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Control fiscal realizado por la Contraloría de Bogotá a finales del siglo XX Jairo Alberto Páez Domínguez Bogotá, Agosto de 2008.

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1 Control fiscal realizado por la Contraloría de Bogotá a finales del siglo XX Jairo Alberto Páez Domínguez Bogotá, Agosto de 2008

2 Control fiscal realizado por la Contraloría de Bogotá a finales del siglo XX Marco legal Aspectos generales del control fiscal desarrolladoAspectos generales del control fiscal desarrollado Esquema general del proceso de evaluaciónEsquema general del proceso de evaluación

3 Marco legal Constitución política Ley 42 de 1993 Decreto 1421 de 1993 Acuerdo 16 de 1993 Resolución reglamentaria 035 de octubre de 1999Resolución reglamentaria 035 de octubre de 1999

4 Decreto 1421 de 1993 Realizar cualquier examen de auditoría, incluido el de los equipos de cómputo o procesamiento electrónico de datos, respecto de los cuales podrá determinar la confiabilidad y suficiencia de los controles establecidos, examinar las condiciones del procesamiento y el adecuado diseño del soporte lógico. Realizar las visitas, inspecciones e investigaciones que exija el cumplimiento de sus funciones. Evaluar la ejecución de las obras públicas.

5 Art. 112 Si finalizadas sus labores de auditoría el contralor encuentra que los sistemas contables, presupuestases o de control interno no cumplen con las exigencias legales y, por lo tanto, no garantizan la debida protección y adecuado manejo de los bienes y fondos públicos, formulará sus reparos y solicitará los correctivos que considere pertinentes en un pliego de observaciones. En el ejercicio siguiente deberán realizarse los ajustes necesarios con el fin de dar aplicación a los correctivos sugeridos, a menos que la Contraloría acepte las explicaciones suministradas al respecto

6 Artículo 113 Las glosas que resultaren del ejercicio del control fiscal se formularán solidariamente a los responsables que con sus actuaciones u omisiones las originen. La responsabilidad de cada uno de ellos se determinará conforme al procedimiento administrativo fiscal que para el efecto se adelante.

7 Gestión fiscal Conjunto de actividades, operaciones y procesos que realizan los sujetos de control con los bienes que integran el fisco o erario, dirigidos a su manejo o administración, en sus diferentes y sucesivas etapas de recaudo o percepción, conservación, adquisición, enajenación, gasto, inversión, explotación y disposición.

8 Objetivo del control fiscal Establecer si en el desarrollo de la gestión fiscal se cumplió con: Las normas prescritas por las autoridades competentes Los principios de contabilidad universalmente aceptados o señalados por el Contador General Los principios de la gestión fiscal Los objetivos, planes, programas y proyectos que constituyen, en un periodo determinado, las metas y propósitos de la administración

9 Integralidad del control fiscal Los procesos de rendición de cuentas, planeación de la auditoría, aplicación de los diferentes sistemas de control, tipos de evaluación de la gestión fiscal y los procesos de responsabilidad fiscal, sancionatorios y de jurisdicción coactiva han de ser coordinados y articulados Análisis de los resultados globales de la gestión administrativa a partir de los diferentes sistemas de control cuantificando los principios de la gestión fiscal

10 Elementos involucrados en el ejercicio del control fiscal La información Sujetos de control Principios de la gestión fiscal Sistemas de control fiscal Formas Modalidades de control instrumentos

11 Resultados y consecuencias del ejercicio de control fiscal Informes de evaluación de la gestión anual –Observaciones y conclusiones o pronunciamientos sobre el cumplimiento de los principios de la gestión fiscal. Iniciación de las siguientes actuaciones: –Procesos de responsabilidad fiscal por detrimento –Procesos sancionatorios fiscales –Traslado a otros organismos

12 Participación social ciudadana Como mecanismo de control y de gestión –Intervenir en las decisiones sobre el uso de los recursos, la contratación pública y el comportamiento de los servidores públicos –Participar en la vigilancia de los planes, programas y proyectos que tengan que ver con el patrimonio cuya destinación se dirija al mejoramiento de la calidad de vida. –Pqr En los planes y programas de auditoría –Establecer el grado de satisfacción respecto de obras o servicios consultando directamente a la ciudadanía, mediante encuestas, entrevistas y audiencias públicas

13 Cuenta Anual –Informe de control interno –Ejecución presupuestal, reservas y cuentas por pagar –Estados contables y/o financieros –Informe del plan de desarrollo y de los planes institucionales –Balance social –Informe de gestión y resultados Ocasional

14 Fenecimiento de la cuenta El objetivo es establecer si los recursos puestos a disposición de la entidad sujeto de control, fueron administrados de acuerdo a los principios de eficiencia, eficacia, equidad, economía y valoración de costos ambientales en un período determinado, en desarrollo de su objeto social y de las políticas de la Administración distrital

15 Fundamentos para fenecer Sistema Principio Control financiero Control de legalidad Control de gestión Control de resultados Revisión de cuentas Evaluaci control interno Evaluac gestión ambient Eficiencia x x Eficacia x x x x x x Economía x x Equidad x x Valoración costos ambiental x

16 Estructura orgánica Unidades sectoriales de control –División de control de gestión y resultados –División de control legal –División de control financiero –División de examen de cuentas Comité de jefes de Unidad Comité de Auditoría Integral Grupos de Auditoría- permanentes x vigencia

