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Sistema Financiero QUIPU Funcionalidad Proyectos.

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Presentación del tema: "Sistema Financiero QUIPU Funcionalidad Proyectos."— Transcripción de la presentación:

1 Sistema Financiero QUIPU Funcionalidad Proyectos

2 AGENDA 1.Objetivo 2.Reglas de juego 3.Estructura del presupuesto de la Universidad, distribución y requisitos para su ejecución. 4.Sentido y razón de ser de la funcionalidad de proyectos en el Sistema Financiero QUIPU 1.Por qué es necesaria la organización de la informacion financiera por proyectos 2.Informacion financiera y construcción de indicadores de gestión 3.Cambios en el Sistema QUIPU 5.Manejo de información de proyectos en el Sistema QUIPU

3 AGENDA 6.Modificaciones al presupuesto: conceptos básicos 7.Objetivo y metodología de los talleres

4 OBJETIVO Repasar conceptos básicos con el fin de contribuir al mejor uso del Sistema Financiero QUIPU, en particular la funcionalidad Proyectos. Socializar los objetivos y la metodología de trabajo que se aplicará en los talleres que se llevaran a cabo a partir del 5 de noviembre.

5 REGLAS DE JUEGO Apagar celulares Preguntas al final No retirarse antes de terminar Actitud positiva hacia la solución de problemas Respetar las opiniones de los demás Pedir la palabra Uso eficiente del tiempo en las intervenciones

6 ESTRUCTURA DEL PRESUPUESTO DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA, DISTRIBUCIÓN Y REQUISITOS PARA SU EJECUCIÓN

7 FUENTES NIVEL CENTRAL VENTAS DE BIENES Y SERVICIOS PREGRADO Matrículas Servicio Médico Sistematización Inscripciones APORTES OTRAS ENTIDADES OTROS INGRESOS RENDIMIENTOS FINANCIEROS EXCEDENTES FINANCIEROS FONDOS ESPECIALES INGRESOS ACADÉMICOS POSGRADO VENTAS DE PRODUCTOS ARRENDAMIENTOS OTROS INGRESOS RENDIMIENTOS ACADÉMICOS RECURSOS DEL BALANCE TRANSFERENCIAS 30% A B CURSOS DE EDUCACIÓN NO FORMAL PRESTACIÓN DE SERVICIOS ACADÉMICOS DE EXTENSIÓN 70% Monto asignado en la Ley de Presupuesto para cada Vigencia Fiscal por el Ministerio de Hacienda RECURSOS DE LA NACIÓN RECURSOS PROPIOS

8 LAS FUENTES DE FINANCIACIÓN Ingresos generados por la Universidad en la vigencia, por la venta de bienes y servicios propios de las actividades económicas o sociales que desarrolla en el marco de su misión Son los recursos del balance (excedente financiero del año inmediatamente anterior y recuperación de cartera vencida). Identifican el recaudo de la vigencia anterior, para ser ejecutados en la vigencia actual. Ingresos provenientes de las transferencias del Gobierno Nacional a la Universidad Nacional, con objeto de contribuir a la atención de sus compromisos y cumplimiento de sus funciones, destinados tanto para gastos de funcionamiento como de inversión.

9 APLICACIÓN DE LOS INGRESOS NIVEL CENTRAL INVERSIÓN FUNCIONAMIENTO SERVICIO DEUDA RECURSOS DE LA NACIÓN Gastos de Personal Gastos Generales Transferencias (Pensiones, Cuota Auditaje, ICFES, Préstamo Beca) Proyectos Intereses Amortización

10 APLICACIÓN DE LOS INGRESOS NIVEL CENTRAL FUNCIONAMIENTO RECURSOS PROPIOS TRANSFERENCIAS SERVICIO DEUDA INVERSIÓN Gastos Generales Préstamo Beca Bienestar Universitario Servicio Médico Sentencias Proyectos Intereses Amortización

