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SAF Win 2.0 Sistema de Administración de Flotas para Windows.

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1 SAF Win 2.0 Sistema de Administración de Flotas para Windows

2 SAFWin está compuesto por diferentes módulos para cada una de las áreas que componen su empresa de transporte, dichos módulos interactúan entre si para asegurar la integridad de la información y evitar la recaptura de esta. Módulos Se cuenta con un Menú Rápido con las opciones más utilizadas durante la operación diaria del sistema para las áreas de tráfico, facturación y liquidaciones.

3 Cada usuario tendrá se propia Clave de Acceso al sistema y podrán establecerse niveles de acceso para cada usuario o grupo de trabajo, de tal manera que el usuario sólo tenga acceso a las funciones que le permita la empresa. Seguridad y Acceso

4 La captura de la información de las Tablas Maestras del sistema está dividida en 5 principales categorías: General, Contable, Vehículos, Tráfico y por último, Inventarios y Mantenimiento. Tablas Maestras

5 En el Módulo de Tablas Maestras de Vehículos se deberá capturar la información de cada uno de los vehículos con los que se realizan los viajes, ya sean unidades propias o de permisionarios. Se deberán de capturar los Dollies, Remolques y Tractores Tablas Maestras Vehículos

6 Se capturarán cada uno de los Remolques con que cuenta la empresa, ya sean propios o de permisionarios y del tipo que se desee (Cajas Secas, Plataformas, Tanques, Encortinadas, etc.), así como también la vigencia de sus pólizas de seguro lo cual permitirá, si el usuario así lo desea, restringir la utilización de remolques con pólizas de seguro vencidas. Tablas Maestras Remolques

7 Se capturarán los Tractores con que se cuenta en la empresa. Se podrán registrar Tractocamiones, Torthons, Volteos, Camionetas, etc. Tablas Maestras Tractores

8 Para dar de alta un tractor, se deberá capturar información detallada de cada uno de estos: Números de serie, tipo de unidad, tipo de monitor, vigencias de pólizas de seguro, fecha de verificación vehicular, Número de tarjeta IAVE, etc. El usuario podrá restringir, si así lo desea, la utilización de tractores con pólizas de seguro vencidas Tablas Maestras Tractores

9 En el módulo de Tablas Maestras de Tráfico se capturará toda la información correspondiente al departamento de tráfico. Tablas Maestras Tráfico

10 Se deberán de capturar cada una de las Casetas que se pasarán para las Rutas que se establezcan, indicando además si dicha caseta acepta tarjetas IAVE o no Tablas Maestras Casetas

11 Una vez que se han definido las casetas se procede a definir el catálogo de Rutas que serán utilizadas en el registro diario de viajes, cada una de estas con sus respectivos kilómetros y casetas Tablas Maestras Rutas

12 Se deberán de capturar cada uno de los Clientes a los que se les estarán realizando los viajes, con sus respectivos días de crédito, días de pago y revisión; y en base a estos el sistema calculará las fechas de vencimiento de sus facturas. Tablas Maestras Clientes

13 Se capturarán cada uno de los Operadores que serán utilizados para realizar los viajes. En su expediente se podrán establecer fechas de vencimiento de sus licencias de tal manera que se pueda restringir el que un operador realice un viaje si su licencia ya venció. Tablas Maestras Operadores

14 Se podrán definir los Conceptos o Categorías de Gastos en Carretera que se deseen, de acuerdo a las necesidades propias de cada empresa. Estos conceptos son lo que se mostrarán al momento de que se le comprueban los gastos al operador del viaje que realiza. Tablas Maestras Categorías de Gastos de Viaje

15 Se podrán también definir los Conceptos de Deducciones a Operadores que se deseen, las cuales les serán aplicadas al momento de que le sean liquidados sus viajes. Las deducciones podrán aplicar a un viaje en específico o al estado de cuenta del operador sin que se ligue a un viaje. Tablas Maestras Deducciones

16 La operación básica del SafWin la podemos dividir en 4 fases principales, algunas de las cuales podrán contener subprocesos Operación Fase 1: Registro del Viaje Fase 2: Asignar Operador y Vehículos Fase 3: Comprobación de Gastos Fase 4: Liquidación

17 En la fase 1, llamada Registro del Viaje se capturará entre otras cosas la siguiente información del viaje: Cliente, Ruta, Fecha Programada de Carga, Fecha Programada de Descarga, Peso o Volumen (real o aproximado), Importe del Flete, Remitente, Destinatario y Detalle de Carga. Operación Registro

