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PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO MÉXICO TALLER DE CAPACITACIÓN GESTIÓN DE CONTRATOS, ACTIVOS Y ADQUISICIONES 17 Y 18 DE MAYO DE 2012.

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1 PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO MÉXICO TALLER DE CAPACITACIÓN GESTIÓN DE CONTRATOS, ACTIVOS Y ADQUISICIONES 17 Y 18 DE MAYO DE 2012

2 BIENESSERVICIOSOBRAS CIVILES Es el proceso general de obtención de: que incluye todas las funciones identificación de necesidades la preparación y adjudicación de contratos la selección y solicitud de fuentes y todas aquellas fases de la administración de contratos, hasta el fin de un contrato de servicios y el término de la vida útil de un bien.

3 Selección de la oferta que presenta una óptima combinación de costos y beneficios durante el ciclo de vida correspondiente. BUENA RELACION CALIDAD-PRECIO (VALOR POR EL DINERO) IMPARCIALIDAD, INTEGRIDAD, TRANSPARENCIA Una adquisición sólida establece y mantiene reglas y procedimientos factibles e inequívocos. COMPETENCIA INTERNACIONAL EFECTIVA Brindar una oportunidad equitativa para la postulación al suministro de los bienes, obras civiles y servicios solicitados INTERÉS DEL PNUD Economía, eficiencia, acceso a las oportunidades, igualdad de oportunidades en competencia y transparencia.

4 Se requiere que el personal autorizado se adhiera a las Políticas y Procedimientos de Adquisiciones. DELEGA LA FACULTAD DE EFECTUAR ADQUISICIONES PERSONAL DE PNUD MÉXICO, CON EL FIN DE DESARROLLAR ACTIVIDADES EN MATERIA DE ADQUISICIONES ADMINISTRADOR DEL PNUD REPRESENTANTE RESIDENTE DE PNUD MÉXICO (RR) OFICIAL, JEFE DE SERVICIOS DE COMPRAS (CPO)

5 PLANEACIÓN DE ADQUISICIONES PARA: BIENES SERVICIOS (Consultoría) OBRAS CIVILES Se requiere que se desarrolle en la etapa de inicio del proyecto y anualmente se revisa y se envía al Área de Adquisiciones. Definición del marco legal e institucional dentro del cual la adquisición o contratación se debe desarrollar. Implica identificar las necesidades y establecer las actividades de adquisiciones. Método de adquisición. Costos estimados (presupuesto) y fuente de financiación (disponibilidad, autorización) Fecha estimada de la recepción de insumo o contratación de servicios En general, el QUÉ, el CÓMO y el CUANDO.

6 Requerim ientos Borrador del documento de licitación Convocatoria Entrega de Propuestas Emisión de enmiendas, de ser necesarias Reunión Informativa/visita al sitio Publicaciones del PNUD Inicio de la Evaluación Entrevistas (si aplica) Fin del proceso de Evaluación Definir Especificaciones/Términos de Referencia/detalle de obras Definir Criterios de Evaluación Consultas Firma del Contrato Aprobaciones internas Notas Aclaratorias Administración y monitoreo de la ejecución del contrato Entrega Otras aprobaciones requeridas RR/RCPO/CPO luego de la revisión del CAP/RACP/ACP Reunión con la Comisión Evaluadora Distribución de propuestas a la Comisión Evaluadora Reunión con la Comisión Evaluadora Identificación de la Comisión Evaluadora Definir guía de evaluación/matrices

7 N°ACCIÓNN° DE DÍASFECHA ESTIMADA 20 Entrega de Bienes/Servicios Firma del contrato 18 Otras aprobaciones: CPO luego de revisión del ACP RCPO luego de revisión del RACP RR luego de revisión del CAP 17 Aprobaciones internas 16 Fin del proceso de evaluación y emisión del Informe 15 Entrevistas (si aplica) 14 Inicio de la evaluación 13 Reunión con la Comisión Evaluadora 12 Distribución de propuestas a la Comisión Evaluadora 11 Entrega de propuestas 10 Emisión de enmiendas (de ser necesarias) 9 Notas Aclaratorias 8 Consultas 7 Reunión informativa/visita al sitio 6 Convocatoria del proceso 5 Publicaciones del PNUD (Anuncios/Invitaciones) 4 Borrador del documento de licitación 3 Definir criterios de evaluación 2 Definir especificaciones técnicas/Términos de Referencia/Detalle de obras 1 Requerimientos/Requisición

8 A)PRESUPUESTACIÓN DE ADQUISICIONES Análisis inadecuado del mercado de proveedores. Se exageran falsamente las necesidades o se declaran de tal manera que permiten la entrada de productos/servicios de baja calidad. Los requisitos se preparan de manera que favorecen o desfavorecen a tales proveedores en particular. Insuficientes fundamentos para justificar Adjudicaciones Directas.

