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EXPLORACIÓN SOBRE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS ENTIDADES ESTATALES FRENTE AL USO DEL SISTEMA ELECTRÓNICO PARA LA CONTRATACIÓN PÚBLICA - SECOP.

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1 EXPLORACIÓN SOBRE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS ENTIDADES ESTATALES FRENTE AL USO DEL SISTEMA ELECTRÓNICO PARA LA CONTRATACIÓN PÚBLICA - SECOP COMO HERRAMIENTA PARA EL PROCESO DE CONTRATACIÓN Programa Agenda de Conectividad - Unión Temporal Sigma Dos - DDB 01

2 1. NOMBRE Y ALCANCE 3. EQUIPO DE INVESTIGACIÓN 5. HALLAZGOS RELEVANTES 2.1 Antecedentes 2. 2 Objetivos 2.3 Metodología Técnica Ciudad Grupo Objetivo Muestra Entidades entrevistadas 2.4 Descripción de la técnica 2. FICHA TÉCNICA 4. RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN 4.1 Generalidades frente al proceso de contratación 4.2 Generalidades con respecto a SECOP 4.3 Evaluación de nuevas modalidades de contratación 4.4 Evaluación sobre firmas digitales y documentos digitales. - Unión Temporal Sigma Dos - DDB 02

3 1. NOMBRE Y ALCANCE - Unión Temporal Sigma Dos - DDB 03

4 1.NOMBRE Y ALCANCE Nombre Exploración sobre las necesidades y expectativas de las Entidades Estatales frente al uso de Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP, como herramienta para la gestión de proceso de contratación pública. Alcance Conocer las necesidades y experiencias, así como los problemas más frecuentes y las actuaciones operativas poco comunes o no consideradas explícitamente en la normativa que se presentan en los pasos del proceso de contratación pública en las Entidades Estatales, para confrontarlo con las soluciones que ofrece el Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP 04

5 2. FICHA TÉCNICA: METODOLOGÍA - Unión Temporal Sigma Dos - DDB 05

6 El Gobierno Nacional a través del Programa Agenda de Conectividad del Ministerio de Comunicaciones, ha desarrollado y operado el Sistema Electrónico para la Contratación Pública SECOP, que surgió como mecanismo para centralizar la información sobre la contratación que adelantan las Entidades del Estado. Actualmente, El Programa esta interesado en conocer las necesidades y expectativas de las entidades frente al uso de SECOP como herramienta del proceso de contratación pública, a través de un estudio de carácter cualitativo, cuyos resultados se presentan a continuación. 2.1 ANTECEDENTES 06

7 GENERAL: Explorar las necesidades y expectativas de las Entidades del Estado frente al uso de SECOP como herramienta para la gestión del los procesos de contratación, así como los problemas más frecuentes y las actuaciones operativas poco comunes o no consideradas explícitamente en la normativa que se presentan en los pasos del proceso de contratación pública en las Entidades Estatales, para confrontarlo con las soluciones que ofrece la aplicación del SECOP. ESPECÍFICOS: Evaluar y conocer las modalidades de contratación más frecuentes en las Entidades del Estado. Conocer cuáles han sido los obstáculos más relevantes para el uso del Portal Único de Contratación. Indagar sobre la visión general de los problemas y cuáles son los principales puntos de control a lo largo del proceso de gestión de los procesos de contratación. 2.2 OBJETIVOS 07

8 ESPECÍFICOS: Identificar la experiencia y expectativa de las Entidades frente al uso de nuevas modalidades de contratación como la subasta electrónica y el concurso de méritos. Conocer la percepción, necesidades y expectativas de las entidades frente al SECOP. Indagar sobre el conocimiento que se tiene de SECOP, evaluando sus fortalezas y debilidades. Explorar que se conoce frente a las firmas digitales y documentos digitales. Tener una visión general de los problemas más comunes a resolver durante la ejecución de los procesos de contratación. Indagar sobre las actuaciones operativas poco comunes o no considerados explícitamente en la normativa, pero que hacen parte del día a día de los procesos de contratación Para las Entidades que participaron en los pilotos: a partir de la nueva reforma, que expectativas tiene frente a la herramienta 2.2 OBJETIVOS 08

