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PARA QUE ESTES LISTO PARA EL CURSO El usuario que ingresaste debe ser correspondiente al nombre de tu tienda (ejemplo: Coatepec) Verifica que tu audio.

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1 PARA QUE ESTES LISTO PARA EL CURSO El usuario que ingresaste debe ser correspondiente al nombre de tu tienda (ejemplo: Coatepec) Verifica que tu audio y micrófono esten correcto Si tienes problemas con el microfono y quieres preguntar podrás hacerlo por chat a Luis Alberto. Nosotros repetiremos la pregunta Si tienes alguna pregunta tendrás que levantar la mano para poder darte la palabra. Las preguntas se harán cuando finalicemos un tema y daremos pie a ellas Iniciaremos a las 9:00 hrs en punto

2 VENTA DE MEDICAMENTOS POR CONVENIO 2011

3 OBJETIVO Al finalizar la capacitación estarás en posibilidad de: Aplicar el procedimiento correcto que te permita realizar Ventas de Medicamentos por Convenio, otorgando un servicio de alta calidad al cliente afiliado a cualquier convenio con Grupo CHEDRAUI.

4 CONCEPTO Convenio: Es un pacto que surge entre dos o más personas o instituciones. Grupo CHEDRAUI realiza convenios con diferentes instituciones, con el fin de incrementar nuestra oportunidad de venta y surtido de Medicamentos. Estas Instituciones son especialmente: Bancos Aseguradoras Redes Médicas que otorgan a sus empleados el servicio médico como una prestación más.

5 ANTECEDENTES Muchas instituciones, sobre todo Bancos y Aseguradoras, otorgan a sus empleados el Servicio Médico como una prestación más. Hoy CHEDRAUI proporciona el servicio de Surtido de Recetas Médicos por Convenio, ofreciendo este servicio a todas las personas que cuenten con dicha prestación o bien, contraten dicho servicio con las Instituciones con las que tenemos un negocio. Por lo anterior podremos incrementar las ventas para beneficio del Departamento de Farmacia y, por ende, en la Compañía.

6 ANTECEDENTES Para ello es vital y necesario que, como colaboradores del Departamento de Farmacia de Grupo CHEDRAUI, demos el servicio y nos reconozcan por ello, acercando cada día a mas clientes potenciales Hoy en día estamos negociando con instituciones para poder acaparar, como en la competencia, aquellas que cuenten con un universo de clientes que pueden ser nuestros.

7 ANTECEDENTES Parte del BUEN SERVICIO es el conocimiento del proyecto de aquellos que lo operan y por supuesto, el compromiso que beneficiará en toda medida a la Compañía. Por ello es indispensable entender en principio el flujo de operación de este proyecto. Por lo anterior, Grupo CHEDRAUI requiere de tu compromiso, recuerda que: el crecimiento de la compañía es el fortalecimiento de todos nosotros.

8 VENTAJAS ¿Cuál es la ventaja que obtienen las instituciones al hacer convenio con nosotros? Dar el mejor servicio y opción a sus afiliados, mientras que la nuestra es ofrecer, como siempre, el precio más bajo y un mejor servicio. ¿Y, cómo garantizamos el precio más bajo? A través de descuentos o beneficios superiores a los que ofrece nuestra competencia. Para eso sirven los convenios.

9 TIPOS DE CONVENIO ¿Qué tipos de convenio existen? Contado Crédito Credicontado

10 TIPOS DE CONVENIO Convenio de contado: Es el más simple, el cliente paga de contado el producto, pero recibe el descuento negociado con la institución.

11 TIPOS DE CONVENIO Convenio a crédito: Es aquel en el que el beneficiario no paga en el momento de la compra, ya que el convenio que CHEDRAUI hizo con la institución, es que ésta es quien absorbe el costo de los medicamentos surtidos.

12 TIPOS DE CONVENIO Convenio de credicontado: Se refiere a que la institución paga una parte y el resto lo paga el cliente en el momento de la compra.

13 TIPOS DE CONVENIO Para identificar el detalle de cada uno de los convenio es muy importante que siempre tengas a la mano tu Guía Rápida.

