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ORGANIGRAMA AFIN S.A Asamblea General de Accionistas Junta Directiva Presidencia Gerencia Defensoría del Cliente Revisoría Fiscal Contralor Normativo Oficial.

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1 ORGANIGRAMA AFIN S.A Asamblea General de Accionistas Junta Directiva Presidencia Gerencia Defensoría del Cliente Revisoría Fiscal Contralor Normativo Oficial de Cumplimiento Six Sigma Front OfficeMiddle OfficeBack Office Banca Privada Internacional P. Propia Cartera Colectiva Banca Directa URO C. Interno Investigaciones Riesgo Contabilidad Tesorería Operaciones Títulos

2 AFIN S.A. COMISIONISTA DE BOLSA DE SE ACOGIO UN CODIGO DE BUEN GOBIERNO CORPORATIVO ADOPTADO POR LA ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS EL 23 DE MAYO DE 2002 LOS ESTATUTOS DE LA FIRMA SE MODIFICARON CON EL FIN DE ESTAR ACTUALIZADOS CON LOS ESTANDARES DEL MERCADO. ORGANIGRAMA AFIN S.A.

3 CODIGO DE BUEN GOBIERNO CORPORATIVO Estructura de la Sociedad Organigrama de la Sociedad Asamblea de Accionistas Centro de Información al accionista Junta Directiva Comités Administrativos Administradores Revisor Fiscal Administración de Riesgos Control Interno Conflictos de Interés Auditorias Especializadas Principios rectores del Buen gobierno Corporativo

4 ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS LA ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS ES EL ÓRGANO NO ADMINISTRATIVO DE MAYOR JERARQUÍA EN LA SOCIEDAD, Y LA CONSTITUIRÁ LOS ACCIONISTAS REUNIDOS DE CONFORMIDAD CON LOS TÉRMINOS Y CONDICIONES ESTABLECIDOS EN LOS ESTATUTOS SOCIALES. LA ASAMBLEA SERÁ PRESIDIDA POR EL PRESIDENTE DE LA JUNTA DIRECTIVA.

5 CODIGO DE BUEN GOBIERNO CORPORATIVO: COMITES ESPECIALIZADOS Comité de Administración de Riesgos Comité de Divisas Comité Administrativo Comité de Control Interno Comité Comercial Comité de Inversiones Los miembros de la Junta Directiva, la Gerencia General, y los Directores de Control Interno y Riesgo, tienen asiento permanente en todos y cada uno de los Comités Especializados

6 PEDRO M ANGEL DIAZ NPJ FINANCIAL & ACCCOUNTING SERVICES S.A. REVISOR FISCAL

7 DELIBERA MÍNIMO CIEN (100) HORAS ANUALES, SESIONANDO CUANTO MENOS SEIS (6) HORAS MENSUALES JUNTA DIRECTIVA ESTÁNDARES INTERNACIONALES DE GOBIERNO CORPORATIVO HACEN QUE EL ACOMPAÑAMIENTO DE LA JUNTA DIRECTIVA SEA PERMANENTE. LA JUNTA DIRECTIVA, EN SU CALIDAD DE MÁXIMO ÓRGANO ADMINISTRATIVO DE LA SOCIEDAD, TENDRÁ ATRIBUCIONES SUFICIENTES PARA ORDENAR QUE SE EJECUTE O CELEBRE CUALQUIER ACTO O CONTRATO COMPRENDIDO EN EL OBJETO SOCIAL Y PARA ADOPTAR LAS DETERMINACIONES NECESARIAS EN ORDEN AL CUMPLIMIENTO DE LOS FINES SOCIALES.

