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Revisión de Acuerdos del Comité de Calidad Institucional AcuerdoSeguimiento 1) Mantenimiento del Sistema de Gestión de Calidad En junio pasado se llevó.

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Presentación del tema: "Revisión de Acuerdos del Comité de Calidad Institucional AcuerdoSeguimiento 1) Mantenimiento del Sistema de Gestión de Calidad En junio pasado se llevó."— Transcripción de la presentación:

1 Revisión de Acuerdos del Comité de Calidad Institucional AcuerdoSeguimiento 1) Mantenimiento del Sistema de Gestión de Calidad En junio pasado se llevó a cabo la auditoria de mantenimiento tanto para áreas centrales como en los centros SCT de la República, obteniendo resultados favorables con tan sólo 4 y 6 no conformidades menores respectivamente. En el mes julio fue entregado el Plan de Acciones Correctivas, lo que nos permitió conservar los certificados de calidad de la SCT para los siguientes meses. 2) Mejora en el desempeño de los procesos certificados La recertificación, prevista para el último trimestre del presente año, obliga a mejorar el impacto en los procesos certificados, por lo que se está realizando un análisis para ampliar el alcance de los mismos. Un ejemplo de lo anterior, es el proceso de expedición de licencias del autotransporte federal, en donde se esta incorporando el examen psicofísico a su alcance. 3) Digitalización y Automatización del Sistema de Gestión de Calidad Con el apoyo de la Unidad de Tecnologías de la Información, de la Oficialía Mayor, se esta llevando a cabo la digitalización y automatización del SGC, lo que permitirá agilizar a nivel nacional en todos los Centros y Áreas Centrales, la comunicación y transmisión de la información, reducir tiempos y eficientar la operación del Sistema. 4) Difusión a los logros y reconocimientos alcanzados por la SCT Como lo comentará más adelante el Sr. Secretario, se elaboró un documento y un video que resume y destaca la experiencia de la Secretaría en la implantación del Sistema Integral de Calidad y sobre todo en la atención que se brinda como servicio al ciudadano.

2 Revisión por la Dirección a Nivel Institucional Agosto 2006 E l G o b i e r n o d e l C a m b i o C u m p l e

3 Revisión por la Dirección Oficina del C. Secretario

4 Auditorías Internas. Periodo diciembre julio 2006 Número de Auditorías No conformidades detectadas Observaciones detectadas 2005 Puntos Fuertes en la Oficina del C. Secretario, considerados por los Auditores: Involucramiento y participación del personal que interviene en el Sistema de Gestión de Calidad. Comunicación y difusión al interior del área. Se observaron acciones de mejora para disminuir tiempos y eliminar actividades para elevar la eficiencia de los procesos. Se emplean mecanismos para reconocer la participación del personal involucrado en el SGC. Automatización de los procesos certificados. Acciones preventivas, correctivas y Producto no conforme Acciones preventivas abiertas Acciones correctivas abiertas Productos no conforme detectados en los procesos Producto no conforme atendido % de 2,999 productos 2% de 197 productos 100% Puntos Fuertes

5 Objetivos Institucionales Reducción de tiemposSatisfacción del usuario Control de Gestión El indicador de desempeño es de 60 hrs. Se han atendido en 20 hrs. Reducción del 67 % Audiencias El indicador de desempeño es de 7 días Se han atendido en 45 horas Reducción del 73 % Proceso de Atención a comentarios y sugerencias recibidos a través de Internet. En el periodo diciembre julio 2006 hemos recibido 1,448 comentarios; contestado 1,090 y se han recibido, sólo en la Oficina del C. Secretario 346, felicitaciones y agradecimientos. hrs.

6 Cambios que podrían afectar la eficiencia del SGC Recomendaciones para mejorar la eficiencia del SGC Detección de Necesidades de Recursos No se han identificado. En mayo de 2006 se implementaron oportunidades de mejora en los procesos de Control de Gestión y Atención a Solicitudes de Audiencia Hechas al C. Secretario, mismas que en estos momentos están siendo evaluadas en cuanto a su efectividad. No se han identificado.