14 PROCESO DE VENTA Cliente se identifica y solicita el servicio Colaborador presta el servicio y retiene los documentos según sea requisito del convenio (incluyendo ticket) Colaborador valida: afiliación y/ en su caso, la receta Colaborador entrega doctos. A Caja General ( Incluyendo la Factura que requirió en el Modulo de Atencion a Clientes ). J.A.A. verifica que la documentación coincida con los reportes, y la envía a Mercadotecnia en Oficinas México, con el formato respectivo ( Relación de las Ventas realizadas y comprobantes enviados). Vía le envía los XML a MKT. y Mercadotecnia Concentra la documentación Soporte por Cliente, elabora Formato de Reembolso y agenda entrega para Cobranza ( previa validación con Reporte de Ventas Recibido de Cobros Electrónicos. Una vez que la Institución recibe la documentación y la valida, retribuye el pago correspondiente a Grupo CHEDRAUI Si No Si requeire receta y/ o formato según convenio y el afiliado no la resenta no se surte Inicio Fin Caja General Verifica que le entreguen los Documentos completos, Arquea la CxC correspondiente y remite documentos a J.A.A. Serv. Financ y Cobros Electrónicos Diariamente actualiza información de Ventas y CxC de Clientes de Farmacia y los comparte con Mercadotecnia. Concilia las liquidaciones realizadas por los clientes a su CxC y Compensa vs Mov Bancarios en SAP.

15 PROCESO DE VENTA 1.El cliente afiliado a un banco, aseguradora o institución acude a la Farmacia de cualquier unidad de negocio de Grupo CHEDRAUI y solicita el servicio identificándose para ser atendido. 2.El Encargado de Farmacia, el Jefe de este Departamento o el Auxiliar valida que el cliente sea afiliado a la institución y en su caso que la receta médica corresponda. 3.El responsable de Farmacia atiende al cliente y retiene los documentos según sea el caso y las especificaciones del convenio. (incluyendo ticket) *Si existe algún error en alguno de los pasos anteriores, el resto de la negociación puede verse afectada. Con el Ticket requiere en el modulo de atención a Clientes la Factura ( indica que el Archivo XML se le envíe al JAA). 4.El responsable de Farmacia entrega a Caja General los documentos que le requirió al cliente. 5. Caja General, realiza la recepción del Cajero Vendedor con la documentación pertinente. Realiza arqueo al Código del Cliente, y entrega la información al J.A.A.

16 PROCESO DE VENTA 5.El Jefe de Área Administrativa verifica que la documentación física coincida con lo registrado en la CxC de SAP, Relaciona a detalle las Ventas y la envía a Mercadotecnia. Vía correo adjunta los XML correspondientes a las facturas. 6.Mercadotecnia, Concentra la documentación, elabora formato de Reembolso y envía a Cobro a cada Cliente con Convenio ( previa verificación en la información recibida de Cobros Electrónicos ). Confirma Entrega del Reembolso a Cobros Electrónicos, para que realice el seguimiento de la Cobranza. 7.Servicios Financieros y Cobros Electrónicos, comparte oportunamente información con Mercadotecnia en donde se muestra las CxC de los clientes por sucursal. Realiza Seguimiento de Cobranza y Concilia los Pagos realizados de cada convenio y compensa en SAP los depósitos acreditados. 8.Una vez que la Institución con la que se ha establecido el convenio recibe la documentación previamente validada, retribuye el pago correspondiente a Grupo CHEDRAUI. Nota: Para más detalles consulta la política: Venta de Medicamentos por Convenio.

17 PUNTOS CLAVE I. Verificar que el servicio que solicita el cliente pertenece a alguno de los convenios disponibles. II. Confirmar que la receta, si es el caso, corresponda con el formato autorizado por la Institución del convenio. III. Comprobar la validez de la fecha de la receta. IV. Cotejar los datos del paciente y del médico (según lo indique el convenio). V. Revisar que la receta no tiene alteraciones. VI. Solicitar la firma del cliente, tanto para la copia de la receta como para la entrega del o los medicamentos.

18 Casos especiales: 1. En el surtido de leches: debe anexar a la receta, el vale de lactancia. Es decir, que en la receta vienen prescritas las formulas del vale de lactancia por lo que tendrán ser los dos documentos 2. Cuando el precio del producto o del total de medicamentos definidos en la receta exceda el límite establecido, deberás llamar al Centro de Atención Telefónica (CAT) de la Institución para solicitar la autorización. 3. En prescripción de medicamentos psicotrópicos y antibióticos, además de la receta de la institución, el afiliado debe entregar una receta de su médico particular, en esos casos ambas recetas serán retenidas por la farmacia. Para entregar al convenio tendrás que sacarle copia a la receta particular del Medica y anexarla a los demás documentos PUNTOS CLAVE

19 MATRIZ

20 SECUENCIA DE TECLEO

21 ENTREGA DE MEDICAMENTOS En el caso de Convenios de CONTADO se le entrega al cliente sus medicamentos y su ticket En el caso de Convenios de CREDITO se le entrega al cliente sus medicamentos y su ticket con el sello de FACTURADO y se le pide firme el formato de recibidos sus productos