9 Técnica: Cualitativa, a través de sesiones de grupo Ciudad Bogotá Grupo objetivo Entidades del Estado que realicen los procesos de contratación de acuerdo con el estatuto general de contratación Entidades de diferentes sectores y que manejen, por ende, procesos de contratación con objetos diferentes Entidades de nivel nacional y territorial (cercanas a Bogotá o del Distrito) Número de sesiones de grupo Dos 2.3 METODOLOGÍA 09

10 Las sesiones de grupo es una técnica de carácter cualitativo, cuya principal función metodológica es profundizar en los qué, cómo y porqué que puedan convertirse en explicaciones de las conductas que los sujetos reportan tener frente al producto o servicio a evaluar. En este sentido, esta metodología busca tener muestras de personas idóneas y conocedoras del tema a evaluar, de manera que se garantice que la información sea veraz y relevante. Por otra parte, la muestra cualitativa es el conjunto de personas, sobre la cual se recolectan los datos sin que necesariamente sea representativo. En cuanto a la selección de la muestra el criterio que se tuvo en cuenta fue el listado de entidades que participó en la prueba piloto que se realizó el año anterior, en la primera fase de desarrollo del SECOP. Las sesiones de grupo es una técnica de carácter cualitativo, cuya principal función metodológica es profundizar en los qué, cómo y porqué que puedan convertirse en explicaciones de las conductas que los sujetos reportan tener frente al producto o servicio a evaluar. En este sentido, esta metodología busca tener muestras de personas idóneas y conocedoras del tema a evaluar, de manera que se garantice que la información sea veraz y relevante. Por otra parte, la muestra cualitativa es el conjunto de personas, sobre la cual se recolectan los datos sin que necesariamente sea representativo. En cuanto a la selección de la muestra el criterio que se tuvo en cuenta fue el listado de entidades que participó en la prueba piloto que se realizó el año anterior, en la primera fase de desarrollo del SECOP. 2.3 METODOLOGÍA: DESCRIPCIÓN DE LA TÉCNICA Y CRITERIOS DE SELECCIÓN DE LA MUESTRA 10

11 Alcaldía Mayor de Bogotá - Secretaria General Ministerio de Hacienda y Crédito Público Superintendencia de Industria y Comercio Departamento Administrativo de Seguridad- DAS Alcaldía Mayor de Bogotá – Secretaria de Hacienda Distrital Ministerio de Hacienda y Crédito Público Gobernación de Cundinamarca Agencia Presidencial para la Acción Social y la Cooperación internacional 2.3 METODOLOGÍA ENTIDADES ENTREVISTADAS SESIÓN 1 SESIÓN 2 11

12 3.EQUIPO DE INVESTIGACIÓN - Unión Temporal Sigma Dos - DDB 12

13 DIRECTOR DE INVESTIGACIÓN Gloria Gallego INVESTIGADOR Ricardo Arrubla MODERADORA (PSICOLOGA) Fanny Urdinola CALLCENTER Invitación y seguimiento a los asistentes (2 personas) ANALISTA DE APOYO (Transcripciones y pre análisis) 13

14 4. RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN - Unión Temporal Sigma Dos - DDB 14

15 4.1 GENERALIDADES FRENTE A LOS PROCESOS DE CONTRATACIÓN - Unión Temporal Sigma Dos - DDB 15

16 4.1.1 Proceso de contratación: Perfiles de Funcionarios involucrados AREA DE CONTRATACION Funcionarios que manejan los procesos precontractuales Participan funcionarios encargados de la parte jurídica Funcionarios que manejan los comités financieros Funcionarios que manejan los comités técnicos Funcionarios que manejan los estudios previos Para llevar a cabo los procesos de contratación el área encargada de esta en cada una de las Entidades trabaja en forma conjunta y participativa con otras dependencias de la Entidad 16

