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La modelación es fundamental para entender cómo operan los procesos e identificar y evaluar los posibles cambios antes de su implementación. Peter Fingar.

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Presentación del tema: "La modelación es fundamental para entender cómo operan los procesos e identificar y evaluar los posibles cambios antes de su implementación. Peter Fingar."— Transcripción de la presentación:

1 La modelación es fundamental para entender cómo operan los procesos e identificar y evaluar los posibles cambios antes de su implementación. Peter Fingar Peter Fingar BPM- La tercera ola Presentación

2 Entender el concepto de procesos como fundamento de la estrategia. Ubicar la Modelación y Análisis de Procesos en el contexto de la Gestión de Procesos Epresariales. Fundamentar los conceptos de Modelación y Análisis de Procesos. Presentar una metodología de aplicación práctica para la Modelación y Análisis de Procesos Conocer las funcionalidades básicas de una herramienta de software para modelación y simulación de procesos. Objetivos

3 Programa Presentación Introducción Gestión de Procesos Conceptos Básicos Metodología para Modelación y Análisis de Procesos-MAP Análisis de Datos Tutorial Process Caso Process DIA 1 DIA 2

4 ESTRATEGIA EMPRESARIAL ORGANIZACION FUNCIONAL PROCESO SISTEMA DE INFORMACION Introducción

5 La estrategia empresarial es el mapa que nos muestra cómo una empresa planea ser exitosa Introducción

6 La ejecución de la estrategia descansa en la estructura organizacional. La estructura es la forma como se organiza la empresa. Introducción

7 La ejecución de la estrategia requiere procesos empresariales alineados con la estrategia. Introducción

8 PROCESOS GERENCIALES PLANEACIONMONITOREO CORRECCION PROCESOS DE SOPORTE PROCESOS OPERATIVOS PROCESOS COMERCIALES Introducción

9 Los sistemas de información son la base para la realización de los procesos. Introducción

10 Existe una relación directa entre el éxito de la estrategia y la eficiencia y efectividad de los procesos y los sistema de información. Introducción

11 Estrategia: Proveer productos y servicios a un precio más bajo que la competencia Organización: Involucra al Área Comercial, el Área Operativa y el Área Financiera Procesos: - Aprovisionamiento - Producción - Costeo de Productos/Servicios Sistemas: - Compras - Producción - Costeo de Productos y servicios

12 Conceptos Básicos -Conceptos de Procesos -Fundamentos de Modelación y Simulación

13 RECURSOS CONTROLES Conceptos Básicos Un proceso es____________________________________________________ ________________________________________________________________

14 Conceptos Básicos TAREAS Para la ejecución de las TAREAS que componen los procesos las Personas siguen Políticas y Controles, y se apoyan en Tecnología de información y otros Recursos Físicos.

15 AREAS DE SOPORTE AREAS COMERCIALES AREAS OPERACIONALES PROCESO Conceptos Básicos

16 Cadena de valor Proceso Actividad Área 1Área 2 Área 3 Área 4

17 Conceptos Básicos Proveedores Procesos de Apoyo Procesos Operacionales de Valor Procesos Gerenciales Clientes Proveedores Procesos de Apoyo Procesos Operacionales de Valor Procesos Gerenciales Clientes

18 Conceptos Básicos Unidad de negocio 1 Función 1Función 4Función 3Función 2 Organización Proceso 1 Unidad de negocio 2 Unidad de negocio 3 Proceso 2 Proceso 3

19 AREA FUNCIONAL AREA FUNCIONAL ACTIVIDADES PROCESO Conceptos Básicos

20 PROCESOS ACTIVIDADES TAREAS Conceptos Básicos

21 RECURSOS CONTROLES Conceptos Básicos MEDIDAS DE DESEMPEÑO Costo del Proceso Solicitudes recibidasSolicitudes atendidas Costo de RecursosCumplimiento de Controles

22 MODELACION Un modelo es la representación de cómo opera y funciona un PROCESO creado de tal forma que pueda ser usado como medio para reproducir el proceso real Conceptos Básicos