22 CONVENIOS CONVENIOS ACTUALES 2011

23 TELEMEDIC CREDENCIALES O TARJETAS DE IDENTIFICACIÓN REQUISITO INDISPENSABLE: IDENTIFICACIÓN. TIPO DE CONVENIO: Contado. DESCUENTO: 5% EN TODO FARMACIA. DOCUMENTOS A SOLICITAR: Puede o no llevar receta, por lo que NO es un requisito. LIMITE DE COMPRA: No Aplica. REQUISITO ESPECIALES: No Aplica. CAT : NA. ASISMED MAXCOM ACTIVA SANTANDER ACTIVA TDU TOTAL CARE MD

24 BANORTE CREDENCIALES O TARJETAS DE IDENTIFICACIÓN REQUISITO INDISPENSABLE: IDENTIFICACION, CARTA, FORMATO AMARILLO, FORMATO WEB, VALE DE LACTANCIA. TIPO DE CONVENIO: Crédito. DESCUENTO: 5% en catálogo autorizado por Banorte de FARMACIA. DOCUMENTOS A RECABAR: Formato Autorizado, Vale Lactancia, Copia Receta, Ticket y Factura. LIMITE DE COMPRA: $ 2,500 por articulo y $ 5,000 total receta. REQUISITO ESPECIALES: FORMATO AUTORIZADO, VIGENCIA Y DATOS COMPLETOS CAT : Carta Cobertura

25 GUIA BANORTE FORMATO WEB FORMATO AMARILLO VALE DE LACTANCIA

26 INAPAM CREDENCIALES O TARJETAS DE IDENTIFICACIÓN REQUISITO INDISPENSABLE: IDENTIFICACIÓN. TIPO DE CONVENIO: Contado. DESCUENTO: 7% LOS PRIMEROS 5 DIAS DEL MES Y 5% EL RESTO DEL MES EN TODO FARMACIA DOCUMENTOS A SOLICITAR: Puede o no llevar receta, por lo que NO es un requisito. LIMITE DE COMPRA: No Aplica. REQUISITO ESPECIALES: No Aplica. CAT : NA.

27 INAPAM CREDENCIALES O TARJETAS DE IDENTIFICACIÓN

28 AXA REDES CREDENCIALES O TARJETAS DE IDENTIFICACIÓN REQUISITO INDISPENSABLE: IDENTIFICACIÓN. TIPO DE CONVENIO: Contado. DESCUENTO: 5% EN TODO FARMACIA. DOCUMENTOS A SOLICITAR: Puede o no llevar receta, por lo que NO es un requisito. LIMITE DE COMPRA: No Aplica. REQUISITO ESPECIALES: No Aplica. CAT : NA.

29 SOLUCIÓN DE PROBLEMAS Si el Punto de Venta no marca el descuento estipulado, de acuerdo al convenio, Informa esta situación vía correo, incluyendo los siguientes datos del articulo: Departamento, Sub departamento Clase, Sub clase, UPC, SKU SAP, SKU MMS SI UN ARTICULO NO ESTA DADO DE ALTA Informa por correo al área de Mercadotecnia, con la jerarquía completa del articulo, precio, UPC y SKU (SAP o MMS) y el Convenio al que aplica. SI NO ACEPTA EL MONTO DE COMPRA Verificar en los términos del Convenio y ver si necesita autorización por parte de la empresa para llamar al designado ROSALINDA OCHOA LUIS ALBERTO MARTINEZ ext ext. 8143

30 PREGUNTAS FRECUENTES PREGUNTA RESPUESTA 1 Si al hacer una factura hay un error ¿se podrá refacturar? SI. En el portal deberan cancelar para generarla manualmente y el cliente tendra que presentar sus factura que cancelará 2 Hay devolucion de medicamentos cuando se adquierieron por Convenios? SI, solamente si es convenio de contado. En Convenios de crédito NO 3 ¿Al llevar Vale de Lactancia tambien tiene que llevar receta? Si. El Vale de Lactancia es un documento independiente a la receta, la cual traerá "recetadas" las formulas necesarias para ese mes 4 ¿Se pueden vender anticonceptivos? De acuerdo a cada convenio. En credito no aplican ya que desde el inicio esta estipulado que no se recetan 5 ¿Los tickes que salen son original y copia? Los tickets originales no tienen leyenda, cuando es el segundo sale la leyenda de "copia" 6 ¿Se podra hacer reempresion del ticket si no sale? SI. Siempre y cuando se haga en el momento antes de tener otra transacción y está impresión se hará con llave supervisor

