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INFORME DE SEGUIMIENTO AL MODELO INTEGRADO PLANEACION GESTION (MIPG) II TRIMESTRE 2013 Comité Institucional de Desarrollo Administrativo SNR Bogotá, Septiembre.

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1 INFORME DE SEGUIMIENTO AL MODELO INTEGRADO PLANEACION GESTION (MIPG) II TRIMESTRE 2013 Comité Institucional de Desarrollo Administrativo SNR Bogotá, Septiembre 16 de 2013

2 AGENDA COMITE 1.Apertura del Comité y verificación de asistencia 2.Consideraciones Generales del MIPG (Modelo Integrado Planeación Gestión) 3.Avance del cumplimiento del Modelo Integrado Planeación Gestión al 30 de Junio de MIPG SNR 5.Proposiciones y varios 6.Cierre del Comité 2

3 2. Consideraciones Generales del MIPG SNR Se establece el Plan Estratégico Institucional PEI de la SNR, aprobado por el Consejo Directivo mediante acuerdo No. 01 del 23 de Enero de Por Resolución No del 1 de octubre de 2012 se adoptan el plan estratégico ajustado del Sector Administrativo de Justicia y del Derecho para el período y el plan de acción ajustado 2012 del Ministerio de Justicia y del Derecho. Se expide el Decreto 2482 de fecha 3 de diciembre de 2012 por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión y se adoptan las Políticas de desarrollo administrativo ( Deroga el Decreto 3622 del 2005 – SISTEDA (Sistema de desarrollo administrativo). Por resolución No de fecha febrero 12 de 2013 se adopta el Plan Anual de Gestión de la Superintendencia de Notariado y Registro por la vigencia

4 2. Consideraciones Generales del MIPG SNR En el mes de marzo como política de implementación del MIPG, se conforma matriz de líderes funcionales y sub-líderes para cada política del Modelo al interior de la SNR, con el fin de alcanzar su madurez, seguimiento y alineación. Mediante Resolución No de fecha 17 de abril del 2013 se crea el Comité de desarrollo administrativo de la Superintendencia de Notariado y Registro, y se adopta el Modelo Integrado de Planeación Gestión. Por resolución No.7258 del 16 de julio de 2013 se ajustan las fechas de seguimiento a los Planes Anuales de Gestión de la Superintendencia de Notariado y registro y se establecen fechas de reporte de avance trimestral. 4

5 2. Consideraciones Generales del MIPG SNR En el mes de julio se diligenció el Formulario Único de reportes de avance de la gestión (FURAG) en el aplicativo del DAFP para el primer semestre de Este Formulario se constituye en una herramienta en línea para el monitoreo, evaluación y control de los resultados institucionales y sectoriales. Para el segundo trimestre del año se alinearon los Planes anuales de gestión de cada uno de los Macroprocesos de la SNR (se incluyeron los indicadores del tablero de mandos del PEI , los indicadores de cada uno de los proyectos de inversión, los indicadores de las metas de gobierno –SISMEG, indicadores sectoriales, las acciones de mejora al interior de cada macroproceso (políticas, estrategias, iniciativas lineamientos) y los planes operativos inherentes a cada Macroproceso). 5

6 2. Consideraciones Generales del MIPG SNR Se precisa que algunos temas como Gobierno en Línea, Cero Papel, Seguridad de la Información, entre otros, requieren cronogramas de implementación y la definición de varias actividades específicas, es conveniente manejarlos como planes independientes pero artículados dentro de los Planes Anuales Estratégicos Integrados Institucional de gestión de la vigencia. Lo anterior, facilita su seguimiento y brinda una mayor comprensión sobre resultados obtenidos en cada iniciativa. Para efectos de seguimiento al MIPG los planes Anuales Estratégicos integrados Institucionales se estructuraron en torno a las cinco (5) políticas de desarrollo administrativo (Misional y de Gobierno, Transparencia participación y atención al ciudadano, Talento Humano, Eficiencia Administrativa y Financiera). 6

7 2. Consideraciones Generales del MIPG SNR Informes de Seguimiento : Se establecen informes de seguimientos trimestrales al MIPG, tanto a nivel Institucional como Sectorial por los Comités conformados para tal fin, cumpliendo con los lineamientos del artículo 6 numerales A) Y B) del decreto 2482 de (Nota: Se deberá prever las fechas para la realización de los Comités tanto a nivel Institucional como sectorial, en razón a que el Comité Institucional se considera pertinente realizarlo ocho (8) días antes del comité sectorial). Para el desarrollo de las políticas de desarrollo administrativo adoptadas, se deberá tener en cuenta la Estrategia de Gobierno en Línea que formula el Ministerio de Tecnologías de Información y Comunicaciones. (Parágrafo 1 artículo 3 del decreto 2482 del 3 de diciembre de 2012). 7

8 POLÍTICAAVANCE GESTION MISIONAL Y DE GOBIERNO 55,28% TRANSPARENCIA, PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO 40,96% GESTION TALENTO HUMANO 43,42% EFICIENCIA ADMINISTRATIVA 42,57% GESTION FINANCIERA 45,67% TOTAL AVANCE 45,58% Fuente : Oficina Asesora de Planeación de la SNR – Grupo Estadística 8

9 CONSOLIDADO SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO POLITICA MIPGMACROPROCESOS Avance Ene-Jun de 2013 Prog. a Jun GESTION MISIONAL Y DE GOBIERNO 1.1- Gestión Registral 55,07%58,08% 1.2- Orientación, Inspección, Vigilancia y Control de la Gestión Notarial 55,61% 44,83% 1.3- Gestión para la protección, formalización y Restitución de Tierras. 55,17% 62,09 % % Avance Política GESTION MISIONAL Y DE GOBIERNO 55,28%55 % Plan Anual Integrado Institucional II Trimestre de 2013 Plan Anual Integrado Institucional II Trimestre de

10 Plan Anual Integrado Institucional II Trimestre de 2013 Plan Anual Integrado Institucional II Trimestre de 2013 CONSOLIDADO SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO POLITICA MIPGMACROPROCESOS Avance Ene-Jun de 2013 Prog. a Jun GESTION TRANSPARENCIA, PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO 2.1- Cultura del Servicio y Atención al Ciudadano 34,62%44,43% 2.2- Comunicación y Divulgación 38,25% 39,53% 2.3- Seguimiento, Control y Evaluación de la Gestión 50% % Avance Política GESTION TRANSPARENCI,A, PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO 40,96%44,65 % 10

11 Plan Anual Integrado Institucional II Trimestre de 2013 Plan Anual Integrado Institucional II Trimestre de 2013 CONSOLIDADO SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO POLITICA MIPGMACROPROCESOS Avance Ene-Jun de 2013 Prog. a Jun GESTION TALENTO HUMANO 3.1- Gestión Hu mana 43,42%39,42% % Avance Política GESTION TALENTO HUMANO43,42%39,42% 11

12 Plan Anual Integrado Institucional II Trimestre de 2013 Plan Anual Integrado Institucional II Trimestre de 2013 CONSOLIDADO SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO POLITICA MIPGMACROPROCESOS Avance Ene-Jun de 2013 Prog. a Jun EFICIENCIA ADMINISTRATIVA 4.1- Gestión Tecnológica 52,41%58,07% 4.2- Gestión Jurídica 50% 4.3- Gestión Logística 23,76%29,15% 4.4 Direccionamiento Estratégico 44,11% 48,28% % Avance Política EFICIENCIA ADMINISTRATIVA 42,57%46,38% 12

