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Evaluación del Modelo Integrado Planeación Gestión (MIPG) – IV Trimestre y Gestión año 2013 Comité Institucional de Desarrollo Administrativo SNR Oficina.

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1 Evaluación del Modelo Integrado Planeación Gestión (MIPG) – IV Trimestre y Gestión año 2013 Comité Institucional de Desarrollo Administrativo SNR Oficina Asesora de Planeación Bogotá, D.C., Febrero de 2014

2 AGENDA COMITE 1.Apertura del Comité y verificación de asistencia 2.Evaluación del MIPG – IV Trimestre y Gestión 2013 (ver tabla de contenido) 3.Proposiciones y varios 4.Cierre del Comité 2

3 Contenido Introducción………………………………………………………………………… Objetivo…………………………………………………………………………. 9 2.Alcance………………………………………………………………………… Clientes………………………………………………………………………… Criterios de Evaluación del MIPG……………………………….… Metodología………………………………………………………………… Ventajas de la Implementación del MIPG………………………28 – Consideraciones Generales del Modelo Integrado Planeación Gestión……………………………………………………………………….… Tablero de Mando del PEI 2012 – 2014 (ajustado)…………..37 –

4 Contenido 9. Avance % MIPG, políticas y Macroprocesos…………………… Descripción del avance del MIPG relacionando los avances de la Gestión realizada al corte del cuarto trimestre para cada una de las políticas del Modelo Integrado Planeación Gestión………………………………………………………………………….… Descripción avances de la gestión en la política Misional y de Gobierno……………………………………………… Descripción avances de la gestión en la política Transparencia, Participación y atención al ciudadano… Descripción avances de la gestión en la política Gestión talento Humano ……………………….…

5 Contenido 10.4 Descripción avances de la gestión en la política Eficiencia Administrativa………………………………………………… Descripción avances de la gestión en la política Gestión Financiera……………………………………………………………59 – Representación Gráfica cumplimiento Metas de Gobierno … Representación gráfica Metas Sector Justicia y del Derecho…… Indicadores de Gestión MIPG por política..…………………………… Indicadores Gestión Política Misional y de Gobierno.… Indicadores Gestión Política de Transparencia, Participación y Atención al ciudadano……….….…………… Indicadores Gestión Talento Humano…………………...…… Indicadores de Gestión Política de Eficiencia Administrativa…………………………………………………………

6 Contenido 13.5 Indicadores de Gestión Política Financiera………… Presentación del Modelo Integrado Planeación Gestión (MIPG)…………………………………………………………………..…… Aspectos a mejorar del MIPG…………………………………… Proposiciones y varios…………………………………… – ANEXOS……………………………………………………………….… Descripción proyectos de Inversión de la SNR..….… Gráficas de avance de la Gestión por Políticas ….… Gráficas de avance de la Gestión por Macroprocesos…… Términos y Definiciones ………………………………………………

7 INTRODUCCION El Modelo Integrado de Planeación y Gestión es un instrumento gerencial de planeación y seguimiento de la gestión, que mediante los lineamientos de cinco políticas de desarrollo administrativo1 y que a través de sus componentes y requerimientos articula el quehacer de las entidades. El MIPG armoniza y articula las diferentes estrategias, políticas y planes orientados al cumplimiento de la misión y prioridades de Gobierno, proporcionando lineamientos para su implementación e inclusión en el ejercicio de la planeación sectorial e institucional, tanto cuatrienal como anual. Los Criterios de evaluación del MIPG al ser integral se considera que obedecen a todas las leyes, decretos, resoluciones, circulares, normas, directivas, documentos y guías que expide el gobierno nacional con el fin de proporcionarle a la ciudadanía los bienes y servicios que necesitan y de atender oportunamente sus exigencias. 1 Gestión Misional y de Gobierno; Transparencia, Participación y Servicio al Ciudadano; Gestión del Talento Humano; Eficiencia Administrativa; Gestión Financiera. 7

8 INTRODUCCION En este marco conceptual las entidades requieren que desde la planeación se trace el camino de la gestión institucional con principios de eficiencia y eficacia y que los colaboradores de los diferentes niveles y áreas de la entidad se sientan involucrados en el logro de las metas establecidas. La Superintendencia a través del establecimiento de doce (12) planes anuales de Gestión por Macroprocesos en el que se consideran los procesos estratégicos, apoyo y de evaluación de la Gestión y que a su vez se alinearon a las políticas de desarrollo Administrativo estructuró el Modelo Integrado de Planeación Gestión (MIPG) con el fin de cumplir con la planificación integral y su correspondiente seguimiento, garantizando de esta manera contar con mecanismos e instrumentos de control para la verificación y evaluación de la estrategia y la gestión de la entidad. La presente evaluación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión al mes de diciembre del presente año, nos permitirá establecer el avance en su implementación, el cumplimiento de cada una de las políticas de desarrollo administrativo adoptadas y la necesidad de establecer mecanismos para alcanzar los objetivos tanto de Gobierno como institucional. En la presente evaluación se incluye un glosario de términos y definiciones los cuales nos ayudan a establecer con claridad algunos conceptos a tener en cuenta en la planificación. 8

9 1. OBJETIVO Evaluar los avances de la Gestión Institucional a través de los lineamientos de las cinco políticas de desarrollo administrativo adoptadas por el decreto 2482 de 2012 y que se recogen en el cumplimiento de los planes anuales integrados de gestión, los cuales llevan inmerso las políticas de buen Gobierno, el Plan Nacional de desarrollo, los planes estratégicos sectoriales, institucionales y de Gobierno, que se orientan al cumplimiento de la misión y prioridades del Gobierno Alcance Este informe evalúa los avances de la Gestión Institucional y el grado de implementación del Modelo Integrado Planeación Gestión (MIPG) al 31 de diciembre del presente año.

10 3. Clientes Despacho del Superintendente Secretaria General Superintendencia delegada para el Registro Superintendencia delegada para el Notariado Superintendencia Delegada para la protección, formalización y restitución de Tierras Dirección de Registro Dirección desarrollo registral Dirección de Gestión Notarial Dirección Financiera Dirección Administrativa Dirección de Investigación y Capacitación Oficina Asesora de Planeación Oficina Asesora Jurídica Oficina de Informática Oficina de Control Interno de Gestión Oficina de Control Interno Disciplinario Grupos de Trabajo de la Superintendencia Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos Oficina Asesora de Planeación del Ministerio de Justicia y del derecho Entes de Control 10

11 4. Criterios de Evaluación del MIPG Constitución Política de 1991 Ley 87 de noviembre 29 de 1993 por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones. Ley 152 de julio 15 de 1994 por la cual se establece la ley orgánica del Plan de Desarrollo (Artículos 26 y 29). Decreto 111 de enero 15 de 1996 "Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el estatuto orgánico del presupuesto". Ley 489 del 29 de diciembre de 1998 por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones. Ley 527 de 1999 por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones. 11

12 4. Criterios de Evaluación del MIPG Ley 594 de julio 14 del 2000 por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se establecen otras disposiciones. Ley 872 de 2003, por la cual se crea el Sistema de Gestión de Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios. Ley 850 de noviembre 18 del 2003 por medio de la cual se reglamentan las veedurías ciudadanas. Ley 909 de septiembre 23 de 2004 por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones. Decreto 4110 de 2004, por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública Decreto 1227 de abril 21 de 2005 por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909 de 2004 y el Decreto-ley 1567 de Decreto 3820 de octubre 26 de 2005 por el cual se modifica el artículo 8° del Decreto 1227 de

13 4. Criterios de Evaluación del MIPG 13 Decreto 4730 de 2005 Por el cual se reglamentan normas orgánicas del presupuesto Artículo 25. Decreto 1599 de 2005, por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno – MECI para el Estado Colombiano. Decreto 4665 de noviembre 29 del 2007 por el cual se adopta la actualización del Plan Nacional de Formación y Capacitación para los Servidores Públicos. Manual de implementación del MECI segunda versión – diciembre 2008 Ley 1150 de 2007 por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos.

14 4. Criterios de Evaluación del MIPG 14 Decreto 1525 de 2008 De los establecimientos públicos del orden nacional y de las entidades estatales del orden nacional a las cuales se les aplican las disposiciones de orden presupuestal de aquellos, el cual en adelante se denominará Inversión Forzosa, teniendo en cuenta que obliga a invertir en Títulos de Tesorería TES Clase B2 del mercado primario los excedentes de liquidez originados en recursos propios, administrados y en los Fondos Especiales. Norma Técnica de Calidad NTCGP1000:2009 Directiva presidencial No.09 de noviembre 23 del 2010 (Los efectos de la presente directiva cesan a partir de la publicación de la Directiva 7 de 2012, publicada en el Diario Oficial No de 13 de diciembre de 2012).

15 4. Criterios de Evaluación del MIPG 15 Decreto 2844 de agosto 5 del 2010 por el cual se reglamentan normas orgánicas de presupuesto y del plan nacional de desarrollo y se crea el Sistema Único de Inversión Pública. Decreto 1345 de abril 23 de 2010 por medio del cual se establecen directrices de técnica normativa para la elaboración de proyectos de decretos y resoluciones. Ley 1437 de enero 18 de 2011 por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Ley 1450 de 2011 por la cual se expide el Plan Nacional de desarrollo 2010 – Ley 1474 de 2011 por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad de control en la gestión Pública. Circular Externa No.001 de 2011 del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno. Orientaciones para el seguimiento a la atención adecuada de los derechos de petición.

16 4. Criterios de Evaluación del MIPG 16 Resolución Orgánica de la Contraloría General de la República No del 8 de marzo de Directiva presidencial No.021 de septiembre 1 de Lineamiento del Sistema de seguimiento a metas de Gobierno (SISMEG). Ley 1448 de 2011 Por la cual se dictan medidas de atención, asistencia y reparación integral a las víctimas del conflicto armado interno y se dictan otras disposiciones. Decreto ley 4170 de 2011 por el cual se crea la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente. Plan Estratégico Institucional de la SNR – PEI 2012 – 2014 de Enero 23 de Ley Anual de presupuesto y decreto de liquidación de cada vigencia.

17 4. Criterios de Evaluación del MIPG 17 Resolución Orgánica de la Contraloría General de la República No.6445 del 6 de enero de Acuerdo No.01 del 23 de enero de 2012 del Consejo Directivo de la SNR, mediante el cual se define la política de calidad de la entidad. Directiva Presidencial No. 03 de abril 3 de 2012 lineamientos Plan de mejoramiento, informes de seguimiento y austeridad del gasto. Directiva presidencial No. 04 de abril 3 de 2012 por la cual se establecen lineamientos en eficiencia administrativa y política cero papel en la administración Pública.

18 4. Criterios de Evaluación del MIPG Decreto ley 019 de enero 10 de 2012, por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la administración pública. Decreto No.1725 del 16 de agosto de 2012 "Por el cual se adopta el Plan Nacional de Atención y Reparación Integral a las Víctimas de que trata la Ley 1448 de 2011" Ley 1579 de octubre 1 de 2012 por la cual se Expide el Nuevo Estatuto Registral y se dictan otras disposiciones. Decreto 960 de 1970 por el cual se establece el estatuto Notarial Decreto 2482 del 3 de diciembre de 2012, por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión. Decreto 2693 del 21 de diciembre de 2012, por el cual se establecen los lineamientos generales para la Estratégia de Gobierno en línea. 18

19 4. Criterios de Evaluación del MIPG Metodología para la implementación del Modelo Integrado Planeación Gestión de diciembre de DAFP. Resolución No del 1 de octubre de 2012 se adoptan el plan estratégico ajustado del Sector Administrativo de Justicia y del Derecho para el período y el plan de acción ajustado 2012 del Ministerio de Justicia y del Derecho Documento CONPES 3712 de 2011 y 3726 de Decreto No del 21 de diciembre de 2012 por el cual se reglamenta el Sistema Integrado de Información Financiera – SIIF NACION. Decreto 2715 del 27 de diciembre de 2012 por el cual se liquida el Presupuesto General de la Nación para la vigencia fiscal de 2013, se detallan las apropiaciones y se clasifican y definen los gastos. Decreto 2768 del 28 de diciembre de 2012 por el cual se regula la constitución y funcionamiento de las cajas menores para la vigencia Resolución No.0001 del 2 de enero de 2013 por la cual se establece el plan de cuentas de la Superintendencia de Notariado y Registro para la vigencia fiscal

20 4. Criterios de Evaluación del MIPG Cartilla práctica Inscripción registral de medidas de protección de predios abandonados por causa de la violencia- Superintendencia Delegada para la Protección, Restitución y formalización de Tierras. Resolución No de fecha febrero 12 de 2013 se adopta el Plan Anual de Gestión de la Superintendencia de Notariado y Registro por la vigencia Resolución No de fecha 17 de abril del 2013 se crea el Comité de desarrollo administrativo de la Superintendencia de Notariado y Registro, y se adopta el Modelo Integrado de Planeación Gestión. Resolución No del 9 de mayo de 2013 por la cual se asigna y reduce recursos para algunas oficinas de registro de instrumentos públicos del país vigencia fiscal Y se modifica la resolución 1897 del 28 de febrero de

21 4. Criterios de Evaluación del MIPG 21 Cartilla guía Indicadores de Goce eféctivo de los derechos de la población victima de desplazamiento forzado (IGED) de la URT Documento Plan Nacional de Atención y Reparación Integral a las Victimas (decreto 1725 de agosto 16 de 2012) Ley 1562 de 2012 Sistema de seguridad social y salud ocupacional. Memorando OAP No.5 de marzo 18 de Ajustes de los Indicadores del Sistema Integrado de Gestión de Calidad de los Procesos Gestión Servicio Registral y Administrativa Registral año 2013.

22 4. Criterios de Evaluación del MIPG 22 Oficio OAP -227 de junio 20 de 2013 por el cual se señalan los plazos para la rendición de informes de seguimiento a los Acuerdos de Gestión y Planes de Gestión correspondientes al segundo trimestre de Instructivo de fecha junio 28 de 2013 para el diligenciamiento del PAG de las Oficinas de Registro para la vigencia Resolución No.7258 del 16 de julio de 2013 se ajustan las fechas de seguimiento a los Planes Anuales de Gestión de la Superintendencia de Notariado y registro y se establecen fechas de reporte de avance trimestral. Decreto 1510 del julio 17 de 2013 por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratación pública (deroga decreto 734 de 2012 y 1397 de 2012). Decreto No del 29 de agosto de 2013 por el cual se dictan normas relativas a cálculos actuariales para estimar pasivos pensionales de entidades públicas.

23 4. Criterios de Evaluación del MIPG 23 Guía de usuario del Sistema de Gestión de Trámites y otros procedimientos administrativos de cara al ciudadano SUIT 3.0 de la oficina de control y racionalización de trámites –DAFP agosto 2013 versión 4. Memorando DDR No.049 de septiembre 23 de 2013 por el cual se establecen los plazos para la rendición de informes de seguimiento al PAG de las ORIPS para el tercer trimestre del año. Instructivo número de encuestas a realizar por las oficinas de registro a nivel Nacional por certificados de libertad y radicación de documentos. Cartilla denominada Guía para la prevención del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo en el sector de Notariado- Septiembre 2013.

24 4. Criterios de Evaluación del MIPG 24 Decreto No.2191 del 7 de octubre de 2013 por medio del cual se reglamenta el Artículo 141 del Decreto Ley 019 de 2012, se modifica el artículo 1 0 del decreto 4105 de 2004 y se dictan disposiciones para el pago y compensación de cuotas partes pensionales Informes de Auditoria Internas y externas que se realicen. Los seguimientos realizados por los comités Institucionales que por norma legal deban celebrarse y los de competencia del Comité Directivo.

25 5. Metodología 25 Se capacita a las diferentes dependencias del Nivel central y ORIPS en los lineamientos a tener en cuenta en la Planeación (formulación, gestión y rendición de información) la cual se realiza a través de talleres, jornadas de capacitación, instructivos, resoluciones, circulares y memorandos. Se solicita a las dependencias la formulación de los planes Anuales Integrados de Gestión por Macroproceso enmarcados en las políticas de desarrollo administrativo de la respectiva vigencia. En los Planes Anuales integrados de Gestión se especificarán los objetivos, las estrategias, los proyectos, las metas (estratégicas, sectoriales, sin cumplir de la vigencia anterior), acciones de mejora, productos, los responsables, los planes generales de adquisiciones y la distribución presupuestal de sus proyectos de inversión junto a los indicadores de gestión. Los planes Anuales de gestión y los planes anuales de adquisiciones- PAA se consolidan por Macroproceso y se presentan al Comité Directivo para su aprobación. Se expiden los actos administrativos de aprobación de los planes Anuales de Gestión y de compras de la vigencia (funcionamiento - inversión). Solicitud de información de seguimiento de ejecución de actividades formuladas en los planes anuales de gestión por cada Macroproceso, las cuales se deben diligenciar en el Formato establecido para los PAG y acompañadas del informe de gestión correspondiente al período evaluado. (Los líderes de política deben interactuar para la revisión y envió de la información inherente a cada proceso).

26 5. Metodología 26 Recopilación de la información de ejecución actividades (diligenciamiento de ejecución de los PAG y los informes de gestión), revisión y validación de la información por el grupo de estadística. Verificación de la información en el SPI (Seguimiento proyectos de Inversión), SIIF (Sistema Integrado de Información Financiera), SISMEG (Seguimiento a metas de Gobierno), SECOP (Sistema electrónico para la Contratación Pública), STRATEGOS (Sistema para la planificación estratégica y control de gestión), SIRECI (Sistema de Rendición Electrónica de la cuenta e informes de la Contraloría General de la República), SIGEP (Sistema de información y Gestión del Empleo Público), SUIT (Sistema único de información y trámites), SUIP (Sistema único de información de personal), SAC (Sistema de atención al ciudadano), SIR (Sistema de información Registral), en los informes de gestión, en el portal de transparencia económica de la presidencia, mesas de trabajo del Consejo directivo y con las diferentes dependencias del nivel central de la entidad. (La información de avance reportada y datos deben ser los mismos en cada uno de los aplicativos, herramientas de seguimiento e informes de gestión que se generen). La información validada se envía al área de consolidación de la oficina asesora de planeación para el diligenciamiento de las matriz correspondiente a cada política de desarrollo administrativo del MIPG, así como el diligenciamiento de la información de avances en el Aplicativo Strategos.

27 5. Metodología 27 Se elabora el informe de evaluación del Modelo Integrado Planeación Gestión correspondiente al período de seguimiento establecido, el cual se valida con las áreas de la oficina asesora de planeación y se presenta al Comité Institucional de desarrollo Administrativo para su monitoreo, evaluación, control y aprobación. Se elabora acta de realización del Comité Institucional de desarrollo administrativo. Una vez aprobado el informe de avance del MIPG por el Comité Institucional de desarrollo Administrativo se presenta al Comité Sectorial de desarrollo administrativo para su monitoreo, seguimiento y evaluación. Se envía el informe de evaluación del MIPG por cada periodo de seguimiento al área de divulgación para su publicación en la página WEB de la Superintendencia. Copia del Informe de evaluación del MIPG y la matriz base de datos se envía a la Oficina Asesora de Planeación del Ministerio de justicia y del derecho para su monitoreo y consolidación sectorial

28 6. Ventajas del MIPG La articulación de la planeación a través de sus tres modalidades: Plan Estratégico Sectorial, Plan Estratégico Institucional y Plan de Acción Anual, la gran sombrilla que recoge los requerimientos de otras políticas, estrategias e iniciativas de gobierno, como los planes de desarrollo administrativo sectorial e institucional, el de eficiencia administrativa y cero papel, el de gobierno en línea, el de Antitrámites, se recogen en estas tres modalidades y dejan de ser planes y formatos aislados. Se simplifica y racionalizar la labor de la entidad en la generación y presentación de planes, reportes e informes. Se armoniza y articula las diferentes estratégicas, políticas y planes orientados al cumplimiento de la misión y prioridades de Gobierno, proporcionando lineamientos para su implementación e inclusión en el ejercicio de la planeación sectorial e institucional, tanto cuatrienal como anual. 28

29 6. Ventajas del MIPG La alineación de los planes a las metas del Plan Nacional de Desarrollo. Un único instrumento de reporte de avances de la gestión. Monitoreo, Control y evaluación trimestral con el fin de establecer acciones que permitan el logro de la Planeación Integral y por consiguiente de los objetivos misionales. Esquema de planeación articulado, que facilita la implementación de las políticas e iniciativas gubernamentales que estén orientadas a fortalecer el desempeño institucional, en procura del cumplimiento de las metas institucionales y de Gobierno para la prestación de un mejor servicio al ciudadano. Contar con información relevante de manera integral, para la toma oportuna de decisiones en el logro de los objetivos propuestos. Se establece la necesidad de construir indicadores para cada una de las políticas de desarrollo administrativo del MIPG. 29

30 7. Consideraciones Generales del MIPG SNR Se establece el Plan Estratégico Institucional PEI de la SNR, aprobado por el Consejo Directivo mediante acuerdo No. 01 del 23 de Enero de Por Resolución No del 1 de octubre de 2012 se adoptan el plan estratégico ajustado del Sector Administrativo de Justicia y del Derecho para el período y el plan de acción ajustado 2012 del Ministerio de Justicia y del Derecho. Se expide el Decreto 2482 de fecha 3 de diciembre de 2012 por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión y se adoptan las Políticas de desarrollo administrativo ( Deroga el Decreto 3622 del 2005 – SISTEDA (Sistema de desarrollo administrativo). Por resolución No de fecha febrero 12 de 2013 se adopta el Plan Anual de Gestión de la Superintendencia de Notariado y Registro por la vigencia 2013 (12 PAG por Macroproceso). 30

31 7. Consideraciones Generales del MIPG SNR En el mes de marzo se conforma matriz de líderes funcionales y sub-líderes para cada política del Modelo al interior de la SNR, con el fin de alcanzar su madurez, seguimiento y alineación. Mediante Resolución No de fecha 17 de abril del 2013 se crea el Comité de desarrollo administrativo de la Superintendencia de Notariado y Registro, y se adopta el Modelo Integrado de Planeación Gestión. Por resolución No.7258 del 16 de julio de 2013 se ajustan las fechas de seguimiento a los Planes Anuales de Gestión de la Superintendencia de Notariado y registro y se establecen fechas de reporte de avance trimestral. Los Planes Anuales de Gestión dejan de ser planes aislados y pasan a ser herramientas de planificación y ejecución de la gestión bajo los lineamientos de las políticas de desarrollo Administrativos en forma integral y dónde se deben incluir la planeación estratégica, metas de gobierno, programas y todo lo que permita medir la gestión en el logro de los objetivos misionales y de gobierno. 31

