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LIBROS Y REGISTROS VINCULADOS A ASUNTOS TRIBUTARIOS Abril 2012 Instituto de Administración Tributaria y Aduanera - IATA.

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LIBROS Y REGISTROS VINCULADOS A ASUNTOS TRIBUTARIOS C.P.C. Jorge De Velazco B. Marzo 2011 Instituto de Administración Tributaria y Aduanera - IATA.

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1 LIBROS Y REGISTROS VINCULADOS A ASUNTOS TRIBUTARIOS Abril 2012 Instituto de Administración Tributaria y Aduanera - IATA

2 AGENDA Introducción Marco legal La RS /SUNAT Procedimientos de autorización Formas de llevado Pérdida o destrucción de libros Contabilidad Completa Plazos máximo de atraso Libros y Registros sin formatos establecidos Libros y Registros con formatos e información mínima establecidos Infracciones y sanciones

3 NORMATIVA GENERAL Código de Comercio (año 1,902): obligación del llevado de libros de contabilidad. Decreto Legislativo Nº 1049 – Notariado: legalización de libros y documentos. Ley Ley General de Sociedades: determina los libros societarios y que la contabilidad debe ser llevada de acuerdo a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados – PCGA (ahora NIIF). Ley Nº Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad: Dirección Nacional de Contabilidad Pública y Consejo Normativo de Contabilidad. Ley N° de Profesionalización del Contador Público: determina las atribuciones exclusivas de los Contadores Públicos y el plazo para permitir las actividades de los Contadores Mercantiles (enero 2012). NORMAS DIVERSAS:

4 NORMATIVA TRIBUTARIA Art. 62° num. 16: La SUNAT mediante RS establecerá el procedimiento de autorización y señalará los requisitos, formas, condiciones y demás aspectos en que deberán ser llevados, así como los plazos máximos para su registro. Art. 87° num.4: llevar los libros de acuerdo a lo establecido en las normas pertinentes. Art. 87° num.7: conservar los libros y registros, llevados en sistema manual, mecanizado o electrónico, mientras el tributo no esté prescrito y comunicar a la AT (15 días) su pérdida, o destrucción por siniestro, asaltos y otros. Art. 175° num. 5: constituye infracción el llevar libros y registros con atraso. Art. 62° num. 16: La SUNAT mediante RS establecerá el procedimiento de autorización y señalará los requisitos, formas, condiciones y demás aspectos en que deberán ser llevados, así como los plazos máximos para su registro. Art. 87° num.4: llevar los libros de acuerdo a lo establecido en las normas pertinentes. Art. 87° num.7: conservar los libros y registros, llevados en sistema manual, mecanizado o electrónico, mientras el tributo no esté prescrito y comunicar a la AT (15 días) su pérdida, o destrucción por siniestro, asaltos y otros. Art. 175° num. 5: constituye infracción el llevar libros y registros con atraso. CÓDIGO TRIBUTARIO

5 Art. 21° inc. j) y art. 22° Inc. f) de la Ley y el art. 35° Inc. h) de su Reglamento: facultan a la SUNAT a establecer los requisitos, características, contenido, forma y condiciones en que deberá ser llevados el Libro de Retenciones incisos e) y f) del Art. 34° LlR, el Registro de Activos Fijos, el Registro de Costos, el Registro de Inventario Permanente en Unid. Físicas y el Registro de Inventario Permanente Valorizado. Art. 10° num. 1 del Reglamento: faculta a la SUNAT a través de una RS, a establecer otros requisitos del Registro de Consignaciones, Registro de Ventas e Ingresos y del Registro de Compras, cuya inobservancia no acarreará la pérdida del crédito fiscal. IMPUESTO A LA RENTA NORMATIVA TRIBUTARIA IMPUESTO GENERAL A LAS VENTAS