18 En la fase 2 se realiza la captura de la siguiente información del viaje: Operador, Fecha de Inicio del Viaje, Forma en que se le pagará al operador por realizar el viaje, Tractor y Remolque; en caso de que sea Full se deberán capturar los datos del segundo Remolque y del Dolly, Número de Remisión o Talón (Documento No Fiscal) y Orden de carga. Operación Asignación

19 Después de realizada la Asignación de Operador y Vehículos a un viaje y antes de la fase de Comprobación de Gastos, se podrán asignar vales de combustible al viaje, tantos como sean autorizados. Estos vales se verán reflejados en la liquidación del viaje Operación Vales

20 Después de realizada la Asignación de Operador y Vehículos a un viaje y antes de la fase de Liquidación del Viaje, se podrán registrar deducciones aplicadas al viaje (Complementos de Gastos, Anticipo a Cuenta de Liquidación, etc.), tantas como sean autorizadas. Si la Deducción a registrar no aplica a un viaje, sino directamente a la cuenta del operador (Préstamos mayores, Impuestos, Descuentos de Taller, etc.), esta podrá registrarse en cualquier momento. Operación Deducciones Estas deducciones afectarán a la liquidación del viaje del operador.

21 En la fase 3, llamada Comprobación de Gastos, se capturan los gastos realizados por el operador durante el viaje, y que le fueron autorizados, con el dinero que se le dio, tanto por concepto de anticipo de viaje como por complementos u otras deducciones registradas y que están ligadas al viaje. También se deberá capturar los totales de kilómetros recorridos en todo el viaje, tanto cargados como vacíos, indicando además el tramo recorrido de vacío. Operación Comprobación de Gastos Estos datos son de suma importancia, ya que en base al total del kilometraje recorrido se calculará el rendimiento (Kmts/Litro) que se tuvo en el viaje.

22 Un requisito indispensable para poder liquidar un viaje al operador, es que dicho viaje se encuentre Facturado, ya que de esta manera nos aseguramos que al pagarle al operador ya fue generada la cuenta por cobrar correspondiente al viaje y con ellos se afectó el estado de cuenta del cliente. Operación Facturación

23 En el SafWin se podrán realizar 3 tipos de facturación diferentes: 1 Viaje por factura (1 Viaje genera 1 Factura) N Viajes por Factura (Varios Viajes generan 1 Factura) N Facturas por Viaje (1 Viaje genera Varias Facturas) Operación Facturación Después de generadas las facturas, estas se podrán relacionar para su cobro, así como registrar los pagos y/o ajustes (notas de crédito y cargo) correspondientes cuando esto suceda.

24 Finalmente la fase 4, que corresponde a la Liquidación del viaje al operador. Por medio de la pantalla de Liquidación se recopila toda la información de anticipos, deducciones (tanto las que aplican directamente al viaje a liquidar como las que aplican al operador) y gastos comprobados; y se calcula automáticamente el pago al operador. Operación Liquidación En esta liquidación se reportará la utilidad operativa que se tuvo en este viaje.

25 Se cuenta con un Módulo de Inventarios y Mantenimiento en el que se podrá llevar el control de todas las refacciones que entran y salen de almacén, así como la asignación de estas a los diversos Servicios de Mantenimiento que se realizan a las unidades, ya sea en Taller Propio o Externo. Inventarios y Mantenimiento Se lleva un estricto control del almacén mediante Ordenes de Compra y Vales de Salida; y de los Servicios de Mantenimiento a través de Ordenes de Trabajo.

26 En el Módulo de Tablas Maestras de Inventarios y Mantenimiento se deberá capturar toda la información necesaria para el funcionamiento de estos módulos. Esta información es: Proveedores, Líneas de Artículos, Categorías, Almacenes, Conceptos de Movimientos al Almacén, Artículos (Refacciones, Herramientas, Material de Trabajo, Equipo de Trabajo, etc.), Llantas, Personal de Taller y Actividades o Labores de Mantenimiento. Inventarios y Mantenimiento Tablas maestras

27 Se deberán de capturar cada uno de los Proveedores a los que se les estarán realizando las Compras de Artículos, así como también aquellos Proveedores de Servicios de Mantenimiento. Inventarios y Mantenimiento Proveedores

28 Se tendrán que definir y capturar las diferentes Líneas en que serán clasificados todos los Artículos que se manejarán en el Almacén. Inventarios y Mantenimiento Líneas

29 Se deberán de capturar todos los Artículos que se manejan en Almacén, agrupándolos por Línea de Artículo y Categoría. Inventarios y Mantenimiento Artículos

30 Para dar de alta los Artículos, se deberá capturar información detallada de cada uno de estos. Inventarios y Mantenimiento Artículos

