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ACCIONES DE SANEAMIENTO CONTABLE DE LAS ENTIDADES GUBERNAMENTALES LEY Nº 29608 PERÚ Ministerio de Economía y Finanzas Viceministro de Hacienda Dirección.

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1 ACCIONES DE SANEAMIENTO CONTABLE DE LAS ENTIDADES GUBERNAMENTALES LEY Nº PERÚ Ministerio de Economía y Finanzas Viceministro de Hacienda Dirección General de Contabilidad Pública Dirección de Normatividad

2 BASE LEGAL Ley que aprueba la Cuenta General de la Rep ú blica correspondiente al ejercicio fiscal 2009 Ley N° Aprueban Directiva N° EF/93.01 Lineamientos Básicos para el Proceso de Saneamiento Contable en el Sector P ú blico R.D. N° EF/93.01

3 BASE LEGAL Aprueban el Manual de Procedimientos para las Acciones de Saneamiento Contable de las Entidades Gubernamentales R.D. N° EF/51.01 Plazos de presentación de los avances de la implementación del Saneamiento de la Información Contable para el primer semestre y anual 2011 R.D. N° EF/51.01

4 Manual de Procedimientos para las Acciones de Saneamiento Contable de las Entidades Gubernamentales aprobado con R.D. N° EF/51.01

5 Comité de Saneamiento Contable Las entidades públicas constituirán un Comité de Saneamiento Cada Unidad Ejecutora de Gasto e Inversión formará su Comité de Saneamiento Los Comités de las UE informaran al Comité de Saneamiento del Pliego para su revisión, centralización y presentación al Titular del Pliego El titular del Pliego es el responsable de las acciones de saneamiento Las entidades captadoras formarán el Comité considerando las áreas de responsabilidad El Comité podrá solicitar orientación a los entes rectores y a cualquier otra entidad que considere necesario

6 Responsables De existir evidencia de responsabilidad administrativa o legal se comunicará a la Oficina General de Asesoría Jurídica y/o OCI y/o Procuraduría Pública según corresponda En caso de no poder determinar la presunción de responsables se remitirá el expediente con todo lo actuado al Comité para su depuración y registro en cuentas de orden Procedimiento Administrativo

7 Procedimientos contables de saneamiento en el Balance General Las diferencias provenientes de las conciliaciones de saldos por errores de registro o partidas no contabilizadas Será objeto de aplicación la NICSP 3 No procede para estos casos la utilización de la cuenta Efectos de Saneamiento Contable – Ley Nº 29608

8 GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO

9 Análisis y Conciliación de Saldos Las Direcciones u Oficinas de Tesorería o la que corresponda según el caso y la Oficina de Contabilidad efectuarán el análisis de los saldos que comprende Gastos Pagados por Anticipado que presentan los registros contables al 31 de diciembre del 2010, para verificar su conformidad.

10 Documentos que sustentan los Gastos Pagados por Anticipado Las acciones de saneamiento contable están orientadas a comprobar la existencia de documentación sobre rendiciones de Entregas a Rendir Cuenta y Encargos Otorgados, la atención o consumo de Seguros y/o Alquileres Pagados por Anticipado, así como la atención de Anticipos a Proveedores y Contratistas de bienes y/o Servicios, entre otros, que comprende Gastos Pagados por Anticipado al

11 Expedientes de Saneamiento Contable Los expedientes deben contener la documentación por cada caso presentado, que sustenta las acciones realizadas por el Comité mediante actas, acuerdos circularizaciones internas y/o externas, documentos encontrados relacionados con las cuentas que incluye el concepto Gastos Pagados por Anticipado. Las acciones para su elaboración se basan en los principios de integridad, veracidad transparencia y legalidad.

