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Unidad 2 Gestión de Efectivo Curso de Finanzas I Carlos Mario Morales C.

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1 Unidad 2 Gestión de Efectivo Curso de Finanzas I Carlos Mario Morales C

2 INTRODUCCIÓN Aunque se plantea a que a los gerentes financieros debe preocuparles sustancialmente el manejo de los recursos de inversión factible o comprometidos en activos fijos, no por ello puede desconocerse que en algunas empresas se asignan pingues fondos a la inversión que conforman el capital de trabajo bruto, a saber: cuentas por cobrar, inventarios, inversiones temporales, caja y bancos

3 INTRODUCCIÓN Si bien los argumentos esgrimidos en favor del estudio cuidadoso al que deben someterse las inversiones en bienes de capital son sólidos y justificables, es negligente desconocer que los fondos destinados a suplir las necesidades de capital de trabajo también requieren evaluaciones concienzudas que coadyuven la optimización de los recursos invertidos El empleo óptimo de los fondos canalizados al apoyo de la producción, a menudo puede comprobarse si se constata que la firma mantiene los recursos líquidos estrictamente necesarios para cubrir los compromisos asumidos frente a empleados, obreros, proveedores, entidades financieras, accionistas, socios y gobierno (impuestos). También puede afirmarse, que una empresa utiliza con eficiencia sus recursos sino incurre en la posesión de inventarios

4 INTRODUCCIÓN Si bien los argumentos esgrimidos en favor del estudio cuidadoso al que deben someterse las inversiones en bienes de capital son sólidos y justificables, es negligente desconocer que los fondos destinados a suplir las necesidades de capital de trabajo también requieren evaluaciones concienzudas que coadyuven la optimización de los recursos invertidos. El empleo óptimo de los fondos canalizados al apoyo de la producción, a menudo puede comprobarse si se constata que la firma mantiene los recursos líquidos estrictamente necesarios para cubrir los compromisos asumidos frente a empleados, obreros, proveedores, entidades financieras, accionistas, socios y gobierno (impuestos). También puede afirmarse, que una empresa utiliza con eficiencia sus recursos sino incurre en la posesión de inventarios excesivos, ó si cuenta con las existencias que demandan los programas de producción y los planes de ventas

5 INTRODUCCIÓN Además, la optimización depende de la acertada administración del crédito, en el sentido de concederlo a quien tenga trayectoria empresarial y de fijar plazos para el pago que consulten en tratamiento dado por los proveedores y la competencia. La inversión temporal en títulos valores, como instancia sugerida cuando se tienen excedentes de liquidez, demanda un profundo conocimiento del sistema financiero en aras de seleccionar la alternativa de colocación más favorable, una vez estudiados factores como la tasa efectiva de rentabilidad y las cargas impositivas que afectan los intereses reconocidos al ahorrador. Para mantener los recursos estrictamente exigidos por las labores fabriles y comerciales, es imperioso incorporar modelos matemáticos que contribuyan a escoger la mejor alternativa, con fundamento en el criterio de minimizar costos y maximizar el rendimiento a partir de las políticas trazadas, para propiciar una rápida rotación o movilización de los fondos invertidos. Con las finanzas se propende a la figuración en los estados tradicionales de cuentas por cobrar con expectativas reales de recuperación, se facilita la tenencia de inventarios con bajos costos de mantenimiento o se favorece la disponibilidad de productos terminados sobre los cuales existe la certidumbre de ubicación en los canales de distribución previstos

6 INTRODUCCIÓN La equivocada administración del capital de trabajo, es causa frecuente de quiebras, explicadas en algunos casos por firmas que al nacer olvidan la presupuestación de fondos con los cuales respaldar o financiar la adquisición de materias primas, el otorgamiento de créditos, la desincronización de los flujos de efectivos y la cancelación de diversos compromisos durante los períodos de preapertura y arranque, cuando es normal que las entradas de efectivos sean inferiores frente al desembolso de fondos requeridos para cubrir el pago de la nómina, de intereses y de obligaciones comerciales

7 INTRODUCCIÓN No contar con fondos suficientes al iniciar operaciones puede suscitar crisis financieras relacionadas con problemas de iliquidez, que pueden ocasionar el cese intempestivo de actividades empresariales, por encima de factores como la viabilidad de captar mercados, la productividad comprobada de los procesos empleados en la maquila, el ensamble o la transformación, la eficiencia administrativa, la seguridad de los suministros y el prestigio mercantil conquistado mediante precios y calidades competitivos. A continuación se presenta el análisis de las políticas aplicables a la administración de cada uno de los conceptos de inversión que componen el capital de trabajo

