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MANEJO DE HERRAMIENTAS FUNDAMENTALES EN LA ORGANIZACION DE EVENTOS Pablo M. Weil.

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Presentación del tema: "MANEJO DE HERRAMIENTAS FUNDAMENTALES EN LA ORGANIZACION DE EVENTOS Pablo M. Weil."— Transcripción de la presentación:

1 MANEJO DE HERRAMIENTAS FUNDAMENTALES EN LA ORGANIZACION DE EVENTOS Pablo M. Weil

2 HERRAMIENTAS COMO HOJA DE RUTA DEL ORGANIZADOR AYUDAN A DETERMINAR OBJETIVOS CLAROS Y DEFINIDOS ESTABLECEN METAS ALCANZABLES OPTIMIZACION DE LOS RECURSOS DISPONIBLES COORDINAN Y UNIFICAN LOS ESFUERZOS DEL ORGANIZADOR

3 ORGANIGRAMA OPTIMIZACION DE LOS RRHH DESTINADOS AL EVENTO CUENTAS CLARAS CONSERVAN LA AMISTAD: OFRECE UNA ESTRUCTURA CONFIABLE PARA NUESTROS CLIENTES ESTABLECE RESPONSABLES DE AREA FOCALIZA FUNCIONES Y TAREAS CANALIZA ENERGIAS LABORALES PROPICIA RELACIONES INTERPERSONALES

4 Coordinador B Relaciones Públicas Inscripciones Finanzas Presupuesto Finanzas Actividades Cronograma de Contrataciones Secretaria General Tours Hoteles IN / OUT Turismo Coordinación General Comité Organizador del Evento Coordinador A Marketing Prensa

5 CRONOGRAMA HOJA DE RUTA POR EXCELENCIA MANEJO EFICAZ DE TIEMPOS ORDENAMIENTO DE ETAPAS CHEQUEO DE LA EVOLUCION DE LAS TAREAS

6 FECHA LIMITE TAREA RESPONSABLE RESPONSABLEOBSERVACIONES A xx del inicio NOMBRAR COMITES Entidad Convocante Fecha exacta INICIA SECRETARIA ACADEMICA Organizador DIAGRAMACION PROGRAMA FINAL Entidad + Organizador

7 PRESUPUESTO DE UN EVENTO TENTATIVO INICIAL FINAL ESTIMATIVOREAL

8 ESTUDIO DE COSTOS TENTATIVOS A CONSIDERAR PARA ELABORAR UN POSIBLE PRESUPUESTO LUGAR: SEDE: FECHA: CANT. DE ASISTENTES: CANT. DE SALAS: CANT. DE IDIOMAS: SEDE Salas de Conferencias Exhibición de Posters Alojamiento Comité Organizador Vigilancia Teléfono Ornamentación Propinas EGRESOS

9 GASTOS DE ORADORES Pasajes Alojamientos Comidas Honorarios Regalos GASTRONOMIA Cocktail Almuerzos Cenas Coffee Break MATERIALES PARA PARTICIPANTES Lapiceras Portafolios Blocks Credenciales Certificados FOLLETERIA Y PAPELERIA Folletos Fichas de Inscripción Sobres Afiches Papel carta y sobres

10 CORREO Envío de Folletos y Comunicaciones Fletes Correo electrónico SERVICIOS TECNICOS Interpretación Simultanea Proyección de Datos Proyección de Video Sonido PRENSA Publicación de Gacetillas CARTELERIA Y SEÑALIZACION Carteles exteriores Señalización Gral. y Especifica PERSONAL Auxiliares de Sala Auxiliares de Secretaria Interpretes Locutor Acto Inaugural

11 HONORARIOS DE ORGANIZACIÓN GASTOS DE REPRESENTACION DEL COMITÉ ORGANIZADOR IMPREVISTOS

12 INGRESOS INGRESO POR PARTICIPANTES Inscripciones Pre Evento Full Estudiantes Inscripciones In Situ Full Estudiantes

13 INGRESOS INGRESO POR VENTAS Muestra Comercial Publicidad Servicios Promocionales Patrocinios APORTES, DONACIONES, ETC.

14 GRILLA OPERATIVA PARTITURA DEL DIRECTOR DE ORQUESTA SECUENCIA ESCRITA DEL EVENTO EN SU CONJUNTO UNIFICA CODIGOS Y CRITERIOS CHECK LIST FINAL

15 GRILLA OPERATIVAHORARIOSALONACTIVIDADARMADOEQUIPAMIENTOAABB 13 A 14 HS. AUDITORIOSEMINARIO ESCUELA X 120 – ESTRADO X 4 – PODIO, CARTEL ESTRADO SONIDO X 120 – PROYECCION DE DATOS, PANTALLA, ILUMINACION ESTRADO CAFÉ, TE, AGUA, JUGOS Y MASAS VIERNES 26 DE OCTUBRE

16 MANEJO DE HERRAMIENTAS FUNDAMENTALES EN LA ORGANIZACION DE EVENTOS Pablo M. Weil MUCHAS GRACIAS


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