6 LIBROS Y REGISTROS SEGÚN RÉGIMEN TRIBUTARIO 61,133 Microempresas - RG 470,867 Microempresas - RER 221,000 Negocios de P.N. - RUS 675,000 IGV: Registro de Compras y Registro de Ventas e Ingresos IGV: Registro de Compras y Registro de Ventas e Ingresos LIBRO DIARIO DE FORMATO SIMPLIFICADO LIBRO DIARIO DE FORMATO SIMPLIFICADO CONTABILIDAD COMPLETA CONTABILIDAD COMPLETA Ing. > 150 UITs Régimen General Ing. < 150 UITs RER Ing. < 525,000 RUS Ing. < 360,000 Grandes y Pequeñas Empresas - RG Fuente: Declaraciones Juradas SUNAT Fuente: Nota Tributaria Julio SUNAT

7 2007 RS /SUNAT: Aspectos formales Formatos: Libros físicos RS :Libros Electrónicos OBLIGACIONES TRIBUTARIAS OBLIGACIONES TRIBUTARIAS OBLIGACIONES CONTABLES OBLIGACIONES CONTABLES NIIFs completas PCGE NIIFs PYMES VIGENCIA DE LAS OBLIGACIONES FORMALES

8 LA RS /SUNAT Modificada por: RS /SUNAT RS /SUNAT RS /SUNAT RS /SUNAT RS /SUNAT LIBROS VINCULADOS A ASUNTOS TRIBUTARIOS

9 CPC Jorge De Velazco B. Resoluciones de Superintendencia Tema que normaFecha Nº Establece los requisitos, formas y condiciones que deben llevar los libros y registros vinculados a asuntos tributarios (LYRVAT) así como la información mínima y formatos, lo cual entrará en vigencia a partir del 01/01/ /12/2006 Nº Posterga la información mínima y formatos de los LYRVAT hasta el 01/01/ /12/2007 Nº Posterga la información mínima y formatos de los LYRVAT hasta el 01/01/ /12/2008 NORMATIVA VIGENTE

10 CPC Jorge De Velazco B. Resoluciones de Superintendencia Tema que normaFecha Nº Suspende la entrada en vigencia de la información mínima y formatos de los LYRVAT hasta el 31/12/ /01/2009 Nº Dictan disposiciones para la implementación del llevado optativo a partir del 01/07/2010 de determinados Libros y Registros Vinculados a Asuntos Tributarios de manera electrónica 30/12/2009 Nº Modifica la forma de llevado, información mínima y plazos de atraso de los libros y registros vinculados a asuntos tributarios 26/06/2010 NORMATIVA VIGENTE

11 FORMALIDADES ESTABLECIDAS EN LA RS /SUNAT Procedimiento de autorización Forma de ser llevados Plazos máximos de atraso Pérdida o destrucción Contabilidad Completa

12 Anexo 1: 31 Libros y Registros CodNombre o descripción 1 LIBRO CAJA Y BANCOS 2 LIBRO DE INGRESOS Y GASTOS 3 LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES 4 LIBRO DE RETENCIONES INCISOS E) Y F) DEL ARTICULO 34° DE LA LEY DEL IMPUESTO A LA RENTA 5 LIBRO DIARIO 5A LIBRO DIARIO DE FORMATO SIMPLIFICADO 6 LIBRO MAYOR 7 REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS 8 REGISTRO DE COMPRAS 9 REGISTRO DE CONSIGNACIONES 10 REGISTRO DE COSTOS 11 REGISTRO DE HUÉSPEDES CodNombre o descripción 12 REGISTRO DE INVENTARIO PERMANENTE EN UNID. FÍSICAS 13 REGISTRO DE INVENTARIO PERMANENTE VALORIZADO 14REGISTRO DE VENTAS E INGRESOS 15 REGISTRO DE VENTAS E INGRESOS - ART23° RS N° /SUNAT 16 REGISTRO DEL RÉGIMEN DE PERCEPCIONES 17 REGISTRO DEL RÉGIMEN DE RETENCIONES 18REGISTRO IVAP 19 REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE ADQUISICIONES - ARTÍCULO 8° RS N° /SUNAT 20 REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE ADQUISICIONES - INCISO A) PRIMER PÁRRAFO ART 5° RS N° /SUNAT