13 Plan Anual Integrado Institucional II Trimestre de 2013 Plan Anual Integrado Institucional II Trimestre de 2013 CONSOLIDADO SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO POLITICA MIPGMACROPROCESOS Avance Ene-Jun de 2013 Prog. a Jun GESTION FINANCIERA 5.1- Gestión financiera 45,67%52,91% % Avance Política GESTION FINANCIERA45,67%52,91% 13

14 El avance al cierre del segundo trimestre del MIPG (Modelo Integrado Planeación Gestión) de la Superintendencia de Notariado y Registro es de 45,58%. El grado de avance para cada una de las Políticas de desarrollo administrativo del MIPG al 30 de junio de 2013 fue el siguiente : La Política de Gestión Misional y de gobierno con un grado de avance del 55,28%. La Política de Transparencia, participación y atención al Ciudadano tuvo un avance del 40,96%. La política de Gestión del Talento Humano se cumplió en un 43,42%. La política de Eficiencia Administrativa tuvo un grado de avance del 42,57%. L a Política de Gestión Financiera alcanzó un cumplimiento del 45,67%. Tres (3) Políticas del Modelo Integrado de Gestión al cierre del semestre obtuvieron avances consolidados por debajo de lo programado, las cuales corresponden a la política de Transparencia, participación y atención al ciudadano con un 3,69%, la política de Eficiencia Administrativa con un 3,81% y la política de gestión Financiera con un 7,24%. 3.1 AVANCE CONSOLIDADO AL CIERRE DEL II TRIMESTRE 2013 DEL MIPG 14

15 3.1 AVANCE CONSOLIDADO AL CIERRE DEL II TRIMESTRE 2013 DEL MIPG 15 Al Corte del segundo trimestre una (1) política del MIPG obtuvo avance por encima de la cifra programada y corresponde a la política de Gestión del Talento Humano con un 4% y la política de la Gestión Misional y de Gobierno podemos afirmar que se cumplió en términos de ejecución consolidada a la cifra programada, sin embargo el PAG del Macroproceso registral estuvo por debajo de lo programado en un 3,01%, el PAG de la Superintendencia Delegada de Tierras se ubicó en un 6,92% por debajo de lo programado y el Macroproceso de la Gestión Notarial se ubicó en un 10,78% por encima de la cifra programada. Es Conveniente establecer planes de contingencia para los Macroprocesos que tienen % de avance por debajo del 40% al cierre del primer semestre del año entre los que se mencionan están el PAG de cultura del servicio y atención al ciudadano, el Plan Anual de Gestión de comunicación y divulgación y el PAG del Macroproceso de Gestión Logística. En este informe se relacionan en detalle algunos indicadores que se consideran importantes en cada una de las políticas de desarrollo administrativo adoptadas y que se pueden ver para análisis y seguimiento de los resultados al cierre del semestre.

16 3.1 AVANCE CONSOLIDADO AL CIERRE DEL II TRIMESTRE 2013 DEL MIPG 16 Aspectos relevantes positivos por políticas del MIPG al 30 de junio de 2013: Política Misional y de Gobierno: El proyecto de Sistematización de las oficinas de registro a Nivel Nacional al corte de junio 30 de 2013 presenta un avance acumulado del 94,44% y que corresponde a la sistematización de diez y siete (17) oficinas de un total de 18 programadas para el año. La implementación del modelo tecnológico y de gestión para la Ventanilla Única de Registro – VUR por Notarías Integradas al Modelo para el 2013 y con corte al primer semestre es del 61,45% que equivale a 51 Notarías de las 83 programadas para el año en curso. El proceso de Orientación, Inspección, vigilancia y control registral a través de visitas generales al corte del semestre presenta un avance del 95%. El proceso de intervención a oficinas de Registro a Nivel Nacional alcanzó al cierre del semestre un avance del 62,50%, cifra que equivale a la intervención de cinco oficinas de las ocho (8) programadas para la vigencia.

17 3.1 AVANCE CONSOLIDADO AL CIERRE DEL II TRIMESTRE 2013 DEL MIPG 17 Aspectos relevantes positivos por políticas del MIPG al 30 de junio de 2013: Política Misional y de Gobierno: El proceso de nombramiento de Notarios al corte del semestre presenta un avance 47,73% en el cual se han nombrado 21 Notarios de los 44 establecidos a nombrar en el año. El grado de avance del Concurso Registral al cierre del semestre se encuentra con cumplimiento del 43,75% del cronograma establecido, en el cual de las diez y seis (16) actividades programadas, se han ejecutado siete (7). El avance de las jornadas de formalización y asesoría jurídica en el marco de la política de tierras las cuales se ubicaron en un cumplimiento del 46,67%, cifra que equivale a la realización de cincuenta y seis (56) jornadas de formalización a Nivel Nacional de las 120 programadas. Política de Transparencia, participacion y Atención al Ciudadano : El nuevo modelo de atención al ciudadano propuesto para la vigencia presenta un avance del 51%. La divulgación de programas institucionales logró un avance del 64,29%, en el cual se han emitido por el canal institucional de televisión nueve (9) capítulos del programa Fé Pública de los catorce (14) programas a realizar en el año.

18 3.1 AVANCE CONSOLIDADO AL CIERRE DEL II TRIMESTRE 2013 DEL MIPG 18 Aspectos relevantes positivos por políticas del MIPG a 30 de junio de 2013: Política Gestion Talento Humano: El grado de avance del PIC (Plan institucional de Capacitación) con un grado de ejecución del 64% al cierre de 30 de junio de Política de Eficiencia Administrativa : Mejoramiento en la clasificación de registro de propiedades a Nivel Mundial al pasar Colombia del puesto 53 en el 2012 al puesto 52 en el 2013 (Doing Business registering property Publicación del Banco Mundial y la Corporación Financiera Internacional). El 22 de Abril del 2013 se llevó a cabo la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas a la Ciudadanía la cual fué transmitida a través del Canal Institucional, de la Radio y Televisión de Colombia (RTVC). La Superintendencia de Notariado y Registro obtuvo la renovación de las certificaciones de Calidad en las normas ISO 9000 en la versión 2008 y en la norma NTC–GP1000 versión 2009, por parte del Instituto Colombiano de Normas Técnicas – ICONTEC El grado de avance de la estrategia organizacional y ajuste al modelo de operaciones de la Superintendencia se encuentra en el 52%, el cual está representado en el diagnóstico organizacional y la identificación de productos y servicios a través de la caracterización de usuarios de la SNR.

19 3.1 AVANCE CONSOLIDADO AL CIERRE DEL II TRIMESTRE 2013 DEL MIPG 19 Aspectos relevantes positivos por políticas del MIPG al 30 de junio de 2013: Política de Eficencia Administrativa: El % de ejecución del Plan de eficiencia administrativa al cierre del semestre se estableció en el 46,10%. Política de Gestión Financiera : El presupuesto Comprometido al cierre del semestre ascendió a la cifra del 71,74% que equivale a la suma de $ sobre la apropiación total para la vigencia de $ La ejecución comprometida se ubicó en 1,74% por encima de la cifra programada acumulada del semestre del 70%.