8 EL PRESUPUESTO DE EFECTIVO Política Financiera de Recursos líquidos La administración adecuada de los recursos líquidos desempeña un papel trascendental para garantizar la supervivencia empresarial, al reconocerse que el control ejercido en tal campo permite no sólo el cumplimiento oportuno de los compromisos asumidos con los diversos sectores que cubren la demanda de bienes y servicios, sino precisar en qué momento del ciclo de operaciones se requiere acudir a recursos de crédito, cuando el pronóstico del saldo mínimo arroja un valor inferior al mínimo establecido. El manejo de los asuntos de tesorería también indicará cuándo es recomendable depositar los excedentes en el mercado financiero, para obtener rendimientos durante el tiempo en que ocurra la situación de saldos reales superiores al mínimo

9 EL PRESUPUESTO DE EFECTIVO Política Financiera de Recursos líquidos La sincronización de los flujos de efectivo dada por corrientes de entrada que, sumadas a las disponibilidades, permiten absorber las obligaciones al contado o contraídas mediante el otorgamiento del crédito, es crucial para asegurar el funcionamiento administrativo, apoyar el ejercicio del abastecimiento, respaldar la labor productiva y financiar las tareas de marketing. Cuando se recurre al término efectivo, por lo general se hace referencia a la liquidez de las organizaciones económicas, como elemento vital para atender los compromisos a corto plazo. Tal trascendencia, no puede menospreciarse, ya que factores como la buena imagen y la actividad productiva de las firmas dependen de la acertada administración de los fondos líquidos.

10 EL PRESUPUESTO DE EFECTIVO Política Financiera de Recursos líquidos En este campo, son múltiples los casos de empresas que, no obstante gozar de buena reputación en el mercado por la buena calidad de los productos y la eficiencia en el servicio prestado a los clientes, llegan a enfrentar la quiebra porque en su afán de vender incrementan inventarios y cartera, presentándose insuficiencia de recursos líquidos para cancelar a tiempo obligaciones comerciales y financieras. Asimismo, por el interés de aprovechar economías de escala al realizar compras en grandes volúmenes, puede comprometerse la posición de liquidez si las expectativas de ventas no se cumplen.

11 EL PRESUPUESTO DE EFECTIVO Política Financiera de Recursos líquidos También es normal que, ante la coyuntura de inversiones especulativas con el dinero, las empresas canalicen parte importante de sus recursos líquidos hacia inversiones de este tipo, lo cual, al no realizarse los pronósticos de ventas o recuperación de cartera, puede provocar momentos críticos por la disponibilidad teórica de fondos imposibles de utilizar, ya que las entidades poseedoras de ellos se ajustan a las normas que regulan tales inversiones y, por consiguiente, no devuelven los fondos hasta la fecha de realización de los títulos valores o proceden a negociarlos en el mercado bursátil, mediante la modalidad de descuento en cuyo caso aceptan el reconocimiento de un menor valor por el título endosado. Los preceptos básicos que fundamentan una correcta administración de recursos líquidos se consolidaran en el gráfico siguiente:

12 EL PRESUPUESTO DE EFECTIVO Política Financiera de Recursos líquidos

13 EL PRESUPUESTO DE EFECTIVO Política Financiera de Recursos líquidos Pronósticos de ventas Al proyectarse las ventas, y con el conocimiento previo de las políticas de cobro (período de concesión del crédito), la empresa planea los momentos en que se realizarán las ventas y ocurrirá su conversión en efectivo. Esta información es básica para estimar la disponibilidad de fondos líquidos durante el período

14 EL PRESUPUESTO DE EFECTIVO Política Financiera de Recursos líquidos Programación de Compas Según los planes de producción, y con base en las solicitudes presentadas por los departamentos administrativos, que proporcionan apoyo logístico a la producción en materia de suministros (papelería, útiles de escritorio, combustibles, etc.), se elaboran los presupuestos de compras y servicios, analizando los elementos de la periodicidad de las adquisiciones y el momento real en que se harán los desembolsos

15 EL PRESUPUESTO DE EFECTIVO Política Financiera de Recursos líquidos Compromisos financieros Es realmente sui géneris el caso de empresas que no recurren al sector financiero para respaldar sus actividades. La información sobre las fechas en que deberán cancelarse intereses y amortizar capital es determinante para presupuestar las necesidades de efectivo y conservar el estatus ante el sector financiero. Para prever las erogaciones particulares a las obligaciones crediticias, basta con revisar el plan de pagos y precisar el momento en que deben cancelarse intereses y amortizarse capitales

