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Gestión de Gastos de Viajes. Agenda Que es? Porque es Relevante? Que Incluye? Como se Maneja Habitualmente? Oportunidades de Mejora Típicas? KPIs Que.

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1 Gestión de Gastos de Viajes

2 Agenda Que es? Porque es Relevante? Que Incluye? Como se Maneja Habitualmente? Oportunidades de Mejora Típicas? KPIs Que es? Porque es Relevante? Que Incluye? Como se Maneja Habitualmente? Oportunidades de Mejora Típicas? KPIs

3 Que es? Desde el Gasto: Gasto agregado de una empresa generado al trasladar personal propio y ajeno a otras localidades en forma temporal. Desde la Función: Gestión de los servicios, riesgos y costos vinculados al desplazamiento interurbanos y estadías de funcionarios. Desde el Gasto: Gasto agregado de una empresa generado al trasladar personal propio y ajeno a otras localidades en forma temporal. Desde la Función: Gestión de los servicios, riesgos y costos vinculados al desplazamiento interurbanos y estadías de funcionarios.

4 Overall, travel and entertainment spending was up in the second quarter compared to the same period of 2010, Concur said. The average airfare world-wide in the sample rose 9.3% to $447. The average hotel room rate was up 5.6% to $103 per night, excluding meals, El Gobierno nacional autorizó ayer un aumento del ocho por ciento en promedio en las tarifas aéreas de los servicios de cabotaje, que regirá a partir de hoy. Se trata del tercer aumento en menos de un año y el primero de En 2010, las tarifas subieron 15 en julio y volvieron a incrementarse en octubre, cuando se autorizó un aumento del 10 por ciento. El acumulado desde mediados del año pasado llega así al 36,6 por ciento, sin dudas el mayor incremento en toda la órbita de los servicios públicos regulados por la Nación. Fuente: WSJ.com La Nacion.com Porque es Relevante? Crecimiento=Mas Viajes

5 Total ViajesR$ Viáticos y ReembolsosR$ HotelesR$ AéreosR$ Reembolso KMR$ Gastos de extras en hotelesR$ * Dados Dez/2009 a Nov/2010 Que Incluye? Usualmente se excluyen y tratan por separado: a) Flota de Autos b) Remises y taxis Locales c) Reembolso por KMs Gerentes y/o Locales Cuanto suma en su empresa?

6 Como se Maneja? Gestión Estratégica Gestión Táctica Gestión Operativa Agencia Amiga Secretaria Agencia Grande Implant Agencia Grande Implant Compras y/o Travel Manager Tiempo Factura Agencia OC Agencia? Acuerdo Agencia y OC Abierta Política Secretaria Política Acuerdos Sistemas Reportes $$$$

7 Personas: Propias o Terceros Políticas: Claras, Alineadas y Cumplibles Procesos: Sistematizados Sistemas: Accesibles en forma remota Proveedores: Alineados en Objetivos, Vocación de Servicios y Esquema Remunerativo Personas: Propias o Terceros Políticas: Claras, Alineadas y Cumplibles Procesos: Sistematizados Sistemas: Accesibles en forma remota Proveedores: Alineados en Objetivos, Vocación de Servicios y Esquema Remunerativo Como se Maneja? Herramientas Claves

8 Satisfacción Cliente Interno Tiempo de Respuesta Calidad de Respuesta Calidad Servicio Recibido Resolución de Novedades Costos Contenidos o Disminuidos Costs Saved / Costs Avoided Reducción de Costos Transaccionales Proveedores Satisfechos Metas de volumen cumplidas Satisfacción Cliente Interno Tiempo de Respuesta Calidad de Respuesta Calidad Servicio Recibido Resolución de Novedades Costos Contenidos o Disminuidos Costs Saved / Costs Avoided Reducción de Costos Transaccionales Proveedores Satisfechos Metas de volumen cumplidas Como se Maneja: Impacto

9 Políticas Actores Sistemas Proveedores Medios de Pagos y KPIs Ge Medios de Pagos y KPIs Ge Procesos

10 Actores: Quien, Que y Como 1 Definición y alcance de objetivos: Que se delega a Viajero, Compras, RRHH, Agencia y Proveedores? que se retiene? Idoneidad Táctica y Estratégica: Quien sabe? Compra Especializada! Como se alinean intereses: Transaction Fee? Como se miden resultados? Reportes y KPIs Definición y alcance de objetivos: Que se delega a Viajero, Compras, RRHH, Agencia y Proveedores? que se retiene? Idoneidad Táctica y Estratégica: Quien sabe? Compra Especializada! Como se alinean intereses: Transaction Fee? Como se miden resultados? Reportes y KPIs

11 Políticas 2 Vigencia de diseño y alineamiento a Objetivos Soporte de la Dirección Controlabilidad actual y futura Auto Control Control de Gestores Control de Agencia Control por Sistemas Control de Auditoria Indicadores de Control Vigencia de diseño y alineamiento a Objetivos Soporte de la Dirección Controlabilidad actual y futura Auto Control Control de Gestores Control de Agencia Control por Sistemas Control de Auditoria Indicadores de Control

12 Procesos 3 Definir Procesos Claros y Simples Supeditar Procesos a Política Sistematizar Procesos Vincular y cerrar ciclo hasta el Pago. El Proceso debe capturar el Dato. Definir Procesos Claros y Simples Supeditar Procesos a Política Sistematizar Procesos Vincular y cerrar ciclo hasta el Pago. El Proceso debe capturar el Dato.

