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Gestión integrada e integrable de los Servicios de Farmacia Gestión por procesos Mar del Plata 22 de noviembre de 2012 M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga.

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1 Gestión integrada e integrable de los Servicios de Farmacia Gestión por procesos Mar del Plata 22 de noviembre de 2012 M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols.

2 FACTORES QUE INCIDEN EN LOS RESULTADOS DE LA ATENCIÓN DE LOS SERVICIOS DE FARMACIA HOSPITALARIA DEMOGRAFICOS AMBIENTALES PRESTACIONALES PROFESIONALES SOCIOLOGICOSPOLITICOS TECNOLOGICOS ECONOMICOS FARMACIA HOSPITALARIA

3 M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols. C A L I D A D Técnico –Profesional Infraestructura C A L I D A D P E R S O N A L C A L I D A D D E G E S T I Ó N Entorno cambiante e incierto COMPONENTES DE LA CALIDAD DE UN SERVICIO DE FARMACIA HOSPITALARIA

4 M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols. COMPONENTES DE INTEGRABILIDAD EN SERVICIOS DE FARMACIA HOSPITALARIA ORG I I I FHs D R G S FH Gestión de redes en un entorno Informático seguro Complementariedad Benchmarking Integración a trabajos multicéntricos

5 M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols. AUTORIDADES Y RESPONSABILIDADES

6 M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols. SOCIEDAD MEDIO CLIENTE-USUARIO PROVEEDORES Productos y servicios en función de las necesidades del usuario Gestión de recursos Gestión de procesos Factor Humano M, A y MC LL FARMACIA HOSPITALARIA - Propuesta de SGIeI FS0110-R12-R.R.Pittaluga y cols. Basado en material propio y facilitado por IRAM

7 M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols. PrescripciónDispensaciónAdministración E S-R-P RRyL Infraestructura PersonasCompetenciasProcesos RecursosDocumentos Datos Información Controles Verificación Validación Autoridades y responsabilidades

8 M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols.

9 PROCESOS DE ATENCIÓN DE LA SALUD EN UNA INSTITUCIÓN POLIVALENTE CON INTERNACIÓN Procesos de realización Atención domiciliaria Gestión de hemo componentes Realización de análisis de laboratorio Diagnóstico por imágenes Esterilización Atención ambulatoria Atención de emergencia Internación por cuidados progresivos Gestión farmacéutica Realización de estudios de anatomía patológica Trabajo social PROCESOS FINALES PROCESOS INTERMEDIOS D y T fono- audiológico Fisioterapia y rehabilitación

10 M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols. PRESCRIPCIÓN ELECTRONICA ASISTIDA SISTEMA AUTOMATIZADO DE DISPENSACIÓN ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA ASISTIDA PRESCRIPCIÓNDISPENSACIONADMINISTRACIÓN PEA + GISAD + GIAEA + GI CICLO DE DEMING

11 M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols. Misión La Farmacia Hospitalaria es una organización que brinda atención farmacoterapéutico al paciente, a través de la selección, elaboración, adquisición, control, dispensación, información, vigilancia y otras actividades orientadas a conseguir una utilización apropiada, segura y costo-efectiva de los medicamentos y productos médicos.

12 M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols. RESPONSABILIDAD DE LA JEFATURA DEL SERVICIO MISION -VISIÓN-VALORES Paciente Médico solicitante Identificar los usuarios- clientes Paciente Médico solicitante Determinar sus necesidades Establecer requisitos Verificar la satisfacción de los requisitos del cliente- usuario POLITICA OBJETIVOS PLAN AUTORIDADES Y RESPONSABILIDADES REVISIÓN POR LA JEFATURA CO MU NI CA CIÓN IN TER NA COMPROMISO

13 M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols. Los diez principios de gestión Enfoque sistémico Gestión por procesos Toma de decisiones basada en hechos Mejora continua Enfoque en el Cliente-usuario Liderazgo Participación efectiva del personal Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor Trabajo en equipo y en red Ética y compromiso socio-ambiental

14 M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols. Qué es la gestión del medicamento?

15 M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols. Proceso Conjunto de actividades interrelacionadas que transforman elementos de entrada en resultados con un valor agregado

