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IMPLEMENTACIÓN DE NUEVO SISTEMA CONTABLE Se implementó un nuevo sistema contable que permite enlazar los diferentes procesos del Colegio y además genera.

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2 IMPLEMENTACIÓN DE NUEVO SISTEMA CONTABLE Se implementó un nuevo sistema contable que permite enlazar los diferentes procesos del Colegio y además genera de manera inmediata y automática los asientos contables. Funciona en un servidor con la plataforma SQL que se respalda diariamente. Cuenta con los siguientes módulos: 1. Sistema de Bancos 2. Sistema de Cajas 3. Sistema de Ahorros 4. Sistema de Cobro 5. Sistema de Contabilidad 6. Sistema de Crédito 7. Sistema de Presupuestos 8. Sistema de Seguridad Actualmente se esta trabajando en la implementación de dos módulos más, el Sistema de Nómina y el Sistema de Activos. Todos los módulos han sido creados según las necesidades del Colegio.

3 SISTEMA DE CONTABILIDAD Genera asientos automáticos por cada transacción generada por el sistema, reduce el error humano y mantiene la contabilidad al día. Permite generar los informes financieros según la aplicación de los principios contables vigentes. Permite la revisión de cada movimiento indicando quien lo generó y brindando múltiple información al respecto. Genera reportes de movimientos diarios y cuadros para análisis financiero.

4 SISTEMA DE CRÉDITO Controla todas las operaciones de crédito. Maneja intereses diarios y calculo de intereses moratorios. Genera desde el sistema el contrato y pagaré con la información almacenada en el Sistema de Afiliados. Mantiene una base de datos de fiadores. Permite la clasificación crediticia. Genera informes sobre la cartera de crédito.

5 SISTEMA DE PRESUPUESTOS Permite crear proyecciones presupuestarias. Permite liquidar presupuestos y conocer diariamente los saldos de las diferentes partidas presupuestarias. Mantiene un histórico de presupuestos liquidados. Genera múltiples reportes. Solicita confirmación cuando se va a exceder una partida presupuestaria.

6 DISPOSICIONES DE SEGURIDAD La Base de datos se encuentra cifrada para evitar su manipulación. Cada usuario tiene una contraseña personal que debe ser actualizada mensualmente. Cada usuario tiene acceso solo a las áreas que le corresponden según sus funciones. El sistema lleva una bitácora por cada usuario con el fin de conocer todos los procesos que genera cada funcionario. Toda transacción registra quien la originó. El contador debe ejecutar labores de auditor interno del sistema ya que los asientos automáticos deben ser revisados uno por uno. La Tesorera (o), Fiscal y Presidenta (e), tienen claves de acceso al sistema para conocer los movimientos y generar reportes, solo en modo de consulta.

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8 INGRESOS Proyección 2007 – 2008 Real 2007 – 2008 VariaciónColegiaturas (Licenciado ¢6200 y Bachiller ¢5480) 112.044.616 112.044.616 120.906.345 120.906.345 8.861.729 8.861.729 Servicios 3.720.000 3.720.000 2.433.150 2.433.150 (1.286.850) (1.286.850) Revista 2.334.600 2.334.600 2.440.202 2.440.202 105.602 105.602 Actividades Sociales 420.000 420.000 849.975 849.975 429.975 429.975 Capacitación (13 cursos, 349 participantes) 972.000 972.000 1.575.000 1.575.000 603.000 603.000 Fondo Mutualidad 5.640.804 5.640.804 7.068.573 7.068.573 1.427.769 1.427.769 Congreso (Cuenta nueva sin proyección) - 31.630.835 31.630.835 Otros Ingresos 2.043.816 2.043.816 2.773.571 2.773.571 729.755 729.755 Ingresos Totales 127.175.836 127.175.836 169.677.651 169.677.651 42.501.815 42.501.815

