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IMAGEN Y PROYECCION LABORAL DE LA SECRETARIA. I M A G E N En la terminología tradicional, se denomina secretaria a la persona que escribe la correspondencia,

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Presentación del tema: "IMAGEN Y PROYECCION LABORAL DE LA SECRETARIA. I M A G E N En la terminología tradicional, se denomina secretaria a la persona que escribe la correspondencia,"— Transcripción de la presentación:

1 IMAGEN Y PROYECCION LABORAL DE LA SECRETARIA

2 I M A G E N En la terminología tradicional, se denomina secretaria a la persona que escribe la correspondencia, extiende las actas de las reuniones, resuelve los asuntos de trámite y custodia los documentos de una oficina.

3 FORMACIÓN DE LA SECRETARIA Cada vez es mayor el número de secretarias que requiere el ámbito empresarial, puesto que una secretaria es de vital importancia en todos los sectores del desarrollo. Aparte de los estudios que haya cursado, una secretaria debe tener una sólida preparación, extensa cultura general, uso correcto del lenguaje escrito y oral, que le facilitará su desenvolvimiento en cualquier nivel del ámbito empresarial.

4 P E R F I L En términos generales toda secretaria y asistente administrativa debe poseer el siguiente perfil: Personalidad equilibrada y Proactiva, Autoestima positiva, Capacidad de adaptación a los cambios, Habilidades comunicativas, Capacidad de crear, innovar e implementar, Criterio propio para actuar y distinguir prioridades, Disposición para trabajo en equipo, Tacto y prudencia para manejar situaciones adversas, Flexibilidad, Resistencia física y nerviosa, Agudeza visual.

5 CONOCIMIENTOS TÉCNICOS Técnicas de Archivo, Digitación y mecanografía, Uso apropiado del teléfono, Manejo y organización de la agenda, Redacción de correspondencia general, comercial y administrativa, Conocimiento y dominio del idioma del país, Manejo adecuado de documentos.

6 CÓDIGO DEONTOLOGICO DE LA SECRETARIA (teoría del deber) Dignidad: Abstenerse de todo comportamiento que suponga infracción en el ejercicio de su profesión. Integridad: Debe actuar con honradez, lealtad y buena fe. Secreto Profesional: Principio de confidencialidad en los hechos que conozca por razones de su cargo. Relaciones con sus compañeros: Abstenerse de cualquier competencia desleal con sus compañeros. Discreción en la entrega de información. Colaboración para lograr los objetivos. Relaciones con la empresa: Disposición y cooperación; prohibición de aceptar compensaciones económicas ajenas a su remuneración.

7 LA CONTRATACIÓN DE LA SECRETARIA Teniendo en cuenta que el objetivo del empleo es suministrar a la organización las personas necesarias en calidad y cantidad, se debe dar mucha importancia al proceso de selección que conducirá a la incorporación del candidato (a) idóneo para el puesto de trabajo. Se tendrá que definir el puesto y para ello tendremos que conocer: Qué tareas y responsabilidades principales tendrá que desempeñar el candidato. La formación y experiencia requerida para el puesto. Las habilidades y características personales requeridas. Los factores clave de la cultura de la organización.

8 ORGANIGRAMA COPELEC LIMITADA GERENTE GENERAL GERENTE TECNICO JEFE TECNICO SECRETARIA ADMINISTRATIVA GERENTE ADM. Y FINANZAS JEFE DE CONTABILIDAD SECRETARIA G.A.F. JEFE COMERCIALIZA- CION JEFE ATENCIÓN USUARIOS ASISTENTE ADMINISTRATIVA JEFE DE INFORMÁTICA JEFE DESARROLLO DE SISTEMAS PROGRAMADORES JEFE DE OPERACIONES SECRETARIA GERENCIA

9 ORGANIGRAMA COMERCIAL COPELEC S.A. GERENTE COMERCIAL SUB GERENTE ELECTROHOGAR JEFES DE LOCALES VENDEDORES ADMINISTRA- TIVOS BODEGUEROS ASISTENTE ADMINSIT. SUB GERENTE AUTOMOTRIZ VENDEDORES SECRETARIA SUB GERENCIA SUB GERENTE AGROFERRETERIA JEFES DE LOCALES VENDEDORES ADMINISTRA- TIVOS BODEGUEROS ASISTENTE ADMINIST. SECRETARIA GERENCIA

10 DESCRIPCIÓN DEL CARGO COPELEC LTDA. Descripción General: Profesional responsable de la confección, manejo y custodia de documentación a su cargo, además de la administración de operaciones menores de la empresa. Descripción detallada: Velar por el correcto y apropiado uso de los equipos a su cargo. Encargada de la compra, custodia y distribución de los diversos materiales de oficina que sean requeridos por los empleados para su trabajo habitual. Responsable en el aspecto administrativo de todo lo concerniente al retiro de socios, sea en forma provisoria o permanente. Encargada de digitar diversos documentos. Encargada de clasificar, distribuir y archivar toda comunicación escrita o documentos que por su naturaleza lo exijan. Encargada de administrar el edificio, cuidando que la totalidad de las dependencias se encuentren en perfectas condiciones de uso. Encargada de supervisar a auxiliar a su cargo. Desempeñarse como secretaria del Consejo de Administración. Encargada de coordinar todo lo relacionado con el aseo de la entidad, actividad que realiza una empresa externa.

11 DESCRIPCIÓN DEL CARGO COMERCIAL COPELEC S.A. Descripción General: Encargada de canalizar y gestionar la información y documentación proveniente de clientes, proveedores y de otras áreas de la empresa, derivada de las tareas que el depto. Electrohogar requiere en sus distintos niveles jerárquicos. Descripción detallada: Confeccionar correspondencia (fax, memos y cartas) Atender el teléfono, derivar llamadas a los anexos y/o recepcionar mensajes y posteriormente transmitirlos a quien corresponda. Confirmar reuniones. Fijar citas. Apoyo directo a los jefes de tienda. Recibir, despachar, ordenar, archivar y derivar correspondencia. Ordenar documentos y otros por envío de valija. Administrar caja chica. Atención de clientes y proveedores.

12 REQUISITOS DEL CARGO EDUCACIÓN NECESARIA : Secretaria ejecutiva con conocimientos y manejo de PC a nivel de usuario. Egresada de colegio técnico o titulada de Administración. EXPERIENCIA NECESARIA : A lo menos un (1) año en un cargo similar.

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