32 7. Consideraciones Generales del MIPG SNR En el mes de julio se diligenció el Formulario Único de reportes de avance de la gestión (FURAG) en el aplicativo del DAFP para el primer semestre de Este Formulario se constituye en una herramienta en línea para el monitoreo, evaluación y control de los resultados institucionales y sectoriales. Se estructuró en el mes de julio matriz de seguimiento a la planeación y gestión para cada uno de los doce (12) Macroprocesos y así mismo se alinearon los PAG de los macroprocesos a cada una de las políticas del MIPG. Para el segundo y tercer trimestre del año se alinearon los Planes anuales de gestión de cada uno de los Macroprocesos de la SNR (se incluyeron los indicadores del tablero de mandos del PEI , los indicadores de cada uno de los proyectos de inversión, los indicadores de las metas de gobierno –SISMEG, indicadores sectoriales, las acciones de mejora al interior de cada macroproceso (políticas, estrategias, iniciativas lineamientos) y los planes operativos inherentes a cada Macroproceso))a los lineamientos de cada política del MIPG. 32

33 7. Consideraciones Generales del MIPG SNR Se precisa que algunos temas como Gobierno en Línea, Cero Papel, Seguridad de la Información, entre otros, requieren cronogramas de implementación y la definición de varias actividades específicas, es conveniente manejarlos como planes independientes pero artículados dentro de los Planes Anuales Estratégicos Integrados Institucional de gestión de la vigencia. Lo anterior, facilita su seguimiento y brinda una mayor comprensión sobre resultados obtenidos en cada iniciativa. Para efectos de seguimiento al MIPG los planes Anuales Estratégicos integrados Institucionales se estructuraron en torno a las cinco (5) políticas de desarrollo administrativo (Misional y de Gobierno, Transparencia participación y atención al ciudadano, Talento Humano, Eficiencia Administrativa y Financiera), las cuales se desarrollan a través de los 12 PAG establecidos para los Macroprocesos de la Superintendencia. Asi mismo la evaluación del MIPG se realiza en forma porcentual al modelo, a las políticas y a cada uno de los Macroprocesos. 33

34 7. Consideraciones Generales del MIPG SNR Informes de Seguimiento : Se establecen informes de seguimientos trimestrales al MIPG, tanto a nivel Institucional como Sectorial por los Comités conformados para tal fin, cumpliendo con los lineamientos del artículo 6 numerales A) Y B) del decreto 2482 de (Nota: Se deberá prever las fechas para la realización de los Comités tanto a nivel Institucional como sectorial, en razón a que el Comité Institucional se considera pertinente realizarlo ocho (8) días antes del comité sectorial). Para el desarrollo de las políticas de desarrollo administrativo adoptadas, se deberá tener en cuenta la Estrategia de Gobierno en Línea que formula el Ministerio de Tecnologías de Información y Comunicaciones. (Parágrafo 1 artículo 3 del decreto 2482 del 3 de diciembre de 2012). 34

35 7. Consideraciones Generales del MIPG SNR 35 El monitoreo, evaluación y control de los resultados institucionales y sectoriales utilizará como insumo los avances registrados en el Formulario Único de Reporte de Avances de la Gestión y se adelantará a través del Modelo Estándar de Control Interno y del Sistema de Seguimiento a Metas de Gobierno administrado por el Departamento Nacional de Planeación. La Planeación Integral sugiere que en su componente estratégico se contemple: la misión de cada entidad, su visión, los objetivos, las metas cuatrienales, los indicadores, las estrategias, los programas, acciones y productos. A partir del componente estratégico, se definen las actividades, productos e indicadores a seguir, en un plazo de un año, para el cumplimiento de las metas cuatrienales fijadas.

36 7. Consideraciones Generales del MIPG SNR 36 Adicionalmente, para la formulación de los planes Anuales Integrados de Gestión es necesario tener en cuenta las cinco políticas de desarrollo administrativo: Gestión Misional y de Gobierno; Transparencia, Participación y Servicio al Ciudadano; Gestión del Talento Humano; Eficiencia Administrativa; Gestión Financiera, las cuales permiten enmarcar el quehacer misional y de apoyo, tomando como referentes las metas de gobierno establecidas en el Plan Nacional de Desarrollo, las competencias normativas asignadas a cada entidad y el marco fiscal, al igual que los resultados de la evaluación del ejercicio de planeación del período anterior. Forman parte de la evaluación del MIPG los siguientes: Los PAG de los doce (12) macroprocesos de la entidad en los formatos establecidos, los informes de Gestión de las áreas y dependencias de la SNR, la matriz diseñada para evaluar cada PAG y su alineación a las políticas del MIPG. Los avances de actividades que han superado la meta, para efectos de consolidación de la gestión, se tomarán como metas cumplidas al 100%.

37 8. TABLERO DE MANDO PEI 2012 – 2014 SNR CIUDADANO CLINETE PROCESOS Posicionamiento de la imagen institucional, transparencia. Doing Business Registering Property Mejorar el índice de satisfacción al ciudadano y/o cliente. Índice de satisfacción de los usuarios con la SNR. 75%78%80%68% Generar superávit en el ingreso de los servicios registrales. Ingresos por ventas de bienes y servicios registrales. 5%7%8% Garantizar la seguridad jurídica en los procesos registrales y notariales. Implementación sistema de la administración del riesgo LA/FT para el macroprocesos OIVC Notarial - Registral y del Sistema de administración del riesgo operativo financiero. 50% 0%50% Mejorar la calidad y la oportunidad de los servicios registrales. Correcciones sobre número de trámites registrales. 12%10%8%8,90% Disminuir los tiempos de respuesta de las PQRD y consultas. Tiempo respuesta promedio PQR´S.15 Dias 8 Dias Consolidar el SIG incluyendo todas las ORIPS. Número ORIPS certificadas bajo la norma NTCGP 1000: 2009 e ISO 9001: Número de ORIPS recertificadas bajo la norma NTCGP 1000 e ISO Fortalecer la orientación, inspección, vigilancia y control notarial y registral. Número de visitas Generales a ORIPS Número visitas Generales/Especiales a notarías. G 672 E 200 G 454 E 150 G 336 E 341 Modelo de OIVC notarial implementado100%0% 100% Efectuar la inspección, control y vigilancia de las ORIP'S por la Delegada de Tierras. Número de ORIPS supervisadas METALOGROS OBJETIVOS ESTRATÉGICOSINDICADORES DE RESULTADOSAÑO 2012AÑO 2013AÑO 2014AÑO

38 FINANCIERO APRENDIZAJE CRECIMIENTO Y TECNOLOGIA Gestionar y garantizar la estabilidad financiera. Ingresos efectivos de la SNR/egresos efectivos de la SNR. >=1 8%10%12%21% Gestionar recursos de cooperación internacional para el desarrollo de proyectos. Nro. de convenios de cooperación internacional firmados Desarrollar e implementar un sistema de administración de riesgos financieros. (Mercado y liquidez) Sistema de riesgo financiero estructurado e implementado. 0%50% 0% Desarrollar un programa de capacitación para los servidores públicos enfocándolos a nuevos retos de la institución. Ejecución del plan de capacitación.100% 97,70% Fortalecer las competencias del talento humano. Estudio de competencias del talento humano. 0%50% 0% Desarrollar los procesos deselección a través de concursos. Número de notarios convocados al concurso público Número de registradores convocados al concurso público Desarrollar e implementar un sistema de información que soporte la interoperabilidad entre las entidades que tienen competencia en la restitución, formalización y protección de la tierra. Sistema de información de restitución, formalización y protección de tierras implementada. 0%50% 0% Diseñar e implementar una estructura organizacional para responder a los nuevos retos de la institución. Reestructuración implementada.30%70%0%70% Fortalecer y modernizar la plataforma tecnológica. Porcentaje de la ejecución del plan de tecnología. 25%75%0%25% Número ORIPS sistematizadas.17,0019,000,0017,00 Generar soluciones de negocio de valor agregado basados en tecnología. Crecimiento de las transacciones por certificados vía Web. 10%20%30%14% Número de Notarias con servicio VUR METALOGROS OBJETIVOS ESTRATÉGICOSINDICADORES DE RESULTADOSAÑO 2012AÑO 2013AÑO 2014AÑO

39 39 MAPA ESTRATEGICO SNR 2012 – 2014 – GESTION 2013

40 GESTION 2013 POR MACROPROCESOS GESTION MISIONAL Y DE GOBIERNO GESTION TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO POLITICAS Cultura del servicio y atención al Ciudadano Comunicación y Divulgación Seguimiento, Control y Evaluación de la Gestión GESTION TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRA TIVA Gestión Tecnológica Gestión Jurídica Direccionamiento Estratégico Gestión Humana Gestión Logística Gestión Financiera GESTION FINANCIERA 5 40

41 POLÍTICAAVANCE GESTION MISIONAL Y DE GOBIERNO 94,28% TRANSPARENCIA, PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO 91% GESTION TALENTO HUMANO 94,34% EFICIENCIA ADMINISTRATIVA 89,12% GESTION FINANCIERA 97,58% Fuente : Oficina Asesora de Planeación Grupo de Estadística Registral 41 TOTAL AVANCE MIPG: EjecutadoProgramado 93,26%100%

42 CONSOLIDADO SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO POLITICA MIPGMACROPROCESOS Avance Ene-Dic 2013 Prog. a Dic GESTION MISIONA L Y DE GOBIER NO 1.1- Gestión Registral 90,23%100% 1.2- Orientación, Inspección, Vigilancia y Control de la Gestión Notarial 96,61% 100% 1.3- Gestión para la protección, formalización y Restitución de Tierras. 96%100% % Avance Política GESTION MISIONAL Y DE GOBIERNO 94,28%100 % Plan Anual Integrado Institucional de

43 Plan Anual Integrado Institucional 2013 CONSOLIDADO SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO POLITICA MIPGMACROPROCESOS Avance Ene-Dic 2013 Prog. a Dic GESTION TRANSPARENCIA, PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO 2.1- Cultura del Servicio y Atención al Ciudadano 85,30%100% 2.2- Comunicación y Divulgación 87,71%100% 2.3- Seguimiento, Control y Evaluación de la Gestión 100% % Avance Política GESTION TRANSPARENCIA, PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO 91%100 % 43

44 Plan Anual Integrado Institucional 2013 CONSOLIDADO SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO POLITICA MIPGMACROPROCESOS Avance Ene-Dic 2013 Prog. a Dic GESTION TALENTO HUMANO 3.1- Gestión Hu mana 94,34%100% % Avance Política GESTION TALENTO HUMANO94,34%100% 44

45 Plan Anual Integrado Institucional 2013 CONSOLIDADO SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO POLITICA MIPGMACROPROCESOS Avance Ene-Dic 2013 Prog. a Dic EFICIENCIA ADMINISTRATIVA 4.1- Gestión Tecnológica 83,74%100% 4.2- Gestión Jurídica 100% 4.3- Gestión Logística 81,66%100% 4.4 Direccionamiento Estratégico 91,06%100% % Avance Política EFICIENCIA ADMINISTRATIVA 89,12% 100% 45

46 Plan Anual Integrado Institucional 2013 CONSOLIDADO SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO POLITICA MIPGMACROPROCESOS Avance Ene-Dic 2013 Prog. a Dic GESTION FINANCIERA 5.1- Gestión financiera 97,58% 100% % Avance Política GESTION FINANCIERA 97,58%100% 46

47 El avance al cierre del cuarto trimestre del MIPG (Modelo Integrado Planeación Gestión) de la Superintendencia de Notariado y Registro es del 93,26%. El grado de avance para cada una de las Políticas de desarrollo administrativo del MIPG al 31 de Diciembre 2013 fue el siguiente : La Política de Gestión Misional y de gobierno con un grado de avance del 94,28%. La Política de Transparencia, participación y atención al Ciudadano tuvo un avance del 91%. La política de Gestión del Talento Humano se cumplió en un 94,34% La política de Eficiencia Administrativa tuvo un grado de avance del 89,12%. L a Política de Gestión Financiera alcanzó un cumplimiento del 97,58%. El Modelo Integrado de Planeación Gestión –MIPG presentó en el cuarto trimestre de 2013 un avance del 29,69% con lo cual el acumulado al cierre del año es del 93,26%. El resultado alcanzado representa un 6.74% por debajo de la cifra programada del |100%. El balance al cierre del año es positivo logrando el cumplimiento de las metas de gobierno y cada una de las políticas de desarrollo administrativio en un alto grado. 10. Descripción Avance del MIPG por Política de desarrollo Administrativo 47

48 10. Descripción Avance del MIPG por Política de desarrollo Administrativo 48 El plan Estratégico Institucional de la SNR para la vigencia 2013, obtuvo un cumplimiento consolidado de los objetivos estratégicos en un 90% ( ver diapositiva No.39). En este informe se relacionan en detalle algunos indicadores que se consideran importantes en cada una de las políticas de desarrollo administrativo adoptadas y algunos de carácter general para análisis.

49 10. Descripción Avance del MIPG por Política de desarrollo Administrativo 49 Avance de la gestión por políticas del MIPG al 31 de diciembre de 2013: Política Misional y de Gobierno: El proyecto de Sistematización de las oficinas de registro a Nivel Nacional al corte de julio 31 de 2013 presenta un avance acumulado del 100% y corresponde a la sistematización de diez y siete (19) oficinas de un total de 18 programadas para el año, con este logro se cumple la meta total del proyecto de sistematizar 51 oficinas de registro para el período La implementación del modelo tecnológico y de gestión para la Ventanilla Única de Registro – VUR con corte al tercer trimestre es del 100% que equivale a 83 Notarías de las 83 programadas para el año. El avance total del proyecto para el período 2011 – 2014 es del 121,47% al estar integradas 232 notarías sobre la meta establecida para el cuatrenio mencionado de 191 Notarías. El proceso de Orientación, Inspección, vigilancia y control registral a través de visitas generales al corte del cuarto trimestre presenta un avance del 158% al realizar 158 visitas generales de un total de 100 programadas para la vigencia. El proceso de Orientación, Inspección, vigilancia y control registral a través de visitas especiales a las oficinas de registro a Nivel Nacional al corte del cuarto trimestre, presenta un avance del 107,14% al realizar 75 visitas especiales de un total de 70 programadas para la vigencia. En el mes de septiembre se inauguraron las nuevas instalaciones de la Oficina de registro de Instrumentos públicos de San Andrés Islas con lo cual se reitera el compromiso de la entidad en la modernización del servicio público registral.

50 10. Descripción Avance del MIPG por Política de desarrollo Administrativo 50 Política Misional y de Gobierno: El proceso de Orientación, Inspección, vigilancia y control registral a través de visitas de apoyo a las oficinas de registro al corte del cuarto trimestre presenta un avance del 203% al realizar 203 visitas de un total de 100 programadas para la vigencia. La Entidad a través del proyecto de Interrelación catastro registro al cierre del cuarto trimestre presenta un acumulado de folios con lo cual se cumple y se supera la meta programada para la vigencia 2013 de folios con un avance del 211,13%. El avance total del proyecto de interrelación 2011 – 2014 está en un 87,58% correspondiente a la interrelación de folios de matrícula inmobiliaria respecto a la meta de folios en el período 2011 – El proceso de intervención a oficinas de Registro a Nivel Nacional alcanzó al cierre del cuarto trimestre un avance del 100%, cifra que equivale a la intervención de ocho (8) oficinas (Valledupar, Sahagún, Maicao, Plato, Quibdó, Yopal, Girardot y Barranquilla) de las ocho (8) programadas para la vigencia. El proceso de nombramiento de Notarios al corte de 30 de septiembre presenta un avance 54,55% en el cual se han nombrado 24 Notarios de los 44 establecidos a nombrar en el año. El avance total de la meta establecida en el 2012 de nombrar 159 notarios presenta un grado de cumplimiento del 87,42% correspondiente al nombramiento de 139 Notarios al cierre del mes de septiembre de 2013.

51 10. Descripción Avance del MIPG por Política de desarrollo Administrativo 51 Política Misional y de Gobierno: El grado de avance del Concurso Registral al cierre del mes de diciembre se encuentra con cumplimiento del 100% del cronograma establecido, en el cual de las diez y seis (16) actividades programadas se ejecutaron todas en su totalidad. El proceso de Orientación, Inspección, vigilancia y control Notarial a través de visitas Generales a las Notarías al corte del cuarto trimestre presenta un avance del 88,77% al realizar 403 visitas de un total de 454 programadas para la vigencia. El proceso de Orientación, Inspección, vigilancia y control Notarial a través de visitas Especiales a las Notarías al corte del cuarto trimestre presenta un avance del 172,67% al realizar 259 visitas de un total de 150 programadas para la vigencia. Se Resolvieron 60 investigaciones disciplinarias de Notariado, pendientes de los años 2008 y 2009 logrando un avance del 100% al corte del cuarto trimestre y al cierre del Se elaboró y publicó en la página WEB de la Superintendencia la cartilla denominada Guía para la prevención del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo en el sector de Notariado. Se expidió la circular No.1536 de fecha septiembre 17 de 2013, mediante la cual se establecen los criterios y los parámetros para la implementación del Sistema Integral para la prevención y Control del lavado de activos y la financiación del terrorismo –SIPLAFT por parte de las Notarías a Nivel Nacional.

52 10. Descripción Avance del MIPG por Política de desarrollo Administrativo 52 Política Misional y de Gobierno: El proyecto de Ley del Nuevo Estatuto Notarial al mes de septiembre presenta un avance del 85% correspondiente al cumplimiento de las fases de participación, consolidación y revisión. El proyecto Se radicó en el Ministerio de Justicia con documento explicativo de la necesidad de la reforma y los aspectos sustanciales más relevantes, para su conocimiento y observaciones. Se crearon Veintitrés (23) Notarías al mes de Diciembre por necesidades del servicio. Las Notarías son las siguientes : Decreto No. 39 de enero 15 de 2013 Decreto No de abril 25 de 2013 Decreto No de abril 25 de 2013 No. MUNICIPIO - CIRCULO NOTARIAL DEPARTAMENTO CATEGORIA NOTARIA 1ToluviejoSucreTERCERA No. MUNICIPIO - CIRCULO NOTARIAL DEPARTAMENTO CATEGORIA NOTARIA 1Zona BananeraMagdalenaTERCERA No. MUNICIPIO - CIRCULO NOTARIAL DEPARTAMENTO CATEGORIA NOTARIA 1NecoclíAntioquiaSEGUNDA

53 10. Descripción Avance del MIPG por Política de desarrollo Administrativo 53 Política Misional y de Gobierno: Se crearon Veintitrés (23) Notarías al mes de Diciembre por necesidades del servicio. Las Notarías son las siguientes : Decreto No de julio 18 de 2013 ( 17 Notarias) No. MUNICIPIO - CIRCULO NOTARIAL DEPARTAMENTO CATEGORIA NOTARIA 1Briceño Antioquia TERCERA 2Nechi 3Valencia Cordoba 4San José de Uré 5La Macarena Meta 6Uribe 7Puerto Rico 8San Juan de Arama 9Cartagena del Chairá Caquetá 10San Miguel Putumayo 11San Calixto Norte de Santander 12Hacarí 13El Tarra 14Cravo Norte Arauca 15Fortul 16Puerto Rondón 17 ToribioCauca

54 10. Descripción Avance del MIPG por Política de desarrollo Administrativo 54 Política Misional y de Gobierno: Decreto No de julio 19 de 2013 ( 1 Notaria) Decreto No de julio 19 de 2013 ( 1 Notaria) Decreto No de OCTUBRE 22 de 2013 ( 1 Notaria) No. MUNICIPIO - CIRCULO NOTARIAL DEPARTAMENTO CATEGORIA NOTARIA 1Puerto GaitánMetaPRIMERA No. MUNICIPIO - CIRCULO NOTARIAL DEPARTAMENTO CATEGORIA NOTARIA 1Puerto RicoCaquetáTERCERA 1La MontañitaCaquetáTERCERA

55 10. Descripción Avance del MIPG por Política de desarrollo Administrativo 55 Política Misional y de Gobierno: Se obtuvo el premio de alta gerencia de la Función Pública por reconocimiento a la implementación del Nuevo Estatuto Registral (Ley 579 del 12 de octubre de 2012) y la implementación de la ventanilla Única de Registro – VUR dentro de la política del Gobierno Nacional en la racionalización de trámites. El proyecto del Sistema Integrado de Información Notarial en línea, muestra un avance positivo al ubicarse en el 80% faltando sólo la fase de implementación en el proceso de gestión del cambio y divulgación. El grado de avance del proyecto de Biometría se establece en un 86% y se estableció un cronograma de pruebas, y el último simulacro se realizó en la isla de San Andrés, con la participación de la RNEC, MORPHO, U.C.N.C, ID3 y CERTICÁMARA.

56 10. Descripción Avance del MIPG por Política de desarrollo Administrativo 56 Política Misional y de Gobierno : El avance de las jornadas de orientación y asesoría jurídica para la formalización de la propiedad, en el marco de la política de tierras las cuales se ubicaron en un cumplimiento del 119,17%, cifra que equivale a la realización de ciento cuarenta y tres (143) jornadas de orientación en 125 Municipios a Nivel Nacional de las 120 programadas, como también se han atendido un total de consultas. Se realizaron siete (7) diagnósticos registrales para los procesos de restitución, formalización y protección de tierras al corte de 30 de septiembre, logrando un avance del 70% sobre los 10 diagnósticos a realizar este año. El avance total de la meta sectorial de realizar 32 diagnósticos para el período es del 59,38% correspondientes a la realización de 19 diagnósticos al corte del tercer trimestre de la vigencia. Al cierre del cuarto trimestre se han firmado 48 convenios interinstitucionales superando la meta de suscribir 20 convenios, favoreciendo a un total de 65 municipios con el fin de lograr la titulación, saneamiento y formalización de la propiedad inmobiliaria rural y urbana. Para el cuarto trimestre se registraron 420 solicitudes de protección individual en diferentes departamentos para un acumulado al cierre de la vigencia solicitudes de protección individual registradas en el RUPTA ( Registro único de predios y Territorios Abandonados a causa de la violencia – Ruta Colectiva / Ruta individual). El avance de las oficinas de registro supervisadas por la superintendencia delegada de tierras es del 50% que corresponde a 14 oficinas de registro sobre una meta de 28 oficinas para la vigencia. El proceso de apoyo humano y logístico para el registro de medidas de protección inmobiliaria en 58 oficinas de registro se cumplió en un 100%.

