La descarga está en progreso. Por favor, espere

La descarga está en progreso. Por favor, espere

PLANIFICACIÓN PARA LA ESCISIÓN DEL MINISTERIO DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA Marzo 3 de 2011 Ing. Edgar Franco Ruiz Libertad y Orden Ministerio del Interior.

Presentaciones similares


Presentación del tema: "PLANIFICACIÓN PARA LA ESCISIÓN DEL MINISTERIO DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA Marzo 3 de 2011 Ing. Edgar Franco Ruiz Libertad y Orden Ministerio del Interior."— Transcripción de la presentación:

1 PLANIFICACIÓN PARA LA ESCISIÓN DEL MINISTERIO DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA Marzo 3 de 2011 Ing. Edgar Franco Ruiz Libertad y Orden Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia

2 Objetivo: Objetivo. Planificar y preparar la entrega y recepción de los asuntos y los recursos financieros, humanos, administrativos, documentales y tecnológicos del MIJ, utilizados para la gestión de los proceso. Ley 951 de 2005 Libertad y Orden Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia

3 Qué se pretende lograr una vez finalice el proceso de escisión?. 1- Que los dos Ministerios puedan arrancar sus actividades debidamente organizados y con los elementos apropiados para realizar su gestión. 2- Que los elementos que se requieran para la gestión de los procesos de la nuevas entidades sean definidos y planificados previamente. 3- Que los recursos financieros, físicos, humanos, documentales, tecnológicos, administrativos, etc, que contribuyen directamente con la gestión, se controlen apropiadamente para la entrega y recibo.

4 y al final del proceso….???? elaborar actas de Informes de Gestión (Art. 10 de Ley 951 de 2005) Debe contener: 1. Informe resumido de la gestión realizada (avance de las actividades realizadas) a la fecha de la escisión o entrega. 2. Detalles pormenorizado de los recurso materiales, financieros, humanos y los bienes muebles e inmuebles a cargo. 3. Detalle de los Planes, Programas y proyectos y presupuestos. 4. Obras públicas y proyectos en proceso. 5. Manuales. 6. Reglamentaos 7. Procedimientos. 8.Los asuntos pendientes respecto al proceso del cual se lidera. 9. El estado de los proyectos de Cooperación Internacional 10.El estado de los proyectos con entidades Multilaterales, BID, Banco Mundial, etc. 11.Estado de los documentos a entregar (Archivo). 12.Estado de los contratos y convenios celebrados Etc. Anexo No 2 Acta de Entrega y Recibo. y al final del proceso….???? elaborar actas de Informes de Gestión (Art. 10 de Ley 951 de 2005) Debe contener: 1. Informe resumido de la gestión realizada (avance de las actividades realizadas) a la fecha de la escisión o entrega. 2. Detalles pormenorizado de los recurso materiales, financieros, humanos y los bienes muebles e inmuebles a cargo. 3. Detalle de los Planes, Programas y proyectos y presupuestos. 4. Obras públicas y proyectos en proceso. 5. Manuales. 6. Reglamentaos 7. Procedimientos. 8.Los asuntos pendientes respecto al proceso del cual se lidera. 9. El estado de los proyectos de Cooperación Internacional 10.El estado de los proyectos con entidades Multilaterales, BID, Banco Mundial, etc. 11.Estado de los documentos a entregar (Archivo). 12.Estado de los contratos y convenios celebrados Etc. Anexo No 2 Acta de Entrega y Recibo.

5 Cómo lo vamos hacer? Planificación y Divulgación Aplicación de Instrumentos Seguimiento y Control a las actividades Planificadas Entrega y recibo Identificación del Proceso Proceso Identificación del Proceso Proceso Actividades, Tareas y Responsables Actividades, Tareas y Responsables Planeación de Actividades y Tareas para la Escisión del MIJ Actividades Planeación de Actividades y Tareas para la Escisión del MIJ Actividades Realizar las tareas Elaborar productos Elabora Actas de Entrega y Recibo Acto formal de entrega y recibo responsables