9 B) PROCESO DE SELECCIÓN DE ADQUISICIONES Utilizar métodos de adquisiciones inadecuados con el propósito de encontrar maneras de subvertir los procesos de toma de decisiones. Criterios de evaluación diseñados para favorecer a un proveedor en particular o para descalificar a otros. Compartir información para favorecer a un determinado proveedor. Restringir el grupo de licitación de posibles proveedores o crear listas de proveedores débiles para favorecer a otro proveedor. Manejo inapropiado de documentos de licitación. Evaluar en forma inadecuada a un proveedor.

10 C) ADJUDICACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DEL CONTRATO Dividir acciones de adquisiciones para permanecer debajo del umbral de revisión de los Comités. Licitar por debajo del valor de manera irreal para luego enmendar el contrato. Evaluar productos/expertos por encima del valor real para luego reemplazarlo por otros inferiores.

11 Deben contener: -Antecedentes. -Objetivos. -Responsabilidades, Actividades y Productos (acorde al presupuesto) -Duración. -Lugar de trabajo y destinos de viaje estimados. -Métodos de evaluación del contrato, frecuencia, formato y fechas de entrega. -Definición clara de entregables, con fechas y montos de pago. -Supervisión del contrato. -Criterios de evaluación y requisitos que debe de cumplir el adjudicado.

12 Según la naturaleza del Proyecto, se evalúa cuál de los siguientes métodos se utilizará: 1-COMPRAS MENORES (MICRO-PURCHASING) 2-SOLICITUD DE COTIZACION (SDC) PROCUREMENT NOTICE (IC) 3-INVITACION A LICITAR (IAL) 4-SOLICITUD DE PROPUESTA (SDP) 5-CONTRATACION DIRECTA (CD) 6- CONTRATISTAS INDIVIDUALES (CI)

13 Método informal y simplificado para compra de bienes con disponibilidad inmediata, contratación de servicios estándar y de obras menores. No deberá exceder los $5,000 USD. No se deberá fraccionar compras. Proceso que implica sondear costos de al menos dos proveedores.(teléfono, catálogos, internet, compra local) No es igual a contratación directa. Implica el llenado del formato correspondiente y descripción del proceso. Prevalece el menor precio.

14 Para contrataciones por montos entre $5,000 y $99,999 USD Proceso Informal de Licitación. No es requisito publicar, sin embargo es recomendable para obtener mayor número de ofertas. Es necesario contar al menos con 3 ofertas para evaluar. Se reciben las ofertas por a una dirección genérica. Se recomienda a la oferta que cumpla con los requisitos establecidos en los TORs y oferte el menor precio. Es un método comparativo (bienes y servicios estándar en el mercado o trabajos simples. )

15 Si se desea publicar, se utiliza: WEB, UNGM, Procurement Notice NY y Twitter. Si se publica, el tiempo de publicación es de 1 a 4 semanas. Las dudas y comentarios se pueden responder vía e.mail desde la dirección genérica. Procurement recibe las ofertas y las envía a Programas para su evaluación.

16 INVITACIÓN A LICITAR (IAL) : Método recomendado para compra de bienes u obra civil valuados en más de $100,000 USD. Publicación abierta internacional obligatoria. Es recomendable enviar el anuncio o publicación a una lista corta de proveedores. Se adjudica la oferta que cumpla con los requisitos de las especificaciones técnicas, y oferte el menor precio. Se debe contar con al menos 3 ofertas pare evaluar. Si se realizó la divulgación adecuada, se evalúa con las ofertas recibidas.