16 EL PRESUPUESTO DE EFECTIVO Política Financiera de Recursos líquidos Compromisos financieros El pago de impuesto se subordina a las disposiciones de las agencias gubernamentales encargadas de las captaciones tributarias. De igual modo, la retribución de los accionistas de su inversión mediante la distribución de utilidades o reconocimiento de dividendos, se basa en el valor acordado por acción y en la programación de los pagos Existen desembolsos adicionales relacionados con los compromisos contraídos con los proveedores de insumos, repuestos, materiales y demás bienes de consumo. En cuanto a tales obligaciones, es necesario programar los pagos por concepto de la remuneración del trabajo y la publicidad, los cuales son incorporados a los flujos de desembolsos, según los parámetros de la cuantía y el momento de pago

17 EL PRESUPUESTO DE EFECTIVO Política Financiera de Recursos líquidos Ingresos Respecto a otros ingresos, deben incluirse aquellos que no corresponden a la operación interna y que otros sectores reconocen a las empresas, devolviendo capitales colocados en inversiones temporales por la vía de los intereses, retribuyendo la posesión de acciones por el conducto de los dividendos o cancelando rentas de alquiler

18 EL PRESUPUESTO DE EFECTIVO Política Financiera de Recursos líquidos Presupuesto Después de presupuestar los ingresos y egresos, debe contarse con la información suficiente para precisar en qué momentos del año se presentarán faltantes o sobrantes de efectivo. En el caso de faltantes, la empresa deberá prever los mecanismos para acudir al mensaje financiero, con el objetivo de lograr el financiamiento a corto plazo para aliviar las crisis temporales de liquidez. En el caso opuesto (excesiva liquidez), compete a la gerencia analizar las mejores oportunidades de inversión a corto plazo para orientar los recursos sobrantes que no necesite la operación

19 EL PRESUPUESTO DE EFECTIVO Política Financiera de Recursos líquidos Presupuesto Como es casi imposible que una firma tenga un volumen de negocios estable o igual durante el período de actividades, sin duda ello ocasionará niveles diferentes de efectivo diferentes, resultantes de la periodicidad en la compras por parte de la clientela, la disponibilidad de materias primas, la estacionalidad de las cosechas o el hecho de realizar el mayor volumen de negocio en épocas especificas del año. La disponibilidad de insumos agrícolas se asocia a las estaciones y a los programas de rotación de cultivo. La estacionalidad en la labor de comercializadora también es impuesta por las ventas de temporada en muchas clases de negocios (hotelería, juguetería, fábricas destinadas a la elaboración de productos pirotécnicos) y por el incremento en la capacidad de compra de los consumidores (primas de mitad de año, mesadas de navidad o reconocimientos de la participación sobre las utilidades de la empresas).

20 EL PRESUPUESTO DE EFECTIVO Política Financiera de Recursos líquidos Presupuesto Las empresas, conscientes de la estacionalidad en el suministro de insumos y en las ventas, deben planear mayores recursos líquidos a los estrictamente necesarios, para aprovechar las economías de escala en el abastecimiento y contar con fondos suficientes que permitan la adquisición de mayores insumos, con el fin de atender las ampliaciones de la producción. La administración financiera, debe garantizar una adecuada sincronización de los flujos de efectivo, interpretativa de las temporadas de compras y ventas, de manera que la empresa disponga de suficientes reservas de efectivo para cubrir las transacciones corrientes y aprovechar al máximo las ventajas financieras que conceden las compras en gran escala, sin descuidar el aprovechamiento externo de fondos excesivos

21 EL PRESUPUESTO DE EFECTIVO Política Financiera de Recursos líquidos Presupuesto La demanda de efectivo puede dividirse en tres categorías: Transaccional, especulativa y de cautela. Transaccional La transaccional responde a la necesidad de contar con dinero para cancelar a tiempo las deudas que surjan de la evolución normal de los negocios (pago a proveedores, sueldos y jornales, dividendos, impuestos). Esta demanda también encierra la previsión de fondos líquidos con los cuales cubrir compras de materias primas que sólo pueden obtenerse durante las cosechas y que pueden ser perecederas, como el negocio de las conservas alimenticias

22 EL PRESUPUESTO DE EFECTIVO Política Financiera de Recursos líquidos Presupuesto - Especulativa La demanda especulativa responde a la obligatoriedad de mantener dinero en efectivo para beneficiarse de probables cambios en el nivel de precios de los bienes mobiliarios. Cuando se espera que suban las tasas de interés y en consecuencia decrezcan las cotizaciones, esta causal indicaría que la firma debe mantener una disponibilidad adicional de dinero hasta que desaparezca el aumento de las cargas financieras. Cuando se proyecte la caída de las tasas de interés, el dinero debe invertirse en valores; mas a delante las firmas se beneficiaran con la caída de las tasas