17 Todas las Entidades Estatales son claras al afirmar que el área de contratación esta conformada por funcionarios de diferentes dependencias las cuales tienen tareas especificas durante todo el proceso. No hay un número establecido de funcionarios en esta área de contratación. Cada entidad cuenta con un número diferente de funcionarios especializados que se encargan de estos procesos. Adicionalmente en algunas Entidades cuentan con un equipo de funcionarios indirectos que ayudan a la creación de algunos procesos como por ejemplo los estudios previos Proceso de contratación: Número de Funcionarios involucrados Alcaldía Mayor de Bogotá – Secretaría General17 Alcaldía Mayor de Bogotá – Secretaría de Hacienda Distrital10 Ministerio de Hacienda y Crédito Público20 Departamento Administrativo de Seguridad – DAS50 Agencia Presidencial para la Acción Social y la Cooperación Internacional 10 Gobernación de Cundinamarca20 17

18 Las Entidades Estatales manejan diversos tipos de modalidades pero las más frecuentes en la mayoría son: Contratación Directa, Procesos de selección abreviada de menor cuantía y licitaciones públicas Proceso de contratación: Modalidades de Contratación CONTRATACIÓN DIRECTA SELECCIÓN ABREVIADA MENOR CUANTÍA CONCURSO DE MÉRITOS LICITACIÓN PÚBLICA SUBASTA Alcaldía Mayor de Bogotá – Secretaría General XXX Alcaldía Mayor de Bogotá – Secretaría de Hacienda Distrital XX Ministerio de Hacienda y Crédito Público XXXX Departamento Administrativo de Seguridad – DAS XXX Agencia Presidencial para la Acción Social y la Cooperación Internacional XXXX Superintendencia de Industria y Comercio XX 18

19 Para las Entidades los problemas que se presentan en el proceso de contratación con el cambio de la norma son clasificados en dos tipos los Jurídicos y los Operativos. Sin embargo estos problemas aunque retrasaron en algún momento los procesos de contratación, han sido superados por la mayoría de las Entidades pues se perciben como un proceso de adaptación normal cuando hay un cambio de ley mientras esta es conocida y manejada por todos los involucrados Proceso de contratación: Problemas durante el proceso JURIDICOS 19 Cambios en los decretos reglamentarios: comenzó el año con el decreto 066 que salió en enero, y se modificó por el decreto 2474 y no hubo una transición ni capacitación de la norma para los usuarios ni funcionarios. Las entidades debieron hacer auto capacitaciones para aplicar el decreto y esto complicó que los procesos de contratación comenzaran a tiempo. No se informó a los usuarios de un cambio en la norma y esto llevó a que no cumplieran con procesos que ahora son obligatorios como son los estudios previos. Exigió una coordinación mas fuerte entre el área técnica y el área jurídica para que los estudios previos se hicieran como lo establece la nueva norma.

20 OPERATIVOS Proceso de contratación: Problemas durante el proceso 20 El cambio de la norma genera básicamente problemas relacionados con la parte operativa de los estudios previos. La economía volátil durante el año afectó los procesos que se hicieron en cuanto a estudios previos y algunos procesos se declararon desiertos por este motivo. La resistencia de las dependencias a hacer estudios previos de la forma como lo exige la nueva norma. Se tuvo que diseñar un formato propio de estudios previos para cumplir con la norma. No hubo claridad sobre cómo se deben realizar los estudios previos lo cual demora el proceso final. Para la realización de los estudios previos es obligatorio incluir el presupuesto del SICE pero estos no están actualizados con los precios y referencia que ofrecen. Cada entidad tuvo que generar su propia capacitación y crear un propio plan de contratación. Algunas Entidades no tienen un sistema establecido y los procesos son manejados manualmente lo que demora el proceso de contratación