13 Sistemas 4 Hoy son fundamentales por eficiencia y costos Aprobación Adjudicación Notificación Vinculación Usuario/Autorizante/ Agencia/ Proveedor. Deben ser Parametrizados con la Política Hay soluciones separadas o Integradas Gestión de Requerimiento (SAP, ECExpense) Autogestión (e-Amadeus, Reserve, E Expense) Gestión de Viáticos (ECExpense) Hoy son fundamentales por eficiencia y costos Aprobación Adjudicación Notificación Vinculación Usuario/Autorizante/ Agencia/ Proveedor. Deben ser Parametrizados con la Política Hay soluciones separadas o Integradas Gestión de Requerimiento (SAP, ECExpense) Autogestión (e-Amadeus, Reserve, E Expense) Gestión de Viáticos (ECExpense)

14 Proveedores: Agencia 5 Partner Profesional: Trabajar con expertos en Viajes Corporativos: Entienden las necesidades y tiempos del Viajero Entienden los Objetivos (de Política, Seguridad y Ahorros) y controles de la Empresa Poseen volumen de compra Poseen Sistemas y Reportes Adecuados Alinea Objetivos e Intereses: A Costos Abiertos Partner Profesional: Trabajar con expertos en Viajes Corporativos: Entienden las necesidades y tiempos del Viajero Entienden los Objetivos (de Política, Seguridad y Ahorros) y controles de la Empresa Poseen volumen de compra Poseen Sistemas y Reportes Adecuados Alinea Objetivos e Intereses: A Costos Abiertos

15 Proveedores Líneas Aéreas 5.1 Elección de Proveedores de Aéreos vs Mapa de Uso: Hacer revisiones Periódicas. Negociación de Acuerdos para descuentos, cambios y devoluciones. (4 al 10%) Establecer Procedimiento de Devoluciones y Seguimiento Monitorear : Cumplimiento Acuerdos Antecedencia Cobertura OW vs RT Códigos Compartidos Costos de Cambios Devoluciones Elección de Proveedores de Aéreos vs Mapa de Uso: Hacer revisiones Periódicas. Negociación de Acuerdos para descuentos, cambios y devoluciones. (4 al 10%) Establecer Procedimiento de Devoluciones y Seguimiento Monitorear : Cumplimiento Acuerdos Antecedencia Cobertura OW vs RT Códigos Compartidos Costos de Cambios Devoluciones

16 Proveedores Hoteles 5.2 Elección de Proveedores vs mapa de uso: Hacer revisiones periódicas. Focalizar en ciudades donde pesa ( 80/20) Negociación de Acuerdos para descuentos, upgrades y No Shows, incluir Desayuno, Internet y Late Check Out. Establecer Procedimiento de Reserva, Confirmación, Recepción y Pago Monitorear : Cumplimiento Política y Acuerdos No Shows Precios vs Categorías Negociadas (Upgrades forzados) Frigobar Elección de Proveedores vs mapa de uso: Hacer revisiones periódicas. Focalizar en ciudades donde pesa ( 80/20) Negociación de Acuerdos para descuentos, upgrades y No Shows, incluir Desayuno, Internet y Late Check Out. Establecer Procedimiento de Reserva, Confirmación, Recepción y Pago Monitorear : Cumplimiento Política y Acuerdos No Shows Precios vs Categorías Negociadas (Upgrades forzados) Frigobar

17 Medios de Pago 6 Medio de Pagos Aéreos: Tarjeta BTA (precio pagado=Precio Cobrado) Comisión Agencia: Cuenta Corriente, Factura=Reporte Hoteles Negociados: Si reservado por Agencia con BTA si Directos con Corporate o Cta. Cte. Medio de Pagos Aéreos: Tarjeta BTA (precio pagado=Precio Cobrado) Comisión Agencia: Cuenta Corriente, Factura=Reporte Hoteles Negociados: Si reservado por Agencia con BTA si Directos con Corporate o Cta. Cte.

18 KPIs 7 Típicos: a)Aéreos bajo Acuerdo/Total b)Costo Medio Ruta c)Antecedencia y Política d)Tiempo medio Respuesta e)Hoteles bajo Acuerdo/Total f)Ahorros por Acuerdos g)Cambios y Devoluciones/Totales h)Tarifa (j, k, etc.)/Total i)Encuesta Satisfacción Típicos: a)Aéreos bajo Acuerdo/Total b)Costo Medio Ruta c)Antecedencia y Política d)Tiempo medio Respuesta e)Hoteles bajo Acuerdo/Total f)Ahorros por Acuerdos g)Cambios y Devoluciones/Totales h)Tarifa (j, k, etc.)/Total i)Encuesta Satisfacción

19 Fuentes de Ahorro: Control y Alineamiento= Mejor Gestión de Compras de Agencia Conciencia de Control por Política= Menores costos fuera de política Acuerdos= Contención de Inflación, Fijación de Especificaciones y menor sobrecostos por errores o cambios. Sistemas= Ahorros por Visibilidad. Recupero IVA en Viáticos, Menores costos transaccionales y de procesamiento. Fuentes de Ahorro: Control y Alineamiento= Mejor Gestión de Compras de Agencia Conciencia de Control por Política= Menores costos fuera de política Acuerdos= Contención de Inflación, Fijación de Especificaciones y menor sobrecostos por errores o cambios. Sistemas= Ahorros por Visibilidad. Recupero IVA en Viáticos, Menores costos transaccionales y de procesamiento. Ideas Finales

20 GRACIAS! Ricardo Mattenet


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