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JIMÉNEZ ULLAURI GRIMANESA VERÓNICA Ing. Carol Proaño CPA Mgs.

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1 JIMÉNEZ ULLAURI GRIMANESA VERÓNICA Ing. Carol Proaño CPA Mgs.
ESCUELA POLITÉCNICA DEL EJÉRCITO DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y DE COMERCIO TESIS PREVIO LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE: INGENIERO EN FINANZAS, CONTADOR PÚBLICO AUDITOR AUDITORÍA DE GESTIÓN APLICADA AL PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES INMUEBLES EN DEPÓSITO DEL CONSEJO NACIONAL DE CONTROL DE SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICAS (CONSEP), UBICADOS EN LA PROVINCIA DE PICHINCHA CON CORTE AL 31 DE DICIEMBRE DE 2011 JIMÉNEZ ULLAURI GRIMANESA VERÓNICA DIRECTORA Ing. Carol Proaño CPA Mgs. CODIRECTOR Ing. Carlos Sierra CPA

2 MISIÓN ESPE Formar profesionales e investigadores de excelencia, creativos, humanistas, con capacidad de liderazgo, pensamiento crítico y alta conciencia ciudadana; generar, aplicar y difundir el conocimiento , proporcionar e implementar alternativas de solución a los problemas de la colectividad, para promover el desarrollo integral del Ecuador. VISIÓN ESPE Líder en la Gestión del conocimiento y de la tecnología en el Sistema Nacional de Educación Superior; con reconocimiento en América Latina y referente de práctica de valores éticos, cívicos y de servicio a la sociedad.

3 CONSEJO NACIONAL DE CONTROL DE SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICAS

4 INTRODUCCIÓN Auditoría se practica hace varios siglos atrás (Edad Media) Objetivo: Evitar errores y descubrir fraudes Revolución Industrial y a las quiebras de pequeños ahorradores Auditoría nace Reino Unido, pero se desarrolla en Gran Bretaña Siglo XX, profesión de auditoría crece y se extiende Se desarrolló para conseguir la confianza de inversionistas 1921: Aparece Auditoría Interna

5 NECESIDAD DE REALIZAR AUDITORÍA
Instituciones públicas y privadas Satisfacción del cliente y usuarios Realizar Auditoría de Gestión en el CONSEP Medir el grado de efectividad, eficiencia y economía en logro de las metas programadas y en el uso de los recursos Encontrar oportunidades de mejora en los procesos

6 CAPITULO 1 ASPECTOS GENERALES

7 1.1.1 BASE LEGAL DE LA ENTIDAD
EXTERNA Constitución Política de la República del Ecuador Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y su Reglamento Ley de Régimen Tributario Interno y su Reglamento Ley de Seguridad Social Ley Orgánica del Servicio Público y su Reglamento Reglamento General de Bienes del Sector Público Reglamento de Responsabilidades por uso de vehículos oficiales Código de Trabajo INTERNA Codificación de la Ley de Sustancias Estupefacientes Y Psicotrópicas y su reglamento Estatuto Orgánico del Consejo Nacional de Control de Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas Reglamento de Depósito de Bienes Aprehendidos e Incautados entregados al CONSEP Reglamento de Control de Sustancias sujetas a fiscalización y medicamentos

8 Microsoft Excelencia en ingeniería
ORGANISMOS DE CONTROL MIEMBROS DEL CONSEJO DIRECTIVO OTROS ORGANISMOS DE CONTROL Información confidencial de Microsoft

9 OBJETIVO DE LA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES EN DEPÓSITO
Microsoft Excelencia en ingeniería OBJETIVO DE LA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES EN DEPÓSITO Administrar y custodiar con seguridad, eficiencia y transparencia los bienes entregados en depósito al CONSEP Objetivo Estratégico: Administrar los bienes objetos de aprehensión, incautación y comiso, garantizando eficiencia y transparencia. Información confidencial de Microsoft

10 Sustancias estupefacientes y psicotrópicas
1.2 LA INSTITUCIÓN Ley publicada en el Registro Oficial N° 523 de 17 de septiembre 1990 NACE CONSEP Combatir y erradicar la producción, oferta, uso indebido y tráfico ilícito Sustancias estupefacientes y psicotrópicas Proteger a la comunidad de la drogas, Inicia actividades desde 1991