23 EL PRESUPUESTO DE EFECTIVO Política Financiera de Recursos líquidos Presupuesto - Cautela La demanda de cautela o precaucional responde a la necesidad de mantener un colchón o reserva para afrontar contingencias o situaciones fortuitas. Cuanto más predecibles son los flujos de fondos, tanto menos necesario es el colchón de seguridad, y este puede reducirse con la posibilidad de obtener rápidamente dinero prestado, cuando se presente la emergencia de iliquidez. Asimismo, no todas las disponibilidades sostenidas con motivos de precaución se encuentran en el estado de efectivo (improductividad), ya que parte de ellas puede invertirse en títulos valores con realización inmediata

24 EL PRESUPUESTO DE EFECTIVO Política Financiera de Recursos líquidos Presupuesto Aparte de los motivos expuestos para mantener efectivo, la acertada administración de recursos líquidos debería considerar los factores siguientes para establecer los niveles de efectivo óptimos: aprovechar los descuentos comerciales por pronto pago, demostrar una posición de alta liquidez con la cual satisfacer las normas de crédito establecidas por el sector financiero, aprovechar oportunidades comerciales favorables que pueden darse de vez en cuando y sortear con éxito situaciones de urgencia, como las huelgas o las campañas de especiales de venta de los competidores

25 EL PRESUPUESTO DE EFECTIVO Política Financiera de Recursos líquidos Presupuesto La demanda de recursos líquidos, consolidada por los motivos enunciados, representa el soporte de lo que la teoría financiera ha denominado saldo mínimo, que debe garantizarse al comienzo y al término de cada mes, cuando se trata de empresas en marcha, o de cada año, cuando se aborda el pronóstico del efectivo en proyectos económicos de inversión

26 EL PRESUPUESTO DE EFECTIVO Política Financiera de Recursos líquidos Presupuesto Aunque en términos matemáticos no es complejo determinar el saldo mínimo, para asegurarlo es conveniente considerar algunas prácticas administrativas o gestiones que ayudan a la sincronización de los flujos de entradas y salidas. En efecto, para que los niveles de efectivo se ajusten a la proyección, deben tenerse en cuenta los siguientes factores:

27 EL PRESUPUESTO DE EFECTIVO Política Financiera de Recursos líquidos Presupuesto - Necesidad mínima de dinero operativo Consulta los probables flujos de fondo de la empresa y la composición de los pasivos en función del vencimiento. En otras palabras, este nivel mínimo se calcula con base en los pronósticos de ingresos y egresos, sin plantearse la necesidad de considerar fondos adicionales con los cuales garantizar los motivos de especulación, precaución y seguridad

28 EL PRESUPUESTO DE EFECTIVO Política Financiera de Recursos líquidos Presupuesto - Eficiencia administrativa Tiene que ver con la certeza y la confiablidad que acompañan la elaboración de los presupuestos de la empresa. Si los planes son conscientes y realistas, ello se traducirá en la obtención de los niveles de efectivo esperados; pero si los planes, cuya expansión matemática, son los presupuestos, reflejan resultados excesivamente pesimistas u optimistas, esto conducirá a vacíos en los pronósticos y, por ende, a la desincronización de los flujos de efectivo

29 EL PRESUPUESTO DE EFECTIVO Política Financiera de Recursos líquidos Presupuesto - Política bancaria de saldos mínimos Mediante el establecimiento de esta política el sector bancario le indica a las empresas el nivel mínimo de efectivo que debe mantenerse en cuenta corriente. El mecanismo empleado para determinarlo es el siguiente: la empresa consigna el dinero en el banco y éste procede a restar de los fondos promedios mantenidos la parte correspondiente a la reserva legal, quedando como residuo la materia prima con la que contará para generar utilidades. Dicho residuo multiplicado por la tasa de rendimiento del Banco produce el rendimiento de la cuenta expresado en pesos. Después del cálculo se cuantifica el costo de la cuenta, para lo cual se emplean algunos estándares de costos calculados de antemano por servicios como depósitos, transferencias, cheques, etc.

30 EL PRESUPUESTO DE EFECTIVO Política Financiera de Recursos líquidos Presupuesto - Política bancaria de saldos mínimos Los costos unitarios de cada tipo de operación multiplicados por el número de transacciones desarrolladas en un mes cualquiera darán como resultado el costo de la cuenta. Si el costo total es menor que el rendimiento de la cuenta, ésta es rentable, y en caso contrario, da pérdidas. El saldo mínimo se fija en aquel punto o nivel en que la cuenta es apenas beneficiosa, o sea cuando supera la barrera del equilibrio (rendimiento de cuenta = a costo).