20 INDICADORES POR POLITICA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO DEL MIPG DE LA SNR DETALLANDO GRADO DE AVANCE AL AL 30 DE JUNIO DE INDICADORES POLITICA MISIONAL Y DE GOBIERNO 2. INDICADORES DE TRANSPARENCIA, PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO 3. INDICADORES POLITICA TALENTO HUMANO 4. INDICADORES POLITICA DE EFICIENCIA ADMINISTRATIVA 5. INDICADORES POLITICA GESTION FINANCIERA

21 Indicador : % de Folios Interrelacionados Meta :Lograr Interrelacionar Folios de Matrícula Inmobiliaria Porcentaje de Avance total proyecto al 30 de junio 2013 :51,12% ( folios) Meta SISMEG 2013: Folios de Matrícula Inmobiliaria Interrelacionados Porcentaje de Avance 2013 al 30 de junio: 24,27% Avance de la vigencia 2013: En el segundo trimestre del año se interrelacionaron folios de matrícula inmobiliaria, que corresponde al 13,56% con lo cual el valor total acumulado al mes de junio del número de folios interrelacionados asciende a la cifra de alcanzando el 24,27 % de grado de cumplimiento, que frente al programado acumulado del 50% refleja un valor por debajo de la cifra estimada del 25,73% en el semestre. Este atraso se justifica por problemas de asignación de recursos de inversión y retrasos en la contratación administrativa, sin embargo cuando el proyecto adquiere todo su potencial, es decir cuando cuenta con todos los recursos financieros, administrativos y logísticos, siempre se cumple con lo planeado, afectando únicamente los dineros que quedan en reservas presupuestales, los cuales no se van a dar en mayor cantidad en el 2.013, debido al trámite de vigencias futuras ordinarias. Implementación Interrelación Registro Catastro a Nivel Nacional MISIONAL Y DE GIOBIERNO TRANSPARENCIA, PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA 21

22 Indicador : Elaboración del proyecto Meta 2013:Proyecto elaborado y radicado Porcentaje de Avance al 30 de junio 2013 :100% Descripción del Avance : Se elaboraron dos estudios; el primero relacionado con la creación de oficinas y el segundo con la reorganización de círculos. Los estudios se radicaron en el Ministerio de Justicia para su respectivo estudio y aprobación. Elaboración del proyecto de creación de círculos registrales y oficinas de registro y la reubicación de círculos y oficinas de registro. MISIONAL Y DE GIOBIERNO TRANSPARENCIA, PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA 22

23 Indicador : Número de Oficinas de Registro Sistematizadas Meta :Lograr la sistematización de 51 Oficinas de Registro Porcentaje de Avance total del proyecto a junio 30 de 2013: 96,08% (49 oficinas de Registro) Meta SISMEG 2013: 18 Meta PAG 2013 :19 (Incluye rezago 1 oficina 2011) Porcentaje de Avance de la vigencia:94,44% Avance: En el segundo trimestre del año el número de oficinas de registro sistematizadas fué de diez(10), las cuales son : Socha, Barichara, Salamina, Apia, Tumaco, Miraflores, Mompós, La Unión, Aguadas y Manzanares que adicionadas a las sistematizadas en el primer trimestre que fueron siete (7) (Amalfi, Yolombó, Santuario, Pacora, Zapatoca, San Andrés (Santander) y Charalá) representa un total de diez y siete (17) oficinas, logrando así un avance acumulado del 94,44%. Sistematización y Modernización de los Servicios de la Superintendencia de Notariado y Registro a Nivel Nacional MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA, PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA 23

24 Indicador : Número de Notarías Integradas al Modelo VUR Porcentaje de Avance total acumulado del proyecto al 30 de junio del 2013:100% Meta SISMEG 2013: 83 Notarías Meta 2011 – 2014: 191 Notarías Avance total Jun 2013 : 200 Notarías Porcentaje de Avance de la vigencia al junio 30 : 61,45% (51 Notarías) Avance: Para el primer semestre del año se integraron al Modelo de servicio de Ventanilla Única de Registro -VUR cincuenta y un (51) Notarias de las 83 programadas en diez y ocho (18) ciudades del país (Cali, Cúcuta, Neiva, Tunja, Santa Marta, Villavicencio, Pasto, Buenaventura, Palmira, Envigado, Sogamoso, Popayán, Montería, Facatativá, Tuluá, Bello, Itagüí y Ríonegro). El avance acumulado es del 61,45% correspondiendo a 15% para el primer trimestre y del 46.45% en el segundo trimestre. El grado de cumplimiento acumulado es positivo ya que se refleja un avance superior en un 11,45% para el primer semestre del año respecto a un programado del 50%. El comportamiento de integración mensual de notarías en el primer semestre del año fue de 0, 8, 4, 26, 6 y 7 (Enero a Junio). Diseño e Implementación del Modelo Tecnológico y de Gestión para la Ventanilla Única de Registro a Nivel Nacional (VUR). MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA 24

25 Indicador T. M : Número de Visitas Generales a las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos a Nivel Nacional Meta 2013: Realizar 100 visitas generales en coordinación con el grupo de apoyo a la inspección y vigilancia Porcentaje de Avance de la vigencia a Junio 30 : 95% Avance: Durante el segundo trimestre se adelantaron 95 visitas generales de las 100 programadas cumpliendo el programa de visitas generales en un 95%. El balance es positivo considerando que se programaron visitas a realizar en el año para cada trimestre de veinticinco (25) y al corte del primer semestre este programa ya se encuentra cumplido en un alto porcentaje. MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA Fortalecer la Orientación, Inspección, Vigilancia y Control Registral 25

26 Indicador T. M : Número de Visitas Especiales a las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos a Nivel Nacional Meta 2013: Realizar 70 visitas especiales Porcentaje de Avance de la vigencia a junio 30 : 51, 43% (36 visitas especiales) Avance: En el primer trimestre del año se realizaron once (11) visitas especiales y el segundo trimestre las visitas especiales fueron de veinticinco (25), para un acumulado total de 36 visitas realizadas al corte del primer semestre del año. La ejecución se llevó de acuerdo a la programación establecida. MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA Fortalecer la Orientación, Inspección, Vigilancia y Control Registral 26

27 Indicador PAG : Número de Visitas de apoyo a las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos a Nivel Nacional por necesidades de personal Meta 2013: Realizar 100 visitas de apoyo Porcentaje de Avance de la vigencia a junio 30 : 66% (66 visitas de apoyo) Avance: Al corte del semestre se han realizado por parte de la Delegada de registro sesenta y seis (66) visitas de apoyo a las oficinas de registro a nivel nacional. En el primer trimestre se realizaron 25 y en el segundo 41 para un total de 66 visitas de apoyo realizadas a las oficinas de registro. Se resalta que se sobrepaso lo programado en el semestre en la cantidad de diez (10) visitas de apoyo. MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA Fortalecer la Orientación, Inspección, Vigilancia y Control Registral 27