11 Crecido en N° de proyectos y programas que ejecuta
Prevención del uso indebido de drogas Supervisión de centros de fármaco- dependientes Control y fiscalización de precursores y sustancias químicas Administración de bienes incautados producto de la aplicación de la Ley 108. Crecido en N° de proyectos y programas que ejecuta ACTUALIDAD: 299 Empleados INICIO: 96 Empleados

12 Persona Jurídica, Autónoma
Derecho público, ejerce actividades a Nivel Nacional Posee patrimonio y fondos propios Presupuesto especial Jurisdicción coactiva para la recaudación de los recursos

13 Organigrama Estructural
ORGANIGRAMAS Organigrama Estructural Consejo Nacional de Control de Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas Año 2011 (Actual)

14 CAPÍTULO 2 ASPECTOS GENERALES

15 MISIÓN Generar y acompañar procesos participativos de prevención integral, en el tema de las drogas, con un enfoque centrado en los sujetos y su buen vivir. VISIÓN Liderar una cultura preventiva sobre el tema de las drogas con un equipo humano comprometido, responsable y capaz.

16 Fundamenta su gestión en:
VALORES CORPORATIVOS Fundamenta su gestión en: Honestidad Compromiso Responsabilidad Flexibilidad Participación Competitividad Equidad 16

17 CAPÍTULO 3 ANÁLISIS SITUACIONAL

18 Administración de Bienes en Depósito
ANÁLISIS INTERNO Administración de Bienes en Depósito 18

19 Bienes Inmuebles en Depósito
Deficiencias 1 Arrendatarios con deudas 2 Inadecuado archivo información 3 Instructivo para administración de bienes 4 Inmuebles desocupados 5 Dificultada para arrendar 6 Inmuebles Invadidos

20 ANÁLISIS EXTERNO Factor Político Estado lucha contra narcotráfico, creación de planes, programas Factor Económico Narcotráfico mueve gran volumen de dinero. Estado gasta $ 9´ al año Factor Social Consumo de drogas constituye grave problema de salud pública Factor Tecnológico Permite crecimiento de sociedades Inversiones tecnológicas sobre los cultivos ilícitos de drogas, Factor Legal Producción, cultivo, comercialización de droga, acto ilícito penado por la ley

21 CAPÍTULO 4 METODOLOGÍA DE LA AUDITORÍA

22 4.1 PLANIFICACIÓN PREMINAR
4.1.1 CARTA CONVENIO 4.1.2 SOLICITUD DE APROBACIÓN 4.1.3 AUTORIZACIÓN DE SOLICITUD 4.1.4 ORDEN DE TRABAJO 4.1.5 CONVOCATORIA INICIO DE EXAMEN 4.1.6 PROGRAMA DE AUDITORÍA 4.1.7 PLAN GLOBAL DE AUDITORÍA 4.1.8 MATRIZ PRELIMINAR DE RIESGOS 4.1.9 REPORTE DE PLANIFICACIÓN PRELIMINAR 4.1 PLANIFICACIÓN PREMINAR 4.2.1 EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO 4.2.2 EVALUACIÓN DEL RIESGO CAPITULO 4 METODOLOGÍA PARA LA AUDITORÍA 4.2. PLANIFICACIÓN ESPECÍFICA 4.2.3 PROGRAMA ESPECIFICO DE AUDITORÍA 4.2.4 CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO 4.3.1 INVESTIGACIÓN DOCUMENTAL 4.3.2 OBSERVACIÓN DIRECTA 4.3.3 ENTREVISTAS 4.3.4 TECNICAS DE AUDITORÍA 4.3 TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN

23 METODOLOGÍA PARA LA AUDITORÍA 4.6 INFORME DE AUDITORÍA
4.4.1 MARCAS DE AUDITORÍA 4.4.2 REFERENCIACIÓN 4.4 PAPELES DE TRABAJO 4.5.1 HOJA DE HALLAZGOS 4.5 EVIDENCIAS CAPITULO 4 METODOLOGÍA PARA LA AUDITORÍA 4.6 INFORME DE AUDITORÍA 4.7 INDICADORES DE GESTIÓN 4.8 COMUNICACIÓN DE RESULTADOS 4.9 SEGUIMIENTO Y MONITOREO

