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GESTIÓN DOCUMENTAL Equipo Técnico UN-SIMEGE Palmira Junio de 2012.

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1 GESTIÓN DOCUMENTAL Equipo Técnico UN-SIMEGE Palmira Junio de 2012

2 Estudiar, analizar y socializar los lineamientos que la Universidad Nacional de Colombia ha definido para Elaborar, Modificar, Actualizar, Aprobar, Emitir, Reproducir y Controlar los documentos y registros que utiliza la institución para llevar a cabo sus labores académico-administrativas. OBJETIVO

3 Que es un documento?Que es un documento? Que es un registro?Que es un registro? Que es la gestión documental?Que es la gestión documental? Que es control documental y para que sirve?Que es control documental y para que sirve? Que es una caracterización de procesos?Que es una caracterización de procesos?

4 Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por la Universidad Nacional de Colombia, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Control: Elemento que permite VERIFICAR que lo que ocurre concuerda con lo que debiera ocurrir, bien sean resultados, objetivos o planes, de no ser así, precisa de la aplicación de ajustes o correcciones. PALABRAS CLAVES

5 Autocontrol: Habilidad del ser humano para hacer por sí mismo control de sus emociones y comportamientos. Documento: Información y su medio de soporte. Ejemplo: formato, especificación, procedimiento documentado, dibujo, informe, norma. El medio de soporte puede ser papel, magnético, óptico o electrónico, muestra patrón o una combinación de estos. PALABRAS CLAVES

6 Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor, y las cuales transforman elementos de entrada en resultados PALABRAS CLAVES Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia objetiva de actividades desempeñadas.

7 Ficha Técnica de Servicio: Se constituyen en documentos en los cuales se determinan las características de los servicios que entregan los procesos misionales a sus usuarios, es decir las fichas técnicas de los servicios Tabla de retención documental: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los registros. PALABRAS CLAVES

8 4.2. GESTION DOCUMENTAL Generalidades La documentación del sistema de gestión de la calidad debe incluir: Declaración de política y objetivos de calidad. (Política y Objetivos de Mejor Gestión. Manual de calidad (Manual de Mejor Gestión. y en Simege electrónico - Modulo documentos) Procedimientos y Registros documentados. (Simege electrónico - Modulo documentos; formatos diligenciados; información de los sistemas de información). NTCGP 1000:2009

9 4.2.3 Control de Documentos Los documentos deben controlarse, por tal motivo se establece un procedimiento documentado que defina los controles necesarios para : Aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión. Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente Asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de versión vigente de los documentos. Asegurarse de que las versiones vigentes y pertinentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso. NTCGP 1000:2009 Gestión Documental

10 4.2.3 Control de Documentos Asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables. Asegurarse de que los documentos de origen externo que la entidad determina que son necesarios para la planificación y la operación del sistema de gestión de la calidad, se identifican y que se controla su distribución Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos y aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón. NTCGP 1000:2009 Gestión Documental

11 GESTION DOCUMENTAL Control Documental UN-SIMEGE Es la elaboración de documentos, codificación, emisión, revisión, aprobación, modificación, control de cambios, distribución, eliminación, manejo e identificación de documentos Los documentos a utilizar en este proceso son: Anexo Parámetros Generales Procedimiento Elaboración y Control de documentos y registrosProcedimiento Elaboración y Control de documentos y registros Formato Solicitud Documental

12 ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS La estructura general de un documento UN-SIMEGE, Sistema de Mejor Gestión, está compuesta por su encabezado, el contenido específico y un pie de página, como se muestra a continuación: Anexo 1 Parámetros Generales

13 Encabezado: El encabezado de un documento corresponde a los datos básicos para su identificación, y deberá ir en todas las páginas, como lo señala en la siguiente figura: Anexo 1 Parámetros Generales

14 NOTA: NOTA: El procedimiento obligatorio no alcanzará los documentos: Plan Estratégico, Manuales de Ética y de Buen Gobierno, Manual de Funciones, los Reglamentos, las Políticas y los Documentos Internos y Externos que se encuentren estandarizados dentro del Manual de Identidad Visual de la Universidad, tales: Resoluciones, Acuerdos, Comunicados, Oficios, Circulares, etc. Así mismo, los formatos generados por los sistemas de información como QUIPU, SARA, HERMES, SIA, entre otros, los cuales conservarán su estructura actual y se identificará su vigencia por la fecha de expedición. Anexo 1 Parámetros Generales

15 Codificación de los documentos: El prototipo de codificación alfa-numérica máxima posible para un Documento de UN-SIMEGÉ y la forma de codificación de los documentos en los dos casos que se presentan actualmente en la Universidad Nacional de Colombia es la siguiente: CASO 1 Ejemplo : U-PR P-FT Anexo 1 Parámetros Generales