31 Toda Compra de Artículos a realizar deberá ir amparada por una Solicitud de Orden de Compra, en la que deberá indicarse el Proveedor al que se realizará dicha compra así como el detalle de los Artículos solicitados con su costo respectivo, ya sea estimado o real si previamente se hizo una cotización. Inventarios y Mantenimiento Orden de Compra

32 Una vez que la Orden de Compra es Surtida, se procede a dar entrada a los Artículos al Almacén mediante el módulo que se tienen para este fin. De esta manera se incrementan las existencias de los artículos incluidos en la orden y se genera de forma automática la Cuenta por Pagar correspondiente, afectando el estado de cuenta del Proveedor. Inventarios y Mantenimiento Orden de Compra (entrada)

33 Cada Servicio que se le realice a cualquier vehículo de la empresa, ya sea propio o de un permisionario, deberá estar soportado mediante una Orden de Trabajo, en la que se debe indicar el vehículo al que se le realizará el servicio (Tractor, Remolque o Dolly), el Tipo de Servicio que se hace (Preventivo, Correctivo, etc.) y si será realizada en el Taller de la empresa o en un Taller Externo. Inventarios y Mantenimiento Ordenes de Trabajo Se irán añadiendo los artículos que se vayan utilizando para la realización del servicio, así como también se podrán agregar cada una de las actividades que se realicen y el personal de taller que se encarga de realizarlas.

34 Todas las Ordenes de Compra y las Ordenes de Trabajo realizadas en Taller Externo generarán sus respectivas Cuentas por Pagar y estás podrán ser consultadas y pagadas en el módulo que se tienen para este fin. También se podrá registrar, dentro de este módulo, cualquier factura que no esté asociada a una Orden de Compra o de Trabajo. Inventarios y Mantenimiento Cuentas por Pagar

35 El SafWin cuenta además con algunos otros módulos complementarios que ayudan a la operación óptima de la empresa como son: Conciliación de Vales de Combustible, Importación y conciliación de Gastos de Casetas con Tarjeta IAVE y Control de Llantas. Conciliación de Vales de Combustible

36 De la página de IAVE se descarga la información de las casetas pasadas en un período determinado y este archivo es procesado por el SAFWin para hacer la conciliación y el cargo correspondiente a cada vehículo. IAVE

37 Mediante el módulo de Llantas se podrá llevar un control detallado de actividades sobre cada una de las llantas con que cuenta la empresa, ya sea que estén montadas en algún vehículo, se encuentren en el almacén o con el renovador. Control de Llantas

38 El SafWin cuenta con una gran cantidad de Reportes para cubrir los requerimientos de información para cada uno de los departamentos de la empresa. Estos se localizan dentro del Administrador de Reportes. Reportes

39 Todos los reportes del sistema son generados por medio del reporteador estándar de la industria, Crystal Reports. Estos pueden ser visualizados en pantalla, exportados a otros formatos, mandados a un fax o impresora, mandados como anexos en un correo electrónico y muchas funcionalidades más. Reportes Crystal Reports Además, teniendo los conocimientos básicos de Crystal Reports, los reportes podrán ser modificados por el usuario de acuerdo a sus propias necesidades.

40 Características principales de SafWin Desarrollado para Windows XP o superior. Multi-usuario (soporta todas las redes compatibles con Windows). Base de datos abierta. Reportes modificables por el usuario (debe de contar con el reporteador Seagate Crystal Reports 8 o superior, el cual debería ser adquirido aparte) Características

41 Racsys es una empresa que desde hace más de 19 años se dedica al desarrollo y venta de software. Fundada en el año 1991, Racsys ha logrado desarrollar e implementar exitosamente una amplia gama de sistemas, principalmente para los sectores del Autotransporte de Carga, Fincas Productoras de Banano y Plátano y Ranchos Ganaderos. Quiénes somos Praetorius es un equipo de profesionales en el área de Tecnologías de Información con principal enfoque en el área industrial y de comercio, trabajando en la zona del Bajío desde 1995 ofreciendo sistemas de información desarrollados a la medida del cliente con las herramientas de desarrollo más actuales y competitivas de la industria.

42 En el año 2003 se crea una alianza estratégica entre Racsys y Praetorius con la finalidad de crear un nuevo software capaz de cumplir con las nuevas exigencias tecnológicas del sector del Autotransporte de Carga. Combinando el know-how y las nuevas tecnologías, surge el SAFWin Alianza Racsys-MK

43 Muchas Gracias por su interés en el SAFWin. Si desea obtener mayor información al respecto o alguna demostración en sus oficinas, por favor contáctenos y con mucho gusto le atenderemos. ¡ Gracias !


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