13 CodNombre o descripción 21 REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE ADQUISICIONES - INCISO A) PRIMER PÁRRAFO ART 5° RS N° /SUNAT 22 REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE ADQUISICIONES - INCISO C) PRIMER PÁRRAFO ART 5° RS N° /SUNAT 23 REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE ADQUISICIONES - INCISO A) PRIMER PÁRRAFO ART 5° RS N° /SUNAT 24 REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE ADQUISICIONES - INCISO C) PRIMER PÁRRAFO ART 5° RS N° /SUNAT 25 REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE ADQUISICIONES - INCISO A) PRIMER PÁRRAFO ART 5° RS N° /SUNAT CodNombre o descripción 26 REGISTRO DE RETENCIONES ART 77-A DE LA LEY DE IMPUESTO A LA RENTA 27 LIBRO DE ACTAS DE LA EMPRESA INDIVIDUAL DE RESPONSABILIDAD LIMITADA 28 LIBRO DE ACTAS DE LA JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS 29LIBRO DE ACTAS DEL DIRECTORIO 30LIBRO DE MATRÍCULA DE ACCIONES 31LIBRO DE PLANILLAS Anexo 1: 31 Libros y Registros

14 Tablas Paramétricas TablaNombre 1 TIPO DE MEDIO DE PAGO 2 TIPO DE DOCUMENTO DE IDENTIDAD 3 ENTIDAD FINANCIERA 4 TIPO DE MONEDA 5 TIPO DE EXISTENCIA 6 CÓDIGO DE LA UNIDAD DE MEDIDA 10 TIPO DE COMPROBANTE DE PAGO O DOCUMENTO 11 CÓDIGO DE LA ADUANA 12 TIPO DE OPERACIÓN

15 PROCEDIMIENTOS DE AUTORIZACIÓN

16 PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN El legalizado es ante Notarios. Si no hay, es ante Jueces de Paz letrados o Jueces de Paz. Se realiza en la Provincia del domicilio fiscal, salvo Lima y Callao. La Constancia va en la primera hoja y se sellan todos los folios. Se legalizan antes de su uso. En hojas sueltas o continuas se presenta el último folio legalizado del libro o registro anterior. En libros o registros manuales, se acredita la conclusión del anterior. Legalización Incautación, pérdida o destrucción Cuando haya incautación de libros o registros manuales se presenta el documento que sustente la diligencia realizada por la autoridad competente. En la devolución de los libros o registros incautados no se podrá realizar anotaciones. Procede su cierre inmediato. En caso de pérdidas o destrucción por siniestro, asalto u otros, se debe presentar la comunicación que corresponda.

17 PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN Se debe empastar hasta por un ejercicio gravable los libros llevados en hojas sueltas o continuas. El empaste podrá comprender 2 o más ejercicios si las hojas utilizadas son menores a 20. El empaste se debe realizar dentro de los 4 meses del ejercicio siguiente. Empastado Se debe incluir las hojas anuladas. La anulación se realiza de manera visible. Las hojas sueltas o continuas no utilizadas, se pueden emplear para ejercicio siguiente. Si el empaste comprende varios tomos, cada uno debe incluir en su primera página una fotocopia del folio con la legalización del libro o registro.

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19 FORMAS DE LLEVADO Incluir los datos de cabecera: Denominación, periodo, RUC y apellidos y nombres o razón social. Registrar las operaciones: en orden cronológico, correlativo, legible, sin espacios en blanco, ni enmendaduras, Totalizar los importes en cada folio, columna o cuenta contable hasta obtener el total general del período o ejercicio gravable, De no realizarse operaciones en un ejercicio: consignar la frase SIN OPERACIONES Formalidades Llevar en moneda nacional y en castellano, salvo las excepciones del Cod. Tributario. Incluir los registros o asientos de ajuste, reclasificación o rectificación que correspondan. Contener folios originales, no admitiéndose la adhesión de hojas o folios, El Libro de Inventarios y Balances, debe ser firmado al cierre de cada ejercicio por el titular o su representante legal ; además del CPC o el CM responsables de su elaboración.

