2014 CUSTODIA DE FONDOS PGD Luis Miguel Torres Leal P. Sub Comité de Custodia de Fondos De LFR, Distrito 4100 Seminario Integrado de las 3 Coordinaciones.

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1 2014 CUSTODIA DE FONDOS PGD Luis Miguel Torres Leal P. Sub Comité de Custodia de Fondos De LFR, Distrito 4100 Seminario Integrado de las 3 Coordinaciones de Rotary Zona 21 A.

2 2014 Identificar buenas prácticas de custodia de fondos Entender la importancia de ser custodios de los fondos de la Fundación Rotaria Explicar las funciones de la Oficina de Custodia de Fondos del D-4100 OBJETIVOS

3 2014 Toda organización sea de tipo comercial, industrial, político, religioso, militar o filantrópico necesita de la administración. En cualquier condición existe una función administrativa por desempeñar. La organización en sentido formal significa orden y su objetivo es contar con un procedimiento organizado y ordenado. ENFOQUE EMPRESARIAL

4 2014 Rotary es una empresa porque intervienen recursos: Humanos (Rotarios) Materiales (Bienes) Financieros (Dinero) Tecnológicos (Informática) ENFOQUE EMPRESARIAL

5 2014 Rotary como empresa se maneja con una buena administración en donde se planifican los ingresos y los egresos para cumplir con el servicio como objetivo institucional.. Por lo tanto para cualquier uso de los recursos se requiere cumplir con los requisitos de una buena administración. ENFOQUE EMPRESARIAL

6 2014 La Custodia de fondos implica la gestión prudente y el control de los fondos procedentes de las subvenciones, a fin de que se usen de manera adecuada y beneficien a las comunidades necesitadas. CUSTODIA DE FONDOS

7 2014 Supervisión de todo proyecto por rotarios Ejecución de los proyectos según se aprueben Observación de prácticas contables estándar Notificación sobre irregularidades Presentación de informes Conservación de documentos PRÁCTICAS DE CUSTODIA DE FONDOS

8 2014 Seguimiento de los informes Monitoreo de rutina Investigación de denuncias Seminarios de custodia de fondos Certificación ACTIVIDADES DE CUSTODIA DE FONDOS

9 2014 Cada Distrito deberá deberá establecer y mantener un sistema de archivo de las subvenciones de La Fundación Rotaria. La conservación de esta información contribuirá a que la administración de las subvenciones sea transparente y facilitará la preparación de las auditorías o evaluaciones financieras. OFICINA DE CUSTODIA DE FONDOS DEL D-4100

10 2014 Se deben conservar los siguientes documentos: 1- Documentación bancaria: Copia de los estados de cuenta bancarios, en donde están los movimientos de la subvención. 2- Documentos de certificación de los clubes como: Copias firmadas de los Memorandos de Acuerdo, Registro de asistencia de los clubes al Seminario sobre administración de subvenciones OFICINA DE CUSTODIA DE FONDOS DEL D-4100

11 2014 Se deben conservar los siguientes documentos: 3- Información sobre las Subvenciones Distritales y Subvenciones Globales patrocinadas por el distrito como: Información recabada de los clubes y entidades que recibieron fondos de las Subvenciones Distritales. Recibos y facturas correspondientes a todas las compras realizadas con los fondos de las subvenciones. OFICINA DE CUSTODIA DE FONDOS DEL D-4100

12 2014 Se deben conservar los siguientes documentos: 4- Informe anual de la evaluación financiera y sobre el uso de los fondos de las subvenciones Los documentos deberán estar a disposición de los rotarios del distrito. Los documentos deberán conservarse por un mínimo de cinco años, o más, si así lo exige la legislación local. OFICINA DE CUSTODIA DE FONDOS DEL D-4100

13 2014 Resumen de Subvenciones Distritales y Globales BOLETIN SEP-23 SUBVENCIONES EN PROCESO.xlsx OFICINA DE CUSTODIA DE FONDOS DEL D-4100

14 2014 Además de conservar los documentos la Oficina Distrital: Hará una selección de las mejores Subvenciones Globales realizadas: En base al impacto en beneficio a la comunidad. Las de mayor cantidad de beneficiados. Que sean sostenibles y cuenten con un plan que garantice la continuidad a largo plazo después de que se agoten los fondos de la Subvención. Para replicarlas por los clubes interesados. OFICINA DE CUSTODIA DE FONDOS DEL D-4100

15 2014 Además: Creará una base de datos de clubes extranjeros que son o han sido copatrocinadores de los clubes rotarios mexicanos. Proporcionará información de las ferias de proyectos en las que es posible participar por parte de los clubes del Distrito. Todo esto para hacer mas fácil y sencillo para los clubes, la implementación de las subvenciones globales OFICINA DE CUSTODIA DE FONDOS DEL D-4100

16 2014 OFICINA DE CUSTODIA DE FONDOS DEL D-4100 www.sedonarotary.org

17 2014 OFICINA DE CUSTODIA DE FONDOS DEL D-4100 sedonarotary.org

18 2014 Identificar buenas prácticas de custodia de fondos Entender la importancia de ser los custodios de los fondos de La Fundación Rotaria Compromiso de enviar la documentación a la Oficina de Custodia de Fondos del Distrito 4100 Servicios que presta la Oficina Distrital de Custodia de Fondos SESIÓN DE REPASO