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ESCUELA POLITÉCNICA DEL EJÉRCITO DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y DE COMERCIO INGENIERÍA EN FINANZAS, AUDITORÍA, C.P.A. MANUAL DE.

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1 ESCUELA POLITÉCNICA DEL EJÉRCITO DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y DE COMERCIO INGENIERÍA EN FINANZAS, AUDITORÍA, C.P.A. MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE EN LA EMPRESA REPOSICIÓN DE VEHÍCULOS REPONER S.A. AUTOR: RAÚL EFRAÍN VENEGAS TOLEDO DIRECTOR : ING. CONSUELO COLA CODIRECTOR : ING. CAROL PROAÑO 2013

2 CAPÍTULO 1 LA INVESTIGACIÓN

3 CRECIMIENTODESARROLLOACTUALIZACIÓNTRANSFORMACIÓNCONTROL INTRODUCCIÓN

4 ORGANISMOS DE CONTROL

5 CÓDIGO TRIBUTARIO LEY DE REFORMA TRIBUTARIA DE IMPUESTO A LOS VEHÍCULOS LEY DE RÉGIMEN TRIBUTARIO INTERNO REGLAMENTO DE COMPROBANTES DE VENTA, RETENCIÓN Y DOCUMENTOS COMPLEMENTARIOS NIC Y NIIF CÓDIGO DE TRABAJO BUENAS PRÁCTICAS PROFESIONALES NORMATIVA

6 OBJETIVO GENERAL Establecer un manual de control interno en el área contable de la empresa REPONER S.A. mediante la aplicación de varios preceptos teóricos, legales y buenas prácticas profesionales, con el fin de estandarizar y cumplir la normativa contable brindando de esta forma una certeza, razonable y confiable de que la información contable disponible cumple con los mínimos requerimientos de veracidad, legalidad y oportunidad.

7 OBJETIVOS ESPECÍFICOS Identificar deficiencias de la gestión contable las mismas que han afectado al giro del negocio. Proponer mejoras mediante el cumplimiento de las disposiciones legales y buenas prácticas profesionales para contribuir con la eficiencia en la ejecución del trabajo Establecer un análisis específico de los procesos contables de cuentas de gran impacto como ingresos, activos y pasivo.

8 JUSTIFICACIÓN ConfiabilidadCertezaConvencimientoInformaciónEficienciaLegalidad

9 CAPÍTULO 2 LA EMPRESA

10 RESUMEN DEL SECTOR SECTOR AUTOMOTRIZ COMERCIOMANUFACTURASERVICIOSMECÁNICASASEGURADORASALQUILADORAS

11 118 EMPRESAS 0,40% DEL SECTOR AUTOMOTRIZ EMPLEA A 663 PERSONA 83% HOMBRES17% MUJERES DISTRIBUCIÓN PROVINCIAL 27% GUAYAS17% PICHINCHA8% AZUAY

12 LA EMPRESA Razón Social: Reposición de Vehículos Reponer S.A. CAPITAL: USD 800 Representante legal: Sr. Daniel Enrique Judge Recalde Constitución: 17 de enero del 2003 Domicilio: Av. De los Granados E y de los Naranjos.

13 Arrendamiento de vehículos motorizados de todo tipo, nuevos y usados, incluyendo todos sus accesorios y mejoras RAZÓN SOCIAL

14 ACCIONISTAS NO.NOMBRECAPITALPART. 1CRISOLED S.A.135,0017% 2ESCOBAR ROCHA MARTIN ALFREDO21,003% 3 INMOBILIARIA RIO AMARILLO INMORILLO CIA. LTDA. 106,0013% 4 ITURRALDE ESCUDERO MARIA CRISTINA 20,003% 5JUDGE RECALDE DANIEL ENRIQUE132,0017% 6JUDGE RECALDE JAMES FRANCISCO130,0016% 7 JUDGE RECALDE SEBASTIAN MAURICIO 130,0016% 8 TRANSPORTES CORPORATIVOS DE LA SIERRA RUTASIERRA S.A. 106,0013% 9VEGA VINTIMILLA JUAN MIGUEL20,003% TOTAL (USD $):800,00100%

15 VENTAJAS DE LA ACTIVIDAD FINANCIERAS GASTO DEDUCIBLE CONCENTRACIÓN EN EL GIRO DEL NEGOCIO OPTIMA UTILIZACIÓN DE CRÉDITOS LIQUIDEZ ADMINISTRATIVAS SEGUROMANTENIMIENTOMATRICULA Y SOATASISTENCIA