17 : Método recomendable para contrataciones por montos arriba de $100,000 USD. Es un método que corresponde a adquisiciones de bienes y servicios muy complejos y que no pueden ser cualitativa y cuantitativamente expresadas en una cotización. ( No estándar en el mercado). Proceso Formal de Licitación. Es obligatorio publicar al menos en un medio impreso, así como en medios internacionales. Se reciben las ofertas físicamente en 2 sobres cerrados con oferta técnica y oferta económica en sobres separados. Se adjudica a la oferta que mejor responde a los requisitos especificados, incluyendo precios y otros factores. Se puede definir un concurso SDP de 2 maneras diferentes: A) Método Acumulativo. B) Método de precio mas bajo en sistema de puntaje. SOLICITUD DE PROPUESTA (SDP)

18 Se publica en los medios impresos (DOF) y electrónicos (pagina WEB, UNGM, Procurement Notice NY, Twitter y UNDB.) Tiempo de publicación de 3 a 6 semanas. Es recomendable una sesión de aclaraciones presencial. Procurement recibe las ofertas físicamente, escanea, registra y realiza acta de apertura. Procurement envía las ofertas técnicas a Programas. El sobre de ofertas económicas se resguarda, hasta que se realicé la evaluación técnica. Posteriormente se realiza el acta de apertura económica, para la recomendación de adjudicación. SOLICITUD DE PROPUESTA (SDP)

19 Método de adquisiciones utilizado bajo circunstancias restringidas y excepcionales. Las razones permitidas para justificar una contratación directa son: 1.Cuando el valor es menor a $5,000. USD. 2.No existe mercado competitivo. 3.Necesidad de estandarización. 4.Resultado de cooperación con otras organizaciones dentro del sistema de Naciones Unidas. 5.Cuando se han obtenido previamente requerimientos idénticos( dentro de los últimos 12 meses y los precios y condiciones, permanecen competitivos). 6.Exigencia genuina del requerimiento.(emergencia) 7.Cuando la propuesta no puede ser objetivamente evaluada. Siempre se debe justificar la razonabilidad del precio La justificación debe ser aprobada por el Representante Residente La contratación directa implica tener una solida documentación del caso. Es necesario que el adjudicado entregue una propuesta técnica en concordancia con las especificaciones establecidas en los TORs. CONTRATACIÓN DIRECTA

20 El Comité de Evaluación se compone de 2 a 5 miembros, siendo al menos 1 de PNUD, quién preside el Comité. Se puede contratar a un experto en casos complejos. Requerimientos administrativos.- Revisión preliminar de documentación formal. Requerimientos técnicos.- Se debe evaluar respetando los criterios y la metodología de evaluación establecidos. Requerimientos financieros.- Dependiendo de la metodología de evaluación seleccionada -el precio es un factor importante en el proceso.. Las cotizaciones o propuestas serán evaluadas de manera justa y transparente. Los miembros deben firmar un compromiso de confidencialidad. Asegurar que la oferta mejor calificada y la que aporte la razonabilidad del precio (valor por el dinero) sea recomendada. Se debe emitir un reporte de evaluación, firmado por todos los miembros.

21 Se utiliza para la adquisición de servicios de un INDIVIDUO que no realizará actividades propias de un FUNCIONARIO. Implica la obtención de resultados/productos o servicios CLAROS, CUANTIFICABLES Y VINCULADOS A TIEMPO, directamente ligados a los pagos y a los términos de referencia definidos. Servicios de Naturaleza Intelectual= Consultores Servicios de Apoyo= contratistas La duración del contrato IC, no será mayor a 12 meses. Para periodos mayores, se necesita aprobación del Jefe del Buró Regional. Su contratación se basa en un proceso competitivo. Al menos se deberá recibir ofertas de 3 candidatos calificados. En procesos menores a $100,000 USD, no es obligatorio publicar, pero si un proceso competitivo a través de una lista corta o invitación a consultores previamente identificados.