21 El Portal Único de Contratación es percibido por todos como una gran ayuda para las Entidades porque es el medio para dar a conocer a los ciudadanos y a las empresas los procesos de contratación que se llevan a cabo en cada una de las modalidades y los requisitos y tiempos que se requieren para aplicar a ellos, sin embargo la mayoría coinciden en que se presentan algunos inconvenientes como son los que se anuncian a continuación Proceso de contratación: Problemas con el Portal Único de Contratación INCONVENIENTES Se carga información y en algunas ocasiones se consulta al otro día y esta no aparece en el portal lo cual afecta los cronogramas del proceso. Los funcionarios perciben el portal como poco amigable para el ciudadano pues consideran que la información es muy técnica y con muchos criterios que cumplir El portal presenta desconexiones tanto para el usuario como para las entidades y esto puede generar problemas en el momento de adjudicar un contrato. El portal se congestiona mucho y es difícil el acceso, por la cantidad de visitas que se tienen, lo cual lo hace insuficiente para responder simultáneamente a todos los usuarios 21

22 Control de tiempos del proceso Control de la información de las carpetas de contratación con la información que está publicada en el portal Control y observación sobre lo que hay que publicar en el portal de acuerdo a cada proceso y en cada modalidad Control sobre fechas de entregas a la Dirección Administrativa de la Entidad Control sobre la parte presupuestal y estudios de mercado Control jurídico sobre las fechas y cronogramas de cada proceso Cada entidad lleva los controles pertinentes de sus procesos de contratación y estos son realizados internamente por auditores y funcionarios especializados para garantizar el cumplimiento de la norma en todo el proceso tanto en cronogramas, como en presupuesto, estudios previos y adjudicaciones. PRINCIPALES CONTROLES Proceso de contratación: Controles que se llevan a cabo 22

23 EMPRESAS ENTES DE CONTROL CIUDADANOS Información sobre los planes de compra anuales. Orientación sobre el manejo de las pólizas de riesgo que son obligatorias ya que se debe hacer una matriz de riesgos. En este punto se ve que existe una confusión con las políticas o mecanismos de protección del riesgo y la política de distribución de riesgos del contrato Las auditorias piden información de CUBS y del Sistema de información para la Contratación Estatal (SICE) y las carpetas por modalidades de contratación. Las veedurías requieren información sobre todos los procesos que se llevan a cabo en cada Entidad El Distrito pide informes mensuales sobre todos los contratos realizados La Procuraduría General de la Nación y Contraloría Distrital requieren de igual forma información mensual sobre los procesos de contratación de las Entidades Estatales. Información sobre contratos que estén vigentes o sobre planes de compra futura Información sobre pliegos definitivos ya que estos son los que dicen lo que realmente se va a comprar o adquirir Proceso de contratación: Información que es solicitada a las Entidades sobre los procesos de contratación 23

24 Ajustaron el manual de procedimientos de contratación para cumplir la norma vigente durante todo el proceso, sin embargo, al ajustarlo y no hacerlo de nuevo se pueden generar problemas cuando empiecen a trabajar con SECOP porque esos ajustes no van a cubrir los requerimientos de la ley al trabajar a través de esta plataforma. Implementaron manuales de supervisión y liquidación que se ajustaron a la nueva norma. Capacitaron a un grupo de funcionarios especializados en el tema del proceso de contratación para que tuvieran conocimiento de la nueva norma y así involucrarlos desde el comienzo del proceso hasta el final del mismo. Trabajaron en la inteligencia de mercados para la elaboración de los estudios previos, igualmente algunas Entidades trabajaron en las certificaciones y las subastas electrónicas con CERTICAMARA. Implementaron el Modelo Estándar de Control Interno – MECI, como estrategia en algunas entidades Proceso de contratación: Estrategias implementadas en los procesos administrativos por las Entidades por las exigencias de la norma vigente de contratación 24

25 Para la Entidades Estatales la mayoría de las modalidades presentan inconvenientes o dificultades en algún paso y estas están catalogadas por los funcionarios como procesos problemáticos, es normal que pase algo por fallas de la Entidad al llevar a cabo el proceso o por las empresas o ciudadanos al cumplir con el proceso de contratación. Sin embargo, hay algunas modalidades que por su rapidez, facilidad y la baja probabilidad de que surjan inconvenientes son percibidas como poco problemáticas. Procesos de contratación problemáticos Procesos de contratación problemáticos Procesos de contratación poco problemáticos Procesos de contratación poco problemáticos Selección abreviada de menor cuantía Licitaciones Concurso por meritos Subasta Contratación directa Proceso de contratación: Procesos problemáticos y poco problemáticos 25