57 10. Descripción Avance del MIPG por Política de desarrollo Administrativo 57 Política de Transparencia, Participacion y Atención al Ciudadano : El fenecimiento de la cuenta por las vigencias 2011 y 2012 por parte de la Contraloría General de la República en su informe de auditoria de fecha junio de 2013 y el retiro de 215 hallazgos por evidenciar el cumplimiento al 100% del plan de mejoramiento suscrito con el ente de control. El nuevo modelo de atención al ciudadano propuesto para la vigencia presenta un avance del 100%, está pendiente su socialización y aplicación. La divulgación de programas institucionales logró un avance del 100%, en el cual se han emitido por el canal institucional de televisión catorce (14) capítulos del programa Fé Pública de los catorce (14) programados a realizar en el año. Se participó en la jornada Nacional de Registro Civil de Nacimiento realizada el 1 de septiembre en el que las notarías y registradurías del país estuvieron abiertas al público prestando dicho servicio. (Esfuerzo conjunto entre la Estrategia Nacional de Atención Integral a la primera infancia, de cero a siempre de la Presidencia de la República, la Superintendencia de Notariado y Registro, el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar ICBF, la Registraduría Nacional del Estado Civil, y la Unión Colegiada del Notariado Colombiano. En la fase participativa se ha cumplido con la puesta en marcha de los mecanismos de participación de los notarios del país, ciudadanos, entidades hagan sus aportes al proyecto del nuevo estatuto Notarial; estos mecanismos son la habilitación del correo electrónico el foro virtual en la web institucional y comunicaciones físicas. A la fecha se tienen 14 documentos que contienen propuestas provenientes de notarias del país, así como 2 documentos de particulares, con sugerencias para tener en cuenta, igualmente como soporte de lo desarrollado en esta fase se encuentran las memorias y listas de asistencia de los Foros regionales con notarios realizados en Barranquilla, Manizales, Medellín, Cali y Bucaramanga, donde se condensaron sugerencias al respecto.

58 10. Descripción Avance del MIPG por Política de desarrollo Administrativo 55 Política Gestión Talento Humano: El grado de avance del PIC (Plan institucional de Capacitación) con un grado de ejecución del 106% al cierre del año Mediante fallo de 14 de febrero de 2013, se obtuvo pronunciamiento de la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado en el conflicto de competencias (SNR y CNSC) provocado por la entidad, para la definición del organismo competente para adelantar procesos de selección y concursos en la Superintendencia de Notariado y Registro, dónde se declaró competente a la Superintendencia. Se establecieron y suscribieron trece acuerdos de Gestión con cada uno de los gerentes públicos para la vigencia Política de Eficiencia Administrativa : Cumplimiento de la clasificación de registro de propiedades a Nivel Mundial al obtener Colombia el puesto 50 en el 2013, con lo cual se logró la meta establecida para el año. (Doing Business registering property Publicación del Banco Mundial y la Corporación Financiera Internacional). El 22 de Abril del 2013 se llevó a cabo la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas a la Ciudadanía la cual fue transmitida a través del Canal Institucional de Radio y Televisión de Colombia (RTVC). La SNR obtuvo la renovación de las certificaciones de Calidad en las normas ISO 9000 en la versión 2008 y en la norma NTC–GP 1000 versión 2009, por parte del Instituto Colombiano de Normas Técnicas – ICONTEC.

59 10. Descripción Avance del MIPG por Política de desarrollo Administrativo 59 Política de Eficiencia Administrativa: El grado de avance de la estrategia organizacional y ajuste al modelo de operaciones de la Superintendencia se encuentra en el 50%, el cual está representado en el diagnóstico organizacional y la identificación de productos y servicios a través de la caracterización de usuarios de la SNR. Se implementaron formatos y matriz para realizar seguimiento a los proyectos de inversión, con el fin de que se elaboren informes estandarizados que permitan tener información oportuna de los logros, avances y dificultades de los proyectos de inversión de la entidad. En el cuarto trimestre se publicó el Anuario Estadístico 2012 de la Superintendencia de Notariado y Registro el cual reúne las estadísticas y cifras centrales de los procesos y las transacciones adelantadas por la Entidad a partir de su gestión registral, notarial y de apoyo a la protección, formalización y restitución de tierras realizada durante el año Política de Gestión Financiera : El presupuesto Comprometido al mes de Diciembre ascendió a la cifra de $ ,13 correspondiendo al 91,49% de la apropiación total para la vigencia de $ El comportamiento de la ejecución obligada se ubicó en el 88,80% y la ejecución pagada en el 81,93%.

60 10. Descripción Avance del MIPG por Política de desarrollo Administrativo 60 Política de Gestión Financiera : Se implementó un descuento del 6% sobre la expedición de certificados de tradición y libertad que se realicen a través de la página WEB de la Superintendencia. La medida busca incentivar la expedición del certificado de tradición por medios electrónicos, agilización del trámite ya que es inmediato, disminuir la afluencia de usuarios en las oficinas de registros, diversificar los canales de atención en cumplimiento de las políticas de gobierno, cómo también la implementación de pagos virtuales. Se adoptaron mecanismos para que las personas no bancarizadas obtuvieran a través de la entidades bancarias o puntos Baloto un PIN de pago, con el cual pueden acceder a la expedición del certificado de tradición y libertad en la pagina WEB de la Superintendencia. Se implementó el proceso de creación y modificación de usuarios en los diferentes macroprocesos de SIIF, el cual su avance es del 100% y existen a la fecha 162 Usuarios en las Oficinas de Registro Principales, 129 en las Seccionales y 74 en el Nivel Central, los cuales cuentan con equipos configurados para el correcto funcionamiento del aplicativo.

61 11. METAS DEL GOBIERNO NACIONAL Sector: Justicia y del Derecho Entidad: Superintendencia de Notariado y Registro Pilar: Soportes transversales de la prosperidad democrática Objetivo: Buen gobierno, participación ciudadana y lucha contra la corrupción Programa: Modernizar el servicio público registral Oficinas de registro Sistematizadas (2011 –jul ) Notarías con Ventanilla Única de Registro - VUR implementadas (2011 –Diciembre 2013) Folios Interrelacionados Catastro Registro (2011 – Diciembre 2013 ) Fuente: Grupo de Planes Programas y Proyectos 61

62 Sector: Justicia y del Derecho Entidad: Superintendencia de Notariado y Registro Objetivo: Garantizar el derecho a la propiedad y a la información inmobiliaria en Colombia Estrategia: Actualización del registro inmobiliario para la política de tierras. 12. METAS DEL SECTOR JUSTICIA Estudios registrales de títulos, requeridos por la Unidad de Gestión de Restitución de Tierras en el marco del proceso de restitución de tierras (2011- diciembre 2013) Diagnósticos registrales para los procesos de restitución, formalización y protección. (2011- septiembre de 2013). Fuente: Superintendencia Delegada para la Protección Restitución y formalización de Tierras 62 ActividadResultado Estudios registrales individuales solicitados por la Unidad de Restitución de Tierras Estudios Registrales Solicitudes de Protección Jurídica en el marco del proceso de Restitución *3.200 Protecciones

63 INDICADORES POR POLITICA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO DEL MIPG DE LA SNR DETALLANDO GRADO DE AVANCE AL AL 30 DE SEPTIEMBRE DE INDICADORES POLITICA MISIONAL Y DE GOBIERNO INDICADORES DE TRANSPARENCIA, PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO 13.3 INDICADORES POLITICA TALENTO HUMANO 13.4 INDICADORES POLITICA DE EFICIENCIA ADMINISTRATIVA 13.5 INDICADORES POLITICA GESTION FINANCIERA

64 INDICADORES POR POLITICA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO DEL MIPG DE LA SNR DETALLANDO GRADO DE AVANCE AL AL 30 DE SEPTIEMBRE DE INDICADORES POLITICA MISIONAL Y DE GOBIERNO % de avance del PEI 2012 – 2014 % de Folios Interrelacionados registro-Catastro Elaboración del proyecto de creación de círculos registrales y oficinas de registro y la reubicación de círculos y oficinas de registro Número de Oficinas de Registro Sistematizadas Número de Notarías Integradas al Modelo VUR Oportunidad en la inscripción de documentos Número de calificadores existentes para el registro Oportunidad en la devoluciones de dinero por pagos en mayor valor Número de Visitas Generales a las Oficinas de Registro Número de Visitas Especiales a las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos a Nivel Nacional Número de Visitas de apoyo a las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos a Nivel Nacional por necesidades de personal Número de Intervenciones a las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos a Nivel Nacional. Número de registradores nombrados por concurso Público a Nivel Nacional. % de avance implementación Modelo OIVC notarial y registral % de avance implementación de la Reestructuración

65 INDICADORES POR POLITICA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO DEL MIPG DE LA SNR DETALLANDO GRADO DE AVANCE AL AL 30 DE SEPTIEMBRE DE INDICADORES POLITICA MISIONAL Y DE GOBIERNO Número de visitas Generales a las Notarias a Nivel Nacional Número de visitas Especiales a las Notarias a Nivel Nacional Número de investigaciones disciplinarias por resolver Número de Notarios nombrados por concurso Público Número de estudios realizados para la creación de círculos Notariales Número de Círculos Notariales creados % de avance proyecto de ley Estatuto Notarial % de avance proyecto Sistema de identificación Biométrica % de avance proyecto Sistema Integrado de Información Notarial en línea Número de diagnósticos registrales para los procesos de restitución, Formalización y Protección de Tierras. Número de jornadas de formalización y asesoría Jurídica a Nivel Nacional

66 INDICADORES POR POLITICA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO DEL MIPG DE LA SNR DETALLANDO GRADO DE AVANCE AL AL 30 DE SEPTIEMBRE DE INDICADORES POLITICA MISIONAL Y DE GOBIERNO Estudios registrales de títulos requeridos por la Unida de Gestión de Restitución de Tierras en el marco del proceso de Restitución de Tierras Número de Oficinas de Registro Supervisadas por la Superintendencia delegada de Tierras en el marco de la Política de Tierras. Número de Convenios de Cooperación Internacional firmados en el marco de la Política de Tierras. Número de Convenios Interinstitucionales firmados con los Municipios y Departamentos en el marco de la Política de Tierras para la formalización y saneamiento de la propiedad rural y urbana. Número de solicitudes de protección individual registradas en el RUPTA % de avance proyecto Sistema de información que soporte la interoperatividad entre las entidades que tienen competencia en la restitución de Tierras. Sistema de información de restitución, formalización y protección de tierras implementado.

67 Indicador : % de Folios Interrelacionados Meta SISMEG 2013: Folios Meta : Lograr Interrelacionar Folios de Matrícula Inmobiliaria Porcentaje de Avance total proyecto al 31 de Diciembre 2013 :87,58% ( folios) Porcentaje de Avance vigencia 2013 ( ): 211,13% ( Folios de Matrícula ) Primer Trimestre: La entidad a través del proyecto de Interrelación catastro registro en el primer trimestre interrelacionó folios de matrícula inmobiliaria, presentando un avance del 10,71% sobre la meta de folios a interrelacionar en el año. Segundo Trimestre: Al segundo trimestre se interrelacionaron folios para un acumulado de folios de matrícula inmobiliaria, presentando un avance acumulado del 24,27%. Tercer Trimestre: La entidad a través del proyecto de Interrelación catastro registro en el tercer trimestre interrelacionó folios de matrícula inmobiliaria, presentando un acumulado de folios con lo cual se cumple y se supera la meta programada para la vigencia 2013 con un avance del 140,18%. Cuarto Trimestre: En el cuarto trimestre interrelacionó folios de matrícula inmobiliaria, presentando un acumulado de folios con lo cual se cumple y se supera la meta programada para la vigencia 2013 con un avance del 211,13%. Implementación Interrelación Registro Catastro a Nivel Nacional MISIONAL Y DE GIOBIERNO TRANSPARENCIA, PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA 67

68 Indicador : Elaboración del proyecto Meta 2013:Proyecto elaborado y radicado Porcentaje de Avance al 30 de junio 2013 :100% Descripción del Avance : Se elaboraron dos estudios; el primero relacionado con la creación de oficinas y el segundo con la reorganización de círculos. Los estudios se radicaron en el Ministerio de Justicia para su respectivo estudio y aprobación. Elaboración del proyecto de creación de círculos registrales y oficinas de registro y la reubicación de círculos y oficinas de registro MISIONAL Y DE GIOBIERNO TRANSPARENCIA, PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA 68

69 Indicador : Número de Oficinas de Registro Sistematizadas Meta :Lograr la sistematización de 51 Oficinas de Registro Porcentaje de Avance total del proyecto a Septiembre 30 de 2013: 100% (51 oficinas de Registro) Meta SISMEG 2013: 18 Meta PAG 2013 :19 (Incluye rezago una (1) oficina- 2011) Porcentaje de Avance de la vigencia:105,56% Avance: Al 31 de julio de 2013 quedaron sistematizadas las 51 oficinas de registro establecidas. Oficinas sistematizadas Primer trimestre : 7 ( Siete) : Amalfi, Yolombó, Santuario, Pacora, Zapatoca, San Andrés (Santander) y Charalá. Oficinas sistematizadas Segundo trimestre : 10 (Diez) : Socha, Barichara, Salamina, Apia, Tumaco, Miraflores, Mompós, La Unión, Aguadas y Manzanares. Oficinas sistematizadas Tercer trimestre: 2 (Dos) : Oficina de registro del Cocuy y Neira. Sistematización y Modernización de los Servicios de la Superintendencia de Notariado y Registro a Nivel Nacional MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA, PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA 69

70 Indicador : Número de Notarías Integradas al Modelo VUR Descripción del Indicador: El indicador mide el número de Notarías con Ventanilla Única de Registro implementadas dentro de la estrategia de racionalizar los trámites para la legalización de la compraventa simple de predios. Porcentaje de Avance total del proyecto al 31 de octubre del 2013: 121,47% (232 Notarías Integradas). Meta SISMEG 2013: 83 Notarías Meta 2011 – 2014: 191 Notarías Porcentaje de Avance de la vigencia al 31 de Octubre : 100% (83 Notarías) Descripción del Avance: Para el primer semestre del año se integraron al Modelo de Ventanilla Única de Registro -VUR cincuenta y un (51) Notarias de las 83 programadas en diez y ocho (18) ciudades del país (Cali, Cúcuta, Neiva, Tunja, Santa Marta, Villavicencio, Pasto, Buenaventura, Palmira, Envigado, Sogamoso, Popayán, Montería, Facatativá, Tuluá, Bello, Itagüí y Ríonegro). Tercer trimestre: El avance acumulado es del 81,93% que corresponde a un total de 68 Notarías en el cual en el tercer trimestre se incorporaron al Modelo VUR 17 (diez y siete Notarías). El comportamiento de integración mensual de notarías en el primer semestre del año fue de 0, 8, 4, 26, 6 y 7 (Enero a Junio). Cuarto Trimestre: En el mes de octubre se integraron 15 Notarias para un total acumulado de Notarías integradas durante la vigencia de 83, con lo cual el cumplimiento es del 100%. Diseño e Implementación del Modelo Tecnológico y de Gestión para la Ventanilla Única de Registro a Nivel Nacional (VUR). MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA 70

71 Indicador T. M : Número de Visitas Generales a las Oficinas de Registro Meta PAG 2013: Realizar 100 visitas generales en coordinación con el grupo de apoyo a la inspección y vigilancia Meta PEI 2013 : 150 visitas Generales Porcentaje de Avance de la vigencia al 31 de diciembre de 2013 : 158% (158 visitas Generales) Avance: Durante el segundo trimestre se adelantaron 95 visitas generales de las 100 programadas cumpliendo el programa de visitas generales en un 95%. El balance es positivo considerando que se programaron visitas a realizar en el año para cada trimestre de veinticinco (25) y al corte del primer semestre este programa ya se encuentra cumplido en un alto porcentaje. Tercer Trimestre: Durante este trimestre se adelantaron 30 visitas generales a las Oficinas de Registro de: Purificación, Espinal, Barranquilla, Bucaramanga, Sabanalarga Piedecuesta, San Andrés - Islas, Tunja, Santafé de Antioquia, Zapatoca, La Ceja, Rionegro, Socha, Duitama, Moniquirá, Riohacha, San Juan del Cesar, Maicao Barrancabermeja, Concepción, Málaga, San Andrés, Ocaña, Medellín Norte, Medellín Sur, Girardota, Titiribí, Pitalito, Convención, Ramiriquí. Al cierre del tercer trimestre del año se han realizado un total de 125 visitas generales logrando superar la meta de la vigencia de 100 visitas generales con lo cual este indicador presenta un cumplimiento del 125%. Cuarto trimestre: En este período se realizaron 33 visitas generales a las oficinas de registro, logrando un acumulado al cierre de la vigencia de 158 visitas generales realizadas. MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA Fortalecer la Orientación, Inspección, Vigilancia y Control Registral 68

72 Indicador T. M : Número de Visitas Especiales a las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos a Nivel Nacional Meta 2013: Realizar 70 visitas especiales Porcentaje de Avance de la vigencia al 31 de diciembre 2013 : 107,14 % (75 visitas especiales) Avance: En el primer trimestre del año se realizaron veinticinco (25) visitas especiales y el segundo trimestre las visitas especiales fueron de once (11), para un acumulado total de 36 visitas realizadas al corte del primer semestre del año. La ejecución se llevó de acuerdo a la programación establecida. Tercer trimestre: Se realizaron 19 visitas especiales en el tercer trimestre a las Oficinas de Registro de Ibagué, Chinú, Bogotá Zona Sur, Riohacha, Santa Marta (2), Girardot, Bucaramanga Fundación, Cartagena, Valledupar, Bogotá Zona Norte, Buenaventura, Tunja Samaniego, Montería (2), Zipaquirá y Quibdó. El total de visitas especiales al cierre del tercer trimestre es de 55, logrando un cumplimiento del 78,57%. Cuarto Trimestre: Para este período se realizaron 20 visitas especiales a las oficinas de registro para un total en la vigencia de 75, logrando un cumplimiento del 107,14% sobre la meta establecida de 70 visitas. MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA Fortalecer la Orientación, Inspección, Vigilancia y Control Registral 72

73 Indicador PAG : Número de Visitas de apoyo a las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos a Nivel Nacional por necesidades de personal Meta 2013: Realizar 100 visitas de apoyo Porcentaje de Avance de la vigencia al 31 de diciembre de 2013 : 203% (203 visitas de apoyo) Avance: Al corte del semestre se han realizado por parte de la Delegada de registro sesenta y seis (66) visitas de apoyo a las oficinas de registro a nivel nacional. En el primer trimestre se realizaron 25 y en el segundo 41 para un total de 66 visitas de apoyo realizadas a las oficinas de registro. Se resalta que se sobrepasó lo programado en el semestre en la cantidad de diez (10) visitas de apoyo. El cumplimiento de este indicador al cierre del tercer trimestre es del 114% al realizar 114 visitas de apoyo A las oficinas de registro a Nivel Nacional. Se superó la meta de la vigencia de 100 visitas de apoyo y las orips que se visitaron en el tercer trimestre para un total del trimestre de 48 fueron: Ramiriquí, Montería (5), Cartagena (8), Pereira, Tunja, Cereté, Apartadó (3), Purificación (3), La Mesa, Florencia (2), Melgar, Zipaquirá (5), Espinal (2), Cali (2), Amalfi (3), Santa Marta (2), Lorica (2), Girardot, Santander de Quilichao, Quibdó, Agua de Dios y Purificación. En el cuarto trimestre se realizaron 89 visitas de apoyo a las oficinas de registro, para un acumulado del año de 203 visitas de apoyo realizadas. MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA Fortalecer la Orientación, Inspección, Vigilancia y Control Registral 73

74 Indicador PAG : Número de Intervenciones a las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos a Nivel Nacional Meta 2013: Realizar ocho (8) Intervenciones según el Estatuto Registral. Porcentaje de Avance de la vigencia al 31 de diciembre de 2013 : 100 % (8 Intervenciones) Avance: Al corte del tercer trimestre se han realizado siete (7) intervenciones a oficinas de registro de Instrumentos públicos entre las cuales están la ORIP de Valledupar, Sahagún, Maicao, Plato, Quibdó, Yopal, y Girardot. En el primer trimestre se realizaron tres (3) y en el segundo y tercer trimestre dos (2) intervenciones, con lo cual el cumplimiento es del 87,50% al cierre del tercer trimestre. Cuarto trimestre: En el cuarto trimestre se realizó una intervención a la oficina de registro de Barranquilla para un total de 8 intervenciones realizadas. MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA Fortalecer la Orientación, Inspección, Vigilancia y Control Registral 74

75 Indicador T. M : Número de registradores nombrados por concurso Público a Nivel Nacional Meta 2013: Hacer seguimiento al indicador del tablero de mando "Numero de Registradores nombrados por concurso" de acuerdo al cronograma (16 actividades a ejecutar en la vigencia) a "Concurso de méritos para la provisión de cargos de Registradores de Instrumentos Públicos en propiedad e ingreso a la carrera registral" Porcentaje de Avance de la vigencia al 31 de diciembre 2013 : 100% (16 actividades del cronograma de 16 actividades para la provisión de cargos a registradores) Avance: En el primer trimestre se llevaron a cabo tres (3) actividades del cronograma como: Publicación de la convocatoria, apertura del proceso y recepción de los documentos. Por medio de la teleconferencia se divulgó los requisitos y los pasos del proceso para aspirar al Concurso de Méritos para la provisión de cargos de Registradores de Instrumentos Públicos en propiedad y para el ingreso a la Carrera Registral. Se emitió por el Canal Institucional el 6 de marzo de 2013 de 2:00 p.m. a 4:00 p.m. y a través de Para el segundo trimestre: Se llevaron a cabo cuatro (4) actividades en las que se puede mencionar la Publicación de aviso de admitidos y no admitidos, recepción de recursos, publicación aviso de convocatoria a pruebas y aplicación de pruebas. En el tercer trimestre se realizaron las siguientes actividades: Publicación del aviso de los resultados de la prueba escrita, resolver los recursos relacionados con la prueba escrita, publicación de los resultados de la valoración de méritos y antecedentes y resolver los recursos relacionados con la valoración de los méritos y antecedentes. La actividad relacionada con la citación a entrevista no se llevó a cabo por efecto del cambio del cronograma del Consejo Superior de la Carrera Registral. MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA Desarrollar procesos de selección a traves de concursos 75