11 APLICACIÓN DE LOS INGRESOS FONDOS ESPECIALES RECURSOS CON DESTINACIÓN ESPECÍFICA ( Corresponden a los ingresos identificados en el literal A) RECURSOS PROPIOS RECURSOS DE LIBRE APLICACIÓN ( Corresponden a los ingresos identificados en el literal B) Proyectos Gastos Operativos Fortalecen el desarrollo de las Unidades de Gestión Académica – Administrativa. Proyectos de Iniciativa Universitaria - Docencia - Investigación - Extensión - Soporte Institucional

12 FIJACIÓN DEL PRESUPUESTO GENERAL DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA APRUEBA El presupuesto General de Ingresos y Gastos de la U.N. Unidad Gestión General Unidad UNISALUD Unidad Caja de Previsión Unidad UNIBIBLOS Unidad UNIMEDIOS C.S.U. ACUERDO

13 DISTRIBUCIÓN DE LOS RECURSOS DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA DISTRIBUCIÓN DEL PRESUPUESTO POR NIVEL NACIONAL, SEDES Y UNIDADES ESPECIALES ASÍ: Funcionamiento y Servicio de la Deuda Ingresos por Nivel Rentistico Gastos por Rubros Presupues- tales Inversión Ingresos por Nivel Rentistico Nivel Central Proyectos Fondos Especiales Monto Global RECTORIA RESOLUCIÓN

14 EJECUCIÓN DE LOS RECURSOS DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA EJECUTAN EL PRESUPUESTO DE FUNCIONAMIENTO, SERVICIO DE LA DEUDA E INVERSIÓN DEL NIVEL CENTRAL, DE CONFORMIDAD A LO PREVISTO EN LA RESOLUCIÓN DE RECTORÍA SEDES

15 DISTRIBUCIÓN DE LOS RECURSOS DE LOS FONDOS ESPECIALES DA LA APROPIACIÓN ANUAL PARA CADA UNO DE LOS FONDOS ESPECIALES DE LA SEDE VICERRECTORIA RESOLLUCIÓN DE VICERRECTORÍA Formato #1

16 DISTRIBUCIÓN DE LOS RECURSOS DE LOS FONDOS ESPECIALES AL INTERIOR DE CADA FONDO SE DISTRIBUYE LA APROPIACIÓN ANUAL ASIGNADA MEDIANTE LA RESOLUCIÓN DE VICERRECTORÍA ASÍ: Recursos con Distinación Específica a) Monto Global Recursos de Libre Asignación a) Gastos de Operación = Distribución por Rubro Presupuestal b) Proyectos = Monto Global FACULTAD O FONDO ESPECIAL RESOLLUCIÓN DE VICERRECTORÍA Formato #2

17 APLICACIÓN DE LOS INGRESOS FONDOS ESPECIALES RECURSOS CON DESTINACIÓN ESPECÍFICA ( Corresponden a los ingresos identificados en el literal A) RECURSOS PROPIOS RECURSOS DE LIBRE APLICACIÓN ( Corresponden a los ingresos identificados en el literal B) Proyectos Gastos Operativos Fortalecen el desarrollo de las Unidades de Gestión Académica – Administrativa. Proyectos de Iniciativa Universitaria - Docencia - Investigación - Extensión - Soporte Institucional

18 REQUISITOS PARA EJECUCIÓN DE LOS RECURSOS DE LOS FONDOS ESPECIALES GASTOS DE OPERACIÓN PROYECTOS 1.Por Rubros Presupuestales aprobados mediante Resolución de Vicerrectoría 2.Ingresar al Sistema QUIPU Surtido el proceso de formulación y aprobación del proyecto se formaliza así: 1. - Ficha mínima del Proyecto - Resolución de aprobación y distribución del proyecto de ingresos y gastos. Según modelo de Resolución entregada con el instructivo. 2. Ingresar estos documentos al Sistema QUIPU

19 SENTIDO Y RAZÓN DE SER DE LA FUNCIONALIDAD DE PROYECTOS EN EL SISTEMA FINANCIERO QUIPU

20 1.POR QUÉ ES NECESARIA LA ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACION POR PROYECTOS. 2.INFORMACION FINANCIERA Y CONSTRUCCIÓN DE INDICADORES DE GESTION. 3.CAMBIOS EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN FINANCIERA (QUIPU): Diseño y Desarrollo Implantación

21 1.Para presentar a las entidades externas de control la información financiera asociada a la realización de las tareas sustantivas de Formación, Investigación y Extensión. 2.Contribuir a la construcción de indicadores de gestión orientados y definidos desde la propia Universidad. 3.Facilitar el control y seguimiento, en el día a día, de cada uno de los proyectos en ejecución, por parte de los diferentes actores del sistema (director del proyecto, director de las dependencias responsables, Vicerrectorías y Rectoría General etc.). 1. POR QUÉ ES NECESARIA LA ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACION POR PROYECTOS.

