SISTEMA DE CONTROL INTERNO

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1 SISTEMA DE CONTROL INTERNO

2 SISTEMA DE CONTROL INTERNO
El Control Interno para la Empresa está concebido tal como lo define el Artículo 1º de la Ley 87 de 1993, es decir, como un Sistema. A partir de la Teoría General de Sistemas se puede afirmar que el Sistema de Control Interno procesa insumos y genera resultados dirigidos hacia dentro y fuera de la Organización, adaptándola, mejorándola y desarrollándola con el fin de alcanzar el logro de su Misión y sus Objetivos. La gestión del Sistema de Control Interno conlleva a mejorar los servicios ofrecidos, a una comunicación efectiva con las Organizaciones y con las personas con quienes interactúan.

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Los principales insumos de este Sistema son: 1. El Plan Estratégico de la Empresa, 2. Los resultados de la gestión y 3. Toda la normatividad vigente. Es responsabilidad de la Gerencia de la Empresa dotar al Sistema de Control Interno de todos los recursos necesarios para el cumplimiento de su Misión.

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El principal producto del Sistema de Control Interno es la garantía a la comunidad de usuarios, de que la Empresa está prestando servicios con calidad. Evalúa permanentemente la gestión y al mismo tiempo garantiza que todas las funciones se estén desarrollando de acuerdo con lo planeado. Garantiza tanto a la Organización como al mismo Sistema una evaluación independiente de la gestión y del cumplimiento de los planes y proyectos necesarios para su funcionamiento.

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1. ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. El Control Interno es uno de los componentes esenciales de la gestión de la Empresa que tiene como fin garantizar el cumplimiento de la misión y los objetivos institucionales, con los niveles óptimos de calidad, eficacia y eficiencia.

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1. ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.  Está integrado por: 1. Las normas, métodos y principios legales externos que rigen la organización y desempeño de la Empresa. 2. Las normas, métodos y principios internos que rigen la organización y desempeño de la Empresa. 3. La Plataforma Estratégica de la Empresa. 4. El esquema organizacional que asuma la Empresa en cumplimiento de su plataforma. 5. El contenido de los planes, programas, proyectos y contratos adoptados y suscritos por la Empresa. 6. Los procesos (procedimientos y actividades) de la Empresa 7. Los principios, métodos y procedimientos de evaluación que aplica la Empresa sobre su propia gestión. 8. Los principios, métodos y procedimientos de decisión y acción que se derivan de los resultados de la evaluación 9. El sistema de información que soporta los procesos anteriores.

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2. VISIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. 1. Garantizar la salvaguardia y aseguramiento de los recursos, y prevenir y evitar los riesgos a que estén expuestos. 2. Garantizar el manejo óptimo de la información haciendo gran énfasis en su gestión, lo que permitirá una adecuada evaluación del logro de los objetivos. 3. Permitir hacer los análisis pertinentes sobre la gestión realizada, detectar las desviaciones presentadas en el logro de las metas y objetivos y recomendar las medidas correctivas necesarias. 4. Garantizar que las actividades y operaciones se realicen de acuerdo con las directrices, normas y procedimientos, evitando cualquier desvío que pueda alterar el normal desarrollo de las tareas.

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2. VISIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. Debe abrigar: 1.Una Cultura De Autocontrol 2.El sentido de pertenencia, calidad total y el compromiso de sus funcionarios 3. El apoyo decidido de la Gerencia 4. La eficiencia en el desarrollo de su objeto social 5. El autocontrol como actividad intrínseca a la gestión gerencial.

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3. MISIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. Por mandato Constitucional, la gestión administrativa de Control está al servicio de los intereses generales y se fundamenta en los principios de eficacia, economía, objetividad y divulgación, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. El Sistema de Control Interno de la Empresa vela porque se le de cabal cumplimiento a los principios antes mencionados y propende por buscar continuamente nuevos mecanismos que modernicen permanentemente el Control, se ajusten a las necesidades de la Empresa y faciliten su adaptación a los cambios organizacionales y del entorno.

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3. MISIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. El Sistema de Control Interno promueve y facilita la participación comunitaria en el Control de la Gestión. • El Control está incorporado en todas las actividades administrativas y operativas y en todo nivel de gestión; es ejercido con sentido humanista y positivo; cuenta con el compromiso y respaldo permanente de todo el personal, para así lograr la excelencia en la gestión y contribuir al mejoramiento del nivel y el estado de salud de los usuarios de los servicios que presta la Empresa.