28 Indicador PAG : Número de Intervenciones a las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos a Nivel Nacional Meta 2013: Realizar ocho (8) Intervenciones según el Estatuto Registral. Porcentaje de Avance de la vigencia a junio 30 : 62,50% (5 Intervenciones) Avance: Al corte del semestre se han realizado cinco (5) intervenciones a oficinas de registro de Instrumentos públicos. En el primer trimestre se realizaron tres (3) y en el segundo trimestre dos (2) para un total de cinco (5) que con respecto a la programación anual se establece en un cumplimiento del 62,50% para el primer semestre del año. Mas sin embargo respecto a la programación para el semestre se establece que se dejó de cumplir en una (1) intervención que se ajustará al tercer trimestre de la vigencia. MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA Fortalecer la Orientación, Inspección, Vigilancia y Control Registral 28

29 Indicador T. M : Número de registradores nombrados por concurso Público a Nivel Nacional Meta 2013: Hacer seguimiento al indicador del tablero de mando "Numero de Registradores nombrados por concurso" de acuerdo al cronograma (16 actividades a ejecutar en la vigencia) a "Concurso de méritos para la provisión de cargos de Registradores de Instrumentos Públicos en propiedad e ingreso a la carrera registral" Porcentaje de Avance de la vigencia a junio 30 : 43,75% (7 actividades del cronograma de 16 actividades para la provisión de cargos a registradores) Avance: En el primer trimestre se llevaron a cabo tres (3) actividades del cronograma como: Publicación de la convocatoria, apertura del proceso y recepción de los documentos. Para el segundo trimestre: cuatro (4) actividades en las que se puede mencionar la Publicación de aviso de admitidos y no admitidos, recepción de recursos, publicación aviso de convocatoria a pruebas y aplicación de pruebas MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA Desarrollar procesos de selección a traves de concursos 29

30 Indicador T. M. : Número de visitas Generales a las Notarias a Nivel Nacional Meta PAG 2013: Realizar 454 visitas generales distribuidas trimestralmente ( 0, 147, 228 y 79) Porcentaje de Avance total a junio 30 de 2013 : 31,50% (143 visitas a Notarías). Avance: De las 147 se han ejecutado a las fecha 143 en cada una de las regiones del país, conforme al plan de Visitas Las 4 visitas que corresponden al departamento de Antioquia por problemas logísticos se ejecutan en el siguiente trimestre. 30 MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA Fortalecer la Orientación, Inspección, Vigilancia y Control Notarial

31 Indicador T. M. : Número de visitas Especiales a las Notarias a Nivel Nacional Meta PAG 2013: Realizar 150 visitas especiales distribuidas trimestralmente ( 0, 50, 50 y 50) Porcentaje de Avance total a junio 30 de 2013 : 66% (99 visitas especiales a Notarías). Avance: De las 150 visitas se han practicado 99 atendiendo los requerimientos de entrega de notarias, traslado por derecho preferencial, verificación de los hechos por quejas de los usuarios y práctica de pruebas en actuación disciplinaria. 31 MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA Fortalecer la Orientación, Inspección, Vigilancia y Control Notarial

32 Indicador T. M. : Número de investigaciones disciplinarias por resolver ( años 2008 y 2009 siempre que se cuente con elementos probatorios). Meta PAG 2013: 60 Investigaciones años anteriores Porcentaje de Avance total a junio 30 de 2013 : 60% (36 Investigaciones disciplinarias resueltas) Avance: A la fecha se está haciendo seguimiento de manera mensual por parte de la coordinadora para el cumplimiento de la meta programa. En el segundo trimestre se evacuaron 36 procesos disciplinarios que corresponden a los años 2008 y MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA Establecer mecanísmos para la resolución de Investigaciones Disciplinarias en la Superintendencia Delegada de Notariado

33 Indicador T. M. : Número de Notarios nombrados por concurso Público. Meta 2012 T. M. : 159 Notarios. Meta PAG 2013: 44 Notarios Porcentaje de Avance total a junio 30 de 2013 : 85,53% (136 Notarios) Porcentaje de Avance de la vigencia 2013 respecto a la meta del año: 47,73% (21 Notarios Nombrados). Avance: De los oficios enviados a los que se encuentran en lista de elegibles se les hizo el ofrecimiento de las notarias que se encontraban en concurso y se hizo el trámite respectivo con las autoridades nominadoras y una vez cumplido los requisitos legales se ordenó la entrega y recibo de los archivos y protocolos notariales a los nuevos notarios que ingresan a la carrera notarial. En la medida que se reciben las cartas de aceptación de los que se encuentran en lista de elegibles, corresponde a la SNR enviar a cada uno de los nominadores los requisitos para su nombramiento por esa razón se superó la meta del trimestre siendo 5 y 9 para el 1er. Y 2do. trimestre respectivamente. 33 MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA Desarrollar procesos de selección a través del Concurso Notarial

34 Indicador Sectorial: Número de diagnósticos registrales para los procesos de restitución, Formalización y Protección. Meta 2011 – 2014 Sectorial: 32 Diagnósticos Registrales Porcentaje de Avance total a junio 30 de 2013 :46,88% (15 Diagnósticos Registrales) Meta 2013 Sectorial : 10 Diagnósticos Porcentaje de Avance 2013 : 30% (3 Diagnósticos). Avance: Se han realizado cuatro (4) visitas de diagnóstico registral, se aclara que no se han realizado sobre las zonas previstas en el primer informe de seguimiento, por lineamientos de la dirección de la Delegada se han establecido otras zonas, pero el procedimiento para cualquier zona surte el mismo efecto. De las cuatro visitas que se realizaron una (1) en el primer trimestre y tres (3) en el segundo se tienen tres (3) diagnósticos registrales. Nota : En el PAG 2013 se tiene una meta de siete (7) diagnósticos, la cual se debe ajustar o aclarar frente a la meta sectorial para el 2013 de diez (10) diagnósticos. 34 Política Integral para la Protección, Formalización y Restitución de Tierras. MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA

35 Indicador : Número de jornadas de formalización y asesoría Jurídica a Nivel Nacional Meta PAG 2013 : Realizar 120 Jornadas de Formalización y Asesoría Jurídica Porcentaje de avance al 30 de junio :46,67% (56 Jornadas de formalización) Avance: Al primer semestre del año se han realizado por parte de la Superintendencia Delegada de Tierras cincuenta y seis (56) con lo cual el avance de cumplimiento es del 46,67%. En el primer trimestre se realizaron 21 jornadas y en el segundo trimestre treinta y cinco (35) para un total de 56. Comparando las jornadas programadas para el semestre y que fueron sesenta (60), se observa que se dejaron de cumplir sólo con cuatro (4) jornadas las cuales se realizarán junto con la programación del tercer trimestre. 35 Política Integral para la Protección, Formalización y Restitución de Tierras. MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA

36 Indicador Sectorial : Estudios registrales de títulos requeridos por la Unida de Gestión de de Restitución de Tierras en el marco del proceso de Restitución de Tierras Meta : Dar respuesta del 100% de las solicitudes de estudios de títulos que la Unidad de Restitución de Tierras requiera. Porcentaje de avance a Diciembre 2012 :100% Meta 2013 : 100% de Respuesta a las solicitudes requeridas Porcentaje de avance al 30 de junio 2013 :N. D. Avance: NOTA: Se debe incluir este indicador sectorial en el PAG 2013 de la Delegada de Tierras y diligenciar el % de avance correspondiente a la vigencia. Política Integral para la Protección, Formalización y Restitución de Tierras. MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA 36