24 CAPÍTULO 5 APLICACIÓN PRÁCTICA DE LA AUDITORÍA

25 AUDITORÍA DE GESTIÓN APLICADA AL PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES INMUEBLES EN DEPÓSITO DEL CONSEJO NACIONAL DE CONTROL DE SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICAS (CONSEP), UBICADOS EN LA PROVINCIA DE PICHINCHA, CON CORTE AL 31 DE DICIEMBRE DE 2011

26 5.1.1 SOLITUD DE AUDITORÍA DE GESTIÓN
5.1.2 AUTORIZACIÓN DE AUDITORÍA 5.1.3 ORDEN DE TRABAJO 5.1.4 NOTIFICACIONES DE INCIO DE EXAMEN MAXIMA AUTORIDAD CAPITULO V APLICACIÒN PRÀCTICA DE LA AUDITORIA DE GESTION. 5.1 PLANIFICACIÒN PRELIMINAR. 5.1.5 NOTIFICACIONES DE INCIO DE EXAMEN SERVIDORES RELACIONADOS 5.1.6 PROGRAMA PRELIMINAR DE AUDITORIA 5.1.7 CONOCIMIENTO PRELIMINAR 5.1.8 MEDICIÓN DEL RIESGO INHERENTE 5.1.9 PLAN GLOBAL DE AUDITORIA 26

27 5.2.1.1 PROGRAMA DE AUDITORÌA ESPECÌFICO COMODATO DE BIENES.
5.2.1 PLANIFICACIÓN ESPECIFICA : COMODATO DE BIENES EVALUACIÒN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO – COMODATO DE BIENES. CAPITULO V APLICACIÒN PRÀCTICA DE LA AUDITORIA DE GESTION. MEDICIÒN DE RIESGOS , COMODATO DE BIENES 5.2 PLANIFICACIÓN ESPECÍFICA. PROGRAMA DE AUDITORÍA ESPECÌFICO RESTITUCIÓN DE BIENES EVALUACIÒN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO – RESTITUCIÓN DE BIENES. 5.2.2 PLANIFICACIÓN ESPECIFICA : RESTITUCIÓN DE BIENES MEDICIÒN DE RIESGOS - RESTITUCIÓN DE BIENES

28 5.2.3.1 PROGRAMA DE AUDITORÌA ESPECÌFICO ARRENDAMIENTO DE BIENES.
5.2.3 PLANIFICACIÓN ESPECIFICA : ARRENDAMIENTO DE BIENES EVALUACIÒN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO – ARRENDAMIENTO DE BIENES. CAPITULO V APLICACIÒN PRÀCTICA DE LA AUDITORIA DE GESTION. MEDICIÒN DE RIESGOS , ARRENDAMIENTO DE BIENES 5.2 PLANIFICACIÓN ESPECÍFICA. PROGRAMA DE AUDITORÍA - COMODATO DE BIENES PROGRAMA DE AUDITORÍA - RESTITUCIÓN DE BIENES 5.2.4 PROGRAMA DE AUDITORÍA PROGRAMA DE AUDITORÍA - ARRENDAMIENTO DE BIENES

29 5.3.1 PREPARACIÒN DE PAPELES DE TRABAJO. COMODATO RESTITUCIÓN
ARRENDAMIENTO 5.3 EJECUCIÓN DE LA AUDITORÌA DE GESTIÓN. 5.4.1 CONVOCATORIA A LA LECTURA DEL BORRADOR DEL INFORME. CAPITULO V APLICACIÒN PRÀCTICA DE LA AUDITORIA DE GESTION. 5.4 COMUNICACIÓN DE RESULTADOS. 5.4.2 ACTA DE DISCUCIÒN DEL INFORME DE AUDITORÌA.

