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Congreso de Inspección de Servicios Sanitarios Mesa Redonda : Inspección Farmacéutica y Nuevas Tecnologías. FACYL-IRIS. Un sistema automatizado de verificación.

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1 Congreso de Inspección de Servicios Sanitarios Mesa Redonda : Inspección Farmacéutica y Nuevas Tecnologías. FACYL-IRIS. Un sistema automatizado de verificación de la facturación e investigación de recetas por archivo digital de la imagen GRANADA 10 Junio 2005 Lourdes Lucas Lucas. Inspección Farmacéutica. Gerencia de Salud de Área de Salamanca

2 Contexto Actual Nueve Gerencias de Salud de Área Nueve Colegios Oficiales de Farmacéuticos 40 Millones de Recetas al Año Beneficiarios Farmacias Prescriptores

3 OBJETIVOS DE PROGRAMA CONCYLIA Disponer de una base de datos medicamentos y productos sanitarios completa y de calidad utilizable para todo el Servicio de Salud y exportable a las aplicaciones de ayuda a la prescripción (REMEDIOS) Automatizar los procesos de verificación de la facturación y dar soporte operacional al Concierto con el Consejo de Colegios Profesionales de Farmacéuticos de Castilla y León,(firmado el 20 de Diciembre de 2002) así como reducir el coste de la manipulación de recetas y de la gestión de las anulaciones y objeciones.(FACYL) Crear un archivo digital de imágenes y un sistema de búsqueda por campos, así como su integración con los datos de facturación de la receta facturada (IRIS) Conocer como se están desarrollando los procesos de : Prescripción, Dispensación y Facturación y aumentar la autonomía de los gestores del Servicio de Salud en el acceso a la información analítica de estos procesos (AIRE) Dotar de un sistema de Gestión de Talonarios que permita realizar correctamente su gestión logística y garantizar su trazabilidad.(DISTAL)

4 Sistema de análisis y evaluación de la prestación farmacéutica Ministerio de Sanidad y Consumo Agencia española del medicamento Aplicaciones de prescripción y gestión del gasto intra-hospitalario Base de datos de medicamentos y productos sanitarios Verificación de la facturación Sistema de análisis y evaluación de la prestación farmacéutica Archivo de imagen digital Recetas Gerencias de Salud de Área Gerencias de atención primaria y de atención especializada Dirección Técnica de Farmacia Intranet Facturación de Colegio Oficial de Farmacéuticos Gestión de Talonarios Imágenes Datos Facturación de Castilla y León FACyL Distribución de Talonarios DISTAL Investigación de Recetas por Imágenes IRIS Análisis de la Información de Recetas AIRE Base de Datos de Productos Farmacéuticos REMEDIOS

5 Proceso de facturación y verificación

6 Validaciones del CD-ROM

7

8 CRUCES DEL CD, QUE GENERAN LAS VERIFICACIONES AUTOMATICAS Y LA VALIDACION DEL MISMO CD de recetas facturadas de ese mes Base de datos Remedios actualizada mes Base de datos Tarjeta Sanitaria Facultativos autorizados a prescribir Criterios de validación de grabación del médico prescriptor, de su CPF, nº de talonario,

9 Verificaciones automáticas

10 Portal de Concylia

11 Aplicación de Concylia

12 Revisión de anulaciones

13 Selecciones simples de recetas

14 Modificación de la anulación

15 Selecciones simples de recetas

16 Tipo de incidenciaObservaciones Nulidad totalLa receta presenta una incidencia que hace que no deba ser facturada. Como la receta ya ha sido facturada, se decrementará de la factura o Partes Estadísticos de los siguientes meses. Nulidad de margen La receta presenta una incidencia que motiva la eliminación del margen comercial. Se decrementará la factura o Partes Estadísticos de los siguientes meses. Nulidad parcialLa receta puede ser facturada aunque con un importe diferente al que se facturó. Se decrementará o incrementará la factura o Partes Estadísticos de los siguientes meses. SubsanableLa receta presenta una incidencia considerada provisionalmente como de Nulidad Total. La anomalía podrá ser subsanada por el COF en un plazo máximo de 60 días desde la devolución de las recetas. TIPOS DE INCIDENCIAS SEGÚN CONCIERTO CON FARMACEUTICOS

