones y Procesos Proceso implementado Descripciones de cargos y funciones entregadas Capacitación de los funcionarios IMPLEMENTACIÓN Actividades Determinar Prioridades Proyectar tiempos de ejecución Calcular recursos necesarios Elaborar cronograma de implementación Hacer seguimiento a la ejecución del proceso rediseñado Tomar acciones correctivas


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