23 ABSTRACCION Realidad Modelo

24 ELEMENTOS DE UN MODELO DIAGRAMA DATOS MODELO ++ == Conceptos Básicos

25 SIMULACION Es la reproducción del comportamiento de un proceso o sistema en condiciones que permiten comprimir el tiempo y el espacio Conceptos Básicos

26 Gestión de Procesos MODELACION Y ANALISIS DE PROCESOS

27 ANALISIS Y REDISEÑO DOCUMENTACION Y NORMALIZACION AUTOMATIZACION(workflow) Gestión de Procesos

28 DOCUMENTACION La documentación es la descripción de QUIEN HACE QUE. Es un insumo básico para cualquier trabajo de análisis y rediseño La documentación se utiliza para el entrenamiento de los responsables del proceso La documentación sirve para cumplir con los requerimientos legales y de Normalización (ISO) Gestión de Procesos

29 ANALISIS DE DATOS El análisis de los datos implica evaluar los datos obtenidos en el levantamiento para determinar el comportamiento de los flujos y las duraciones de las tareas del proceso. Sin los datos, el modelo no puede reproducir el comportamiento del proceso Es necesario utilizar herramientas especializadas para el análisis de datos. Gestión de Procesos

30 - Dónde están los cuellos de botella? - Es la desviación promedio de cada paso consistente con las expectativas de los usuarios - Es razonable el costo del proceso? - Cuántas transacciones se pueden procesar por período de tiempo? - Cuántos recursos adicionales serían necesarios para disminuir el tiempo de proceso? ANALISIS DE PROCESOS Gestión de Procesos

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32 REDISEÑO DEL PROCESO - Una vez que se ha elaborado el modelo del proceso y se han analizado los datos, el paso siguiente es identificar y modelar los cambios de mejoramiento, antes de su implementación. - Esta es la etapa de la preparación de los procesos que deben ser y de la prueba de los escenarios qué si?? - Los resultados permiten comparar los procesos actuales y las propuestas y determinar el impacto sobre el negocio, los recursos y su desempeño. Gestión de Procesos

33 REDISEÑO DEL PROCESO - Si se cambia el proceso y se eliminan, simplifican o automatizan algunas de las tareas, cuál será el nuevo resultado o ahorros en costos? - Se eliminan los cuellos de botella con los cambios? - Cuál será el nuevo throughput y costos de cada transacción? - Cuántas nuevas transacciones se pueden manejar con el nuevo proceso? - Cuáles son los recursos necesarios para ejecutar el nuevo proceso? Gestión de Procesos

34 WFA WFA: AUTOMATIZACION DEL FLUJO DE TRABAJO es un subconjunto de la GPE que trata con la automatización de procesos empresariales que involucran personas y aplicaciones de computador EAI: INTEGRACION DE APLICACIONES EMPRESARIALES es otro subconjunto de la GPE que trata con la automatización de procesos empresariales que involucran aplicaciones empresariales y de backoffice EIA Gestión de Procesos

35 WORKFLOW Las características más importantes son: 1.- Convierte procesos basados en papel en procesos electrónicos eliminando todas las ineficiencias y costos asociados. 2.- Agrega CONTROLES que aseguran la integridad de los procesos. 3.- Incrementa la velocidad de respuesta y reduce el tiempo muerto 4.- Permite seguimiento de las transacciones en tiempo real 5.- Provee información inmediata sobre el desempeño de los procesos. Gestión de Procesos

36 RECIBIR Y RADICAR SOLICITUD APLICATIVO PREPARAR RESPUESTA Si tiempo de respuesta > 5 días AVISA A SUPERIOR INMEDIATO REGISTRAR RESPUESTA ENVIAR RESPUESTA Gestión de Procesos

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38 REDISEÑO MODELACIÓN Y ANÁLISIS DIAGNÓSTICO IMPLEMENTACIÓN Metodología