17 CódigoIncidencia Autom ático Observaciones E.2.1Recetas Facturadas y no recibidas.SíNo existe imagen asociada o el registro está duplicado. E.2.2Recetas duplicadasSíNúmero de receta duplicado y no es una receta TLD. La detección de recetas TLD se hará por el segundo carácter del número de la receta (B o D) para recetas de los servicios de salud autonómicos. (es decir excluidas las recetas de Insalud cuyo primer dígito es la A) E.5Otras causas, a juicio de la Comisión Provincial.No T.1Sin cupón precinto o sin justificante de la dispensación. No T.2.1Cupón precinto o comprobante de dispensación no coincidente con la prescripción (recetas con un solo precinto) No No estará disponible hasta que no se grabe el PDF de producto prescrito. Mientras no se grabe la prescripción, será una comprobación manual. T.3Recetas que, precisando visado de la inspección previo a la dispensación, no lo llevan en las condiciones establecidas. SíDetectar las recetas de productos que precisan visado que no estén en grupos de facturación con visado (Grupos de facturación 1 y 2) T.4Recetas con ausencia de los datos de consignación obligatoria, correspondientes al médico prescriptor, según lo recogido en el punto del Anexo A. No T.5Ausencia de los datos de consignación obligatoria relativos al producto prescrito, de acuerdo con lo establecido en el punto 3 del Anexo A. No T.6Recetas con añadidos, enmiendas o tachaduras del producto prescrito y de la fecha de prescripción no salvados por la nueva firma del médico prescriptor, según lo recogido en el punto del Anexo A. No T.7Recetas en que se prescriban fórmulas magistrales que no se ajusten a lo establecido en el Anexo B. No CAUSAS DE NULIDAD TOTAL

18 T.8.1Recetas de accidentes de trabajo o enfermedad profesional, siendo la Entidad Aseguradora distinta de la Seguridad Social (INSS) NoDevolución de original de la receta T.8.2Recetas oficiales del SNS en las que conste identificado textualmente la pertenencia del asegurado a MUFACE, MUGEJU o ISFAS. SíEn recetas CIP determinar si el usuario es de MUFACE, MUJEJU, ISFAS. Devolver originales de recetas. T.9.1Recetas dispensadas de algún producto de los excluidos de la prestación conforme al punto 2.6.,del Anexo A SíCódigo de producto inexistente en la base de datos Remedios. T.9.2Recetas dispensadas de algún producto de los excluidos de la prestación conforme al punto 2.6.,del Anexo A SíRecetas dispensadas de productos en baja o suspensión por alerta con códigos de situación BO o SA. El producto debe estar en esa situación en la fecha de facturación. T.9.3Recetas dispensadas de algún producto de los excluidos de la prestación conforme al punto 2.6.,del Anexo A SíProducto en situación de baja o suspensión (diferente de alerta BO, SA) y fecha de facturación fuera de la fecha de plazo de la baja o suspensión. T.9.4Recetas dispensadas de algún producto de los excluidos de la prestación conforme al punto 2.6.,del Anexo A SíCódigo de producto con dígito de control incorrecto. T.10Recetas en las que se acredite documentalmente su falsedad. no Recetas correspondientes incidencia por robo en DISTAL. T.11La sustitución de una especialidad farmacéuticas genérica, por otra especialidad no genérica no No estará disponible hasta que no se grabe el PDF de producto prescrito T.12Otras causas de devolución excepcionales, a juicio de la Comisión Provincial de Farmacia. No CAUSAS DE NULIDAD TOTAL (2)

19 CódigoIncidencia Automático Observaciones M.1Recetas dispensadas después de los plazos de validez fijados al respecto. No M.2Recetas facturadas después de las dos facturaciones siguientes al mes natural de la dispensación, salvo en los casos de subsanación expresamente contemplados en el Anexo A para los cuales se establecerá un plazo adicional de 60 días, contados desde el día siguiente al de la devolución por la Gerencia Regional de Salud. Sí En recetas con PDF (fecha de prescripción), anteriores al día 15 del mes N-3, excepto TLD y extractos. Se podrán visualizar de forma separada las recetas de talonarios DIN A4 cuyo segundo dígito es H o K M.3Recetas en las que la duración real del tratamiento prescrito, a la vista de la pauta posológica consignada numéricamente en la receta sea superior a tres meses, salvo las excepciones recogidas en el punto del Anexo A. No M.4Ausencia de diligencia del farmacéutico en los supuestos y en las condiciones establecidas en el Anexo A. No M.5Recetas con ausencia de alguno de los datos de consignación obligatoria relativos al paciente, según lo recogido en el punto del Anexo A. No M.6Recetas con ausencia de la fecha de dispensación.No M.7Recetas con fecha de dispensación anterior a la fecha de prescripción y / o visado. Sí En recetas con PDF, prescripciones posterior al mes de facturación.. Se podrán visualizar de forma separada las recetas de talonarios DIN A4 cuyo segundo dígito es H o K M.8Recetas modelo TLD en las que el producto no es dispensable en este tipo de receta. Sí Producto no TLD en recetas del tipo TLD (4 y 5). Producto no TLD en recetas cuya segundo dígito es B o D excluidas las del Insalud, y las del Principado de Asturias. CAUSAS DE NULIDAD DEL MARGEN FARMACEUTICO