31 EL PRESUPUESTO DE EFECTIVO Política Financiera de Recursos líquidos Presupuesto - Política bancaria de saldos mínimos Cuando la empresa tiene abierta una línea de crédito permanente, el Banco exigirá saldos mínimos superiores. Los niveles mínimos de efectivos exigidos por la banca se denominan saldos compensatorios. Según Calman, el mínimo nivel medio que una firma debe mantener es la cantidad mayor entre el monto medio de depósitos necesarios para compensar a los bancos y el nivel medio de efectivo disponible requerido para satisfacer las necesidades operativas.

32 EL PRESUPUESTO DE EFECTIVO Política Financiera de Recursos líquidos Presupuesto - Aceleración de cobranzas versus demora de pagos Este enfrentamiento de decisiones conducirá a mejorar o empeorar la posición de liquidez. El aumento de fondos disponibles es una combinación de rápida cobranza y lento pago, sin comprometerse la obtención de descuentos por pronto pago.

33 EL PRESUPUESTO DE EFECTIVO Política Financiera de Recursos líquidos Presupuesto - Capacidad financiera para obtener préstamos Cuanto más sólida sea la situación financiera de una firma, en campos como respaldo de activos fijos, rentabilidad, grado de endeudamiento y crecimiento, tanto más factibles serán las posibilidades de conseguir préstamos de emergencia, cuando las necesidades de efectivo superen los saldos operativos y precautivos mantenidos.

34 EL PRESUPUESTO DE EFECTIVO Política Financiera de Recursos líquidos Presupuesto - Gestión acelerada de cobranzas La lentitud o prontitud dadas en el proceso de recuperar la cartera, tiene repercusiones directas sobre los saldos y la sincronización del efectivo. De acuerdo con los factores mencionados, que proporcionan a la gerencia financiera, suficiente elementos de juicio para determinar los niveles óptimos de efectivo, estos se califican positiva o negativamente en el contexto financiero según diferentes tipos de costos, y se precisan mucho más mediante la implantación de diversos métodos con los cuales mejorar la liquidez. Existen tres tipos de costos que deben sopesarse para establecer los niveles óptimos de efectivo: los de oportunidad, los de confianza y los de abandono.

35 EL PRESUPUESTO DE EFECTIVO Política Financiera de Recursos líquidos Presupuesto - Gestión acelerada de cobranzas Los costos de oportunidad ocurren cuando se desaprovechan oportunidades de inversión lucrativas causadas por el hecho de sostener saldos de efectivo ociosos. Estos costos pueden ser producto de sostener en bancos saldos compensatorios excesivamente altos, sin tener en cuenta que la diferencia entre los altos saldos y el mínimo debería canalizarse hacia inversiones en valores negociables, los cuales serán liquidados con anticipación en el momento en que surja su utilización para pagos. Tal decisión es limitada por el hecho de que el probable período de tenencia de los valores debe ser lo suficientemente prolongado para que el interés ganado compense los costos de compraventa y el costo de las molestias y demoras presentadas al comprar y vender los valores mobiliarios

36 EL PRESUPUESTO DE EFECTIVO Política Financiera de Recursos líquidos Presupuesto - Gestión acelerada de cobranzas Cuando se presupone la inexistencia de riesgos asociados con los flujos normales de entradas y salidas de efectivo, desconociéndose que algunos compradores pueden diferir el pago o que pueden acontecer intempestivos crecimientos en los precios de insumos, las empresas pueden incurrir en costos de confianza, derivados de un excesivo optimismo sobre la sincronización presupuestada de los fondos monetarios entrantes y salientes. Dichos costos se manifiestan en la cesación de compromisos de pago o en traumas productivos que impiden la labor comercial, a sabiendas que por ambos caminos las utilidades tienden a decrecer

37 EL PRESUPUESTO DE EFECTIVO Política Financiera de Recursos líquidos Presupuesto - Gestión acelerada de cobranzas Los gerentes financieros están en la obligación de mantener buenas relaciones con el sector financiero en general, demostrar un adecuado manejo de sus cuentas y comprobar el cumplimiento de los compromisos inherentes a los créditos concedidos. En efecto, cuando se otorga importancia excesiva a la autonomía financiera, negando de manera deliberada la utilización de créditos, tal actitud determina que las entidades prestamistas impongan trabas a los empréstitos solicitados por empresarios o directivos que sólo acuden a los mismos en casos extremos. La negación de créditos da pie a costos de abandono, representados por las utilidades pronosticadas y no obtenidas en razón del deficiente financiamiento del capital de trabajo. Dichos costos pueden generarse al adoptar deliberadamente la política de demorar los pagos, y cuya repercusión puede sintetizarse en dos aspectos: pérdida de los descuentos por pronto pago y menoscabo de la imagen empresarial ante los proveedores comerciales y los financistas extremos