9 GASTOS Proyección 2007 – 2008 Real 2007 – 2008 VariaciónAdministrativos 79.915.382 79.915.382 66.964.550 66.964.550 (12.950.832) (12.950.832) Costo Servicios 573.176 573.176 5.773.257 5.773.257 5.200.081 5.200.081 Revista 4.330.000 4.330.000 2.470.705 2.470.705 (1.859.295) (1.859.295) Actividades Sociales Solicitud de Aporte de Filiales (5) 6.500.000 6.500.000 6.936.917 6.936.917 436.917 436.917 Capacitación (13 Cursos) 1.380.000 1.380.000 4.853.886 4.853.886 3.473.886 3.473.886 Fondo Mutualidad 3.150.000 3.150.000 8.353.427 8.353.427 5.203.427 5.203.427 Congreso (Cuenta sin Proyección) 0 57.266.051 57.266.051 Gastos Financieros 1.411.908 1.411.908 2.205.175 2.205.175 793.267 793.267 Renovación de Activos Renovación de Activos 1.980.000 1.980.000 2.415.394 2.415.394 435.394 435.394 (Renovación de servidor, equipo de computo, 2 computadores portátiles, 2 proyectores multimedia). GASTOS TOTALES 99.240.466 99.240.466 157.239.361 157.239.361 57.998.895 57.998.895

10 DISTRIBUCION A COMISIONES Proyección 2007 – 2008 Real 2007 – 2008 Variación Distribución a comisiones Fondo Mutual (6%) 6.722.677 6.722.677 7.254.381 7.254.381 531.704 531.704 Revista (3%) 3.361.338 3.361.338 3.627.190 3.627.190 265.852 265.852 Capacitación (5%) 5.602.231 5.602.231 6.045.317 6.045.317 443.086 443.086 Congresos (3%) 3.361.338 3.361.338 3.627.190 3.627.190 265.852 265.852 Total Aportes a Comisiones 19.047.585 19.047.585 20.554.079 20.554.079 1.506.494 1.506.494

11 INGRESOS Proyección 2007 – 2008 Real 2007 – 2008 Variación Intereses corrientes sobre prestamos 3.812.419 3.812.419 2.935.265 2.935.265 (877.154) (877.154) Intereses Moratorios 71.485 71.485 55.379 55.379 (16.106) (16.106) Cuotas Ingreso (¢2000) Inicia en abril 2007. 108.000 108.000 205.000 205.000 97.000 97.000 Intereses Sobre Inversiones 1.342.044 1.342.044 2.312.306 2.312.306 970.262 970.262 Intereses Cuenta Corriente 306.856 306.856 325.111 325.111 18.255 18.255 Ingresos Gastos Administrativos -1.178.3481.178.348 Otros Ingresos -57.16457164 Total de Ingresos Generados Fondo Mutual 5.640.804 5.640.804 7.068.573 7.068.573 1.370.604 1.370.604 Aporte del 6% CTS 6.722.677 6.722.677 7.254.381 7.254.381 531.704 531.704 TOTAL DE INGRESOS DEL FONDO 12.363.481 12.363.481 14.322953 14.322953 1.902.308 1.902.308

12 INGRESOS Proyección 2007 – 2008 Real 2007 – 2008 Variación TOTAL DE INGRESOS DEL FONDO 12.363.481 12.363.481 14.322.953 14.322.953 1.902.308 1.902.308 GASTOS Proyección 2007– 2008 Real 2007 – 2008 Variación Gastos Administrativos 3.150.000 3.150.000 1.012.998 1.012.998 (2.137.002) (2.137.002) Gastos Ayuda Mutualista - 7.000.000 7.000.000 Gastos por Defunción - 200.000 200.000 Devolución de Cuotas - 140.429 140.429140.429 TOTAL GASTOS 3.150.000 3.150.000 8.353.427 8.353.427 5.203.427 5.203.427 RESULTADO PROYECTADO 9.213.481 9.213.481 5.969.527 5.969.527 (3.301.119) (3.301.119)

13 INGRESOS Proyección 2007 – 2008 Real 2007 – 2008 Variación Cuotas por Inscripción Cursos / Talleres 972.000 972.000 1.575.000 1.575.000 603.000 603.000 Total de Ingresos generados Capacitación 972.000 972.000 1.575.000 1.575.000 603.000 603.000 Aporte del 5% CTS 5.602.231 5.602.231 6.045.317 6.045.317 443.086 443.086 TOTAL DE INGRESOS CAPACITACION 6.574.231 6.574.231 7.620.317 7.620.317 1.046.086 1.046.086 GASTOS Proyección 2007 – 2008 Real 2007 – 2008 Variación Cursos de Capacitación Cursos de Capacitación 1.380.000 1.380.000 4.853.886 4.853.886 3.473.886 3.473.886 Total de Gastos (100%) 1.380.000 1.380.000 4.853.886 4.853.886 3.473.886 3.473.886 RESULTADO PROYECTADO 5.194.231 5.194.231 2.766.431 2.766.431 (2.427.800) (2.427.800)