20 CódigoIncidencia Automático Observaciones E.4.1No deducida la aportación del asegurado o deducida indebidamente. SíRecetas de activos facturadas como pensionistas. Es una comprobación del tipo de receta facturada (tipos 2 o 5) y modelo de la receta (P3) detectado por el segundo dígito de la receta (A, B o H en recetas de la Comunidad). E.4.2No deducida la aportación que corresponde al producto o deducida indebidamente. NODiferencia en el tipo de aportación que figura en el registro de la receta con el que figura para este producto en la base de datos Remedios. Estará disponible cuando los COFs graben el tipo de aportación del producto P.1Recetas en las que se haya dispensado el tamaño mayor de envase, tanto en el caso de especialidades como en el de efectos y accesorios, cuando en la prescripción figure uno menor o no figure, según lo recogido en el punto del Anexo A. No P.2Recetas de fórmulas magistrales en las que la cantidad de los productos dispensada exceda de la máxima autorizada. No P.3Recetas en las que se dispense un número mayor de envases de los autorizados, salvo en los supuestos recogidos en el punto 3.4 del Anexo A. SíSe excluyen los productos con visado resolución (CPD) P.4.1Recetas facturadas a precio diferente al establecido en el Nomenclátor Oficial de especialidades farmacéuticas y efectos y accesorios o a los precios establecidos en los anexos de este Concierto, según lo recogido en el punto del Anexo A. SíPara productos con código nacional de producto. P.4.2Recetas facturadas a precio diferente al establecido en el Nomenclátor Oficial de especialidades farmacéuticas y efectos y accesorios o a los precios establecidos en los anexos de este Concierto, según lo recogido en el punto del Anexo A. SíProductos con sello. (Extractos, medias cn, formulas magistrales) P.5Otras causas de devolución excepcionales, a juicio de la Comisión Provincial de Farmacia. No CAUSAS DE NULIDAD PARCIAL

21 Código Incidencia Automático Observaciones I.1Falta de correspondencia entre modelo de receta y cip en PDFSíCip de activo en receta de pensionista. I.2Producto incluido en grupos de facturación incorrectos excepto productos con visado Sí I.5Receta incluida en tipo de receta incorrecto.Sí Tipo de recetaSegunda letra Activo (1)A,H Activo TLD (4)B Pensionista (2)C, K Pensionista TLD (5) D Accidentes (3)E Campaña San. (7)F CAUSAS INFORMATIVAS

22 Flujo de revisión de anulaciones Verificaciones automáticas y Comprobaciones manuales Confirmación de Anulaciones (Sección de Farmacia) Confirmación de Anulaciones (Inspección de Farmacia) Notificación de Anulaciones

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24 Modelo DP

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26 Carga de la Factura General

27 Generación del Parte Estadístico

28

29 Aportación de Síndrome Tóxico

30 Búsquedas complejas (1)

31 Búsquedas complejas (2)

32 Búsquedas complejas (3)

33 Características y mejoras del proceso de verificación de la facturación Basado en la base de datos de medicamentos. Basado en el Concierto entre el COF la DTF. Carga automática de recetas (datos de facturación e imágenes). Verificación automática de recetas basada en el Concierto con el COF. Cálculo del descuento RD 2402/2004 y del descuento por dispensacion de Absorbentes de Incontinencia de Orina. Obtención automática del Parte Estadístico. Calculo de la aportación de la facturación Sindrome Tóxico.

34 Conclusiones Los sistemas de información de la prestación farmacéutica no son un fin en si mismo, sino que constituyen una herramienta indispensable en las organizaciones sanitarias para MEJORAR los diferentes procedimientos relacionados con la misma. El sistema expuesto FACYL-IRIS, sistematiza y automatiza el proceso de REVISIÓN DE LA FACTURACIÓN y reduce el coste de manipulación de las recetas y de la gestión de las anulaciones y objeciones. El sistema permite realizar BÚSQUEDAS de imágenes que hacen posibles investigaciones y seguimientos casi inabordables hasta la fecha. El sistema esta integrado dentro del sistema informático de seguimiento de la prestación farmacéutica de Castilla y León – CONCYLIA


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