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Gestión de Proyectos Master en Evaluación de Proyectos ITBA – UCEMA Semana 11: Organización y Funciones de la Oficina de Proyectos Oficina de Proyectos.

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1 Gestión de Proyectos Master en Evaluación de Proyectos ITBA – UCEMA Semana 11: Organización y Funciones de la Oficina de Proyectos Oficina de Proyectos

2 Oficina de Proyectos Organización y Funciones Misión, Objetivos y Responsabilidades de la Oficina de Proyectos. Factores clave en el diseño. Variables a considerar. Etapas en el Diseño. Ejemplo de Puesta en Marcha y documentación del Plan del Proyecto

3 Preocupación inicial ¿Cómo implementar proyectos en mi organización del modo más efectivo?

4 Requerimientos Crecimiento de la práctica de la Gestión de Proyectos Necesidad de un método sistemático de implementación

5 La Oficina de Proyectos Proveer servicios o consultoría interna en todos los aspectos que la Organización debe generar aptitudes en la implementación de sus proyectos

6 Estrategia Modelo 5 fuerzas de M.Porter

7 Uso de Recursos / Costos Tiempo Concepción Desarrollo Implementación Cierre Ciclo de vida de Proyectos

8 Iniciación Planeamiento Control Ejecución Cierre Procesos en la Gestión de Proyectos

9 Recursos Humanos Comunicación Abastecimiento Riesgos Gerenciamiento de Proyectos Alcance Visión Integral Calidad CostosTiempos Modelo PMI Areas de Conocimiento

10 Procesos Areas de ConocimientoIniciaciónPlaneamientoEjecuciónSeguimiento y Control Cierre 1.- Integración 2.- Alcance 3.- Tiempos 4.- Costos 5.- Calidad 6.- Recursos Humanos Humanos 7.- Comuni- cación cación 8.- Riesgos 9.- Aprovisio namiento namiento

11 Oficina de Proyectos MISION Proveer todo el apoyo necesario a los Gerentes de Proyecto en el lanzamiento, implementación y conclusión exitosa de todos sus emprendimientos Asegurar que los proyectos son ejecutados alineados con las estrategias de la organización y respetando los procedimientos establecidos Proveer visión sistémica y metodología

12 1.-Concepción Generación 2.- Desarrollo Preliminar 3.- Planeamiento 4.- Programación 5.-Ejecución Monitoreo 6.- Cambios 7.- Cierre del Proyecto Generado internamente como iniciativa de la organización Iniciado por un cliente a través de un requerimiento La organización formaliza su intención Se relevan los requerimientos Project Charter Se construye la Estructura del Proyecto WBS Se desarrolla el Cronograma del Proyecto Se definen los recursos y su organización Se especifican materiales, equipos e instalaciones Se establece el Presupuesto Se calculan los riesgos Se contratan los recursos Se ejecuta el Plan Se monitorean los resultados Se introducen los cambios y modificaciones y mejoras necesarias Se cierran formalmente todos los documentos Se registran las lecciones aprendidas HOJA DE RUTA

13 Uso de Recursos / Costos Tiempo Concepción Desarrollo Implementación Cierre 1.-Concepción Generación 2.- Desarrollo 3.- Planeamiento 4.- Programación Riesgos 5.-Ejecución Monitoreo 6.- Cambios 7.- Cierre del Proyecto

14 Soporte a los equipos Consultoría Métodos y Estándares Capacitación ProjectManagers

15 Beneficios

16 Soporte Administrativo Complejidad en los canales de comunicación Número de canales = n(n-1) / 2 Grupo 20 personas = 20(20-1) / 2 = 190 Soporte a los equipos Consultoría Métodos y Estándares Capacitación ProjectManagers

17 Programación Proyectos Actualización diagramas Reportes de Progreso Visibilidad Proyectos Base de datos Auditorías Registro modificaciones Operación Soft Soporte Administrativo Soporte a los equipos Consultoría Métodos y Estándares Capacitación ProjectManagers

18 Actividades semanales A realizar Con Atraso Críticas

19 Consultoría Soporte desarrollo de propuestas procedimientos desarrollo para requerimientos de propuestas de trabajo revisiones de propuestas revisión desde el punto de vista externo fortalezas y debilidades Soporte a los equipos Consultoría Métodos y Estándares Capacitación ProjectManagers

20 Consultoría Asistencia en el lanzamiento Disponibilidad ante eventualidades Evaluación de riesgos Recuperación de Proyectos

21 Consultores Estándar Más de cinco años de experiencia Expertos en: programación presupuestos asignación de recursos Senior De diez a quince años de experiencia Certificado Project Management Professional

22 Consultores

23 Métodos y Estándares Preparación procedimientos responsable equipo apoyo programación tareas aprobación divulgación Soporte a los equipos Consultoría Métodos y Estándares Capacitación ProjectManagers

24 Procedimientos Selección de Proyectos Construcción Estructura de Trabajo Cambios Camino Crítico Evaluación de Riesgos Documentación apoyo

25 Mejores Prácticas Implementación y monitoreo Actualizado en los últimos desarrollos PMI Universidades Literatura Simposios