7 Subsecretaría de Transporte

8 Estado que guarda el Sistema de Gestión de Calidad PROCESOS CERTIFICADOS Reducción de Tiempo Oct.2005-Mar.2006 (Promedio) Revisión Previa (Abr-Sep. 2005) (Promedio) Satisfacción del cliente Oct.05-Mar.06 DGAFTiempo Real Meta Tiempo Real/ Meta (según Encuesta) Expedición de permisos (carga, pasaje y turismo) 5 días 6.3 /7días98.8% Expedición de Licencia Sin constancia 2:25 hrs. Con constancia 1:55 Sin constancia 2:00 hrs Con constancia 1:15 hrs. 2:15 /2:00 hrs 1:36 /1: % DGTFM Registro de Tarifas Ferroviarias 6 días 9 días7 / 9 días100% Inscripción en el Registro Ferroviario Mexicano 5 días9 días5 /9 días100% Expedición de Licencia 185 min.240 min.155/240 min.100%

9 Estado que guarda el Sistema de Gestión de Calidad PROCESOS CERTIFICADOS Reducción de Tiempo Oct.2005-Mar.2006 (Promedio) Revisión Previa (Abr.-Sep 2005) (Promedio) Satisfacción del cliente Oct.05-Mar.06 DGACTiempo Real Meta Tiempo Real/ Meta (según Encuesta) Registro Aeronáutico Mexicano 12.7 días9 días11.8 / 9 días92% Licencias 7.1 días6 días6.3 /6 días90% Permisos y Autorizaciones a los operadores aéreos 5.3 días 9 días4.5 / 9 días88% Registro de Tarifas de Transporte Aéreo Nacional 4.1 días5 días4.1 / 5 días99% DGPMPT Examen Psicofísico 3:59 hrs.3:57 hrs. 4:27 /3:57 hrs. 94.7% Examen Toxicológico 3:00 hrs.3:30 hrs.2:47 hrs /3:30 hrs. 90.7% PROMEDIO95.6% En suma, cumplimiento en metas de Tiempo en 7 de 11 procesos; promedio de 95.6% en Satisfacción del Cliente

10 Estado que guarda el Sistema de Gestión de Calidad Otros Avances/ Beneficios: Los CIS han llegado a 27 y la meta es llegar a 32 al cierre de 2006 La imagen institucional de la SCT ha mejorado El personal involucrado está mejor calificado y muestra mayor compromiso Efecto demostración en otras empresas del sector (aeropuertos, empresas de autotransporte, Centros de Capacitación de Conductores de Autotransporte) Cambios que podrían afectar al SGC Eventual Retiro Voluntario, que podría agudizar la escasez de personal calificado en el SGC. Incertidumbre en materia de estímulos al personal del SGC (RECASEP) Incorporación de nuevos procesos a certificar Detección de Necesidades de Recursos Sistemas Informáticos más poderosos para enfrentar los desafíos del SGC Más y mejores programas de capacitación/actualización Estrategia para aliviar eventual Retiro Voluntario Diseñar algún incentivo al personal (sea monetario o no)

11 Subsecretaría de Infraestructura

12 Estado que guarda el Sistema de Gestión de Calidad Alcance del Sistema de Gestión de la Calidad Dirección General de Conservación de Carreteras Dirección General de Desarrollo Carretero Dirección General de Servicios Técnicos Logros y Beneficios del Sistema de Gestión de la Calidad Certificación de Procesos Sustantivos Filosofía de Trabajo Nuevas Técnicas de Trabajo Retos y Metas del Sistema de Gestión de la Calidad Ampliar el alcance del Sistema Continuar con la certificación de procesos sustantivos Trascender a la siguiente administración

13 Subsecretaría de Comunicaciones

14 Las atribuciones de la DGSRTV serán ejercidas por la Comisión Federal de Telecomunicaciones Procesos transferidos a COFETEL Autorización de Frecuencias de Enlace Estudio-Planta y Sistemas de Control Remoto Cambio de Titularidad de Acciones o Partes Sociales de Empresas Concesionarias de Radio y Televisión Aumento de Potencia Visitas de Inspección Aleatorias a Estaciones de Radio y Televisión Objetivos Institucionales: Cumplimiento de los tiempos establecidos.- Como meta para cada uno de los procesos. Satisfacción del cliente en 80%. Estado que guarda el Sistema de Gestión de Calidad

15 Logros y beneficios: Incorporación al SGC de la SCT del procedimiento de: Instalación y Reparación de los servicios telefónicos de la Red de Funcionarios de la SCT. Estado que guarda el Sistema de Gestión de Calidad TELECOMM Certificados en 2005:Certificados en marzo 2006: 4 Procesos -Giro Telegráfico -Adquisiciones -Dispersión y concentración de fondos -Cobranza 7 Procesos: -Telefonía Rural -TV Ocasional -Presupuesto -Pagos -Facturación -Revisión de Contratos de Adquisición, Arrendamiento de Bienes Inmuebles y prestación de servicios -Seguimiento del Proceso Laboral SEPOMEX Ciudades Certificada: Ciudad Juárez, León, Mérida, Tijuana, Mexicali, Puebla, Querétaro, Toluca, Oficinas Centrales en el Distrito Federal y Monterrey.

