Escuela Mexicana de Archivos.

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1 Escuela Mexicana de Archivos.
Xalapa Veracruz. Reflexiones y notas sobre los Archivos públicos y la entrega recepción … Jorge Nacif Mina Escuela Mexicana de Archivos.

2 QUE ES NO TENER UN ARCHIVO ORGANIZADO:
Tener un cuarto con carpetas de correspondencia de entrada y correspondencia de salida. Tener los llamados minutarios en cajones de un archivero. Tener archiveros varios llenos de fotocopias afuera en pasillos. Tener documentos sueltos atados en una bodega. Tener un archivero con documentos en carpetas. 

3 El Expediente

4 El termino expediente ha sido usado en la lengua castellana desde el siglo VI y su etimología tiene su raíz en el participio presente latino expediens, expedientis, del verbo expediré, que significa “el que resuelve, “el que desentorpece”, “el que despacha”, su origen tiene un sentido de agilidad, de ahí la derivación de la palabra expedito (fluidez de los trámites). El expediente es la encarnación física de un concepto intelectual: una serie de documentos que se integran y se mantienen juntos porque se relacionan con una actividad o un tema particular, un contenido que explica un acto o trámite administrativo, legal, contable o fiscal. El expediente refleja el ciclo administrativode un asunto que inicia con un documento de aoertura y finaliza con otro de conclusión o de resolución.

5 De acuerdo a la Norma Internacional General de Descripción Archivística (ISAD G), el expediente se define como una unidad organizada de documentos agrupados juntos para uso en la gestión del productor o en el proceso de organización archivística, debido a que se relacionan con un mismo asunto o trámite. El expediente es la unidad de instalación de los archivos. como el libro lo es de las bibliotecas.

6 Los expedientes son productos administrativos y archivísticos que deben cumplir con una serie de requisitos que le dan su esencia, su identidad y su razón de ser. Los elementos básicos que constituyen el carácter de los expedientes tenemos que considerar los siguientes: - Carácter seriado: ya que cada expediente se produce uno a uno de acuerdo a la función o atribución de la Unidad Administrativa. - Carácter orgánico: son parte de toda un todo estructurado, deben su existencia una institución que los produjo y sólo alcanzan sentido al interrelacionarse. - Carácter de originalidad: la información que contiene es única y no renovable, a diferencia de otros documentos múltiples, como libros o revistas. - Carácter testimonial: los expedientes proporcionan la evidencia “oficial” de la actividad que registran, por lo que deben de ser confiables la que dependen de su integración.

7 Los documentos son el soporte de:
La información: que sirve como referencia y antecedente para fundamentar una resolución. La resolución administrativa: su objetivo final, es la determinación fija y decisiva adoptada respecto el asunto planteado en el expediente. La ejecución: en su caso, son las actuaciones encaminadas a cumplir los efectos de la resolución adoptada.

8 Por su tradición son: Los documentos originales: en principio no han sido elaborados en la oficina, sino recibidos del exterior o de otra oficina, aunque no siempre. Los documentos no originales: suelen corresponder a la oficina tramitante y se conservan a efectos de referencia y como acuse de los trámites enviados. Los documentos marginales: documentos de ayuda a la tramitación, tales como notas, oficios de remisión.

9 El número de inventario del expediente
Todo expediente, al ser un bien nacional requiere contar con un número de inventario, mismo que será un registro de origen o de identidad de la administración pública. El número de inventario del expediente está estrechamente relacionado con la clasificación archivística por funciones, ya que se forma con los códigos de la propia clasificación archivística. El número de inventario se forma: con el código de clasificación de la sección documental, más el código de clasificación de la subsección en caso de existir, más el código de clasificación de la serie documental, más el código de clasificación de la subserie documental en caso de existir, más el numero corrido del expediente, más el año de apertura del expediente.

10 CAPÍTULO III DE LOS PROCESOS DE ENTREGA Y RECEPCIÓN DE ARCHIVOS  Artículo 17. Los servidores públicos que deban elaborar un acta de entrega- recepción al separarse de su empleo, cargo o comisión, en los términos de las disposiciones jurídicas aplicables, deberán entregar los archivos que se encuentren bajo su custodia, así como los Instrumentos de control y consulta archivísticos actualizados, señalando los documentos con posible valor histórico de acuerdo con el Catálogo de disposición documental.  Artículo 18. En el ámbito federal, en caso de que algún sujeto obligado, área o unidad de éste, se fusione, extinga o cambie de adscripción, el responsable de los referidos procesos de transformación dispondrá lo necesario para asegurar que todos los Documentos de archivo y los Instrumentos de control y consulta archivísticos sean trasladados a los archivos que correspondan, de conformidad con esta Ley y demás disposiciones jurídicas aplicables. En ningún caso, la entidad receptora podrá modificar los Instrumentos de control y consulta archivísticos. 

11 Las leyes locales y los instrumentos jurídicos en que se sustenten los procesos de transformación deberán prever el tratamiento que se dará a los archivos e Instrumentos de control y consulta archivísticos de los sujetos obligados en el ámbito local y municipal, en los supuestos previstos en el primer párrafo del presente artículo.  Artículo 19. Tratándose de la liquidación o extinción de una entidad de la Administración Pública Federal será obligación del liquidador remitir copia del inventario documental, del fondo que se resguardará, al Archivo General.   Tratándose de la liquidación o extinción de un Sujeto obligado de los gobiernos estatales, será obligación del liquidador remitir copia del inventario de los expedientes, del fondo que se resguardará, a los respectivos Archivos Generales o entes especializados en materia de archivos a nivel local.