22 4.Apoyar los procesos de autorregulación globales del sistema en la medida en que cada actor tiene la posibilidad de conocer el conjunto del proceso en tiempo real. 5.Facilitar el desarrollo de los sistemas de información académicos (Investigación y Extensión), que igualmente se organizan por proyectos; y del Banco de Proyectos.

23 En términos sencillos, los indicadores de gestión propuestos en la Universidad Nacional asocian el uso de los recursos (financieros, físicos, etc.) al desarrollo de sus funciones de Docencia, Investigación y Extensión. 2. INFORMACION FINANCIERA Y CONSTRUCCIÓN DE INDICADORES DE GESTION. FORMACIÓN INVESTIGACIÓN EXTENSIÓN RECURSOS: FINANCIEROS FISICOS HUMANOS

24 RECURSOS INDICADORES CUANTITATIVOS Y CUALITATIVOS FORMACION$$$XXX INVESTIGACION$$$XXX EXTENSION$$$XXX COMPLEJIDAD Y CALIDAD

25 La Universidad se ha comprometido con la construcción de un sistema de INDICADORES DE GESTIÓN que de cuenta del quehacer propio de una entidad de educación superior con toda su complejidad. En una primera instancia se busca hacer visible la complejidad, a través de la estructura de costos; y en una segunda instancia, hacer visible la calidad y algunos resultados del quehacer académico mediante la incorporación de variables cualitativas y cuantitativas, en un esfuerzo en el cual se articularán los resultados del proceso de autoevaluación que actualmente desarrolla la Universidad.

26 Una institución universitaria tiene un mayor nivel de complejidad en la medida en que su oferta curricular es diversa; desarrolla investigación avanzada y exigente; los vínculos y la interacción con la sociedad, a través de la extensión son múltiples; y su organización interna es coherente con la magnitud de las tareas que debe soportar. COMPLEJIDAD

27 Tanto lo financiero y lo administrativo, como el análisis que se haga de los resultados del quehacer de la Universidad a partir de su misión institucional, deben reflejar la complejidad de la institución. Desde lo financiero y lo administrativo esto significa trabajar en la construcción de un sistema de costos apropiado.

28 Es necesario conocer el gasto diferenciado en Docencia, Investigación y Extensión. La construcción de indicadores que permitan establecer comparaciones, no se puede realizar a partir de promedios en los cuales se agregan programas curriculares o proyectos de investigación o extensión que presentan estructuras de costos distintas y complejidades diferentes en su desarrollo. Al hacer transparente la estructura de costos se hacen visibles las diferencias y también los problemas de eficiencia. LA ESTRUCTURA DE COSTOS PUEDE REFLEJAR LA COMPLEJIDAD. LA CALIDAD TIENE QUE VER CON LOS COSTOS.

29 La construcción de un sistema de costos que refleje la complejidad requiere que la información financiera y administrativa esté organizada para tal fin. La estructura presupuestal y contable definida para el sector público en Colombia, no permite construir sistemas de costos que apoyen la construcción de indicadores de gestión en los términos planteados por la Universidad.

30 Tradicionalmente la forma como está organizada la información no permite que la asociación entre LOS RECURSOS y las FUNCIONES ESTRATEGICAS sea transparente e Inmediata. En una entidad pública la Información Financiera está organizada para dar respuesta a la pregunta: ¿EN QUÉ SE GASTAN LOS RECURSOS? y no para responder ¿PARA QUÉ SE GASTAN?