30 CAPÍTULO 6 INFORME DE AUDITORÍA

31 6.2 SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES
6.1 INFORME DE AUDITORÍA CAPITULO VI INFORME DE AUDITORÍA 6.2 SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES

32 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

33 Conclusiones La Institución no cuenta con normativa suficiente y actualizada que contemple todos los procedimientos que regulen el proceso de administración de bienes inmuebles, la normativa existente es muy generalizada, en ninguna consta por escritos los procedimientos y requisitos necesarios para que un bien sea dado en Comodato, restituido o arrendado. Existe poca supervisión por parte de los directivos de la dirección de administración de bienes inmuebles a la gestión realizada por los depositarios, no existe un control permanente a las actividades que les han sido asignadas como custodios de los bienes en depósito, dando lugar a que los inmuebles hayan sido invadidos, mal utilizados y que muchos de ellos no cuenten con las garantías necesarias para precautelar la buena condición de los mismos. Recomendaciones Los directivos de la entidad deberán establecer por escrito a través de la creación y actualización de reglamentos, manuales y/o instructivos, los procedimientos que regulen y normen el proceso de administración de bienes en depósito, así como también se establecerá los requisitos obligatorios a ser exigidos en cada uno de los subprocesos de comodato, restitución y arrendamiento de bienes inmuebles. Se recomienda que tanto depositarios como administradores, mejoren el control a los bienes inmuebles que han sido otorgados a su administración y custodia, a través de constataciones físicas periódicas a cada uno de los inmuebles así como también exigirán las garantías necesarias para precautelar la integridad y buen uso de los mismos, previo a ser dados en comodato o en arrendamiento.

34 Conclusiones El área de administración de bienes en depósito constituye uno de los pilares dentro de la Institución por lo cual es necesario la implementación de herramientas de gestión para medir continuamente el nivel de eficiencia, eficacia y economía en cada una de las actividades que se realizan en el proceso de administración de bienes. No existe la debida seguridad para el archivo y custodia de la documentación relacionada con la administración de los bienes inmuebles bajo depósito de la Institución, cabe destacar que en la gran mayoría estos inmuebles son de propiedad de terceros por lo que es necesario tener el debido cuidado y tratamiento a los expedientes que contengan información sobre manejo que se les esta dando a los bienes, para evitar problemas posteriores. Recomendaciones Es necesario que la máxima autoridad y directivos de la Institución realicen evaluaciones de desempeño a través de indicadores de gestión para medir el nivel de eficiencia, eficacia y economía de las actividades y procedimientos aplicados para la administración de los bienes inmuebles así como de la gestión que esta realizando el personal encargado de su manejo y custodia. Se recomienda establecer mecanismos de seguridad para resguardar la integridad de la información relacionada a los bienes inmuebles bajo depósito de la Institución, así como capacitar a los servidores encargados del manejo y archivo de los mismos.

35 Conclusiones La realización de la presente Auditoría, ha permitido a la Institución conocer cuan eficientes y eficaces son sus procesos, detectando sus fortalezas y debilidades, que a futuro permitirán una buena gestión administrativa con los bienes aprehendidos e incautados que han sido dados en depósito. En las Entidades Públicas es de vital importancia, la realización de auditorías de gestión a sus principales procesos, permitiendo así conocer las deficiencias que obstaculizan la consecución de metas y objetivos institucionales y aprovechar las oportunidades de mejora. Mediante la aplicación del presente trabajo, se pudo observar que en el Sector Público es poca la aplicación de Auditorías de Gestión, ya que realizan más auditorías operativas y exámenes especiales Recomendaciones Se recomienda aplicar cada una de las recomendaciones emitidas en el Informe Final de Auditoría, a fin de mejorar la administración de bienes inmuebles entregados en depósito a la Institución, elevando los niveles de eficiencia, eficacia y economía en los procedimientos aplicados. Se recomienda que la Contraloría General del Estado, dentro de su Plan Anual de Control para las Unidades de Auditoría Interna de las entidades del Sector Público, incluya la ejecución de auditorías de gestión aplicada a los principales procesos que tiene cada entidad.

36 Gracias por su atención
Microsoft Excelencia en ingeniería Gracias por su atención Información confidencial de Microsoft


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