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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DE EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR GESTIÓN DE LA CALIDAD ALUMNOS: CARRILLO MEIFRY PÉREZ JONATHAN.

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1 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DE EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR GESTIÓN DE LA CALIDAD ALUMNOS: CARRILLO MEIFRY PÉREZ JONATHAN RAMÍREZ JOYNER

2 RESEÑA INFORMATIVA DEL DEPARTAMENTO Nombre de la organización: Ubicación: Nombre del Departamento Universidad Simón Bolívar Núcleo del Litoral Se Ubica En la Universidad Simón Bolívar, en el Edificio Básico II, 3er. piso. Sartenejas, Baruta, Estado Miranda. Sección de Compras de la Universidad Simón Bolívar Núcleo del Litoral. Misión: Su misión es satisfacer las necesidades de las unidades solicitantes en cuanto a la adquisición de bienes y materiales de oficina, de manera rápida y efectiva para el funcionamiento óptimo de la Organización.

3 RESEÑA INFORMATIVA DEL DEPARTAMENTO Descripción del Área General y líneas de producción La sección de Compras de La Universidad Simón Bolívar, se encarga de adquirir materiales y Útiles de oficina a todas las unidades adscritas al núcleo del litoral. Población de Trabajadores La sección de Compras cuenta con 9 trabajadores. Recursos Materiales y tecnológicos Los equipos y materiales de oficina necesarios para su funcionamiento: computadores, escritorios, impresora, etc. A nivel tecnológico (software) poseen programas básicos del ambiente Windows: Microsoft office (Word, Excel, power point) e internet.

4 RESEÑA INFORMATIVA DEL DEPARTAMENTO JEFE DE COMPRAS Comprador Jefe Asistente Administrativo Secretaria Almacenista y Obreros Almacenista Jefe Organigrama de la Sección de Compras

5 RESEÑA INFORMATIVA DEL PROCESO Proceso a Estudiar Contempla desde la Requisición de Materiales y Equipos por parte de la unidad solicitante, hasta el envío del Informe de Recepción a la Dirección de Finanzas por parte de los Centros de Compra, para la tramitación del pago. Unidades que Intervienen en el Proceso Sección de Compras. Unidades Solicitantes (Administrativas y Académicas). Departamento de Finanzas Sede del Litoral Departamento de Registro y Control.

6 RESEÑA INFORMATIVA DEL PROCESO Formularios utilizados en el Proceso Orden de Compra. Requisición de Materiales y Equipos. Solicitud de Compra Especificaciones técnicas del bien solicitado. Nota de devolución de requisición. Carta de Apertura de Sobre Carta de Buena Pro Carta de invitación. Criterios de evaluación de selección del proveedor. Informe de recepción.

7 RESEÑA INFORMATIVA DEL PROCESO Bases Legales referidas al proceso. Ley de la Reforma Parcial de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público. Gaceta Oficial No del 13 de julio de Ley Orgánica de la Contraloría General de al República y del Sistema Nacional de Control Fiscal. Gaceta Oficial No del 17 de diciembre de Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Contrataciones Públicas Nº 5929 de fecha 14 de marzo de 2008, publicado en la Gaceta Oficial Extraordinario de la República Bolivariana de Venezuela Nº 5877 de fecha 14 de marzo de 2008 Ley Orgánica de la Administración Pública. Gaceta Oficial No del 17 de octubre de Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público. Gaceta Oficial No del 09 de enero de Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas Gaceta oficial de fecha 19 de Mayo 2009.

8 FLUJOGRAMA Unidad Solicitante Jefe de Compras Comprador Jefe Comprador Secretaria Registro y Cont. Almacén Envía Requisición Revisa Información Si está correcta o no Corrige la requisición no si Carga en Excel Envía al comprador Jefe Elabora Invitaciones Envía por fax a Proveedores Reúne toda la documentación Verifica si recibieron las cotizaciones Decide si se recibieron o no no Envía al Comprador Realiza Análisis de Cotización si Verifica calidad, garantía etc. Elabora carta de buena pro, Orden de Compra y Apertura de sobre Arma Expediente con toda la documentación original Verifica la documentación

9 FLUJOGRAMA Unidad Solicitante Jefe de Compras Comprador Jefe Comprador Secretaria Registro y Cont. Almacén Firma la carta apertura de Sobre Firma Orden de Compra y carta de Apertura de sobre Obtiene fotocopias de todo el expediente y una copia adicional de la orden de compra Verifica el expediente Decide si acepta o no Firma la orden de compra y la carta de apertura de sobre Realiza memorando, indicando Nº de orden de compra Procede a realizar la carga presupuestaria Anula la orden de compra no si Informa a la sección de compras que ya ha sido cargado en sistema Recibe copia de la orden de compras Envía por fax la orden de compra al proveedor para que despache la mercancía. Recibe Mercancía por el proveedor Elabora Informe de recepción que es enviado a finanzas para que se realice el pago FIN

10 Evaluación Covenin Puntos por Área de Evaluación 2500 Puntos Obtenidos por Área de Evaluación 2225 Resultados Obtenidos ÁreaTotal Deméritos 1. Organización de la Empresa (150)40 2. Organización de Sección de Compras (200)40 3. Planificación de Procesos (200)10 4. Mantenimiento Correctivo (750) *50 5. Mantenimiento Preventivo (750) *50 6. Personal de Sección de Compras (200)10 7. Apoyo Logístico (100)0 8. Recursos (150)75 Total Deméritos Obtenidos 275

11 Conclusiones El Departamento de Adquisiciones y Almacén (sección de Compras) consta de 2 programas los cuales son: compras y almacén, estos no requieren de ningún cambio a nivel operativo o funcional. El Departamento de Adquisiciones y Almacén cuenta con un personal calificado, pero por falta de tiempo, exceso de trabajo y ubicación geográfica se ve afectada la gestión de los procesos. El Departamento de Adquisiciones y Reproducción brinda grandes oportunidades para el desarrollo del personal, en vista que, permite que el trabajador desarrolle sus habilidades y destrezas en cualquiera de los programas adscritos al Departamento.

12 Recomendaciones Que continúen aplicando los manuales de normas y procedimientos para cada actividad que se realice Que cada programa adscrito al Departamento, tenga una mejor ubicación física para que pueda tener privacidad en el desarrollo de sus funciones, ya que se manejan muchos documentos confidenciales y de gran importancia. Orientar al personal que ingrese al Departamento, acoplarse a las normas y procedimientos establecidos, con el fin de que se puedan cumplir a cabalidad los procedimientos a realizarse. Es indispensable la adquisición de equipos (fotocopiadoras, computadoras, impresoras), además de la implementación de programas computarizados y automatizados, en los distintos grupos de trabajo adscritos al Departamento. Implementar tecnología más avanzada para poder agilizar los procesos realizados dentro del departamento. Realizar una limpieza y organización de los archivos dentro de las oficinas del departamento, para así tener mejor desenvolvimiento de los empleados dentro del área de trabajo,

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