31 El Presupuesto de una entidad pública está organizado por RUBROS, tal como lo indica la LEY GENERAL DE PRESUPUESTO:

32 ¿QUÉ INDICADORES SE PUEDEN CONSTRUIR CON ESTA INFORMACIÓN? Los convencionales: Evolución de los gastos de Funcionamiento/Total Evolución gastos de Inversión/Total Costo por estudiante (sin poder identificar en qué está representado ese costo) Presupuesto programado vs. presupuesto ejecutado Gastos en Funcionamiento/gastos de Inversión Crecimiento de los gastos de personal Gastos de Personal/gastos de Funcionamiento

33 Para seguir avanzando en la construcción de una nueva forma de organización de la información donde: PROYECTOS PROGRAMAS CURRICULARES

34 Fue necesario diseñar el Sistema de Información Financiero en esa dirección: Ajustar el Sistema en procura de construir un sistema de costos, Y Alinear los procesos administrativos y financieros en la misma dirección.

35 En la literatura administrativa esto se conoce como pasar de una contabilidad administrativa, por áreas, a una contabilidad por programas o por actividades. Los procesos de la administración deben asociarse a los procesos estratégicos. La asociación entre el uso de los recursos y las funciones de la Universidad debe ser inmediata. Esta asociación se puede hacer o reconstruyendo la información financiera o desarrollando un sistema de información financiero en función de este propósito.

36 PRESUPUESTO CUENTAS POR PAGAR TESORERIACONTABILIDAD PRESUPUESTO CUENTAS POR PAGAR TESORERIACONTABILIDAD RUBRO O CONCEPTO DE INGRESO Y DE GASTO PROGRAMA Y/O PROYECTO RUBRO O CONCEPTO DE INGRESO Y DE GASTO ANTES: AHORA: CAMBIOS EN EL SISTEMA QUIPU

37 RUBRO O CONCEPTO DE INGRESO Y DE GASTO PLAN DE CUENTAS PARA TODA ENTIDAD DEL SECTOR PÚBLICO NORMATIVIDAD ESTATAL RENDICIÓN DE INFORMES EN LOS TÉRMINOS DEFINIDOS POR LAS ENTIDADES ESTATALES DE CONTROL PROGRAMA Y/O PROYECTO PLAN DE PROGRAMAS Y DE PROYECTOS PROPIO DE LA UNIVERSIDAD NORMATIVIDAD INTERNA ELABORACIÓN DE INFORMES, PARA USO INTERNO Y EXTERNO, EN LOS TÉRMINOS DEFINIDOS POR LA UNIVERSIDAD

38 Acuerdo sobre la tipología de proyectos, es decir sobre la Codificación: Plan de Proyectos. Acuerdo sobre contenido de la Ficha Mínima de Registro de Proyectos. Acuerdo sobre procedimientos básicos: Presentación del proyecto Aprobación Modificación del proyecto Todo esto para cada tipología de proyecto y para cada nivel (Nacional, Sede, Facultad) PROYECTOS, PROCESOS, PROCEDIMIENTOS: DEFINICIONES BÁSICAS

39 Incorporación del proyecto al Sistema. Autorizaciones para modificar la estructura de la codificación. Autorizaciones para modificar el contenido de la ficha mínima (Áreas temáticas, Plan de Desarrollo, creación de programas y subprogramas de Extensión e Investigación, etc.) PROYECTOS, PROCESOS, PROCEDIMIENTOS: SOBRE EL SISTEMA

40 TIPOLOGIA CODIFICACIÓN DE PROYECTOS DOCENCIA INVESTIGACIÓN EXTENSIÓN SOPORTE INSTITUCIONAL

41 PROYECTOS ACADÉMICOS DOCENCIA INVESTIGACIÓN EXTENSIÓN Diseño y puesta en marcha de nuevos programas de pregrado Diseño y puesta en marcha de nuevos programas de postgrado Desarrollo Académico Investigación básica Investigación aplicada Desarrollo experimental Creación artística Conformación y fortalecimiento de grupos y redes de investigación Educación no formal Prestación de servicios académicos Gestión social Gestión tecnológica Asesoría en el campo educativo para la organización y desarrollo de programas académicos Programas y megaproyectos que articulan investigación, docencia y extensión Oficina Nacional de Planeación