16 M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols. Cuáles son las salidas, resultados o productos de un SERVICIO DE FARMACIA HOSPITALARIA? Producido a tiempo y adecuado a las características establecidas Satisfacción del médico prescriptor, el paciente y OPI Realizado en forma segura Con el menor impacto ambiental Con el adecuado uso de los recursos disponibles AL MENOR COSTO POSIBLE Servicio brindado y el medicamento administrado Cuales son los atributos a cumplir ? Si es un medicamento (5 correctos + PRM) Con el mejor resultado posible

17 M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols. Tiempo mínimo en la producción de resultados Ajuste a pautas, normas y especificaciones aplicables. Infraestructura acorde Mínimas fallas, defectos, errores, desperdicios Satisfacción del paciente/médico prescriptor Compensación al cliente por los errores cometidos Consideración de las necesidades de la sociedad y el medio Atención cortés y profesional Disponibilidad a precios competitivos Obtención económica sin afectar la calidad y la seguridad Realización en forma segura Tiempo mínimo en la producción de resultados Ajuste a pautas, normas y especificaciones aplicables. Infraestructura acorde Mínimas fallas, defectos, errores, desperdicios Satisfacción del paciente/médico prescriptor Compensación al cliente por los errores cometidos Consideración de las necesidades de la sociedad y el medio Atención cortés y profesional Disponibilidad a precios competitivos Obtención económica sin afectar la calidad y la seguridad Realización en forma segura Requisitos de la adecuada gestión del servicio prestado en FH PROCEDIMIENTOS

18 M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols. El sistema de gestión integrado ARMONIZA todos los subsistemas de gestión concebidos por la organización.

19 M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols. DR SGIeI Delta Q-F.A. y R.R. Pittaluga SOCIEDAD MEDIO SGI PROVEEDOR CLIENTE- USUARIO SOCIEDAD SGC SGS $GEF SGA SGISGI SGDFHSGDFH

20 M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols. Consecuencias del incumplimiento La falta de la aplicación de los principios de gestión es la causa principal de la mayoría de los problemas de la mayoría de los problemas de los de los SERVICIOS DE FH y de los llamados costos por mala GESTIÓN y de los llamados costos por mala GESTIÓN destacándose por su efectos los relacionados con las demandas legales. Los principios de Gestión 30-40%

21 M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols. Beneficios Mejor detección, coordinación y determinación de las prioridades En la implementación de las oportunidades de mejora Obtención de resultados mejorados, coherentes y predecibles ( mayor certidumbre) Reducción de los costos y de los tiempos de producción de resultados mediante el uso eficiente de los recursos

22 M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols. Permite... Identificar las interfases de las actividades críticas así como analizar y medir su capacidad para cumplir con los diferentes tipos de objetivos de proceso. PROVEEDORFH-HOSPITALCLIENTE

23 M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols. FABRICANTES SERVICIOS DE FH PRIVADOS PACIENTE SERVICIOS DE FH PUBLICOS PROVEEDORES DISTRIBUIDORES MÉDICO Complejidad de las interfases a gestionar para evitar riesgos en la provisión de servicios de FH FINANCIADOR

24 M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols. PRESCRIPCIÓN ELECTRONICA ASISTIDA SISTEMA AUTOMATIZADO DE DISPENSACIÓN ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA ASISTIDA PRESCRIPCIÓNDISPENSACIONADMINISTRACIÓN PEA + GISAD + GIAEA + GI CICLO DE DEMING

25 Gestión de riesgos en Servicios de Farmacia Hospitalaria Normas IRAM y 17551/ OHSAS 18001/ISO 14001/ ISO y el TR/ISO 10012/ISO/IEC Guide 73 M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols.