76 Indicador T. M : Número de registradores nombrados por concurso Público a Nivel Nacional Meta 2013: Hacer seguimiento al indicador del tablero de mando "Numero de Registradores nombrados por concurso" de acuerdo al cronograma (16 actividades a ejecutar en la vigencia) a "Concurso de méritos para la provisión de cargos de Registradores de Instrumentos Públicos en propiedad e ingreso a la carrera registral" Porcentaje de Avance de la vigencia al 31 de diciembre 2013 : 100% (16 actividades del cronograma de 16 actividades para la provisión de cargos a registradores) Avance: publicaron en un diario de amplia circulación nacional, los Acuerdo Nos. 006 y 007 del Consejo Superior de la Carrera Registral, por medio de los cuales se notifican los resultados definitivos de la prueba escrita de conocimiento realizada a los aspirantes al Concurso de méritos para la provisión de cargos de Registradores de Instrumentos Públicos en propiedad e ingreso a la Carrera Registral y se presenta el listado de resultados de la valoración de méritos y antecedentes, respectivamente. Los interesados en interponer recursos contra la calificación proveniente de la valoración de méritos y antecedentes, lo pueden hacer entre el 26 de agosto y el 6 de septiembre, y sus resultados serán publicados el día 27 de septiembre de Luego de esto, se procederá a citar a entrevista entre el 3 de octubre y el 4 de noviembre de 2013, a aquellos concursantes que hayan obtenido una calificación igual o superior a 60 puntos en el ponderado de las etapas ya surtidas a la fecha, de acuerdo a los méritos de cada uno. MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA Desarrollar procesos de selección a traves de concursos 76

77 Indicador T. M. : Número de visitas Generales a las Notarias a Nivel Nacional Meta PAG 2013: Realizar 454 visitas generales distribuidas trimestralmente ( 0, 147, 228 y 79) Porcentaje de Avance total al 31 de diciembre 2013 : 88,77% (403 visitas a Notarías). Avance: Primer y segundo trimestre: De las 147 se han ejecutado a las fecha 143 en cada una de las regiones del país, conforme al plan de Visitas Las 4 visitas que corresponden al departamento de Antioquia por problemas logísticos se ejecutan en el siguiente trimestre. Tercer Trimestre: En este trimestre se realizaron 220 visitas de las cuales se hicieron 73 visitas generales a las Notarías de Bogotá de las 77 programadas, con lo cual el cumplimiento acumulado de visitas es del 79,96%. Cuarto Trimestre: En este período se realizaron 40 visitas generales a las Notarías a nivel Nacional, para un acumulado del año de 403 visitas generales realizadas, con lo cual el avance fue del 88,77% sobre la meta propuesta en el año de realizar 454 visitas. (ver gráfica de visitas realizadas 2013 a 27 departamentos). Nota: De las cuatrocientos cincuenta y cuatro (454) visitas generales inicialmente programadas, por razones de orden público se hizo necesario suspender cincuenta y uno (51) en algunas regiones del País, estas se reprogramaran en el plan anual de visitas MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA Fortalecer la Orientación, Inspección, Vigilancia y Control Notarial

78 78 MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA Fortalecer la Orientación, Inspección, Vigilancia y Control Notarial Visitas Generales a Notarias Año 2013 DEPARTAMENTONúmero de visitas realizadas 1ANTIOQUIA73 2ATLANTICO10 3BOLIVAR18 4BOYACA30 5CALDAS11 6CAQUETA1 7CASANARE8 8CAUCA7 9CESAR17 10CHOCO3 11CORDOBA10 12CUNDINAMARCA77 13GUAINIA1 14GUAJIRA2 15HUILA10 16MAGDALENA9 17META4 18NARIÑO10 19NORTE DE SANTANDER8 20PUTUMAYO2 21QUINDIO9 22RISARALDA8 23SANTANDER18 24SUCRE8 25TOLIMA17 26VALLE DEL CAUCA31 27VICHADA1 TOTAL403 Fuente: Superintendencia Delegada para el Notariado NOTA: Como resultado de las vistas generales a las Notarías se establece que hay 117 Notarías con Autos de archivo, 30 con planes de mejora, 24 con investigaciones disciplinarias y 232 están en proceso de estudio.

79 Indicador T. M. : Número de visitas Especiales a las Notarias a Nivel Nacional Meta PAG 2013: Realizar 150 visitas especiales distribuidas trimestralmente ( 0, 50, 50 y 50) Porcentaje de Avance al 31 de diciembre 2013 : 172,67% (259 visitas especiales a Notarías). Descripción Avance: Primer y segundo trimestre: De las 150 visitas se han practicado 99 atendiendo los requerimientos de entrega de notarias, traslado por derecho preferencial, verificación de los hechos por quejas de los usuarios y práctica de pruebas en actuación disciplinaria. Tercer trimestre: Para el tercer trimestre se realizaron ochenta y nueve (89) visitas, logrando un acumulado de 188 visitas con lo cual el cumplimiento es del 125,33% sobrepasando la meta de la vigencia de 150 visitas especiales. Cuarto trimestre: Al cierre de éste período se realizaron 71 visitas especiales, logrando un acumulado de 259 visitas realizadas en el año. El Cumplimiento fue del 172,67% con respecto a la meta señalada de 150 visitas a realizar en el año. NOTA: De las 259 visitas realizadas, 23 fueron a las Notarías creadas y entregadas, 55 por verificación de locales, 63 por entrega de Notarías por concurso 118 visitas por práctica de pruebas. 79 MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA Fortalecer la Orientación, Inspección, Vigilancia y Control Notarial

80 Indicador : Número de investigaciones disciplinarias por resolver ( años 2008 y 2009 siempre que se cuente con elementos probatorios). Meta PAG 2013: 60 Investigaciones años anteriores Porcentaje de Avance total al 31 de diciembre 2013 : 100% (60 Investigaciones resueltas) Descripción Avance: Segundo trimestre: A la fecha se está haciendo seguimiento de manera mensual por parte de la coordinadora para el cumplimiento de la meta programa. En el segundo trimestre se evacuaron 36 procesos disciplinarios que corresponden a los años 2008 y Tercer trimestre: En el tercer trimestre se evacuaron 13 procesos disciplinarios con lo cual el acumulado de procesos es de 49 para un cumplimiento del 81,67% sobre las 60 investigaciones establecidas en la vigencia. Cuarto Trimestre: Se realizaron en éste período 11 investigaciones pendientes para un acumulado al año de MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA Establecer mecanísmos para la resolución de Investigaciones Disciplinarias en la Superintendencia Delegada de Notariado

81 Indicador T. M. : Número de Notarios nombrados por concurso Público. Meta 2012 T. M. : 159 Notarios. Meta PAG 2013: 44 Notarios Porcentaje de Avance total al 30 de septiembre de 2013 : 87,42% (139 Notarios) Porcentaje de Avance de la vigencia 2013 respecto a la meta del año: 54,55 % (24 Notarios Nombrados). Avance: A la fecha se han nombrado 24 Notarios quedando pendiente 20 por lo que se aprobó establecer mecanísmos sustitutivos para el agotamiento de la lista de elegibles conformada según acuerdo 029 del 15 de diciembre de 2011 aun no provistas y próximas a vencer. En el mes de septiembre se posesionaron 7 Notarios que fueron nombrados cuatro (4) en el segundo trimestre y tres (3) en el tercer trimestre, para ocupar las Notarías de Bogotá así: Notaría 66, Notaría 58, Notaría 12, Notaría 26, Notaría 40, Notaría 67 y la Notaría MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA Desarrollar procesos de selección a través del Concurso Notarial

82 Indicador A. M. : Número de estudios realizados Meta PAG 2013: 24 estudios de creación de círculos Notariales realizados Porcentaje de Avance al 30 de marzo 2013 : 104,17 % (25 Estudios de creación) Avance: Primer Trimestre : Se desarrollo la ficha técnica que se había implementado por parte de la SNR, para el levantamiento del estudio socioeconómico en cada una de las alcadias que corresponden a las municipio donde se va a crear los círculos notariales. Para efecto se trasladaron los respectivos funcionarios de la Delegada para el Notariado y de la Oficina Asesora Jurídica, se hablo directamente con los señores Alcaldes, se recopilo la información en las alcaldías, gobernaciones y unidades de consolidación territorial. Con estos estudios se están proyectando los respectivos decretos con el apoyo de la Oficina Asesora de Planeación y la Oficina Asesora Jurídica. Al primer trimestre se cumplió al 104,17% con la elaboración de los estudios de creación de 25 círculos Notariales logrando superar la meta en 1 estudio. (ver cuadro siguiente relación de estudios realizados de circulos Notariales) 82 MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA Crear Realizar los estudios socioeconómicos para la creación de 24 Círculos Notariales en el País conforme a las necesidades del servicio

83 Indicador A. M. : Número de estudios realizados META PAG 2013 : 24 Porcentaje de Avance al 30 de marzo 2013 : 104,17 % (25 Estudios de creación) 83 MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA Realizar los estudios socioeconómicos para la creación de 24 Círculos Notariales en el País conforme a las necesidades del servicio Estudios de creación de Notarías Realizados No. MUNICIPIO - CIRCULO NOTARIAL DEPARTAMENTO CATEGORIA NOTARIA 1Briceño Antioquia TERCERA 2Nechi 3Valencia Cordoba 4San José de Uré 5La Macarena Meta 6Uribe 7Puerto Rico 8San Juan de Arama 9Cartagena del Chairá Caquetá 10San Miguel Putumayo 11San Calixto Norte de Santander 12Hacarí 13El Tarra 14Cravo Norte Arauca 15Fortul 16Puerto Rondón 17 ToribioCauca Estudios de creación de Notarías Realizados 18Puerto GaitánMetaPRIMERA 19Puerto RicoCaquetáTERCERA 20Tolu ViejoSucreTERCERA 21Zona BananeraMagdalenaTERCERA 22NecoclíAntioquiaSEGUNDA 23La MontañitaCaquetáTERCERA 24AcevedoHuila 25Santa Rosa del SurBolivar

84 Indicador A. M. : Círculos Notariales creados Meta PAG 2013: 24 Círculos Notariales Porcentaje de Avance al 31 de diciembre 2013 : 95,83 % (23 Notarías) Avance: Tercer trimestre: A la fecha se han creado 22 Círculos Notariales mediante la expedición de los siguientes decretos: Decreto No. 39 de enero 15 de 2013 (Notaria de Tolú Viejo en el departamento de Sucre), Decreto No de abril 25 de 2013 (Notaría de Zona Bananera en el departamento del Magdalena), Decreto No de abril 25 de 2013 (Notaria de Necoclí en el departamento de Antioquia), Decreto No de julio 18 de 2013 (creación de 17 Notarías), el Decreto No.1532 de julio 19 de 2013 (Notaria de Puerto Gaitán. Meta) y el Decreto No.1533 de julio 19 de 2013 (Notaría de Puerto Rico en el departamento del Caquetá). El porcentaje de avance acumulado es del 91,67% que corresponde a 22 Notarías creadas respecto a la meta de 24 Notarías. Cuarto trimestre: En este período se creó el circulo notarial en el municipio de Montañita en el departamento de Caquetá con la expedición del decreto No.2322 del 22 de octubre de Nota: Está en trámite la expedición los decretos de creación de los círculos Notariales de Acevedo en el departamento del Huila y santa rosa del sur en el departamento de Bolívar. 84 MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA Crear (24) Círculos Notariales en el País conforme a las necesidades del servicio

85 Indicador A. M. : Elaborar proyecto y presentarlo para aprobación Meta PAG 2013: Proyecto Elaborado Porcentaje de Avance al 30 de septiembre de 2013 : 85% Descripción del Avance: Al cierre del tercer trimestre el proyecto de Ley del Nuevo Estatuto Notarial, se encuentra completamente finalizado y se cumplieron las fases de participación, consolidación y revisión las cuales corresponden al avance reportado del 85%. El Proyecto de Ley finalizado fue remitido al Ministerio de Justicia y del Derecho con documento anexo explicativo de la necesidad de la reforma y los aspectos sustanciales más relevantes, para su conocimiento y observaciones. 85 MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA Proyecto de Ley Nuevo Estatuto Notarial

86 Indicador A. M. : Elaborar proyecto y presentarlo para aprobación Meta PAG 2013: Proyecto Elaborado % de avance al 31/12/2013: 86% Descripción del Avance: Al cierre del tercer trimestre se cumplieron las siguientes actividades que reflejan el avance del 60% así: Se elaboró el diseño de la arquitectura tipo fin a fin de lo que debería ser la solución de Identificación Biometría en la SNR., se realizaron los estudios Previos – Componente Tecnológico, se realizó acompañamiento en el desarrollo del proyecto de Identificación Biométrica a la Unión Colegiada del Notariado Colombiano – UCNC y se presentó proyecto de cobro de tarifa al Gobierno Nacional, a partir del estudio realizado por la UCNC. Está pendiente la actividad de pruebas y/o Implementación sistema de Identificación Biométrica en las notarias del país. El en marco del III CONGRESO NACIONAL DEL NOTARIADO COLOMBIANO, la Unión Colegiada del Notariado Colombiano, se realizó el lanzamiento del Sistema de Identificación Biométrica en Línea en San Andrés Isla. La Unión Colegiada del Notariado Colombiano, pese a realizar "un simulacro" en la Isla de San Andrés, a fecha no tiene establecido un cronograma de implementación de esta solución Biométrica en las notarías de Colombia. - 'Esta actividad, dado que la Unión Colegiada del Notariado Colombiano es quien está liderando este proyecto, serían ellos, quienes realizarían dichas pruebas. La SNR estaría vigilante de que el resultado sea el esperado. En cuanto al proyecto de cobro de tarifa al Gobierno Nacional, a partir del estudio realizado por la. Se solicitó autorización al consejo Directivo del Fondo Especial del Notariado en la compra de soluciones de dispensadores de captores y de biometría. 86 MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA Proyecto de Biometría

87 Indicador A. M. : Sistema Integrado de Información Notarial en línea implementado Meta PAG 2013: SIN implementado. Porcentaje de Avance al 30 de septiembre de 2013 : 80% Descripción del Avance: Al cierre del tercer trimestre se cumplieron las siguientes actividades que reflejan el avance del 80% así: Se creó el equipo funcional que apoyaría el componente funcional del nuevo sistema de información notarial en línea. Elaboración de un formato, en el cual se consignó la identificación de necesidades y el levantamiento de requerimientos ( a nivel macro) de las diferentes áreas con necesidad de consumo de la información que se genera desde las notarías. Se llevó a cabo la entrega de identificación de necesidades y el levantamiento de requerimientos a nivel macro a la Jefatura de Sistemas. Se empezó a trabajar sobre las políticas del nuevo sistema de información notarial en línea. Dichas políticas estarán reflejadas en los Prepliegos. 87 MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA Proyecto Sistema Integrado de Información Notarial en Línea

88 Indicador Sectorial: Número de diagnósticos registrales para los procesos de restitución, Formalización y Protección. Meta 2011 – 2014 Sectorial: 32 Diagnósticos Registrales Porcentaje de Avance total al 30 de septiembre de 2013 : 59,38% (19 Diagnósticos Registrales) Meta 2013 Sectorial : 10 Diagnósticos Porcentaje de Avance 2013 : 70% (7 Diagnósticos). Avance: Se han realizado 7 visitas de diagnóstico registral, de las cuales se realizaron en el trimestre tres (3). Se aclara que no se han realizado sobre las zonas previstas en el primer informe de seguimiento, por lineamientos de la dirección de la Delegada se han establecido otras zonas, pero el procedimiento para cualquier zona surte el mismo efecto, las razones podrán ser dadas a conocer en el momento de ser requeridas. Nota : En el PAG 2013 se tiene una meta de siete (7) diagnósticos, la cual se debe ajustar o aclarar frente a la meta sectorial para el 2013 de diez (10) diagnósticos. 88 Política Integral para la Protección, Formalización y Restitución de Tierras. MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA

89 Indicador : Número de jornadas de orientación y asesoría Jurídica a Nivel Nacional Meta PAG 2013 : Realizar 120 Jornadas de Formalización y Asesoría Jurídica Porcentaje de avance al 31 de diciembre 2013 : 119,17 % (143 Jornadas de orientación) Descripción Avance 2013: Primer Semestre: Al primer semestre del año se han realizado por parte de la Superintendencia Delegada de Tierras cincuenta y seis (56) jornadas de formalización reflejando un cumplimiento del 46,67%. En el primer trimestre se realizaron 21 jornadas y en el segundo trimestre treinta y cinco (35) para un total de 56. Comparando las jornadas programadas para el semestre y que fueron sesenta (60), se observa que se dejaron de cumplir sólo con cuatro (4) jornadas las cuales se realizarán junto con la programación del tercer trimestre. Tercer trimestre: En el tercer trimestre se realizaron 41 jornadas orientación jurídica en saneamiento y formalización de predios para un acumulado de 97 jornadas realizadas en 85 municipios a nivel Nacional para un cumplimento al cierre del tercer trimestre del 80,83%. Cuarto trimestre: Se realizaron 46 jornadas de orientación para un total de 143 jornadas realizadas en el año en 125 municipios, alcanzando un cumplimiento del 119,17% respecto a la meta de 120 jornadas de orientación. (ver cuadro relación de Jornadas realizadas). 89 Política Integral para la Protección, Formalización y Restitución de Tierras. MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA

90 90 Política Integral para la Protección, Formalización y Restitución de Tierras. MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA JORNADAS DE ORIENTACION PARA LA FORMALIZACION DE LA PROPIEDAD Y DE REGISTRO CIVIL DE NACIMIENTO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2013 No.DEPARTAMENTO NUMERO DE MUNICIPIOS VISITADOS NUMERO JORNADAS REALIZADAS CONSULTAS ATENDIDAS REGISTRO CIVIL DE NACIMIENTO 1VALLE DEL CAUCA META CUNDINAMARCA MUNICIPIO DE APARTADO11 5 ANTIOQUIA- SAN BDO- VIENTO CORDOBA SUCRE BOLIVAR BOGOTA - SAN CRISTOBAL CORDOBA ANTIOQUIA - BAJO CAUCA NORTE DE SANTANDER SANTANDER MAGDALENA12212 TOTAL : FUENTE: Superintendencia Delegada de Tierras

91 Indicador Sectorial : Estudios registrales de títulos requeridos por la Unida de Gestión de de Restitución de Tierras en el marco del proceso de Restitución de Tierras Meta : Dar respuesta del 100% de las solicitudes de estudios de títulos que la Unidad de Restitución de Tierras requiera. Porcentaje de avance a Diciembre 2012 :100% Meta 2013 : 100% de Respuesta a las solicitudes requeridas Porcentaje de avance al 30 de Septiembre 2013 :6.130 Estudios Registrales individuales Avance: NOTA: Se debe incluir este indicador sectorial en el PAG 2013 de la Delegada de Tierras y diligenciar el % de avance correspondiente a la vigencia. En lo que va corrido del año se han realizado estudios registrales individuales solicitados por la Unidad de Restitución de Tierras. En el marco del proceso de Restitución, se han atendido solicitudes de protección jurídica. Política Integral para la Protección, Formalización y Restitución de Tierras. MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA 91

92 Indicador T. M. : Número de Oficinas de Registro Supervisadas por la Superintendencia delegada de Tierras en el marco de la Política de Tierras. Meta 2013 : 28 Oficinas de Registro. Porcentaje de avance al 31 de diciembre 2013 :100% (28 oficinas de Registro) Avance: Al corte del segundo trimestre se han supervisado diez (10) oficinas de Registro de Instrumentos Públicos con logrando un avance del 35,71% al cierre del semestre. En el primer trimestre se supervisó una (1) oficina de Registro y en el segundo trimestre nueve (9) para un total de diez (10) oficinas de registro de instrumentos públicos supervisadas. La programación era de catorce (14) oficinas para el primer semestre lo cual significa un atraso de cuatro (4) oficinas que se sumaran a las ocho (8) oficinas programadas a supervisar en el tercer trimestre del año. El atraso en la programación de oficinas a supervisar se debe a la falta de personal idóneo para las labores de inspección y vigilancia, porque los cronogramas de contratación de servicios profesionales (contratistas de apoyo a las orips) y las capacitaciones han impedido que los funcionarios a cargo puedan desplazarse según lo previsto. En el tercer trimestre se realizaron 4 visitas, con lo cual el acumulado es de 14 visitas al cierre del trimestre logrando un cumplimiento del 50% en la programación total de visitas para la vigencia que son 28 visitas. Cuarto Trimestre: se supervisaron 14 oficinas de registro en éste período logrando el cumplimiento de la meta en un 100%. Política Integral para la Protección, Formalización y Restitución de Tierras. MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA 92

93 Indicador T. M. : Número de Convenios de Cooperación Internacional firmados en el marco de la Política de Tierras. Meta 2013 : 1 (un convenio) Porcentaje de avance al 31 de diciembre 2013 : 100% (1 convenio firmado) Avance: Este indicador es sujeto de medición para el último trimestre de esta vigencia, sin embargo se han adelantado mas de 10 reuniones de trabajo con funcionarios de embajadas de Suiza, Japón, Gran Bretaña para adelantar gestiones que permitan la suscripción de un acuerdo de cooperación previsto para esta vigencia desde la Delegada para Tierras. Cuarto Trimestre: En éste trimestre se firmo el convenio, con lo cual la meta establecida se logró al 100%. Política Integral para la Protección, Formalización y Restitución de Tierras. MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA 93