20 Se deberá utilizar el Plan Contable General vigente (PCGE) empleando las cuentas contables desagregadas. No se aplica el PCGE, cuando están obligados a emplear un Plan Contable, Manual de Contabilidad u otro similar distinto. Los que lleven su contabilidad de acuerdo al PCGE deberán adecuar los formatos y los nombres de las cuentas divisionarias y subdivisionarias del PCGR con las cuentas, subcuentas, divisonarias y subdivisionarias equivalentes. Plan Contable Modificación de la razón social Se deberá comunicar a la SUNAT dicho cambio. Se puede optar por utilizar los libros y registros con la denominación o razón social anterior hasta que se terminen,. Sólo hay que habilitarlos. También se podrá optar por abrir nuevos libros y registros, para lo cual debe acreditarse ante el Notario haber cerrado los libros y registros u hojas sueltas. FORMAS DE LLEVADO

21 PÉRDIDA O DESTRUCCIÓN DE LIBROS

22 Se comunica a la SUNAT dentro de 15 días hábiles. La comunicación deberá contener el detalle de los libros o registros, el período al que corresponden éstos, la fecha y número de la legalización, datos del notario o el número del Juzgado en que se realizó la legalización. Se debe adjuntar copia certificada de la denuncia policial. Pérdida o destrucción Plazo para rehacer libros El plazo es de 60 días calendarios, para rehacer los libros y registros. Si se requiere un plazo mayor para rehacerlos, la SUNAT otorgará la prórroga, previa evaluación. El contribuyente deber contar con la documentación que acredite la pérdida o destrucción. Los plazos se computan a partir del día siguiente de ocurridos los hechos. PÉRDIDA O DESTRUCCIÓN DE LIBROS

23 CONTABILIDAD COMPLETA

24 Libro Caja y Bancos Libro de Inventarios y Balances Libro Diario Libro Mayor Registro de Compras Registro de Ventas e Ingresos Libros generales Libros específicos según la LIR Libro de Retenciones incisos e) y f) del Artículo 34° de la LIR Registro de Activos Fijos Registro de Costos Registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas Registro de Inventario Permanente Valorizado

25 PLAZOS MÁXIMOS DE ATRASO

26 Diez (10) días hábiles Tres (03) meses Registro de Ventas e Ingresos (*) Registro de Compras (*) Registro de Consignaciones Registro de Huéspedes Libro de Retenciones inciso e) y f) del Art. 34° de LIR Registro de Ventas e Ingresos – Art. 26° RS Registro del Régimen de Percepciones Registro del Régimen de Retenciones Registro IVAP Registro Auxiliar de Adquisiciones Libro de Ingresos y Gastos (PN-4ta) MENSUAL: Libro Caja y Bancos Libro Diario Libro Diario de Formato Simplificado Libro Mayor Registro de Inventario permanente en Unidades Físicas Registro de Inventario permanente Valorizado ANUAL: Libro de Inventarios y Balances Registro de Activos Fijos Registro de Costos (*) 18 días hábiles, en el caso que sea llevado de manera electrónica

27 Ejemplo 1: Registro de Ventas Plazo de atraso: Diez (10) días hábiles, desde el primer día hábil del mes siguiente a aquél en que se emita el comprobante de pago respectivo. Julio CdP emitidos en el mes Diez (10) días hábiles Agosto 2011 PLAZOS MÁXIMOS DE ATRASO

28 Ejemplo 2: Libro Diario Plazo de atraso: Tres (3) meses, desde el primer día hábil del mes siguiente de realizadas las operaciones. Julio 2011 Operaciones realizadas en el mes Ago. 2011Set. 2011Oct. 2011Nov Tres (3) meses PLAZOS MÁXIMOS DE ATRASO