26 Para hacer la evaluación de este proceso de contratación se les paso a los funcionarios un esquema con los pasos del mismo para que ellos pudieran evaluar el proceso y expusieran los pasos donde este presenta inconvenientes y se vuelvo complejo Proceso de contratación: Ejemplo de evaluación del Proceso de Selección Abreviada de Menor Cuantía 26

27 Esta es una modalidad que trabajan habitualmente todas las Entidades Estatales y que en términos generales es catalogada como un proceso sencillo en especial cuando todos los tiempos y requisitos se cumplen según lo define la norma. Sin embargo todos afirman que hay unos pasos donde se pueden presentar algunos inconvenientes y esto hace que se vuelva complejo o demorado el proceso, los cuales son básicamente: Creación de los estudios previos Observaciones en los estudios previos Realizar sorteo de oferentes Cierre del proceso Evaluación de ofertas Manifestación de interés Legalización Proceso de contratación: Evaluación del Proceso de Selección Abreviada de Menor Cuantía 27

28 Proceso de contratación: Evaluación del Proceso de Selección Abreviada de Menor Cuantía PASOSINCONVENIENTES CREACION DE ESTUDIOS PREVIOS Lo que se cotiza en el estudio previo muchas veces al comenzar el proceso no ´se encuentra en el mercado o alguna característica técnica no esta escrita. Unificación de criterios para realizar los estudios previos Todo estudio previo debe llevar la consulta inicial del SICE y en este o no están los elementos que se necesitan cotizar o se encuentran desactualizados en precios o referencias, cuando se llega a pliegos llegan oferentes con más experiencia objetan el estudio previo y se cae el proceso. El estudio previo se hace generalmente con lo que hay en el mercado en el momento y este proceso puede durar 6 meses, en el momento de hacer la compra a veces ya han cambiado o sacado del mercado y lo que se hizo anteriormente se perdió. OBSERVACIONES EN LA PUBLICACIÓN DE PLIEGOS Y ESTUDIOS PREVIOS Los posibles oferentes hacen observaciones al proyecto de pliegos y condiciones y se crean los pliegos y se hacen nuevamente observaciones que algunas pueden generar adendas. Se hacen observaciones iníciales que pueden hacer caer el proceso porque lo que se hizo inicialmente en el estudio previo no tiene validez en el mercado. 28

29 Proceso de contratación: Evaluación del Proceso de Selección Abreviada de Menor Cuantía PASOSINCONVENIENTES SORTEO DE OFERENTES La baja continuidad de los oferentes en el proceso conlleva a detectar algunos procesos desiertos. CERRAR PROCESO La extemporaneidad en la presentación de propuestas por los oferentes. EVALUACIÓN DE OFERTAS El alto volumen de oferentes y la evaluación de las ofertas generan desgaste a la Entidad afectando los cronogramas establecidos. MANIFESTACIÓN DE INTERÉS No todos los oferentes cumplen con las exigencias que se requieren para el proceso. LEGALIZACIÓN Tiempos de legalización del contrato: Proveedores No cumplen con tiempos establecidos por la Entidad Suministro de bienes o elementos en los tiempos establecidos en virtud a no tener los mismos disponibles. Entidades No hay por ley un tiempo establecido y cada Entidad maneja sus propios tiempos No se suministra información correspondiente para la legalización del contrato 29

30 4.2 GENERALIDADES CON RESPECTO AL SISTEMA ELECTRÓNICO PARA LA CONTRATACIÓN PÚBLICA – SECOP - Unión Temporal Sigma Dos - DDB 30

31 4.2.1 Generalidades del SECOP: Percepción Todas las Entidades Estatales que participaron en las reuniones tenían un alto conocimiento de SECOP ya que participaron en el piloto que este realizó hace un año en su primera fase. Todos comentan haber tenido una buena experiencia con el piloto inicial aunque en algunos casos no se culminó: La experiencia fue positiva. Es percibida como una herramienta de gran ayuda en los procesos de contratación con el Estado. 31