38 EL PRESUPUESTO DE EFECTIVO Política Financiera de Recursos líquidos Presupuesto - Gestión acelerada de cobranzas Desde el punto de vista financiero, la administración eficiente del efectivo resulta al no incurrir en los costos descritos, para lo cual, aparte de estudiar y aplicar correctamente las formulas de manejo indicadas en la determinación del nivel óptimo, es conveniente introducir los métodos siguientes: reducción de los plazos entre las fechas de envío y recepción de remesas, traslado oportuno de los fondos recibidos a los bancos autorizados para pagar con el fin de no mantener saldos ociosos, y disminución de pérdidas en descuentos concedidos por pronto pago, ya que a mayores descuentos perdidos corresponden proporcionalmente disminuciones de las disponibilidades monetarias

39 EL PRESUPUESTO DE EFECTIVO Política Financiera de Recursos líquidos Presupuesto - Gestión acelerada de cobranzas El manejo de las disponibilidades monetarias interpreta el objetivo de tenencia de recursos líquidos sin incurrir en los extremos de saturación o insuficiencia. En el primer caso, no tiene sentido sostener una posición de fuerte liquidez que lesiona la rotación o movilización de los fondos invertidos, cuando éstos podrían materializarse en inversiones temporales generadoras de intereses. Cuando se pasa al polo opuesto, limitando las disponibilidades a las exigencias estrictamente operacionales, la insolvencia técnica puede acarrear problemas de restricciones de pagos

40 EL PRESUPUESTO DE EFECTIVO Política Financiera de Recursos líquidos Presupuesto - Gestión acelerada de cobranzas El gráfico involucra los preceptos teóricos en que descansa la administración financiera del efectivo, e incorpora como parte culminante el instrumento del presupuesto de efectivo, con el cual la gerencia financiera puede prever los flujos de ingresos y egresos. La confección de dicho presupuesto consulta los aspectos relacionados a continuación

41 EL PRESUPUESTO DE EFECTIVO Política Financiera de Recursos líquidos Tipos de presupuesto y parámetros de presupuestación -Presupuesto de ventas Éste es el soporte para determinar los ingresos que percibirá la empresa al comercializar sus productos o servicios. Para conocer el monto de recursos líquidos que tiene la empresa para cancelar sus deudas, se recurre a la siguiente información: unidades a vender por línea de producto o tipo de servicio, periodicidad de los negocios, precios o tarifas y pauta de crédito. El pronóstico de ventas responderá a la multiplicación de las unidades por los precios. Los verdaderos recaudos corresponderán a la política de crédito fijada por la empresa en cuanto a plazos y descuentos. Definido el presupuesto de ventas, compete a las diferentes áreas organizacionales, planificar los requerimientos de insumos y materiales precisados por la operación

42 EL PRESUPUESTO DE EFECTIVO Política Financiera de Recursos líquidos Tipos de presupuesto y parámetros de presupuestación -Presupuesto de compras Este presupuesto consólida el ejercicio del abastecimiento en los campos comerciales y de apoyo logístico. El insumo a tener en cuenta para elaborar el pronóstico de compras es el presupuesto de producción, que a su vez depende de las proyecciones de ventas. Con la información de producción y de los estándares técnicos de consumo e insumos por unidad producida, se calcula el volumen de unidades de cada componente de producto final para los diferentes períodos del año. El consumo mensual se multiplica por el costo unitario estimado para cada insumo, cuantificándose así el presupuesto de materias primas. Los desembolsos de efectivo se calculan según las condiciones de crédito estipuladas por los proveedores. Para determinar las adquisiciones anuales de insumos debe considerarse la aplicación de las siguientes fórmulas

43 EL PRESUPUESTO DE EFECTIVO Política Financiera de Recursos líquidos Tipos de presupuesto y parámetros de presupuestación -Presupuesto de compras Consumo anual calculado + inventario final previsto o existencias de seguridad - inventario inicial disponible Los pagos derivados de la operación administrativa por concepto de suministros obedecen a un plan que refleja las tendencias históricas de consumos y precios, así como el momento más oportuno para acometer el abastecimiento. Las pautas que regulan el crédito otorgado por las firmas que atienden el suministro de elementos vitales para las funciones administrativas y de apoyo logístico (papelería, consumo de combustibles, útiles de escritorio) hacen parte del plan.

