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Gerencia de Proyectos Un enfoque pragmático Hernando Castro Ramírez Marzo 2005.

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Presentación del tema: "Gerencia de Proyectos Un enfoque pragmático Hernando Castro Ramírez Marzo 2005."— Transcripción de la presentación:

1 Gerencia de Proyectos Un enfoque pragmático Hernando Castro Ramírez Marzo 2005

2 1.Manejar expectativas 2.Intercambiar experiencias 3.Participar para crear 4.Dar mayor relevancia a los casos reales 5.Tener presente la ley de la cosecha Cómo será?

3 Claro! que somos una organización orientada a proyectos!

4 Más metodologías….no más formatos! Hagamos algo más fácil! Para qué las reuniones?, mejor cada uno avanza y luego vemos En este otro proyecto, Juan Pérez también esta al 100%! Memoria, qué es eso?

5 Metodo, experiencia y manejo Pero, que de resultados

6 Cultura, proyectos y Contexto Qué tener en cuenta para que el engranaje funcione?

7 Frentes Estructurales

8 Elementos Información Procesos PMP S.I. B.I. Administración del conocimiento Memoria Corporativa

9 CICLO DEMMING : PLANEAR, HACER, VERIFICAR, ASEGURAR ProcesoProceso Evaluación del Proceso Evaluación Determinación de Capacidad Determinación Mejoramiento del Proceso Mejoramiento conduce a Identifica Cambios al Es examinado por motiva Identifica y riesgos del capacidad conduce a Implementación y Madurez

10 ESFUERZOS Y OBJETIVOS GRADUALES HACIA LA MADURACIÓN madurez Baja Madurez Alta Madurez Implementación y Madurez

11 Roles de papel… …o Actores decisivos? Interacción e intereses

12 Patrocinador o… Figura

13 Es la primera autoridad y el representante del Proyecto ante el Comité Directivo.Es la primera autoridad y el representante del Proyecto ante el Comité Directivo. Define las directrices del ProyectoDefine las directrices del Proyecto Hace seguimiento al avance del Proyecto mediante reunión quincenal.Hace seguimiento al avance del Proyecto mediante reunión quincenal. Aprobar el cierre de cada fase del Proyecto y el cierre total, aprobando el documento de cierre del Proyecto.Aprobar el cierre de cada fase del Proyecto y el cierre total, aprobando el documento de cierre del Proyecto.

14 Líder Usuario o …convidado

15 Es el directo responsable de los objetivos del Proyecto.Es el directo responsable de los objetivos del Proyecto. Hace seguimiento al avance del Proyecto mediante reunión semanal.Hace seguimiento al avance del Proyecto mediante reunión semanal. Aporta en el aseguramiento de la calidad y es responsable de este tópico.Aporta en el aseguramiento de la calidad y es responsable de este tópico. Motiva a los miembros del equipo de trabajo y colabora con su desarrollo.Motiva a los miembros del equipo de trabajo y colabora con su desarrollo. Verifica el alcance del Proyecto y está atento a sus cambios.Verifica el alcance del Proyecto y está atento a sus cambios. Lidera el proceso de evaluación en caso de adquisiciones.Lidera el proceso de evaluación en caso de adquisiciones. Suministra información de los req. del proyecto.Suministra información de los req. del proyecto.

16 PM o… mártir

17 Planea, controla y administra las actividades, objetivos y recursosPlanea, controla y administra las actividades, objetivos y recursos Asiste al Patrocinador y al Líder Usuario en la estructuración y planeación del Proyecto.Asiste al Patrocinador y al Líder Usuario en la estructuración y planeación del Proyecto. Dirige las reuniones de seguimiento del Proyecto.Dirige las reuniones de seguimiento del Proyecto. Mantiene documentadas todas las actividades del Proyecto.Mantiene documentadas todas las actividades del Proyecto. Mantiene contacto directo y permanente con el Equipo de Trabajo, el Líder Usuario y el Patrocinador.Mantiene contacto directo y permanente con el Equipo de Trabajo, el Líder Usuario y el Patrocinador. Vigila el cumplimiento y uso del PMP.Vigila el cumplimiento y uso del PMP.

18 Stakeholders o … barreras

19 INDIVIDUOS U ORGANIZACIONES QUE ESTÁN INVOLUCRADOS ACTIVAMENTE EN UN PROYECTO.INDIVIDUOS U ORGANIZACIONES QUE ESTÁN INVOLUCRADOS ACTIVAMENTE EN UN PROYECTO. SON AQUELLOS A QUIENES LOS RESULTADOS DEL PROYECTO AFECTA POSITIVA O NEGATIVAMENTE.SON AQUELLOS A QUIENES LOS RESULTADOS DEL PROYECTO AFECTA POSITIVA O NEGATIVAMENTE. EL EQUIPO DEL PROYECTO DEBE IDENTIFICAR LOS STAKEHOLDERS PARA DETERMINAR CUALES SON SUS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS.EL EQUIPO DEL PROYECTO DEBE IDENTIFICAR LOS STAKEHOLDERS PARA DETERMINAR CUALES SON SUS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS.