32 FUNCIÓN Unificar en un solo sistema del Estado toda la información contractual. Cumplir con la normativa vigente Cumplir con la normativa vigente Generar transparencia en el proceso de contratación Facilitar el proceso Facilitar el proceso Revisar y ampliar la información que se tiene de cada modalidad de contrato y de cada proceso de contratación que se está llevando a cabo Organizar la información de los procesos para que sean claros y cumpla con las normas requeridas La función principal es darle orden a la gestión contractual para facilitar los procesos tanto para las Entidades como para los usuarios interesados en los procesos de contratación con el Estado Generalidades del SECOP: Función de la Herramienta 32

33 VENTAJAS DE SECOPDESVENTAJAS DE SECOP Agilidad Inmediatez Unificación de criterios Estandarización de la información Trasparencia en el proceso Facilidad para manejar el proceso tanto para la entidad como para el usuario La única desventaja que se percibe para la Agencia Presidencial para la Acción Social y la Cooperación Internacional, es el no poder aplicar el régimen privado en SECOP porque todo está enmarcado bajo la normatividad de ley 80 y Generalidades del SECOP: Ventajas, Desventajas y Utilidad UTILIDAD DE SECOP La información fluye fácilmente El cambio de los pasos es más ágil Unifica los criterios para todas las entidades en los procesos contractuales Hay un orden lógico en el proceso La ley exige unos tiempos y hay un control para mirar si se esta haciendo correctamente La herramienta puede permitir interactuar con los aplicativos internos, conectarse y transferir información de manera rápida La información fluye fácilmente El cambio de los pasos es más ágil Unifica los criterios para todas las entidades en los procesos contractuales Hay un orden lógico en el proceso La ley exige unos tiempos y hay un control para mirar si se esta haciendo correctamente La herramienta puede permitir interactuar con los aplicativos internos, conectarse y transferir información de manera rápida 33

34 OPORTUNIDADES QUE TIENE SECOP Tener una integración con el SIC (Superintendencia de Industria y Comercio), ya que los procesos de contratación de ellos, deben ir de la mano con otros procesos que se dan en la contraloría y el sistema de información financiera. Se debería incluir en el SECOP, el tema de estudios previos para fortalecer el SICE para que fuera la base del estudio previo sin necesidad detener cotizaciones de los proveedores. Seguir capacitando la parte de estudios previos porque las áreas usuarias no lo tienen claro. Dar un acompañamiento en el proceso contractual y capacitar en el funcionamiento del sistema de manera presencial y no virtual, además de ser continuo, para que todos los funcionarios tengan conocimiento de cómo se maneja Generalidades del SECOP: Oportunidades 34

35 4.3EVALUACIÓN DE NUEVAS MODALIDADES DE CONTRATACIÓN - Unión Temporal Sigma Dos - DDB 35

36 Todos conocen la modalidad de subasta electrónica, sin embargo no todos han tenido la experiencia con ella porque no la han manejado en todas las Entidades. Quienes han trabajado esta modalidad tienen una experiencia positiva. Para todos es claro que es un programa que maneja CERTICAMARA con un software donde cada proveedor tiene un código de acceso y con identidad oculta, donde nadie conoce la oferta de los otros proveedores, lo que garantiza la igualdad de todos y la confiabilidad del proceso. Se percibe como una herramienta de trabajo ágil que facilita el proceso y les ahorra tiempo y dinero a las Entidades, además de facilitar el trabajo a los proponentes Nuevas Modalidades de Contratación: Subasta Electrónica - Conocimiento de la modalidad 36

37 UTILIDAD Agilidad en el proceso de adjudicación Ahorro de dinero para la Entidad Confiabilidad del proceso de contratación Es una modalidad trasparente Es un modelo que facilita el trabajo de las Entidades y de los proveedores Nuevas Modalidades de Contratación: Subasta Electrónica - Utilidad de la modalidad 37