42 PROYECTOS DE SOPORTE INSTITUCIONAL INFRAESTRUCTURA EQUIPOS SERVICIOS Infraestructura física Infraestructura de Servicios Públicos Infraestructura de recreación y deporte Equipo genérico Equipo científico y tecnológico Sistemas de información y equipo de informática y redes Equipo y material documental y bibliográfico Equipo y material didáctico Equipo de transporte Para el Bienestar y el desarrollo personal Para el desarrollo institucional Comunicación, medios y divulgación cultural Oficina Nacional de Planeación

43 Es un resumen de un proyecto que ya existe. Su contenido busca asociar los tipos de proyecto a otras dimensiones también importantes: Áreas Temáticas Plan Global de Desarrollo Busca asociar otros costos ligados al desarrollo de algunos proyectos (tiempo de los docentes en su jornada de trabajo) Asocia todas las variables financieras: Fuentes de financiación (internas o externas) Conceptos de gasto. FICHA MINIMA DE PROYECTO

44 –Presentación del proyecto –Selección y aprobación: Académico administrativa Plan de gasto –Modificación: Académico administrativa Financiera –Evaluación y cierre PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ASOCIADOS A PROYECTOS

45 Extensión PROYECTOS Proyectos por solicitud externa Proyectos de iniciativa interna Investigación Docencia Extensión Tipo de Proyectos Investigación FINANCIACION INTERNA FINANCIACION EXTERNA Extensión Soporte DISEÑO EJECUCION Y SEGUIMIENTO EVALUACION Y CIERRE SELECCION

46 MANEJO DE INFORMACIÓN DE PROYECTOS EN QUIPU

47 Apropiación Sede Distribucion por Facultad (empresa) Distribucion dentro de empresa Recursos de libre distribucion Proyectos especificos Sistema QUIPU Gastos de operación = Proyecto generico Proyectos especificos

48 QUE ES UN PROYECTO GENÉRICO En realidad no es un proyecto, es la figura que permite registrar la información de los ingresos y gastos de operación, necesarios para garantizar el funcionamiento de las distintas Unidades de Gestión Académico-Administrativas.

49 QUE ES UN PROYECTO ESPECÍFICO El proyecto es un conjunto estructurado de actividades caracterizado por su intencionalidad de cambio frente a un objetivo previamente definido, dentro de un marco temporal determinado y con recursos dados. asignaciónde cupo Una característica de los proyectos específicos es que tiene asignación de cupo para controlar su ejecución de acuerdo al recaudo del proyecto en la vigencia.

50 MANEJO PRESUPUESTAL EN EL APLICATIVO QUIPU A nivel de empresa: Información obtenida en el módulo de presupuesto en la cual se observa la Ejecución global de la empresa sin tener en cuenta la clasificación de acuerdo a cada proyecto. A nivel de proyecto: Control presupuestal que se le realiza a un proyecto a partir de la creación de ficha financiera, realizando todos los registros en el modulo de proyectos.

51 PROCESO PARA EJECUTAR UN PROYECTO CARGUE APROPIACION INICIAL PROYECTO GENÉRICO PROYECTO ESPECÍFICO Crear ficha administrativa Crear ficha financiera Ejecuciones Crear ficha administrativa Crear ficha financiera Asignación cupo Ejecuciones PPTO PROY.

52 MODIFICACIONES AL PRESUPUESTO: CONCEPTOS BÁSICOS

53 MODIFICACIONES AL PRESUPUESTO Adiciones Reducciones Traslados – Créditos – Contracréditos

54 MODIFICACIONES PRESUESTALES DE LOS FONDOS ESPECIALES APRUEBA LAS MODIFICACIONES VICERRECTORIA RESOLUCIÓN 1.Adición o Reducción, siempre y cuando no cambie el total apropiado a la Sede. (Traslados horizontales entre Fondos). 2.Traslados de los Recursos de libre aplicación entre Proyectos a Gastos de Operación o Viceversa