26 Capacitación Básico Avanzado Preparación para el examen de certificación PMI Software Visión General de Negocios Soporte a los equipos Consultoría Métodos y Estándares Capacitación ProjectManagers

27 Project Managers Identificar competencias requeridas Identificar personas competentes Asignar personas a proyectos Incorporación de líderes de proyecto Evaluar las capacidades project......managers Soporte a los equipos Consultoría Métodos y Estándares Capacitación ProjectManagers

28 Proyectos Virtuales Proyecto A Base Datos Proyecto A Project Manager Oficina Proyectos Base Datos Of Proyectos Otros Departamentos Sistemas Información Métodos Estándares Equipo A Equipo B Equipo C Sitios Remotos Sitio Central

29 FACTORES CLAVE EN EL DISEÑO Tamaño de la Organización Resultados esperados Barreras a su implementación Características de la Organización que serán potenciadas con la creación de la oficina de proyectos Oficina de Proyectos

30 VARIABLES A TENER EN CUENTA Contexto, tipo de organización y antecedentes Ubicación dentro de la Organización Cobertura de responsabilidades Origen del personal Tamaño del área Oficina de Proyectos

31 VARIABLES A TENER EN CUENTA Alcance de las funciones de soporte desarrollo implementación Sistema de Información a mantener Alcance de la Ejecución Carácter de la Gestión de Cambio Oficina de Proyectos

32 Documentación del Proyecto Proyecto: P.M.O. Oficina de Proyectos

33

34 Importancia del Proyecto Proveer todo el apoyo necesario a los Gerentes de Proyecto en el lanzamiento, implementación y conclusión exitosa de todos sus emprendimientos Asegurar que los proyectos son ejecutados alineados con las estrategias de la organización y respetando los procedimientos establecidos Proveer visión sistémica y metodología Necesidades del Negocio Concentrar los esfuerzos Aumentar la eficacia de la Gestión de Proyectos Estrategias Poner en marcha la Oficina de Proyectos en forma progresiva sin afectar los proyectos en curso

35 Objetivo del Proyecto Producto Poner en marcha PMO Oficina de Proyectos Características del Producto del Proyecto Alcance Proveer servicio o consultoría interna en: Planeamiento y programación Monitoreo Preparación y administración de contratos Administración de Cambios Herramientas y métricas Gestión de documentación Monitoreo de activos Auditorías de Proyectos

36 Requerimientos servicio de apoyo al producto Sistema Informático Software ´PMO Límites Toda la Organización Productos Entregables Plan de Comunicaciones Documentación de Proyectos Procedimientos de Gestión Procedimientos solicitud de servicios de PMO

37 Criterios de Aceptación Políticas de la Organización Asunciones o Hipótesis Eficacia de la Nueva Función Aceptación por parte de todas las áreas que intervienen Restricciones No interferir la operación y controles actuales

38 Roles y responsabilidades Ver Matriz de Responsabilidades Equipo de trabajo del proyecto Integrado por:

39 Equipamiento e instalaciones asignadas - Equipamiento en operación - Oficina de Proyectos sector X Comunicaciones / Documentación / Informes - Plan de Comunicación - Documento Start up - Procedimientos - Informes de Avance

40 Riesgos del Proyecto Falta de claridad en la Transición Falta de coordinación en el Start up Fallas en el Funcionamiento

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45 Procesamiento

46 Investigación 1999 – PMNetwork Ag 2001 University of Management and Technology in Arlington Nro de respuestas en %Personas full time OP 680 a a a > 20

47 Investigación 1999 – PMNetwork Ag 2001 University of Management and Technology in Arlington

48 SERVICIOS OFICINA PROYECTOS Mantener un lugar para PM´s Mantenimiento herramientas PM Mantenimiento Project Web site Project Portfolio Management Soporte Administrativo Tracking Proyectos Entrenamiento Mentoring Consultoría Establecer Métodos y Estándares

49 Investigación 1999 – PMNetwork Ag 2001 University of Management and Technology in Arlington

50 Visión Futura Presiones del Mercado CompetenciaTecnología Estándares CalidadFactores Políticos Sociales Resultados FinancierosPresiones Económicas Cuestiones LegalesPreocupaciones Stockholders

51 Visión Futura Enfoques Organizacionales Tradicional Pocos Proyectos Rentabilidad de la Producción Largos ciclos de vida Organización funcional por islas Orientada a Producto Project Management Proyectos generadores de Ingresos PM responsable de la rentabilidad PM reconocido como profesión Orientada a Proyectos

52 Los 6 componentes de la Excelencia Educación & Entrenamiento Cultura IntegraciónProcesos Comportamiento PM Apoyo de la Gerencia

53 Gestión de Proyectos OportunidadesMejoraActualizaciónMetodologíaGestión AceptaciónOrganización IntegraciónProcesos Benchmarking MejoraSoftware Lealtad Usuarios Atraer nuevos adeptos Desalentar métodos paralelos mostrar beneficios mostrar costos Integrar procesos actuales Integrar nuevos procesos Industrias similares Industrias no similares nuevas ideas nuevas aplicaciones Actualización Interna Adquisición


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