6 Quiénes son los responsables? Seguimiento y Control a las actividades Planificadas Responsable del Seguimiento y verificación y de informes de Indicadores de avance del proceso - Oficina de Control Interno Responsable. Oficina de Planeación Responsables. Ministro Viceministros Secretario General Jefes de Oficina Directores Coordinadores de Grupos. Particulares que administran asuntos del MIJ (cuando aplique) Responsables. Ministro Viceministros Secretario General Jefes de Oficina Directores Coordinadores de Grupos. Particulares que administran asuntos del MIJ (cuando aplique) Planificación y Divulgación Aplicación de Instrumentos Entrega y recibo

7 Gestión de Asuntos Jurídicos Gestión de Asuntos Jurídicos MAPA DE PROCESOS - MINISTERIO DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA -FPFD Sistema Integrado de Gestión Institucional Comunicaciones y Divulgación Institucional Gestión de Contratación Pública Gestión de Contratación Pública Planeación y Direccionamiento Planeación y Direccionamiento CLIENTECLIENTE SEGUIMIENTO Y CONTROL Gestión de Asuntos Administrativos Gestión del Talento Humano Gestión de Cooperación Internacional Gestión de Cooperación Internacional Gestión de Recursos Tecnológicos Gestión de Recursos Tecnológicos Gestión Financiera y Contable Gestión Financiera y Contable Gestión Documental DISEÑO DE NORMAS VIGILANCIA Y CONTROL FORMULACIÒN Y ADOPCIÓN POLÍTICAS APLICACIÓN DE NORMAS Agosto 18 de 2009 V02 Procesos Estratégicos Procesos Misionales Procesos de Apoyo Procesos de Evaluación CLIENTECLIENTE Cliente: Organización, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio. El Cliente incluye a los Destinatarios, usuarios o beneficiarios. Puede se Interno o Externo

8 Planeación y Direccionamiento. María Alexandra Pérez Planes, Programas y Proyectos Rafael Díaz Plan Operativo x Procesos. Indicadores por proceso. Rafael Díaz Plan de Desarrollo Sectorial Rafael Díaz Actos Administrativos. Aprobación de Planes. Conformación y adopción del Plan de Desarrollo Administrativo. Proyectos de Inversión Proyectos de Funcionamiento Nombre proyecto Estado Actual Contratos elaborados y suscritos a los proyectos Programación y Gestión Presupuestal Faiver Cleves Proyectos MinJusticia Proyectos MinInterior Anteproyecto de Presupuesto 2012 Presupuesto MinJusticia Presupuesto MinInterior Archivos Organizados, foliados, Inventariados Archivos Organizados, foliados e Inventariados Proyecto PENUD Proyectos en tramite Estado de modificaciones, y autorizaciones presupuestales 2011 Avanece de Presupuesto 2011 Presupuesto MinJusticia Presupuesto MinInterior Plan de Desarrollo Sectorial Estado de proyectos de viabilidad Fichas EBI

9 Sistema Integrado de Gestión Institucional Edgar Franco Ruiz Análisis de Procesos Decreto 4530 de 2008 Resoluciones Grupos 3598 y los modificatorios Actualización de la Documentación Código de Ética Archivos Organizados, foliados e Inventariados Mapa Procesos Documentación Min Interior Documentación MinJusticia Listado Maestro Documentos MI Listado Maestro Documentos MJ Política y Objetivos de Calidad MI Política y Objetivos de Calidad MJ Actos Administrativos MECI-CALIDAD Proceso de Revisión y Certificación Procesos Evaluados Documentos Actualizados Plan de Racionalización de Tramites 2010 Plan de Racionalización de Tramites Sectorial Plan de Racionalización de Tramites del MIJ Plan de Racionalización de Trámites del MinInterior Hojas de Tramites SUIT MinInterior Hojas de Tramites SUIT MinJusticia Mapa de Riesgos SIGI

10 Sistema Comunicación y Divulgación Comunicaciones Archivos Organizados, foliados e Inventariados Programa para la Atención de Quejas, Reclamos y sugerencia. Ver Nuevo Código Contencioso Administrativo Noticias Plan de Quejas Reclamos y Sugerencias Estado de Quejas reclamos y sugerencias Queja Reclamos y sugerencias del MinJusticia Queja Reclamos y sugerencias del MinInterior Noticias MinJusticia Noticias MinInterior Noticias Direcciones del Riesgo, Derechos Humanos. Acceso a la Justicia Archivos Organizados, foliados e Inventariados Diseñar Dependencia de Servicio al Ciudadano- Minjusticia- MinInterior Elaborar Resoluciones- Atención Quejas, Reclamos, Derechos de Petición