16 ORGANIGRAMA Junta General de Accionistas Directorio Gerente General Área de Operaciones Jefe de Operaciones Asistente de operaciones Área de Atención al Cliente Jefe de Atención al Cliente Asistente de Atención al Cliente Área de Administración y Finanzas Jefe de Administración y Finanzas Contabilidad Contador General Asistente de Contabilidad Administración Asistente de administración

17 FILOSOFÍA EMPRESARIAL Brindar un servicio de gran calidad en el alquiler de todo tipo de vehículos motorizados a largo plazo, ofreciendo al cliente eficiencia, confianza y tranquilidad durante la tenencia del automotor. MISIÓN Ser la empresa líder en el alquiler de todo tipo de vehículos motorizados con fines operativos, cubriendo las expectativas de nuestros clientes con un trato diferente y personalizado, siendo la satisfacción el pilar fundamental de nuestra gestión de calidad. VISIÓN

18 FILOSOFÍA EMPRESARIAL OBJETIVOS Ofrecer a empresas diversos tipos de vehículos motorizados con la finalidad que nuestros clientes se dediquen al 100% al giro de su negocio, siendo los vehículos una preocupación menos. Consolidarnos en el mercado Ecuatoriano como una empresa de alquiler de vehículos de prestigio y gran reconocimiento. Brindar un servicio completo y satisfactorio de renta de vehículos y administración de flotas.

19 COMPROMISOCALIDADÉTICAEXPERIENCIASEGURIDADCONFIANZALEALTADSOLIDARIDAD CUIDADO AMBIENTAL PRINCIPIOS Y VALORES

20 ANÁLISIS F.O.D.A. * Precios flexibles. * Vehículos nuevos. * Atención personalizada y profesional. * Variedad de automotores a disposición del cliente * Vehículos motorizados personalizados de acuerdo a las necesidades del cliente. * Integra un grupo económico bastante grande. * La demanda creciente del mercado en cuanto al alquiler de vehículos motorizados. * Analizar y aprovechas las falencias de la competencia en el mercado. * Posibilidad de incursionar en nuevos mercados. * Gran cantidad de clientes potenciales * El servicio brindado tiene acceso ilimitado y sin restricciones. * No se cuenta con un manual de Control Interno. * Existe solamente una oficina y las actividades en otras ciudades se las realiza vía telefónica o . * Escaza publicidad. * No se cuenta con un sistema de gestión automatizado. * Aun existe cierto tipo de informalidad en las actividades que realiza la empresa. *Ecuador no cuenta con vías de calidad, por lo que los vehículos son maltratados. * Existe gran cantidad de empresas con la misma actividad económica, lo que se traduce en alto grado de competencia. * Excesiva carga arancelaria en legalización y circulación de vehículos.

21 CAPÍTULO 3 MARCO REFERENCIAL

22 CONTROL INTERNO PROCESO CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN RESTO DE PERSONAL

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25 El Control Interno brinda solamente la seguridad razonable de respecto a la consecución de objetivos. El Control Interno no asegura supervivencia mucho menos éxito Puede existir errores humanos que limiten el funcionamiento del Sistema de Control Interno, Relación COSTO - BENEFICIO LIMITACIONES

26 CONTABILIDAD

27 INFORMES CONTABLES INTERNOSCOTIDIANOS NO COTIDIANOS EXTERNOS

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29 ESTADOS FINANCIEROS Balance General Estado de Resultados Flujos de Efectivo Estado de Evolución y cambios en el Patrimonio Notas a los Estados Financieros

30 MANUAL DE CONTROL INTERNO EN LA EMPRESA REPONER S.A.

31 RESUMEN OPERACIONAL

32 DEPARTAMENTO CONTABLE

33 EFECTIVO Y EQUIVALENTES CAJA CHICA200,00 BANCO PRODUBANCO12.446,31 BANCO BOLIVARIANO1.000,00 EFECTIVO Y EQUIVALENTES13.646,31 2,69% DEL ACTIVO CORRIENTE

34 EFECTIVO Y EQUIVALENTES CAJABANCOS INVERSIONES C/P NIC 07 Estado de Flujo de Efectivo

35 CAJA CHICA NO GASTOS PERSONALES NO ANTICIPOS NO CAMBIO DE CHEQUES NO SERVICIOS BÁSICOS GASTOS DEL MISMO MES NO MAS DEL 25% RESUMEN