44 EL PRESUPUESTO DE EFECTIVO Política Financiera de Recursos líquidos Tipos de presupuesto y parámetros de presupuestación -Presupuesto de Producción Su elaboración se sustenta en el presupuesto de ventas. De este presupuesto depende el plan de requerimientos de insumos y recursos a emplear en el proceso productivo. Para estimar la cantidad a producir por cada línea de comercialización deben considerarse las siguientes variables: ventas presupuestadas por línea, inventarios finales o de seguridad esperados por línea e inventarios iníciales. El presupuesto de producción por línea corresponderá a los resultados arrojados con la aplicación de la expresión. matemática ventas pronosticadas + inventario final deseado o de seguridad - inventario inicial. Los volúmenes de producción calculados constituirán la base para la cuantificación de los costos por concepto de materiales e insumos (presupuesto de compras), mano de obra y gastos indirectos de fabricación

45 EL PRESUPUESTO DE EFECTIVO Política Financiera de Recursos líquidos Tipos de presupuesto y parámetros de presupuestación -Presupuesto de Producción En la Presupuestación del costo de la mano de obra, el trabajo se fundamenta en diagnosticar claramente las necesidades de recurso humano para satisfacer la producción anual prevista. En el caso de las empresas caracterizadas por la regularidad en volúmenes de producción ( no sometidas a la presencia de ciclos en la comercialización), la necesidad de horas-hombre o número de operarios no varía de un mes a otro y, por tanto, la responsabilidad de quienes tienen asignada la operación fabril consistirá en determinar el número de horas-hombre (para el caso de remuneración en función del tiempo laborable) o de operarios (cuando se remunera el trabajo según un salario fijo); tales datos multiplicados por el estándar de costo por hora-hombre o por operario, darán el costo en cuanto a la mano de obra

46 EL PRESUPUESTO DE EFECTIVO Política Financiera de Recursos líquidos Tipos de presupuesto y parámetros de presupuestación -Presupuesto de Producción Ante situaciones de bajas fluctuaciones en la producción, en el presupuesto de efectivo los desembolsos corresponderán al costo mensual de la mano de obra. Cuando las compañías ejecutan la comercialización con fundamentos en ciclos claramente definidos, la producción y el costo de la mano de obra variarán de acuerdo con las temporadas de ventas, y los egresos por concepto de salarios oscilarán Respecto a los gastos indirectos de fabricación, un grupo de ellos es de naturaleza fija, al no depender de los niveles de producción y, por tanto, darán lugar a egresos de efectivo constantes (sueldos de supervisión, mantenimiento). Otra gama de costos, entre los que se encuentra el consumo de energéticos (carbón o energía requeridos por el funcionamiento de las calderas u hornos, por ejemplo), varían según los volúmenes de producción, por lo cual el cambio de costos se refleja en el desembolso de efectivo

47 EL PRESUPUESTO DE EFECTIVO Política Financiera de Recursos líquidos Tipos de presupuesto y parámetros de presupuestación -Presupuesto de comercialización Corresponde a los costos en que se incurre para llevar un producto desde el origen (fabrica) hasta el consumidor final, incluidas la publicidad, la promoción y las comisiones por ventas, entre otros. Regiones como la publicidad y la promoción pueden cuantificarse según el parámetro metas de ventas. En el presupuesto de efectivo los egresos reales examinan las cláusulas de créditos estatuidas por los medios publicitarios. En cuanto a las comisiones, éstas constituyen un porcentaje sobre las ventas, por lo que los costos y las salidas de efectivo ocurren durante el periodo en que los negocios se realizan.

48 EL PRESUPUESTO DE EFECTIVO Política Financiera de Recursos líquidos Tipos de presupuesto y parámetros de presupuestación -Presupuesto de Gastos administrativos Recopila los diferentes gastos causados por la gestión administrativa, o sea interpreta el apoyo logístico humano proporcionado a las funciones del abastecimiento, la producción y el transporte hacia la empresa y desde ella. Tales gastos se computan mediante la sumatoria de las remuneraciones estimadas para los cargos administrativos y las salidas de efectivo se presentan durante el período en que dichos gastos se causan. El trabajo de confección final del presupuesto de efectivo involucra los compromisos en contra (amortización de empréstitos, pago de intereses y deudas comerciales) y a favor (cuentas por cobrar), que aparecen en el balance general. Además, en dicho presupuesto se contemplan los pagos de impuestos y dividendos programados.

49 EL PRESUPUESTO DE EFECTIVO Elaboración del Presupuesto de Efectivo A continuación se presenta el esquema general para la elaboración del presupuesto de efectivo, considerando las fuentes de información de dónde extraer los datos respectivos y las múltiples posibilidades de financiamiento con las cuales alimentar los niveles de efectivo, así como las transacciones financieras que determinan pagos con los recursos líquidos. Como complemento del esquema general aplicado a la Presupuestación de efectivo que se encuentra a continuación, el gráfico recoge el proceso seguido para establecer los niveles de fondos líquidos y permite inferir que la labor presupuestal cobija los siguientes pasos.