11 Proceso Gestión Documental Documentos Archivo de Gestión Proyectar Tablas de Retención Documental Minjusticia-MinInterior Direcciones de: Derechos Humanos, Gestión del Riesgo. Documentos Archivo Central Correspondencia Interna y Externa Remisión de Correspondencia a Entes Externos Documentos organizados, foliados y depurados- Planos- videos, etc. Inventario de Documentos. Formato Inventario DocumentalGD-P-02-F-02 Inventario de Documentos Organizados Foliados y Depurados Preparación de Elementos para la Consulta MinJusticia-MinInterior División Escisión del Fondo Documental. Acuerdo 02 de 2004, Ley 594 art. 20. Formato Inventario DocumentalGD-P-02-F-02 Diseñar Proyecto de Dependencia Mejorar procedimiento de correspondencia Int y Ext. Preparar Mecanismos para la organización del equipo de trabajo en el Min Interior - MinJusticia Preparar los elementos técnicos para la revisión y distribución de la correspondencia. Programa de Gestión Documental Diseñar Dependencia Elaborar Tablas de Valoración Documental Mejorar procedimiento de correspondencia Int y Ext. Preparar Mecanismos para la organización del equipo de trabajo en el Min Interior - MinJusticia

12 Proceso Gestión Financiera PRESUPUESTAL Equipos para SIFF TESORERIACONTABLE FONDOS- FIDUCIAS Anteproyecto de Presupuesto Min Interior. Min Justicia Preparar los mecanismos para El Registro de la Actividad Contable Informes sobre estado financiero de Fiducias. SIFII Capacitación en SIFF Tramite de Claves – Firma Digital Informes de Ejecución Presupuestal Definición de Proyecciones de Ingresos y Gatos Informes sobre PAC anual y mensual izado Informes Contables Preparar Apertura de Cuentas Corrientes Preparar Pólizas de Seguros Balance General FONSECON DDHH etc Actualizar Guía Metodológica Política Contable MI-MJ Estado de valores, documentos o Instrumentos negociables. Informes Fiscales, Presupuestales, contables, de tesorería, y patrimoniales Estado de pagos y Obligaciones del MIJ.

13 Proceso Recurso Tecnológico BASES DE DATOS Planificar los portales web del Min Interior - Min Justicia MANTENIMIENTO SOPORTE TÉCNICO ESTRUCTURA TECNOLÓGICA Evaluar la Información de MinJusticia- MinInterior Mecanismo para atender al MinJusticia y a MinInterior Ubicación y Distribución de Servidores WEB Publicar Información el los portales web del Min Interior - Min Justicia Trámite de Claves – Firma Digital Elaborar listado de Información para MinJusticia- MinInterior Capacitación A servidores públicos para la aplicación de software Elaborar Plan de Mantenimiento MinJusticia- MinInterior Preparar Apertura de Cuentas Corrientes Preparar Pólizas de Seguros Distribución de Redes Análisis y Situación Actual

14 Proceso Gestión Humana Pago de Nómina REGISTRO Y CONTROL TALENTO HUMANO Equipos y Software para la liquidación de Nómina DESARROLLO Y PROTECCIÓN DEL TALENTO HUMANO Capacitación Funcionarios para la liquidación de Nómina Viaticos – MinInterior - MinJusticia Estado de Certificaciones Laborales Ingreso y Retiro de Funcionarios Prima Técnica Incentivos Concertación y acuerdos de Gestión Salud Ocupacional Comisión de Personal Comité Paritario de Salud Ocupacional Evaluación del Desempeño Capacitación Institucional Programación de Inducción y re inducción. Hojas de Vida

15 Proceso Asuntos Administrativos Inventario Bienes en Almacén GESTIÓN BIENES Ingreso de Bienes al Almacén GESTIÓN DE SERVICIOS Salidas de Bienes del Almacén Baja de Bienes Traslados de Almacén Estado de los seguro de los Activos del MIJ Vehículos – MIJ- DDHH Estado de avance el Plan de Mantenimiento de bienes muebles e inmuebles del MIJ Servicio de Biblioteca- MIJ- Dir. del Riesgo Pago de Servicios Públicos Min Interior y Min Justicia Mantenimiento parque automotor Inmuebles Armas Programa Control de Inventarios Estado actual del Plan de Compras