94 Indicador A. M. : Número de Convenios Interinstitucionales firmados con los Municipios en el marco de la Política de Tierras para la formalización y saneamiento de la propiedad rural y urbana. Meta 2013 : 20 convenios Avance al 31 de Diciembre 2013 : 240% (48 convenios firmados) Descripción Avance: Al cierre del tercer trimestre se han firmado 38 convenios interinstitucionales; dos (2) con departamentos y treinta y seis (36) con municipios en el cual se han beneficiado un total de 61 municipios, con el fin de lograr la titulación, saneamiento y formalización de la propiedad inmobiliaria rural y urbana. ( ver relación de convenios interinstitucionales firmados con los municipios). Cuarto trimestre: Se firmaron 10 convenios con los municipios para un total de 48 convenios logrando un Avance del 240% sobre la meta fijada de 20 convenios. ( ver relación de convenios interinstitucionales firmados con los municipios). Política Integral para la Protección, Formalización y Restitución de Tierras. MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA 94

95 Política Integral para la Protección, Formalización y Restitución de Tierras. MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA 95 CONVENIOS INTERINSTITUCIONALES FIRMADOS PARA LA FORMALIZACION DE LA PROPIEDAD AL 31 DE DICIEMBRE 2013 No.DEPARTAMENTO NUMERO DE CONVENIOS NUMERO DE MUNICIPIOS BENEFICIADOS 1ANTIOQUIA1720 2CAUCA77 3CESAR55 4CORDOBA22 5CUNDINAMARCA215 6GUAJIRA22 7MAGDALENA22 8META22 9NORTE DE SANTANDER22 10SANTANDER33 11 SAN ANDRES, PROVIDENCIA Y SANTA CATALINA 11 12VALLE DEL CAUCA23 13CALDAS11 TOTAL :4865 Fuente: Superintendencia Delegada de Tierras

96 Indicador A. M. : Número de solicitudes de protección individual registradas en el RUPTA Meta PAG 2013: solicitudes de protección registradas* Avance al 31 de diciembre 2013: 100% ( Solicitudes de protección individual registradas) Descripción del avance : Para el mes de septiembre se registraron 300 solicitudes de protección individual en diferentes departamentos para un acumulado de solicitudes de protección individual registradas en el RUPTA ( Registro único de predios y Territorios Abandonados a causa de la violencia – Ruta Colectiva / Ruta individual) con lo cual el avance es del 42,77% sobre la meta establecida de la vigencia de solicitudes. ( ver relación de solicitudes de protección individual por departamento a la fecha del 30 de septiembre de 2013). Solicitudes de protección registradas en el primer trimestre : 915 Solicitudes de protección registradas en el segundo trimestre : Solicitudes de protección registradas en el tercer trimestre : 833 Solicitudes registradas en el cuarto trimestre: 420 * El cumplimiento de la meta establecida está sujeta a la demanda de solicitudes de protección individual y a la declaración de las medidas de protección colectiva emanada por los comités departamentales y municipales de atención integral para la reparación de victimas.( se establece el cumplimiento sobre el 100% de lo recibido y registrado). Política Integral para la Protección, Formalización y Restitución de Tierras. MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA 96

97 Indicador A. M. : Número de solicitudes de protección individual registradas en el RUPTA Avance al 31 de diciembre 2013: 100% ( Solicitudes de protección individual registradas) Política Integral para la Protección, Formalización y Restitución de Tierras. MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA 97 Solicitudes de Protección Individual registradas por Departamento en el mes de Septiembre y acumuladas al 30 de septiembre de 2013 No.DEPARTAMENTO Número de solicitudes registradas en el mes de septiembre TOTAL de Solicitudes 1ANTIOQUIA ARAUCA1295 3ATLANTICO 4 4 BOGOTA (INDEPENDIENTE DEL DPTO.) 2 5BOLIVAR3100 6BOYACA 15 7CALDAS762 8CAQUETA CASANARE369 10CAUCA375 11CESAR CHOCO 32 13CORDOBA345 14CUNDINAMARCA665 15GUAINIA24 16GUAJIRA216 SUB TOTAL : Fuente: Superintendencia Delegada de Tierras Solicitudes de Protección Individual registradas por Departamento en el mes de Septiembre y acumuladas al 30 de septiembre de 2013 No.DEPARTAMENTO Número de solicitudes registradas en el mes de septiembre TOTAL de Solicitudes 1GUAVIARE594 2HUILA1066 3MAGDALENA1551 4META NARIÑO NORTE DE SANTANDER 145 7PUTUMAYO4101 8QUINDIO 2 9RISARALDA430 10SANTANDER SUCRE 22 12TOLIMA VALLE VAUPES 0 15VICHADA748 TOTAL : Fuente: Superintendencia Delegada de Tierras

98 Indicador A. M. : Número de oficinas de registro dotadas con apoyo humano y logístico para el proceso de medidas de protección en el RUPTA Meta PAG 2013: 58 Oficinas Avance al 30 de septiembre de 2013: 100% ( 58 oficinas ) Descripción del avance : Para el tercer trimestre se han dotado un total de 58 oficinas con el correspondiente apoyo humano y logístico para el registro de las medidas de protección individual en el RUPTA (( Registro único de predios y Territorios Abandonados a causa de la violencia – Ruta Colectiva / Ruta individual) con lo cual se dio cumplimiento en un 100% a la meta establecida. Cuarto Trimestre: Meta cumplida en el tercer trimestre. Política Integral para la Protección, Formalización y Restitución de Tierras. MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA 98

99 INDICADORES DE TRANSPARENCIA, PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO 13. INDICADORES POR POLITICA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO DEL MIPG DE LA SNR E 2013 % de implementación Modelo de atención al Ciudadano % de implementación Protocolo de Atención al Ciudadano Número de días promedio de respuesta de las PQRD Índice de satisfacción al Ciudadano (%) Número de PQRD consolidada a Nivel Nacional Índice de satisfacción del ciudadano respecto a los servicios de expedición de certificados en línea. Caracterización del usuario y levantamiento de la información que impacte al Ciudadano. % Capítulos transmitidos a través del Programa Fé Pública Número de publicaciones periódico informativo El Escribano (bimestral) Número de Boletines de Prensa emitidos y divulgados a través del Correo Institucional de la SNR. Número de Boletines Informativos semanales emitidos – De jueves a Jueves. Aplicación de la estrategia de difusión.

100 INDICADORES DE TRANSPARENCIA, PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO 13. INDICADORES POR POLITICA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO DEL MIPG DE LA SNR E 2013 Cumplimiento de la fase participativa del proyecto de Ley del Nuevo Estatuto Notarial. Número de reportajes realizados a través de los medios de comunicación y prensa escrita a nivel Nacional. Porcentaje de Reportes de Mejoramiento diligenciados, derivados de la quejas y reclamos formulados. Quejas y reclamos recurrentes. Porcentaje de tiempo empleado en la respuesta a las quejas y reclamos formulados

101 Indicador : Modelo de Atención al Ciudadano implementado Meta PAG 2013: 100% Modelo implementado Porcentaje de Avance al 30 de septiembre de 2013: 60% Avance: El grado de avance acumulado de ésta actividad es del 60%. En el primer trimestre se realizó el diagnóstico y en el segundo trimestre se definió el modelo de atención y se presentó la propuesta para su aprobación. Está pendiente la implementación del Modelo. MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA Fortalecer el Modelo de Atenci ó n al Ciudadano 101

102 Indicador : Protocolo de Atención al Ciudadano implementado Meta PAG 2013: 100% protocolo implementado Porcentaje de Avance al 30 de septiembre de 2013: 50% Avance: Primer y segundo Trimestre: Se revisaron las cartillas de protocolos actuales de la Entidad y con esta información se elaboró una propuesta para cada canal de atención, tomando como referencia los existentes y ajustando a las necesidades actuales en articulación con los procedimientos que pertenecen proceso de Cultura de Servicio y Atención al Ciudadano. En el primer trimestre el avance fue del 25% que corresponde a la etapa de revisión y diagnostico y en el segundo trimestre se elaboró el protocolo y esta pendiente su aprobación para continuar con la etapa de socialización, el avance fue del 15% para un total acumulado de la actividad del 40% al primer semestre del año. Tercer Trimestre: Al tercer trimestre se definió el protocolo de atención definitivo y está pendiente su socialización e implementación, logrando un avance acumulada de ésta actividad del 50%. MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA Adoptar protocolo y est á ndares m í nimos para los distintos canales de atenci ó n 102

103 Indicador T. M.: Número de días promedio de respuesta de las PQRD Meta PAG 2013: Cumplir con el tiempo Mínimo de respuesta (15 días) Porcentaje de Avance al 31 de Diciembre 2013:41,60 días Avance: Primer Trimestre: El tiempo promedio de respuesta de las PQRD en el primer trimestre fue de 17 días, ubicándose en 2 días por debajo del término legal de 15 días. Segundo Trimestre: Para el segundo trimestre el tiempo promedio de las PQRS se ubicó en 19 días, con lo cual se incumplió la meta establecida de 15 días, ya que nos estamos demorando cuatro (4) días mas del término establecido para la vigencia. Lo anterior representa un cumplimiento del 18,33% respecto a una cifra programada del 25% que es de 15 días. Tercer trimestre: Para éste período el término de respuesta fué de 32 días, con lo cual el acumulado de los tres trimestres da un Término de respuesta promedio de 22,67 días, lo cual representa 7,67 días por debajo de la Meta. NOTA: Indicador que se establece por las PQRD que ingresan al Grupo de Cultura de Servicio y Atención al Ciudadano de la SNR. MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA Mejorar los tiempos de respuesta de las PQRD y consultas 103

104 Indicador T. M.: Índice de satisfacción Meta PAG 2013: Lograr un índice de satisfacción del 78 % Índice de satisfacción al 31 de diciembre 2013: 87,57 % (promedio año) Avance: Primer Trimestre: El índice de satisfacción producto de las encuestas realizadas en las oficinas de registro a Nivel Nacional arrojo un índice del 78%, cumpliendo la meta establecida en éste período. Segundo Trimestre: El Índice de satisfacción se ubicó en el 74% por lo cual refleja que esta por debajo en un 4% respecto a la meta establecida para la vigencia del 78%. Tercer Trimestre: Para éste período el índice de satisfacción al ciudadano fue del 89 % lo cual refleja que se superó la meta en un 11%. El índice promedio al cierre del trimestre es de 80,33 Cálculo : Encuestas de las orips de Arauca, Palmira, Medellín Zona Sur, Manizales, Riosucio-Caldas, La Palma- Cundinamarca y Tuluá- Valle. Cuarto Trimestre: En este período se revaluó la forma de aplicar la tabulación producto de las encuestas realizadas en forma personal a los usuarios en las 35 oficinas de registro principales a nivel nacional, arrojando un índice de satisfacción al cierre de la vigencia del 87,57%, con lo cual se cumplió y superó la meta establecida del 78%. NOTA: Índice que se calcula por medio de la tabulación de encuestas que se realizan en la Oficinas de Registro MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA Mejorar el í ndice de satisfacci ó n al ciudadano 104

105 Indicador : Caracterización del usuario y levantamiento de la información que impacte al Ciudadano. Meta PAG 2013: Establecer lineamientos que permitan fortalecer el conocimiento que tiene el Ciudadano sobre la Entidad. Porcentaje de Avance al 30 de Septiembre de 2013: 75% Avance: En el primer trimestre se realizó la caracterización de los usuarios para organizaciones e individuos, aspecto que representa un avance del 50% y en el segundo trimestre el proceso de levantamiento de la información va en el 25% esperando culminar la actividad en el tercer trimestre del año. MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA Fortalecer el conocimiento de los grupos de inter é s sobre la Entidad 105

106 Indicador : % Capítulos transmitidos a través del Programa Fé Pública Meta PAG 2013: Emitir catorce (14) Capítulos del programa Fé Pública a través del Canal Institucional de Televisión. Porcentaje de Avance al 30 de septiembre de 2013: 100% (14 programas emitidos) Avance: Primer y segundo Trimestre: Se llevaron a cabo 9 programas institucionales de televisión entre los cuales se realizó la emisión de la Teleconferencia de rendición de cuentas. El contenido de estos programas se divide en Técnico e Informativo. En lo técnico se le explicó al ciudadano sobre cómo acceder a los servicios y en el Informativo se le entregó información actualizada del avance de los planes, programas y proyectos de la SNR. El porcentaje de avance acumulado al segundo trimestre es del 48,22% respecto al peso dado a la actividad y del 73,22% acumulado respecto al total programado y corresponde a dos (2) programas realizados en el primer trimestre y siete (7) en el segundo trimestre sobre los catorce (14) programados a realizar en el año. Tercer Trimestre: Se emitieron 5 capítulos institucionales por el programa Fe Pública, logrando cumplir al 100% los 14 capítulos establecidos para la vigencia. MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA Divulgaci ó n de programas Institucionales 106

107 INDICADORES POLITICA TALENTO HUMANO 13. INDICADORES POR POLITICA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO DEL MIPG DE LA SNR % de ejecución del Plan Institucional de Capacitación (PIC) % de evaluaciones de desempeño realizadas a funcionarios de carrera administrativa % de ejecución plan de Bienestar y Estímulos Manual de funciones y competencias laborales actualizado y socializado. Plan Anual de Vacantes establecido Medición del Clima organizacional de la Entidad % de registro de información en el aplicativo SIGEP Número de Acuerdos de Gestión suscritos con los gerentes públicos. Estudio de competencias del Talento Humano. Número de talleres registrales realizados. Número de procesos disciplinarios resueltos y por resolver.

108 Indicador : % de ejecución del Plan Institucional de Capacitación (PIC) Meta PAG 2013: Cumplir con el 100% del PIC Porcentaje de Avance al 31 de diciembre 2013: 106% Avance: Primer y segundo Trimestre: (Avance del 64%): Dando cumplimiento a lo aprobado en el PIC 2013, en el cual se encuentra desagregado en 4 componentes a saber: Talleres Registrales (peso porcentual sobre el PIC del 30%) de los cuales se han realizado seis talleres de conformidad a la programación, entre los cuales podemos mencionar Cinco Talleres de Gestión Documental, para líderes del proceso de archivo de la ORIPS los cuales se realizaron en Barranquilla, Bogota, Manizales Cali y Bucaramanga, no obstante y para lograr las metas plateadas en el proyecto de Proceso administrativos y Jurídicos de la SNR, se hizo la sensibilización a los coordinadores administrativos de las oficinas de Registro para que acaten lo preceptuado en la normatividad de archivo. Por otra parte se ejecuto el Taller Registral 2013, programado en Barranquilla para servidores de los niveles técnicos, asistenciales y administrativos Foros Notariales,(peso porcentual sobre el PIC del 30%) realizados en las ciudades de Barranquilla, Bucaramanga, Manizales, Medellín, Cali y Bogotá. 3. Educación Virtual, (peso porcentual sobre el PIC del 25%) se programaron 4 diplomados en: tierras, registro, notariado y justicia transicional, a la fecha se cumplió con el primer Diplomado (Tierras). 4. Suscripción de 5 Convenios (peso porcentual sobre el PIC del 15%), a la fecha se han suscrito 7 convenios es decir la actividad se cumplió en su totalidad. Tercer Trimestre: Durante éste trimestre se continuó con la ejecución del PIC con lo cual el avance del trimestre fue del 17,40% logrando un acumulado al cierre del trimestre del 81,40%. Cuarto trimestre: El avance acumulado del PIC al cierre del año fue del 106%, superando la meta establecida del 100% y capacitando a funcionarios. Fortalecer las competencias del Talento Humano MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA 108

109 Indicador : % de evaluaciones de desempeño realizadas a funcionarios de carrera administrativa Meta PAG 2013: Cumplir con el 100% de las evaluaciones de desempeño de los funcionarios de carrera Administrativa. Porcentaje de Avance al 31 de Diciembre 2013: 100% Descripción de Avance: Primer Trimestre: El avance del 50% es medido teniendo en cuenta que se realizan dos evaluaciones al año y se reportan el último periodo del año inmediatamente anterior y primer semestre del año en curso, de acuerdo a los períodos de entrega, según el acuerdo 137 de la Comisión Nacional del Servicio Civil. Durante el primer trimestre del año 2013, se consolidó la evaluación de desempeño de 948 funcionarios de carrera administrativa de un total de 1094, correspondiente al período del 01 de julio al 31 de diciembre de Tercer Trimestre: Se realizaron las evaluaciones de desempeño a los funcionarios de carrera, correspondiente al primer semestre de Se esta consolidando el informe correspondiente. Cuarto trimestre: Se realizaron las evaluaciones correspondientes al segundo trimestre 2012 y primer semestre 2013, con los respectivos informes, con lo cual la actividad se cumplió en un 100%. Evaluaci ó n del desempe ñ o laboral MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA 109

110 Indicador : Diseñar y Cumplir con el 100% del plan de Bienestar y Estímulos Meta PAG 2013: Cumplir con el 100% del plan de Bienestar y Estímulos Porcentaje de Avance al 31 de diciembre 2013: 100 % Avance: Primer y segundo Trimestre: El avance acumulado es del 59,75% en el cual una de las acciones es el diseño del programa de bienestar social y estímulos, que se cumplió en su totalidad con un 30% de avance, el avance acumulado del plan de bienestar es del 17,50% y el del plan de estímulos es del 12,50%. Tercer Trimestre: El plan de bienestar obtuvo un avance del 10% y presenta un acumulado del 60%, así mismo el plan de Estímulos obtuvo un avance en el trimestre del 19% presentando un avance acumulado del 54%. El cumplimiento total de ésta actividad al cierre del tercer trimestre presenta un avance total acumulado del 69,90%. Cuarto trimestre: Se cumplieron al 100% los planes anuales de bienestar y estímulos de la vigencia. Desarrollar el programa de Bienestar social e incentivos MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA 110

111 Indicador : Manual de funciones y competencias laborales actualizado Meta PAG 2013: Manual de funciones y competencial laborales actualizado y socializado. Porcentaje de Avance al 31 de diciembre 2013: 50% Avance: Primer y segundo Trimestre Primer y segundo Trimestre: Esta actividad esta en un 37,50% de avance precisando que de las cuatro acciones establecidas para su desarrollo una (1) ya se cumplió, la segunda y que corresponde a la formulación del Manual de funciones y competencias laborales esta en un 50% de avance y las otras dos acciones se desarrollarán en el cuarto trimestre. Tercer Trimestre: No se reportó Avance. Elaboraci ó n y actualizaci ó n del Manual de funciones y Competencias laborales MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA 111

112 Indicador : Plan Anual de Vacantes establecido Meta PAG 2013: Contar con el Plan Anual de Vacantes correspondiente a la próxima vigencia Porcentaje de Avance al 31 de diciembre 2013: 97% Avance: Primer y segundo Trimestre: Actividad prevista para el cuarto trimestre y corresponde al plan de vacantes de la vigencia 2014 (avance: 0%). Tercer Trimestre: Presentó un avance del 72% correspondiendo al desarrollo de las actividades de ingreso, retiro, nombramientos y resoluciones de pensión de los funcionarios de la Entidad. Cuarto trimestre: Durante el cuarto trimestre (1 de octubre a 31 de diciembre), se produjeron ciento y ocho (108) vacantes, derivadas del concurso de registradores adelantado por la SNR, registradores Principales treinta y cuatro (34), seccionales sesenta y cuatro (74), se han provisto ciento y ocho cargos sobre el total de vacantes.Se cumplió el plan en un 97% al cierre de la vigencia. Elaborar el plan anual de vacantes seg ú n lo establecido en el Art. 17 de la ley 909 de 2004 MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA 112

113 Indicador : Medición del Clima organizacional de la Entidad Meta PAG 2013: lograr contar con la medición del Clima organizacional Porcentaje de Avance al 31 de diciembre 2013: 0% Avance: Primer y segundo Trimestre: No presenta avance y la actividad se tiene prevista para el segundo semestre de Tercer Trimestre: Durante el tercer trimestre se reprogramó la actividad para el 2014, a causa de falta de recursos en la actual vigencia. Medici ó n del Clima organizacional MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA 113

114 Indicador : Registro de la Información Meta PAG 2013: Cumplir con el 100% de los registro correspondientes en el aplicativo SIGEP Porcentaje de Avance al 31 de diciembre 2013: 100% Avance tercer trimestre: Se realizaron los registros correspondientes en el SIGEP para cada uno de los meses transcurridos dando un grado de avance acumulado del 75% en el cual a cada trimestre le correspondió un 25%.. Nota: SIGEP : El Sistema de Información y Gestión del Empleo Público SIGEP, el cual corresponde al Sistema General de Información Administrativa del Sector Público de que trata la Ley 909 de 2004, es una herramienta tecnológica que sirve de apoyo a las entidades en los procesos de planificación, desarrollo y la gestión del recurso humano al servicio del Estado. Cuarto Trimestre: Durante el cuarto trimestre (1 de octubre a 31 de diciembre de 2013) se registro la información de declaración de bienes y rentas de de funcionarios. De igual forma se solicito a los funcionarios restantes mediante Memorando 16 de 2013 el cargue de la información en el SIGEP. Registrar en el SIGEP la informaci ó n de los funcionarios de la Entidad MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA 114

115 Indicador : Número de Acuerdos Suscritos Meta PAG 2013: Suscribir 13 acuerdos de Gestión con los gerentes de cada Macroproceso Porcentaje de Avance al 30 de septiembre 2013: 100% Avance: Se establecieron y suscribieron trece acuerdos de Gestión Cuarto trimestre: Actividad cumplida en el tercer trimestre. Establecer y suscribir Acuerdos de Gestión con los Gerentes públicos MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA 115

116 INDICADORES POLITICA DE EFICIENCIA ADMINISTRATIVA 13. INDICADORES POR POLITICA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO DEL MIPG DE LA SNR DETALLANDO GRADO DE AVANCE AL AL 30 DE SEPTIEMBRE DE 2013 % de implementación Modelo Integrado planeación Gestión % de ejecución del Plan de Eficiencia Administrativa % Disminución Consumo de Papel Direccionamiento de correspondencia Rendición de Cuentas a la Ciudadanía vigencia 2012 Índice en la en la clasificación Mundial- Doing Business registering property Actualización del Código de ética y socialización realizada Mapa de riesgos de corrupción elaborado y debidamente implementado % de realización diagnóstico organizacional y ajuste a la formulación Estratégica y al modelo de operaciones % de implementación Modelo de evaluación de la transparencia % de implementación de un Sistema Estadístico % de ejecución del Plan de sostenibilidad del SIG. Número de seguimientos realizados a los mapas de riesgos Número de evaluaciones realizadas al MIPG Número de PAG establecidos de acuerdo a lo programado Número de capacitaciones realizadas en planeación estratégica al interior de la entidad.