37 Indicador T. M. : Número de Oficinas de Registro Supervisadas por la Superintendencia delegada de Tierras en el marco de la Política de Tierras. Meta 2013 : 28 Oficinas de Registro. Porcentaje de avance al 30 de junio 2013 :35,71% (10 oficinas de Registro) Avance: Al corte del segundo trimestre se han supervisado diez (10) oficinas de Registro de Instrumentos Públicos con logrando un avance del 35,71% al cierre del semestre. En el primer trimestre se supervisó una (1) oficina de Registro y en el segundo trimestre nueve (9) para un total de diez (10) oficinas de registro de instrumentos públicos supervisadas. La programación era de catorce (14) oficinas para el primer semestre lo cual significa un atraso de cuatro (4) oficinas que se sumaran a las ocho (8) oficinas programadas a supervisar en el tercer trimestre del año. El atraso en la programación de oficinas a supervisar se debe a la falta de personal idóneo para las labores de inspección y vigilancia, porque los cronogramas de contratación de servicios profesionales (contratistas de apoyo a las orips) y las capacitaciones han impedido que los funcionarios a cargo puedan desplazarse según lo previsto. Política Integral para la Protección, Formalización y Restitución de Tierras. MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA 37

38 Indicador T. M. : Número de Convenios de Cooperación Internacional firmados en el marco de la Política de Tierras. Meta 2013 : 1 (un convenio) Porcentaje de avance al 30 de junio 2013 :0% Avance: Este indicador es sujeto de medición para el último trimestre de esta vigencia, sin embargo se han adelantado mas de 10 reuniones de trabajo con funcionarios de embajadas de Suiza, Japón, Gran Bretaña para adelantar gestiones que permitan la suscripción de un acuerdo de cooperación previsto para esta vigencia desde la Delegada para Tierras. Política Integral para la Protección, Formalización y Restitución de Tierras. MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA 38

39 Indicador : Modelo de Atención al Ciudadano implementado Meta PAG 2013: 100% Modelo implementado Porcentaje de Avance al 30 de junio de 2013:51% Avance: El grado de avance acumulado de ésta actividad es del 51%. En el primer trimestre se realizó el diagnóstico y en el segundo trimestre se definió el modelo de atención y se presentó la propuesta para su aprobación, representando un avance del 30% y del 21% respectivamente a cada trimestre. MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA Fortalecer el Modelo de Atenci ó n al Ciudadano 39

40 Indicador : Protocolo de Atención al Ciudadano implementado Meta PAG 2013: 100% protocolo implementado Porcentaje de Avance al 30 de junio de 2013:40% Avance: Se revisaron las cartillas de protocolos actuales de la Entidad y con esta información se elaboró una propuesta para cada canal de atención, tomando como referencia los existentes y ajustando a las necesidades actuales en articulación con los procedimientos que pertenecen proceso de Cultura de Servicio y Atención al Ciudadano. En el primer trimestre el avance fue del 25% que corresponde a la etapa de revisión y diagnostico y en el segundo trimestre se elaboró el protocolo y esta pendiente su aprobación para continuar con la etapa de socialización, el avance fue del 15% para un total acumulado de la actividad del 40% al primer semestre del año. MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA Adoptar protocolo y est á ndares m í nimos para los distintos canales de atenci ó n 40

41 Indicador T. M.: Número de días promedio de respuesta de las PQRS Meta PAG 2013: Cumplir con el tiempo Mínimo de respuesta (15 días) Porcentaje de Avance al 30 de junio de 2013:19 días ( segundo trimestre) Avance: Para el segundo trimestre el tiempo promedio de las PQRS se ubicó en 19 días, con lo cual se incumplió la meta establecida de 15 días, ya que nos estamos demorando cuatro (4) días mas del término establecido para la vigencia. Lo anterior representa un cumplimiento del 18,33% respecto a una cifra programada del 25% que es de 15 días. NOTA: Indicador que se establece por las PQRS que ingresan al Grupo de Cultura de Servicio y Atención al Ciudadano de la SNR. MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA Mejorar los tiempos de respuesta de las PQRS y consultas 41

42 Indicador T. M.: Índice de satisfacción Meta PAG 2013: Lograr un índice de satisfacción del 78% Porcentaje de Avance al 30 de junio de 2013:71% Avance: El Índice de satisfacción acumulado al segundo trimestre se ubicó en el 71% por lo cual refleja que esta por debajo en un 7% respecto a la meta establecida para la vigencia del 78%. NOTA: Índice que se calcula por medio de la tabulación de encuestas que se realizan en la Oficinas de Registro MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA Mejorar el í ndice de satisfacci ó n al ciudadano 42

43 Indicador : Caracterización del usuario y levantamiento de la información que impacte al Ciudadano. Meta PAG 2013: Establecer lineamientos que permitan fortalecer el conocimiento que tiene el Ciudadano sobre la Entidad. Porcentaje de Avance al 30 de junio de 2013: 75% Avance: En el primer trimestre se realizó la caracterización de los usuarios para organizaciones e individuos, aspecto que representa un avance del 50% y en el segundo trimestre el proceso de levantamiento de la información va en el 25% esperando culminar la actividad en el tercer trimestre del año. MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA Fortalecer el conocimiento de los grupos de inter é s sobre la Entidad 43

44 Indicador : Emisión del programa Fé Publica Meta PAG 2013: Emitir catorce (14) Capítulos del programa Fé Pública a través del Canal Institucional de Televisión. Porcentaje de Avance al 30 de junio de 2013: 64,29% (9 programas emitidos) Avance: Se llevaron a cabo 9 programas institucionales de televisión entre los cuales se realizó la emisión de la Teleconferencia de rendición de cuentas. El contenido de estos programas se divide en Técnico e Informativo. En lo técnico se le explicó al ciudadano sobre cómo acceder a los servicios y en el Informativo se le entregó información actualizada del avance de los planes, programas y proyectos de la SNR. El porcentaje de avance acumulado al segundo trimestre es del 48,22% respecto al peso dado a la actividad y del 73,22% acumulado respecto al total programado y corresponde a dos (2) programas realizados en el primer trimestre y siete (7) en el segundo trimestre sobre los catorce (14) programados a realizar en el año. MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA Divulgaci ó n de programas Institucionales 44

45 Indicador : % de ejecución del Plan Institucional de Capacitación (PIC) Meta PAG 2013: Cumplir con el 100% del PIC Porcentaje de Avance al 30 de junio de 2013: 64% Avance: Dando cumplimiento a lo aprobado en el PIC 2013, en el cual se encuentra desagregado en 4 componentes a saber: Talleres Registrales (peso porcentual sobre el PIC del 30%) de los cuales se han realizado seis talleres de conformidad a la programación, entre los cuales podemos mencionar Cinco Talleres de Gestión Documental, para líderes del proceso de archivo de la ORIPS los cuales se realizaron en Barranquilla, Bogota, Manizales Cali y Bucaramanga, no obstante y para lograr las metas plateadas en el proyecto de Proceso administrativos y Jurídicos de la SNR, se hizo la sensibilización a los coordinadores administrativos de las oficinas de Registro para que acaten lo preceptuado en la normatividad de archivo. Por otra parte se ejecuto el Taller Registral 2013, programado en Barranquilla para servidores de los niveles técnicos, asistenciales y administrativos Foros Notariales,(peso porcentual sobre el PIC del 30%) realizados en las ciudades de Barranquilla, Bucaramanga, Manizales, Medellín, Cali y Bogotá. 3. Educación Virtual, (peso porcentual sobre el PIC del 25%) se programaron 4 diplomados en: tierras, registro, notariado y justicia transicional, a la fecha se cumplió con el primer Diplomado (Tierras). 4. Suscripción de 5 Convenios (peso porcentual sobre el PIC del 15%), a la fecha se han suscrito 7 convenios es decir la actividad se cumplió en su totalidad. Fortalecer las competencias del Talento Humano MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA 45

