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IMPLEMENTACIÓN DE NUEVO SISTEMA CONTABLE Se implementó un nuevo sistema contable que permite enlazar los diferentes procesos del Colegio y además genera.

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2 IMPLEMENTACIÓN DE NUEVO SISTEMA CONTABLE Se implementó un nuevo sistema contable que permite enlazar los diferentes procesos del Colegio y además genera de manera inmediata y automática los asientos contables. Funciona en un servidor con la plataforma SQL que se respalda diariamente. Cuenta con los siguientes módulos: 1. Sistema de Bancos 2. Sistema de Cajas 3. Sistema de Ahorros 4. Sistema de Cobro 5. Sistema de Contabilidad 6. Sistema de Crédito 7. Sistema de Presupuestos 8. Sistema de Seguridad Actualmente se esta trabajando en la implementación de dos módulos más, el Sistema de Nómina y el Sistema de Activos. Todos los módulos han sido creados según las necesidades del Colegio.

3 SISTEMA DE CONTABILIDAD Genera asientos automáticos por cada transacción generada por el sistema, reduce el error humano y mantiene la contabilidad al día. Permite generar los informes financieros según la aplicación de los principios contables vigentes. Permite la revisión de cada movimiento indicando quien lo generó y brindando múltiple información al respecto. Genera reportes de movimientos diarios y cuadros para análisis financiero.

4 SISTEMA DE CRÉDITO Controla todas las operaciones de crédito. Maneja intereses diarios y calculo de intereses moratorios. Genera desde el sistema el contrato y pagaré con la información almacenada en el Sistema de Afiliados. Mantiene una base de datos de fiadores. Permite la clasificación crediticia. Genera informes sobre la cartera de crédito.

5 SISTEMA DE PRESUPUESTOS Permite crear proyecciones presupuestarias. Permite liquidar presupuestos y conocer diariamente los saldos de las diferentes partidas presupuestarias. Mantiene un histórico de presupuestos liquidados. Genera múltiples reportes. Solicita confirmación cuando se va a exceder una partida presupuestaria.

6 DISPOSICIONES DE SEGURIDAD La Base de datos se encuentra cifrada para evitar su manipulación. Cada usuario tiene una contraseña personal que debe ser actualizada mensualmente. Cada usuario tiene acceso solo a las áreas que le corresponden según sus funciones. El sistema lleva una bitácora por cada usuario con el fin de conocer todos los procesos que genera cada funcionario. Toda transacción registra quien la originó. El contador debe ejecutar labores de auditor interno del sistema ya que los asientos automáticos deben ser revisados uno por uno. La Tesorera (o), Fiscal y Presidenta (e), tienen claves de acceso al sistema para conocer los movimientos y generar reportes, solo en modo de consulta.

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8 INGRESOS Proyección 2007 – 2008 Real 2007 – 2008 VariaciónColegiaturas (Licenciado ¢6200 y Bachiller ¢5480) Servicios ( ) ( ) Revista Actividades Sociales Capacitación (13 cursos, 349 participantes) Fondo Mutualidad Congreso (Cuenta nueva sin proyección) Otros Ingresos Ingresos Totales

9 GASTOS Proyección 2007 – 2008 Real 2007 – 2008 VariaciónAdministrativos ( ) ( ) Costo Servicios Revista ( ) ( ) Actividades Sociales Solicitud de Aporte de Filiales (5) Capacitación (13 Cursos) Fondo Mutualidad Congreso (Cuenta sin Proyección) Gastos Financieros Renovación de Activos Renovación de Activos (Renovación de servidor, equipo de computo, 2 computadores portátiles, 2 proyectores multimedia). GASTOS TOTALES

10 DISTRIBUCION A COMISIONES Proyección 2007 – 2008 Real 2007 – 2008 Variación Distribución a comisiones Fondo Mutual (6%) Revista (3%) Capacitación (5%) Congresos (3%) Total Aportes a Comisiones

11 INGRESOS Proyección 2007 – 2008 Real 2007 – 2008 Variación Intereses corrientes sobre prestamos ( ) ( ) Intereses Moratorios (16.106) (16.106) Cuotas Ingreso (¢2000) Inicia en abril Intereses Sobre Inversiones Intereses Cuenta Corriente Ingresos Gastos Administrativos Otros Ingresos Total de Ingresos Generados Fondo Mutual Aporte del 6% CTS TOTAL DE INGRESOS DEL FONDO

12 INGRESOS Proyección 2007 – 2008 Real 2007 – 2008 Variación TOTAL DE INGRESOS DEL FONDO GASTOS Proyección 2007– 2008 Real 2007 – 2008 Variación Gastos Administrativos ( ) ( ) Gastos Ayuda Mutualista Gastos por Defunción Devolución de Cuotas TOTAL GASTOS RESULTADO PROYECTADO ( ) ( )

13 INGRESOS Proyección 2007 – 2008 Real 2007 – 2008 Variación Cuotas por Inscripción Cursos / Talleres Total de Ingresos generados Capacitación Aporte del 5% CTS TOTAL DE INGRESOS CAPACITACION GASTOS Proyección 2007 – 2008 Real 2007 – 2008 Variación Cursos de Capacitación Cursos de Capacitación Total de Gastos (100%) RESULTADO PROYECTADO ( ) ( )

14 INGRESOS Proyección 2007 – 2008 Real 2007 – 2008 Variación Aportes Colegiados (¢100,00) Publicidad y Venta ( ) ( ) Total de Ingresos generados revista Aporte del 3% CTS TOTAL DE INGRESOS REVISTA GASTOS Proyección 2007 – 2008 Real 2007 – 2008 Variación Emisión Emisión ( ) ( ) Distribución ( ) Total de Gastos ( ) ( ) RESULTADO PROYECTADO ( ) ( )