17 ESQUEMA GENERAL DEL PROCESO DE EVALUACIÓN PARA EMITIR EL FENECIMIENTO Diagnóstico de la entidad y elaboración del PAA Sistemas CF Legal Financiero Gestión Resultados Revisión de cuentas Control int. Ev. G. amb Programas auditoría realizados en la vigencia Procedimientos básicos (cuenta anual) Ev. Sist C.I Ev. Presup. Ev. Financi Ev. P.D Blnce social Aud. Sist. Ev. G. amb Observaciones Afectan los principios de la gestión fiscal Observaciones En términos de los principios Informe anual de evaluación a la gestión Es FenecImientoFenecImiento Planeación Ejecución Resultados

18 ESQUEMA GENERAL DEL PROCESO DE EVALUACIÓN PARA EMITIR EL FENECIMIENTO Etapa de Planeación- PLAN ANUAL DE AUDITORIA- 1.Fase de Coordinación -INFORMACIÓN REQUERIDA, LINEAMIENTOS GRALES PARA SELECCIÓN DE MUESRA, FORMAS DE PRESENTACIÓN DE INFORMES Y APOYO DE OTRAS UNIDADES.

19 Etapa de planeación 2. Fase de Diagnósticos institucionales- SÍNTESIS DE LA PROBLEMÁTICA, IDENTIFICACIÓN DE ÁREAS CRÍTICAS QUE AMERITEN EVALUACÍÓN Normatividad, planes, estructura orgánica, procesos administrativos, operativos, financieros y presupuestales, planta de personal y en general información que revele, naturaleza, características del negocio, especificidad del sujeto de control y su entorno (Ficha técnica) Información de periodos anteriores: ejecución activa y pasiva del presupuesto, informes del plan de desarrollo o institucionales, control interno, estados contables balance social y de gestión. PQRs Estudios, evaluaciones y observaciones anteriores elaborados por la Contraloría u otros organismos de control Acciones judiciales, administrativas, policivas y de cualquier otra índole que se hayan ejercido en contra del sujeto de control

20 Etapa de planeación 3. Fase de elaboración del Plan Anual de Auditoría- PAA contenido Definición de objetivos, metas, indicadores de avance del PAA y programas de auditoría Alcance y cobertura concreción y descripción de las áreas y enunciación de programas de auditoría Lineamientos generales para selección de la muestra Organización y distribución de recursos Asignación de responsabilidades Definición de mecanismos de participación otras Unidades Cronograma de elaboración, ejecución y presentación de informes de cada uno de los programas de auditoría Mecanismos de verificación, modificación y seguimiento.

21 ESQUEMA GENERAL DEL PROCESO DE EVALUACIÓN PARA EMITIR EL FENECIMIENTO Etapa de ejecución- proporciona elementos básicos para la evaluación final de la cuenta anual 1.Elaboración de programas de auditoría 2.Comunicación de Visitas de auditoría 3.Manejo de la información 4.Muestra 5.Utilización de indicadores 6.Aplicación de pruebas de auditoría 7.Soporte documental de la ejecución de la auditoría

22 Elaboración de los programas de auditoría El objetivo de cada programa es medir uno o varios principios de la gestión fiscal con el fin de tener una visión integral de los sujetos de control y emitir un juicio acerca de su gestión, para ser plasmado en el informe anual de la gestión de la entidad, sin perjuicio de que el informe de cada programa se comunique al sujeto de control. A los resultados de los programas de auditoría se debe ejecutar seguimiento permanente, mediante matrices o tableros de control que proporcionen elementos de juicio para calificar la gestión anual de la entidad.

23 Contenido básico de los programas de auditoría Identificación del sujeto de control, objeto de evaluación y nombre del programa, indicando área, proceso, actividad proyecto a dependencia auditada. Identificación de coordinador y responsabilidades del grupo auditor Objetivos y alcance del programa Cronograma de actividades Determinación de muestras indicando método de selección y representatividad Procedimientos de auditoría Definición del apoyo de las Divisiones de la U. sectorial Definición de la intervención y participación de otras unidades Relación de los documentos en que se consignarán los resultados de aplicación de pruebas Definición de procedimientos e indicadores que permitan la evaluación de los principios de la gestión. Entendiendo que las evaluaciones de C.I, legal y presupuestal están inmersas en cualquier auditoría que se ejecute. Criterios para la evaluación de los indicadores adoptados por el sujeto de control. Enunciación de las actividades de seguimiento a observaciones efectuadas en programas anteriores

24 Procedimientos básicos para la Evaluación a la cuenta anual Principio Procedimiento EficienciaEficaciaEconomíaEquidadValoración costos amb Evaluación SCI xxx E.presupuestal xxx E.financiera xxx E. Plan desarr xxxxx Blce social x Aud. sistemas xx E. gest. amb x

25 ESQUEMA GENERAL DEL PROCESO DE EVALUACIÓN PARA EMITIR EL FENECIMIENTO Etapa de Resultados- INFORMES –Informes derivados de los programas de auditoría –Informe anual de la evaluación a la gestión –Informe sectorial y global de la gestión en el Distrito Capital –Actuaciones frente a hechos eventuales

26 Informes Como resultado de la ejecución de programas se pueden generar observaciones que deriven oportunamente en correctivos o procesos sancionatorios o contribuir a la evaluación de la cuenta anual, mediante un conjunto de indicadores señalado anteriormente.

27 Contenido del informe anual de evaluación a la gestión 1.Formulación de pliego de observaciones por áreas y programas detallando condición, criterio, causa y efecto. 2.Pronunciamiento sobre la gestión fiscal y conclusiones por procedimiento básico y 3. Conclusiones de la evaluación y fenecimiento de la cuenta Un anexo con el tablero de indicadores que aportaron a la conclusión.

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