46 Indicador : % de evaluaciones de desempeño realizadas a funcionarios de carrera administrativa Meta PAG 2013: Cumplir con el 100% de las evaluaciones de desempeño de los funcionarios de carrera Administrativa. Porcentaje de Avance al 30 de junio de 2013: 50% Avance: El avance del 50% es medido teniendo en cuenta que se realizan dos evaluaciones al año y se reportan el último periodo del año inmediatamente anterior y primer semestre del año en curso, de acuerdo a los períodos de entrega, según el acuerdo 137 de la Comisión Nacional del Servicio Civil. Durante el primer trimestre del año 2013, se consolidó la evaluación de desempeño de 948 funcionarios de carrera administrativa de un total de 1094, correspondiente al período del 01 de julio al 31 de diciembre de De acuerdo a lo anterior se obtuvo como resultado que el 87% de los funcionarios reportaron La Evaluación del Desempeño. Evaluaci ó n del desempe ñ o laboral MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA 46

47 Indicador : % de evaluaciones de desempeño realizadas a funcionarios de carrera administrativa Meta PAG 2013: Cumplir con el 100% de las evaluaciones de desempeño de los funcionarios de carrera Administrativa. Porcentaje de Avance al 30 de junio de 2013: 59,75% Avance: El avance acumulado es del 59,75% en el cual una de las acciones es el diseño del programa de bienestar social y estímulos, que se cumplió en su totalidad con un 30% de avance, el avance acumulado del plan de bienestar es del 17,50% y el del plan de estímulos es del 12,50%. Desarrollar el programa de Bienestar social e incentivos MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA 47

48 Indicador : Manual de funciones y competencias laborales actualizado Meta PAG 2013: Manual de funciones y competencial laborales actualizado y socializado. Porcentaje de Avance al 30 de junio de 2013: 37,50% Avance: Esta actividad esta en un 37,50% de avance precisando que de las cuatro acciones establecidas para su desarrollo una (1) ya se cumplió, la segunda y que corresponde a la formulación del Manual de funciones y competencias laborales esta en un 50% de avance y las otras dos acciones se desarrollarán en el cuarto trimestre. Elaboraci ó n y actualizaci ó n del Manual de funciones y Competencias laborales MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA 48

49 Indicador : Plan Anual de Vacantes establecido Meta PAG 2013: Contar con el Plan Anual de Vacantes correspondiente a la próxima vigencia Porcentaje de Avance al 30 de junio de 2013: 0% Avance: Actividad prevista para el cuarto trimestre y corresponde al plan de vacantes de la vigencia 2014 Elaborar el plan anual de vacantes seg ú n lo establecido en el Art. 17 de la ley 909 de 2004 MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA 49

50 Indicador : Medición del Clima organizacional de la Entidad Meta PAG 2013: lograr contar con la medición del Clima organizacional Porcentaje de Avance al 30 de junio de 2013: 0% Avance: Actividad prevista para el segundo semestre de Medici ó n del Clima organizacional MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA 50

51 Indicador : Registro de la Información Meta PAG 2013: Cumplir con el 100% de los registro correspondientes en el aplicativo SIGEP Porcentaje de Avance al 30 de junio de 2013: 50% Avance: Se realizaron los registros correspondientes en el SIGEP para cada uno de los meses transcurridos dando un grado de avance acumulado del 50%. Nota: SIGEP : El Sistema de Información y Gestión del Empleo Público SIGEP, el cual corresponde al Sistema General de Información Administrativa del Sector Público de que trata la Ley 909 de 2004, es una herramienta tecnológica que sirve de apoyo a las entidades en los procesos de planificación, desarrollo y la gestión del recurso humano al servicio del Estado. Registrar en el SIGEP la informaci ó n de los funcionarios de la Entidad MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA 51

52 Indicador : Modelo de Planeación Gestión Integrado e implementado Meta PAG 2013: 100% Modelo de Planeación gestión Integrado e implementado Porcentaje de Avance al 30 de junio de 2013: 45,58% Avance: El Modelo Integrado de Planeación Gestión se encuentra alineado al interior de cada una de las políticas de desarrollo administrativo, las cuales se adoptaron y se conformó el Comité Institucional de desarrollo administrativo de la Superintendencia de Notariado y Registro mediante la Resolución No del 17 de abril de 2013, para su debido seguimiento, monitoreo y control de los resultados. El avance del MIPG en cuanto a su implementación al cierre del primer semestre es del 45,58%, cifra que es el promedio del grado de avance consolidado de cada una de las políticas del MIPG. Implementar y fortalecer el Modelo Integrado de Planeaci ó n Gesti ó n MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA 52

53 Indicador : % de ejecución del Plan de Eficiencia Administrativa Meta PAG 2013: Cumplir el 100% del PEA Porcentaje de Avance al 30 de junio de 2013: 46,10% Avance: En el segundo trimestre se realizaron actividades como: 1) se capacitaron 5 oficinas de registro y seis (6) dependencias del Nivel Central sobre el Plan de Gestión Documental, a fin de permitir la organización y disposición final del archivo físico de cada una de ellas. 2) Mediante la ejecución del contrato No.643 de 2013, se trasladaron cajas X 300 del archivo de la SNR en el archivo general de la Nación a la bodega de propiedad de la entidad ubicada en Funza. 3) Se avanzó en el requerimiento de la organización documental en un 70% ya que se apoyo en la organización de archivos a la Oficina de Registro de San Andrés, Turbo, Dabeiba, Mutatá, Chigorodó y Frontino. En cuanto al nivel central( despacho, grupo de reconocimiento de pensiones y vivienda, Oficina de Control Interno Disciplinario, Superintendencia Delegada para la Protección, Restitución y Formalización de Tierras, grupo de Servicios Administrativos, Dirección de Registro y grupo administración del Talento Humano. Se cumple con un 13 % de gestión en razón que el mes de mayo no hubo recurso presupuestal para enviar recursos humanos para apoyar a las Orip en Gestión Documental. Elaborar y desarrollar el Plan de Eficiencia Administrativa MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA 53

54 Indicador : Rendición de la Cuenta Meta PAG 2013: 100% de la Realización de Rendición de Cuenta Porcentaje de Avance al 30 de junio de 2013: 100% Avance: El 22 de Abril del 2013 se llevó a cabo la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas a la Ciudadanía la cual fué transmitida a través del Canal Institucional, de la Radio y Televisión de Colombia (RTVC). El Superintendente de Notariado y Registro, Jorge Enrique Vélez García y los funcionarios de la Entidad, dieron a conocer al país los resultados de su gestión durante el 2012, en el que se informó de manera transparente a la ciudadanía los compromisos, logros y metas trazadas en el Plan Anual de Gestión. La actividad se realizó y fue cumplida en su totalidad. Realizar la Rendici ó n de Cuenta MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA 54