29 LIBROS SIN FORMATOS ESTABLECIDOS

30 LIBROS Y REGISTROS SIN FORMATOS Nº LIBROS SOCIETARIOS 1LIBRO DE ACTAS DE LA EIRL 2 LIBRO DE ACTAS DE LA JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS 3LIBRO DE ACTAS DEL DIRECTORIO 4LIBRO DE MATRICULA DE ACCIONES Nº LIBROS LABORALES 1LIBRO DE PLANILLAS 2PLANILLA ELECTRONICA

31 Nº CONTROL TRIBUTARIO 1REGISTRO DEL REGIMEN DE PERCEPCIONES (IGV) 2REGISTRO DEL REGIMEN DE RETENCIONES (IGV) 3REGISTRO AUXILIAR DE ADQUISICIONES – ART. 8° RS REGISTRO AUXILIAR DE ADQUISICIONES – INC A) PRIMER PARRAFO ART 5° RS REGISTRO AUXILIAR DE ADQUISICIONES – INC A) PRIMER PARRAFO ART 5° RS REGISTRO AUXILIAR DE ADQUISICIONES – INC C) PRIMER PARRAFO ART 5° RS REGISTRO AUXILIAR DE ADQUISICIONES – INC A) PRIMER PARRAFO ART 5° RS REGISTRO AUXILIAR DE ADQUISICIONES – INC C) PRIMER PARRAFO ART 5° RS REGISTRO AUXILIAR DE ADQUISICIONES – INC A) PRIMER PARRAFO ART 5° RS REGISTRO DE VENTAS E INGRESOS – ART. 26° RS (IVAP) 11REGISTRO IVAP 12REGISTRO DE HUESPEDES LIBROS Y REGISTROS SIN FORMATOS

32 LIBROS Y REGISTROS CON FORMATOS E INFORMACIÓN MÍNIMA ESTABLECIDOS

33 LIBROS Y REGISTROS CON FORMATOS Nº CONTROL CONTABLE TRIBUTARIOFORM. 1LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES 19 2LIBRO DIARIO 1 3LIBRO MAYOR 1 4LIBRO CAJA Y BANCOS 2 5REGISTRO DE COSTOS 3 6 REGISTRO DE INVENTARIO PERMANENTE EN UNIDADES FISICAS 1 7 REGISTRO DE INVENTARIO PERMANENTE VALORIZADO 1

34 LIBROS Y REGISTROS CON FORMATOS Nº CONTROL TRIBUTARIOFORM. 8 LIBRO DIARIO DE FORMATO SIMPLIFICADO 1 9REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS 4 10 LIBRO DE RETENCIONES INCISO E) DEL ART. 34° DE LA LEY DEL IMPUESTO A LA RENTA 1 11REGISTRO DE CONSIGNACIONES 2 12REGISTO DE VENTAS E INGRESOS 1 13REGISTRO DE COMPRAS 1

35 INFRACCIONES Y SANCIONES

36 ART. 175° LIBROS CONTABLES InfracciónDescripciónSanción Sanción según tabla Forma de subsanar la infracción para gozar de la gradualidad IIIIII VoluntariaInducida Sin pago Con pago Sin pagoCon pago Artículo 175, num. 1 Omitir llevar los libros de contabilidad, u otros libros y/o registros exigidos por las leyes, reglamentos o por Resolución de Superintendencia de la SUNAT u otros medios de control exigidos por las leyes y reglamentos. Multa: tabla I, II y III 0.6 de los IN 0.6 de los I o cierre No aplicable50%80%

37 ART. 175° LIBROS CONTABLES InfracciónDescripciónSanción Sanción según tabla Forma de subsanar la infracción para gozar de la gradualidad IIIIII VoluntariaInducida Sin pago Con pago Sin pagoCon pago Artículo 175, num. 2 Llevar los libros de contabilidad, u otros libros y/o registros exigidos por las leyes, reglamentos o por Resolución de Superintendencia de la SUNAT, el registro almacenable de información básica u otros medios de control exigidos por las leyes y reglamentos; sin observar la forma y condiciones establecidas en las normas correspondientes. Multa: tabla I, II y III 0.3 de los IN 0.3 de los I o cierre No se aplica el pago 100% de rebaja 50%80%