8 PLANEACIÓN COMERCIAL SOCIEDAD, DISEÑO NUEVOS NEGOCIOS, PRODUCTOS O SERVICIOS, PROMOCIÓN GENERAL DE LA SOCIEDAD, DISEÑO DE LAS DIRECTRICES COMERCIALES DE LOS CLIENTES, RELACIONES PÚBLICAS GLOBALES DIRECCIONAMIENTO Y POSICIONAMIENTO COMERCIAL DE LA SOCIEDAD RELACIONES PÚBLICAS GLOBALES PRESIDENTE

9 RESPONSABLE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y OPERATIVA DE LA SOCIEDAD, FUNCIÓN QUE INCLUYE PERO NO SE LIMITA A: CONTROL Y CUBRIMIENTO DE RIESGOS: Tiene como objeto la protección de los activos de sus clientes, sean valores o dinero, así como la protección de su propio patrimonio. 1. MERCADO 2.LIQUIDEZ 3.CONTRAPARTE 4.OPERACIONAL 5.LEGAL GERENCIA GENERAL

10 Sistema de CONTROL INTERNO en el cual establezca mecanismos para la identificación, medición, evaluación y manejo de los riesgos derivados de la realización de sus actividades Cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y estatutarias. Situaciones generadoras de conflictos de interés. Políticas sobre la actuación de sus funcionarios y agentes. Manejo de la información privilegiada. Relaciones con los clientes y proveedores Conductas relacionadas con limitación de regalos y atenciones ofrecidas y recibidas Aprobaciones y autorizaciones. Límites de exposiciones de riesgos. Conciliaciones entre -front office- y -back office-. Seguridades físicas y accesos a títulos valores y efectivo. Pólizas de seguros. Controles y seguridades de procesamiento de información. GERENCIA GENERAL

11 1.ADMINISTRACIÓN CONTABLE, FINANCIERA, LEGAL Y TRIBUTARIA DE LA SOCIEDAD, 2.REPRESENTAR LEGALMENTE A LA SOCIEDAD ANTE LA BOLSA DE VALORES Y LA SUPERINTENDENCIA DE VALORES O QUIEN HAGA SUS VECES 3.MANEJO DE TODO EL PERSONAL ASÍ COMO EL CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES LABORALES 4.OPERACIÓN BURSÁTIL DE LA SOCIEDAD 5.DISEÑO, ACTUALIZACIÓN, IMPLEMENTACIÓN Y SEGUIMIENTO DE SU APLICACIÓN DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTO 6.ADMINISTRAR Y DIRIGIR LOS PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS Y COMERCIALES PARA EL MANEJO DE DIVISAS; 7.IMPLEMENTACIÓN DE LAS POLÍTICAS QUE LA JUNTA DIRECTIVA Y PRESIDENCIA ESTABLEZCAN DE TIEMPO EN TIEMPO 8.FUNCIONES DE GESTION DE RIESGOS Y CONTROL INTERNO GERENCIA GENERAL

12 Fondo de Valores Abierto de títulos de contenido crediticio, corto plazo y riesgo conservador Activos del portafolio: –Bonos emitidos por el estado colombiano –Títulos de contenido crediticio inscritos en el RNVI con calificación crediticia mínimo AA+ –No participación en títulos de moneda extranjera –Porcentajes mínimos y diversificación por plazo y calificación especificados en prospecto de inversión Valoración diaria de las inversiones: Portafolio balanceado y conservador Excelente atención Identificación, medición, monitoreo, control de riesgo acorde con prospecto de inversión Mecanismos control interno Ingresos y adiciones: –Ingreso mínimo: 500 mil pesos –Adición mínima: 200 mil pesos –Redención mínima: 200 mil pesos después del tercer día e abierta la cuenta FONDO AFIN VALORES VISTA

13 Atención personalizada a clientes en productos relacionados con el Comercio Exterior, Inversiones Internacionales y operaciones de cambio Asesoría Profesional Ofrece y vende productos competitivos a los clientes actuales y potenciales, directamente o a través de las mesas AREA DE DIVISAS

14 Área Comercial AFIN S.A

15 DEFINICIÓN Y COMPORTAMIENTO DEL MERCADO OBJETIVO Orientados a Satisfacer a nuestros clientes Información continua Riesgo controlado 4 Mesas de Producción Modernización página Internet CLIENTE -Innovación, creatividad -Apoyado por Depto. de Riesgo -Experiencia en nichos de mercado Recursos humanos y Control Interno Organización orientada a satisfacción del cliente con personal dedicado