26 Definiciones EVENTO: Hecho imprevisto o que puede suceder PELIGRO: Amenaza o contingencia inminente de que suceda algún mal. OHSAS 18001:Fuente situación o acto con potencial daño en términos de lesión o enfermedad. PROBABILIDAD: Intervalo dentro del cual puede ocurrir un evento. Norma IRAM :Número real dentro del intervalo 0A 1 ASOCIADO A UN SUCESO DE AZAR. Frecuencia relativa de ocurrencia en el largo plazo o grado de convicción de que suceda un evento.>grado de probabilidad es 1. RIESGO: Contingencia o proximidad de que suceda algo que tenga impacto en los objetivos. OHSAS 18001: Combinación de probabilidad de ocurrencia de un evento peligroso o exposición y la severidad de la lesión o enfermedad que puede ser causada por le evento o exposición. GESTIÓN DE RIESGOS: Cultura, procesos y estructuras que están dirigidos hacia la gestión eficaz de oportunidades y efectos adversos potenciales. OHSAS 18001:Riesgo aceptable: Es el que ha sido reducido a un nivel que la organización puede tolerar, teniendo en cuenta sus obligaciones legales y su propia política de GR. COSTO: Cualquier impacto negativo directo o indirecto por interrupciones de imagen institucional, políticas e intangibles. Norma IRAM 17750

27 M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols. SEGURIDAD Acciones que se toman para evitar que se produzca o reducir el riesgo de producción de un evento no deseado. SEGURIDAD INFORMÁTICA SEGURIDAD DE BIENES Y PERSONAS SEGURIDAD MEDICAMENTOS BIOSEGURIDAD RADIOPROTECCIÓN SEGURIDAD DE LA INFRAESTRUCTURA SEGURIDAD DEL PACIENTE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL

28 M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols. ATENCIÓN en FH

29 M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols. La seguridad surge de la adecuada GESTIÓN DE LOS RIESGOS

30 M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols. Establecer el contexto Identificar los riesgos Analizar los riesgos Valorar los riesgos Tratar los riesgos Documentar y registrar EVALUAREVALUAR Consultar y comunicar Revisar, verificar y validar

31 M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols. Establecer el contexto Identificar los riesgos Analizar los riesgos Valorar los riesgos Tratar los riesgos Documentar y registrar EVALUAREVALUAR Consultar y comunicar Revisar, verificar y validar Contexto estratégico C. Organizacional C. Administración de riesgo Desarrollar criterios Decidir la estructura Qué, cómo, cuándo, dónde puede suceder un evento riesgoso? Determinar los controles existentes, las probabilidades y las consecuencias-Estimar el nivel de riesgo. Comparar con criterios Establecer prioridades Identificar, evaluar y seleccionar las opciones Preparar e implementar los planes

32 M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols. RESPONSABILIDAD DE LA JEFATURA DEL SERVICIO EN LA GESTIÓN DE LOS RIESGOS Paciente Personal-Público Identificar las partes interesadas Paciente Personal-Público Determinar sus intereses y tenerlos en cuenta para minimizar el impacto negativo de los servicios brindados Identificar los requisitos RRyL y de la PI en GR POLITICA DE GR OBJETIVOS DE GR PLAN AUTORIDADES Y RESPONSABILIDADES en la GR REVISIÓN POR LA JEFATURA CO MU NI CA CIÓ N IN TER NA COMPROMISO

33 M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols. Revisión por la jefatura Política y objetivos de Gestión de Riesgos Resultado de auditoría integral Retroalimentación con la Política integral Desempeño de los procesos de gestión de riesgos y efectos adversos Estado de acciones correctivas y preventivas Seguimiento de revisiones previas Cambios que pueden afectar el Sistema de GR Recomendaciones de mejora

34 M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols. Efectos ni deseados Pérdidas-Daños-Perjuicios Medicamentos-Medios de contraste-Radiofármacos Radiaciones ionizantes Exposición a citostáticos Exposición a infecciones Manipulación y exposición a sustancias peligrosas

35 M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols. Criterios de Seguridad en Farmacia Hospitalaria Justificar y asegurar el control de las prescripciones Controlar la calidad, el mantenimiento preventivo y correctivo de la infraestructura física, del equipamiento y de la instrumentación de la medidas de control de riesgos Procedimientos para evaluación anual del personal expuesto a sustancias peligrosas Reducir los errores, fallas o desvíos en la prestación de los servicios o la gestión de productos farmacéuticos Verificación de los niveles de sustancias peligrosas en el ambiente Programa de auditoría interna de gestión integral

36 M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols. Programas de Garantía de la Calidad y la Seguridad Deben contemplar: Factor humano y recursos necesarios para realizar los procedimientos. Responsabilidades y obligaciones de las personas que trabajan en el Servicio. Programas de formación para utilizar equipos. Programas de formación para bioseguridad y protección. Programa de entrenamiento permanente en especial en caso de nuevas técnicas. Procedimientos para registros de accidentes e incidentes. Gestión de la calidad con competencia técnica y de gestión adecuada.