38 ART. 175° LIBROS CONTABLES InfracciónDescripciónSanción Sanción según tabla Forma de subsanar la infracción para gozar de la gradualidad IIIIII VoluntariaInducida Sin pago Con pago Sin pagoCon pago Artículo 175, num. 3 Omitir registrar ingresos, rentas, patrimonio, bienes, ventas, remuneraciones o actos gravados, o registrarlos por montos inferiores. Multa: tabla I, II y III 0.6 de los IN 0.6 de los I o cierre No se aplica el pago 100% de rebaja 60%80%

39 ART. 175° LIBROS CONTABLES InfracciónDescripciónSanción Sanción según tabla Forma de subsanar la infracción para gozar de la gradualidad IIIIII VoluntariaInducida Sin pagoCon pagoSin pagoCon pago Artículo 175, num. 5 Llevar con atraso mayor al permitido por las normas vigentes, los libros de contabilidad u otros libros o registros exigidos por las leyes, reglamentos o por Resolución de Superintendencia de la SUNAT, que se vinculen con la tributación. Multa: tabla I, II y III 0.3 de los IN 0.3 de los I o cierre 80%90%50%70%

40 ART. 175° LIBROS CONTABLES InfracciónDescripciónSanción Sanción según tabla Forma de subsanar la infracción para gozar de la gradualidad IIIIII VoluntariaInducida Sin pago Con pago Sin pagoCon pago Artículo 175, num. 6 No llevar en castellano o en moneda nacional los libros de contabilidad u otros libros o registros exigidos por las leyes, reglamentos o por Resolución de Superintendencia de la SUNAT, excepto para los contribuyentes autorizados a llevar contabilidad en moneda extranjera. Multa: tabla I, II y III 0.2 de los IN 0.2 de los I o cierre No se aplica el pago 100% de rebaja 50%80%

41 ART. 175° LIBROS CONTABLES InfracciónDescripciónSanción Sanción según tabla Forma de subsanar la infracción para gozar de la gradualidad Gradualidad de la sanción de multa que sustituye al cierre – sujetos del nuevo RUS IIIIII VoluntariaInducida Categoría s del Nuevo RUS Criterio de gradualidad: frecuencia Sin pago Con pago Sin pagoCon pago 1° opor- tunidad 2° opor- tunidad 3° opor- tunidad (multa sin rebaja) Artículo 175, num. 7 No conservar los libros y registros, llevados en sistema manual, mecanizado o electrónico, documentación sustentatoria, informes, análisis y antecedentes de las operaciones o situaciones que constituyan hechos susceptibles de generar obligaciones tributarias, o que estén relacionadas con éstas, durante el plazo de prescripción de los tributos. Multa: tabla I, II y III 0.3 de los IN 0.3 de los I No aplicable el pago 100% de rebaja 50%80% Cierre tabla III CierreNo aplicable15% UIT8% UIT50% UIT

42 ART. 175° LIBROS CONTABLES InfracciónDescripciónSanción Sanción según tabla Forma de subsanar la infracción para gozar de la gradualidad Gradualidad de la sanción de multa que sustituye al cierre – sujetos del nuevo RUS IIIIII VoluntariaInducida Categorías del Nuevo RUS Criterio de gradualidad: frecuencia Sin pago Con pago Sin pagoCon pago 1° opor- tunidad 2° opor- tunidad 3° opor- tunidad (multa sin rebaja) Artículo 175, num. 8 No conservar los sistemas o programas electrónicos de contabilidad, los soportes magnéticos, los microarchivos o tros medios de almacenamiento de información utilizados en sus aplicaciones que incluyan datos vinculados con la materia imponible en el plazo de prescripción de los tributos. Multa: tabla I, II y III 0.3 de los IN 0.3 de los I No aplicable el pago 100% de rebaja 50%80% Cierre tabla III CierreNo aplicable 15% UIT8% UIT 50% UIT 28% UIT11% UIT 310% UIT13% UIT 4 16% UIT 5 19% UIT

43 MUCHAS GRACIAS


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