22 En caso de hacer publicación, los TORs se publicarán a través de una Procurement Notice ( WEB, UNGM, NY, Twitter) En caso de hacer una invitación los TORS y el Procurement Notice) se enviaran directamente a consultores previamente identificados. El método de evaluación y adjudicación puede ser a través de : -Cumpliendo todos los requerimientos, se adjudica la oferta más económica. -Análisis acumulativo (combinación de puntaje técnico-económico) El método de presentación de la oferta económica puede ser por: - Suma global Lump Sum - Tarifa diaria Daily Fee. La evaluación, será a través de: - Cumple o No cumple - Puntaje.(análisis acumulativo)

23 Cuando los servicios requeridos no pueden ser provistos por los recursos de personal existentes. Asignación orientada a resultados, requiere completar actividades no propias de funcionarios incluyendo servicios de apoyo. Bajo ciertas circunstancias puede ser contratado hasta por 3 meses como un recurso para cubrir ausencias temporales de personal.

24 Desempeñar funciones STAFF. Como medida alternativa para llenar una posición liberada por un funcionario (STAFF) ya sea por haber renunciado, separación o cualquier forma de licencia. Cuando el reclutamiento de un nuevo funcionario esta demorando mas tiempo del previsto. Para llenar funciones regulares y continuas dentro de la oficina. Como un mecanismo para recontratar a funcionarios cuyo puesto fue previamente abolido. Como mecanismo de periodo de prueba para un funcionario. Cuando se crea un puesto de manera experimental para que la oficina pueda determina si dicho puesto o función debe no convertirse en regular.

25 COMITÉ DE CONTRATOS, BIENES Y ADQUISICIONES (CAP) El Representante Residente debe establecerlo en cada oficina del PNUD en el país SU FUNCIÓN Brindar asesoría escrita al RR e información sobre las acciones relativas a adquisiciones por montos de hasta US$ 100, Se compone de 1 Presidente, 1 Secretario, 3 Miembros

26 COMITÉ REGIONAL DE ADQUISICIONES (RACP) Establecido uno por Región (en el caso de México es Panamá) y en las Direcciones seleccionadas con el fin de asesorar por escrito al RCPO en las funciones de adquisición del PNUD SU FUNCIÓN Revisar y asesorar por escrito al RCPO en cuanto a las funciones de adquisición del PNUD por montos hasta de US$ 1000,000.00

27 ALCANCE DE LOS COMITÉS DE REVISIÓN CAP/RACP/ACP: Procedimiento de adquisición: Transparencia, método utilizado. Especificaciones / Términos de Referencia / Calidad Disponibilidad de los fondos Relación valor por el dinero Modalidad de evaluación Garantía o fianza Seguros, transporte Derechos, patentes Uso de contratos a largo plazo (LTA) Tipo de contrato a utilizar Términos de pago Impacto ambiental

28 Fallo en la obtención de ofertas competitivas Términos de referencia o especificaciones incompletas, poco claras, restrictivas. Incorrecta metodología o criterios de evaluación No se obtuvo una adecuada relación valor – precio Método de licitación usado erróneamente Conflicto de interés Falta de detalle en las ofertas económicas MOTIVO DE RECHAZO POR LOS COMITÉS :

29 ADJUDICACIÓN DE CONTRATOS DISPOSICIONES GENERALES Los contratos se adjudican Dentro del periodo de vigencia de propuesta A la propuesta más válida Prohibido Modificaciones y/o adiciones a términos o condiciones de PNUD Garantía de Cumplimiento Firmada Documentación Archivada NEGOCIACIONES No se recomienda negociaciones en el precio dado

30 TIPOS DE CONTRATO ÓRDENES DE COMPRA CONTRATOS DE SERVICIOS INSTITUCIONALES CONTRATOS DE SERVICIOS PROFESIONALES CONTRATOS DE OBRAS CIVILES ACUERDOS A LARGO PLAZO CONTRATO INDIVIDUAL (CONTRATISTAS O CONSULTORES)

31 PAGOS E IMPUESTOS PAGOS POR ADELANTADO Y PAGOS ESCALONADOS Ningún contrato ni orden de compra deberá requerir el pago por adelantado. En caso de que sea así deberá estar debidamente justificado y aprobado. Por más de 30 mil dólares = Garantía bancaria o Cheque certificado. No más del 20% de anticipo del monto total

32 PAGOS E IMPUESTOS CONDICIONES DE PAGO El pago debe efectuarse dentro de 30 días contados a partir de la recepción de los DOCUMENTOS DE EMBARQUE y de las FACTURAS. Todos los impuestos deben estar incluidos DDU o DAF para suministros, el pago puede efectuarse dentro de 30 días a contar de la RECEPCIÓN DE PRODUCTOS.


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