117 INDICADORES POLITICA DE EFICIENCIA ADMINISTRATIVA 13. INDICADORES POR POLITICA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO DEL MIPG DE LA SNR DETALLANDO GRADO DE AVANCE AL AL 30 DE SEPTIEMBRE DE 2013 Número de oficinas de registro proyectadas para ampliación de la certificación en la NTCGP 1000: ISO 9001:2008. Número de Auditorías Internas de calidad realizadas a las oficinas de registro ya certificadas. Número de Auditorías Internas de Calidad realizadas a los Macroprocesos del Nivel Central de la SNR. Número de Auditorías Internas de Calidad realizadas a las oficinas de registro proyectadas para ampliación de la Certificación. Numero de Auditorias de renovación de la certificación programada en la vigencia. % de cumplimiento de los planes de mejoramiento suscritos con el ente de control, el ente Certificador y los suscritos con las oficinas de registro y macroprocesos que hayan sido objeto de auditorías Internas de calidad. Grado de cumplimiento de las actividades asociadas al proceso jurídico. Tiempo promedio empleado en eventos de asesoría Capacitación y sensibilización al Proceso de Gestión Documental.

118 INDICADORES POLITICA DE EFICIENCIA ADMINISTRATIVA 13. INDICADORES POR POLITICA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO DEL MIPG DE LA SNR DETALLANDO GRADO DE AVANCE AL AL 30 DE SEPTIEMBRE DE 2013 Número de No Conformidades del SGC subsanas y retiradas por el ente certificador en la vigencia. Número de Hallazgos retirados por el ente de Control en la vigencia. Número de No conformidades del SGC cerradas y abiertas producto de las Auditorías Internas de Calidad realizadas, Ajuste de la Herramienta STRATEGOS y su implementación % de ejecución del plan de Contratación. % de informes de gestión de los proyectos de Inversión generados en la vigencia Número de Capacitaciones programadas y ejecutadas para fortalecimiento del SIG. Número de Revisiones por la Dirección al Sistema de Gestión de Calidad y de Control del Sistema de Control Interno. Acciones de Mejora Implementadas sobre las acciones propuestas. Porcentaje de Mejoramiento de los procesos sobre un total de procesos medidos y analizados.

119 INDICADORES POLITICA DE EFICIENCIA ADMINISTRATIVA 13. INDICADORES POR POLITICA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO DEL MIPG DE LA SNR DETALLANDO GRADO DE AVANCE AL AL 30 DE SEPTIEMBRE DE 2013 Porcentaje de tiempo empleado en la implementación de las acciones de mejora Elaboración y publicación del Anuario Estadístico. Número de publicaciones mensuales de la Contratación de la Entidad en Sus diferentes modalidades, valor y adiciones. Número de procesos licitatorios adjudicados, programados y declaradas desiertas. % de avance plan de Gobierno en línea. % de actualización del inventario de bienes % de ejecución del plan de mantenimiento y conservación de equipos de computación. % de solicitudes resueltas por soporte informático Cantidad programada de adquisición de equipos de computación y software. Número de convenios interadministrativos realizados y vigentes.

120 Indicador : Modelo de Planeación Gestión Integrado e implementado Meta PAG 2013: 100% Modelo de Planeación gestión Integrado e implementado Porcentaje de Avance al 31 de diciembre 2013: 93,26% Avance: El Modelo Integrado de Planeación Gestión se encuentra alineado al interior de cada una de las políticas de desarrollo administrativo, las cuales se adoptaron y se conformó el Comité Institucional de desarrollo administrativo de la Superintendencia de Notariado y Registro mediante la Resolución No del 17 de abril de 2013, para su debido seguimiento, monitoreo y control de los resultados. El avance del MIPG en cuanto a su implementación al cierre del primer semestre es del 45,58%, cifra que es el promedio del grado de avance consolidado de cada una de las políticas del MIPG. Tercer trimestre: El Modelo Integrado de Planeación Gestión –MIPG presentó en éste período un avance del 17,99% con lo cual el acumulado al mes de septiembre es del 63,57%. Este avance representa un 9,72% por debajo de la cifra programada del 73,29%. Como aspecto positivo del modelo se destaca el avance de la política Misional y de gobierno con un buen desempeño en el cumplimiento de las metas de gobierno y del cumplimiento en alto grado del objetivo estratégico de fortalecer la Orientación, inspección, vigilancia y control de la gestión registral, Notarial y tierras. Se observa que algunos macroprocesos y que hacen parte de las políticas de desarrollo administrativo presentan porcentajes de avance con bajo nivel de cumplimiento en los que se menciona : El macroproceso de cultura del servicio y atención al ciudadano, Gestión Financiera, Gestión Logística, y Gestión de comunicación y divulgación Implementar y fortalecer el Modelo Integrado de Planeaci ó n Gesti ó n MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA 117

121 Indicador : % de ejecución del Plan de Eficiencia Administrativa Meta PAG 2013: Cumplir el 100% del PEA Porcentaje de Avance al 30 de septiembre 2013: 48,55% Avance: Primer y segundo trimestre: (Avance 46,10%) En el segundo trimestre se realizaron actividades como: 1) se capacitaron 5 oficinas de registro y seis (6) dependencias del Nivel Central sobre el Plan de Gestión Documental, a fin de permitir la organización y disposición final del archivo físico de cada una de ellas. 2) Mediante la ejecución del contrato No.643 de 2013, se trasladaron cajas X 300 del archivo de la SNR en el archivo general de la Nación a la bodega de propiedad de la entidad ubicada en Funza. 3) Se avanzó en el requerimiento de la organización documental en un 70% ya que se apoyo en la organización de archivos a la Oficina de Registro de San Andrés, Turbo, Dabeiba, Mutatá, Chigorodó y Frontino. En cuanto al nivel central( despacho, grupo de reconocimiento de pensiones y vivienda, Oficina de Control Interno Disciplinario, Superintendencia Delegada para la Protección, Restitución y Formalización de Tierras, grupo de Servicios Administrativos, Dirección de Registro y grupo administración del Talento Humano. Se cumple con un 13 % de gestión en razón que el mes de mayo no hubo recurso presupuestal para enviar recursos humanos para apoyar a las Orip en Gestión Documental. Tercer trimestre: El grado de avance del Plan de Eficiencia Administrativa presenta un acumulado del 48,55% correspondiendo Al trimestre avances de la actividad de planeación documental del 15% y la actividad de organización documental del 5%. Elaborar y desarrollar el Plan de Eficiencia Administrativa MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA 118

122 Indicador : Rendición de la Cuenta Meta PAG 2013: 100% de la Realización de Rendición de Cuenta Porcentaje de Avance al 30 de junio de 2013: 100% Avance: El 22 de Abril del 2013 se llevó a cabo la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas a la Ciudadanía la cual fué transmitida a través del Canal Institucional, de la Radio y Televisión de Colombia (RTVC). El Superintendente de Notariado y Registro, Jorge Enrique Vélez García y los funcionarios de la Entidad, dieron a conocer al país los resultados de su gestión durante el 2012, en el que se informó de manera transparente a la ciudadanía los compromisos, logros y metas trazadas en el Plan Anual de Gestión. La actividad se realizó y fue cumplida en su totalidad. Realizar la Rendici ó n de Cuenta MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA 119

123 Indicador T. M.: Doing Business registering property Meta 2013: Puesto 50 en la clasificación Mundial. Porcentaje de Avance al 31 de diciembre 2013: 100 % Periocidad del indicador : Anual Avance: Primer Trimestre: Según los lineamientos del PEI la SNR se proyecta ocupar la clasificación No. 50 en el registro de propiedades para el Para el año 2013 según el Doing Business 2014 Colombia en el registro de propiedades ocupo la clasificación Número 50 entre 185 economías y nos indica que se alcanzó un 100% de lo de acuerdo a lo proyectado. Posicionamiento de la imagen institucional - Transparencia MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA 120

124 Indicador : Código de ética y de buen gobierno actualizado e implementado Meta PAG 2013: Actualización del Código de ética y socialización realizada Porcentaje de Avance al 31 de diciembre 2013: 100% Avance: Para el segundo trimestre el avance es del 42% y corresponde a la revisión del código de ética y de Buen Gobierno de la entidad. Los ajustes programados no se alcanzaron a desarrollar esperando se lleven a cabo en el tercer trimestre. Tercer trimestre: Esta actividad al tercer trimestre se ajusta en los pesos asignados a las tres acciones formuladas y el avance acumulado al cierre del período es del 80% y corresponde al cumplimiento de revisión del código de ética, publicación y su socialización. Fortalecer la Cultura é tica y los valores institucionales MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA 121

125 Indicador : Mapa de riesgos de corrupción elaborado y debidamente implementado Meta PAG 2013: Cumplir con el 100% de la elaboración del mapa de riesgos de corrupción Porcentaje de Avance al 31 de diciembre 2013: 70% Avance: El grado de avance consolidado al segundo trimestre es del 40% en el cual ya se identificaron los riesgos y se elaboró la matriz respectiva. Tercer trimestre: Se realizó acompañamiento a los diferentes procesos en la definición sus acciones adicionales para la identificación de riesgos, las cuales están publicadas en la página de la Entidad. El avance acumulado al corte del tercer trimestre es del 70% y corresponde al cumplimiento de tres acciones de un total de cuatro las cuales son: a) Definir políticas de Administración de riesgo. b) Definir planes de acción para los riesgos identificados. c) Implementar planes de acción definidos. Cuarto Trimestre: El seguimiento se realizará en el primer trimestre de Elaborar el Mapa de riesgos de Corrupci ó n y gestionar su implementaci ó n y seguimiento MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA 122

126 Indicador : Propuesta de formulación de ajuste estratégica implementada Meta PAG 2013: Estrategia organizacional y modelo de operaciones ajustado Porcentaje de Avance al 31 de diciembre 2013: 100% Avance: Esta actividad al tercer trimestre muestra un cumplimiento consolidado del 50% en la cual de las cinco (5) acciones establecidas para su implementación dos (2) ya se encuentra cumplidas como son el diagnóstico organizacional y la identificación de productos y servicios a través de la caracterización de usuarios de la SNR. La acción No. 4 correspondiente al diseño de los modelos operacionales se realizará en la vigencia 2014 y la Acción No. 5 de elaborar propuesta de ajuste a la formulación estratégica y al modelo de operaciones – Reestructuración se cancela. Cuarto Trimestre: Teniendo en cuenta que se reestructuró ésta actividad en 3 acciones para el 2013 y dos acciones para el 2014, el avance el cierre del año es del 100%. Realizar un diagn ó stico organizacional, ajuste a la formulaci ó n estrat é gica y al modelo de operaciones MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA 123

127 Indicador : Modelo de evaluación de la transparencia implementado Meta PAG 2013: Modelo implementado al 100% Porcentaje de Avance al 30 de septiembre de 2013: 100% Avance: El grado de avance de esta actividad al segundo trimestre está en un 30% el cual corresponde al diseño del tablero de control con sus principales indicadores del ITC. Avance al tercer trimestre: Para este período se ajusta esta actividad en una sola acción la cual es ddiseñar un tablero de control con los principales indicadores de ITCy su avance es del 100%. El tablero de control tiene como base la metodología definida por la Corporación Transparencia por Colombia del año 2008 y se adaptó a la entidad. El indicador consta de tres factores que son: Visibilidad, Institucionalidad y sanción. Además de 14 variables, 64 indicadores y 204 subindicadores. Cuarto trimestre: Actividad cumplida en el tercer trimestre. Implementar un modelo de evaluaci ó n de la transparencia a partir de indicadores cr í ticos del ITC MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA 127

128 Indicador : Sistema Estadístico implementado Meta PAG 2013: Sistema Estadístico implementado al 100% Porcentaje de Avance al 31 de diciembre 2013: 100% Avance acumulado : Esta actividad al tercer trimestre se reformuló dónde se estructuró el sistema pasando de tres acciones a siete acciones. El grado de avance es del 30% y corresponden al cumplimiento del 100% de las primeras tres acciones, las cuatro restantes se cumplirán en el cuarto trimestre del año. Las tres acciones cumplidas son: a) Establecer equipo de trabajo para la formulación del Plan Estadístico Institucional de la SNR. b) Elaborar Plan de Trabajo(Actividades especificas y cronogramas de actividades). c) Identificar productores y usuarios de la información estadística Inmobiliaria. Cuarto Trimestre: Al cierre de éste período se encuentra diseñado el Sistema Estadístico con un cumplimiento del 100%. Dise ñ ar un Sistema Estad í stico institucional MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA 128

129 Indicador : % de ejecución del Plan de sostenibilidad del SIG Meta PAG 2013: Cumplir con el 100% del plan de sostenibilidad del SIG Porcentaje de Avance al 31 de diciembre 2013: 80,37% Avance: Esta actividad se desarrollará a través de la realización de catorce (14) acciones las cuales al primer trimestre del año alcanzaron un avance consolidado del 16,31%. Se realizaron avances como: Se capacitó a un grupo de veinte (20) funcionarios como Auditores Lideres en el SGC, se revisaron los riesgos asociados a los procesos, se llevaron a cabo visitas de apoyo a diferentes Oficinas de registro para el sostenimiento de la certificación, se expidió la Resolución No.1267 del 12 de febrero de 2013 mediante el cual se adoptó el Plan Anual de Gestión de la SNR para la vigencia 2013, se llevó a cabo la revisión por parte de la Dirección al Sistema de Gestión de la Calidad el diez y ocho (18) de marzo del Al segundo trimestre el avance acumulado es del 44,56% en el cual se realizaron las siguientes actividades: Se realizaron capacitaciones por parte de la Oficina de Planeación del Ministerio de justicia a funcionarios de la SNR en el tema del Nuevo modelo Integrado de Planeación establecido con el decreto 2482 del 3 de diciembre del 2012, así mismo a nivel interno se capacitaron a las dependencias de la SNR en la implementación del nuevo modelo de planeación gestión, se expidió la Resolución No.3672 del 17 de abril de 2013 mediante la cual se conformó el comité Institucional de desarrollo administrativo, se elaboró el informe de gestión del primer trimestre de seguimiento al MIPG, se llevó a cabo por parte del ICONTEC la auditoria externa de renovación de la certificación en la Norma NTCGP 1000: La auditoría de renovación se realizó con fecha mayo 6 al 15 y se auditaron las oficinas de Armenia, Manizales, Cali, Santa Marta, Cartagena, Medellín,Bogotá Zona Sur y los procesos del Nivel Central. El ICONTEC rindió el correspondiente Informe de fecha mayo 15 de 2013 con Renovación de la Certificación y formulación de 4 NC menores. En el avance al tercer trimestre fue del 18,36% con lo cual se logra un acumulado al cierre del 30 de septiembre del 62,93%. Cuarto Trimestre: Se realizó nuevamente revisión por la Dirección al Sistema Integrado de Gestión en la ciudad de manizales dónde se evaluó la planeación, gestión de la entidad y cada uno de los los macroprocesos, logros de políticas, objetivos como también las proposiciones correspondientes para mejoramiento de la planeación y gestión a largo plazo. Sostenibilidad del Sistema Integrado de Gesti ó n MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA 129

130 Indicador : % cumplimiento Plan de mejoramiento suscrito con el ente certificador para la sostenibilidad del SIG. Meta PAG 2013: Cumplir con el 100% del plan de mejoramiento suscrito con el ente certificador de las NC pendientes de fecha julio 20 de Porcentaje de Avance al 31 de diciembre 2013: N.D. % (4 NC) Número de NC Auditoria Seguimiento 2011 : 10 ( 4.1.c, 4.2.3, 6.3, 7.2.3, 7.5.1, (2), 8.3 y 8.5.2). Número de NC Auditoría de Ampliación 2011: 4 ( 5.6.2, 7.5.5, 8.2.3, y 8.5.2). Número de NC cerradas por el ente certificador en Auditoría de sostenimiento del 27 al 29 de agosto de 2012 : 14. Número de NC detectadas por el ente certificador en Auditoría de sostenimiento del 27 al 29 de agosto de 2012 : 1 ( 7.2.3). Número de NC detectadas Auditoría de Ampliación -26 ORIPS-2012 ( 19 al 23 de Noviembre de 2012): 7 (Menores)- 8.3, 8.5 (2), / 8.4, b, 8.3 y Número de NC cerradas por el ente certificador en Auditoría de Renovación del 6 al 15 de mayo : 7 menores. Número de NC detectadas Auditoría de Renovación ( 6 al 15 de mayo): 4 (Menores): 8.2.3, 4.1 / 7.5.1, y Sostenibilidad del Sistema Integrado de Gesti ó n MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA 130

131 Indicador : Herramienta implementada al 100% Meta PAG 2013: Lograr el ajuste de la Herramienta STRATEGOS y su implementación Porcentaje de Avance al 31 de diciembre 2013: 100% Avance tercer trimestre: Se realizó diagnostico para determinar si el aplicativo STRATEGOS se puede ajustar a las necesidades actuales en cuanto a la administración de los recursos de inversión en coordinación con el SIIF. El diagnóstico con las necesidades y requerimientos se enviaron al proveedor para su cotización. Esta etapa representa un avance al tercer trimestre del 100% que adicionada a la etapa de Implementación parcial de la automatización del proceso de viabilización de los recursos de inversión a través de una herramienta de modelamiento de procesos, se establece un avance acumulado del 23,50%. En la etapa de implementación y que tiene un peso del 85% se actualizó el modelo del proceso de las listas de chequeo y su respectivo procedimiento, el cual se encuentra en proceso de revisión y aprobación por parte de la jefatura de Planeación. Cuarto trimestre: Al cierre de éste período se logró la puesta en funcionamiento permanente el aplicativo para el Control de la Gestión STRATEGOS, con el fin de contar con datos y hechos que faciliten la toma de decisiones oportunas frente a la gestión institucional, Automatizaci ó n de la administraci ó n detallada de los recursos de inversi ó n a trav é s de la Herramienta STRATEGOS MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA 131

132 INDICADORES POLITICA GESTION FINANCIERA 13. INDICADORES POR POLITICA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO DEL MIPG DE LA SNR DETALLANDO GRADO DE AVANCE AL AL 30 DE SEPTIEMBRE DE 2013 % de recursos entregados en la implantación del convenio para la ejecución de Proyectos de inversión del sector justicia. % de ejecución presupuestal. % de ejecución presupuestal proyectos de inversión % de avance Proyecto de Inversión: Ampliación y Sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión de la Superintendencia de Notariado y Registro a Nivel Nacional. Elaboración Plan Anual de Compras y Adquisiciones de la vigencia por funcionamiento e Inversión. Implementar el macroproceso de Ingresos-SIIF en 35 oficinas de registro seccionales. Ingresos por venta de activos Variación % de ingresos efectivos Vs. Ingresos proyectados

133 INDICADORES POLITICA GESTION FINANCIERA 13. INDICADORES POR POLITICA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO DEL MIPG DE LA SNR DETALLANDO GRADO DE AVANCE AL AL 30 DE SEPTIEMBRE DE 2013 Implementar el proceso de creación y modificación de usuarios en los diferentes macroprocesos de SIIF en el Nivel central y oficinas de registro. Sistema de riesgos financiero estructurado e implementado. % de Crecimiento de las transacciones por certificados vía Web. % de incremento en los ingresos por ventas de bienes y servicios registrales. Implementación sistema de la administración del riesgo operativo financiero. % de incremento anual de los ingresos efectivos / egresos efectivos % de conciliaciones bancarias realizadas Número de estados financieros aprobados y divulgados. Estado de cartera por préstamos de vivienda a funcionarios. Número de convenios realizados y vigentes con entidades financieras Oportunidad en el pago y giro de las obligaciones Estado de la inversión forzosa en títulos de Tesorería - TES

134 Indicador : Recursos entregados Meta PAG 2013: Entregar y transferir el 100% de los recursos asignados Porcentaje de Avance al 31 de diciembre 2013: 100% comprometido y obligado Por disposición establecida en la ley 55 de 1985, la Superintendencia de Notariado y Registro debe transferir el 50% de los valores recaudados en las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, por concepto de los derechos de registro y otorgamiento de escrituras. De acuerdo a lo previsto en el artículo 84 del Decreto 1890 de 1999, del 50% de los recursos señalados, la mitad debe destinarse a la adquisición de terrenos, el diseño, construcción, refacción, reconstrucción y equipamiento de los establecimientos de reclusión (INPEC); y la otra mitad, para la construcción y dotación de los despacho públicos (Rama Judicial). Avance: Primer semestre: De acuerdo con lo programado, se ha dado cumplimiento a las metas establecidas en la trasferencia de recursos previstos en el primer semestre por ley 55. Al 30 de junio de 2013 de una partida asignada y comprometida de $ ,00 se ha pagado el 26,21 % que corresponde a la cifra de $ ,55 y se ha obligado el 41,08% por la cifra de $ ,55. Tercer trimestre: Para el corte del noveno mes del año (Septiembre), se ha comprometido el 100%, se ha obligado y cancelado el 60.65% de lo apropiado. Teniendo en cuenta el ingreso por venta de bienes y servicios de la SNR, en la presente vigencia se ha cumplido con la programación de pagos para la transferencia de Ley 55. El indicador muestra un avance del 60.65%. Cuarto trimestre: Se ejecutó y comprometió el 100% del presupuesto al cierre de la vigencia y el porcentaje pagado fue del 88,06%. Implantaci ó n del convenio para la ejecuci ó n de proyectos de inversi ó n para el sector Justicia en desarrollo de la ley 55 de 1985 MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA 134

135 Indicador : Transferencias realizadas Meta PAG 2013: Transferir el 100% de los recursos según la programación establecida Porcentaje de Avance al 31 de diciembre 2013: 88,06% Avance: De acuerdo con lo programado se ha dado cumplimiento al número de transferencias programadas. Al 31 de diciembre de 2013 de una partida asignada y comprometida de $ ,00 se ha pagado el 88,06 % que corresponde a la cifra de $ ,55. Implantaci ó n del convenio para la ejecuci ó n de proyectos de inversi ó n para el sector Justicia en desarrollo de la ley 55 de 1985 MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA 135