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4. VALORES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. • Ética. Todo funcionario debe tener un comportamiento profesional responsable, honesto y leal en todas sus actuaciones. • Responsabilidad. Los funcionarios estarán comprometidos a responder con diligencia y cuidado por sus funciones con mentalidad de servicio a la comunidad. • Equidad. Las actuaciones del funcionario deben estar enmarcadas por la ponderación, justicia, prudencia, templanza y moderación. • Idoneidad. Los funcionarios se deben caracterizar por tener las capacidades profesionales y personales requeridas para el desarrollo de sus cargos; deben ser de confianza y poseer amplia experiencia para realizar las actividades asignadas. • Construcción. Los funcionarios a todo nivel están obligados a proponer mejoras al Sistema de Control como mecanismo de desarrollo integral y perfeccionamiento del mismo.

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5. PRINCIPIOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. Además de los Principios exigidos por Ley para el Sistema de Control Interno (igualdad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad y valoración de los costos ambientales), la Empresa asume para su propio sistema otros principios, a saber: • Legalidad. El sistema de control vela porque la normatividad se cumpla de acuerdo con la jerarquía de las Leyes. • Fortaleza. El nivel directivo respalda y lidera el control organizacional, ya que desde ahí se le inyecta la fuerza e importancia suficiente para que permita alcanzar el cumplimiento de su Misión. Cuenta con los recursos necesarios, un adecuado programa de desarrollo de personal y el compromiso de todos los funcionarios.

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Coordinación. La institución adapta su estructura organizacional para un mejor entendimiento y perfección de la Organización y fomenta la interacción constante entre sus diferentes áreas funcionales. • Eficacia. La institución determina con claridad su Misión, propósito y metas de cada una de las dependencias; define a la comunidad como centro de su actuación, dentro de un enfoque de excelencia en la prestación de los servicios y establece rigurosos sistemas de control para darles cumplimiento. • Oportunidad. Lo controles definidos por el Sistema se aplican con la debida celeridad, proporcionando información útil para soportar el proceso de toma de decisiones.

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Precisión. El ejercicio del control debe presentarse en el grado de detalle y exactitud apropiado a la actividad controlada. • Concentración. La institución orienta el control hacia la totalidad de sus áreas, promoviendo la descentralización, sin que ello implique que se desligue del nivel central de dirección. • Objetividad. El Sistema de Control no debe obedecer a criterios que aparten a la organización del cumplimiento de la misión. • Adaptación. El sistema de Control se ajusta a los cambios que sufre la Organización para que responda a las exigencias del medio, garantizando así su permanencia y desarrollo.

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Simplicidad. Las funciones, actividades y tareas establecidas por el Sistema de Control deben ser tan sencillas que faciliten la gestión de la administración. • Causa-Efecto. Los beneficios generados por la implantación del Sistema de Control son mayores que el costo de los recursos utilizados para tal fin. • Divulgación. Toda la Organización tiene acceso a la información generada por el Sistema de Control, conoce y analiza sus resultados para mejorar el proceso de toma de decisiones.

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6. OBJETIVOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. 1. Garantizar el desarrollo de un Sistema de Información oportuno y confiable que mantenga la integridad, exactitud y oportunidad de la toma de decisiones. 2. Brindar suficiente protección a los recursos humanos, financieros, físicos y tecnológicos con que cuenta la Organización, buscando su adecuada administración ante riesgos potenciales que los afecten. 3. Garantizar la adecuada definición y adaptación de la estructura organizacional. 4. Garantizar la correcta ejecución de las funciones y actividades de manera que aseguren una adecuada prestación del servicio y un uso racional y debido de los recursos, para el cumplimiento de los objetivos de la Empresa.

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6. OBJETIVOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. 5. Asegurar el cumplimiento de la normatividad legal y administrativa en todos los niveles de la Organización. 6. Generar la cultura de control que favorezca un cambio de actitud de los funcionarios de la institución. 7. Asegurar que el Sistema de Control Interno disponga de mecanismos propios de verificación y evaluación y proponga los ajustes y correctivos pertinentes. 8. Identificar desviaciones que se presenten en la Empresa y que puedan afectar el logro de sus objetivos, para definir y aplicar medidas que logren corregirlas.

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6. OBJETIVOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. 9. Asegurar que la Empresa disponga de procesos de Planeación y mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional, de acuerdo con su naturaleza y características. 10. Garantizar los niveles óptimos de eficacia, eficiencia y economía en todas las operaciones adelantadas por la Empresa, promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la Misión Institucional. 11. Garantizar la evaluación permanente y oportuna de los aspectos fundamentales de la gestión adelantada por la Empresa. 12. Asegurar la protección del medio ambiente con un adecuado control de las actividades de la Empresa que puedan afectarlo.