16 Proceso Cooperación Internacional Grupo de Cooperación Internacional Estado de los Proyectos de Cooperación Esto de Proyectos propuestos Convenios suscritos Estado de Proyectos USAID Estado de Proyectos GTZ Estado de Proyectos Unión Europea Estado de Proyectos FMI Estado de Proyectos Banco Mundial Estado de Proyectos BID Gestión entes Multilaterales

17 Proceso Jurídico Gestión de lo Contencioso Comité de Conciliación del Ministerio del Interior y de Justicia. Sistema de Información de Pleitos de la Nación LITIGOB Demandas presentadas por acciones constitucionales Demandas presentada acciones de repetición en representación del MIJ que no sean competencia de otra dependencia Estado de elaboración de Decretos – Gober/Alcaldes Consultas ante el Consejo de Estado. Estado de Actos Administrativos para la fiema del Ministro Grupo de Actuaciones Administrativas Procesos de Jurisdicción Coactiva. Estado de peticiones y consultas Sistema Único de Información Normativa –SUIN actualizado Estado de reconocimiento de la personería jurídicas a las iglesias, Registro público de Entidades Religiosas Estado de Actos de Inscripción de Representante Legal Reformas estatutarias que soliciten las personas jurídicas extranjeras – S.A.L. Estado inscripción de las personas jurídicas extranjeras sin ánimo de lucro Gestión Contractual Estado de Proyectos a las respuestas a consultas y derechos de petición en materia contractual Alcaldes Estado de Licitaciones, concursos y contratación Directa Estado de Contratos y Convenios Estado actual de la liquidación de los contratos Estado actual sobre la supervisión de los contratos

18 Seguimiento y Control Gestión de Auditorias de Calidad Plan de Auditorias de Calidad 2011, MIJ-FPDA Evaluación de los Riesgos del MIJ y FPFD Informes: Presidencia, Contraloría General, DAFP Definir las estrategias y políticas orientadas al Fortalecimiento del Sistema de Control Interno del Ministerio y del Sector Programa y realización de evaluaciones Independientes Gestión de Evaluación y Seguimiento Realización de Auditorias de Calidad Revisión al Plan de Racionalización de Trámites, Planes de Mejoramiento. Evaluación de aspectos internos y externos que puedan representar amenazas para el MIJ. Herramientas propuestas para la sensibilización e interiorización del Autocontrol y Autogestión Plan de seguimiento al MECI, SISTEMA DE Gestión de Calidad y Sistema de Desarrollo Administrativo.

19 . Despacho del Ministro. Oficina Asesora de Planeación: Planes Estratégicos, Planes, Programas y proyectos, Indicadores estratégicos y de procesos, Documentos del Sistema de Gestión de Calidad, presupuesto 2011, etc. Oficina de Control Interno: Planes de Auditorias, Planes de mejoramientos para el Ministerio del Interior y el Ministerio de Justicia y del Derecho, Informes, etc. Oficina de Asuntos de Cooperación Internacional: Convenios suscritos, Estado de Proyectos de Cooperación, Estado de Proyecto Banco Mundial. Etc. Oficina de Asuntos legislativos; Proyectos de Ley en trámite, en proceso etc…

20 . Vice del Interior. Dirección de Asuntos Indígenas Minorías y ROM. Expedición de Certificaciones de Existencia y representación Legal. Constitución y Novedades de Asociaciones de Autoridades Tradicionales y/o cabildos Indígenas. Estudios Etnológicos Denuncias Estado de resoluciones de conflictos. Organización de espacios de participación para los pueblos Indígenas. Otras actividades Dirección de Comunidades Negras Raizales y Palenqueras. Solicitudes de Impugnación. Registro Único de Consejos comunitarios Certificaciones como miembro de poblaciones Afrocolombianas Solicitudes de cupos y/o descuentos especiales Asesorías técnicas.

21

22 PLANIFICACIÓN DE ACTIVIDADES Y TAREAS PARA LA ESCISIÓN DEL MINISTERIO DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA..

