OFICINA DE CONTROL INTERNO PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS ALCALDÍA DE PASTO.

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2 OFICINA DE CONTROL INTERNO PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS ALCALDÍA DE PASTO

3 OBJETIVO Asegurar el control de los registros en cuanto a la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros del Sistema Integrado de Gestión de Calidad. ALCANCE Este procedimiento aplica para todos los registros que se generen en el Sistema de Integrado de Gestión de la Alcaldía de Pasto. RESPONSABLE El Líder del Proceso Mejora Continua es el responsable de la elaboración, divulgación, implementación, mantenimiento y mejora de este procedimiento. Los líderes y coordinadores de proceso son los responsables de la elaboración, divulgación, implementación y mantenimiento de los registros que se generen en su proceso. CONTROL DE REGISTROS

4 Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades ejecutadas. NOTA Los registros pueden utilizarse, por ejemplo, para documentar la trazabilidad y para proporcionar evidencia de verificaciones acciones preventivas y acciones correctivas. CONTROL DE REGISTROS

5 Formato MC-F-005 Listado Maestro de Registros CONTROL DE REGISTROS COORDINADOR DE PROCESO 1. Determinar el tiempo de retención de los registros

6 CONTROL DE REGISTROS

7 COORDINADOR DE PROCESO 1. Determinar el tiempo de retención de los registros Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades ejecutadas. SERVIDOR PUBLICO O USUARIO 2. Diligenciar los registros PERSONAL MEJORA CONTINUA

8 CONTROL DE REGISTROS COORDINADOR DE PROCESO 1. Determinar el tiempo de retención de los registros SERVIDOR PUBLICO 2. Diligenciar los registros PERSONAL MEJORA CONTINUA 3. Controlar los registros Debe controlar que los registros tengan una correcta identificación, un correcto almacenamiento, y que se estén cumpliendo las características que aseguren su protección, según lo establecido en el Listado Maestro de Registros

9 CONTROL DE REGISTROS 4. Almacenar los registros SERVIDOR PUBLICO PERSONAL MEJORA CONTINUA Los registros deben ser almacenados en el archivo de la dependencia responsable del proceso. El archivo puede ser físico o magnético, para este último se deben realizar back ups periódicos de la información registrada, estableciendo la metodología y tiempo de retención.

10 CONTROL DE REGISTROS 4. Almacenar los registros SERVIDOR PUBLICO 5. Disposición final SERVIDOR PUBLICO RESPONSABLE DEL ARCHIVO Una vez los registros cumplan con los tiempos de retención estipulados en el Listado Maestro de Registros, gestionan su paso al archivo central o da el tratamiento de acuerdo con la disposición final establecida.

11 GRACIAS POR SU ATENCIÓN FIN DE LA PRESENTACIÓN