136 Indicador : % presupuesto ejecutado Meta PAG 2013: Ejecutar el 100% del presupuesto de la vigencia % ejecución del presupuesto al 31/12/2013: % presupuesto comprometido : 91,49 % % presupuesto obligado : 88,80% % presupuesto pagado : 81,93 % Avance: Primer Trimestre: El presupuesto comprometido al mes de marzo es de $ ,29 que equivale al 60,95% del presupuesto total de la vigencia. Segundo Trimestre: Para el segundo trimestre del año el presupuesto comprometido acumulado ascendió a la cifra de $ que sobre la apropiación total para la vigencia de $ corresponde al 71,74%. Se observa que del valor comprometido para el segundo trimestre el 53.22% corresponde a inversión y el 46.78% restante a gastos de funcionamiento. Tercer Trimestre: El presupuesto comprometido al mes de septiembre es de $ ,56 que equivale al 81,63% del presupuesto total de la vigencia. (ver cuadro de ejecución por rubro y conformación del presupuesto). Cuarto trimestre: El presupuesto comprometido al mes de diciembre es de $ ,13 que equivale al 91,49% del presupuesto total de la vigencia Realizar seguimiento a la ejecuci ó n presupuestal MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA 135

137 Indicador : % presupuesto ejecutado total y por proyecto Meta PAG 2013: Ejecutar el 100% del presupuesto de la vigencia para cada proyecto de Inversión Apropiación proyectos de Inversión año 2013: $ oo Número Proyectos 2013 : 12 (Doce) Ejecucion del los proyectos de Inversión al 31/12/2013: % presupuesto comprometido proyectos de Inversión : 95,69% presupuesto obligado proyectos de Inversión: 91,17% % presupuesto pagado proyectos de Inversión : 80,56 % Avance: Primer Trimestre: El presupuesto comprometido de los proyectos de inversión al mes de marzo es de $ ,85 que equivale al 75,33% del presupuesto asignado a los proyectos. La ejecución pagada y obligada de los proyectos al cierre del primer trimestre es del 9,88%. Segundo Trimestre: La ejecución presupuestal de compromisos de los proyectos de inversión al mes de junio es del 78,44%, la ejecución presupuestal de lo pagos es del 30,51% y la ejecución presupuestal de los pagos de los proyectos de inversión es del 19,82%. Tercer Trimestre: El presupuesto comprometido al mes de septiembre de los proyectos de inversión es de $ ,27 que corresponde al 89,70% del presupuesto asignado a los proyectos. El % obligado y pagado ejecutado de los proyectos de inversión al mes de septiembre es de $ ,55 correspondiendo igualmente para cada tipo de ejecución el 46,69%. ( ver cuadro de ejecución proyectos de inversión). Realizar seguimiento a la ejecuci ó n presupuestal proyectos de Inversión MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA 137

138 Indicador : % presupuesto ejecutado total y por proyecto Meta PAG 2013: Ejecutar el 100% del presupuesto de la vigencia para cada proyecto de Inversión Apropiación proyectos de Inversión año 2013: $ oo Número Proyectos 2013 : 12 (Doce) Realizar seguimiento a la ejecuci ó n presupuestal proyectos de Inversión MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA 138 Para la vigencia 2013 le fue aprobado a la entidad, un presupuesto de $ distribuidos y priorizados en 12 proyectos de inversión de acuerdo con la disponibilidad de recursos, donde el 28.1% corresponde a Inversión Directa, por valor de $ ,00 y el 71.9% a la Inversión Indirecta - Transferencias por Ley 55 de 1985, por valor de $ ,00, valor incluido dentro de la proyección del Marco de Gasto de Mediano Plazo.

139 Indicador : % presupuesto ejecutado total y por proyecto Meta PAG 2013: Ejecutar el 100% del presupuesto de la vigencia para cada proyecto de Inversión Apropiación proyectos de Inversión año 2013: $ oo Número Proyectos 2013 : 12 (Doce) Realizar seguimiento a la ejecuci ó n presupuestal proyectos de Inversión MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA 139 Tabla No 1: % de participación y %Obligación por tipo de inversión Fuente: Oficina Asesora de Planeación – Grupo de formulación y evaluación de proyectos

140 14. MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN 140

141 141

142 1.1. GESTIÓN MISIONAL Y DE GOBIERNO Focalizar esfuerzos en el cumplimiento de la Estrategia Institucional Focalizar esfuerzos en el cumplimiento de la Estrategia Sectorial 1.2. TRANSPARENCIA, PARTICIPACIÓN Y SERVICIO AL CIUDADANO Fortalecer y/o definir criterios para prevenir la corrupción al interior de la Entidad Fortalecer periodicamente la divulgación de información útil a la ciudadanía, enfocada en la rendición de cuentas Ubicar la calificación del Índice de Transparencia Nacional de la Entidad en el nivel de riesgo bajo Fortalecer la participación ciudadana en la Gestión Institucional Realizar la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas Afianzar la Cultura de Servicio al Ciudadano en servidores públicos 142

143 1.3. GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO Fortalecer las políticas de incentivos en la Entidad. Fortalecer la gestión ética en la Entidad para el buen servicio público, como parte fundamental del Plan Nacional de Formación y Capacitación. Incluir dentro de las competencias funcionales y comportamentales requeridas para el talento humano en la Entidad, el conocimiento y manejo de las prácticas de gestión de calidad, con énfasis en el resultado. Adoptar un Modelo de Evaluación de Desempeño Individual en la Superintendencia de Notariado y Registro y se utilice en el fortalecimiento de las competencias Establecer para todos los cargos de la entidad procesos de selección de personal transparente y objetivo ajustados a los requerimientos del cargo. Incluir en el PIC Plan Institucional de Capacitación la estrategia de capacitación para el desarrollo de las competencias laborales. 143

144 1.4 EFICIENCIA ADMINISTRATIVA Implementar, certificar o mantener el modelo de gestión ambiental. Implementar y/o fortalecer el modelo de gestión integrado. Fortalecer y mantener la Política de GEL al interior de la Entidad Simplificar procedimientos al Interior de la Entidad Orientar esfuerzos institucionales en la modernización de la Entidad Propender por la creación, organización, conservación, consulta y custodia de los documentos producidos por la Entidad 1.5 GESTIÓN FINANCIERA Adecuado manejo del PAC Adecuada Programación y Ejecución Presupuestal. Adecuada ejecución de los Proyectos de Inversión. Adecuada ejecución del Plan de compras 144

145 Para la evaluación trimestral del Modelo Integrado de Planeación y Gestión de la SNR para el 2013 hacer click en el siguiente hipervínculo: https://www.supernotariado.gov.co/portalsnr/ gestioninstitucional/sisteda- MIPG/2013/informeseguimiento -MIPG https://www.supernotariado.gov.co/portalsnr/ gestioninstitucional/sisteda- MIPG/2013/informe 145

146 15. Aspectos a Mejorar del MIPG 146

147 147 Mejorar la Formulación de los Planes en la descripción de las actividades, sub- actividades, acciones, metas e indicadores, por cuanto se observa que la descripción de actividades principales y su correspondiente desglose no permiten establecer o medir el avance de la actividad principal. Es indispensable que las actividades, sub-actividades, metas e indicadores de producto y gestión establecidas en los proyectos de inversión al ser alineadas o incluidas en los planes de Gestión, se verifique por parte de los diferentes actores (Gerentes de proyectos, área de proyectos y estadística, funcionarios responsables de reportar información, y los dueños del Macroproceso, que la planeación establecida en el PAG sea exactamente igual a la formulación y seguimiento de los Proyectos de Inversión. Lo anterior para que los avances que se reporten en cada herramienta en relación a la medición coincida. 15. Aspectos a Mejorar del MIPG (Se dejan los mismos del tercer trimestre por Cuanto contribuyen a la consolidacion del MIPG)

148 148 Todos los campos del formato diseñado para la formulación y seguimiento a la gestión (PAG) se deben diligenciar, ya que al no diligenciar un campo impide que se evalúe la gestión en forma consolidada. Consistencia de la información: La información que se reporte debe ser la que corresponda a la gestión realizada en el periodo de evaluación y así mismo no se pueden cambiar datos de períodos ya evaluados. Alinear la planeación y seguimiento de la gestión de la herramienta Strategos a las políticas de desarrollo Administrativo. Establecer % programados de cada actividad o acción de acuerdo a una planificación producto de un diagnóstico y no a porcentajes del 25% proporcional a cada trimestre del año sin ningún criterio o diagnóstico. 15. Aspectos a Mejorar del MIPG

149 149 La planeación por Macroprocesos debe incluir todos los procesos con los cuales se realiza un resultado, producto o una gestión. Cada dueño de Macroproceso, proceso o gerente de un proyecto debe verificar que indicadores no se han incluido en el PAG de la respectiva vigencia. Lo anterior con la finalidad que se incluyan estos en la Planeación integral teniendo en cuenta los insumos del MIPG y que corresponde a su gestión (competencias legales, PND, presupuesto y demás planes o programas). Cada dueño de un macroproceso debe interactuar con los responsables de los procesos que forman parte del macroproceso, a fin de se evalué el avance por proceso y el grado de avance total del macroproceso. El dueño del Macroproceso y Gerente de proyecto debe realizar seguimiento mensual al Plan Anual de Compras establecido para la vigencia, efectuando los ajustes respectivos conforme al % de ejecución, incluyendo sus modificaciones y adiciones y llevándolas al Comité para su respectiva aprobación. 15. Aspectos a Mejorar del MIPG

150 150 El componente de participación ciudadana y que forma parte de la política de transparencia, participación y atención al ciudadano no presenta avances en los siguientes requerimientos: 1) Definición de los programas y servicios que pueden ser administrados y ejecutados por la comunidad. 2) Inclusión de normas sobre participación ciudadana relacionadas directamente con la entidad, en su normograma. 3) Identificación de experiencias y buenas practicas de participación ciudadana en la entidad. 4) Identificación del nivel de participación ciudadana en la gestión de la entidad. 15. Aspectos a Mejorar del MIPG

151 151 El componente de participación ciudadana y que forma parte de la política de transparencia, participación y atención al ciudadano no presenta avances en los siguientes requerimientos: 5) Formulación participativa de las políticas públicas, planes y programas institucionales. 6) Uso de medios electrónicos y presenciales en el proceso de elaboración de normatividad. 7) Uso de medios electrónicos y presenciales en el proceso de planeación y formulación de políticas de la entidad. 15. Aspectos a Mejorar del MIPG

152 152 Incluir requerimientos del MIPG que no se han incluido en los PAG entre los cuales se mencionan los siguientes: 1) Acuerdos de Gestión de la política de Talento Humano. 2) Monitoreo y evaluación de los planes. 3) Socialización de los planes. 4) Implementación de apertura de datos Realizar análisis del grado de implementación del MIPG según la evaluación del FURAG al mes de junio y el resultado arrojado del avance % del MIPG en el seguimiento al segundo trimestre. 15. Aspectos a Mejorar del MIPG

153 153 Alinear algunos indicadores y requerimientos del MIPG al Macroproceso que más se ajuste en coherencia con la política de desarrollo administrativo. Adoptar mecanismos para que las modificaciones que se realicen a nivel de los Planes (Estratégicos, Sectoriales y los Institucionales) se establezcan oficialmente. Establecer lineamientos a fin de que los Comités conformados a nivel institucional interactúen con el MIPG y contribuyan a la madurez del mismo. Actualizar (implementar plan de actualización) el Modelo Estándar de Control Interno –MECI a través de la nuevas directrices y lineamientos del Nuevo Modelo MECI que como eje del MIPG, evalúa la alineación de los requerimientos del mismo con las políticas y metodología establecida. 15. Aspectos a Mejorar del MIPG

154 154 Implementar en el corto plazo el aplicativo Strategos e Isolución como herramientas fundamentales en el monitoreo de la Gestión y cumplimiento de las metas y objetivos tanto institucionales y de gobierno. Definir actividades para la medición del clima organizacional de la política del talento Humano. Mejorar los tiempos de respuesta a las PQRD. Disminuir el número de PQRD con soluciones efectivas frente a la expedición de certificados en línea. Implementar mecanismos para medir la satisfacción del ciudadano frente al servicio de expedición de certificados en línea. 15. Aspectos a Mejorar del MIPG

155 16.Proposiciones y Varios 155

156 Se establece que al término de cada mes cada dueño de Macroproceso y /o dependencia junto al diligenciamiento de la matriz establecida para la formulación, planeación y seguimiento de los Planes Anuales Integrados de Gestión, deberá presentar un informe de gestión correspondiente al período evaluado. El diligenciamiento de la matriz de seguimiento a los PAG debe hacerse totalmente, no dejando campos en blanco ya que al no diligenciar un campo se considerará como no presentado. Para formulación de los planes Anuales Integrados de Gestión 2014 es necesario tener en cuenta las cinco políticas de desarrollo administrativo: Gestión Misional y de Gobierno; Transparencia, Participación y Servicio al Ciudadano; Gestión del Talento Humano; Eficiencia Administrativa; Gestión Financiera, las cuales permiten enmarcar el quehacer misional y de apoyo, tomando como referentes las metas de gobierno establecidas en el Plan Nacional de Desarrollo, las competencias normativas asignadas a cada entidad y el marco fiscal, al igual que los resultados de la evaluación del ejercicio de planeación del período anterior. Proposiciones y Varios para mejoramiento del MIPG SNR 156

157 Se reitera la rendición oportuna de los informes de seguimiento mensual con consolidación trimestral de los planes Anuales Integrados de Gestión por parte de cada Macroproceso y sus dependencias, en los términos establecidos. Los Líderes Funcionales y Sub- lideres de cada Política según la matriz establecida, deben ejercer su rol de liderazgo para que los fines del MIPG cumplan su adecuado monitoreo, evaluación y control de los resultados del Modelo Integrado de Planeación Gestión, implementando mecanismos de mejoramiento para el logro de la Planeación Estratégica Integrada formulada en cada vigencia. Es importante que las actividades realizadas en la fase participativa del proyecto de Ley del nuevo estatuto Notarial la cual se encuentra totalmente cumplida, se refleje en la política de transparencia, participación y atención al ciudadano del Macroproceso de Gestión de comunicaciones y divulgación, en razón a que el avance de esta actividad presenta un bajo nivel de ejecución. Proposiciones y Varios para mejoramiento del MIPG SNR 157

158 Proposiciones y Varios para mejoramiento del MIPG SNR Los dueños de cada Macroproceso y /o dependencia deben revisar el PAG establecido para su Macroproceso, en relación a los requerimientos formulados ( políticas de desarrollo administrativo) del MIPG en la metodología establecida por el DAFP, con el fin de realizar un diagnóstico de aquellas actividades que no han sido alineadas al PAG formulado para la vigencia y proceder a su inclusión. Establecer indicadores de gestión claros y bien definidos que permitan medir el avance de cada actividad o acción, con el fin de que el avance % reportado coincida con la gestión real o que corresponda a la ejecución real de tareas dentro de un cronograma a desarrollar. Los indicadores de gestión bien definidos nos permitirán analizar dentro de la entidad los recursos tecnológicos, humanos, financieros a través de las cargas de trabajo, resultados, impacto, productividad, satisfacción del usuario, calidad y oportunidad del producto, o servicio 158

159 Proposiciones y Varios para mejoramiento del MIPG SNR Adelantar el levantamiento de Indicadores de Gestión correspondiente a cada proceso y alinearlos según los requerimientos de cada una de las políticas de desarrollo administrativo del MIPG. Considerar para la vigencia 2014, que los resultados de indicadores, metas, avances de actividades, acciones, productos y proyectos se deben tener en forma mensual con su correspondiente informe de la gestión adelantada. Considerar los aspectos a mejorar de la presente evaluación a fin de fortalecer el desempeño institucional en términos de eficiencia y eficacia. Implementar mecanismos para medir la percepción de los usuarios para los servicios de Notariado y los de competencia de la Superintendencia Delegada de Tierras. 159

160 Cierre Comité 160

161 17. Anexos 161

162 17.1 Descripción Proyectos de Inversión 162

163 DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO TECNOLÓGICO Y DE GESTIÓN PARA LA VENTANILLA ÚNICA DE REGISTRO A NIVEL NACIONAL El Gobierno Nacional en el marco de las políticas, estrategias de modernización, simplificación de trámites y ahorro público, debe intervenir el tema de registro inmueble, de manera que garantice un proceso eficiente, articulado, transparente que entregue un mejor servicio a la ciudadanía por parte de todas las entidades y que aporte a una mayor calidad y oportunidad de la información registral. Es decir, generar un modelo de atención basado en servicios virtuales on line al ciudadano para la facilitación y máxima simplificación del proceso de registro de inmuebles. A futuro, las mejoras que se integren al proceso permitirán adicionalmente fortalecer los resultados de las estrategias de modernización y fortalecimiento del registro tales como Sistema de Información Registral SIR, Sistema de Información Notarial SIN y Sistema de Interrelación Catastro-Registro, Notarias Virtuales, Ley de Tierras, Sistema de Gestión Documental. PROYECTOS DE INVERSION AÑO 2013

164 SISTEMATIZACIÓN DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y JURÍDICOS DE LA SNR La entidad a través de este proyecto de inversión, pretende proporcionar un mejor manejo de la información generada tanto en la Superintendencia como en las Oficinas de Registro, con la adquisición e implementación de un sistema de información integral, administrativo, jurídico y documental como herramientas de apoyo e integración de los diferentes procesos de la entidad, para facilitar la consolidación y presentación oportuna de información a los diferentes organismos de control estatales y dependencias de la SNR. Además proveer a la SNR de herramientas que facilite las consultas de normas jurídicas, el registro y el control de litigios jurídicos en los que intervenga la entidad, aplicando las políticas y estándares para facilitar su interoperabilidad con las demás entidades del estado. PROYECTOS DE INVERSION AÑO 2013

165 165 PROYECTOS DE INVERSION AÑO REPOSICIÓN Y RECUPERACIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA REGISTRAL DEL ORDEN NACIONAL El proyecto de recuperación y reposición de la infraestructura registral del Orden Nacional se encuentra enfocado a realizar las obras de adecuación y mantenimiento de las oficinas de registro, este mantenimiento va enfocado a mantener en buen estado las edificaciones de la entidad, así como suministrar los muebles necesarios para su funcionamiento. El mantenimiento de las oficinas debe ser constante, por lo cual es un proyecto recurrente.

166 166 PROYECTOS DE INVERSION AÑO ESTUDIOS DE VULNERABILIDAD Y OBRAS DE REFORZAMIENTO ESTRUCTURAL EN 140 OFICINAS DE REGISTRO DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS A NIVEL NACIONAL Este proyecto está dirigido al cumplimiento de la norma Sismoresistente, la cual fue expedida en el año 1997 y sus decretos reglamentarios en el año 1998, uno de los objetivos principales de la norma es la conservación del patrimonio del estado, así como salvaguardar la vida de las personas en caso de un sismo o cualquier otro tipo de movimiento. Dentro de la ejecución de este proyecto se encuentran actividades definidas a ejecutar por oficina, por lo cual lo primero que se realiza son los estudios de vulnerabilidad en donde el resultado del mismo se da con la aplicación de los modelos estructurales que poseen los ingenieros y puede ser la demolición total de la oficina o el reforzamiento estructural, soluciones que incluye la intervención total de la oficina, por lo cual se requieren estudios especializados de estructuras y geotécnicos y complementarlos con estudios hidrosanitario, eléctricos, lo anterior en razón a que estos estudios se efectúan en la totalidad del inmueble y se deben ejecutar conjuntamente ese decir la solución es integral, y solo se ejecuta por 1 vez en el proyecto Es decir de acuerdo al avance se va disminuyendo el número de oficinas a intervenir.

167 167 PROYECTOS DE INVERSION AÑO CONSTRUCCIÓN OFICINAS DE REGISTRO DE CARTAGENA, SANTA MARTA Y MONTE LÍBANO ( CÓRDOBA ) Mejoramiento de las condiciones físicas y funcionales de las sedes de Cartagena Bolívar; Santa Marta – Magdalena y Monte Líbano – Córdoba con el fin de contar con la infraestructura física adecuada para la prestación del servicio de Registro de Instrumentos Públicos. Esta alternativa permite que las Oficinas de Registro cuenten con edificaciones nuevas, sostenible, con una estructura sismo resistente acorde con la normatividad vigente, que permite la conservación y custodia de la memoria archivística y brinde confort, ahorro de recursos y seguridad.

168 168 PROYECTOS DE INVERSION AÑO SISTEMATIZACIÓN Y MODERNIZACIÓN DE LOS SERVICIOS DE LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO A NIVEL NACIONAL Este proyecto de inversión, permite dotar a la SNR de herramientas modernas con la capacidad de producir información oportuna, precisa y en línea, que requieren los usuarios que acceden y requieren información de los sistemas misionales de registro y notarias, y de las aplicaciones administrativas, jurídicas y financieras con las que actualmente cuanta la entidad. Las soluciones de software que se implementen de acuerdo a las necesidades de los sistemas antes mencionados, deben enfocarse en sistemas de información únicos, integrales y centralizados, usando infraestructuras teleinformáticas que permitan el registro, consulta y vigilancia de una manera rápida y segura y que fortalezca la evaluación de los principios de economía, eficiencia, eficacia y equidad, promoviendo la consolidación de un Estado transparente, sano y eficiente.

169 169 PROYECTOS DE INVERSION AÑO ASISTENCIA TÉCNICA DE LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL A LA SISTEMATIZACIÓN DE OFICINAS DE REGISTRO Este proyecto, tiene por objeto apoyar y prestar asistencia técnica a todo lo relacionado con la plataforma tecnológica e informática, con el fin de garantizar la prestación del servicio público de registro de manera eficiente, eficaz y oportuna en las ORIPS y de la misma manera, atender las necesidades del nivel central.

170 170 PROYECTOS DE INVERSION AÑO IMPLEMENTACIÓN INTERRELACIÓN CATASTRO REGISTRO NACIONAL El objetivo fundamental del Proyecto Interrelación Catastro-Registro, es regularizar la tenencia de predios y modernizar el sistema de Registro- Catastro, de tal manera que permita una descripción clara del derecho de propiedad y se logre que la transferencia y consulta de información entre la Superintendencia de Notariado y Registro (SNR), el Instituto Geográfico Agustín Codazzi (IGAC) y los Catastros Descentralizados, sea ágil y efectiva en términos de tiempo y calidad de datos.