12 Seguros Pagados por Anticipado Alquileres Pagados por Anticipado Anticipo a Contratistas y Proveedores Entregas a Rendir Cuentas Encargos Generales Otros Anticipos por Servicios y Otros no Recuperados El Rubro Gastos Pagados por Anticipado del Balance General Comprende

13 Los saldos por incumplimiento de normas que establecen los plazos y formalidades para efectuar rendiciones y/o devoluciones de Entregas a Rendir Cuenta, Encargos Generales, Anticipos a Contratistas y/o Proveedores. La falta de implementación de normas internas que establezcan los procedimientos para otorgar y rendir cuenta de recursos otorgados en las diversas modalidades. El inadecuado control y acciones de seguimiento al personal que tiene cuentas pendientes de rendición. Otras situaciones identificadas en la evaluación de saldos. Se procede al saneamiento contable sin perjuicio de las responsabilidades a las que hubiere lugar. Saneamiento Contable de Gastos Pagados por Anticipado

14 Inadecuado control de los cronogramas establecidos para la atención de Anticipos a Contratistas y Proveedores o de ejecución de garantías a que están sujetas las entregas de recursos por incumplimiento. Deficiencias en el flujo documentario para la entrega del sustento a Contabilidad para el registro contable. Otras situaciones identificas en evaluación de saldos. Se procede al saneamiento contable sin perjuicio de las responsabilidades a las que hubiere lugar. Procedimientos y control documentario

15 Las acciones previstas en el Manual de Saneamiento Contable deberán quedar registradas en: El Expediente de Saneamiento Contable. El Acta del Comité de Saneamiento Contable. La Resolución Ministerial, Acuerdo de Concejo o Acuerdo de Gobierno Regional, entre otros, según corresponda. Se procede al saneamiento contable sin perjuicio de las responsabilidades a las que hubiere lugar. Documentos que sustentan el Saneamiento Contable de Gastos Pagados por Anticipado

16 Las Entidades del Sector Público tienen la gran responsabilidad de tomar las acciones correctivas, implementación de normas y manuales de procedimientos internos elaborados en concordancia con la normatividad vigente, con el fin de lograr información contable debidamente sustentada. Acciones Correctivas Futuras

17 Saldos en Gastos Pagados Por Anticipado CÓDIGODENOMINACIÓNCONTABILIDAD VENCIDOS POR VENCER 1205 SERVICIOS Y OTROS CONTRATADOS POR ANTICIPADO 69, , , SEGUROS PAGADOS POR ANTICIPADO 13, ALQUILERES PAGADOS POR ANTICIPADO39, , ,000.OO ENTREGAS A RENDIR CUENTA12, OTROS3, Mediante Acuerdo de Concejo Nº …, la Municipalidad Provincial de … autoriza a la Oficina de Contabilidad implementar las acciones de saneamiento, de acuerdo a la propuesta presentada por el Comité de Saneamiento Contable consignada en el Acta del Comité de Saneamiento Contable Nº … de fecha, sustentada en el Expediente de Saneamiento Contable de Gastos Pagados por Anticipado y que dan origen a operaciones por efecto de saneamiento contable, corrección de error, reclasificaciones, entre otros, según corresponda..

18 Caso Nº 1 Gastos Pagados por Anticipado Diferencia S/. 12, Entregas a Rendir Cuenta no registradas por la Oficina de Contabilidad S/. 9, Entregas a Rendir Cuenta pendientes de análisis y sustentación S/. 3, Se procede al saneamiento contable sin perjuicio de las responsabilidades a las que hubiere lugar. Acta del Comité de Saneamiento Contable Nº se Propone aplicar NIC-SP 3 por S/. 9, y Efectos de Saneamiento Contable Ley por S/. 3, Acuerdo de Concejo Nº Autoriza a la Oficina de Contabilidad a implementar las acciones de Saneamiento Contable Expediente de Saneamiento Contable Nº … - Gastos Pagados por Anticipado

19 PROCEDIMIENTO CONTABLE CÓDIGODENOMINACIÓNDEBEHABER 3401RESULTADOS ACUMULADOS9, DÉFICIT ACUMULADO9, SERVICIOS Y OTROS CONTRATADOS POR ANTICIPADO 9, ENTREGAS A RENDIR CUENTA 9, POR LA REGULARIZACIÓN DEL ERROR DE OMISIÓN DEL REGISTRO CONTABLE DE RENDICIÓN POR ENTREGAS A RENDIR CUENTA EFECTUADO EN EJERCICIOS ANTERIORES, APROBADO POR ACUERDO DE CONCEJO N°,,.