14 INGRESOS Proyección 2007 – 2008 Real 2007 – 2008 Variación Aportes Colegiados (¢100,00) 2.109.600 2.109.600 2.440.202 2.440.202 330.602 330.602 Publicidad y Venta 225.000 225.000 - (225.000) (225.000) Total de Ingresos generados revista 2.334.600 2.334.600 2.440.202 2.440.202 105.602 105.602 Aporte del 3% CTS 3.361.338 3.361.338 3.627.190 3.627.190 265.852 265.852 TOTAL DE INGRESOS REVISTA 5.695.938 5.695.938 6.067.392 6.067.392 371.454 371.454 GASTOS Proyección 2007 – 2008 Real 2007 – 2008 Variación Emisión Emisión 4.000.00 4.000.00 2.270.00 2.270.00 (1.730.000) (1.730.000) Distribución330.000200.705(129.295) Total de Gastos 4.330.000 4.330.000 2.470.705 2.470.705 (1.859.295) (1.859.295) RESULTADO PROYECTADO 1.365.938 1.365.938 3.596.687 3.596.687 (2.230.749) (2.230.749)

15 INGRESOS Proyección 2007 – 2008 Real 2007 – 2008 Variación Cuotas (Sin Proyección) - 31.428.687 31.428.68731.428.687 Intereses sobre Inversiones (Sin Proyección) - 202.148 202.148202.148 Total de Ingresos generados cuotas Congreso - 31.630.835 31.630.835 Aporte del 3% CTS 3.361.338 3.361.338 3.627.190 3.627.190 265.852 265.852 Planillas por aplicar Congreso - 2.267.060 2.267.0602.267.060 Previsión para realización Congreso 2004 - 2007 - 13.806.059 13.806.05913.806.059 Ingresos por Patrocinios - 3.308.350 3.308.3503.308.350 TOTAL DE INGRESOS CONGRESO 3.361.338 3.361.338 54.639.494 54.639.494 51.278.156 51.278.156

16 GASTOS Proyección 2007 – 2008 Real 2007 – 2008 Variación Mensajeria Ocasional Congreso - 405.500 405.500 Alimentos, Bebidas y Actividades - 28.010.403 28.010.403 Impresiones Congreso - 1.645.500 1.645.500 Comunicaciones - 1.329.914 1.329.914 Gastos Conferencistas - 3.609.590 3.609.590 Lapicero-blocks-memoria-portadocumentos - 7.251.958 7.251.958 Honorarios Profesionales - 11.588.938 11.588.938 Comisión venta patrocinios - 371.765 371.765 Alquileres - 958.273 958.273 Otros Gastos Congreso - 2.094.210 2.094.210 Total de Gastos - 57.266.051 57.266.051 RESULTADO PROYECTADO 3.361.338 3.361.338 (2.626.557) (2.626.557) (5.987.896) (5.987.896)

17 DESCRIPCIÓN Proyección 2007 – 2008 Real 2007 – 2008 Variación INGRESOS TOTALES 127.175.836 127.175.836 169.677.651 169.677.651 42.501.815 42.501.815 GASTOS TOTALES 99.240.466 99.240.466 157.239.361 157.239.361 57.998.895 57.998.895 RESULTADO BRUTO 27.935.370 27.935.370 12.438.289 12.438.289 (15.497.081) (15.497.081) Depreciación 4.912.425 4.912.425 4.642.142 4.642.142 (270.283) (270.283) RESULTADO NETO 23.022.945 23.022.945 7.796.147 7.796.147 (15.226.798) (15.226.798) Planillas por aplicar Congreso - 2.267.060 2.267.0602.267.060 Previsión para realización Congreso 2004 - 2007 - 13.806.059 13.806.05913.806.059 Ingresos por Patrocinios - 3.308.350 3.308.3503.308.350 RESULTADO NETO INCLUYENDO PARTIDAS CONGRESO 23.022.94527.177.6164.154.671 Traslado de Aportes a Comisiones 19.047.585 19.047.585 20.554.079 20.554.079 1.506.494 1.506.494 Resultado Neto Esperado 3.975.360 3.975.360 6.623.537 6.623.537 2.648.177 2.648.177