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7. ORGANIZACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. Es responsabilidad legal, directa e indelegable del Gerente de la Empresa, establecer, desarrollar, liderar, mantener y perfeccionar permanentemente el Sistema de Control Interno, ajustándolo a las características de la institución y de su entorno. b. La Empresa contará con un Coordinador de Control Interno, responsable de verificar y evaluar permanentemente y de manera independiente el Sistema de Control Interno de la entidad y proponer al Gerente las recomendaciones para mejorarlo. c. Para efectos de garantizar la planeación y el desarrollo del Sistema de Control Interno y su efectividad, la Empresa creará y organizará el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, con sujeción a la Ley 87 de 1993 y el Decreto Reglamentario 1826 de 1994.

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d. En cada una de las dependencias y servicios, el funcionario encargado de dirigirla, es responsable por la aplicación de los métodos y procedimientos del Sistema, así como por la evaluación del control interno ante su superior inmediato, de acuerdo con los niveles de autoridad representados en el Organigrama de la Empresa. e. Todo funcionario, cualquiera que sea su cargo, será responsable por si mismo (Autocontrol) y ante su superior inmediato por la aplicación de las disposiciones del Sistema de Control Interno a los procesos y actividades que conforman sus funciones.

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f. El Control Interno se considerará una de las funciones básicas y esenciales de todas y cada una de las dependencias y funcionarios de la Empresa. g. Todas las funciones y procesos adelantados por la institución incluirán un componente de Control Interno. Este componente será especialmente desarrollado en los procedimientos asistenciales, contables, financieros, de planeación y de información.

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8. INSTRUMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. a. Los instrumentos formales de creación y organización de la Empresa. b. Los planteamientos formales de la Empresa frente a su gestión c. Todos los contratos suscritos por la Empresa. d. Los informes generados sistemáticamente por el Sistema de Información de la Empresa y aquellos que se requieran adicionalmente. e. Las disposiciones legales vigentes, especialmente las contenidas en la Ley 100 de 1993 y sus decretos reglamentarios.

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9. CONTENIDO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. • Por su misma naturaleza el Sistema de Control Interno debe encontrarse profundamente ligado a todas las actividades de la empresa. • El Sistema de Control Interno, involucra la Plataforma Estratégica de la Empresa y los procesos de planeación, evaluación e información. • La Plataforma Estratégica empresarial proporciona el punto de partida y el marco de acción del proceso de control. • El proceso de planeación determina las rutas óptimas de la gestión y debe anticipar los resultados y características que serán objeto de control. • El proceso de evaluación define los Indicadores de Gestión y los valores de referencia que utilizará el sistema.

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9. CONTENIDO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. • El Sistema de Información generará y suministrará en forma confiable y oportuna los indicadores requeridos por el Sistema de Control Interno. • Por su parte el Sistema de Control Interno deberá caracterizarse por una capacidad de respuesta e intervención que sea a la vez informada, lógica, oportuna, equitativa, eficiente, y eficaz. • En atención a lo estipulado en el artículo 13 de la ley 87 de 1993, los informes de Control Interno tendrán valor probatorio en los procesos disciplinarios, administrativos, judiciales y fiscales, cuando las autoridades competentes así lo soliciten. • En ningún caso corresponderá a la Oficina de Control Interno ejercer el control previo mediante refrendaciones, autorizaciones o “vistos buenos” a los actos de la administración.

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10. RESPONSABILIDAD DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. La responsabilidad del Sistema de Control Interno estará a cargo de todos y cada uno de los funcionarios de la institución y en especial a cargo de aquellos con autoridad y mando. Como consecuencia estará inmerso el autocontrol y el deber de aplicar todas las herramientas del sistema, dentro de las funciones asignadas a cada cargo en la Empresa. La responsabilidad legal del Sistema corresponde al Gerente.

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11. DIRECCION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. El Sistema de Control Interno será dirigido de manera indelegable por el Gerente de la Empresa, con base en el Plan de Desarrollo del Sistema de Control Interno aprobado por la Junta Directiva y con la asesoría del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno y el Coordinador de Control Interno.

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12. PLANEACION EJECUCION Y EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. De conformidad con los artículos 10, 11 y 12 de la Ley 87 de 1993, la Empresa tendrá un Coordinador de Control Interno responsable de la planeación y evaluación del sistema. La ejecución de las diferentes actividades de control estarán a cargo de cada uno de los funcionarios de la institución, al nivel de su competencia operativa. De conformidad con el Artículo 13 de la Ley 87 de 1993 y el Decreto Reglamentario 1826 de 1994, la Empresa tendrá un Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno Sistema de Control Interno, cuya función básica será la planeación y evaluación de la gestión empresarial y el funcionamiento del sistema a través de los informes del mismo. Este Comité se crea y reglamenta mediante Acuerdo de la Junta Directiva.