37 Porque la realización de las prácticas farmacéuticas se efectúa en condiciones controladas y validadas Porqué un SGIeI sustentado en la gestión por procesos baja riesgos ? M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols.

38 Realización de un servicio En condiciones controladas y validadas. Beneficio para el usuario-paciente Beneficio para el equipo de salud Beneficio para el servicio de farmacia hospitalaria Realizar la gestión del proceso en condiciones controladas y validadas M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols.

39 Realizar la gestión del proceso en condiciones controladas y validadas Beneficio para el usuario-paciente Mejor acceso a la información Mejor y predecible uso de su tiempo Mayor posibilidad de una gestión del proceso oportuna y segura y adecuada a su necesidad Trazabilidad en productos y servicios Recepción oportuna del producto/servicio en la cantidad y calidad acordada Mejor relación costo beneficio Confianza M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols.

40 Beneficio para el equipo de salud Mejor planificación de sus tareas Mejor aprovechamiento del tiempo Mayor seguridad y certidumbre Previsibilidad de las tareas a realizar Clara idea de los objetivos a alcanzar Disponibilidad de tiempo para estudio, docencia e investigación Mejor integración con otras áreas y organismos Mejor clima laboral Realizar la gestión del proceso en condiciones controladas y validadas M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols.

41 Beneficio para el Servicio de Farmacia Hospitalaria Mayor eficacia y eficiencia Mayor producción y productividad Resultados mejorados y predecibles Mayor competitividad Trazabilidad Menores Riesgos (Incluidos los legales) Mayor reconocimiento por parte de la población Mejora del prestigio y la confianza Realizar la gestión del proceso en condiciones controladas y validadas M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols.

42 CONDICIONES CONTROLADAS (*) Disponibilidad de información sobre las características del producto/servicio Disponibilidad de procedimientos, instructivos y otros documentos con requisitos aplicables Utilización del equipamiento apropiado Disponibilidad y utilización de equipos de seguimiento y medición Implementación de actividades de seguimiento y medición Implementación de actividades de liberación, entrega y post -entrega (*) Adaptado de la Norma ISO 9001:2008 Ap Realizar la gestión del proceso en condiciones controladas y validadas M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols.

43 VALIDACION DE LA PRESTACION DEL SERVICIO DE SALUD (*) Permite establecer las disposiciones para que los procesos del Servicio de Farmacia Hospitalaria alcancen los resultados planificados. (*) Adaptado de la Norma ISO 9001:2008 Ap Realizar la gestión del proceso en condiciones controladas y validadas M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols.

44 VALIDAR Implica establecer criterios y evaluar en qué medida se cumplen para los fines previstos La revisión y aprobación de los procesos La aprobación de los equipos La calificación del personal La utilización de los métodos y procedimientos específicos El control de los registros La re-validación (*) Norma ISO 9001:2008 Ap Realizar la gestión del proceso en condiciones controladas y validadas M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols.

45 VALIDACIÓN DE LA PRESCRIPCIÓN MÉDICA: Revisión realizada por el profesional farmacéutico respecto de la adecuación de la prescripción médica a los criterios establecidos en los protocolos terapéuticos, teniendo en cuenta la patología y características individuales de cada paciente en cuanto a droga, dosis, vía de administración, interacciones con otros medicamentos o alimentos. ISO 9000: Validación: confirmación mediante el suministro de evidencia objetiva (3.8.1) de que se han cumplido los requisitos para una utilización o aplicación específica prevista

46 Cómo calcular la capacidad operativa de un servicio de farmacia hospitalaria? Aseguramiento del suministro de las energías Disponibilidad efectiva del equipamiento Disponibilidad efectiva de horas profesionales Disponibilidad efectiva de horas de personal de apoyo (mantenimiento, administrativos, limpieza) Características de la demanda M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols.


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