18 NÚMERO DE CUENTA: SALDO ÚLTIMO ESTADO DE CUENTA MARZO 2004 SALDO ÚLTIMO ESTADO DE CUENTA FEBRERO 2008 BANCO NACIONAL (GEN) 137967-6 3.421.117,50 3.421.117,50¢45.663.012.27 BANCO POPULAR (GEN) 5791-3 1.886.191,53 1.886.191,53¢12.486.230 BANCO NACIONAL (CAP) 738-1 COLONES ¢874.968.35¢6.771.427.61 BANCO NACIONAL (CONG) 600104-1 DÓLARES $96.20$1.546.65 BANCO NACIONAL (CONG) 605-2¢279.865.61¢1.538.156.92 BANCO POPULAR (FM) 5825-5¢9.282.850.31¢1.695.902.57 BANCO NACIONAL (FM) 815-70¢2.306.675.09 TOTAL EN CUENTAS: ¢15.744.993.30$96.20¢70.461.404.46$1.546.65

19 DESCRIPCIÓN:SALDO MARZO 2004 SALDO FEBRERO 2008 CERTIFICADO BANCO NACIONAL FONDO MUTUAL ¢4.108.585.55¢6.877.284.19 INVERSIÓN BN VALORES ¢10.000.000 SUPER FONDO INVERSIÓN COLONES ¢1.452.525.48 DINER FONDO COLONES ¢6.632.775.97 TOTAL VALORES: ¢4.108.585.55¢24.962.585.64 TOTAL GENERAL CTA + V: ¢19.853.578.85¢96.20¢95.423.990.10¢1.546.65

20 PROYECTOS Implementación de la propuesta plan de inversiones elaborada conjuntamente por tesorería y administración. Se efectuó un estudio del mercado de valores y se determino el mecanismo de inversiones con límites a los saldos en las cuentas corrientes. Implementación de la propuesta plan de inversiones elaborada conjuntamente por tesorería y administración. Se efectuó un estudio del mercado de valores y se determino el mecanismo de inversiones con límites a los saldos en las cuentas corrientes. Elaboración de un manual descriptivo de cuentas contables que permita tener mayor detalle sobre que movimientos se deben registrar en cada cuenta, aplicando los lineamientos creados por tesorería durante el periodo 2004 – 2008. Elaboración de un manual descriptivo de cuentas contables que permita tener mayor detalle sobre que movimientos se deben registrar en cada cuenta, aplicando los lineamientos creados por tesorería durante el periodo 2004 – 2008. Póliza de Vidas Colectivas: El Colegio asumiría el costo de una póliza de vidas colectivas para todos los colegiados activos, lo anterior con el fin de poder brindar mayores beneficios como: Indemnización en caso de muerte, cobertura de gastos funerarios, cobertura en caso de enfermedad terminal, etc. Adicional a los beneficios del Fondo Mutual. Póliza de Vidas Colectivas: El Colegio asumiría el costo de una póliza de vidas colectivas para todos los colegiados activos, lo anterior con el fin de poder brindar mayores beneficios como: Indemnización en caso de muerte, cobertura de gastos funerarios, cobertura en caso de enfermedad terminal, etc. Adicional a los beneficios del Fondo Mutual. Inversión inmobiliaria: Adquisición de la propiedad continua al Colegio, la dueña de la propiedad ha manifestado su interés por vender la propiedad y negociará lo detalles de la venta en próximos días, ella solicitó un peritaje con el fin de presentar a la Junta Directiva una oferta de venta. Inversión inmobiliaria: Adquisición de la propiedad continua al Colegio, la dueña de la propiedad ha manifestado su interés por vender la propiedad y negociará lo detalles de la venta en próximos días, ella solicitó un peritaje con el fin de presentar a la Junta Directiva una oferta de venta.

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22 Disminución de Gastos Administrativos: Se aplicaron cambios importantes en los diferentes procesos administrativos con el fin de disminuir los gastos de la operación cotidiana del Colegio. Se cambió el fax por un equipo nuevo sin incurrir en la compra del activo, solamente se adquieren los toners a la empresa que brindó el equipo en préstamo con un ahorro del 25% en el costo de cada toner. Se crearon rutas por zonas geográficas con el fin de disminuir el consumo de combustible de la motocicleta del colegio. Toda contratación se realiza por medio de una terna de oferentes, además se esta implementando el sistema SIAC creado por la Contraloría para la regulación de la contratación administrativa. Se logró crear dos plazas operativas que han venido a fortalecer y mejorar la atención a los colegiados. En la parte de pagos de servicios todos se han mantenido al día por lo que no se ha incurrido en pago de cargos por mora. Actualmente se recicla el papel y se imprime en modo dúplex por ambos lados para economizar papel.


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