16 Recomendaciones: Capacitación para la Unidad de la Red Privada del Gobierno Federal. Certificación de procesos afines y complementarios a los de DGPT Continuar la implementación del SGC de DGSRTV en la COFETEL.

17 Oficialía Mayor

18 Objetivos Institucionales: Del análisis efectuado, desde noviembre de 2005, los objetivos se han modificado de la siguiente manera: Se han reducido tiempos de respuesta a los usuarios en dos procesos de la Oficialía Mayor. La satisfacción del cliente, en todos los casos, es superior al 90%, alcanzando niveles cercanos al 100% en cuatro procesos. La reducción de trámites alcanzó el 68% en los servicios informáticos. Procesos Adicionales En 2004, la Oficialía Mayor certificó 6 procesos (2 DGRH y 4 DGPOP). A la fecha, se entregan 13, en sus cuatro Unidades Administrativas, incluyendo el replanteamiento del proceso de Presupuestación y Pago de Sueldos, que fue asimilado en la DGRH y la DGPOP en dos procesos. Resultados del Sistema de Gestión de la Calidad

19 Logros y beneficios: La Oficialía Mayor ha logrado involucrar a la mayor parte de su personal en este Sistema y a todas sus Unidades Administrativas. Se reconoció la labor del personal de diferentes formas. Se realizó una reestructuración en las DG de Recursos Humanos y de Programación, Organización y Presupuesto. El Sistema de Gestión de la Calidad se está consolidando e instaurando como una nueva cultura laboral. La cantidad de observaciones y no conformidades derivadas de auditoría se han reducido a casi cero. Los principales clientes internos de los procesos incluyendo los Centros SCT- se encuentran en conocimiento e involucrados en las labores del SGC en la Oficialía Mayor.

20 Detección de Necesidades de Recursos y Recomendaciones Modernizar el SGC, utilizando la infraestructura informática y la optimización derivada de ésta. Implementar acciones de capacitación y actualización por parte de la UACE, tendientes a desarrollar un conocimiento más amplio del SGC de esta Secretaría, sobre todo, en cuanto cambie la versión de la Norma. Es necesario trabajar en la unificación del Sistema de Gestión de la Calidad para Centros SCT y Unidades Administrativas Centrales. Los Procedimientos Institucionales del Sistema sufren cambios constantes que causan confusiones a los dueños de los procesos, por lo que se recomienda que se explique oportunamente la razón de ser de estos cambios para una mejor implementación. De conformidad con la nueva versión de la Norma ISO, se tendrá que realizar un análisis profundo de cada proceso, su interacción y el funcionamiento del SGC en la SCT.

21 Coordinación General de Puertos y Marina Mercante

22 Se modernizaron las instalaciones de la Ventanilla Única, y se mejoró la atención de los clientes de la DGMM y DGP;. El comportamiento promedio de la eficacia de los procesos de la DGMM ha sido del 95%, con una satisfacción del cliente del 98%. Con respecto a la DGP la eficacia promedio obtenida es del 95% quedando satisfecho el cliente en un 93%. A la fecha, la Dirección General de Marina Mercante cuenta con 2 procesos certificados y nueve más en implementación; asimismo, la Dirección General de Puertos tiene tres procesos certificados; en función de ello, sobresalen las siguientes acciones: Está en fase de implementación el Sistema Electrónico Institucional, con el cual se automatizarán al 100% los procesos sustantivos de las Unidades Administrativas que integran la CGPMM, se pretende entre otras, disminuir los trámites y eficientar el servicio a los clientes y/o usuarios; además, Se instaló en las principales Capitanías y en Oficinas Centrales, Terminales Punto de Venta, (TPV), con el objeto de realizar la cobranza de servicios que presta la SCT prácticamente con todo tipo de tarjeta bancaria.