38 Esta modalidad es conocida por todos los funcionarios de las Entidades y algunos ya tienen experiencia con ella, sin embargo esta experiencia no ha sido positiva. El inconveniente que se tiene con esta modalidad es que con la reforma de la norma se tomó el modelo del Banco Mundial y los procesos no se adaptan a los que se manejan en las Entidades Estatales, el problema radica en la ejecución del mismo Nuevas Modalidades de Contratación: Concurso de Méritos - Conocimiento de la modalidad 38

39 La utilidad que le encuentran a la modalidad es muy baja ya que con el cambio de la norma el esquema que adaptaron no es fácil y practico para llevarlo a cabo en las Entidades Estatales. Los funcionarios que la han utilizado le han encontrado varios inconvenientes: INCONVENIENTES Es demorado en tiempo Se aumentan los costos en algunos casos por requerir personal especializado para la valoración de los interesados Esquema actual no es claro lo que dificulta la ejecución Los procesos de lista cortas pueden volverse muy largos y complicados si algún interesado no cumple con los requisitos o se retira Nuevas Modalidades de Contratación: Concurso de Méritos - Utilidad de la modalidad 39

40 4.4 EVALUACION SOBRE FIRMAS DIGITALES Y DOCUMENTOS DIGITALES - Unión Temporal Sigma Dos - DDB 40

41 4.4.1 Documentos Digitales y Firmas Certificadas: Generalidades Tanto los documentos digitales como las firmas certificadas se perciben como herramientas facilitadoras para los procesos de contratación, aunque se han usado en algunas ocasiones, las Entidades Estatales son concientes que no tienen una cultura adecuada para su uso: Por falta de conocimiento sobre las mismos Por no tener los recursos necesarios para tener un control sobre las personas que manejan el tema, o Por dudas sobre la veracidad y validez que les pueda ofrecer Documentos Digitales: Aquellos en los cuales la información esta registrada en formato electrónico, sobre un soporte electrónico y que requiere de dispositivos informáticos para la consulta. 2.Firmas Certificadas: Es, en la gestión de documentos electrónicos o digitales un método criptográfico que asocia la identidad de una persona o de un equipo informático al mensaje o documento.

42 VENTAJAS DOCUMENTOS DIGITALES FIRMAS CERTIFICADAS Agilidad. Reducción de costos en papel. Ahorro en tiempo. Facilidad de archivar los procesos digitales. Mayor control sobre los documentos. Se tiene el documento certero y no le pueden hacer trampas. Es confiable. Agilidad. Reducción de costos en papel. Ahorro en tiempo. Facilidad de archivar los procesos digitales. Mayor control sobre los documentos. Se tiene el documento certero y no le pueden hacer trampas. Es confiable. Garantiza que la firma es de la persona que debe ser en el caso de las Entidades Estatales del ordenador del gasto. Es seguro. Es confiable. Es rápido. Ahorro en dinero y papel. Garantiza que la firma es de la persona que debe ser en el caso de las Entidades Estatales del ordenador del gasto. Es seguro. Es confiable. Es rápido. Ahorro en dinero y papel. Las ventajas que se perciben para ambas son similares y hacen relación a la rapidez y seguridad que les puede ofrecer estas herramientas en los procesos de contratación Documentos Digitales y Firmas Certificadas: Ventajas 42

43 DESVENTAJAS DOCUMENTOS DIGITALES FIRMAS CERTIFICADAS Hay dudas sobre la veracidad del documento No hay cultura para manejar estos documentos en las entidades Falta trabajar mucho en la validez del documento No hay mucho conocimiento sobre el tema Hay dudas sobre la veracidad del documento No hay cultura para manejar estos documentos en las entidades Falta trabajar mucho en la validez del documento No hay mucho conocimiento sobre el tema Hay dudas sobre la veracidad de la firma No hay ni la cultura ni el conocimiento por todas las personas del uso. No hay conocimiento sobre la funcionalidad de la firma certificada Hay dudas sobre la veracidad de la firma No hay ni la cultura ni el conocimiento por todas las personas del uso. No hay conocimiento sobre la funcionalidad de la firma certificada La principal desventaja que le encuentran es que no hay una sensibilización con el tema por parte de algunas Entidades y todavía generan muchas dudas de la veracidad que pueden ofrecer Documentos Digitales y Firmas Certificadas: Desventajas 43