55 Indicador T. M.: Doing Business registering property Meta 2013: Puesto 50 en la clasificación Mundial. Porcentaje de Avance para el 2013: 96% Periocidad del indicador : Anual Avance: Según los lineamientos del PEI la SNR se proyecta ocupar la clasificación No. 50 en el registro de propiedades para el Para el año 2013 según el Doing Business 2013 Colombia en el registro de propiedades ocupo la clasificación Numero 52 entre 185 economías y mejoró respecto al año 2012 donde ocupó el número 53. Considerando que obtuvo dos clasificaciones menos que la proyectada, nos indica que se alcanzó un 96% de lo proyectado. Posicionamiento de la imagen institucional - Transparencia MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA 55

56 Indicador : Código de ética y de buen gobierno actualizado e implementado Meta PAG 2013: Actualización del Código de ética y socialización realizada Porcentaje de Avance al 30 de junio de 2013: 42% Avance: Para el segundo trimestre el avance es del 42% y corresponde a la revisión del código de ética y de Buen Gobierno de la entidad. Los ajustes programados no se alcanzaron a desarrollar esperando se lleven a cabo en el tercer trimestre. Fortalecer la Cultura é tica y los valores institucionales MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA 56

57 Indicador : Mapa de riesgos de corrupción elaborado y debidamente implementado Meta PAG 2013: Cumplir con el 100% de la elaboración del mapa de riesgos de corrupción Porcentaje de Avance al 30 de junio de 2013: 40% Avance: El grado de avance consolidado al segundo trimestre es del 40% en el cual ya se identificaron los riesgos y se elaboró la matriz respectiva. Elaborar el Mapa de riesgos de Corrupci ó n y gestionar su implementaci ó n y seguimiento MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA 57

58 Indicador : Propuesta de formulación de ajuste estratégica implementada Meta PAG 2013: Estrategia organizacional y modelo de operaciones ajustado Porcentaje de Avance al 30 de junio de 2013: 52% Avance: Esta actividad al segundo trimestre muestra un cumplimiento consolidado del 52% en la cual de las cinco (5) acciones establecidas para su implementación dos (2) ya se encuentra cumplidas como son el diagnóstico organizacional y la identificación de productos y servicios a través de la caracterización de usuarios de la SNR. Realizar un diagn ó stico organizacional, ajuste a la formulaci ó n estrat é gica y al modelo de operaciones MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA 58

59 Indicador : Modelo de evaluación de la transparencia implementado Meta PAG 2013: Modelo implementado al 100% Porcentaje de Avance al 30 de junio de 2013: 30% Avance: El grado de avance de esta actividad al segundo trimestre está en un 30% el cual corresponde al diseño del tablero de control con sus principales indicadores del ITC. Implementar un modelo de evaluaci ó n de la transparencia a partir de indicadores cr í ticos del ITC MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA 59

60 Indicador : Sistema Estadístico implementado Meta PAG 2013: Sistema Estadístico implementado al 100% Porcentaje de Avance al 30 de junio de 2013: 3,30% Avance: Se adelantó reunión con el DANE en donde se acordó la presentación de un documento diagnóstico del flujo de información antes de la celebración del convenio. Se resalta un aspecto positivo en el sentido de que aún cuando la actividad que se desarrolla a través de tres acciones están programas para iniciar en el tercer trimestre y finalizar en el cuarto trimestre, ya en el primer trimestre se presenta un grado de avance del 3,30%. Dise ñ ar un Sistema Estad í stico institucional MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA 60

61 Indicador : % de ejecución del Plan de sostenibilidad del SIG Meta PAG 2013: Cumplir con el 100% del plan de sostenibilidad del SIG Porcentaje de Avance al 30 de junio de 2013: 41,68% Avance: Esta actividad se desarrollará a través de la realización de catorce (14) acciones las cuales al primer trimestre del año alcanzaron un avance consolidado del 13,25%. Se realizaron avances como: Se capacitó a un grupo de veinte (20) funcionarios como Auditores Lideres en el SGC, se revisaron los riesgos asociados a los procesos, se llevaron a cabo visitas de apoyo a diferentes Oficinas de registro para el sostenimiento de la certificación, se expidió la Resolución No.1267 del 12 de febrero de 2013 mediante el cual se adoptó el Plan Anual de Gestión de la SNR para la vigencia 2013, se llevó a cabo la revisión por parte de la Dirección al Sistema de Gestión de la Calidad el diez y ocho (18) de marzo del Al segundo trimestre el avance acumulado es del 41,68% en el cual se realizaron las siguientes actividades: Se realizaron capacitaciones por parte de la Oficina de Planeación del Ministerio de justicia a funcionarios de la SNR en el tema del Nuevo modelo Integrado de Planeación establecido con el decreto 2482 del 3 de diciembre del 2012, así mismo a nivel interno se capacitaron a las dependencias de la SNR en la implementación del nuevo modelo de planeación gestión, se expidió la Resolución No.3672 del 17 de abril de 2013 mediante la cual se conformó el comité Institucional de desarrollo administrativo, se elaboró el informe de gestión del primer trimestre de seguimiento al MIPG, se llevó a cabo por parte del ICONTEC la auditoria externa de renovación de la certificación en la Norma NTCGP 1000: La auditoría de renovación se realizó con fecha mayo 6 al 15 y se auditaron las oficinas de Armenia, Manizales, Cali, Santa Marta, Cartagena, Medellín,Bogotá Zona Sur y los procesos del Nivel Central. El ICONTEC rindió el correspondiente Informe de fecha mayo 15 de 2013 con Renovación de la Certificación y formulación de 4 NC menores. (Nota: Incluir PAG indicador No. De oficinas a certificar en el 2013). Sostenibilidad del Sistema Integrado de Gesti ó n MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA 61

62 Indicador : Herramienta implementada al 100% Meta PAG 2013: Lograr el ajuste de la Herramienta STRATEGOS y su implementación Porcentaje de Avance al 30 de junio de 2013: 43,89% Avance: Se realizó un diagnostico para determinar si STRATEGOS se puede ajustar a las necesidades actuales en cuanto a la administración de los recursos de inversión en coordinación con el SIIF. El diagnóstico con las necesidades y requerimientos se enviaron al proveedor para su cotización. Esta etapa representa un avance al segundo trimestre del 33% que adicionada a la etapa de parametrización de los Planes anuales de gestión 2013 al aplicativo con un 10,89%, se establece el avance total acumulado del 43,89%. Automatizaci ó n de la administraci ó n detallada de los recursos de inversi ó n a trav é s de la Herramienta STRATEGOS MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA 62

63 Indicador : Recursos entregados Meta PAG 2013: Entregar y transferir el 100% de los recursos asignados Porcentaje de Avance al 30 de junio de 2013: 26,19% Avance: De acuerdo con lo programado, se ha dado cumplimiento a las metas establecidas en la trasferencia de recursos previstos en el primer semestre por ley 55. Al 30 de junio de 2013 de una partida asignada y comprometida de $ ,00 se ha pagado el 26,21 % que corresponde a la cifra de $ ,55 y se ha obligado el 41,08% por la cifra de $ ,55. Implantaci ó n del convenio para la ejecuci ó n de proyectos de inversi ó n para el sector Justicia en desarrollo de la ley 55 de 1985 MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA 63

