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Gestión de Viáticos Dirección de Asuntos Económicos y de Gestión Última actualización: Sussen Rojas D. Abril 28 de 2016.

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1 Gestión de Viáticos Dirección de Asuntos Económicos y de Gestión Última actualización: Sussen Rojas D. Abril 28 de 2016

2 Gestión de Viáticos Anticipo de viáticos Solicitud de anticipo Justificación Reembolso gastos de viaje Solicitud de reembolso Nacionales - Internacionales

3 Anticipo de viáticos Decano – DirectoresProfesoresSubdirectoresAdministrativos

4 Tarifas diarias Decano – Directores*ProfesoresSubdirectoresAdministrativosUSD 200USD 180 USD 1503 UTM2,2 UTM 1,9 UTM InternacionalesNacionales  Aplica 50% de la tarifa diaria para estadía sin pago de alojamiento.  Viajes internacionales aplica factor de ajuste según país/ciudad destino. *Directores de Unidad Académica. Para directores de programas aplica tarifa de profesor.

5  Tener contrato laboral vigente con la PUC.  Solicitarse siempre antes del inicio del viaje (mínimo 10 días hábiles).  No exceder la tarifa diaria.  Tramitarse a través de dos formularios: - Solicitud de anticipo de viáticos (anexo 1). - Justificación de viáticos (anexo 2).  Tener contrato laboral vigente con la PUC.  Solicitarse siempre antes del inicio del viaje (mínimo 10 días hábiles).  No exceder la tarifa diaria.  Tramitarse a través de dos formularios: - Solicitud de anticipo de viáticos (anexo 1). - Justificación de viáticos (anexo 2). Requisitos

6  Los viáticos cubren alojamiento, alimentación y traslados y en lugar de destino.  La solicitud de viáticos internacionales debe tramitarse en USD; indicando expresamente la moneda en que deben ser pagados (USD, EUR, CLP).  La solicitud de viáticos nacionales debe tramitarse en UTM; serán girados exclusivamente en CLP.  Los viáticos se pagarán en cheque a nombre del solicitante y en la moneda en que fueron solicitado; para giros en pesos se acepta depósito en cuenta corriente.  El solicitante es responsable de conservar en original los documentos respaldo: pasaporte visado o, pases de abordar o, facturas de hoteles u otro documento que acredite las fechas de permanencia en el país de destino.  No se cursarán nuevas solicitudes si existen viáticos o fondos pendientes por rendir. Generalidades

7  El viático debe rendirse como máximo 15 días después de finalizado el viaje.  La rendición deberá realizarse en dólares.  Al formulario de justificación, deben anexarse los originales de los documentos respaldo (copia legible para el caso del pasaporte).  Si proceden devoluciones por parte del responsable del viático, deben hacerse al momento de la justificación y en efectivo o cheque en la oficina de contabilidad – área de ingresos.  Si proceden reintegros a favor del solicitante, debe tramitarse un reembolso de gastos de viaje adjuntando como respaldo las facturas y/o boletas cuyo total equivaldrá al monto del anticipo + el valor a reintegrar. Justificación/Rendición

8  Llenar completamente el formulario de solicitud (incluye firmas autorizadas).  Presentar en original y copia del formulario en la oficina de contabilidad y enviar hoja Excel a Gabriela Abarca  Realizados los trámites de giro se hará entrega del cheque directamente al beneficiario del viático en su lugar de trabajo (plazo estimado 10 días hábiles).  Finalizado en viaje corresponde tramitar el formulario de justificación de viáticos (incluye firmas autorizadas).  Presentar en original y copia del formulario en la oficina de contabilidad, anexando documentos soporte. Enviar hoja Excel a los correos mencionados.  Llenar completamente el formulario de solicitud (incluye firmas autorizadas).  Presentar en original y copia del formulario en la oficina de contabilidad y enviar hoja Excel a Gabriela Abarca  Realizados los trámites de giro se hará entrega del cheque directamente al beneficiario del viático en su lugar de trabajo (plazo estimado 10 días hábiles).  Finalizado en viaje corresponde tramitar el formulario de justificación de viáticos (incluye firmas autorizadas).  Presentar en original y copia del formulario en la oficina de contabilidad, anexando documentos soporte. Enviar hoja Excel a los correos mencionados. Protocolo

9 Reembolso gastos de viaje internacionales Decano – DirectoresProfesoresSubdirectoresAdministrativos No requiere solicitud ni justificación de anticipo.

10 Generalidades  Son gastos considerados para reembolso son: pasajes, alojamiento, alimentación, traslados y suscripciones a eventos en lugar de destino.  El reembolso de gastos de viaje debe tramitarse en USD; indicando expresamente la moneda en que deben ser pagados (USD, EUR, CLP).  El solicitante es responsable de conservar en original todas las facturas, boletas y/o documentos equivalentes, así como el pasaporte visado o, pases de abordar o, facturas de hoteles u otro documento que acredite las fechas de permanencia en el país de destino.  El monto a reembolsar será equivalente a la suma total de los gastos declarados y debidamente respaldados; el reembolso se pagarán en cheque a nombre del solicitante y en la moneda en que fueron solicitado; para giros en pesos se acepta depósito en cuenta corriente.  La solicitud de reembolso debe tramitarse a través del formulario: Reembolso gastos de viaje, adjuntando el anexo de declaración de gastos.  Aplica el mismo protocolo de trámite del anticipo para viáticos.


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