16 PLAN ESTRATEGICO Mejoramiento continuo: –Firma de nichos de mercado –Excelente situación financiera basada en criterios conservadores –Proceso continuo organización y separación de funciones –Altos estándares en profesionalización –Six-Sigma como filosofía de mejoramiento y reducción de riesgo operativo Capacitación constante: –Finanzas avanzadas –Análisis técnico y fundamental –Economía –Riesgo

17 SUMINISTRO DE INFORMACION A NUESTROS CLIENTES La satisfacción del cliente es nuestro objetivo Nuestros clientes reciben la información con la periodicidad con que ellos lo requieran Clave personalizada en nuestra página web Atención personalizada y en tiempo real

18 INFORMACION ADICIONAL PARA NUESTROS CLIENTES Además del Resumen de Inversiones, nuestros clientes reciben: –Estados de cuenta –Liquidaciones de Bolsa –Extractos Depósitos de Valores –Información adicional acerca de nuestros servicios y productos

19 Infraestructura para Nuestros Clientes Afin S.A

20 NUESTRO SERVICIO ES SINONIMO DE ATENCION PERSONALIZADA Atención personalizada en el lugar que el cliente lo requiera Instalaciones en la firma: – salas para atención de nuestros clientes –Atención en diversos clubes sociales Trabajo en equipo y organización: –Todo el recurso humano de nuestra firma enfoca sus esfuerzos en responder al cliente en tiempo real Pagina Web: –Información en tiempo real –Estados de cuenta, inversiones personales –Accesos personalizados Control constante de calidad de atención al cliente

21 BASE DE DATOS DE NUESTROS CLIENTES La información acerca de nuestros clientes es la base para nuestra labor comercial –Actualización diaria base de datos de nuestros clientes: Información Estado –Back-up de respaldo base de datos –Revisión trimestral estado e información clientes con el fin de solicitar la actualización de documentos –Conocimiento de las bases de datos por parte de dos funcionarios del CORT

22 Cambio de imagen corporativa (Logotipo, papelería, presentaciones) Presentación interactiva Diseño y montaje pagina web: Envío Brújula del día AFIN S.A a 2600 usuarios de la web Eventos culturales en conjunto con la Embajada de Francia Eventos comerciales (desayunos, conferencias, entre otros) Manejo del call-center Intervención técnica y fundamental permanente en medios de comunicación masivos AREA DE MERCADEO

23 Genera una cultura administración riesgos. Delimita funciones y responsabilidades de administración de riesgos entre áreas de la sociedad comisionista. Identifica, mide, controla, y monitorea riesgos, acorde con la estructura y tamaño de la sociedad comisionista Políticas, procedimientos y límites de exposición de riesgos Define guías para desarrollo de nuevos productos e inclusión nuevas exposiciones al riesgo DIRECCION DE RIESGO

24 Elabora estudios económicos y de mercado como a poyo para la toma de decisiones de inversión de nuestros clientes internos y externos. De acuerdo con las directrices de la JD y Comité Control Interno Seguimiento continuo a variables de entorno que puedan afectar las inversiones de nuestros clientes y de la firma, con el fin de minimizar el riesgo de mercado. Elabora programas de capacitación y de actualización de nuestro personal y clientes para dar una mejor asesoría. AREA DE ESTUDIOS ECONOMICOS

25 Conocimiento de nuestros clientes Prevención Lavado Activos como tema de alta importancia Constante capacitación para la creación de una cultura de prevención al lavado de activos: Moralidad y transparencia Control para el cumplimiento de la normatividad bursátil y cambiaria OFICIAL DE CUMPLIMIENTO

26 Trabajo en coordinación con Junta Directiva y Comité Control Interno Revisión periódica (diaria, semanal, mensual, semestral, anual) para cumplimiento procedimientos previamente acordados: Matriz de Cumplimiento Control a nivel de cada operación para mayor seguridad de nuestros clientes AREA CONTROL INTERNO

27 Recursos Humanos Planificación y Administración de Servicios Generales y Servicios Informáticos Coordinación y Supervisión de Operaciones Bursátiles. Responsable de los departamentos: Operaciones Títulos Contabilidad Tesorería AREA ADMINISTRATIVA


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