39 REDISEÑO MODELACIÓN Y ANÁLISIS DIAGNÓSTICO Entendimiento de la situación actual Levantamiento y evaluación de procesos actuales, y detección de oportunidades de mejoramiento Rediseño de procesos y presentación de resultados esperados IMPLEMENTACIÓN Instalación y puesta en marcha de las modificaciones y los procesos propuestos OBJETIVOS Crear los modelos de procesos actuales Determinar soporte tecnológico de hardware y software Identificar criterios de diseño Propuestas de Modelos de Procesos y Estructura Conocer el negocio, su estructura de procesos y planes Identificar fuentes de información detallada Orientar el trabajo de las fases posteriores Diseñar y simular modelos de procesos Analizar resultados de la simulación Identificar resultados esperados Presentar y llevar a cabo el plan de implementación de las soluciones propuestas Metodología

40 Actividades Resultado Plan estratégico Organigrama y documentos de planta de cargos Mapa de procesos Manuales de procesos y funciones Información de sistemas que soportan el proceso Proyectos en curso Obtener y revisar documentación actual disponible Entender el o los procesos a analizar Detectar sistemas que soportan el proceso y en que fases Identificar fuentes de información estadística para la modelación y análisis Elaborar informe Ajustar el plan de trabajo Entendimiento del negocio y de la situación actual. Alcance del análisis detallado Plan detallado de la fase de modelación y análisis Fuentes Fase DIAGNÓSTICO Metodología

41 Actividades Resultado Diagnóstico Procesos actuales Estructuras organizacionales actuales Tiempos, costos, responsables y estructura del proceso actual Información estadística del proceso Conocer los procesos objeto de análisis Identificar oportunidades de mejoramiento y criterios de rediseño Elaborar Modelo de los procesos en el Software iGrafx Process 2005 Identificar responsables, tiempos de ejecución, costos y volúmenes del proceso. Simular en Process 2005 el proceso modelado Analizar los resultados de la simulación del proceso Definir escenarios propuestos (Proceso y estructura organizacional y Tecnología ). Procesos actuales documentados, modelados y simulados Análisis de los resultados de la simulación Análisis de cargos y funciones actuales Escenarios propuestos (Proceso, estructura organizacional y tecnología) Fuentes Fase MODELACIÓN Y ANÁLISIS Metodología

42 Actividades Resultado Escenarios de solución aprobados Analisis de cargos y funciones de acuerdo al proceso rediseñado Escenarios de solución aprobados Analisis de cargos y funciones de acuerdo al proceso rediseñado Ajustar modelos de procesos Integrar la estructura de procesos con la estructura funcional Ajustar diseño del sistema de información necesario para soportar los procesos Ajustar modelos de procesos Integrar la estructura de procesos con la estructura funcional Ajustar diseño del sistema de información necesario para soportar los procesos Modelos de procesos simulados Análisis de los resultados de la simulación. Modelo integrado de Estructura de Funciones y Procesos Descripción de cargos y funciones Acciones inmediatas Modelos de procesos simulados Análisis de los resultados de la simulación. Modelo integrado de Estructura de Funciones y Procesos Descripción de cargos y funciones Acciones inmediatas Fuentes Fase REDISEÑO Metodología

43 Actividades Resultado Proceso rediseñado Descripción de cargos y funciones Modelo integrado de Estructura de Funciones y Procesos Proceso rediseñado Descripción de cargos y funciones Modelo integrado de Estructura de Funciones y Procesos Determinar Prioridades Proyectar tiempos de ejecución Calcular recursos necesarios Elaborar cronograma de implementación Hacer seguimiento a la ejecución del proceso rediseñado Tomar acciones correctivas Determinar Prioridades Proyectar tiempos de ejecución Calcular recursos necesarios Elaborar cronograma de implementación Hacer seguimiento a la ejecución del proceso rediseñado Tomar acciones correctivas Proceso implementado Descripciones de cargos y funciones entregadas Capacitación de los funcionarios Proceso implementado Descripciones de cargos y funciones entregadas Capacitación de los funcionarios Fuentes Fase IMPLEMENTACIÓN Metodología


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