50 EL PRESUPUESTO DE EFECTIVO Elaboración del Presupuesto de Efectivo 1.Conocimiento del saldo existente (SI) al comienzo del periodo de planeamiento. 2.Suma del saldo y de las entradas previstas (E) para calificar las disponibilidades (D = SI + E). 3.Computo de las salidas de efectivo programadas (S). 4.Establecimiento de los saldos finales (SF = D - S), deduciendo las disponibilidades previamente estimadas. 5.Comparación de flujo neto (FN) y los saldos mínimos (SM) requeridos, para precisar si es necesario gestionar la contratación de créditos a corto plazo o redimir títulos valores cuando FN es inferior a SM. En el caso contrario (FN > SM), la gerencia conocerá antes en qué momento conviene colocar externamente los excedentes de liquidez y evitar la posesión de fondos no requeridos por la operación. La inmovilización de recursos, afecta las metas de rentabilidad y tiene el agravante de la pérdida del poder adquisitivo derivada de los procesos inflacionarios

51 EL PRESUPUESTO DE EFECTIVO Elaboración del Presupuesto de Efectivo Según el gráfico siguiente el proceso seguido para determinar las necesidades de efectivo consulta inicialmente los objetivos comerciales, dado que éstos condicionan las políticas de inventarios y los programas de producción. Las metas de ventas, unidas al conocimiento de la estructura de precios por productos, de la estacionalidad imputable a los negocios y de las condiciones de créditos que regulan las transacciones con la clientela (compradores y/o canales de distribución), permite conocer en qué momento del periodo de presupuestación ocurrirá el ingreso de fondos líquidos

52 Elaboración del Presupuesto de Efectivo

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54 EL PRESUPUESTO DE EFECTIVO Elaboración del Presupuesto de Efectivo En materia de desembolsos, al integrar la información de las ventas previstas por un producto, los niveles medios de inventarios de productos terminados y la periodicidad de los negocios, es posible precisar los programas de producción para definir el volumen de insumos exigidos para atender la transformación o ensamble de bienes finales. Dicho volumen refleja el tamaño de la producción estimada y la composición química o física de los artículos.

55 EL PRESUPUESTO DE EFECTIVO Elaboración del Presupuesto de Efectivo Una vez calculada la demanda de insumos o suministros por someter a procesamiento industrial, el tamaño de las compras © se cuantifica con base en dicha demanda (D) y en los niveles de inventarios iniciales (II), y finales (IF), así: C = D + IF – II Para determinar el nivel óptimo de efectivo, evitar los costos en que puede incurrirse por yerros en la administración de los fondos líquidos y mejorar la posición de liquidez, la gerencia financiera sustenta la política del efectivo en limitar la ocurrencia de dos fenómenos: saturación o insuficiencia de recursos líquidos

56 EL PRESUPUESTO DE EFECTIVO Elaboración del Presupuesto de Efectivo En caso de saturación o tenencia de efectivo por encima de los saldos óptimos, la inmovilización de fondos influencia negativamente la rotación (factor de la rentabilidad) y constituye un represamiento de recursos que plantea la pérdida de oportunidades de obtención de ganancias en alternativas externas de inversión. Cuando el exceso de efectivo es fruto de una actitud deliberada tendiente a posponer la cancelación de los compromisos comerciales o financieros, la empresa verá restringidos sus niveles de efectivo y, hacia el futuro, no sólo deberá absorber el pago de intereses de mora, sino sufrir las consecuencias de la pérdida de imagen ante los proveedores, bancos y entidades financieras, acarreando ello la no concesión de descuentos, el no suministro de insumos y demás elementos requeridos por la operación productiva, y la negativa al financiamiento monetario

57 EL PRESUPUESTO DE EFECTIVO Elaboración del Presupuesto de Efectivo Ante situaciones de insuficiencia, si no se procede oportunamente para conseguir los préstamos que permitan cubrir los faltantes, la secuela de hechos que conducen a la merma de los rendimientos comienza por la cesación de pagos, prosigue con la cancelación del crédito, Continúa con la no tenencia de insumos y culmina con la caída de los niveles de producción, de las ventas y de las utilidades. Al estudiar la trascendencia de una mala programación y una mala gestión en el manejo del efectivo, plasmada en los extremos de saturación o insuficiencia, es cuando la formulación de su política y la estimación de los niveles óptimos deben responder a un planeamiento pormenorizado. Continúa con la no tenencia de insumos y culmina con la caída de los niveles de producción, de las ventas y de las utilidades. Al estudiar la trascendencia de una mala programación y una mala gestión en el manejo del efectivo, plasmada en los extremos de saturación o insuficiencia, es cuando la formulación de su política y la estimación de los niveles óptimos deben responder a un planeamiento pormenorizado


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