20 PROCEDIMIENTO CONTABLE CÓDIGODENOMINACIÓNDEBEHABER 3401RESULTADOS ACUMULADOS3, EFECTOS DE SANEAMIENTO CONTABLE – LEY , SERVICIOS Y OTROS CONTRATADOS POR ANTICIPADO3, SERVICIOS Y OTROS CONTRATADOS POR ANTICIPADO 3, ENTREGAS A RENDIR CUENTA 3, POR EL REGISTRO DE SALDOS PENDIENTES POR ENTREGAS A RENDIR CUENTA SUJETOS A ACCIONES ADMINISTRATIVAS, APROBADO POR ACUERDO DE CONCEJO N°,,.

21 PROCEDIMIENTO CONTABLE CÓDIGODENOMINACIÓNDEBEHABER 9111SANEAMIENTO DEL ACTIVO3, SERVICIOS Y OTROS CONTRATADOS POR ANTICIPADO3, CONTROL DE SANEAMIENTO DEL ACTIVO 3, CONTROL DE SERVICIOS Y OTROS CONTRATADOS POR ANTICIPADO 3, POR EL REGISTRO EN CUENTAS DE ORDEN DE SALDOS PENDIENTES POR ENTREGAS A RENDIR CUENTA SUJETOS A ACCIONES ADMINISTRATIVAS, APROBADO POR ACUERDO DE CONCEJO N°,,.

22 Gastos Pagados por Anticipado Seguros Pagados por Anticipado y Alquileres Pagados por Anticipado de ejercicios anteriores no registrados al por S/. 9, y S/. 13, respectivamente Se procede al saneamiento contable sin perjuicio de las responsabilidades a las que hubiere lugar. Caso Nº 2 Expediente de Saneamiento Contable Nº … - Gastos Pagados por Anticipado Acta del Comité de Saneamiento Contable Nº de Gastos Pagados por Anticipado Propone aplicar NIC-SP 3 Acuerdo de Concejo Nº Autoriza a la Oficina de Contabilidad implementar las acciones de Saneamiento Contable

23 PROCEDIMIENTO CONTABLE CÓDIGODENOMINACIÓNDEBEHABER 3401Resultados Acumulados 23, Déficit Acumulado 23, Servicios y Otros Contratados por Anticipado 23, Seguros Pagados por Anticipado9, Alquileres Pagados por Anticipado 13, Por la corrección de error reconocida por el Comité de Saneamiento Contable, aprobado por Acuerdo de Concejo N°……

24 Gastos Pagados por Anticipado Saldo en Otros, sin sustento documentario, de gestión administrativa de ejercicios anteriores acumulados al que forma parte del Expediente, Acta y Acuerdo de Concejo Nº …, año 2003 S/ , se traslada la información al Procurador Público. Se procede al saneamiento contable sin perjuicio de las responsabilidades a las que hubiere lugar. Caso Nº 3 Expediente de Saneamiento Contable Nº … - Gastos Pagados por Anticipado Acta del Comité de Saneamiento Contable Nº de Gastos Pagados Por Anticipado Propone aplic. Saneamiento Contable Acuerdo de Concejo Nº Autoriza a la Oficina de Contabilidad implementar las acciones de Saneamiento Contable

25 PROCEDIMIENTO CONTABLE CÓDIGODENOMINACIÓNDEBEHABER 3401RESULTADOS ACUMULADOS3, EFECTOS DE SANEAMIENTO CONTABLE – LEY , SERVICIOS Y OTROS CONTRATADOS POR ANTICIPADO3, SERVICIOS Y OTROS CONTRATADOS POR ANTICIPADO 3, OTROS 3, POR EL REGISTRO DE SALDOS PENDIENTES DE EJERCICIOS ANTERIORES CUENTA OTROS (2003) SUJETOS A ACCIONES ADMINISTRATIVAS Y LEGALES, APROBADO POR ACUERDO DE CONCEJO N°,,.

26 PROCEDIMIENTO CONTABLE CÓDIGODENOMINACIÓNDEBEHABER 9111SANEAMIENTO DEL ACTIVO3, SERVICIOS Y OTROS CONTRATADOS POR ANTICIPADO3, CONTROL DE SANEAMIENTO DEL ACTIVO 3, CONTROL DE SERVICIOS Y OTROS CONTRATADOS POR ANTICIPADO 3, POR EL REGISTRO EN CUENTAS DE ORDEN DE SALDOS DE EJERCICIOS ANTERIORES DE LA CUENTA OTROS SUJETOS A ACCIONES ADMINISTRATIVAS Y LEGALES, APROBADO POR ACUERDO DE CONCEJO N°,,.