20 Establishing Your Role as Leader and Project Manager Leadership style and project management skills cannot be divorced from one another. You need both to make your project a success.

21 Taking Command-1 It doesnt matter what size your project is. You need to take command to lead your project to success. That means becoming both the manager AND the leader of your project. As project leader, you: –Command authority –Take responsibility for guiding the project. –Become a trusted and reliable source of information about the project. –Be honest, competent and an inspiration to the project team.

22 Taking Command-2 As a project manager, you monitor and control the project through to its finish, using specific techniques and procedures to establish the framework and structure of the project. As a project manager, you keep project stakeholders informed and involved in project decisions.

23 Taking Command-3 Unfortunately, some project managers get so caught up in project management that they forget about leadership. –You can complete the management part of a project and still not be a leader. Managing the project does not mean that you do all the work. Youll need to delegate successfully, and that requires leadership skills.

24 Take Me to Your Leader As a leader, you must provide strong guidance. As a leader, you provide a receptive ear to people with problems. As a leader, you must gain the trust and respect of the project team, corporate management and project stakeholders. As a leader, you must give good direction so people feel comfortable taking direction from you.

25 Gerencia de Proyectos es? Gerente de Proyectos es?

26 EL PMP tipicamente… –STAKEHOLDERS CON DIFERENTES NECESIDADES Y EXPECTATIVAS. –BALANCEAR: ALCANCE, TIEMPO, COSTO Y CALIDAD. –IDENTIFICAR REQUERIMIENTOS OCULTOS. Project Management Institute, 2000

27 PROYECTO ALCANCE RECURSOSTIEMPO Balance y criterio

28 T 1 T 2 T3 A 1 A 2 Alcance y Tiempo

29 Procesos Organizacionales … memoria corporativa!

30 Generación de Ideas Canalización y Filtro de ideas Justificación Factibilidad Aprobación Definen Roles Plan de trabajo Definición Presupuesto Desarrollo Proyecto QA Capacitación y Divulgación Implementación y Entrega Lanzamiento Seguimiento Conformación Equipo de Trabajo Para qué?

31 1 TODOS GENERACION DE IDEAS AREA DE IMPACTO(MERCADEO, FINANCIERA, etc.) PREFACTIBILIDAD 2 COMITÉEJECUTIVO APROBACION PREFACTIBILIDAD 34 DEFINIR GERENTE 5 GERENTE DEL PROYECTO 6 FACTIBILIDAD 8 APROBACION FACTIBILIDAD DESARROLLO DEL PROYECTO 9 10 DEFINIR ROLES PRELIMINARES DESIGNAR Patrocinador y Usuario Líder DESIGNAR EQUIPO DEL PROYECTO 1 7 AREA DE IMPACTO El debido proceso

32 CARPETA TÍPICA DE UN PROYECTO Carpeta de proyecto

33

34 CARPETA TÍPICA DE UN PROYECTO CONVERTIRLOS EN CASOS (K.M.) Lecciones aprendidas…

35

36 Planeación del alcance o la orden Lanzamiento o la reunioncita Los ya que…Eso es fácil Si, si aprobado el cambio! No tanto documento, si! ALCANCEALCANCE Los ya que…

37 Claro! En paralelo podemos De eso me encargo Yo! Cómo cuánto tiempo le ponemos? Vamos BIEN, ya casi al 90% Yo no le di ese %! TIEMPOTIEMPO Apartir de …

38 INTEGRACIÓNINTEGRACIÓN Que cada uno haga su parte! No tanta reunión Esto es un cambio menor Juntos y juntos

39 Ese valor no puede ser, ponga.. Todo lo tengo cubierto CAPEX u OPEX Y cómo va la ejecución pptal? COSTOSCOSTOS De mi centro no!

40 No hay tiempo para controlar! La calidad es de todos! En ese tiempo alcanzamos CALIDADCALIDAD Ahí esta bien!

41 Eso lo contratamos en 1 sem. Todos al 100%, y el ….. Que se autocapaciten claro! EQUIPOEQUIPO Claro, al 100%!

42 No lo vi, pero mándeme otro Nos informa a todos…NO! Papeles no cuénteme mejor Claro que ya terminamos! COMUNICACIONESCOMUNICACIONES No alcance a leer, pero mejor …

43 Eso no va a pasar Los riesgos son muy POCOS Yo lo manejo y lo informemos Ya casi me nivelo en el GAP RIESGORIESGO Eso no va a pasar!

44 Compras se encarga? De eso tenemos! YO lo pedí por la intranet… Ese RFP lo sacamos rápido! Quién controla este contrato? Qué nos falta para cerrar? ADQUISICIONESADQUISICIONES Ruta de aprobación

45 Gerencia de Proyectos Un enfoque prágmatico Hernando Castro Ramírez Marzo 2005


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