15 INGRESOS Proyección 2007 – 2008 Real 2007 – 2008 Variación Cuotas (Sin Proyección) Intereses sobre Inversiones (Sin Proyección) Total de Ingresos generados cuotas Congreso Aporte del 3% CTS Planillas por aplicar Congreso Previsión para realización Congreso Ingresos por Patrocinios TOTAL DE INGRESOS CONGRESO

16 GASTOS Proyección 2007 – 2008 Real 2007 – 2008 Variación Mensajeria Ocasional Congreso Alimentos, Bebidas y Actividades Impresiones Congreso Comunicaciones Gastos Conferencistas Lapicero-blocks-memoria-portadocumentos Honorarios Profesionales Comisión venta patrocinios Alquileres Otros Gastos Congreso Total de Gastos RESULTADO PROYECTADO ( ) ( ) ( ) ( )

17 DESCRIPCIÓN Proyección 2007 – 2008 Real 2007 – 2008 Variación INGRESOS TOTALES GASTOS TOTALES RESULTADO BRUTO ( ) ( ) Depreciación ( ) ( ) RESULTADO NETO ( ) ( ) Planillas por aplicar Congreso Previsión para realización Congreso Ingresos por Patrocinios RESULTADO NETO INCLUYENDO PARTIDAS CONGRESO Traslado de Aportes a Comisiones Resultado Neto Esperado

18 NÚMERO DE CUENTA: SALDO ÚLTIMO ESTADO DE CUENTA MARZO 2004 SALDO ÚLTIMO ESTADO DE CUENTA FEBRERO 2008 BANCO NACIONAL (GEN) , ,50¢ BANCO POPULAR (GEN) , ,53¢ BANCO NACIONAL (CAP) COLONES ¢ ¢ BANCO NACIONAL (CONG) DÓLARES $96.20$ BANCO NACIONAL (CONG) 605-2¢ ¢ BANCO POPULAR (FM) ¢ ¢ BANCO NACIONAL (FM) ¢ TOTAL EN CUENTAS: ¢ $96.20¢ $

19 DESCRIPCIÓN:SALDO MARZO 2004 SALDO FEBRERO 2008 CERTIFICADO BANCO NACIONAL FONDO MUTUAL ¢ ¢ INVERSIÓN BN VALORES ¢ SUPER FONDO INVERSIÓN COLONES ¢ DINER FONDO COLONES ¢ TOTAL VALORES: ¢ ¢ TOTAL GENERAL CTA + V: ¢ ¢96.20¢ ¢

20 PROYECTOS Implementación de la propuesta plan de inversiones elaborada conjuntamente por tesorería y administración. Se efectuó un estudio del mercado de valores y se determino el mecanismo de inversiones con límites a los saldos en las cuentas corrientes. Implementación de la propuesta plan de inversiones elaborada conjuntamente por tesorería y administración. Se efectuó un estudio del mercado de valores y se determino el mecanismo de inversiones con límites a los saldos en las cuentas corrientes. Elaboración de un manual descriptivo de cuentas contables que permita tener mayor detalle sobre que movimientos se deben registrar en cada cuenta, aplicando los lineamientos creados por tesorería durante el periodo 2004 – Elaboración de un manual descriptivo de cuentas contables que permita tener mayor detalle sobre que movimientos se deben registrar en cada cuenta, aplicando los lineamientos creados por tesorería durante el periodo 2004 – Póliza de Vidas Colectivas: El Colegio asumiría el costo de una póliza de vidas colectivas para todos los colegiados activos, lo anterior con el fin de poder brindar mayores beneficios como: Indemnización en caso de muerte, cobertura de gastos funerarios, cobertura en caso de enfermedad terminal, etc. Adicional a los beneficios del Fondo Mutual. Póliza de Vidas Colectivas: El Colegio asumiría el costo de una póliza de vidas colectivas para todos los colegiados activos, lo anterior con el fin de poder brindar mayores beneficios como: Indemnización en caso de muerte, cobertura de gastos funerarios, cobertura en caso de enfermedad terminal, etc. Adicional a los beneficios del Fondo Mutual. Inversión inmobiliaria: Adquisición de la propiedad continua al Colegio, la dueña de la propiedad ha manifestado su interés por vender la propiedad y negociará lo detalles de la venta en próximos días, ella solicitó un peritaje con el fin de presentar a la Junta Directiva una oferta de venta. Inversión inmobiliaria: Adquisición de la propiedad continua al Colegio, la dueña de la propiedad ha manifestado su interés por vender la propiedad y negociará lo detalles de la venta en próximos días, ella solicitó un peritaje con el fin de presentar a la Junta Directiva una oferta de venta.

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22 Disminución de Gastos Administrativos: Se aplicaron cambios importantes en los diferentes procesos administrativos con el fin de disminuir los gastos de la operación cotidiana del Colegio. Se cambió el fax por un equipo nuevo sin incurrir en la compra del activo, solamente se adquieren los toners a la empresa que brindó el equipo en préstamo con un ahorro del 25% en el costo de cada toner. Se crearon rutas por zonas geográficas con el fin de disminuir el consumo de combustible de la motocicleta del colegio. Toda contratación se realiza por medio de una terna de oferentes, además se esta implementando el sistema SIAC creado por la Contraloría para la regulación de la contratación administrativa. Se logró crear dos plazas operativas que han venido a fortalecer y mejorar la atención a los colegiados. En la parte de pagos de servicios todos se han mantenido al día por lo que no se ha incurrido en pago de cargos por mora. Actualmente se recicla el papel y se imprime en modo dúplex por ambos lados para economizar papel.


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