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SISTEMA DE GESTION Y CONTROL FINANCIERO (SGCF) (SGCF) Agosto 21 de 2009.

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1 SISTEMA DE GESTION Y CONTROL FINANCIERO (SGCF) (SGCF) Agosto 21 de 2009

2 1.Dar a conocer el alcance del Sistema de Gestión y Control Financiero – SGCF 2.Presentar los beneficios de la herramienta 3.Explicar el proceso para la implementación del sistema en las Secretarias 4.Mostrar la estrategia para Estandarizar los Instrumentos de análisis, seguimiento y control de la información financiera a través del Plan General de Contabilidad Pública – PGCP y la Estructura Presupuestal del SGCF 5.Dar a conocer la importancia de adoptar la Estructura Presupuestal del SGCF a partir del Presupuesto de la vigencia Hacer Exploración del aplicativo –indicadores y reportes OBJETIVOS

3 CONCEPTO Y BENEFICIOS DE LA SOLUCION PROCESO PARA LA IMPLEMENTACION Homologación Preparación de archivos Cargue COMPONENTES DE DEL APLICATIVO EXPLORACION DEL APLICATIVO TEMAS A DESARROLLAR

4 CONCEPTO Y ALCANCE CONCEPTO Y ALCANCE

5 Solución de inteligencia de negocios que apoya el proceso de análisis para la toma de decisiones en la planeación, ejecución de los recursos, facilitando el seguimiento a sus resultados a través de indicadores de gestión, en concordancia con los ejes de Cobertura, Eficiencia y Calidad Educativa. Presupuesto MACROPROCESO ESTRATEGICO FINANCIERO Tesorería Contabilidad MACROPROCESO DE APOYO FINANCIERO CONCEPTO DEL SGCF

6 BENEFICIOS DEL APLICATIVO BENEFICIOS DEL APLICATIVO

7 GENERACIÓN DE INDICADORES DE GESTIÓN: Facilita la medición de las metas comprendidas en los programas de Cobertura, Calidad y Eficiencia. BENEFICIOS

8 GENERACIÓN DE REPORTES EXPLICATIVOS: Facilita el análisis dinámico y detallado de los indicadores. BENEFICIOS

9 Anexo 30 – Esquema Seguimiento Financiero (Res.166) Calidad Educativa Alimentación Escolar Formato A: Ejecución de Ingresos Formato C: Ejecución de gastos de inversión y pago deuda Ejecución de Ingresos y Gatos del SGP Destinación de recursos manejados por los Dptos y Municipios certificados en educación. Ejecución recursos del SGP para asignaciones especiales y propósito general y actividades ambientales. Reporte de cuentas bancarias del SGCF MENDNPCGR GENERACIÓN DE REPORTES ESPECIALES: Facilita la generación de reportes periódicos para los órganos de vigilancia y control. BENEFICIOS

10 PROYECCIONES PRESUPUESTALES: Facilita la estimación del plan de presupuestal durante algún período de tiempo futuro. FIJAS VARIABLES AÑO 2009AÑO 2010AÑO 2011AÑO 2012AÑO 2013 Gastos de Eficiencia Costos para actividades de calidad Recursos para apropiación nuevas tecnologías Costos la para atender las nóminas del Sector Educativo BENEFICIOS

11 SIMULACIONES PRESUPUESTALES: Es la técnica que le facilita crear varios escenarios posibles para la programación presupuestal y le permite equivocarse sin provocar efectos sobre la situación real. BENEFICIOS

12 PROGRAMACION DEL PAC y ANALISIS DOFA: A partir del presupuesto aprobado, le facilita la programación del PAC mensual anualizado y el análisis sobre las Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas que tiene o puede tener una entidad en la elaboración de su flujo de caja.