171 171 PROYECTOS DE INVERSION AÑO AMPLIACIÓN Y SOSTENIBILIDAD DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO A NIVEL NACIONAL La Superintendencia de Notariado y Registro, formuló e implementó la norma NTCGP 1000:2009, ISO 9001:2008 y el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005, con el propósito de implementar y desarrollar cada uno de los subsistemas, componentes y elementos que conforman el Modelo, con el propósito de mejorar el sistema de gestión institucional y ser más eficientes, eficaces, efectivos y transparentes.

172 172 PROYECTOS DE INVERSION AÑO PROTECCIÓN REGISTRAL A LOS DERECHOS DE BIENES INMUEBLES ABANDONADOS POR LA POBLACIÓN DESPLAZADA CONFORME A LA POLÍTICA DE TIERRAS EN COLOMBIA La Superintendencia de Notariado y Registro tiene la misión de prestar el servicio público registral, el cual debe otorgar significativamente la confianza ciudadana y en particular de la población desplazada, en el Estado como garante de la tradición de sus derechos sobre el predio abandonado por causa de la violencia, así como en la protección de los mismos, previniendo que por medio de la coerción a las víctimas se transfieran sus derechos sobre la tierra. Ofrecer a los poseedores y ocupantes que una vez le sea adjudicado por la autoridad competente, judicial o administrativa la propiedad sobre la tierra, se garantiza que el inmueble tendrá una identificación registral (Folio de Matrícula Inmobiliaria), en donde al inscribirse el nombre del desplazado como propietario, se puede proteger su libre derecho a la transferencia con la inscripción de las medidas de protección.

173 173 PROYECTOS DE INVERSION AÑO DESARROLLO IMPLEMENTACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LA REORGANIZACIÓN DE LOS CÍRCULOS REGISTRALES A NIVEL NACIONAL La Superintendencia de Notariado y Registro es la responsable de proponer al Gobierno Nacional la creación, supresión o modificación de los círculos registrales, siempre y cuando existan los recursos necesarios que amparan la creación de nuevas oficinas. La Superintendencia de Notariado y Registro presenta un estudio técnico con el fin de reorganizar algunos círculos del país, teniendo en cuenta el Plan Nacional de Desarrollo, el Plan Estratégico Institucional, el proceso de mejora continua y la necesidad de optimizar la prestación del servicio Registral en cuanto a oportunidad y calidad de información y de facilitar al ciudadano el acceso al servicio público registral.

174 174 PROYECTOS DE INVERSION AÑO IMPLANTACIÓN CONVENIO PARA EJECUCIÓN DE PROYECTOS DE INVERSIÓN PARA EL SECTOR JUSTICIA EN DESARROLLO DE LA LEY 55 DE 1985 Por disposición establecida en la ley 55 de 1985, la Superintendencia de Notariado y Registro debe transferir el 50% de los valores recaudados en las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, por concepto de los derechos de registro y otorgamiento de escrituras. De acuerdo a lo previsto en el artículo 84 del Decreto 1890 de 1999, del 50% de los recursos señalados, la mitad debe destinarse a la adquisición de terrenos, el diseño, construcción, refacción, reconstrucción y equipamiento de los establecimientos de reclusión (INPEC); y la otra mitad, para la construcción y dotación de los despacho públicos (Rama Judicial).

175 175 % Acumulado prog.: 74,37% % Acumulado Ejecutado: 68,04 % 17.2 Gráficas avance de la gestión por Política por trimestre y acumulado al 31 de Diciembre 2013

176 176 % Acumulado prog.: 74,37% % Acumulado Ejecutado: 68,04 % Grafica No.1 Porcentajes trimestrales programados y ejecutados Política Misional y de Gobierno Año 2013 FUENTE: Oficina Asesora de Planeación % avance acumulado prog.: 100% % avance acumulado ejecutado: 94,28%

177 176 % Acumulado prog.: 74,37% % Acumulado Ejecutado: 68,04 % Grafica No. 2 Porcentajes trimestrales programados y ejecutados Política Transparencia, participación y Atención al Ciudadano Año 2013 FUENTE: Oficina Asesora de Planeación % avance acumulado prog.: 100% % avance acumulado ejecutado: 91,00%

178 178 % Acumulado prog.: 74,37% % Acumulado Ejecutado: 68,04 % Grafica No.3 Porcentajes trimestrales programados y ejecutados Política Gestión del Talento Humano Año 2013 FUENTE: Oficina Asesora de Planeación % avance acumulado prog.: 100% % avance acumulado ejecutado: 94,34%

179 179 % Acumulado prog.: 74,37% % Acumulado Ejecutado: 68,04 % Grafica No.4 Porcentajes trimestrales programados y ejecutados Política Eficiencia Administrativa Año 2013 FUENTE: Oficina Asesora de Planeación % avance prog Acum..: 100% % avance ejecutado Acum.:89,12%

180 180 % Acumulado prog.: 74,37% % Acumulado Ejecutado: 68,04 % Grafica No.5 Porcentajes trimestrales programados y ejecutados Política Gestión Financiera Año 2013 FUENTE: Oficina Asesora de Planeación % Acumulado prog.: 100% % Acumulado Ejecutado:97,58 %

181 181 % Acumulado prog.: 74,37% % Acumulado Ejecutado: 68,04 % 17.3 Gráficas avance de la gestión por Macroproceso trimestre y acumulado al 31 de Diciembre 2013

182 182 % Acumulado prog.: 74,37% % Acumulado Ejecutado: 68,04 % % Acumulado prog.: 100% % Acumulado Ejecutado: 90,23% Macroproceso : Gestión Registral Año 2013 Gráfica No.6 Fuente: PAG Macroproceso Gestión Registral

183 183 % Acumulado prog.: 74,37% % Acumulado Ejecutado: 68,04 % % Acumulado prog.: 100 % % Acumulado Ejecutado:96,61% Macroproceso : Gestión Orientación, Inspección, vigilancia y control Notarial Año 2013 Gráfica No.7 Fuente: PAG Macroproceso Gestión OIVCN

184 184 % Acumulado prog.: 74,37% % Acumulado Ejecutado: 68,04 % % Acumulado prog.: 100% % Acumulado Ejecutado: 96 % Macroproceso : Gestión para la Protección, Restitución y Formalización de Tierras Año 2013 Gráfica No.8 FUENTE: PAG Macroproceso Superintendencia Delegada de Tierras

185 185 % Acumulado prog.: 74,37% % Acumulado Ejecutado: 68,04 % % Acumulado prog.: 100% % Acumulado Ejecutado: 94,34% Macroproceso : Gestión Humana Año 2013 Gráfica No.9 Fuente: PAG Macroproceso Gestión Humana

186 186 % Acumulado prog.: 74,37% % Acumulado Ejecutado: 68,04 % % Acumulado prog.: 100% % Acumulado Ejecutado: 85,30% Macroproceso : Gestión Cultura del Servicio y Atención al Ciudadano Año 2013 Gráfica No.10 Fuente: PAG Macroproceso Gestión Cultura del Servicio y Atención al Ciudadano

187 187 % Acumulado prog.: 74,37% % Acumulado Ejecutado: 68,04 % % Acumulado prog.: 100% % Acumulado Ejecutado: 87,71% Macroproceso : Gestión Comunicación y Divulgación Año 2013 Gráfica No.11 Fuente: PAG Macroproceso Gestión de Comunicaciones y Divulgación

188 188 % Acumulado prog.: 74,37% % Acumulado Ejecutado: 68,04 % % Acumulado prog.: 100% % Acumulado Ejecutado: 100% Macroproceso : Seguimiento, Evaluación y Control de la Gestión Año 2013 Gráfica No.12 Fuente: PAG Macroproceso Gestión de Seguimiento, Evaluación y Control

189 188 % Acumulado prog.: 74,37% % Acumulado Ejecutado: 68,04 % % Acumulado prog.: 100% % Acumulado Ejecutado: 83,74% Macroproceso : Gestión Tecnológica Año 2013 Gráfica No.13 Fuente: PAG Macroproceso Gestión Tecnológica

190 190 % Acumulado prog.: 74,37% % Acumulado Ejecutado: 68,04 % % Acumulado prog.: 100% % Acumulado Ejecutado: 100% Macroproceso : Gestión Jurídica Año 2013 Gráfica No.14 Fuente: PAG Macroproceso Gestión Jurídica

191 191 % Acumulado prog.: 74,37% % Acumulado Ejecutado: 68,04 % % Acumulado prog.: 100% % Acumulado Ejecutado: 81,66 % Macroproceso : Gestión Logística Año 2013 Gráfica No.15 Fuente: PAG Macroproceso Gestión Logística

192 192 % Acumulado prog.: 74,37% % Acumulado Ejecutado: 68,04 % % Acumulado prog.: 100% % Acumulado Ejecutado: 97,58 % Macroproceso : Gestión Financiera Año 2013 Gráfica No.16 Fuente: PAG Macroproceso Gestión Financiera

193 193 % Acumulado prog.: 74,37% % Acumulado Ejecutado: 68,04 % % Acumulado prog.: 100% % Acumulado Ejecutado: 91,06% Macroproceso : Gestión Direccionamiento Estratégico Año 2013 Gráfica No.17 Fuente: PAG Macroproceso Direccionamiento Estratégico

194 194 % Acumulado prog.: 74,37% % Acumulado Ejecutado: 68,04 % 17.4 TERMINOS Y DEFINICIONES

195 195 % Acumulado prog.: 74,37% % Acumulado Ejecutado: 68,04 % Actividades: Conjunto de acciones desarrolladas para el logro de los resultados esperados del Plan de Acción Anual. Las actividades no deben entenderse como tareas o funciones. Cadena de Valor: Es la herramienta metodológica que permite examinar todas las actividades de uno o varios procedimientos que interactúan hasta producir un bien o servicio que se entrega al usuario para satisfacer una necesidad. Acción de Mejora: Conjunto de actividades que realiza una Institución para prevenir y corregir errores, así como calificar las especificaciones de los bienes y/o servicios que produce, buscando satisfacer las necesidades y superar las expectativas de los usuarios. Encuesta: Técnica de medición que registra datos observables de los atributos o variables que el evaluador quiere medir. Encuesta de Satisfacción: Técnica de medición que permite obtener información de un grupo representativo de usuarios mediante la realización de preguntas concretas acerca de sus expectativas previas a recibir el servicio y/o el nivel de satisfacción que percibieron luego de su experiencia de servicio.

196 195 % Acumulado prog.: 74,37% % Acumulado Ejecutado: 68,04 % Equipo de Macroproceso: Equipos de trabajo conformados por los Jefes de todos los Equipos de Gestión (EG) asociados a un Macroproceso. Estrategia de Servicio: Visión o filosofía que se utiliza para guiar todos los aspectos del suministro del servicio, la cual está determinada por la enunciación de la promesa básica de servicio y la descripción de la mejor manera de prestarlo. Expectativa: Conjunto de suposiciones centradas en lo que se espera obtener de un producto o servicio de acuerdo a una promesa básica, su resultado puede generar satisfacción cuando esta promesa se cumple o supera, ó insatisfacción cuando se incumple. ISOLUCIÓN: Herramienta que facilita la definición y automatización de los Sistemas de Gestión de la Calidad, y la implementación de los modelos normativos complementarios. Plan: diseño o esquema detallado de lo que habrá de hacerse en el futuro.

197 197 % Acumulado prog.: 74,37% % Acumulado Ejecutado: 68,04 % Plan Estratégico Sectorial: organiza y orienta estratégicamente las acciones de las entidades pertenecientes a un sector administrativo en un plazo de 4 años, para alcanzar objetivos acordes con la política sectorial y los lineamientos del Plan Nacional de Desarrollo. Plan Estratégico Institucional (PEI) : entiéndase como Plan Indicativo Cuatrienal como lo establece la Ley 152 de Instrumento que organiza y orienta estratégicamente las acciones de la entidad en un plazo de 4 años, para alcanzar objetivos acordes con su misión y con el Plan Nacional de Desarrollo. Proyecto: conjunto de actividades coordinadas y controladas con fechas de inicio y finalización, llevadas a cabo para lograr un objetivo conforme con requisitos específicos, incluyendo las limitaciones de tiempo, costo y recurso. Tiende a obtener los productos para cada programa. Productos que dan soluciones concretas o específicas a una necesidad u oportunidad. Plan de Acción Anual. Es la programación anual de las actividades, proyectos y recursos que va a desarrollar en la vigencia cada dependencia de la entidad y articulado con el Plan Estratégico Sectorial e Institucional.

198 198 % Acumulado prog.: 74,37% % Acumulado Ejecutado: 68,04 % Objetivo: Propósito que se desea alcanzar mediante acciones concretas, debe ser medible y cuantificable en un tiempo determinado. Indicador: es una expresión cuantitativa que mide el cambio de una variable con respecto a otra o respecto a una meta y permite valorar el desempeño. Meta: magnitud o nivel específico de los resultados que se prevé alcanzar en un tiempo determinado (cuatrienal y/o anual). Política de Desarrollo Administrativo: Conjunto de lineamientos que orientan a las entidades en el mejoramiento de su gestión para el cumplimiento de las metas institucionales y de Gobierno, a través de la simplificación de procesos y procedimientos internos, el aprovechamiento del talento humano y el uso eficiente de los recursos administrativos, financieros y tecnológicos.

199 199 % Acumulado prog.: 74,37% % Acumulado Ejecutado: 68,04 % Eficiencia: optimizar el uso de los recursos financieros, humanos y técnicos necesarios, teniendo en cuenta que la relación entre los beneficios y costos que genere sea positiva; Control: Acción mediante la cual se verifica que se está cumpliendo con un marco normativo, un programa, unos objetivos. Estrategia: Determinación de los objetivos a largo plazo y la elección de las acciones y la asignación de los recursos necesarios para conseguirlos. Evaluación: Determinación sistemática del mérito, el valor y el significado de algo o alguien en función de unos criterios respecto a un conjunto de normas. Monitoreo: Proceso sistemático de recolectar, analizar y utilizar información para hacer seguimiento al progreso de un programa en pos de la consecución de sus objetivos, y para guiar las decisiones de gestión. El monitoreo generalmente se dirige a los procesos en lo que respecta a cómo, cuándo y dónde tienen lugar las actividades, quién las ejecuta y a cuántas personas o entidades beneficia.

200 199 % Acumulado prog.: 74,37% % Acumulado Ejecutado: 68,04 % Ciudadano: Persona natural o jurídica (pública y privada) que interactúa con las entidades de la Administración Pública con el fin de ejercer sus derechos y cumplir con obligaciones a través de; (i) la solicitud de acción, trámite, información, orientación o asistencia relacionada con la responsabilidad del Estado; y, (ii) el establecimiento de las condiciones de satisfacción en la provisión de dichos servicios. Strategos: Sistema para la planificación estratégica y Control de la Gestión. Servicio al Ciudadano: Procedimientos, mecanismos y estrategias que establecen las entidades de la Administración Pública para facilitar a los ciudadanos el acceso a los servicios y el cumplimiento de sus obligaciones.

201 200 % Acumulado prog.: 74,37% % Acumulado Ejecutado: 68,04 % Macroproceso: Propósito, función o servicio de una entidad, establecido generalmente por norma, que a través de procesos y procedimientos articulados contribuye al cumplimiento de los objetivos misionales de la entidad. Misión : Es el propósito general o razón de ser de la empresa u organización que enuncia a qué clientes sirve, qué necesidades satisface, qué tipos de productos ofrece y en general, cuáles son los límites de sus actividades; por tanto, es aquello que todos los que componen la empresa u organización se sienten impelidos a realizar en el presente y futuro para hacer realidad la visión de los directivos de una entidad, y por ello, la misión es el marco de referencia que orienta las acciones, enlaza lo deseado con lo posible, condiciona las actividades presentes y futuras, proporciona unidad, sentido de dirección y guía en la toma de decisiones estratégicas".

202 202 % Acumulado prog.: 74,37% % Acumulado Ejecutado: 68,04 % PHVA : Planear- Ejecutar- Verificar- Actuar (Plan- Do- Check- Act). Rueda de actividades interminables que lleva hacia la mejora continua. Presupuesto: recursos que se esperan utilizar para la obtención de los objetivos, para lograr una buena gestión. Punto de control: es el desarrollo de mecanismos o acciones que permiten conocer el avance o estado de un proceso o procedimiento, con el fin de lograr mantenerlo controlado. Estas acciones pueden incorporar insumos como documentos, personas, registros, firmas formatos, entre otros. Tarea: acción que una persona debe realizar de acuerdo con especificaciones y unos tiempos determinados para contribuir al normal desarrollo de un proceso. Producto: bien o servicio que presta un beneficio. Q.F.D.: sistema estructurado que facilita el medio para identificar las necesidades y expectativas de los clientes (voz del cliente) y traducirlas al lenguaje de la organización, esto es, a requerimientos de calidad internos, desplegándolas en la etapa de planificación con la participación de todas las funciones que intervienen en el diseño y desarrollo del producto o servicio.

203 203 % Acumulado prog.: 74,37% % Acumulado Ejecutado: 68,04 % Producto resultado de un proceso. transformación ordenada, secuencial y sistemática de los insumos en productos. Secuencia de actividades en la que intervienen personas, espacios y medios que, organizados de forma lógica y planificada, nos llevan a conseguir el resultado deseado. Procedimiento: conjunto de actividades, ampliamente vinculadas y cronológicamente dispuestas, realizadas al interior de la entidad y dirigidas a precisar la forma de hacer algo, incluidos el qué, el cómo y el a quién corresponde el desarrollo de la tarea. Forma de ejecutar el proceso. Es la información suministrada para que se desarrolle el proceso. Proceso: conjunto de actividades, etapas o fases mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados que agregan valor a un insumo y que contribuyen a la satisfacción de una necesidad manifestada por los componentes corporativos y el entorno. Proceso administrativo: ciclo en el que intervienen variables como planeación, ejecución, control y acción, para el logro de los objetivos estratégicos de la institución.

204 204 % Acumulado prog.: 74,37% % Acumulado Ejecutado: 68,04 % Programa: conjunto de proyectos necesarios y suficientes para el logro de los objetivos específicos. Programa de fortalecimiento: actividades y eventos educativos, puntuales y concretos que obedecen a cambios en la legislación, los procesos y procedimientos de trabajo, el entorno económico y fiscal, y los avances tecnológicos, así como las circunstancias particulares del orden regional o local. Dentro de este programa se incluyen temas concretos sobre qué hacer con las áreas, los cuales son requeridos de forma urgente e inmediata para el cumplimiento de los objetivos misionales y estratégicos. Programa de inducción: conjunto de acciones dirigidas a facilitar la adaptación e integración de los nuevos funcionarios a la entidad, así como la del servidor público trasladado a un nuevo puesto de trabajo. Esto sobre la base del conocimiento y la comprensión de la cultura organizacional. Brinda un panorama general sobre la misión, la visión, los principios y valores fundamentales, y la estructura administrativa y jurídica de la institución; asi mismo sobre el marco global, nacional e internacional dentro del cual se desarrolla la actividad de la entidad.

205 205 % Acumulado prog.: 74,37% % Acumulado Ejecutado: 68,04 % Programa de reinducción: busca facilitar la actuación permanente de los servidores públicos sobre los temas de conocimiento de la entidad, y sobre ética y servicio, sobre liderazgo institucional, así como sobre cambios significativos en las normas que estipulan la estructura orgánica y los procedimientos técnicos y administrativos institucionales. Prospectiva: conjunto de actividades de observación, análisis y estudios realizadas con el fin de explotar o predecir el futuro. Se trata de explorar posibilidades futuras basándose en indicios actuales. Proveedor: organización o persona que proporciona un producto. Parte, persona o grupo que tenga interés en el desempeño o éxito de una organización. Recursos: insumos con los cuales se elaboran productos o servicios para lograr los objetivos propuestos. Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.

206 206 % Acumulado prog.: 74,37% % Acumulado Ejecutado: 68,04 % Reinducción: dirigido a reorientar la integración del empleado a la cultura organizacional, en virtud de los cambios producidos en cualquiera de los asuntos a los cuales se refieren sus objetivos. Reingeniería: rediseño radical (en contraste con mejora incrementales) de procesos para aumentar la calidad y velocidad del servicio, a la vez que reducir los costos. Normalmente estos cambios son consecuencia de la creación de las nuevas técnicas informáticas. Resultado: Efecto de una acción o de un hecho Requerimiento: Toda actividad, tarea, informe, obligación, plan o reporte que deben hacer y presentar las entidades a diferentes actores, relacionados con su ejercicio de planeación. Sistema: conjunto de elementos mutuamente relacionados que se interrelacionan dinámicamente en busca de un objetivo común. Sistema de gestión: sistema para establecer la política y los objetivos, así como el modo de lograrlos.

207 207 % Acumulado prog.: 74,37% % Acumulado Ejecutado: 68,04 % Sistema de gestión de la calidad: sistema de gestión para dirigir y controlar una organización con respecto a la calidad. Política de la calidad. Intenciones globales y orientación de una organización relativas a la calidad, tal como son expresadas formalmente por la alta dirección. Objetivos de la calidad. Algo ambicionado o pretendido, relacionado con la calidad. Subproducto: conjunto de elementos o partes que permiten obtener un producto. Satisfacción del cliente: percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos. Tema: fraccionamiento lógico y coherente del contenido de una lección en subtemas en sí mismos completos, concisos y relacionados de forma directa con el tema de una lección específica. Trayectoria: capacidad para seguir en la historia la aplicación o la localización de todo aquello que está bajo consideración. Validación: confirmación, mediante el suministro de evidencia objetiva, de que se han cumplido los requisitos para una utilización o aplicación específica prevista.

208 208 % Acumulado prog.: 74,37% % Acumulado Ejecutado: 68,04 % Valor agregado: son aquellas acciones estrictamente necesarias para generar el producto o servicio, que les interesan y representan valor tanto para los usuarios como para la entidad, orientada a satisfacer una necesidad. Verificación: confirmación, mediante la aportación de evidencia objetiva, de que se han cumplido los requisitos especificados. Vínculos: permiten visualizar las relaciones que un concepto, un párrafo o una imagen tienen con otros contenidos o informaciones relacionadas. Visión: proyección hacia el futuro de una situación deseable.


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