64 Indicador : Transferencias realizadas Meta PAG 2013: Transferir el 100% de los recursos según la programación establecida Porcentaje de Avance al 30 de junio de 2013: 25% Avance: De acuerdo con lo programado se ha dado cumplimiento al número de transferencias programadas. Al 30 de junio de 2013 de una partida asignada y comprometida de $ ,00 se ha pagado el 26,21 % que corresponde a la cifra de $ ,55 y se ha obligado el 41,08% por la cifra de $ ,55 Implantaci ó n del convenio para la ejecuci ó n de proyectos de inversi ó n para el sector Justicia en desarrollo de la ley 55 de 1985 MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA 64

65 Indicador : % presupuesto comprometido Meta PAG 2013: Ejecutar el 100% del presupuesto de la vigencia Porcentaje de Avance al 30 de junio de 2013: 71,74% Avance: Para el segundo trimestre del año el presupuesto comprometido acumulado ascendió a la cifra de $ que sobre la apropiación total para la vigencia de $ corresponde al 71,74%. Se observa que del valor comprometido para el segundo trimestre el 53.22% corresponde a inversión y el 46.78% restante a gastos de funcionamiento. El comportamiento del presupuesto comprometido acumulado al 30 de junio de 2013 es positivo considerando que está por encima en un 1,74% de la cifra programada acumulada del 70%. Realizar seguimiento a la ejecuci ó n presupuestal MISIONAL Y DE GOBIERNO TRANSPARENCIA PARTICIPACION Y ATENCION AL CIUDADANO TALENTO HUMANO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA 65

66 MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN 66

67 67

68 1.1. GESTIÓN MISIONAL Y DE GOBIERNO Focalizar esfuerzos en el cumplimiento de la Estrategia Institucional Focalizar esfuerzos en el cumplimiento de la Estrategia Sectorial 1.2. TRANSPARENCIA, PARTICIPACIÓN Y SERVICIO AL CIUDADANO Fortalecer y/o definir criterios para prevenir la corrupción al interior de la Entidad Fortalecer periodicamente la divulgación de información útil a la ciudadanía, enfocada en la rendición de cuentas Ubicar la calificación del Índice de Transparencia Nacional de la Entidad en el nivel de riesgo bajo Fortalecer la participación ciudadana en la Gestión Institucional Realizar la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas Afianzar la Cultura de Servicio al Ciudadano en servidores públicos 68

69 1.3. GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO Fortalecer las políticas de incentivos en la Entidad. Fortalecer la gestión ética en la Entidad para el buen servicio público, como parte fundamental del Plan Nacional de Formación y Capacitación. Incluir dentro de las competencias funcionales y comportamentales requeridas para el talento humano en la Entidad, el conocimiento y manejo de las prácticas de gestión de calidad, con énfasis en el resultado. Adoptar un Modelo de Evaluación de Desempeño Individual en la Superintendencia de Notariado y Registro y se utilice en el fortalecimiento de las competencias Establecer para todos los cargos de la entidad procesos de selección de personal transparente y objetivo ajustados a los requerimientos del cargo. Incluir en el PIC Plan Institucional de Capacitación la estrategia de capacitación para el desarrollo de las competencias laborales. 69

70 1.4 EFICIENCIA ADMINISTRATIVA Implementar, certificar o mantener el modelo de gestión ambiental. Implementar y/o fortalecer el modelo de gestión integrado. Fortalecer y mantener la Política de GEL al interior de la Entidad Simplificar procedimientos al Interior de la Entidad Orientar esfuerzos institucionales en la modernización de la Entidad Propender por la creación, organización, conservación, consulta y custodia de los documentos producidos por la Entidad 1.5 GESTIÓN FINANCIERA Adecuado manejo del PAC Adecuada Programación y Ejecución Presupuestal. Adecuada ejecución de los Proyectos de Inversión. Adecuada ejecución del Plan de compras 70

71 MIPG II TRIMESTRE 2013 Para ver el Modelo Integrado de Planeación y Gestión de la SNR para el 2013 hacer click en el siguiente hipervínculo: https://www.supernotariado.gov.co/portalsnr/ gestioninstitucional/sisteda- MIPG/2013/informeseguimiento -MIPG https://www.supernotariado.gov.co/portalsnr/ gestioninstitucional/sisteda- MIPG/2013/informe 71

72 5.Proposiciones y Varios 72

73 Rendición oportuna de los informes de seguimiento trimestral a los planes Anuales Integrados de Gestión por parte de cada Macroproceso y sus dependencias, en los términos establecidos en la Resolución No de julio de Los Líderes Funcionales y Sub- lideres de cada Política según la matriz establecida, deben ejercer su rol de liderazgo para que los fines del MIPG cumplan su adecuado monitoreo, evaluación y control de los resultados del Modelo Integrado de Planeación Gestión, implementando mecanismos de mejoramiento para el logro de la Planeación Estratégica Integrada formulada en cada vigencia. Presentar en forma mensual informes de seguimiento a los proyectos de Inversión a cargo de cada gerente. Proposiciones y Varios para mejoramiento del MIPG SNR 73

74 Proposiciones y Varios para mejoramiento del MIPG SNR Cada dueño de un Macroproceso, proceso, proyecto, plan, programa, política debe velar por una adecuada formulación del plan Anual Integrado Institucional de la vigencia 2014, asegurándose que sea claro, incluya todas las actividades a desarrollar, sub actividades y acciones, señalando los pesos de cada acción, la fecha programada de inicio y terminación, la unidad de medida de la acción, el indicador para medir el grado de avance respecto a cada acción formulada, informe de gestión de cada trimestre (por actividad, acción, proceso y macroproceso señalando en forma breve un análisis descriptivo de la gestión alcanzada respecto a lo programado y si es el caso indicar lo positivo, como también justificar porqué no se cumplió con la actividades programadas. 74

75 Proposiciones y Varios para mejoramiento del MIPG SNR Elaborar el PAA 2014 (PLAN Anual de Adquisiciones de bienes y servicios y de obra pública) antes del 17 de octubre de 2013), incluyendo funcionamiento e inversión, en forma detallada por tipo de bien o servicio, indicar fecha de adquisición, tipo de contratación, unidad de medida, Código del bien o servicio según la guía de clasificación de bienes y servicios –UNSPSC y valor del bien. En el LINK de colombiacompra.gov.co (consultar la guía para elaboración del formato, clasificación de los bienes y servicios y la guía para publicación). (tener en cuenta para la elaboración del PAA las vigencias futuras, contratos en curso y demás aspectos que afecten la planeación de la vigencia 2014). Tener presente que cada vez que se modifique o adicione una actividad y que esté en el Plan anual de Compras se debe informar y realizar los cambios pertinentes en el Plan Anual de Gestión, proyecto y contratación respectiva, ya que estas actividades se afectan de manera simultánea. 75

76 Proposiciones y Varios para mejoramiento del MIPG SNR Actualizar en el corto plazo el Normograma de la entidad para su publicación en la página WEB. 76

77 6. Cierre del Comité 77


Descargar ppt "INFORME DE SEGUIMIENTO AL MODELO INTEGRADO PLANEACION GESTION (MIPG) II TRIMESTRE 2013 Comité Institucional de Desarrollo Administrativo SNR Bogotá, Septiembre."

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