13 PROCESO DE IMPLEMENTACION PROCESO DE IMPLEMENTACION

14 SEGUIMIENTO CONTINUO Líder financiero SE Financ. Hacienda Líder Técnico Líder Financiero SE Líder Técnico Financ.Hacien da Líder Financiero SE Financiero Hacienda Líder Técnico COMPROMI SO HOMOLO GACION OBTENCI ON DE DATOS CARGUE DE INFORM ACION ? PROCESO DE IMPLEMENTACION

15 Estructura Presupuestal y fuentes primarias Tabla de equivalencias Extracción de datos Archivos Estructurados.Cargue de datos.Análisis de información HOMOLOGACION OBTENCION DE DATOS CARGUE DE INFORMACION Lideres financieros Todo el equipo METODOLOGÍA

16 HOMOLOGACION

17 Es un instrumento indispensable para la homologación de las estructuras presupuestales de las Secretarías de Educación, que contiene un Plan de Cuentas de tipo Presupuestal a nivel Programas, Subprogramas, Proyectos y Subproyectos para construir una base de información financiera estándar propia para el sector Educación en su conjunto. La estructura presupuestal está conformada por ocho niveles de clasificación, con quince dígitos que conforman el Código Presupuestal. DEFINICION ESTRUCTURA

18 QUE ES LA HOMOLOGACION Es el procedimiento mediante el cual se comparan las Estructuras Presupuestales de las Secretarías de Educación VS la Estructura del Sistema de Gestión y Control financiero SGCF, con el fin de estandarizar la información obtenida de las fuentes primarias de información de las Entidades Territoriales, correspondiente al sector educativo.

19 COGICO ESTRUCTURA SECRETARIACODIGO SGCFESCTURCTURA SGCF Aportes de ley 21 Infraestructura educativa1205Recursos NaciónR. N SGP Educación - Población Atendida Prestación de servicios SGP con situación de fondos - sin detalleR. SGP Proyecto Sostenimiento Estab. Educ. Ofic. Teléfono Pago de servicios públicos(agua, aseo, alcantarillado, energía, teléfono, gas) COBERTURA Conectividad Sin Situación de Fondos Otros proyectos de eficiencia- conectividadEFICIENCIA Implementación Proyecto Pequeños Científicos Capacitación y AsistenciaTecnica Acciones de mejoramiento de la gestión académica enmarcadas en planes de mejoramientoCALIDAD EJEMPLO DE HOMOLOGACION

20 ESTRUCTURAS ACTUALES CONCLUSION PROGRAMAS SUBPROGRAMAS Prestaciones Sociales Personal Administrativos Prestaciones sociales Personal Docente Prestaciones Sociales Personal Administrativo Docente OTROS :Servicios Públicos y Funcionamiento de ED Divulgación, asistencia técnica y capacitación Construcción, adquisición, mejoramiento y mantenimiento de infraestructura. Dotación material didáctico, textos y equipos audiovisuales establecimientos Nómina Secretaría de Educación - Nivel central Proyectos de Eficiencia Otros Proyectos de Eficiencia y capacitación PROYECTOS INDICADORESINDICADORES ESTRUCTURA PRESUPUESTAL PRESUPUESTO SECRETARIA 2010 SGCF

21 PREPARACIÓN DE ARCHIVOS PREPARACIÓN DE ARCHIVOS

22 1. APERIODICOS NOMBRE DEL ARCHIVOOBJETIVO 1.Equivalencia Plan de RubrosEste archivo contiene las equivalencias entre los rubros imputables de la estructura presupuestal de cada Secretaría con la estructura del SGCF. 2. Cuentas Bancarias de las SEEste archivo contiene la relación de todas las cuentas bancarias que se manejan en la Secretaría de Educación que está reportando la información. 3. Presupuesto aprobado para la SEPresupuesto aprobado para la SEEste archivo contiene la información corresponderte al presupuesto oficial aprobado (apropiación inicial) para la vigencia que se reporte. ARCHIVOS DE ENTRADA