31 SOLUCIÓN DE PROBLEMAS PREGUNTA RESPUESTA 7 ¿Se pueden surtir genéricos si no hay el medicamento que indica la receta? NO cuando es Convenio a Credito. Deberá surtirse exactamente el medicamento prescrito. En Convenios de Contado el cliente podrá decir en ello 8 ¿Si no se cuenta con todos los medicamentos de la receta… ¿se surte? NO, Cuando es Convenio a Credito. Deberan surtirse recetas completas ya que el paciente necestaria el formato para acudir a otro lugar y nosotros debemos de quedarnos con el mismo por lo que no podria "dividirse". SI, cuando es de Convenio de Contado ya que el paciente decidirá la compra 9 Los pañales de la terecera edad estan en abarrotes… entran? Por el momento no estan autorizados, por lo que se enviará el comunicado en cunato esto se permita y parametrice

32 SOLUCIÓN DE PROBLEMAS PREGUNTA RESPUESTA 10 Es claro que los convenios tendrán un descuento especifico. Si en algun momento hay una promocion. ¿aplica el decuento y la promoción? Cuando la "promocion" no es un descuento aplica una sobre otra. Ejemplo: Telemedic tiene el 5% de descuento y paga con vales, aplicará si bonificación. Cuando la "promoción" es un descuento, considerará el descuento mayor. Ejemplo: INAPAM tiene el 5% de descuento y un medicamento que adquiera tiene el 12% por pormoción, alicara solamente el 12% 11formas de pago autorizadas Para Convenios de Contado: Todas las Formas de pago 12 ¿Cuál es el horario de atencion del CallCenter de Banorte? 24 horas los 365 dia. Cabe aclarar que de acuerdo a cada convenio que vaya implementandose se informará sobre este horario 13 ¿Hay descuento adicional por parte del laboratorio? Si llegara a presentarse un descuento por parte de algun laboratorio será responsabilidad del comprador informarles. Y esto será independiente alos Convenios

33 SOLUCIÓN DE PROBLEMAS PREGUNTA RESPUESTA 14 ¿Los datos fiscales de Banorte y de cada convenio quien los da de alta? Las tiendas tendrán que verificar que exista el alta del cliente ya que con el RFC aparecen los datos y podrán validarlos. Estos se toman de acuerdo a quien los dio de alta por primera vez en alguna tienda. Si no aparece o aparece incorrecto favor de rectificarlos 15 ¿Cuáles son las fórmulas lacteas autorizadas? CASILAN, ENERXXICO LIQ, ENFAMIL, ENTEREX, FRISOMEL, GAIN, MILUPA, NAN, PEDIASURE, PROGRESS GOLD, PROMIL ALITRAQ, ENSURE, GLUCERNA, PERATIVE 16 Cuando se surten medicamentos psicotrópicos y antibióticos la farmacia se queda con el original la receta… ¿Se envía junto con el formato, factura y ticket? NO. Solamente se anexa una copia de la receta particular que debe coincidir con los medicamentos preescritos tambien en el formato autorizado 17 Como identificamos los convenios en menu de POS En el menú del Punto de Venta los Convenios se identifican con "CF NOMBRE DEL CONVENIO". Ejemlos: CF INAPAM, CF BANORTE, CF TELEMEDIC

34 SOLUCIÓN DE PROBLEMAS PREGUNTA RESPUESTA 18 Si el Cajero especialista (OPV) se da cuenta que tiene un error en la selección del convenio y aun no ha terminado la transaccion… ¿Qué porcede? Anular la transaccion completa para volver a seleccionar el convenio y hacerlo correcto 19 Si hay un error de medicamento que se va a cobrar (cantidad, gramage, etc) y hay que cambiarlo…. ¿qué tengo que hacer? En este caso sólo cancelará el artículo y continuará con la misma transacción 20 Si el Cajero especialista (OPV) se da cuenta que tiene un error en la selección del convenio o en el medicamento y ya terminó la transacción… ¿Qué porcede? Hacer la Devolución en Servicio a Clientes, para realizar la transacción correcta

35 SOLUCIÓN DE PROBLEMAS 21 Puntos concretos de control de facturación, envío y cobro (JAA) El formato de control de JAA que se envía a mercadotecnia deberá ser por archivo anexo en Excel En el formato de Excel de JAA en la columna de "FACTURA" deben de poner el "FOLIO FISCAL" de la factura Cuando se envíe el paquete a Mercadotecnia, tendrán que confirmar de envío a además de mandar los archivos de facturación en "PDF" y "XML" para darle seguimiento y rastreo oportuno y asi lograr al 100% el cobro Es importante que los documentos se envíen dentro de la semana en que se realizó la venta para lograr el proceso completo hasta el pago, debido a que hay un plazo de recepción de documentos por parte del Socio Comercial y si salimos de este no tendremos manera de cobrar aun estando bien estos. Se sugiere sea los viernes o una vez por semana PREGUNTA RESPUESTA


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