27 EXISTENCIAS

28 Existencias Bienes y Suministros de Funcionamiento Bienes para la Venta Bienes de Asistencia Social Materias Primas Materiales Auxiliares, Suministros y Repuestos Envases y Embalajes Productos en Proceso Productos Terminados Bienes en Transito Desvalorización de Bienes Corrientes

29 Las diferencias entre el inventario físico de Existencias y los saldos contables. Las existencias en Almacén que no han sido objeto de inventario. Las existencias en Almacén en condición de deterioro u obsolescencia. Otras situaciones identificadas en el análisis de saldos de las existencias. Se procede al saneamiento contable sin perjuicio de las responsabilidades a las que hubiere lugar -Verificación de la existencia física valorada -Conciliación de saldos Las acciones de Saneamiento Contable de las Existencias estarán orientadas a subsanar

30 Inadecuado control de los procedimientos administrativos y documentarios que sustentan los ingresos y salidas de bienes del almacén Escasas medidas de control y seguridad de los bienes del almacén Deficiencias en las medidas de conservación y rotación de bienes perecibles Otras situaciones identificadas en el análisis de saldos de las Existencias. Se procede al saneamiento contable sin perjuicio de las responsabilidades a las que hubiere lugar Riesgos de Control y Conservación de los Bienes del Almacén

31 Las acciones previstas en el Manual de Saneamiento Contable deberán quedar registradas en: El Expediente de Saneamiento Contable El Acta del Comité de Saneamiento Contable La Resolución Ministerial, Acuerdo de Concejo o Acuerdo de Gobierno Regional, entre otros, según corresponda Se procede al saneamiento contable sin perjuicio de las responsabilidades a las que hubiere lugar Documentos que sustentan el Saneamiento Contable de Existencias

32 Acciones Correctivas Futuras Las Entidades del Sector Público tienen la gran responsabilidad de tomar las acciones correctivas, implementación de normas y manuales de procedimientos internos elaborados en concordancia con la normatividad vigente, con el fin de lograr información contable debidamente sustentada.

33 DIFERENCIAS EN EL INVENTARIO DE EXISTENCIAS CÓDIGODENOMINACIÓNCONTABILIDADINVENTARIODIFERENCIA 1301 BIENES Y SUMINISTROS DE FUNCIONAMIENTO251, , , BIENES PARA LA VENTA138, , BIENES DE ASISTENCIA SOCIAL185, PRODUCTOS TERMINADOS97, ,716.00(15,365.00) TOTAL DIFERENCIAS672, ,714.00(2,769.00) Mediante Acuerdo de Concejo Nº …, la Municipalidad Provincial de … autoriza a la Oficina de Contabilidad implementar las acciones de saneamiento, de acuerdo a la propuesta presentada por el Comité de Saneamiento Contable consignada en el Acta del Comité de Saneamiento Contable Nº … de fecha, sustentada en el Expediente de Saneamiento Contable de las Existencias y que dan origen a operaciones por efecto de saneamiento contable, corrección de error, reclasificaciones, entre otros, según corresponda.

34 Caso Nº 1 Bienes y Suministros de Funcionamiento Diferencia S/. 12, PECOSA Nº … S/. 9, /07/2010 no registrada por la Oficina de Contabilidad PECOSA de regularización Nº… por S/. 2, por los bienes entregados a la Oficina de Personal según cuaderno de cargos, el 30 de diciembre de Se procede al saneamiento contable sin perjuicio de las responsabilidades a las que hubiere lugar Acta del Comité de Saneamiento Contable Nº de Existencias Propone aplicar la NIC-SP 3 Acuerdo de Concejo Nº Autoriza a la Oficina de Contabilidad a implementar las acciones de Saneamiento Contable Expediente de Saneamiento Contable Nº … - Existencias

35 PROCEDIMIENTO CONTABLE CÓDIGODENOMINACIÓNDEBEHABER 3401RESULTADOS ACUMULADOS12, DÉFICIT ACUMULADO12, BIENES Y SUMINISTROS DE FUNCIONAMIENTO 12, MATERIALES Y ÚTILES 12, POR LA REGULARIZACIÓN DEL ERROR POR OMISIÓN DEL REGISTRO CONTABLE DE GASTOS POR EL CONSUMO DE BENES EFECTUADO EN EJERCICIOS ANTERIORES, SEGÚN ACUERDO DE CONCEJO N°,,.