23 NOMBRE DEL ARCHIVOOBJETIVO 1.Ejecución presupuestal de IngresoEjecución presupuestal de Ingreso Este archivo contiene el saldo mensual de la ejecución de los ingresos registrados en la SE. 2. Ejecución presupuestal de GastosEjecución presupuestal de Gastos Este archivo contiene el saldo mensual de la ejecución de los gastos de funcionamiento y de inversión registrados en la Secretaría 3. Ejecución PACEjecución PAC Este archivo contiene el saldo mensual del PAC programado o aprobado y el saldo mensual del PAC ejecutado para recaudos y para pagos. 4. Ejecución PAC CXP Este archivo contiene el saldo mensual del PAC programado o aprobado de las cuentas por pagar constituidas a 31 de diciembre de la vigencia cerrada y el saldo mensual del PAC ejecutado para recaudos y para pagos. 5. Inversiones Financieras Este archivo contiene el detalle de las inversiones financieras temporales constituidas por las Secretarías de Educación 6. Conciliaciones Bancarias Este archivo contiene el saldo de las conciliaciones bancarias realizadas en la Secretaría de Educación que reporta la información, registrados entre el 1 al 30 de cada mes que se esta reportando, discriminado por entidad financiera y cuenta bancaria. 7. Saldos Bancarios Este archivo contiene el saldo de las cuentas bancarias realizadas en la Secretaría de Educación que reporta la información, registrados entre el 1 al 30 de cada mes que se esta reportando, discriminado por entidad financiera y cuenta bancaria. 8. Movimiento Contable SE Este archivo solo contempla el registro de los datos de contabilidad que corresponde a la ejecución de los recursos que financian el sector educativo. Se debe reportar la información de las cuentas contables a nivel cuatro (4) del catalogo general de cuentas (PCGP) incluyendo los movimientos de las cuentas cero (0). 2. PERIODICOS ARCHIVOS DE ENTRADA

24 NOMBRE DEL ARCHIVOOBJETIVO 9. Movimiento Contable ED Se debe reportar la información de las cuentas contables a nivel cuatro (4) del catalogo general de cuentas (PCGP) incluyendo los movimientos de las cuentas cero (0), de los establecimientos educativos. 10. Viáticos Este archivo contiene la información detallada de las resoluciones de viáticos expedidas en la Secretaria de Educación. 11. Saldos Cuentas X Pagar Este archivo contiene los saldos de las cuentas por pagar, efectuados entre el 1 al 30 de cada mes que se esta reportando. Incluye los beneficiarios de cada cuenta por pagar. 12. Datos complementarios para el SGCF /MetasDatos complementarios para el SGCF /Metas Este archivo contiene un conjunto de datos (valores para metas e indicadores administrativos de la gestión financiera) que son requeridos por el sistema SCGF de la vigencia que se reporte. 13. Detalle soporte CDP,RP y OP Este archivo contiene la información detallada de las CDP, RP y OPS por estado que tramitó y registró la Secretaría. 2. PERIODICOS ARCHIVOS DE ENTRADA

25 CARGUE DE ARCHIVOS CARGUE DE ARCHIVOS

26 S G C F E- LEARNING PROYECCIONES SIMULACIONES ANALITICA Indicadores Reportes Especiales Presupuestal Cursos Virtuales Simulaciones PAC Exploración Guiada Docum. Técnica Docum. Funcional COMPONENTES

27 EXPLORACION DEL APLICATIVO EXPLORACION DEL APLICATIVO

28 Usuarios:

29 INDICADORES: 1.RF RF17: Disponibilidad Presupuestal 2.RF19- 23: Ejecución Presupuestal 3. RF 28: Inversión por alumno REPORTES: 1.Informe de Ejecución presupuestal 2.Informe especial del MEN - Gastos

30 GRACIAS Ana Lucía Castro Toro Líder Funcional SGCF Celular / María del Pilar Ardila Quintero Ing. Administradora Técnica del SGCF Celular


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