55 MODIFICACIONES PRESUESTALES DE LOS FONDOS ESPECIALES APRUEBA LAS SIGUIENTES MODIFICACIONES ORDENADOR DEL GASTO DEL FONDO RESOLUCIÓN (Decano, Director) 1.Traslados entre Proyectos 2.Traslados entre los Rubros Presupuestales para los Gastos de Operación, siempre y cuando no supere el monto asignado con la Resolución de Vicerrectoría

56 REQUISITOS PARA LOS TRASLADOS PRESUPUESTALES Certificado de Disponibilidad Presupuestal – CDP del Rubro a Contracreditar Justificación Técnica y Económica. Si es de un proyecto la expide el Director del Proyecto con el Vo.Bo. del Decano. Si son Gastos de Operación el Jefe de Unidad con Vo.Bo. del Decano

57 MODIFICACIONES PRESUESTALES DE LOS FONDOS ESPECIALES CUANDO HAY ADICIÓN O REDUCCIÓN DEL TOTAL ASIGNADO PARA FONDOS ESPECIALES EN CADA SEDE, SIEMPRE Y CUANDO NO MODIFIQUE EL TOTAL GENERAL DE FONDOS EN LA UNIVERSIDAD (TRASLADOS DE APROPIACIÓN ENTRE SEDES) RECTORIA RESOLUCIÓN

58 MODIFICACIONES PRESUESTALES DE LOS FONDOS ESPECIALES APRUEBA ADICIÓN O REDUCCIÓN QUE AFECTAN LA APROPIACIÓN GENERAL DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL EN FONDOS ESPECIALES C. S. U. ACUERDO

59 OBJETIVO Y METODOLOGÍA DE TRABAJO EN LOS TALLERES

60 1.Revisión de datos –Por parte del Grupos de Soporte –Por parte de los Usuarios 2.Identificar tipo de error 3.Corregir errores 4.Emitir nuevos listados de ejecuciones presupuestales y de proyectos 5.Verificar inconsistencias 6.Corrección final 7.Simulación del cierre de proyectos

61 Describa los problemas que ha tenido en la operación de proyectos. –Cargue de apropiacion inicial. –Cargue de ficha administrativa –Cargue de ficha financiera –Ejecucion

62 Describa los problemas que ha tenido para realizar modificaciones presupuestales –Proyecto genérico Adiciones Reducciones –Proyectos especificos Adiciones Reducciones Traslados de rubro a rubro en un proyecto Traslados entre proyectos

63

64 Cargue de la apropiación inicial

65 Ficha Administrativa Proyecto Genérico

66 Ficha Financiera Proyecto Genérico

67 Ficha Administrativa Proyecto Específico

68 Ficha Financiera Proyecto Específico

69 Asignación de Cupo

70 PROGRAMACION PRESUPUESTO AÑO 2002 FONDOS ESPECIALES NUEVO INSTRUCTIVO RESOLUCION 040 DE 2001

71 PROGRAMACION PRESUPUESTO AÑO 2002 FONDOS ESPECIALES NUEVO INSTRUCTIVO RESOLUCION 040 DE 2001

72 PROGRAMACION PRESUPUESTO AÑO 2002 FONDOS ESPECIALES NUEVO INSTRUCTIVO RESOLUCION 040 DE 2001

73 PROGRAMACION PRESUPUESTO AÑO 2002 FONDOS ESPECIALES NUEVO INSTRUCTIVO RESOLUCION 040 DE 2001

74 PROGRAMACION PRESUPUESTO AÑO 2002 FONDOS ESPECIALES NUEVO INSTRUCTIVO RESOLUCION 040 DE 2001

75 PROGRAMACION PRESUPUESTO AÑO 2002 FONDOS ESPECIALES NUEVO INSTRUCTIVO RESOLUCION 040 DE 2001

76 PROGRAMACION PRESUPUESTO AÑO 2002 FONDOS ESPECIALES NUEVO INSTRUCTIVO RESOLUCION 040 DE 2001

77 1. Ficha Mínima de Proyectos

78 Dirección Nacional Financiera y Administrativa 1. Ficha Mínima de Proyectos

79 Dirección Nacional Financiera y Administrativa 1. Ficha Mínima de Proyectos

80


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