23 Con la reciente creación de la Dirección General de Fomento y Administración Portuaria como coordinadora corporativa de las 16 APIS federales, se cumplió con lo señalado en la guía 62 de la Norma ISO /IGC:1996, integrándose esta al Sistema de Gestión de la Calidad y Ambiental Multisitios bajo los lineamientos de las Normas Internacionales ISO 9001:2000 e ISO 14001:2004, obteniendo nuevamente la certificación en el mes de mayo del año en curso. En los sitios que la integran, se ha mantenido la mejora contínua de sus procesos y servicios, y con el Sistema de Gestión Ambiental se han implementado controles operacionales para mitigar y prever los impactos ambientales en sus instalaciones; adicionalmente se han establecido objetivos a nivel multisitios enfocados a sensibilizar a los Cesionarios y Prestadores de Servicio en los puertos hacia la calidad y la preservación del medio ambiente. Cabe señalar, que se dio inicio con los trabajos de alineación de la metodología del Balanced Scorecard con el Sistema de Gestión de la Calidad y Ambiental, a fin de asegurar la eficiencia de los procesos, alineados a los objetivos estratégicos del Sistema Portuario Nacional. Por lo que respecta al Fideicomiso de Formación y Capacitación para el Personal de la Marina Mercante Nacional (FIDENA), en el mes de septiembre del año en curso se llevará a cabo la auditoría de re-certificación del Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001:2000 en multisitio con las Escuelas Náuticas.

24 Coordinación del Sistema Nacional e- México

25 Estado que guarda el Sistema de Gestión de Calidad Objetivos Institucionales: La satisfacción del cliente: Se incremento del 90 % al 98%. Logros y beneficios: El personal involucrado está mejor calificado y muestra mayor compromiso e involucramiento en el Sistema. El Sistema de Gestión de Calidad (SGC) se está consolidando con los 600 usuarios de mas de 200 instituciones gubernamentales y organismos de la sociedad civil que participan como proveedores de contenidos en los procesos de administración de contenidos y generación de portales y comunidades Detección de Necesidades de Recursos Reforzar la capacitación al personal involucrado en el SGC

26 Coordinación General de Planeación y Centros SCT

27 Comportamiento operativo Estado que guarda el Sistema de Gestión de Calidad En la Coordinación General de Planeación y Centros SCT 1er. Semestre Pago de Estimaciones días 12,745 estimacione 4,404 estimaciones días Trám. días Trám Pago de Adquisiciones de Bienes y Servicios días 61,320 facturas 23,716 facturas días Trám. días Trám Licencias horas 85,425 licencias 48,467 licencias horas Trám. horas Trám Permisos días 26,139 permisos 20,043 permisos días Trám. días Trám Inspecciones de Radio y TV días 100 inspecciones 16 Inspecciones 1er trim 06 días Trám. días Trám.

28 Comportamiento de la satisfacción del usuario Estado que guarda el Sistema de Gestión de Calidad En la Coordinación General de Planeación y Centros SCT Trámite Pago de Estimaciones Pago de Adquisiciones de Bienes y servicios Expedición de Licencias Expedición de Permisos Inspección a Sistemas de Radio y TV % er trimestre 06

29 Órgano Interno de Control

30 A partir de mayo de 2005, se logró la certificación de los cinco procesos sustantivos del OIC, conforme a sus atribuciones establecidas en el Reglamento Interior de la Secretaría de la Función Pública: Auditorias Internas (febrero 2003) Responsabilidades (noviembre 2004) Trámite y Resolución de Inconformidades (mayo 2005) Investigación de Quejas y Denuncias (mayo 2005) Revisiones de Control en Oficinas Centrales (mayo 2005) Estado que guarda el Sistema de Gestión de Calidad Los auditores internos de calidad del OIC, se integraron al grupo de auditores de calidad del Sistema de Gestión de la Calidad de la SCT, lo que ha permitido compartir experiencias y homologar criterios en las auditorías internas de calidad cruzadas que se aplican en forma previa a las auditorias del Organismo Certificador.

31 Unidad de Apoyo al Cambio Estructural

32 Resultados del Sistema Integral de Gestión de Calidad Jun- 04Nov-04May-05Nov-05Jun- 06 Eficacia del SGC (Cumplimiento de metas de procesos certificados) 88%86%93%90%93.3% Satisfacción del Cliente en encuestas de salida 82%80%89%94%96.7% Reducción de Tiempos en la prestación de servicios 12%16%66%18%17.5% Auditorías internas realizadas Acciones correctivas implementadas Producto no conforme7% De 444 resueltos 414=93% 2% De 1900 resueltos 1810=98% 9% De 4004 resueltos 3638=91% 7% De 1556 resueltos 1446=93%

33 El compromiso de la SCT para el 2006 es superar la meta de 550 puntos establecida por el Presidente P u n t o s 302 puntos puntos 358 puntos 650 puntos SCT 2002 SCT 2003 SCT 2004 SCT 2006 Unidad de Apoyo al Cambio Estructural SCT puntos Meta del Presidente de 550 puntos Meta superada con un año de anticipación Meta 2006


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