16 Primer Campo (Alfabético): Corresponde a la letra que define la cobertura del Documento COBERTURA DEL DOCUMENTOCÓDIGO ÚNICOS PARA TODA LA UNIVERSIDADU SEDE BOGOTÁB SEDE MEDELLÍNM SEDE MANIZALESZ SEDE PALMIRAP SEDE ORINOQUIAO SEDE CARIBEC SEDE AMAZONIAA Anexo 1 Parámetros Generales

17 Segundo Campo (Alfabético): Corresponde al código asignado al tipo de documento. TIPO DE DOCUMENTOCÓDIGO MANUAL DE MEJOR GESTIÓNMG CARÁCTERIZACIÓN DE PROCESOSCP MANUALMN NORMOGRAMASNG PROCEDIMIENTOSPR FORMATOSFT GUÍASGU INSTRUCTIVOSIN PROTOCOLOPC Anexo 1 Parámetros Generales

18 Tercer Campo (Numerico) : Corresponde al código del Macroproceso al cual pertenece el documento. MACROPROCESOCÓDIGO DIRECCIONAMIENTO INSTITUCIONAL01 RELACIONES INTERINSTITUCIONALES02 COMUNICACIÓN03 INVESTIGACIÓN, CREACIÓN ARTISTICA E INNOVACIÓN 04 FORMACIÓN05 EXTENSIÓN06 BIENESTAR UNIVERSITARIO07 Anexo 1 Parámetros Generales

19 Tabla de códigos de Macroprocesos. Anexo 1 Parámetros Generales MACROPROCESOCÓDIGO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO08 GESTIÓN DE RECURSOS Y SERVICIOS BIBLIOTECARIOS 09 GESTIÓN DE LABORATORIOS10 GESTIÓN DE INFORMACIÓN11 GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA12 GESTIÓN JURÍDICA13 EVALUACIÓN, MEDICIÓN CONTROL Y SEGUIMIENTO 14 DESARROLLO ORGANIZACIONAL15 SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD16

20 Cuarto Campo (Numérico) : Corresponde al código del proceso al cual pertenece el documento, el cual se encuentra en la primera hoja de la Caracterización respectiva Quinto Campo (Numérico) : Corresponde al código consecutivo del documento establecido en el proceso. Anexo 1 Parámetros Generales Caracterizaciones

21 MACROPROCESO: DIRECCIONAMIENTO INSTITUCIONAL COBERTURA PARA LA UNAL TIPO DE DOCUMENTO PROCEDIMIENTO CONSECUTIVO DEL PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA DE RECTOR ELEGI CODIGO PROCESO: PLANEACIÓN INSTITUCIONAL U001PR EJEMPLO DE CODIFICACIÓN DE UN PROCEDIMIENTO EJEMPLO DE CODIFICACIÓN DE UN FORMATO CODIGO MACROPROCESO: FORMACIÓN COBERTURA PARA LA SEDE PALMIRA TIPO DE DOCUMENTO FORMATO CONSECUTIVO DEL FORMATO: Constancia de Notificación CODIGO PROCESO: REGISTRO Y MATRICULA P003FT Anexo 1 Parámetros Generales

22 Caso 2 Documentos Específicos de Sede, Facultad, Institutos y Centros ( Interfacultades ): CODIGO MACROPROCESO COBERTURA TIPO DE DOCUMENTO CONSECUTIVO DEL DOCUMENTO CODIGO PROCESO P002FT Laboratorio de Biología BL - Anexo 1 Parámetros Generales

23 Caso 2: Documentos Específicos de Sede, Facultad, Institutos y Centros (Interfacultades) LaboratorioCódigo BiologíaBL CitogenéticaCM Botánica y Herbario José Cuatrecasas ArumiBH Microbiología VegetalMV Fisiología Vegetal, Semillas y casa de mallaFV Cultivo de TejidosCT Biología MolecularBM Entomología y AcarologiaEA GenéticaGE Museo de Entomología de la UN-Sede PalmiraME Nutrición AnimalNA Anatomía y Fisiología AnimalAF Reproducción AnimalRA CEUNPCE Granja Mario González ArandaGR Reserva Natural Bosques YotocoYT Laboratorios Adscritos a la Facultad de Ciencias Agropecuarias