44 5. HALLAZGOS RELEVANTES - Unión Temporal Sigma Dos - DDB 44

45 Con las modificaciones que se hicieron a la norma surgen diversos problemas o inconvenientes que son afrontados por las entidades de acuerdo a sus necesidades y los procesos de contratación que son más habituales para ellos, por ello, la queja más frecuente fue que no hubo una capacitación o preparación para el cambio, lo cual los llevó a implementar sus propias reglas y hacer modificaciones en los manuales afectando el curso normal de los procesos que tenían en el momento. Algunos pasos de los procesos han sufrido inconvenientes como se observa en el proceso de selección abreviada de menor cuantía, sin embargo para todos los funcionarios es claro que la mayoría de las modalidades trabajadas por ellos se vieron afectadas convirtiéndolos en procesos complejos y demorados por el manejo y cumplimiento de la ley. La modalidad que se sigue percibiendo como fácil, rápida y por lo tanto poco problemática por no tener mayores inconvenientes es la de contratación directa, la cual es la menos afectada por el cambio de la norma. 5. Hallazgos Relevantes (1) 45

46 Es importante señalar que en el momento no existe un trabajo conjunto entre la parte operativa y la jurídica en algunas Entidades lo que se ve reflejado en fallas que se presentan durante el trascurso de los procesos de contratación. Otro aspecto que los entrevistados destacan es el hecho de que el Portal Único de Contratación presenta problemas de acceso a la red con frecuencia, lo cual perjudica tanto a las Entidades como a los usuarios porque esto dificulta o bloquea el proceso y no permite la subida de información en el momento que es necesario, afectando los cronogramas establecidos para la validación de los requisitos y adjudicaciones. De otra parte, todos los funcionarios tienen conocimiento de lo que es y de como funciona SECOP, además es vista como una herramienta que ayudará a unificar criterios para el trabajo en conjunto de la parte operativa y jurídica en las Entidades. De igual forma, se espera que ayude a unificar los criterios relacionados con el paso de los estudios previos, pues actualmente cada Entidad tiene su propio sistema y criterio para ejecutarlo lo cual no facilita el cumplimiento de la nueva norma. 5. Hallazgos Relevantes (2) 46

47 Igualmente, para todos los entrevistados son familiares las nuevas modalidades de contratación como la subasta electrónica y el concurso de meritos. En cuanto a la subasta electrónica esta se percibe como una modalidad que ayuda a agilizar el proceso y a su vez es fácil de llevar a cabo, ahorra tiempo y dinero a la Entidad. Por su parte, el concurso de méritos se ve como una modalidad mal adaptada a las necesidades y requerimientos de las Entidades pues dificulta y amplía innecesariamente los tiempos del proceso. Si bien es cierto, que los documentos digitales y las firmas certificadas son vistas como una ayuda porque ahorran tiempo y dinero, no existe en las Entidades la cultura e información para su uso por falta de capacitación, en cuanto a su funcionamiento, además de las dudas que se presentan con relación a la validez y veracidad de los mismos. 5. Hallazgos Relevantes (3) 47

48 Vale la pena aprovechar la buena imagen que se tiene de SECOP por parte de las Entidades para trabajar con ellas de forma participativa y personal ofreciendo una capacitación continua y permanente a todos los funcionarios que manejan esta área, y así facilitar el uso de la herramienta en los procesos de contratación. De otro lado, sería importante que SECOP trabaje coordinadamente con el SICE en el punto de la actualización de la base de datos de elementos y bienes, ya que la consulta a este último es obligado por ley en el paso de los estudios previos y de esta manera agilizar este paso donde se generan tantos inconvenientes. 5. Hallazgos Relevantes (4) 48

49 Informe elaborado por: Unión Temporal SIGMA DOS – DDB Bogotá D.C., diciembre de


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