36 Bienes para la Venta Diferencia S/ Motivo: Faltante en el inventario de bienes para la venta Situación: Deficiencia en el control físico y documentario Se procede al saneamiento contable sin perjuicio de las responsabilidades a las que hubiere lugar Caso Nº 2 Expediente de Saneamiento Contable Nº … - Existencias Acta del Comité de Saneamiento Contable Nº de Existencias Propone aplicar cuentas por Efecto de Saneamiento Contable Acuerdo de Concejo Nº Autoriza a la Oficina de Contabilidad implementar las acciones de Saneamiento Contable

37 PROCEDIMIENTO CONTABLE CÓDIGODENOMINACIÓNDEBEHABER 3401Resultados Acumulados Efecto de Saneamiento Contable Ley Nº Bienes para la Venta Bienes para la Venta Mercaderías Por el traslado del valor de las Mercaderías a la cuenta Efecto de Saneamiento Contable, aprobado por Acuerdo de Concejo N°……

38 PROCEDIMIENTO CONTABLE CÓDIGODENOMINACIÓNDEBEHABER 9111Saneamiento del Activo Bienes para la Venta Control de Saneamiento del Activo Control de Bienes Para la Venta Por el control de Bienes para la Venta según Acuerdo de Concejo N°…, sustentado en el Acta de Saneamiento Contable Nº …

39 Alimentos para Programas Sociales Motivo: Alimentos en mal estado de conservación por S/. 3, Situación: Retirarlos del Almacén Se procede al saneamiento contable sin perjuicio de las responsabilidades a las que hubiere lugar Caso Nº 3 Expediente de Saneamiento Contable Nº … - Existencias Acta del Comité de Saneamiento Contable Nº de Existencias Propone Aplicar Saneamiento Contable – Corrección de Error o Reclasificación S/C Acuerdo de Concejo Nº Autoriza a la Oficina de Contabilidad implementar las acciones de Saneamiento Contable

40 PROCEDIMIENTO CONTABLE CÓDIGODENOMINACIÓNDEBEHABER 3401Resultados Acumulados3, Efecto de Saneamiento Contable – Ley , Bienes de Asistencia Social3, Bienes de Asistencia Social3, Alimentos para Programas Sociales 3, Por el registro aplicado a Saneamiento Contable aprobado por Acuerdo de Concejo N°……

41 PROCEDIMIENTO CONTABLE CÓDIGODENOMINACIÓNDEBEHABER 9111Saneamiento del Activo 3, Bienes de Asistencia Social 3, Control de Saneamiento del Activo 3, Control de Bienes de Asistencia Social 3, Por el control de Bienes de Asistencia Social según Acuerdo de Concejo N°…, sustentado en el Acta de Saneamiento Contable Nº … Expediente trasladado para acciones correspondientes

42 Productos Terminados Diferencia S/. 15, Motivo: Bienes en Proceso concluidos en noviembre de 2010 no informados para su reclasificación Situación: Pendientes de registro en cuenta Productos Terminados Se procede al saneamiento contable sin perjuicio de las responsabilidades a las que hubiere lugar Caso Nº 4 Expediente de Saneamiento Contable Nº … - Existencias Acta del Comité de Saneamiento Contable Nº de Existencias propone registrar reclasificación en Saneamiento Contable Acuerdo de Concejo Nº Autoriza a la Oficina de Contabilidad implementar las acciones de Saneamiento Contable

43 PROCEDIMIENTO CONTABLE CÓDIGODENOMINACIÓNDEBEHABER 1308Productos Terminados15, Productos Agrarios15, Productos en Proceso15, Productos Agrarios15, Por la reclasificación de cuentas para regularizar el registro de productos terminados, detectados en las acciones de saneamiento contable, aprobado por Acuerdo de Concejo N°……


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