24 Laboratorios Adscritos a Facultad de Ingeniería y Administración LaboratorioCódigo Química, Bioquímica y FotoquímicaQB Química de Suelos y Física de SuelosQF SIG, Topografía y FotointerpretaciónST Análisis AmbientalAM FísicaFC Mecánica de Fluidos, Hidráulica y RiegosMF Operación unitarias y de procesos agroindustrialesOU Tecnología de Frutas y HortalizasFH Tecnología de carnesTC Tecnología de LechesTL BioconversionesBC Mecanización Agrícola y MecanismosMG Fabricación y Simulación de Modelos FísicosFM DymacDY Investigación ambientalesIA Factores Humanos y ErgonomíaFE

25 CONTENIDO MINIMO TIPO DE DOCUMENTO Manual de mejor gestión Caracterización de proceso Normo grama Mapa de riesgo ManualProcedi miento FormatoGuía e Instructivo Protocolo OBJETIVO AAAN/AAA AA ALCANCE AAN/A AA AA JUSTIFICACIÓN N/A O DEFINICIONES AN/A AA OA DOCUMENTOS DE REFERENCIA N/A OA OA CONDICIONES GENERALES N/A A AA DESARROLLO DEL CONTENIDO AAAAAAAAA ANEXOS ON/A OO OO A: Aplica N/A: No Aplica O: Opcional El contenido del documento depende del tipo de documento

26 Pie de Página: Se establece para identificar la validez del documento. Este se debe ubicar en la parte final del mismo. Este solo aplica a los siguientes documentos: Caracterizaciones de procesos, manuales, procedimientos, protocolos, instructivos y guías Anexo 1 Parámetros Generales

27 Anexo 1 Parámetros Generales Elaboró: Registra el nombre de la persona que realiza y responde por el contenido del documento, que puede ser diferente a quien lo digita, el cargo y la fecha. Revisó: Registra el nombre de la persona que revisa el contenido y aplicación del documento, de igual manera se incluye el cargo y la fecha. Aprobó: Registra el nombre de la persona cuya jerarquía en el proceso ó en la Universidad, lo faculta para aprobar el contenido del documento.

28 Anexo 1 Parámetros Generales ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS: Los documentos, en caso de encontrarse desactualizados, se modifican y aprueban nuevamente de acuerdo a las necesidades DE DOCUMENTOS DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS: En el módulo Documentos del Simege electrónico se pueden consultar todos los documentos aprobados del Sistema, garantizando el uso de versiones vigentes por parte de todos los servidores públicos, contratistas y demás usuarios del sistema y de los documentos. Esta herramienta busca eliminar las impresiones y el uso indebido de versiones no vigentes u obsoletas. SEGUIMIENTO Y CONTROL DE CAMBIOS: Vicerrectoría General o delegados y Direcciones o Coordinaciones de gestión

29 Procedimiento: Elaboración y control de documentos y registros

30 Pagina web UN-SIMEGE

31 Ruta de descarga

32 Formato Solicitud Documental GESTIÓN DE INFORMACIÓN Código :U-FT Versión: 2.0 FORMATO DE SOLICITUD DOCUMENTAL Página 1 de 1 Proceso:No. Solicitud Identificación del Documento: Solicitud de: Elaboración Modificación Eliminación Tipo de archivo del documento (para elaboración): WORD EXCEL OTRO:___________________________________________________ Solicitante: Cargo: Fecha: Cambios a realizar (En caso de modificaciones): Razón de la solicitud: Quien elabora el documento Nombre: Cargo:Correo electrónico institucional: Quien revisa el documentoNombre: Cargo:Correo electrónico institucional: Quien aprueba el documentoNombre: Cargo:Correo electrónico institucional: Justificación del rechazo cuando aplique: Aprobó la solicitud SI NO Nombre: Cargo:Fecha:

33 TIPOS DE DOCUMENTOS Manual de Mejor Gestión : Documento que específica el Sistema de Mejor Gestión de la Universidad Nacional de ColombiaManual de Mejor Gestión Mapa de Macroprocesos: Documento en el que se identifican los procesos y sus interrelaciones.Mapa de Macroprocesos Caracterización de proceso: Documento que describe las características generales del proceso, esto es, los rasgos diferenciadores del mismo.Caracterización de proceso Normograma: Documento que registra la normatividad vigente y aplicada, tanto interna como externa, de los procesos.Normograma:

34 Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Es recomendable que los procedimientos definan como mínimo: quién hace qué, dónde, cuándo, por qué y cómo Formato: Documento empleado para registrar la información necesaria para la realización de un proceso o actividad. Manual: Documento con un cuerpo sistemático que contiene la descripción de información referente a un tema y consolida su desarrollo. Mapa de riesgo: es una representación final de la probabilidad e impacto de uno o más riesgos frente a un proceso, proyecto o programa. TIPOS DE DOCUMENTOS