36 CONTROL CUSTODIO APROBACIÓN DE GASTOS DOCUMENTACIÓN SOPORTE ARQUEO DE CAJA CHICA

37 BANCOS CUENTA CORRIENTE 1. CUENTA DE AHORRO 2.

38 CONTROL SEGREGACIÓN DE FUNCIONES FIANZAS FIRMAS DE RESPONSABILIDAD LIMITES DE PAGO DEPÓSITOS INMEDIATOS DOCUMENTACIÓN CHEQUES CRUZADOS CONCILIACIÓN BANCARIA

39 CLIENTES RUCClienteTOTAL A COBRAR% AUTOMOTORES DE LA SIERRA S.A.2.381,191,12% C.E.M. LACTJUBONES19.266,269,09% CELEC EP33.649,9915,88% CONSORCIO PETROLERO AMAZONICO4.847,832,29% CONSTRUCTORA OAS LTDA ,5314,08% CORPORACIÓN PLUSBRAN369,60,17% DIEGO BARBA RIVADENEIRA2.413,011,14% EPACEM S.A.1.436,750,68% 9,92287E+11LEADCOM DEL ECUADOR S.A ,9747,20% MIRASOL S.A.1120,05% SANTOSCMI S.A ,048,30% SALDO ,17 41,82% DEL ACTIVO CORRIENTE

40 CLIENTES AUXILIARES INDEPENDIENTES INDEPENDENCIA DEL PERSONAL PPC 30 DIAS DOCUMENTOS AUTORIZADOS FACTURACIÓN POR MÓDULO CONCILIACIÓN ANÁLISIS DE ANTIGÜEDAD DE CARTERA ESTRATEGIAS DE COBRO

41 INGRESOS La NIC 18 Ingresos de Actividades Ordinarias CONTRATOFACTURACIÓNSERVICIOINGRESO PROVISIÓN DE CUENTAS INCOBRABLES

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43 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO ACTIVOVALOR EN LIBROS% MUEBLES Y ENSERES1.957,360,08% EQUIPOS DE COMPUTACION10.420,940,41% VEHICULOS ,4499,43% ADECUACIONES E INSTALACIONES1.666,720,07% MAQUINARIA Y EQUIPOS283,320,01% TOTAL ,78 78,19 DEL ACTIVO TOTAL

44 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO RECONOCIMIENTO FLUJO FUTURO COSTO MEDIBLE MAS DE UN PERIODO

45 VEHÍCULOS 112 ACTIVOSCAMIONETASVEHÍCULOSFURGONETASCAMIONESGENERADORES

46 CONTROL COMPRA POR CONTRATO RECIBIR VEHÍCULO CUSTODIO RESPONSABLE INSPECCIÓNCOSTO VP = VF / (1 + i) ^ n

47

48 PROVEEDORES 50 PROVEEDORES 75% MANTENIMIENTOS 25% VEHÍCULOS Y ADMINISTRACIÓN 28% DEL PASIVO TOTAL

49 PROVEEDORES FACTURAOPERACIONESCONTABILIDAD RETENCIONESARCHIVO

50 CONTROL ORDEN DE COMPRA / SERVICIO POLÍTICAS COMERCIALES PROVISIÓN POR MÓDULO CONCILIACIÓN ANÁLISIS DE PAGOS

51 GASTOS MANTENIMIENTO PREVENTIVO CORRECTIVO

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54 NÓMINA INGRESOS SUELDO HORA EXTRAS BENEFICIOS DE LEY EGRESOS I.E.S.S.ANTICIPOSPRESTAMOS

55 CONCLUSIONES Un manual constituye una guía de procedimientos y una fuente de consulta para actividades tanto operativas como de toma de decisiones Facilita la ejecución de actividades evitando que los riesgos se materialicen y afecten a la empresa de manera directa o indirecta. Toda normativa utilizada en el ejercicio contable constituyen herramientas fundamentales para la ejecución de la labor de un profesional

56 RECOMENDACIONES Se sugiere utilizar las políticas y procedimientos propuestas en el presente trabajo a fin de mejorar la gestión contable y de esta forma optimizar recursos en la ejecución de la diaria labor. Todo manual de operaciones y control interno debe ser sujeto de actualizaciones y mejoras continuas a fin de utilizar la normativa vigente y corregir errores del manual principal. Aplicar leyes de administración financiera, principios contables y normativa vigente que no se estipule en la presente guía con la finalidad de complementar el trabajo realizado.

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