23 Cómo diligenciar el formato? Cómo diligenciar el formato? Elabore un listado de las actividades que considere realiza su proceso y que debe preparar para la escisión. Pregúntese: Cómo debo preparar a los servidores públicos y que actividades debo planificar, para que una vez se haya dado la división de los Ministerios, entren inmediatamente en funcionamiento?. ¿ Cómo debo preparar a los servidores públicos y que actividades debo planificar, para que una vez se haya dado la división de los Ministerios, entren inmediatamente en funcionamiento?. ¿Cuáles son las actividades por las cuales debe mi dependencia responder? Ver anexo No. 1 y revisar el siguiente listado el cual contiene algunos productos o servicios que generan los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y de seguimiento y control.

24 . Cómo diligenciar el formato Planeación de Actividades y Tareas para la Escisión SI-G-03-F01. Las casillas a diligenciar son. 1. Proceso: Coloque el nombre del proceso o subproceso del cual es usted el líder o responsable: Ejemplo: Proceso / subproceso: Planeación y Direccionamiento 2. Actividad:. Ejemplo: Dividir en dos (2) el plan estratégicos del MIJ. Plan del Ministerio del Interior y Plan del Ministerio de Justicia y del Derecho. Ejemplo: Preparar mecanismos para la organización de las Tesorerías de MinJusticia – MinInterior Ejemplo: Preparar mecanismos para organización de la Contratación de MinJusticia – MinInterior Ejemplo: Preparar estado general de los centros de conciliación y/o arbitraje.

25 . 3 Peso %. El porcentaje o peso, hace referencia al grado de dificultada o de trabajo que conlleva una actividad específica. Puede ser del 100%, si es uno solo. Podrá asignar un valor a cada actividad, si son varias de acuerdo a su criterio. Ejemplo: En el proceso de Planeación y Direccionamiento se planea hacer tres grandes actividades a los cuales se le asignan los siguientes pesos: Dividir en dos (2) el plan estratégicos del MIJ, para definir los planes del Ministerio del Interior y Ministerio de Justicia. 50% Dividir en dos (2) los proyectos de inversión del MIJ, para definir los que corresponde al Ministerio del Interior y al Ministerio de Justicia. 40% Elaborar el proyecto de presupuesto para el año % Total siempre deberá ser del: 100%.

26 . 4. Tareas a realizar: De acuerdo con la actividad que usted y su grupo desean realizar defina una o varias tareas a realizar, es decir describa lo que va hacer. Ejemplo: Actividad: Dividir en dos (2) el plan estratégicos del MIJ, para definir los planes del Ministerio del Interior y Ministerio de Justicia Tareas a realizar: Definir la metodología a seguir para la elaboración de los planes estratégicos del Ministerio del Interior – Ministerio de Justicia. Elaborar el Plan estratégico del MinJusticia. Elabora el Plan estratégico de MinInterior. Socializar los planes estratégicos con los responsables. Preparar los documentos para su entrega tanto MinInterior – MinJusticia.

27 . 5. Responsables: Considerando que la definición de las actividades es un proceso concertado con todos los Servidores Públicos, que contribuyen a la ejecución de los procesos, en cada una de las dependencias, y previa la definición de las actividades y tareas a realizar, se debe definir claramente el responsable de elaborar el entregable. En algunos casos se trabajará en grupo, para el logro concertado, sin embargo, deberá seleccionarse un líder que responda por la tarea asignada.

28 . 6. Fecha de Inicio – Fecha Final: Fecha de Inicio: Defina el día/mes/año en la cual deberá iniciar la ejecución de las tareas a realizar.. Fecha Final Defina el día/mes/año en la cual deberá entregar lo planificado.

29 . 6. Indicador: El Nombre del Indicador propuesto para realizar el seguimiento al plan es: % de Avance de Entregables Planificados La formula: (No. de entregables elaborados y finalizados / No. de entregables planificados) por 100 Productos entregados 10 Productos Planificados 20 Resultado 0.50 por % de avance Productos entregados 10 Productos Planificados % 50%

30 . Hay un pasado que se fue para siempre, pero hay un futuro que todavía es nuestro. F. William Robertson

31 . Gracias


Descargar ppt "PLANIFICACIÓN PARA LA ESCISIÓN DEL MINISTERIO DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA Marzo 3 de 2011 Ing. Edgar Franco Ruiz Libertad y Orden Ministerio del Interior."

Presentaciones similares


Anuncios Google