35 Guía : Documento que establece pautas de acción, recomendaciones o sugerencias de expertos en temas determinados y que apoyan la gestión de los procesos o la documentación de los mismos o documento que se caracteriza por suministrar información específica para orientar una ó varias actividades, recursos y responsables entre otros aspectos Instructivo: Documento que brinda una secuencia clara de indicaciones o instrucciones que tienen como finalidad desarrollar una actividad para llegar a una meta o un objetivo. Se caracteriza por suministrar información orientada al aprendizaje de una ó varias actividades, su documentación debe ser precisa y concreta. Protocolo: Documento que establece instrucciones sobre el manejo operativo de disposiciones de carácter referencial TIPOS DE DOCUMENTOS

36 La NTCGP 1000:2009 enmarcada en el ciclo PHVA, plantea la necesidad de planear las labores de la organización, pero hace un mayor énfasis en el control como fuente del mejoramiento continuo de los procesos y de la organización en busca del alcance de sus objetivos misionales. Control de Documentos y desempeño de la Organización

37 Procedimientos relacionados con el control documental Administración del Riesgo Acciones Correctivas, Acciones Preventivas y Oportunidades de Mejora Tratamiento en las fallas en la prestación del servicio Revisión por la dirección Auditorias Internas a UN-SIMEGE

38 Control Documental y Procedimientos Obligatorios El control documental asociado a los procedimientos antes expuestos no es mas que: Identificación, compilación y documentación de los sucesos que pueden causar inconvenientes en el cumplimiento de la misión de la institución, así como de las fuente de información para la mejora de los procesos. Algunos documentos utilizados en esta etapa son: No conformidades de Auditorias Internas y/o Externas Matriz de Identificación y Mapa de Riesgos Encuestas de satisfacción Acciones Preventivas y Correctivas y Oportunidades de Mejora Comunicaciones (oficios, correos electrónicos, memorandos, etc)

39 Control Documental y Procedimientos Obligatorios Elaboración de planes y estrategias para el tratamiento de sucesos desfavorables en la gestión y/o mejoras en los procesos. Algunos documentos utilizados en esta etapa son: Planeación Operativa Simege Electrónico - Modulo de Acciones Realizar seguimiento a la ejecución, documentarla y construir la evidencia que soporta su cumplimiento. Algunos documentos utilizados en esta etapa son: Planeación Operativa Simege Electrónico - Modulo de Acciones Oficios y/o solicitudes Informes de Gestión.

40 Compilación de datos e informes que permitan evaluar el impacto de las acciones y actividades adelantadas en el desarrollo de las funciones misionales y complementarias en la organización. Algunos documentos utilizados en esta Etapa son: Reportes de S.E. Reporte SIPLO Informes de Gestión Informes de Auditorias Internas y Externas. Control Documental y Procedimientos Obligatorios

41 SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION EN AÑOSORIGINAL Disposición Final PROCEDIMIENTO ARCH GESTION ARCH CENTRALO COPIACSEO IMPLEMENTACIÓN SISTEMA DE MEJOR GESTIÓN50Original X La Serie se Elimina al término de su retención en el Archivo de Gestión debido a que pierde sus valores primarios (administrativos) y no adquiere otros que ameriten su conservación. A partir del año 2011 la Serie se producirá y conservará de manera electrónica (con excepción de las Subseries ACTAS e INFORMES). ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y OPORTUNIDADES DE MEJORA Formato de Acciones Correctivas (Anexo 1) Formato de Oportunidades de Mejora (Anexo 2) Formato de Acciones Preventivas (Anexo 3) Comunicaciones CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Inventario Documental Comunicaciones GESTIÓN DE RIESGOS Formato de identificación del riesgo Mapa de riesgos Formato de tratamiento de riesgos Formato de adopción, adaptación y/o identificación de nuevos riesgos Comunicaciones PLANEACIÓN OPERATIVA Matriz de políticas operativas Plan operativo Reportes de ejecución del plan Comunicaciones ACTAS Actas equipos de gestión Actas estandarización de procedimientos Comunicaciones INFORMES Informe anual de implementación (a la alta dirección) SERIE UN-SIMEGE EN LA TRD

42 Ley 594 del 2000 Art 4. Principios Generales - Responsabilidad Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos

43 MUCHAS GRACIAS Equipo Técnico Equipo Técnico UN-SIMEGE Palmira UN-SIMEGE Palmira Luis Ferney Bonilla B. Lorena Fda. González José Alejandro Raigoza Z Lady Viviana Villanueva C Geovanny Álvarez Andrea Luna Omen Telf Ext El contenido del presente documento, en su mayoría, ha sido tomado de los documentos publicados por el Sistema de Mejor Gestión de la Universidad Nacional de Colombia y las normas técnicas utilizadas como guía para su implementación.


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